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Grupo desarrollador: USATSOFT

PROYECTO DE DESARROLLO DE
SISTEMA DE VENTAS

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Desarrollado para la empresa:

“GUTIERREZ COMERCIAL”

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Versión: 1.0

Fecha: 26 de abril del 2018

Desarrollado por:
- Sandoval Sosa, André.
- Tesen Gonzales, Kevin.
- Zapata Tejada, Luis .

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GALERÌA

La empresa Gutierrez comercial se encuentra en la calle Juan Cuglievan, 1019 CHICLAYO,


LAMBAYEQUE

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Foto de la srta. Lidia Elizabeth Mechan Rodriguez, encargada del área de ventas.

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INTRODUCCIÒN

La empresa “Gutiérrez Comercial“, es una empresa encargada de la venta de


productos textiles. Así mismo, necesitan la implementación de un sistema que
pueda controlar las ventas que se realiza, pagos y un control de inventario.

El Software de Desarrollo de Sistema de Ventas permitirá mantener un control


exacto de los ingresos por venta de la empresa, ya que éste es uno de los
principales problemas de las compañías de todos los tamaños. Los flujos de caja
siempre están sujetos a un margen de error, que en la medida que se corrijan
permitirá un mejor control de la compañía en general.
En los tiempos modernos es una desventaja prescindir de un Software de Gestión,
ya que finalmente se traduce en más ventas con menor esfuerzo. Este tipo de
herramientas marcan la diferencia entre el éxito y el fracaso de una empresa.

Es por ello que, USATSOFT es lo que la empresa necesita para abastecer sus
requerimientos y necesidades. USATSOFT es un sistema de venta, compra y control
de almacén que agilizará todas las acciones realizadas. Este sistema nace de la
necesidad de tener la información protegida y accesible para generar reportes que
muestren estadísticas de las diferentes áreas.

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1. Participantes del proyecto


1.1. Coordinador (correo):
 Tesen Gonzales, Kevin Bryan (keeeviin1@hotmail.com)

1.2. Integrantes:
 Sandoval Sosa, André Samir
 Tesen Gonzales, Kevin Bryan
 Zapata Tejada, Luis Ángel

1.3. Persona de contacto en la empresa (cargo de persona):


 Vélez Temoche, Nancy Liliana; Tesorera de Área de ventas

2. Aspectos de la Investigación

2.1. Realidad Problemática:

En la actualidad existe una gran competencia en los mercados debido a la posible


entrada de competidores nacionales e internacionales, este panorama hace necesario el
mejoramiento de un servicio al cliente con calidad, ya que cada día éstos son más
exigentes, por lo cual todos los esfuerzos de las empresas están concentradas
finalmente a satisfacerlos otorgándoles ventajas comparativas sobre sus competidores,
de tal manera que le permita un desarrollo sostenido en el tiempo. Por esta razón la
empresa deberá cuidar que su cliente adquiera un bien o servicio en el momento,
calidad y precio adecuado y además de ello debe asegurarse del uso correcto del
mismo como un servicio post venta.
Así mismo, necesitan la implementación de un sistema que pueda controlar todos sus
movimientos, que administre y almacene las ventas que se pueda realizar día a día. No
se conocen las necesidades, percepciones y expectativas de los clientes sobre el
servicio que se le brinda generando insatisfacción; por otro lado los colaboradores
también desconocen cómo están brindando el servicio como consecuencia genera un
mal servicio, esto sumado a su falta de capacitación en esta materia. De seguir esta
situación la empresa podría disminuir su presencia en el mercado, condenándolo a
salir del mismo por falta de clientes. Por eso atendiendo esta problemática se ha creído
conveniente aplicar un SISTEMA DE VENTAS, la misma que permitirá tener la
información protegida y accesible para generar reportes que muestren estadísticas de
las diferentes áreas.
2.2. Planteamiento del Problema:

¿De qué manera la implementación del sistema de ventas en la empresa, ayudara en


agilizar sus procesos e incrementar la satisfacción de sus clientes?

2.3. Formulación del Problema:

Variable Independiente, cualitativa:

Mejora de la calidad de los servicios aplicando un SISTEMA DE VENTAS: Modelo que


identifica cualidades básicas que caracterizan a un servicio, comparando las expectativas
con las percepciones reales de los clientes.
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Variable Dependiente, cualitativa:

 Satisfacción de los clientes de GUTIERREZ COMERCIAL


 Nivel de incremento en la agilización de procesos de venta , pago y control de
almacén , así como de la satisfacción de los clientes a través del modelo
SISTEMA DE VENTAS
2.4. Hipótesis:
 La mejora de la calidad aplicando un SISTEMA DE VENTAS a los servicios de la
empresa GUTIERREZ COMERCIAL, agilizará los procesos de ventas, pago y
almacén e incrementará la satisfacción de sus clientes.

2.5. Justificación e Importancia:

El presente estudio de investigación se justifica técnicamente porque pretende llenar algunos


vacíos, dentro del ámbito de la calidad del servicio al cliente que son evidentes e
inexplicablemente poco abordados poniendo en práctica los conocimientos teóricos de la
gestión de análisis y requisitos de un sistema llamado empresa, para tomar decisiones que
ayuden a mejorar la gestión de los clientes de la empresa en estudio. Asimismo, presenta
también una justificación práctica al permitir solucionar a la empresa en estudio su problema
de atención al cliente, logrando mejorar la satisfacción de éste y por ende incrementar su
participación en el mercado. Por otro lado se justifica metodológicamente pues la manera
como se aborda esta investigación servirán como referencia a empresarios, profesionales e
investigadores que buscan determinar para la relación existente entre una gestión de calidad
de atención al cliente y la satisfacción de los mismos, teniendo como propósito, una
estrategia de corrección y prevención en tanto se tiene establecido que la constante innovación
en la cultura de atención al cliente genera el aumento de su participación en el mercado a
través del mantenimiento e incremento de sus clientes; por último presenta relevancia social,
pues al mejorar las condiciones con que se le brinda un mejor servicio a los clientes estaremos
contribuyendo con una sociedad más satisfecha respecto a sus necesidades.

2.6. Objetivos:
 Elaborar una mejora de la calidad de servicios aplicando un SISTEMA DE VENTAS
para agilizar los procesos de ventas, pagos, control de inventario e incrementar la
satisfacción de sus clientes de la empresa GUTIERREZ COMERCIAL, en el año
2018.

3. Descripción General de la Empresa


3.1. Descripción:

Nombre de la empresa:
Gutiérrez – Comercial
Historia:
Es una empresa que se dedica a la venta por menor de tapices y suministros
para hacer muebles, alfombras y cubrimientos para paredes y pisos en
comercio especializados y fabricación de artículos confeccionados de
materiales textiles, excepto prendas de vestir (como son cojines para asiento,
cojines decorativos, almohadas, sábanas cubrecamas, edredones, etc.

Rubro:
Venta de tapices y suministros para muebles.

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3.2. Ubicación (Foto ubicación):


 Dirección:
La empresa se encuentra ubicada en la Calle Juan Cuglievan N°1019,
Chiclayo 14001.

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3.3. Misión:
 Misión de la Empresa:
Ser empresa líder la venta de tapices, alfombras, cubrimientos para pisos
decoración y servicio de confección, ofreciendo calidad, confort, precio,
innovación, entrega óptima para satisfacción de nuestros clientes.
3.4. Visión:
 Visión de la Empresa:
Alcanzar el liderazgo en el ámbito de la tapicería a nivel departamental. Ser
una empresa completa en donde nuestros productos y servicios sea la mejor
opción para nuestros clientes tapiceros o público en general, ofreciéndoles
calidad, garantía en un lapso de entrega inmediata y a precios competitivos.

4. Organización de la Empresa
4.1. Organigrama:
 Organigrama de la Empresa Gutiérrez Comercial

4.2. Funciones Principales de cada Área:


 Descripción de las funciones que realiza cada área (cada responsable de área):

Gerencia:

 Se comunica con los empleados y le da tareas específicas al personal de la empresa.


 Es el que toma las decisiones en cuanto a las compras, ventas y servicios que brinda la
propia empresa.

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 Se encarga de guiar a los demás, de ejecutar y dar algunas órdenes para lograr que las
cosas se hagan y cumplir correctamente con el objetivo y la misión que promueve la
empresa.

Administración:

 Concuerda las fechas y pagos de los servicios, cancelaciones de impuestos, letras y


facturas pendientes de pago.
 Verifica los precios de los productos que se van a comercializar.
 Se encarga de hacer la verificación respectiva a diario de la caja, haciendo un arqueo
frecuente de la misma.
 Se encarga de planificar, organizar, dirigir y controlar la empresa para alcanzar los
objetivos trazados por la gerencia.
 Consiste en darle forma, de manera consistente y constante a las organizaciones. Todas
las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirle para
alcanzar sus metas, llamados Gerente, administradores etc.

Contabilidad:
 Se encargada de garantizar la precisión y seguridad de los registros de las operaciones
financieras y consecuentemente de las metas de la entidad, resultado de suministrar
información para la toma de decisiones.

 Realiza operaciones para que cada venta que se haga pueda obtener una
ganancia.Facilite la fiscalización de sus operaciones, con documentos probatorios,
justificativos y originales, rigiéndose de los reglamentos vigentes.

Logística y Almacén (compras):

 Se encarga, de la recepción, almacenamiento y manipuleo al interior del mismo


almacén, hasta su consumo.
 Informa y verifica las existencias, las cuales son el abastecimiento y su pronta
distribución.

Ventas:
 Congrega a clientes, fundamentándose en la persuasión en este caso la mayor parte,
son los tapiceros, carpinteros y público en general para poder vender los productos que
ofrece esta empresa comercial y el cual está dirigido por una persona contratada.
 Hace un registro de todas las ventas realizadas en un día para luego ser revisadas por
el área de contabilidad.

Tesorería:
 Se encarga de recaudar el dinero por las ventas o servicios brindados por la empresa.
 Hace los pagos correspondientes y proteger el dinero obtenido en el día. Recae el
cargo sobre una persona contratada.

Confección:
 Prepara, corta y confecciona cojines en general, como son de asiento, de respaldo,
decorativos, almohadas, sábanas, edredones y fundas para colchones y que están a
cargo dos señoras que son costureras de profesión.

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 Se encarga de hacer la verificación que se cumplan en el tiempo establecido para


entregar los servicios.

5. Análisis de Situación Tecnológica


5.1. Sistemas Existentes (programas desarrollados a medida para la empresa):
 Descripción de cada uno de ellos:

N° DE MEMORIA
SISTEMA OPERATIVO PROCESADOR
EQUIPOS RAM

1 Windows 7 64 bits Intel(R) Core(TM) i5 4 GB

6. Plan del Sistema propuesto (en función de cada área) Un área x integrante
6.1. Descripción del área seleccionada:
 El área de Ventas hace una nota de pedido que es un reporte de lo que está
requiriendo el cliente al área de caja para que este emita la facturación.
 El área de Caja emite a la vez un reporte que también es una nota de servicio
por la prestación que se va preparar al área de confecciones.
 El área de Logística y Ventas revisa que es lo que falta para hacer las compras
respectivas y esto lo emite con un reporte que lo lleva en una agenda para que
se haga el pertinente pedido.

6.2. Problemática del área (especificar TODOS los problemas):


 En el área de Ventas, uno de los problemas que tiene es que solo es atendida
por una sola persona y de forma recurrente por la propietaria, el pedido al
cliente es en forma oral y la facturación se hace por caja y de forma escrita, con
la posibilidad de que una de estas facturas pueda estar mal o a la hora de
escribir el pedido.
 En el área de Contabilidad, no está muy organizado, solo cuenta con un
sistema básico y al no tener uno completo, esta ha producido algunas perdidas
de valor al entregar un producto; debido a que su valor contable no supero a su
importe recuperable ni a la ganancia.
 El área de Logística y Almacén, tiene la carencia de que no funciona como
tal, debido a que esta función es realizada por la misma propietaria ya que no
tiene conocimientos de manipuleo y control de la mercancía tanto de entrada y
salida, para tener un reporte y garantizar suministro continuo de los materiales
requeridos.

6.3. Descripción del Sistema propuesto (propuesta de solución):


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 El sistema debe permitir una comunicación activa entre áreas para el


funcionamiento óptimo de la empresa.
 El sistema debe presentar un informe sobre los clientes identificando cuales
son frecuentes y cuales son socios.
 El sistema debe establecer un registro por nombre general para cada producto
de la empresa (tipo de tela).
 El sistema debe permitir la búsqueda de cada producto mediante su código y
presentar el inventario actual en la empresa de este producto.
 El sistema debe gestionar las ventas además registrar un registro para el control
óptimo.
 Debe cumplir la capacidad de productos almacenados de 800 por inventario.
 Debe desarrollarse en todas las plataformas disponibles como Android, Apple,
Windows Phone.
 El sistema tendrá una privacidad de registro de clientes mostrando solo nombre
y número de referencia.

6.4. Objetivos del Sistema propuesto (funcionalidades concretas):


Objetivo General:

El objetivo general de este análisis es en la creación de un sistema el cual va a permitir


automatizar todas las áreas y lograr un resultado en un corto plazo.

Objetivos Específicos:
 Mejorar la productividad de la empresa, tanto como el sistema que lo compone para un
mejor desarrollo y crecimiento en el futuro.
 Analizaremos las causas que llevan a los problemas, verificaremos área por área para
estudiarlo y encontrar una solución al respecto.
 Diseñare un software de manera integrada en la que la gerencia pueda monitorear las
actividades de la organización y que permitan impulsar la productividad.
 Implementar un software para poder verificar el reporte de ventas diario y cuál es el
producto de más rotación.
 Un reporte de clientes y de proveedores todos con sus respectivas ruc y direcciones,
teléfonos, email para poder comunicarnos con ellos.
 Un reporte de caja para ver cuánto han sido las ventas del día y hacer el arqueo de
caja.
 Reporte de bancos para ver el historial de cheques girados y los depósitos que se han
hecho a diario por el banco.
 Reporte de logística y almacén para hacer lo verificación respectiva de los productos
que están en stock y los que ya están por agotar, eso va a permitir tener un mejor
control para nuestro inventario.
 Tener un reporte de los clientes que han pedido servicio y fecha de las entregas de las
confecciones.

7. Factibilidad para el Desarrollo del Proyecto


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7.1. Factibilidad Tecnológica:


La empresa si tiene el presupuesto para implementar toda la tecnología necesaria
para el funcionamiento del proyecto.

7.2. Factibilidad Operativa:


El proyecto puede ser realizado debido a que tenemos el acceso a diferentes áreas
por el secretario que nos brinda toda la información necesaria para la
implementación del software.

7.3. Factibilidad Financiera:


Si existe la posibilidad de que la empresa invierta en el sistema que se está
proponiendo porque busca el desarrollo y crecimiento de su empresa.

8. Glosario de Términos (términos de negocio)


9. Anexo

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