“Año del dialogo y la Reconciliación Nacional”

Puno, 10 DE Mayo del 2018

INFORME N° 001: 10-05-2018/UNAP-CCA-EPA

AL : CPC. José Luis Mamani Vargas

Profesor del curso de contabilidad empresarial

DE LOS : Brignia Dolores Cajia Mamani

Carmen Graciela Zamalloa Navarro
Judith Idelsa Mamani Villena
Luis Alberto Pinto Limache
Diana Kathiuska Velasquez Vera

ASUNTO : Informe del control interno de la librería COVE.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Tenemos el honor de dirigirnos a su distinguida persona, para hacerle llegar
nuestros saludos cordiales y al mismo tiempo alcanzamos nuestro informe
del Trabajo de Investigación sobre el Control Interno de la empresa:

Primero.- La Empresa a investigar es la librería COVE, esta es

una Empresa Individual de Responsabilidad Limitada, con RUC 20406410847, su razón
social es CORPORACION DE VENTAS EIRL, su nombre comercial es
COVE EIRL, tiene un local principal en la ciudad de Puno ubicado en
el Jr. Arequipa N° 501 segundo piso, cuenta con tienda sucursal en la ciudad de Puno
y Juliaca, esta librería es atendida por su propietaria quien es Sra. Flora Luque, para obtener
una entrevista con la propietaria se ha solicitado nos conceda un tiempo, la cual nos
concedió, siendo atendidos el día martes en las horas de la noche cuando no hay confluencia
de clientes en el local comercial; comunicando que la entrevista es para saber en calidad de
investigación los controles internos que se aplican en La Librería COVE E.I.R.L y para
obtener la información se empleó un cuestionario que se anexara.

Segundo.- La Librería COVE E.I.R.L. es una empresa familiar, que tiene una
estructura administrativa organizada correctamente, cuenta con un Gerente General, Gerente
Sucursal, un asesor legal, una administradora del local principal, trabajadores en el área de
ventas, estos cargos están plasmadas en un documento en la cual establece que cargos,
funciones y responsabilidad; las responsabilidades son solo verbales, los informes de cada
área se realizan los días domingos, en una reunión; los trabajadores reciben orientación
verbal en los meses de enero y febrero, meses en donde no hay fluidez de la actividad
comercial, en esta capacitación es como una preparación para la etapa escolar, en la cual los
trabajadores no cuentan con un historial de cada trabajador y funcionamiento de la empresa;
sin embargo, con el crecimiento de la librería es necesario implementar, por ello la
propietaria nos cuenta que está en plan, la implementación para este fin de año.

Presupuesto: Los presupuestos se aprueban en una reunión de directivos, en ella también

se aprueban los estados financieros anuales, también los créditos concedidos a la librería
COVE y las que la librería concede, todos estos deben ser aprobados en la reunión.
Contabilidad y financiera: La contabilidad es registrada por el contador externo de la
empresa.

Caja: Existe una caja única, los ingresos diarios son controlados a través de los bancos,
quiere decir que al momento de depositar se determina la venta del día, los depósitos se
hacen al día siguiente, la encargada de caja es independiente de la contabilidad, los cheque
son recibidos a nombre de la empresa que solo puede ser deposita y/o cobrada por el Gerente
General en caso este fuera la forma de pago de algún cliente que generalmente son las
instituciones públicas, los gastos efectuados en la caja son informados directamente a la
gerencia con el comprobante correspondiente que avale el gasto, estos documentos son
guardados en lugar restringido que solo acceden las personas autorizadas como el Gerente,
estos gastos son: las pólizas de seguro, tarjetas, etc. Los arqueos de caja no se realizan ya
que son controladas por la misma propietaria y en caja no se da mucho papeleo, con respecto
a las cuentas corrientes el único que accede a ellas es el Gerente que puede apertura, cancelar
o realizar depósitos y retiros, generalmente estos son los más usados, no emiten cheques,
Cuentas por cobrar: para esto se lleva un auxiliar contable, lo más usado con las deudas son
las letras de cambio que se cambian con facturas, el cliente que quiera un crédito a cambio
de una letra de cambio se entrevista directamente con el gerente, ahí se queda las fecha de
pago el monto y que factura va pagar, la política de pagos es flexible depende de la
deuda. Las cuentas por pagar también son registrados en auxiliares contables manejado por
el gerente con su autorización podemos obtener deudas de materiales con los proveedores.

Inventario: El inventario general se realiza cada año para ver la existencia final en almacén
y en tiendas, para poder pasar al siguiente año, el control que lleva en
el almacén es registrar los materiales que ingresen al almacén y registra la salida de cada
producto del almacén con su respectivo requerimiento de salida y se verifica cada detalle
antes de entregar el pedido.

Gastos: Existen registros en la cual esta establecido las deudas que tiene la librería a corto
mediano y largo plazo, en la cual queda establecido las fechas de vencimiento.
Todos los gastos son aprobados bajo presupuesto y aprobado por los Gerente. En la
contabilidad son registrados según el catálogo de cuentas.

Personal: Los sueldos son aprobados por el Gerente, a los trabajadores solo les piden un
requisito, que es ganas de trabajar, que se da solo en forma verbal, no existe un contrato fijo
de los trabajadores, por ello que hay inconvenientes con los trabajadores como que se pueden
retirar de manera repentina y se quedan sin personal, por ello la propietaria nos comenta que
este fin de año, va a establecer contratos según el ministerio de trabajo.

En conclusión la librería COVE, no cuenta con mecanismos de control interno apropiados y

los que posee no son ejecutados adecuadamente pudiéndose deber a que es una empresa
familiar y la confianza y comunicación es mayor dejando de lado las formalidades en los
procesos y salteándose así los mecanismos de control impuestos por estos mismos, parte
de esto se ve refleja do en que la propietaria de la empresa desempeña la labor de cajera, la
administradora y todos los cargos que se requieran para el correcto funcionamiento de la
empresa, sumándose a esto el constante movimiento del ambiente donde labora ocasionando
que el personal con el que trabaja cambie constantemente.
SUGERENCIAS

En la librería COVE EIRL, encontramos varios mecanismos de control que están efectuados
de manera formal también de forma informal que solo lo manejan en la cabeza es como si
fuera memorístico la mayoría de sus controles, para ello podemos implementar varios
mecanismos de control interno:

 Establecer un manual para los trabajadores, que contenga las responsabilidades y

obligaciones de cada trabajador según su área establecida en el organigrama.
 Fijar fechas exactas para realizar las juntas mensuales, en ella entregar los informes
de cada área para ver que falta y que podemos mejorar.
 Llevar el historial de cada trabajador.
 Presentación de presupuestos cada mes para ampliar o disminuir esto deberá ser
aprobada en la junta mensual.
 Contratar un cajero específico que se encargue de caja únicamente, el control de ello
se realizara con arqueos de caja dos veces al día y ser depositada al banco de
inmediato y entregar el Boucher al gerente general.
 Implementar una caja chica, para pagos pequeños como las movilidades de entrega
de pedidos, esto estará controlado por los recibos internos de la empresa y un
cuaderno de salida de dinero.
 Implementar un área específica para parte de caja, poner los Boucher de depósitos,
retiros de las cuentas, copia de cheques en caso tuviera.
 Poner políticas para las letras de cambio, deberá de estar en un folder todas las copias
de las letras dadas y recibidas con sus respectivas fechas de vencimiento y si pasa
este plazo proceder de acuerdo a ley.
 Se puede adicionar los pagare
 Para un mejor control realizar inventarios semanales
 Realizar contratos fijos para cada empleado, para controlar
cuantos empleados tiene,
 Implementar una oficina la cual estará encargado exclusivamente de personal, que
ponga su horario de entrada, salida, medir su competitividad, uniformidad, etc.