QDoc

E-mail: vnedic@kg.ac.yu
http://www.qsystem.co.yu
Tel: 063 8135 373

Aplikacija je dostupna u
verzijama za

MS Office95
MS Office97
MS Office2000
MS OfficeXP
MS Office2003

1
PREDGOVOR

Cilj uputstva je da korisnika programa za korišćenje programa upozna dodatnom funkcijom u aplikaciji
QDoc – rad sa nacrtima dokumenata sistema kvaliteta. Težnja je bila da se korisnik osposobi za
samostalni rad nacrta dokumenata.

Projektantski tim QDoc-a se unapred izvinjava ako se potkrala neka greška. Takođe, svaka vaša sugestija
i predlog će biti korisni za unapređenje programa za kreiranje i upravljanje dokumentacijom QDoc.

Prijatan rad i dugu saradnju želi Vam

QDoc tim

Sadržaj

PREDGOVOR......................................................................................................................................... 2
1. Šta su nacrti dokumenata sistema kvaliteta ....................................................................................... 3
1.1 Tok dokumentacije sistema kvaliteta sa i bez nacrta.................................................................. 3
1.2 Tok izrade i odobravanja nacrta dokumenta sistema kvaliteta ................................................... 4

2
1. Šta su nacrti dokumenata sistema kvaliteta

1.1 Tok dokumentacije sistema kvaliteta sa i bez nacrta

DOKUMENTACIONI Autori
CENTAR

Izrada

Lansiranje
Kontrola
Distribucija

Odobravanje Kontrola
Odobravanje

QDoc – upravljanje dok. SQ 2004-2007 Nedic Vladimir Microsoft partner

Slika 1 Logika zatvorenog načina izrade dokumentacije SQ

DOKUMENTACIONI CENTAR Baza

šablona

Nacrt
Postaje
Izrada Nacrta

Dokument
QS

Lansiranje
Evidenciju Autori

Odobrivači

Odobravanje Nacrta
QDoc – upravljanje dok. SQ 2004-2007 Nedic Vladimir Microsoft partner

Slika 2 Logika otvorenog načina izrade dokumentacije SQ

3
1.2 Tok izrade i odobravanja nacrta dokumenta sistema kvaliteta

Korisnik pristupa bazi šablona od kojih formura nacrte klikom na dugme Modeli dokumenata

Otvara se forma na kojoj se bira šablon po kome se formira željeni nacrt (Poslovnik, procedura, uputstvo,
obrazac i sl.). Novi nacrt se po izboru šablona formira klikom na dugme Napravi nacrt dokument po
ovom šablonu

Slika 3 Forma za kreiranje, editovanje i slanje maila o nacrtu logovanog korisnika

Korisnik daje naziv nacrtu.

Program kreira nacrt i otvara ga za pisanje.

Korisnik unosi tekst i po potrebi dijagram toka u nacrt

dokumenta koristeći za to definisane stilove i alate.
Svaki nacrt ima predefinisanu strukturu koja se mora
yadovoljiti pri pisanju.

4
 Slika 4 Izgled jednog od nacrta u Word-u
Na dugme Postojeći nacrti dokumenata korisnik može otvoriti neki od svojih postojećih nacrta radi
pregleda i editovanja.

Slika 5 Izbor postojećeg nacrta logovane osobe

Po izradi dokumenta korisnik klikom na e-mail dugme dobija predefinisanu poruku koju može naknadno
doraditi. Korisnik mora izabrati ili uneti e-mail adresu osobe koja mu odobrava nacrti i poslati mail.

5
 Slik 6 Poruka autora nacrta osobi koja odobrava nacrt dokumenta

Po prijemu e-maila od strane autora osoba koja odobrava nacrt pristupa formi sa stablom distribucije
dokumenata i bira autora čiji ncrt odobrava.
Potom klikom na dugme Nacrti otvara bazu nacrta autora i selektuje i otvara traženi nacrt.

Slika 7 Drvo distribucije dokumenata i nacrta

6
 Slika 8 Izbor nacrta za pregled i njegov prenos u folder Odobreni

Po izboru i pregledu nacrta osoba koja odobrava prenosi odobreni nacrt u folder odobreno i šalje e-mail
administratoru da je dokument spreman za evidenciju u dokumentaciju sistema kvaliteta. Poželjno je da
odobrivač u telo poruke unese i listu planiranih korisnika dokumenta (lista distribucije).

Slika 9 Poruka osobe koja odobrava nacrt dokumenta administratoru dokumentacije

7
Po odobrenju administrator dokumentacije otvara formu za evidentiranje dokumenta i bira autora čiji
nacrt evidentira.

Slika 10 Evidencija odobrenog nacrta od strane administratora QDoc

Administrator bira nacrt iz foldera odobrenih nacrta za izabranog autora i pregleda ga pre evidencije u
QDoc.

Slika 11 Izbor i otvaranje za pregled odobrenog nacrta od strane administratora QDoc

8
Posle pregleda forme i teksta nacrta administrator unosi detaljne podatke o dokumentu i šifrira ga prema
proceduri za upravljanje dokumentacijom. Takodje u ovom koraku se dokument prevodi u spreman za
pregled.

Slika 12 Prevodjenja odobrenog nacrta u zvanični dokument sistema kvaliteta od strane administratora

Po evidenciji nacrta potrebno je i zvanično kontrolisati i odobriti dokument u formi Promena statusa
dokumenta. Dokument se po odobravanju distribuira i dalji tok je identi;an kao i kod dokumenata koja
nisu nastala od nacrta već ih je lansirao administrator QDoc-a.