ETAPA 3 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

1.096.202.125 - ANDRES FELIPE RAPALINO

50877144 - GREY PATRICIA GÓMEZ.
YENNY RIVERA GALLO

GRUPO 102030A_471

TUTOR
Dr. HECTOR FABIO RODRIGUEZ

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD

ADMINISTRACION DE EMPRESAS
ORGANIZACIÓN Y METODOS
MAYO 2018
 Objetivos

Objetivo General

Identificar y conceptualizar la temática relacionada con la unidad 2 Métodos del trabajo y mejoramiento

Objetivos Específicos

Presentar el desarrollo de la Técnica 5Ws+H, incluyendo los cuadros con las dos causas criticas
analizadas por cada estudiante.

Presentar el Cuadro Propuesta de Acciones de Mejora realizado por cada estudiante.

Diligenciar el Cuadro Selección de Acciones de Mejora y la respectiva argumentación.

Realizado por cada estudiante.

Presentar el DDT Situación propuesta acorde a lo solicitado, seleccionado entre los presentados por
cada uno de los estudiantes del grupo. (se anuncia que se incluye el archivo Excel)

Registrar las Conclusiones (Una por cada estudiante)

 INTRODUCCIÓN

Hoy en día las empresas hacen frente a la competitividad no solo con otras empresas si no también con
factores internos que dan inestabilidad a su misión, a través de diferentes métodos se pretende dar
cumplimiento a los objetivos de la empresa logrando una organización del grupo empresarial.
La Organización y métodos, (O y M), realiza un análisis de los problemas estructurales y funcionales
de la Administración, teniendo como principal función el aconsejar a los jefes interesados en mejorar la
organización y métodos utilizados en sus servicios.
Este trabajo es la Etapa 3 de organización y método en la cual se analiza la información anteriormente
recolectada de Etapa 2, en primera instancia identifica un “estudio del caso” de un problema cercano a la
realidad con funciones, tareas e inconvenientes en la empresa que requieren una organización mediante
diagrama de distribución de trabajo determinando las tareas que originan en procesos, actividades vagas y
tiempos perdidos, con el fin de estructurar la Matriz resumen de causas y el diagrama de causa efecto que a
su vez son la base para estudiar la matriz de evaluación mediante puntos e identifica las causas críticas.
 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

Técnica 5 Ws+H

Estudiante: GREY PATRICIA GÓMEZ

Cuadro Técnica 5 Ws+H para analizar la causa critica seleccionada # 1

Causa critica seleccionada #1
Tarea relacionada con la causa critica
seleccionada #1
La reunión de los días lunes, miércoles y viernes entre Gerente y
Preventista #2 gasta mucho tiempo (1 hora), e implica la
intervención de dos funcionarios, lo que genera ineficiencia en el
procedimiento.
Tarea 1
El Preventista #2, al inicio de cada día, de acuerdo con la
programación de la recolección (Cuadro 1), se presenta primera
hora en la Distribuidora XYZ, para asistir a la reunión de ventas
que dirige el gerente de la distribuidora (1hora)

What Why Where Who When? How

Que sucede? Por qué ocurre? Dónde Quién Cuándo Cómo ocurre?
ocurre? participa? ocurre?
El Preventista#2 al Porque las reuniones En la elpreventista Los días Antes de iniciar
igual que el Gerente se extienden por una distribuidora #2 y el de la jornada laboral de
pierde mucho tiempo hora . Gerente recolecció recolección de
en reuniones n de pedidos, el preventista
formales. pedidos, #2 se presenta en la
lunes, reunión de ventas.
miércoles
y viernes

Cuadro Técnica 5 Ws+H para analizar la causa critica seleccionada # 2

Causa critica seleccionada #2 El preventista #2 está gastando tiempo regresando a la distribuidora y
esperando al Gerente, además gasta un tiempo también entregándole
dineros y facturas. Lo cual genera una pérdida de 49 minutos y produce
ineficiencia en el procedimiento
Tarea relacionada con la causa critica Tarea 14: Luego de terminar la entrega de todos los pedidos
seleccionada #2 correspondientes a la ruta que se está entregando, el Preventista #2
regresa a la Distribuidora XYZ, espera 15 minutos a que el Gerente se
desocupe, y entrega las copias de las facturas, dineros cobrados y
realiza el archivo de las facturas. (34 minutos).
What Why Where Who When? How
Que sucede? Por qué ocurre? Dónde Quién Cuándo ocurre? Cómo ocurre?
ocurre? participa?
El preventista # 2 Porque el En la El preventista Los días de Cuando el
regresa a la preventista # 2 distribuido # 2. entrega de Preventista # 2
distribuidora luego de debe entregarlas ra. pedidos, es termina la entrega de
entregar todos los facturas y El Gerente decir; los pedidos, regresa a la
pedidos y pierde dineros martes, jueves y distribuidora, pierde
tiempo. cobrados al sábados. un tiempo a que se
Gerente. desocupe el Gerente
y luego procede a
entregarlo propio
Fuente: Garnica S, Luz Stella (2017, Junio)
 Estudiante: Yenny rivera

Cuadro Técnica 5 Ws+H para analizar la causa critica seleccionada # 1

Causa critica seleccionada #1 El no tener un horario habitual de salida, por parte de los
conductores, hace que la tarea 12 de la actividad B, se convierta
en una tarea improductiva.
Tarea relacionada con la causa critica Tarea 12 de la actividad B; El Preventista #1 autoriza al
seleccionada #1 Conductor de la camioneta que puede dar inicio al recorrido de
la ruta, para llevar a cabo la entrega de pedidos. (1 minuto)

What Why Where Who When? How

Que sucede? Por qué ocurre? Dónde ocurre? Quién Cuándo Cómo ocurre?
participa? ocurre?
El preventista #1 -los conductores no Zona de El preventista Al iniciar la Se autoriza la
es el encargado de cuentan con un despachos #1 y ruta de salida al
autorizar al horario habitual de conductor de distribución conductor
conductor de la salida la camioneta de pedidos
camioneta, la -la falta de
orden de salida dispositivos de
comunicación(radio,
celular, teléfono, etc)
-deficiencias en la
logística

Cuadro Técnica 5 Ws+H para analizar la causa critica seleccionada # 2

Causa critica seleccionada #2 En la tarea 2 del cuadro A, el preventista #1registra

manualmente los pedidos en un talonario, lo que repercute en la
tarea 3 de que estos sean dictados al almacenista #1 implicando
una hora de trabajo.
Tarea relacionada con la causa critica Tarea 2 de la actividad A:
seleccionada #2 El Preventista #1 recorre su ruta (de acuerdo con la
programación – Cuadro 1) visitando a los clientes y registrando
manualmente los pedidos en el talonario de orden de pedidos (7
horas)
What Why Where Who When? How
Que sucede? Por qué ocurre? Dónde Quién Cuándo Cómo ocurre?
ocurre? participa? ocurre?
En la visita de -no cuentan con Durante la Preventista En Se registran los
clientes, los DMC(dispositivos ruta de #1 ejercicio pedidos
pedidos se ordenan móviles de captura recolección de la ruta manualmente.
en talonarios de información) de pedidos
-no implementan
recursos virtuales
para ordenar vía
online
-la empresa carece
de recursos
Propuesta de Acciones de Mejora

GREY PATRICIA GÓMEZ.

Tarea Causa Critica Propuesta de Acción

de mejora para
cada “causa critica
seleccionada”

Tarea 1: “causa critica seleccionada # 1”

El Preventista #2, al inicio de cada La reunión de los días lunes, miércoles y Se recomienda integrar esta
día, de acuerdo con la programación viernes entre Gerente y Preventista #2 tarea con la tarea14, de modo
de la recolección (Cuadro 1), se gasta mucho tiempo (1 hora), e implica la que pueda reducir el tiempo de
presenta a primera hora en la intervención de dos funcionarios, lo que reuniones, o bien reducir el
Distribuidora XYZ, para asistir a la genera ineficiencia en el procedimiento. tiempo de reunión a 30
reunión de ventas que dirige el minutos. Se recomienda
gerente de la distribuidora (1 hora) implementar el
teletrabajo en la distribuidora

“causa critica seleccionada # 2”

Tarea 2: Luego determinar la El preventista # 2 está gastando tiempo Se recomienda contratar un

entrega de todos los pedidos
correspondientes a la ruta que se
está entregando(ver Cuadro 2), el
Preventista #2 regresa a la
Distribuidora XYZ, espera15 minutos
a que el Gerente se desocupe, y
entrega las copias de las facturas,
dineros cobrados y realiza el archivo
de las facturas. (34 minutos)
regresando a la distribuidora y esperando sistema que integre el proceso
al Gerente, además gasta un tiempo de ventas con La gerencia, es
también entregándole dineros y facturas. decir, emplear como por
Lo cual genera una pérdida de 49 minutos y ejemplo: Hand Help pcque
produce ineficiencia en el procedimiento. refleja las ventas entiempo
real.

Estudiante: Yenny rivera

Cuadro Propuesta de Acciones de Mejora

Tarea Causa Critica Propuesta de Acción de
mejora para cada “causa
critica seleccionada”

Tarea 12 de la actividad Tarea 12 de la actividad B; El Se propone el uso de:

B; El Preventista #1 Preventista #1 autoriza al Conductor de
autoriza al Conductor la camioneta que puede dar inicio al -RadioTelefono
 de la camioneta que recorrido de la ruta, para llevar a cabo la
puede dar inicio al entrega de pedidos. (1 minuto) -Radio portátil
recorrido de la ruta,
para llevar a cabo la -Alarmas de aviso
entrega de pedidos. (1
minuto)
Tarea 2 de la actividad Tarea 2 de la actividad A: Se propone el uso de:
A: El Preventista #1 recorre su ruta (de
El Preventista #1 acuerdo con la programación – Cuadro -DMC(dispositivos móviles de
recorre su ruta (de 1) visitando a los clientes y registrando captura de informacion)
acuerdo con la manualmente los pedidos en el talonario
programación – Cuadro de orden de pedidos (7 horas) -plataforma virtual para el
1) visitando a los registro de pedidos
clientes y registrando
manualmente los
pedidos en el talonario
de orden de pedidos (7
horas)
Fuente: Garnica S, Luz Stella (2017, Noviembre)

Fuente: Garnica S, Luz Stella (2017, Junio)

 Cuadro de Selección de Acciones de Mejora

Estudiante: GREY PATRICIA GÓMEZ

Cuadro Selección de acciones de mejora propuestas a cada una de las causas críticas
Causa critica
(Registre la causa critica que
obtuvo el mayor puntaje y
sucesivamente en las siguientes
filas)
Causa critica 2
La reunión de los días lunes,
miércoles y viernes entre
Gerente y Preventista # 2 gasta
mucho tiempo (1 hora), e
implica la intervención de dos
funcionarios, lo que genera
ineficiencia en el procedimiento.
Selección de las acciones de Argumenta porque selecciona la
mejora propuestas acción de mejora
(Registre la acción de mejora (Registre la argumentación de
que selecciono) por qué selecciono la acción de
mejora)
Se recomienda integrar esta Porque se estaba implementando
tarea con la tarea 14, de modo el empleo innecesario de dos
que pueda reducir el tiempo de trabajadores para una sola tarea,
reuniones, o bien reducir el
tiempo de reunión a 30 minutos.
Se recomienda implementar el
teletrabajo en la distribuidora.

Causa critica 3
Causa critica 4
Causa critica 5
Causa critica 6
Fuente: Garnica S, Luz Stella (2017, Junio)
 Diagrama Distribución de Tiempo (DDT) Situación Propuesta

Se selecciona uno de los DDT Situación Propuesta presentados por los integrantes del
grupo y se anexa en un archivo Excel.

El DDT de la Situación Propuesta, seleccionado, debe ser el que reúna todas las
condiciones de estructura de actividades secuenciales y de actividades simultáneas y el
tiempo ajustado de acuerdo a la selección de Acciones de Mejora que mejoren tanto
en forma como en tiempo las tareas relacionadas con cada causa critica.

El DDT Situación Propuesta seleccionado se presenta en un archivo Excel que a su vez se

incluye en el archivo comprimido .ZIP

Aclaración: en todo caso cada estudiante debe presentar su DDT situación propuesta ya que lo
necesita para desarrollar la Etapa 4 Informe final del curso
 CONCLUSIONES

Cada estudiante redacta una conclusión de las actividades realizadas en el desarrollo de la Etapa 2
Recopilación de la Información del curso de Organización y Métodos. O y M

GREY PATRICIA GÓMEZ.

Con la elaboración de este trabajo, se presentan las diversas variables que afectan un
procedimiento, por ello es importante identificar las tareas que desde el punto de vista de los
métodos y de los tiempos, no están desarrolladas de la mejor forma o se inviertan tiempos
improductivos.
También permitió conocer las diferentes técnicas, procesos diagramas de métodos y análisis de
procesos, lo que nos lleva a identificar mejoras, para la simplificación de la realización de los
trabajos en una empresa; todo esto para llegar al objetivo principal de una organización, el cual
es que sea rentable utilizando los menores tiempos en elaboración y puesta en mercado un
producto o un servicio.
Nos pudimos dar cuenta de la importancia que tiene un diagrama de distribución de trabajo en
una empresa, que siendo bien aplicado nos llevará a la simplificación de trabajo, reducir horas
y costos en el desarrollo de este.
 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
(Aplicando las normas APA para las referencias)

Listar en este espacio cada una de las referencias de los autores citados en su trabajo.

Ejemplo:
Garnica Luz_2017_Diagrama_Distribución_Trabajo_Ejemplo

Unidad 2. Métodos del trabajo y mejoramiento

Métodos del trabajo y simplificación

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métodos y los tiempos, teoría y práctica (3a. ed.). Madrid, ES: Larousse - Ediciones Pirámide.
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Etapas de medición del trabajo

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descripción y especificación del Puesto de trabajo. Pp. 122 - 123

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