CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO AREA DE ABASTECIMIENTO

Entidad: ...............................................................................................................
Periodo Evaluado: Del.....................................al...................................................
Fecha de Evaluación: .........................................................................................
Fecha de Evaluación: ........................................................................................

PREGUNTAS SI NO N/A OBS.

1 Cuenta el Área de Abastecimientos con:

a.Organigrama Funcional.
b.Manual de Organización y Funciones (MOF).
c. Manual de Funciones
d.Plan operativo.
e.Catálogo de bienes.
2 ¿Se encuentran el Área de Abastecimientos y SS.AA. implementada
de personal idóneo y suficiente?
3 El proceso de administración de Abastecimientos se efectúa a través
de las fases de:
a. Programación
b. Adquisición.
c. Almacenamiento
d. Distribución
e. Información estadística contable
4 De no efectuarse una o más de las fases señaladas en la pregunta
anterior ¿cuál es el procedimiento sustitutorio aplicado?
5 La programación de abastecimiento cuenta con :
a. Cuadro anual de necesidades
b. Presupuesto valorado de bienes y servicios
c. Plan de obtención de bienes y servicios
d. Cuadro de adquisición
e. Cuadros suministros
6. La adquisición cuenta con :
a. Reglamento de adquisición
b. Registro de proveedores
c. Solicitud de cotización
d. Cuadros comparativos
e. Orden de compra o de servicio
f. Nota de entrada a almacé.
7 ¿.Se tiene catalogo o relaciones por los artículos que normalmente
requiere la entidad?
8. ¿Se efectúan licitaciones Publicas, Concurso Publico de precios o
Adquisición directa según sea el caso para la adquisición, de acuerdo
a la Ley de Contrataciones y adquisiciones del estado y su
reglamento?
9. ¿Se hacen por escrito todas las características de compra? Las copias
se distribuyen apropiadamente para su control, a las siguientes áreas:
a. Contabilidad
b. Almacén
c. Compras
10. ¿Está prohibido efectuar cotizaciones y/o pedidos por teléfono?
11. ¿Se incluye en las ordenes de compra los detalles siguientes:
- Precio
-Cantidad
- Calidad
- Condiciones de compra (Fecha de entrega, Forma de pago, etc)
12. ¿Son prenumerados por anticipado los documentos fuentes de
Abastecimiento? (PeCoSaS, Ordenes de Compra, Nota de entrada,
etc)
13. Se archiva numéricamente las ordenes de compra en:
- ¿Departamento de Contabilidad?
- ¿Departamento de abastecimientos?
14. ¿Las compras se efectúan previa constancia de almacén de la no
existencia de stock?
15. ¿Se mantiene en el almacén un stock mínimo de existencias?
16. ¿Existe un comité de Adquisiciones o de Compras para las
adquisiciones sujetas a licitaciones publicas y concurso publico de
precios? ¿Tiene libro de actas?
17. ¿Las autoridades o funcionarios de la entidad que no integran el
comité de adquisiciones tiene alguna injerencia en las decisiones
del mismo?
18. ¿las órdenes de compra son autorizadas por los funcionarios
competentes?
19. ¿Se omite las cantidades en la copia de la orden de compra que se
remite a la unidad de almacén con el fin de asegurar que se haga
un recuento efectivo de las cantidades recibidas?
20. ¿Se revisa periódicamente si los precios pagados por las mercancías
son superiores a los corrientes de mercado?
21. ¿Está prohibido al almacenero atender los pedidos verbales con
cargo a regularizar posteriormente dichas operaciones?
22. ¿Están prenumeradas las notas de entrada de almacén?
23. ¿ Se han establecido procedimientos de inspección para comprobar
las especificaciones de las adquisiciones ingresadas al almacén?
- Se pesa.
- Se mide.
- Se revisa.
24. ¿Tiene la persona a cargo del almacén conocimiento y/o experiencia
sobre el proceso de almacenamiento?
25. ¿Está prohibido el ingreso al almacén de personas ajenas al mismo?
26. ¿La recepción de bienes las efectúa solamente el personal
autorizado?
27. ¿Son firmadas las requisiciones (PECOSAS) atendidas por el que
recibe las mercaderías o materiales?
28. ¿Existe un adecuado control para las existencias devueltas?
29. Son independientes entre si las funciones de :
- Almacén
- Registro de Inventarios Permanente.
30. ¿Ingresan al almacén todas las adquisiciones efectuadas por el comité
de Adquisiciones?
- ¿Ingresan y se registran en el almacén todas las adquisiciones
efectuadas mediante adjudicación directa?
- Ingresan y se registran en el almacén todos los bienes que llegan a
la entidad bajo las condiciones de:
Transferencias
Donaciones
Consignaciones
Deposito
Otras modalidades
31. ¿Los bienes existentes en el almacén.
- ¿Están protegidos adecuadamente?
- ¿Su ubicación es rápida?
- ¿Están clasificados adecuadamente?
- ¿Tienen un control visible?
- ¿El acceso a ellos es fácil?
32. ¿Recibe el departamento de Compras una copia de las notas de
Entrada al almacén?
33. ¿Son adecuadas las instalaciones para la conservación y
mantenimiento de los bienes muebles?
34. La salida de bienes del almacén se hacen mediante:
 - Pedido de entrega comprobante de Salida (PECOSA)
- Notas de salidas
- Otros documentos
- Reúne los requisitos establecidos.
35. ¿la entidad mantiene bienes de su propiedad en el almacén de
terceros ¿Qué medidas de control se ha previsto sobre ello?
36. ¿Los repuestos para vehículos son adquiridos por personal
adecuadamente, calificada perteneciente a la unidad responsable de
las adquisiciones?
37. ¿Son oportunas las reparaciones y mantenimiento de vehículos,
maquinarias y equipos?
38. ¿Los repuestos para vehículos se almacenan juntamente con los
demás bienes?
De no ser así:
- ¿Existe un almacén especial para repuestos?
- ¿Esta bajo control del Jefe de Almacén General?
- ¿Su movimiento se hace mediante PECOSAS y notas de salida?
39. ¿El movimiento diario de almacén se informa a cabalidad mediante un
formato adecuado, reportes de ingreso y salida de almacén?
-¿Se remite a contabilidad cuadros mensuales del movimiento de
almacén, tanto de ingresos como de salidas?
-¿Se concilia mensualmente el movimiento de almacén con los libros e
intervención del personal de contabilidad?
40. Son controlados las existencias mediante inventarios físicos, por lo
menos una vez al año.
- Las existencias del almacén
- Los bienes que conforman el Activo Fijo
41. Con que frecuencia se efectúan inventarios físicos generales de los
bienes en uso
- Semestral
- Anual
- Bienal.
-Otros.
42 Requieren los siguientes procedimientos para la toma de inventarios
- Instrucciones por escrito.
- Utilización de hojas de control prenumeradas
- Identificación de los bienes anticuados y dañados
-Separación de los bienes mantenidos en consignación y otras partidas
propiedad de terceros.
- Verificación independiente de precios multiplicación y sumas
43. Los registros de Inventarios Permanentes indican:
- Ubicación de material.
- Máximo y mínimo requerido.
44. ¿Existen separación de funciones entre las personas encargadas de
la recepción, custodia y registro de los bienes en almacén?
45. ¿Se mantienen los materiales y accesorios de todo tipo en almacenes
centrales, bajo la custodia de almaceneros?
46. ¿La guía de ingreso a almacén tiene ficha, firma y sello de recepción?
Indica nombre y cargo de la persona responsable?
47. ¿Son imputables las adquisiciones oportunamente en el documento
original?
48. ¿Se lleva un control visible (BIng Card) por artículo en el almacén?
49. ¿Esta codificados los bienes almacenados?
50. ¿Tiene fianza actualizada el jefe de almacén? ¿Cuál es la naturaleza y
el monto de la misma?
51. ¿Son adecuadas las instalaciones para la conservación de los bienes
y materiales almacenados?
52. ¿Existen medidas preventivas de seguridad del local, contra incendio
y robo?
53. ¿Se mantiene una cuenta de control en el Mayor General para cada
 rubro del inventario físico?
54. ¿Son llevados los registros de Inventarios Permanente valorizados por
empleados independientes de los encargos de los almacenes?
55. El empleado que lleva los registros de inventarios permanentes tiene
prohibido el accedo a las unidades de:
- Compras
- Recepción
- Almacén
- Expedición
56. ¿Se investigan y establecen responsabilidad por las diferencias
significativas?
57. ¿Se toman periódicamente con participación del órgano de control
interno, inventarios físicos del Activo Fijo, comparando el mismo con
la relación detallada?
58. ¿Se indica en la relación detallada de inventarios la ubicación física
por oficina o departamentos de los muebles, enseres y equipos?
59. ¿Es consistente el método de valuación de inventarios, con el utilizado
el año anterior?
60. ¿Se ha divulgado los impedimentos y limitaciones, así como
prioridades para la aplicación de criterios de autoridad?
61. ¿Es el área patrimonial el encargado de la verificación de la custodia
de todo el activo de la entidad?
62. ¿Todos los bienes inmuebles, terrenos, edificios, están registrados en
el libro de Inventarios y Balances?
63. ¿Se registran dentro de los 30 días siguientes a su adquisición o baja
en la Dirección General de Bienes Nacionales, todos los bienes de
capital y/o consumo duradero?
64. ¿Todos los bienes inmuebles, están a nombre de la entidad?
65. ¿Están inscritos en el Registro de propiedad Inmuebles todos los
bienes inmuebles de la entidad?
66. ¿La entidad dispone de un margesí de bienes?
- ¿Esta actualizada?
- ¿A que fecha?
67. ¿Se reciben mediante Actas los Activos Fijos donados o transferidos y
se emite la resolución del titular?
¿Es simultánea la confección del Acta con la Recepción?
68. ¿Están debidamente identificados mediante código los activos fijos de
la entidad?¿Figura ésta en la identificación de la relación detallada?
69 ¿Existe un control de los bienes entregados al personal para su uso,
con cargo a devolución?
70. ¿Cada bien del Activo Fijo cuenta con su respectiva tarjeta de registro
y control de incidencias, tales como cambios con su valor, ubicación y
otras?
71. ¿Se hacen contrataciones periódicamente de la existencia de los
bienes en uso de la entidad?
72. ¿Se revalúan los activos fijos, que se encuentran totalmente
depreciados y que aun tengan periodo de vida?
73. ¿Se deprecian los bienes de Activo Fijo de conformidad con la
directiva?
74. ¿Existe una póliza de seguros vigentes, contra todo riesgo, a favor de
la entidad, que cubra los bienes y existencias del almacén?
75. ¿Existe autorización escrita para el arrendamiento del Activo Fijo
(vehiculo, maquinaria pesada, etc.)
76. ¿Se informa mensualmente a contabilidad sobre los Activos Fijos
arrendados, indicando los pormenores correspondientes?
77. ¿Se usa el sistema de órdenes de servicio para las principales
reparaciones de los bienes mensuales?
78. ¿Existe algún medio de información de los bienes sin uso, por
verificaciones realizadas, con la finalidad de recuperarlos?
79. ¿Existe en la entidad una política por escrito referente a las altas y
 bajas del activo fijo?
80. ¿Existe comité de bajas, para los bienes de la entidad?
81. En caso contrario, quien aprueba las bajas:
- El Director General de Administración
- El Contador General
- El Director de Abastecimiento
- El Tesorero
82. Los activos fijos dados de baja o en desuso son entregados al
almacén para su custodia hasta su remate, destrucción, incineración,
etc.
83. ¿Son enajenados mediante subastas públicas?
84. ¿Están registradas a nombre de la entidad (Tarjetas de Propiedad)
todos los vehículos de su propiedad?
85. ¿Todos los vehículos de la “Entidad tienen distintivo oficial”?
86. ¿Todos los vehículos, Equipos y Maquinas, etc, tiene su tarjeta o
registro de control de mantenimiento, consumo y servicio?
87. ¿Existe un registro o cuaderno de control diario del movimiento de
vehículos?
88. ¿Tiene la entidad un taller de reparación para sus vehículos?
89. ¿ El servicio de mantenimiento o reparación de vehiculo se efectúa en
los talleres de entidad?
90. ¿El control de consumo de combustible de los vehículos de la entidad
se efectúa con vales de autorizados por autoridad competente?
91. ¿Cuenta la entidad con una unidad de compras responsable de la
adquisición de todos los materiales, accesorios y equipo?
92. ¿Se hace en base a un cuadro anual de necesidades las compras que
efectúan la entidad?
93. ¿Se hacen las compras basándose en solicitudes firmadas por
personas autorizadas?
94. ¿Se mantiene actualizado el registro de proveedores y de precios en
relación con compras frecuentes?
95. ¿Se suministra a la unidad de recepción copias de todas las órdenes
de compra?
96. ¿Se ejecuta la función de recepción de materiales por personas
independientes de la unidad de compras?
97. ¿Son las adquisiciones, contadas e inspeccionadas a su recepción?
98. ¿Se han establecido procedimientos de inspección para comprobar
las especificaciones y la calidad de las adquisiciones recibidas?
99. ¿Prepara la unidad reporte de informes de recepción por las
adquisiciones que recibe?
100. ¿Envía la unidad reporte de informes de recepción al departamento
de contabilidad, para utilizarse en la verificación de las facturas y su
debido registro?
101. ¿Están enumeradas previamente los informes de recepción?
102.¿Son perforados o selladas las facturas y documentación
comprobatoria, al comprobarse se pago, en forma tal que evite la
posibilidad de una segunda presentación?
103 ¿Revisa periódicamente el Departamento de Contabilidad o el auditor
interno, los precios pagados por las mercancías para ver si esos
precios no son superiores a los corrientes del mercado?
104 ¿Tiene la persona a cargo del almacén conocimiento y/o experiencia
sobre el proceso de almacenamiento?
105 ¿Se efectúan periódicamente recuentos físicos de las existencias en
almacenes?
106 ¿Todas las salidas de Almacén están sustentadas por requisitos
autorizadas?
107 ¿Son firmadas las requisiciones atendidas por el que recibe las
existencias o materiales?
108 ¿Existe un reglamento interno de Adquisiciones?
109 ¿Comprende el proceso de abastecimiento las fases siguientes:
 - Programación
- Adquisición u obtención.
- Almacenamiento
- Distribución.