ANTECEDENTES GENERALES

Embotelladoras Coca-Cola Polar S.A. es una sociedad anónima abierta,

cuyas actividades son:

 La producción, envase y comercialización de bebidas analcohólicas y

cervezas, el aprovechamiento de sus subproductos.

 La importación y exportación de tales artículos.

 La inversión por cuenta propia o ajena en toda clase de bienes

corporales o incorporales, muebles o inmuebles, valores, acciones y
efectos de comercio.

Embotelladoras Coca-Cola Polar S.A., es una sociedad anónima abierta

propietaria de embotelladoras franquiciaras de The Coca-Cola Company en
territorios de Chile, Argentina y Paraguay.

Cada territorio tiene un contrato de franquicia con The Coca-Cola Company

separado e independiente, que contempla la exclusividad de fabricación y
distribución de los productos de la marca, por períodos quinquenales
renovables.

Coca-Cola Polar opera franquicias de Coca-Cola en Chile directamente

en II, III, IV, XI y XII regiones de Chile, alcanzando 1.600.000 habitantes
(Censo 2002).
1.- Estudio preliminar

1.1 Entrevista

1. ¿Cuando fue creada y como fueron los orígenes Coca-Cola?

Fundada en 1971, Coca-Cola Polar se desarrolla como Fábrica de

Concentrado para Bebidas Analcohólicas.

2. ¿Indique quiénes son sus principales Socios y su Representante

Legal?

Está controlada por la familia Chadwick a través de Inversiones Los

Aromos, y su representante legal es Javier Rodas F., actual Gerente
Operaciones Polar Chile.
3. Señale la Estructura de la Empresa, realice un pequeño organigrama.

VP Ejecutivo Chile Paraguay Argentina

Contraloría

Gte. Planta Gte. Planta Gte. Planta

COW ANF PUQ

Comercial Ventas Ventas Ventas

Mktg Mktg Mktg Mktg

Operaciones Operaciones Operaciones Operaciones

Calidad Calidad Calidad Calidad

RH RH RH RH

LOGISTICA LOG LOG LOG

Sistemas Sistemas Sistemas Sistemas

A&F Adm.
A&F A&F. A&F.

Gestión
4. ¿Tiene conocimiento respecto de la visión de la empresa? señale /
indique.

Somos una compañía que logra rentabilidad para sus accionistas en base a
un crecimiento sustentable. Somos un gran lugar para trabajar para
nuestros colaboradores y estimulamos el espíritu de superación de nuestra
gente. Construimos una red de mutuo beneficio y lealtad con nuestros
clientes y damos a nuestros consumidores un amplio portafolio de
productos bebestibles que satisfacen y anticipan sus necesidades y deseos.
Somos un ciudadano global responsable con el planeta en que habitamos.

5. ¿Tiene conocimiento respecto de la misión de la empresa? señale /

indique.

Crear valor para nuestros accionistas operando eficientemente en la

producción, comercialización y distribución de líquidos bebestibles
valorados, en alineamiento con la compañía Coca-Cola y con orientación a
satisfacer las necesidades de nuestros consumidores y clientes.
6. ¿Tiene sucursales la empresa? Mencione cuantas y lugar.

La empresa se divide en tres plantas productivas ubicadas en Antofagasta,

Coquimbo y Punta Arenas, y las oficinas centrales se ubican en Santiago.

Cada planta tiene sucursales a cargo las que se distribuyen en:

Antofagasta: Calama, Tocopilla y Tal-Tal.

Coquimbo: Copiapó, Vallenar, Ovalle e Illapel.

Punta Arenas: Coyhaique y Puerto Natales.

7. ¿Cuáles son los productos y/o servicios que ofrece?

Los productos se dividen en las siguientes categorías:

SSD:

En esta categoría se ubican los productos como Coca-Cola, Fanta, Sprite,

Quatro, Nordic y Taí.

Aguas:

En esta se ubican los productos tales como Vital, Benedictino, Dasani,

Aquarius.

Jugos:

Los productos son Andina, Kapo y Hugo.

 Nichos:

En esta categoría entran los productos nuevos, tales como, Nestea,

Powerade y Burn.

8. ¿Sabe cuántos empleados trabajan en Coca Cola Planta Coquimbo?

Indique una estimación.

El personal que presta servicios en la Planta de Coquimbo es de 406

trabajadores.

9. ¿Cuántos años lleva en el mercado Coca-Cola Polar?

La embotelladora lleva 40 años entregando felicidad a la comunidad.

10. Indique algunas obras realizadas por la empresa.

Algunas obras realizadas en los últimos años son apoyo a la educación y

tecnología con donaciones a colegios a través del Proyecto Tavec
“Tecnología Avanzada en Educación Científica”.

Además, ha realizado obras como recuperación de áreas verdes en

distintos lugares de Coquimbo y La Serena, y apoyo a la Fundación Las
Rosas.
11. Señale cuáles son sus competidores en el rubro general y específico.

El principal competidor en el mercado de las bebidas gaseosas es CCU, en

los jugos con la marca Watt’s, en las aguas con Cachantún y en los
productos revitalizantes Gatorade.

12. ¿Conocen realmente cómo se ven con respecto a la competencia?

Coca-Cola es una marca sólida en el mercado, en el área de bebidas

chispeantes, ya que tiene un posicionamiento del 75% según el último
estudio de Offshare Market.

13. ¿Existe coordinación entre las distintas áreas para la realización del
trabajo?

Existe una gran coordinación entre todos los departamentos y áreas de

trabajo, ya que para realizar un trabajo es necesario que todos estén
conjuntamente organizados de manera tal que exista sinergia.
14. ¿De acuerdo al organigrama antes realizado, según sus
conocimientos cual es el área que demuestra más problemas?

El área mas problemática es la Bodega General, ya que es complejo llevar

el control de las entradas y salidas de los materiales por el gran volumen
que se mueve diariamente.

15. ¿Cuántas personas trabajan en esa área?

En total son 7 trabajadores, distribuidos en Jefe de Bodega, Asistente de

Bodega, y Bodegueros que se desempeñan por turnos.

16. ¿Existen procedimientos aplicados al control de movimientos de la

bodega?

Sí existe, el cual se da a conocer a los empleados de la empresa,

especialmente a los encargados del área de bodega.
17. ¿Tiene conocimiento del procedimiento aplicado para la entrada y
salida de los materiales en la bodega?

Las recepciones o entradas se registran de acuerdo a los datos que se

mencionen en las guías o facturas recibidas, mientras que los consumos o
salidas con vale de consumo que entrega cada área solicitante.

18. ¿Todo material que se recibe con guía o factura se registra?

No, sólo aquellos que cuenten con una orden de compra emitida por el área
de adquisiciones, de lo contrario estos materiales quedan en una bodega
especial como materiales en tránsito.

19. ¿Esos materiales en tránsito se ingresan en algún momento, qué

ocurre con ellos?

Se ingresan al momento de recibir copia de la orden de compra respectiva,

de lo contrario se mantienen en la bodega de tránsito.
20. ¿El vale de consumo es un documento interno?

Sí, es un documento que se utiliza como pedido interno de cada área y es

el único instrumento con el cual se respalda la salida de bodega, aunque
los envíos a otras plantas pueden ser registradas con las guías de
despacho que se emitan.

21. ¿Quién emite las guías de despacho?

Los bodegueros son los responsables de emitir los documentos.

22. ¿Quién realiza y mantiene el registro de las recepciones y consumos?

¿Quién la valida?

El asistente de bodega es quien debe realizar y mantener los registros

diariamente y estos son validados por la jefatura de bodega.

23. ¿Se realizan inventarios? ¿Cuál es la frecuencia con la que se

realizan?

Si, y de acuerdo al procedimiento estos se deben realizar a fines de mes.

24. ¿Quién realiza el inventario?

El inventario lo realiza personal de bodega en conjunto con personal del

área contable.

25. ¿Cómo se realiza el inventario? ¿Qué registros se mantienen?

El inventario se realiza separando los materiales por categorías como

Materias Primas, Suministros o Repuestos, el registro es mediante una
base de datos en excel la cual se envía al área contable para su validación.
Durante el periodo que dura el inventario no se generan ingresos o salidas
al sistema para no alterar los saldos a validar.

26. ¿Qué validación realiza el área contable?

Revisan el stock físico versus el registro en los auxiliares, además, el valor

que presenta contablemente.

27. ¿Qué ocurre con los materiales que se recepcionan durante el periodo
de inventario?

Estos se mantienen en la bodega de tránsito, y una vez finalizado el

inventario se procede a realizar su revisión y registro de ingreso
correspondiente al sistema.
28. ¿Cuál es el periodo en el cual se hace más complejo realizar el
inventario?

Los meses de temporada alta, entre Septiembre y Febrero, la rotación de

los materiales es alta y de difícil control, ya que algunas veces se deben
realizar recepciones y entregas al mismo tiempo por la alta producción, y
esto complica generar los registros a tiempo.

29. ¿Se emite algún informe final del inventario?

No está definido por procedimiento la entrega de un reporte oficial, sin

embargo, quedan los registros del inventario que se entregan al área
contable como respaldo.

30. ¿En que momento se da por terminado el inventario?

Una vez que el área contable valida la información proporcionada por

bodega.
 ANALISIS DE LA ENTREVISTA

En la entrevista que hemos tenido con el responsable del área de Supply Chain,
se ha logrado conocer el funcionamiento a nivel global de la Bodega General de la
Compañía Embotelladora Coca Cola Polar Coquimbo, identificando los procesos
mas complejos de la operación, siendo este, el control interno.

Se menciona la existencia de una bodega de materiales en tránsito, la cual se

entiende es para el manejo de materiales que necesitan una validación antes de
su ingreso, sin embargo, no está claro que ocurre con los materiales que no
cuentan con una orden de compra y cual es el destino final de estos.

Están definidos los roles dentro del área, no obstante, el personal externo que
realiza la toma de inventario es la misma que valida la información contablemente.

Se nos señala que no existe un reporte final del inventario, y que los únicos
registros son los informes que se entregan al área contable, por lo que deja entre
ver que no se sabe si existieron diferencias entre el conteo físico y el stock
registrado en el sistema.

De acuerdo a este análisis nuestro objetivo de Auditoria estará enfocado al

proceso de control de recepción, consumos y toma de inventario de los materiales.

Con esto nos enfocaremos a conocer en profundidad los procedimientos de

control interno para así poder emitir una opinión.
 OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA

Evaluar la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de

Empresa Coca Cola Polar S.A., Planta Coquimbo.

CRITERIOS DE EVALUACION FUENTE

Almacenamiento de materiales e insumos

a) Se deben almacenar por separado a) Norma Chilena 2120.Of 1998

los productos corrosivos, Almacenaje Sustancias Peligrosas
combustibles y/o químicos www.paritarios.cl
peligrosos.
b) Condiciones de Almacenamiento
Sustancias Peligrosas
www.e-seia.cl

b) Los materiales e insumos que se a) Norma Chilena de Diseño

almacenen en altura, no deben sobre Estructural 427-cR76
pasar el peso máximo que permiten b) Norma Antisísmica 2369-Of2003
las estructuras, según certificación. c) Certificación Cesmec SGA-19986
del 26.09.2000.
 CRITERIOS DE EVALUACION FUENTE

Recepción de materiales e insumos

a) Se deberá registrar en el sistema de a) Manual de procedimientos para el

inventarios todas las materias control de inventario
primas, insumos o materiales que Embotelladora Coca-Cola Polar
ingresen a esta, provenientes de S.A.
proveedores o devoluciones de las
distintas áreas solicitantes.

b) Todos los ingresos deberán estar a) Manual de procedimientos para el

respaldado con las facturas, guías de control de inventario
despacho y ordenes de entrada Embotelladora Coca-Cola Polar
correspondientes. S.A.

c) La devolución a los proveedores de a) Manual de procedimientos para el

artículos dañados o en mal estado se control de inventario
debe realizar a más tardar dos días Embotelladora Coca-Cola Polar
hábiles posteriores a la recepción. S.A.
 CRITERIOS DE EVALUACION FUENTE

Toma de Inventario

a) Se debe realizar inventario físico c) Manual de procedimientos para el

general cada dos meses. control de inventario Embotelladora
Coca-Cola Polar S.A.

b) La bodega debe tener actualizado a) Manual de procedimientos para el

el sistema de inventario a la fecha control de inventario Embotelladora
de cierre de movimientos, para ser Coca-Cola Polar S.A.
comprobados con el resultado de
los conteos de existencia física.
 PROGRAMA DE AUDITORIA

Programa de auditoria para establecer la eficiencia en el registro de las

recepciones de materiales e insumos durante el primer semestre del 2011.

 Examinar las facturas o guías de despacho archivadas como respaldo de

las recepciones generadas.

 Verificar el ingreso al sistema de los materiales detallados en las facturas

o guías de despacho que respaldan las recepciones y que estos sean
parte del inventario.

 Identificar los materiales que se encuentran en calidad de productos en

tránsito, de acuerdo a las facturas o guías de despacho que no se han
registrado en el sistema.

Programa de auditoria para analizar la eficacia en la toma de inventario

durante el año 2011.

 Confirmar que la de ejecución de toma de inventario se haya realizado de

acuerdo a lo establecido en el procedimiento.

 Comparar los registros generados en la toma de inventario y los saldos

registrados en el sistema en cada periodo.
 Llaiquen y Asociados Auditores Consultores

La Serena, 08 de Noviembre de 2011.

Señor
Marcelo Olivares C.
Gerente Área de Logística y Abastecimiento
Embotelladora Coca Cola Polar S.A
Coquimbo

Estimado

Mediante la presente hacemos llegar a vuestra empresa el programa de auditoria

que tiene como objetivo Evaluar la eficacia del sistema de toma de inventario de
bodega general de Empresa Coca Cola Polar S.A., Planta Coquimbo.

La auditoría incluye la evaluación de la eficiencia y cumplimiento del procedimiento

de control de los materiales e insumos, desde el proceso de recepción y registro, y
la toma de inventario.

Para la revisión se considerará información correspondiente a los meses Febrero,

Abril y Junio del presente año, con el fin de emitir una opinión respecto al
cumplimiento de mencionada materia.

Esta auditoria tiene como fin revisar los ingresos que se han digitado mediante los
Partes de Entradas (recepción de sistema), al sistema contable y así determinar
la veracidad mediante un inventario.

Los tiempos de ejecución del proceso de auditoria será el siguiente:

Inicio Auditoria (Planta) : 5 de Noviembre de 2011.
Termino Auditoria : 29 de Noviembre de 2011.
Entrega del Informe de Auditoría : 15 de Diciembre de 2011.

Los honorarios de la auditoria corresponderán a 2.5UF por hora, los cuales

cubrirán el tiempo de trabajo del personal y los gastos directos de ejecución.
Así mismo, debido al carácter dinámico del proceso de auditoría, resulta imposible
incluir en esta carta de requerimientos todos los antecedentes necesarios para
llevar a cabo nuestro trabajo. Por lo cual requerimos, de acuerdo a las
circunstancias, antecedentes adicionales, los cuales serán solicitados con la
anticipación que sea posible.

Desde ya agradecemos vuestra gentileza para ayudarnos a obtener esta

información para la fecha de inicio.

Quedamos a su disposición para aclarar y/o comentar el contenido de la presente.

Sin otro particular, saludamos muy atentamente a usted,

Daniel Díaz G. Juan Severino A.

Auditor Senior Auditor Senior

Katherine Llaiquen A.
Jefe Auditor
 Llaiquen y Asociados Auditores Consultores

La Serena, 13 de Diciembre de 2011.

Señor
Marcelo Olivares C.
Gerente Área de Logística y Abastecimiento
Embotelladora Coca Cola Polar S.A
Coquimbo

De nuestra consideración

Hacemos llegar a usted, Informe de Auditoría de

Gestión, por la evaluación de la eficacia del sistema de toma de inventario de
bodega general de Empresa Coca Cola Polar S.A., Planta Coquimbo.

Ha sido muy grato para nosotros trabajar en este

informe y le agradecemos la disposición y buena acogida, por parte de usted y los
funcionarios del área.

Cualquier consulta le rogaría hacerla llegar por escrito

al mail Llaiquen.aac@gmail.com, ó telefónicamente al 51-203534 ó al 07-6838284.

Quedando a su disposición, se despide cordialmente

Daniel Díaz G. Juan Severino A.

Auditor Senior Auditor Senior

Katherine Llaiquen A.
Jefe Auditor
 ANTECEDENTES GENERALES

Embotelladoras Coca-Cola Polar S.A., es una sociedad anónima abierta, su caza

matriz se encuentra ubicada en Avda. Nueva Tajamar N° 408 Piso 2, Torre Sur
World Trade Center, Las Condes.

Su representante legal es Sr. Javier Rodas F., rut 7.424.653-2.

Coca-Cola Polar es propietaria de embotelladoras franquiciaras de The Coca-Cola

Company en territorios de Chile, Argentina y Paraguay, cuyas actividades son:

 La producción, envase y comercialización de bebidas analcohólicas y

cervezas, el aprovechamiento de sus subproductos.

 La importación y exportación de tales artículos.

 La inversión por cuenta propia o ajena en toda clase de bienes

corporales o incorporales, muebles o inmuebles, valores, acciones y
efectos de comercio.

Cada territorio tiene un contrato de franquicia con The Coca-Cola Company

separado e independiente, que contempla la exclusividad de fabricación y
distribución de los productos de la marca, por períodos quinquenales renovables.

Coca-Cola Polar opera franquicias de Coca-Cola en Chile directamente en II, III,

IV, XI y XII regiones de Chile, alcanzando 1.600.000 habitantes (Censo 2002).
 OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA

De acuerdo a lo encomendado por el mandante el objetivo que se desarrolló en

esta revisión es la siguiente:

Evaluar la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de

Empresa Coca Cola Polar S.A., Planta Coquimbo.

ALCANCE Y LIMITACIONES

El alcance de ésta auditoría tiene como fin revisar los ingresos que se han digitado
mediante los Partes de Entradas (recepción de sistema), al sistema contable y así
determinar la veracidad de los saldos mediante un inventario, en los periodos de
Febrero, Abril y Junio del presente año.

Fue puesta a nuestra disposición casi la totalidad de la documentación solicitada

que se hizo llegar a los ejecutores vía correo electrónico o en forma manual. Por
otra parte, se logró acceder a todas las dependencia de la planta de Coquimbo y
entrevistar a todas las personas que se requirieron.

Las limitaciones de la auditoría estuvieron dadas por la restricción en el acceso al

sistema informático para una revisión más completa del proceso.
 METODOLOGÍA

Para la obtención de la información fue necesario aplicar entrevistas, revisar

documentación y solicitar informes al Jefe de Bodega Sr. Darío Rojas. A
continuación explicamos en detalle cuáles fueron los procedimientos utilizados
para la revisión del sistema de toma de inventario.

Algunas consideraciones metodológicas de las entrevistas:

1. Se entrevistaron a diversos funcionarios, para obtener conocimiento acerca

del funcionamiento de la bodega general y los procedimientos que se
aplican. Estos fueron la señorita Jocelyn Salas, los señores Leonardo
Araya, Yuri Carrizo y Sergio Castro.

2. Las preguntas fueron del tipo abiertas, en base a una pauta preestablecida
con libre tiempo para expresar las respuestas y aclaraciones.

3. Los respaldos de las entrevistas se encuentran en los papeles de trabajo

 CONCIDERACIONES GENERALES DE CONTROL INTERNO

De acuerdo a las entrevistas realizadas se detectaron las siguientes situaciones:

Fortalezas:
a) Existe una estructura y descripción formal de los cargos y funciones del
personal que se desempeña en la bodega general.

b) El personal conoce el procedimiento aplicado al control y manejo de

materiales y toma de inventarios.

Debilidades:
a) El procedimiento se encuentra actualizado al 30 de Mayo de 2008.

b) El personal de bodega desconoce las Normas Chilenas establecidas

sobre Almacenaje de Sustancias Peligrosas.
 HALLAZGOS

Según el programa de auditoria establecido, se constató que:

1) El Parte de Entrada N° 11328 de fecha 14 de Febrero, se encuentra

respaldado con la guía de despacho N° 1135748 de Inyecal por 24.000
unidades de tapas plásticas 320, sin embargo, en el sistema sólo se
registraron 22.000.

2) El Parte de Entrada N° 14875 por ingreso de 500 sacos de azúcar de

Iansagro, no cuenta con documento de respaldo.

3) La Guía de Despacho N° 18456743 emitida por devolución de 125.000

Etiquetas Fanta 250cc, el 18 de Marzo a Edelpa S.A., no se encuentra
ingresada en el sistema.

4) Los documentos de recepción generados el día 23 de Abril y que se

encuentran en archivo, se encuentran sin V° B° del Jefe de Bodega.

5) En bodega de tránsito se encontraron materiales los cuales no fueron

justificados, se desconoce su procedencia y fecha de recepción.

6) El informe de inventario realizado en el mes de Junio, arrojó diferencias en

las siguientes materias primas, los cuales no fueron ajustadas al cierre del
periodo:

 32.554 unidades de Preforma Verde 28 grs.

 2.000 unidades de Tapas Plásticas 320

 125.000 unidades de Etiq. Fanta 250cc

 RECOMENDACIONES

De acuerdo a los antecedentes recopilados y analizados en la auditoría realizada,

se recomienda a la administración:

1) Capacitar al personal de bodega sobre control, manejo y almacenaje de

sustancias peligrosas, ya que debido al desconocimiento de las Normas
Chilenas aplicadas a esta operación, existe un riesgo hacia la integridad del
personal y las mismas dependencias ante un siniestro.

2) Realizar un levantamiento de los procesos realizados en bodega general,

con el fin de actualizar el procedimiento actualmente establecido.

3) Realizar la toma de inventario de forma mensual, ya que al existir

diferencias que se ajustan de forma desfasada y que se arrastran por
meses, puede generar error en la toma de decisión respecto a las
necesidades reales para la producción.

4) Realizar inventario de los materiales que se encuentran en la bodega de

tránsito y verificar su procedencia, para proceder a ingresarlos al sistema y
controlar.