Você está na página 1de 7

Business Service Center – Order To Cash

Latam

Política de Crédito
DEFINIÇÃO

O propósito deste documento é para definir a organização, processos e competências para o gerenciamento do risco
sobre as vendas para clientes da Archroma. Esta politica está fundamentada na política corporativa da Archroma.

Frequência de Atualização

Esta política será revisada e atualizada pelo menos uma vez ao ano pelo Gestor Regional de Crédito e Cobranças e
pelo Gestor do Centro de Serviços e submedida a aprovação do “Regional Council Latam”.

CONCEITO DE CRÉDITO
O conceito de crédito busca o equilíbrio entre liquidez e rentabilidade. Não podemos visar excessivamente à liquidez,
pois deixaremos de aproveitar oportunidades que podem elevar a nossa rentabilidade. Por outro lado, focando
apenas a rentabilidade podemos prejudicar a liquidez, evidentemente temos que buscar o equilíbrio entre as partes,
desde que esteja compatível com nossa política financeira e comercial, buscando assim o equilíbrio para os negócios
da Archroma.

A relação risco/retorno está implícita na concessão de crédito, portanto a otimização dos resultados é decorrente da
adoção de eficientes políticas envolvendo as áreas Comerciais e Business Service Center – Order to Cash associada
às demais políticas da empresa.

PRINCÍPIOS DO GERENCIAMENTO DE CRÉDITO


Segregação de funções

O gerenciamento de crédito é uma função financeira e as análises e determinação de limites de créditos e classes de
riscos são independentes à opinião da área de negócios, porém a área de negócios pode prover informações
relevantes para auxilio da determinação de limite e classes de risco.

Transparência

Todas as decisões tomadas para determinação de classe de risco e limite de crédito devem lógica e financeiramente
justificadas.

Harmonização

Sempre que praticas e justificadas práticas comuns são usadas para harmonizar o “SAP Master Data” e facilitar com
isso o gerenciamento de risco.
Alguns elementos chaves para harmonização são categoria de risco, condição de pagamento e risco país, mas
também procedimentos de contabilizações permitindo um relatório padrão.

RESPONSABILIDADES BÁSICAS PARA CADASTRO E CRÉDITO DE CLIENTES


PREÂMBULO
Todas criações de clientes novos, bem como alterações cadastrais, deverão ser solicitadas através do SAP transação
/CLA/ZZ_LO_MD_CMD - Master Data Workflow, que consiste em agilizar e registrar o fluxo de informações,
fornecendo em uma única etapa todos os dados necessários para a conclusão do processo.
A base de cadastro inclui também a Ficha de Cadastro de Clientes. Havendo necessidade de análise para
concessão de crédito, esta ficha deverá ser utilizada pelo setor comercial com o intuito de fornecer dados e subsídios
ao departamento de crédito, com a finalidade de facilitar e complementar a concessão de crédito.

Os clientes que permanecerem inativos por dois anos ou mais serão apagados do SAP, impossibilitando a reativação
do mesmo código SAP. Para reiniciarmos as negociações, será necessária a criação de um novo código que deverá
ser solicitado através da base de cadastro de clientes.

ATRIBUIÇÕES DAS ÁREAS COMERCIAIS

- Enviar requisição via base de cadastro (Workflow), com a finalidade de cadastrar clientes novos e manter
atualizados os dados cadastrais dos clientes ativos.
- Para concessão de crédito enviar os documentos cadastrais ao Departamento de Crédito (vide item Documentos
Para Estipulação de Limite de Crédito).
Informar ao Departamento de Crédito posições relevantes sobre os clientes, através da Ficha de Cadastro de
Clientes.
- Aprovar limite de crédito conforme tabela de alçadas lll.
- Monitorar alguns dos clientes de sua escolha, quanto a sua performance comercial e hábitos de pagamentos, etc.
- Os Regionais Business Line deverão nomear os usuários responsáveis pela liberação de ordens de vendas, em
casos excepcionais como finais de semana, indicando o respectivo perfil de liberador, conforme tabela I – Vale
ressaltar que o “Customer Service” que necessitar deste procedimento deverá solicitar ao time de BSC – OTC o
encaminhamento da ordem com antecedência de 24 horas contadas a partir do ultimo dia útil compreendendo o
horário comercial. Uma vez que o time de BSC-OTC deverá analisar o cliente em questão e valor do faturamento,
podendo não encaminhar o pedido.

BU Legenda Grupo de responsável


12 Textil M12
13 Papel M13
15 Emulsão M15

Tabela I

ATRIBUIÇÕES DA ÁREA DE CRÉDITO

- Revisar a política de crédito Regional.


- Recomendar ou estabelecer o valor do limite técnico a ser concedido aos clientes nacionais e de exportação
(conforme tabela lI), levando em consideração a análise financeira resultante dos documentos, informações internas
e externas, ou cessão de garantias reais e ferramentas corporativas como “Dash Board e Wirs”.
- Solicitar garantias reais ou não se necessário.
- Revisar os limites de crédito dos clientes sempre que estes estiverem excedidos, quando for identificada a
ocorrência restritiva, ou conforme o item Revisão de Limite de Crédito no mínimo uma vez por ano.
- Analisar e decidir sobre liberações de pedidos bloqueados com limite excedido, categoria de risco N e D.
- Identificar e bloquear clientes cujas características restritivas de comportamento possam acarretar perdas.
- Pesquisar em empresas prestadoras de informações como Serasa, Dun Brandstreet e eventualmente na Internet
prováveis informações que o cliente disponibiliza em seu SITE.
- Fazer as provisões de “Bad Debts”
- Reportar informações dos clientes às áreas de negócios.

ÁREAS DE RISCO DE CRÉDITO


EMPRESAS A SEREM ANALISADAS

Clientes terceiros contendo em seu código SAP 6 dígitos.


Afiliadas < 50 % (Industry Key 000B, 000C, 000D)

RISCO DE CLIENTES e Afiliadas < 50%


Os clientes serão analisados e agrupados pela base do ID fiscal, que incluirá todas filiais do cliente, sendo que o
crédito atribuído será corporativo, ou seja, único para todas as BU’s da Archroma. Este valor será unificado na conta
de crédito.

Os limites de crédito são gerenciados em USD (Dólares Americanos).

Fatores relevantes para análise de crédito:


Pontualidade - A pontualidade do cliente, no cumprimento de suas obrigações, é considerada fator relevante no
conceito de crédito.
Análise da Ficha de Cadastro de Cliente - Contem Informações importantes e parecer do vendedor.
Análise Financeira - Analisar o balanço patrimonial e Demonstrações financeiras.
Análise de Mercado - Avaliar informações externas (concorrentes) e internas (área comercial).
Análise Setorial – Acompanhar os fatores de risco nos seguimentos de atuação.
Política de Crédito - Atender a política de crédito estabelecida.
Visitas – Contribuir para identificar possíveis potenciais ou restrições que em alguns casos não são evidentes.
Risco País – Definido por país com eventos específicos tais como, ações do governo, guerra, revolução civil ou
desastre natural que possam intervir nas contas a receber. A política de risco país está publicada no eCam Seção
4.02.06.”Policy for Country Risk Management”.

DOCUMENTOS PARA ESTIPULAÇÃO DE LIMITE DE CRÉDITO


A área comercial deverá fornecer ao setor de crédito os documentos cadastrais necessários para abertura de cliente
novo e também para a análise, como Contrato Social, Última Alteração Contratual, Balanço Atualizado, Relação de
Faturamento (DECORE – Declaração Contábil de Rendimento), Ficha de cadastro de clientes devidamente
preenchida por Vendas que contribuirá para um consenso de crédito.

Limite de Crédito Técnico

Uma vez feita análise de todos os documentos, consultas internas e externas chega-se ao Limite de Crédito Técnico.

O resultado desta análise é disponibilizado na tela texto do cliente, onde são detalhadas todas as informações e
conclusão final. Estas informações encontram-se na Transação SAP F.35 ou FD33.

As informações são de caráter confidencial e não podem ser transmitidas a terceiros.

O limite técnico será fixado em USD de acordo com a tabela abaixo:

Companhia AC EC RCM
100.00
ARX1 0 350.000 1.250.000
150.00
BRX1 0 500.000 5.115.000
100.00
CLX1 0 350.000 835.000
100.00
COX1 0 350.000 1.080.000
100.00
HN1 0 350.000 955.000
100.00
MXX1 0 350.000 2.005.000
100.00
PEX1 0 350.000 1.015.000
100.00
VEX1 0 350.000 420.000

Tabela Il

AC Analista de Crédito
EC Especialista de Crédito
RCM Regional Credit Manager
Limite de Crédito Comercial

A área comercial poderá solicitar, através de parâmetros consistentes, um Limite de Crédito superior ao Limite
Técnico anteriormente estabelecido, que se denominará Limite Comercial.

A solicitação poderá ser feita via e-mail ou através de uma nova Ficha de Cadastro de Clientes devidamente
atualizada contendo as justificativas, que serão avaliadas por OTC, e, caso aceitas, o limite de crédito será
submetido à aprovação do responsável de acordo com a tabela lI. Não sendo aceito, o caso poderá ser levado à
apreciação de Comitê, respeitando a tabela lll.

Companhia LBL Comite I RBL Comite II


80.00 200.00
ARX1 0 250.000 0 1.250.000
150.00 300.00
BRX1 0 350.000 0 5.115.000
80.00 200.00
CLX1 0 250.000 0 835.000
80.00 200.00
COX1 0 250.000 0 1.080.000
80.00 200.00
HN1 0 250.000 0 955.000
80.00 200.00
MXX1 0 250.000 0 2.005.000
80.00 200.00
PEX1 0 250.000 0 1.015.000
80.00 200.00
VEX1 0 250.000 0 420.000
Tabela IIl

Obs.Comitê I – Formado por Local Business Line e Especialista de Crédito.


Comitê II – Formado por Regional Credit Manager e Regional Business Line.

Obs.: LBL Local Business Line


RBL Regional Business Line

Obs.: As alçadas de RCM serão seguirão as atualizações de “Terms of reference” (ToR) definida pelo “Group
Treasury Credit Risk Management” (GTCRM). Em caso que as aprovações de limite, tanto técnico como
comercial, excedam a “ToR” as análises seguirão para recomendação ou não do GTCRM.

Limite de Crédito Mínimo

O limite de Crédito mínimo é de até USD 5.000,00 e poderá ser estabelecido pelo Departamento de crédito para
Clientes de pequeno porte, com mais de três anos de atividade. Clientes fora destes parâmetros vendas somente na
condição de pagamento antecipado.

O limite será estabelecido desde que não existam restrições contra a empresa, e/ou sócios.

Revisão de Limite de Crédito

A Revisão do Limite de Crédito será feita anualmente para os clientes com limite superior a USD 50 mil e para os
demais, a cada dois anos.

Também deverão ocorrer revisões semanais para os clientes que apresentam limite excedido ou que tenham
necessidade devido ao aumento no volume de vendas.
Riscos de Crédito

Um bom sistema de classificação de risco é fundamental para a decisão de crédito, orientando quanto ao nível de
risco que está sendo assumido, quanto às expectativas de inadimplência, bem como o grau de exigência de
garantias, sendo também fundamental para determinar a periodicidade das revisões de crédito.

Temos as seguintes categorias de risco definidas no sistema SAP:

Categoria e descrição Definição Características Principais no


sistema SAP
O – Especial Afiliadas > 50% Não há bloqueios de pedidos
A – Baixo Risco Empresas com bom Permite 15 dias de atraso até o
comportamento nos limite sem bloquear pedidos,
pagamentos. Devem ter seus exceto no Brasil que é de 5
balanços / Relação de dias.
faturamento / Annual reports
analisados.
B – Médio Risco Empresas com histórico de Permite 10 dias de atraso até o
pagamentos pontual. limite sem bloquear pedidos,
exceto no Brasil que é de 4
dias.
C – Alto Risco Clientes novos com histórico Permite 5 dias de atraso até o
pontual no mercado. limite de crédito sem bloquear
pedidos, exceto no Brasil que é
de 3 dias.
D – Clientes Problemáticos Empresas com problemas Todas as ordens são
financeiros, restrições e clientes bloqueadas para permitir um
cadastrados para vendas controle rígido pelo
somente com pagamento Departamento de Crédito.
antecipado.
N – Clientes Novos Clientes novos que o limite de Todas as ordens são
crédito ainda não tenha sido bloqueadas e o cliente é re-
analisado. classificado após análise.
Z – Clientes Inativos Clientes que não efetivam Não há possibilidade de colocar
compras há 1 ano. Seu cadastro pedido de compras
deverá ser atualizado.
Tabela lV

Ordens Bloqueadas

As ordens de vendas são bloqueadas automaticamente pelo sistema nas seguintes situações:

a) Dívida vencida
b) Limite de crédito excedido
c) Categoria de risco D
d) Data de revisão vencida

Liberação de ordens bloqueadas

a) Dívida Vencida

Os pedidos retidos nesta condição com limite excedido ou não, deverão ser analisados pela área de crédito que
decidirá sobre a liberação.

b) Limite de Crédito Excedido

O Limite de Crédito excedido pode conter: só débito a vencer, débitos vencidos e a vencer ou só débito vencido.
As ordens retidas serão automaticamente enviadas ao Departamento de Crédito para análise a fim deste, aprovar,
rejeitar.

c) Categoria de Risco D

Clientes cadastrados com esta categoria de risco terão todas as suas ordens bloqueadas para análise, pois
apresentam algumas das situações abaixo descritas.
1. Clientes protestados junto à Archroma
2. Clientes com protestos na praça
3. Clientes concordatários
4. Clientes com pagamentos em cartório
5. Clientes com Notas de Juros estornadas
6. Clientes sob acompanhamento

Fica a critério do Departamento de Crédito aprovar, rejeitar ou encaminhar para a aprovação das BU’s as ordens
retidas, atendendo as regras definidas na tabela I (ATRIBUIÇÕES DAS AREAS COMERCIAIS).

d) Data da Revisão Vencida

Caso não tenha sido feita a revisão do limite num prazo superior a 12 meses para clientes com limite superior USD
50 mil e 24 meses para clientes com limite inferior a USD 50 mil, o sistema bloqueia automaticamente qualquer
ordem, sendo desbloqueado somente após revisão do LC.

Condições de Pagamentos

Os prazos de faturamento correspondem para as vendas financiadas diretamente pela Archroma, ou seja, não estão
excluídas as condições da operação de financiamento via banco (Vendor Operation/FED, etc).
As condições de pagamento são de responsabilidade da área de negócios bem como suas atualizações no maestro
de da área de vendas tanto de afiliadas quanto de clientes, porém, para clientes de alto risco, a condição deve ser
negociada com OTC Local/Regional.

Condições de Pagamento - Clientes

Temos as seguintes classificações para condição de pagamento:

“Standard” – São as condições que devem ser usadas como padrão.

Aceitável – São condições de pagamento que devem ser utilizadas em segundo plano.

Excepcional – Podem ser usadas diante de algumas condições.

As condições de pagamentos e respectivas classificações estão detalhadas na lista global (endereço abaixo).

Active Customer Payment Terms

Condições de Pagamentos - Afiliadas

As condições de pagamentos para afiliadas estão definidas no Ecam - 4.02.03 Guidelines for Inter-company terms
of payment.

Prorrogações de títulos ou aumento de prazo no pagamento

Prorrogações por motivos comerciais (tais como atraso na entrega, mercadoria com problemas, erro na condição de
pagamento) ou aumento de prazo serão analisados considerando o item Condições de Pagamentos.

No tocante a prorrogações por motivos comerciais devem seguir a tabela abaixo.

Quantidade de dias Responsáveis pela aprovação


Até 07 dias Local Business Line - LBL
Até 14 dias Regional Business Line - RBL
Acima de 14 dias RBL e Regional Credit Management - RCM

As prorrogações por motivo de fluxo de caixa ou resultados deverão ser analisadas e aprovadas conforme abaixo.

Até 14 dias BSC Local


Acima de 14 dias BSC Local e Regional Credit Management -
RCM
A Tesouraria Corporativa desenvolveu um procedimento para apoiar negociações com os clientes no que diz respeito
prorrogações/aumento de prazo e taxas (eCam 4.02.09 CT Recommendation for Interest Rates on Accounts Payable
and Accounts Receivable), porém, o financeiro local deve informar estes índices. Em caso de divergência,
prevalecem as taxas mais interessantes para Archroma.

Cobrança e Provisão para “Bad Debt”

De acordo com o procedimento regional provisionamos clientes com dívida vencida há mais de 45 dias a fim de
pressionar a área de vendas a para apoiar-nos na cobrança. Este lançamento não impacta nos resultados da
companhia e sim nos resultados de vendas.

De acordo com o eCam também devemos provisionar:


A) 100% dos clientes que estão vencidos há mais de 180 dias.
B) 100% qualquer débito vencido há mais de 360 dias (recebíveis diversos).
C) Vendas não garantidas à países que estão figurados (no eCam) como muito críticos (Most Critical - 4.02.06
Country Risk Management Policy and Country Rating) cujos pagamentos não estejam garantidos.

Clientes Insolventes

Quando um cliente não tem condições de arcar com seus compromissos. Tecnicamente seu passivo é maior que seu
ativo.

Atribuições no Gerenciamento de risco

Atualização do maestro de crédito (FD32) como segue:

- O limite de crédito do cliente deverá ser 1,00;


- A categoria de risco “D”;
- A Conta de crédito bloqueada;
- O indicador de pagamento “N”.
- Solicitar parecer do departamento jurídico
- Contabilizar para lucros & perdas dependendo do parecer do departamento legal.

Prazos Limites para Execução dos Serviços

Criação de um código para um novo cliente 24 horas


Análise de Crédito 48 Horas
Liberações de pedidos 01 hora

Bloqueio de cliente

Serão bloqueados os clientes que não tenham compras maiores iguais há 1 ano, onde serão inativados e terão a
classe de risco alterada para “Z”.
Considerando a negociação realizada ou até mesmo por solicitação do BSC Local um código de cliente pode ser
bloqueado. Estas ações de bloqueios e desbloqueios somente poderão ser realizadas por BSC Regional.

Feriado

Para o time de Order To Cash, somente serão gozados os feriados universais, os demais, a equipe trabalhará em
regime de escala, nunca prejudicando o andamento dos processos na Região.

Fuso Horário
A fim de atender a região, dois turnos foram criados abrangendo até mesmo horários de verão dos países da América
Latina.