GERENCIA DEL ALCANCE

Petróleo

Dr. Ing. JOSE H. TEZEN C.

 CONSIDERACIONES PREVIAS
Tipos de organizaciones
Estructura funcional
• Estructura funcional: Organizadas de acuerdo
a las funciones o especialidades de los
diferentes departamentos: Dirección, Ventas,
Ingeniería, Sistemas, etc.
• La cadena de mando es jerárquica.
• Los empleados se especializan en un área de
experiencia.
• Los proyectos generalmente se realizan con un
enfoque dividido.
 Tipos de organizaciones – Estructura funcional

Director General
Coordinación
del proyecto
Organizadas
Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de
de acuerdo a Producción Marketing Sistemas RRHH
las funciones
o
Staff Staff Staff Staff
especialidade
s de los
diferentes Staff Staff Staff Staff

departamento
s Staff Staff Staff Staff

Personal asignado a actividades del proyecto La cadena de

mando es
jerárquica
 Tipos de organizaciones – Estructura funcional
Ventajas
• La estructura organizacional es sólida
y los canales de comunicación
verticales están bien establecidos.
• Permite la especialización.
• Los empleados tienen un único
supervisor en un esquema claro de
cadena de mando.
• Se aprovecha mejor la curva de
aprendizaje técnico.
• Provee continuidad en las disciplinas
funcionales (políticas,
procedimientos, etc).
Desventajas
• El Gerente de Proyecto tiene poca o
ninguna autoridad.
• Varios proyectos compiten por
recursos limitados y por prioridad.
• Los miembros del equipo de proyecto
son leales a su gerente funcional.
• Los miembros del equipo tienen
mucha carga laboral: trabajan para
un departamento funcional y al
mismo tiempo en un proyecto.
• Hay conflictos entre los Gerentes de
Proyectos y los Gerentes Funcionales.
 Tipos de organizaciones – Estructura
proyectizada Los recursos
Director General
están dedicados
al proyecto al que
Organizada están asignados
s en base a Gerente de Gerente de Gerente de
Proyecto Proyecto Proyecto
proyectos 1 2 3

Miembro del Miembro del Miembro del

equipo equipo equipo

Miembro del Miembro del Miembro del

equipo equipo equipo

Miembro del Miembro del Miembro del

equipo equipo Las funciones
equipo de
soporte como RRHH o
Contabilidad pueden
Coordinación del reportar directamente al
Gerente de Proyecto
proyecto
 Tipos de organizaciones – Estructura
proyectizada
Ventajas
• Los Gerentes de Proyecto tienen la
máxima autoridad sobre el proyecto.
• La lealtad de los empleados es hacia
el proyecto; el compromiso es mayor.
• El equipo está asignado 100% al
proyecto.
Desventajas
• La utilización de recursos es
ineficiente: algunos recursos se
encuentran sin tareas cuando el
proyecto termina y los recursos
especializados pueden tener mucho
tiempo ocioso.
• Los equipos se disuelven al final del
proyecto, por lo que no se crea el
sentido de pertenencia.
 Tipos de organizaciones – Estructura matricial
Es la combinación de ambas
estructuras: se cumplen los
Coordinación del objetivos de los proyectos y se
utilizan buenas técnicas de gestión
Proyecto en Director General
de proyectos mientras se mantiene
estructura Matricial una estructura jerárquica
FUERTE
Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de Gtes. de
Producción Marketing Sistemas Proyecto

Gerente de
Staff Staff Staff
Proyecto

Gerente de Gerente de
Staff Staff
Proyecto Proyecto

Coordinador Staff Staff

Coordinación del
de Proyecto Proyecto en
estructura
Coordinación del proyecto en Matricial
estructura Matricial DÉBIL BALANCEADA
 Tipos de organizaciones – Estructura matricial
Ventajas
• Hay mayor control sobre los recursos y
se los administra con mayor eficiencia.
• Hay mejor coordinación del proyecto con
respecto a las estructuras funcionales.
• Hay mejor comunicación horizontal y
vertical.
• Al terminar el proyecto, los recursos
mantienen su puesto funcional. Hay
mayor sentido de pertenencia.
Desventajas
• Requiere administración adicional.
• Es más complejo comunicar y controlar.
• Cada recurso reporta a dos jefes: el
gerente funcional y el PM.
• Hay mayor probabilidad de conflictos, ya
que las prioridades del gerente funcional
pueden diferir de las del PM.
 La influencia de la organización: Variables clave
del Proyecto
• Un proyecto se considera exitoso si logra cumplir
sus objetivos, con la calidad necesaria percibida
por el cliente, en el plazo estipulado, dentro de
los costos previstos , con el alcance requerido,
utilizando los recursos eficientemente y
gestionando los riesgos.
• Esta condición para el éxito define los siguientes aspectos como variables claves del proyecto :
– El Alcance del Proyecto,
– La Calidad necesaria y suficiente,
– El Tiempo asignado,
– El Costo o presupuesto establecido,
– Los Recursos (humanos, materiales), eficentemente utilizados
– Los Riesgos del Proyecto.
• Por estar muy interrelacionadas, cuando una de las variables se modifica, afecta, necesariamente al
menos a una de las otras.

• Es responsabilidad del Gerente de Proyecto mantener su equilibrio y balancearlas.

 La influencia de la organización: Variables clave
del Proyecto
• La alta gerencia directa, o indirectamente, define la prioridad de cada uno de los
componentes de las “variables clave”.

• Esta priorización es utilizada a lo largo del proyecto por el Gerente de Proyecto para
planificarlo adecuadamente, evaluar el impacto de los cambios y completarlo
exitosamente.

• Los involucrados en el proyecto siempre intentarán cambiar o agregar algo al proyecto.

Es la responsabilidad del Gerente de Proyecto analizar estas solicitudes de cambio e
identificar los impactos a los componentes de las “variables clave”, a través del Control
Integrado de Cambios.
La influencia de la organización: factores críticos
del éxito
• Ciertos aspectos pueden ser fundamentales para el éxito del
proyecto: condiciones o hechos que si se dan, auguran un
buen final, y si no se dan o surgen inconvenientes pueden
declararlo un fracaso.

• Los factores críticos del éxito están fuertemente ligados a la

misión y objetivos estratégicos del proyecto.

• Identificar los factores críticos del éxito ayuda al equipo a

saber qué es lo más importante.
 Tailoring
• Debido a características de la organización o
bien de cada proyecto en sí mismo, muchas
veces no tiene sentido aplicar todos los
procesos documentados en la guía PMBoK®.
• La adaptación de procesos o “Tailoring”,
significa determinar qué procesos se
realizarán para un proyecto en particular. Esta
selección la hacen el PM y su equipo de
proyecto durante la confección del Project
Management Plan.
 g
• Incluso, una organización, en su metodología
de Gestión de Proyectos podría contemplar
solamente un subconjunto de los procesos del
PMBoK®, y de ese subconjunto solamente
elegir los que son imprescindibles según el
tipo de proyecto y organización en los que se
van a llevar a cabo.
 GESTIÓN DEL
ALCANCE DEL PROYECTO

14
Introducción
 La Gestión del Alcance del Proyecto
incluye los procesos necesarios para
asegurarse que el proyecto incluya todo el
trabajo requerido, y sólo el trabajo
requerido, para completar el proyecto
satisfactoriamente.

 Se relaciona principalmente con la

definición y el control de lo que está y lo que
no está incluido en el proyecto.
15
Procesos del Alcance del Proyecto
GESTION DEL
ALCANCE DEL PY

5.1 PLANIFICAR 5.4 CREAR LA

EL ALCANCE EDT/WBS

5.2 RECOPILAR 5.5 VALIDAR EL

REQUISITOS ALCANCE

5.3 DEFINIR EL 5.6 CONTOLAR EL

ALCANCE ALCANCE 16
Planificación del Alcance del Proyecto
[5.1 Scope Planning]
17
Planificación del Alcance del Proyecto

__________________
1. Entradas.
.1 Plan de ejecución del py
.2 Acta de Constitución
.3 Factores ambientales de empresa
.4 Activos de los procesos de la organización
2. Herramientas y Técnicas
.1 Juicios de expertos
.2 Reuniones

3. Salidas
.1 Plan de alcance
.2 Plan de gestión de los requisitos
Planificación del Alcance del Proyecto
[5.1 Scope Planning]

 Consiste en crear un plan de gestión del

alcance del proyecto que refleje cómo se
definirá, verificará y controlará el alcance
del proyecto.
 Incluye la creación y definición de la
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT).
[Work Breakdown Structure (WBS)]

19
 [5.1 Scope Planning]
.1 Inputs
. Project Management plan

PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO

 Documento formalmente aprobado que
define cómo se ejecuta, supervisa y controla un
proyecto.
 Puede ser resumido o detallado y estar
compuesto por uno o más planes de gestión
subsidiarios y otros documentos de planificación

20
[5.1 Scope Planning]

.1 Inputs
.1 Enterprise environmental factors 21
[5.1 Scope Planning]

.1 Inputs
.2 Organizational process assets
22
[5.1 Scope Planning]

.1 Inputs
.3 Project charter
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

23
24
25
 [5.1 Scope Planning]
.1 Inputs
.4 Preliminary project scope statement

Desarrollar el Enunciado del Alcance del

Proyecto (Preliminar)
 Proceso de desarrollar un
enunciado del alcance del proyecto,
de carácter preliminar, que ofrezca una
descripción del alcance de alto nivel.

26
[5.1 Scope Planning]
.2 Tools and Techniques
.1 Expert Judgment

JUICIO DE EXPERTOS

27
 [5.1 Scope Planning]
.2 Tools and Techniques
.2 Templates, forms, standards

PLANTILLA
 Un documento parcialmente completo en un
formato predefinido, que proporciona una
estructura definida para recopilar, organizar y
presentar información y datos. Las plantillas
suelen basarse en documentos creados durante
proyectos anteriores. Y pueden reducir el
esfuerzo necesario para realizar un trabajo y
aumentar la consistencia de los resultados.
28
 [5.1 Scope Planning]
.3 Outputs
.1 Project Scope Management plan

Plan de Gestión del Alcance del Proyecto

 Documento que describe cómo se definirá,
desarrollará y verificará el alcance del proyecto,
y cómo se creará y definirá la estructura de
desglose del trabajo.
 Sirve de guía para saber cómo el equipo de
dirección del proyecto gestionará y controlará el
alcance del proyecto. Es un plan subsidiario del
plan de gestión del proyecto o una parte de él.
29
 5.2 RECOPILAR REQUISITOS
_______________________

1.Entradas.
.1 Plan del alcance
.2 Plan de gestión de los requisitos
.3 Plan de gestión de los interesados
.4 Acta de constitución del py.
5. registro de interesados
2. Herramientas y Técnicas
.1 entrevistas
.2 Grupos focales
.3 Otras técnicas de recojo de información
3. Salidas
.1 Documentación de requisitos
.2 Matriz de trazabilidad de requisitos 30
 5.2 RECOPILAR REQUISITOS

Proceso mediante el cual se

determina, documenta y gestiona las
necesidades y los requisitos de los
interesados que conlleven al logro de
los objetivos del proyecto.
31
ENTRADAS:
2. PLAN DE GESTION DE LOS
REQUISITOS.
Permite establecer los parámetros
para analizar, documentar y gestionar
los requisitos (Ejemplo: cómo se
iniciaran los cambios, cuál es el
impacto, cómo será el monitoreo,
requisitos de calidad, etc.)
32
ENTRADAS:
3. PLAN DE GESTION DE LOS INTERESADOS.
Permite establecer los canales de
comunicación y el nivel de compromiso de
los interesados en las diferentes
actividades relacionadas con los requisitos.
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS.
Se usan: entrevistas, focus grup, talleres
facilitadores, tormenta de ideas, mapas
conceptuales, análisis de decisiones, etc.
33
SALIDAS:
DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOS.
Está referida a las características de la documentación. Entre
éstas se presentan:
• Concreción de los documentos (medibles y comprobables)
• Deben ser trazables.
• Completos
• Coherentes
• Aceptables por los interesados
MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUISITOS
Cuadro que vincula los requisitos del producto desde su origen
hasta los entregables.
Es un medio para hacer el seguimiento de los requisitos a
través del ciclo de vidad del proyecto, de manera que se
asegure que al final del Py. Se entregen efectivamente los
requisitos aprobados en la documentación de requiditos. 34
Definición del Alcance del Proyecto
[5.3 Scope Definition]

35
Definición del Alcance del Proyecto
_____________________

1.Entradas.
.1 Plan del alcance
.2 Acta de constitución del py.
.3 Documentación de requisitos
.4 Activos de los procesos de la organización
2. Herramientas y Técnicas
.1 Juicios de expertos
.2 Análisis del producto
.3 Generación de alternativas
.4 Talleres facilitadores
3. Salidas
.1 Enunciados del alcance Py
.2 Actualizaciones a los documentos del py. 36
Definición del Alcance del Proyecto
[5.3 Scope Definition]

 La definición del enunciado del

alcance es un componente clave para el
éxito del proyecto.
 Durante la planificación, se define y se
describe con mayor detalle, debido a que
se cuenta con mayor información relativa al
proyecto.

37
 Definición del Alcance del
Proyecto …cont.

 Las necesidades, deseos y expectativas

de los “Stakeholders” se analizan en este
proceso y se traducen a requerimientos.
 El equipo del proyecto y otros
“Stakeholders”, con conocimiento adicional,
pueden preparar y realizar el análisis de
restricciones y suposiciones para asegurar
que estén completas.

38
Definición del Alcance
Entradas
1.Activos de los procesos de la organización
2.Acta de constitución del proyecto
3.Enunciado del alcance del proyecto
preliminar
4.Plan de Gestión del Alcance del Proyecto
5.Solicitudes de cambio aprobadas

39
Definición del Alcance
Herramientas y Técnicas
1.Análisis del producto
2.Identificación de alternativas
3.Juicio de expertos
4.Análisis de los interesados
[Stakeholders]

40
Definición del Alcance
Salidas
1.Enunciado del Alcance del
Proyecto
2.Cambios solicitados
3.Juicio de expertos
4.Plan de Gestión del Alcance del
Proyecto (Actualizaciones)

41
 Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
[ 5.4 Create WBS (Work Breakdown Structure) ]

42
Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
_____________________

1.Entradas.
.1 Plan del alcance
.2 Enunciados del alcance del py
.3 Documentación de requisitos
.4 Factores ambientales de empresa
.5 Activos de los procesos de la organización
2. Herramientas y Técnicas
.1 Descomposición
2 Juicio de expertos
3. Salidas
.1 Línea base del alcance
2 Actualizaciones a los documentos del py 43
WBS (Work Breakdown Structure)
Crear Estructura de Desglose del Trabajo
(EDT)
 La WBS es una
descomposición
jerárquica, orientada a
los entregables del
proyecto, de los trabajos
que ejecutará el equipo
de trabajo para crear los
productos requeridos.
44
WBS (Work Breakdown Structure)
Crear Estructura de Desglose del Trabajo
(EDT)
 La WBS organiza y define
el alcance total del proyecto,
mediante la subdivisión del
trabajo en piezas más
pequeñas y manejables.
 En cada nivel inferior de la
estructura se tiene un
incremento en el detalle de
los trabajos del proyecto.
45
WBS (Work Breakdown Structure)
Crear Estructura de Desglose del Trabajo
(EDT)
 A los trabajos incluidos
en el nivel más bajo de la
WBS se les denomina
paquetes de trabajo
[work packages]; los
cuales pueden ser
programados, estimados
sus costos, monitoreados
y supervisados.

46
47
48
 WBS in Tabular Form
1.0 Concept
1.1 Evaluate current systems
1.2 Define Requirements
1.2.1 Define user requirements
1.2.2 Define content requirements
1.2.3 Define system requirements
1.2.4 Define server owner requirements
1.3 Define specific functionality
1.4 Define risks and risk management approach
1.5 Develop project plan
1.6 Brief Web development team
2.0 Web Site Design
3.0 Web Site Development
4.0 Roll Out
5.0 Support
49
 Basic Principles for Creating WBSs*
1. A unit of work should appear at only one place in the WBS.
2. The work content of a WBS item is the sum of the WBS items
below it.
3. A WBS item is the responsibility of only one individual, even
though many people may be working on it.
4. The WBS must be consistent with the way in which work is
actually going to be performed; it should serve the project team
first and other purposes only if practical.
5. Project team members should be involved in developing the WBS
to ensure consistency and buy-in.
6. Each WBS item must be documented to ensure accurate
understanding of the scope of work included and not included in
that item.
7. The WBS must be a flexible tool to accommodate inevitable
changes while properly maintaining control of the work content
in the project according to the scope statement.

*Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994 50

WBS (Work Breakdown Structure)
Crear Estructura de Desglose del Trabajo
(EDT)
.3 Outputs
.1 Project Scope statement
(updates)
.2 Work breakdown structure
.3 WBS dictionary
.4 Scope Baseline
.5 Project scope management
plan (updates)
.4 Requested changes

51
 Diccionario de la Estructura
Desglose del Trabajo (EDT / WBS)

El diccionario de la EDT / WBS

incluye una breve definición del
alcance o enunciado del trabajo,
productos entregables definidos, una
lista de actividades asociadas y una
lista de hitos.

52
 Ejemplo
DICCIONARIO WBS ( Descripción de la Actividad )
Nombre de Actividad Fecha_____ Persona
Proyecto___________ No._____ __ Asignada__________
Descripción de la Actividad ( Que trabajo es autorizado )
Objetivos Cuantificados
Descripción del Producto (¿Cuál es el resultado final de la actividad o el paquete de
trabajo? )
Criterio de Aceptación ( ¿Cómo el miembro del equipo será capaz de revisar su propio
trabajo? )
Entregables
Suposiciones
Recursos Asignados
Duración
Costo
Fecha
Interdependencias: Antes de la actividad___________________ Después de la
Actividad________________
Aprobado por: Administrador de 53
Proyecto___________________________________Fecha:______________
Línea Base [Scope baseline]
 Plan de fases de tiempo
aprobado.
o Para un proyecto: es un componente de
la estructura de desglose del trabajo, un
paquete de trabajo o una actividad del
cronograma.
 Incluye el alcance del proyecto, el
costo y el cronograma.
54
Verificación del Alcance
[ 5.5 Scope Verification ]

55
 Validar el Alcance
_____________________

1.Entradas.
.1 Plan de ejecución
.2 Documentación de requisitos
.3 Matriz de trazabilidad de requisitos
.4 Entregables verificables
5 Datos de desempeño del trabajo
2. Herramientas y Técnicas
.1 Inspecciones
2 Técnicas grupales de TD
3. Salidas
.1 Entregables aceptables
2 Solicitudes de cambio
3 Información de desempeño de trabajo
4 Actualizaciones a documentos del Proyecto 56
Validar el Alcance
[Scope Validate]

 La validación del alcance es

el proceso por medio del cual
se obtiene la aceptación
formal de los “Stakeholders”
acerca del alcance completo
del proyecto y de sus
entregables asociados.

57
Verificación del Alcance
[Scope Validate]

 Se orienta a la aceptación
de los entregables.
 El control de calidad se
enfoca al cumplimiento de
los requerimientos
especificados para los
entregables.

58
Control del Alcance
[ 5.6 Scope Control ]

59
 Control del Alcance
_____________________

1.Entradas.
.1 Plan de ejecución
.2 documentación de requisitos
.3 Matriz de trazabilidad de requisitos
.4 Datos de desempeño del trabajo
2. Herramientas y Técnicas
.1 Análisis de variación
. 3. Salidas
.1 Información de desempeño del trabajo.
.2 Solicitudes de cambio
.3 Actualizaciones del Plan de Ejecución
.4 Actualizaciones a los documentos del Proyecto
5. Actualizaciones a los activos de los procesos de la
organización. 60
Control del Alcance [Scope Control ]

 Se refiere al análisis
de los factores que
generaron cambios en
el alcance del proyecto
y a controlar el impacto
de estos cambios.

61
Control Integrado de Cambios 62
 Fig. 5-2 Ejemplo de WBS - Defensa

Sistema de
Aeronave

Gerencia de Entrenamiento Datos Vehículo Aéreo Equipamiento de Instalaciones Pruebas de

Proyecto soporte evaluación

Gerencia de Equipos Normas Nivel Construcción Simulación

Ingeniería de Técnicas Organizacional
Sistemas

Facilidades Datos de Nivel Intermedio Mantenimiento Prueba

Ingeniería Operacional
Actividades de
Soporte a la GP

Datos de Prueba de
Servicios Gerencia Nivel Almacén Desenvolvimient
o

Pruebas finales

Armazón Motor Sistema de Sistema de Sistema CI

Comunicaciones Navegación
Figura 5.4: Ejemplo de un WBS para un plan de Tratamiento de
Agua Residual

Tratamiento de
Aguas residuales
Primeras Fases Ultimas Fases
Diseño Construcción

Civiles Movimiento
de tierras

Arquitectónic
Lagunas de
os
Aereación
Estructurales
Estación de
Bombeo de
Mecánicos Efluente

Edificio de
Compresores
de aire
Hidráulicos
Edificio de
Lodos
Instrumenta
ción

Eléctricos
 0 Proyecto

1A 1B Subproyectos 1C
2 Unidad

3 Area
4 Centro de Costo

5 O de T

6 Actividad

7 Tarea
RESUMEN PROCESOS DE LA GERENCIA DEL ALCANCE DEL PROYECTO
5.1 PLANIFICACION DEL
ALCANCE
___________________
1.Entradas.
.1 Plan de ejecución del py
.2 Acta de Constitución
.3 Factores ambientales de empresa
.4 Activos de los proc. de organizac
2. Herramientas y Técnicas
.1 Juicios de xpertos
.2 Reuniones
3. Salidas
.1 Plan de alcance
.2 Plan de gestión de los requisitos
5.4 CREAR LA EDT (WBS)
_____________________
1.Entradas.
.1 Plan del alcance
.2 Enunciados del alcance del py
.3 Documentación de requisitos
.4 Factores ambientales de empresa
.5 Activos de los proc. de organizac
2. Herramientas y Técnicas
.1 Descomposición
2 Juicio de expertos
3. Salidas
.1 Línea base del alcance
2 Actualizaciones a los documentos
del py
FIG 5.1 Visión General de la Gerencia del Alcance del Proyecto
5.2 RECOPILAR REQUISITOS
_______________________
1.Entradas.
.1 Plan del alcance
.2 Plan de gestión de klos requisitos
.3 Plan de gestión de los interesados
.4 Acta de constitución del py.
5. registro de interesados
2. Herramientas y Técnicas
.1 entrevistas
.2 Grupos focales
.3 Otras técnicas de recojo de inf.
3. Salidas
.1 Documentación de requisitos
.2 Matriz de trazabilidad de requisitos
5.5 VALIDAR EL ALCANCE
_____________________
1.Entradas.
.1 Plan de ejecución
.2 Documentación de requisitos
.3 Matriz de trazabilidad de requisitos
.4 Entregables verificables
5 Datos de desempeño del trabajo
2. Herramientas y Técnicas
.1 Inspecciones
2 Técnicas grupales de TD
3. Salidas
.1 Entregables aceptables
2 Solicitudes de cambio
3 Información de desempeño de W
4 Actualizaciones a documentos Py
5.3 DEFINICION DEL ALCANCE
_____________________
1.Entradas.
.1 Plan del alcance
.2 Acta de constitución del py.
.3 Documentación de requisitos
.4 Activos de los procesos de organ.
2. Herramientas y Técnicas
.1 Juicios de expertos
.2 Análisis del producto
.3 Generación de alternativas
.4 Talleres facilitadores
3. Salidas
.1 Enunciados del alcance Py
.2 Actualizaciones a los documentos
del py.
5.6 CONTROL DEL ALCANCE
_____________________
1.Entradas.
.1 Plan de ejecución
.2 documentación de requisitos
.3 Matriz de trazabilidad de requisitos
.4 Datos de desempeño del trabajo
2. Herramientas y Técnicas
.1 Análisis de variación
. 3. Salidas
.1 Información de desempeño del W.
.2 Solicitudes de cambio
.3 Actualizaciones del Plan de Ejecución
.4 Actualizaciones a los documentos del Py
5. Actualizaciones a los activos de los procesos
de la organización.