¿Qué es una consulta y cómo

utilizarla?
El verdadero poder de una base de datos relacional es la capacidad que tiene
de recuperar y analizar los datos rápidamente mediante la ejecución de una
consulta.

¿Qué son las consultas?

Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más
tablas para conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una consulta
en Access 2010, defines condiciones específicas de búsqueda para encontrar,
exactamente, la información que deseas.
¿Cómo se utilizan las consultas?
Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que puedes usar para
encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes acceder a información de múltiples
tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en la tabla de clientes para encontrar
la dirección de uno de ellos o un filtro en la tabla vehículos para ver cuál es el carro que
corresponde a determinado cliente. Debes tener en cuenta que una consulta bien
diseñada te puede dar información que no podrías averiguar examinado cada uno de los
registros de la tabla de datos.

Importante...
Cuando se ejecuta una consulta, los resultados se presentan en una tabla. Pero cuando la
estás diseñando, te aparecerá la vista Diseño de consulta. Allí, podrás hacer toda la
configuración de datos para tus búsquedas.

Conozcamos la vista Diseño de consuta

Vistas de consulta
Haz clic en el botón Ver para que puedas acceder a la lista desplegable que te mostrará
las diferentes opciones de vista para las consultas.

Por ejemplo, la vista Hoja de datos, te permitirá ver los resultados de tu consulta en
forma de tabla o la Vista Diseño, te permitirá modificar o configurar la consulta.
Botón ejecutar consulta
Después de diseñar la consulta, haz clic en el botón Ejecutar para que puedas ver los
resultados de tu búsqueda en una tabla.
Panel de relación de objeto
Todas las tablas que decidas incluir en una consulta aparecerán como pequeñas ventanas
en la parte superior de la pantalla, este espacio es conocido con el nombre de Panel de
relación de objeto. Cada ventana contiene una lista con el nombre de todos los campos
disponibles en tabla que seleccionaste.

Tabla para criterios de búsqueda

En esta tabla podrás escribir los criterios que tendrá tu búsqueda. Verás que en la
primera fila de esta tabla encontrarás el nombre de los campos que serán incluidos en
la consulta. También podrás ver a que tabla pertenece cada campo y ordenar la forma
como quieres que aparezcan los resultados de lo que estás buscando.

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Diseñar consultas simples de una única

tabla
Vamos a familiarizarnos con el procedimiento que debes seguir para
realizar el diseño de consultas. Primero, vamos a empezar diseñando
una consulta simple de una única tabla.
Imaginemos que vas a poner en promoción varios de los servicios que ofreces en tu
taller, pero solo quieres enviar un correo con esta información a las personas que viven
en Houston, ya que son los que te visitan más seguido. Lo que quiere decir, que
necesitas ver una lista solo con los clientes que viven en esta ciudad.

Si piensas que esto solo es la aplicación de un filtro, tienes toda la razón. Una
consulta de una única tabla es solo un filtro avanzado aplicado a una tabla.
Veamos qué debes hacer para diseñar uno.

Pasos para crear una consulta simple de una única tabla

Paso 1:
Selecciona la pestaña Crear que se encuentra en la parte superior de la Cinta de
opciones y haz clic en el comando Diseño de consulta.
Paso 2:
Access abrirá la vista Diseño de consulta. Verás que en la pantalla aparecerá el cuadro
de diálogo Mostrar tabla. Allí, verás una lista con el nombre de cada una de las tablas
de tu base de datos. Selecciona la tabla en la que deseas ejecutar la consulta y, luego,
haz clic en el botón Agregar.
Paso 3:
La tabla seleccionada aparecerá como una pequeña ventana en el panel de relación de
objeto. Allí, verás una lista con los nombres de los campos de la tabla. Haz doble clic
sobre los campos que consideres que van a arrojar los datos que deseas que aparezcan
en los resultados de la consulta. En este ejemplo, vamos a informar sobre la
promoción a personas que viven en Houston. Por ello, vamos a incluir los campos:
Nombres, Apellidos, Mail, Ciudad y Código Zip.

Paso 4:
Establece los criterios de búsqueda. Para ello, haz clic en la
fila Criterios del campoque deseas filtrar. Al escribir los criterios en más de un campo,
los resultados de la consulta serán los datos que cumplen con los criterios fijados por ti.
Debes tener en cuenta que a la hora de escibrir los criterios, estos deben ir entre
comillas como por ejemplo "Houston"

Paso 5:
Después de haber establecido los criterios de tu búsqueda, haz clic en el
botón Ejecutar que se encuentra en la Cinta de opciones.

Paso 6:
Los resultados de la consulta se mostrará en la vista Hoja de datos, que es parecida a
una tabla. Si deseas guardar esta consulta, haz clic en el comando Guardar que se
encuentra en la Barra de herramientas de acceso rápido, cámbiale el nombre y haz
clic en el botón Aceptar.