2a Access ae {Qué es una macro? ~Cémo se crea una macro? {Como se asigna una macro a una etiqueta en un formulario? 4 Cémo se asigna una macro a un botén de comando en un formulario? En la base de datos Club de Video StarCentro, complete las actividades necesarias para crear el Panel de contro! mostrado. seers Ell Pane! de contrat x Club de Videos StarCentro Formularios (Catalogo de Videos Alquilar videos ae Empleados Informes Ustedode videos Directorio de personal Ustadode chentes Panel de Control Carnets de dientesCapitulo & & Macros y Opciones de inicio En este capitulo trataremos: @ Crear macros @ Asignar macros a controles de formulario. @ Personalizar herramientas @ Definir las opciones de inicio Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y mejorar la funcionalidad de formularios, informes y ccontroles. Por ejemplo, si agrega un botén de comando a un formulario, asocia el evento Al Hacer Clic del botén a una macro y esta macro contiene los comandos que desea que ‘se ejecuton cada vez que se haga clic en el botén.& | ~~ SENATI Introduccién En Access la palabra macro quiere decir macroinstruccién, es deci, una gran introduccién. Las macros son empleadas para automatizar tareas y son empleadas en mayor 0 menor medida en todos los programas de la suite office (Word, Excel, Access y Power Point). En las bases de datos las macros se emplean para hacer que al activar un objeto se ejecute una o més acciones tales como abrir una tabla, un formulario, se muestre la vista previa de un informe o se ejecute una consulta. Botones de comando en formularios Para entender a mayor cabalidad lo que se pretende en este capitulo usted creard los formulatios mostrados en la imagen. Bienvenido Club de Videos StarCentro Este formulario es el formulat inicial, se mostrard al ingresar a la base de datos. Como usted puede apreciar cuenta, ademas de otros controles, cuenta con dos botones de comando: Aceptar y Cancelar. ‘Al hacer clic en Cancelar el usuario cerrard la base de datos Club de Videos StarCentro, por el contrario si el usuario hace clic en Aceptar se mostrard el Panel de Control de la Base de datos el cual contiene botones de comando y etiquetas las cuales ejecutan formulario e informes respectivamente; segin se muestra en la imagen.smauesnrn cnn Panel de contral (Club de Videos StarCentro Panel de Control Formularios [auervides] = Informes, Listado de videos Directorio de personal stado de chentes Camets de clientes ‘Access cuenta con un asistenle para agregar botones de comando que puede ayudarlo a programar las acciones que ellos deben efectuar. Las tareas que pueden ser asignadas a un botén de comando a través de! asistente se dividen en categorias y son: Categoria Tareas Exploracién de registros Buscar un registro Buscar el siguiente registro que cumpla una condicién después de haber ‘jecutado la primera tarea) Ir al primer registro Ir al registro anterior Ir al registro siguiente Ir al Gitimo registro Operaciones con registros Agregar nuevo registroMicFSsoft Office Access Deshacer registro Duplicar registro Eliminar registro Guardar registro Imprimir registro Operaciones con formularios Abrir fornulario Atri pagina Adualizar datos del formulario Aplicar filtro de formulario Cerrar formulario impr Imprimir un formutario Modificarfitro de formulario formulario actual Operaciones con informes Enviar informe Enviar informe a un archivo Imprimir informe Vista previa del informe Aplicacion Ejecutar aplicacién Ejecutar MS Excel Ejecutar Ms Word Salir de la aplicacion Otras ‘Automarcar Ejecutar consulta Ejecutar macro Imprimir tabla Confeccién del formulario bienvenido Formulario. Boton Accién que realiza Bienvenido Aceptar Ciera el formulario de bienvenida y abre el formulario Panel de ControlCapitulo Xt: Macros y Opdones: Cancelar Ciera la base de datos y la aplicacin 1. Cree un formulario en blanco y muestre la vista Disefio 2. Aseglirese de que el botén Asistente para controles esté activado f 8) sO 4 bes Bl a|aaoe ee caste? | BT © aD convoes 3. Haga clic enel control Botén de comando 8 lg. 3 ale gots pala iO 7 : ie 2G we 2 aa 4. Haga clic en el lugar del formulario en donde desea colocar el control. El asistente se abrira en este momento. 5. Seleccione la categoria Aplicacién y elija Salir de la aplicacién en la lista Acciones. ‘idee po bk i cored etn esa cara aan nahn ee bee? camera recom to: owes ——- = =] 6. Indique si desea que el boton muestre un texto una imagen, en nuestro caso elija la opcién texto y escriba Cancelar. Pulse ‘Asistente para botones de comando f -Besea indir texto 9 una magen ano bet? S ele Texlo, pusde excrbit el texto que desea must Ea hacer che entxxammnar nara buscar la maven que dese @tew: — carcead 7. Escriba un nombre para el control y pulse Finalizar. 8. Guarde el formulario con el nombre Bienvenido,Sn on Se ha insertado en el formulario el botén de comando que permite Cancelar el ingresoa la base de datos y por lo tanto salir de la aplicacién. Acoontinuacién crearemos el botn Aceptar, este control ejecuta dos tareas: Cerrar el formulario actual y ejecutar el formulario Panel de Control, el Asistente de controles solo permite asignar una tarea por control, por lo tanto para efectuar esto ecesitaremos crear macros para luego asignarlas a los botones de comando. Crear una macro Para crear una macro realice las siguientes acciones: 4. Enla ficha Crear en el grupo Otros haga clic en el botén Macro. Ewe 2. En la columna Accién, seleccione las accones que desea que ejecute la macro, en este caso seleccione Cerrar parala primera fla. AplicarFittro ep BloquearPanclDoexplor = BorrarrrorDeMacro | BuscarRegistro BuscarSiguiente Cerrar 3. Vamos a seleccionar los argumentos para esta acciin que acabamos de crear, para ello en la parte inferior se encuentran los Argumentos de la accién. Seleccione en Tipo de objeto el elemento Formulario. En Nombre de Objeto seleccione el formulario Bienvenido, y en Guardar seleocione No Too de objeto Formalaria ambie del objeto Biervenico Guardar Na, _————————— 4. Bajo la columna Acciin crearemos otra accién bajo la accién cerar que ‘acabamos de crear, para ello seleccione la accién AbrirFormulario, completa la lista de argumentos segin muestra la imagen: de cael Form: ‘ot aePy SENATI Capitulo XI: Macros y Opdones de inicio rare fnecano Peel ont : Vite Forman ¢ Cdn Wee Woe de sts Wade aventina ems! MON gh ng En este punto se considera que usted ha creado el formulario Panel de control con los controles de basicos. 5. Grabe la macro con el nombre Ingresar al Panel de Cortrol. Ahora que hemos creado una macro vamos a hacer que se activen a través del botén de comando Aceptar de! formulario Bienvenido que estamos disefiando. Siga los siguientes pasos. 1. Muestre la vista disefio del formulario Bienvenido. 2. Agregue un botén de comando al formulario para que se active el asistente para controles. 3. Enel asistente ella la categorias Otras y seleccione la accién Ejeastar macro. Pulse siguiente. 4, Elia la macro que acabamos de disefiar: Ingesar al Panel de Controly pulse Siguiente. 5. Entexto escriba Aceptar y pulse Siguiente 6. Escriba cmdAceptar como nombre para el control y pulse Finalizar 7. Ejecute el formulario y pruebe el funcionamiznto de los botones. Si al pulsar el botén Acepiar se muestra el mensaje siguiente: iL) taxcen ge nace ocr ce aud meciar con el arganeres urd pected cuando erevn'a onl ‘seo dectac cuss hapa das arenas rasta, Haga cic en el botén Opciones de la barra Advertencia de seguridad mostrada y selecoione Habilitar este contenido + (@ Avena de seguridad > acre de Via ¢ Acces debts ol enters $3 confis en el contends de sta ase de datos Cnicamente, raza cc en Hania este conten, Advertencis:no es posible determinar st de confiansa, Debe dejar este contenido. dependa cierta funcionciiad bésica y ca as informasn Fue deacceso delarchho: F:\Chb de Video contenido dexts . Pa Asignar macros a controles sin el asistente Vamos a modificar el formulario Panel de Control, el usted debié crear con el disefio basico, para que ejecute sus tareas corespondientes, vamos a realizar las tareas correspondientes para disefiar el botén mastrado en la imagen. Eel Panel de controf Club de Videos StarCentro Formularias ‘pcatasLFoumdasle Vlada, 4. Cree una nueva macro. 2. Enla lista de acciones de la macro de mostrarse: Argumentos Nombre delfermulatio Videos ‘wsta Foimutaria Nombie del ito CCondicion WHERE Nao de eatas Nogo dela vertans 4. Grabe la macro con el nombre AbrirFormularioVideos. Si desea puede cerrar el disefio de esta macto S. Abra el formulario Panel de control en vista disefio. 6. Agregue un botén de comando en la zona deseada y cancele la ejecucién del Asistente. 7. Con el botén de comando seleccionado pulse F4 para mostrar la Hoja de propiedades. 8. En la ficha eventos de la hoja de propiedades seleccione el evento Al hacer lic, luego ubique la macro que hemos creado AbritFormularioVideos, bad SENATI Capitulo Xt: Macros y Opdones de inicio [Hoja de propiedades ipo de eleccion: Baten de comanco Comanda ¢ 7 : | Fe Alacer dic ‘Al rear at enteque Al perder el enfoque cc hacer dable die [ngresar sl Panel Alloajar eimouse Alsuaitelmeuse ea a kd 9. Guarde el formulario y pruebe su funcionamiento. 10. Complete el disefio del formulario para el resto de contoles, el procedimiento para asignar macros a etiquetas es el mismo que para el botén de comando que acabamos de crear. Opciones de exploracién El panel de exploracién permite usar las bases de datos de manera més facil y mas rapida: ‘+ Elpanel mantiene siempre visibles los objetos de la base de datos. No se puede ocuttar accidentaimente el panel de exploracién detrés de otras pantallas. «Es posible limitar los objetos que ven y usan los demas usuarios creando categorias personaiizadas y grupos de objetos en esas categorias. Por ejemplo, supongamos que ejecuta un grupo de tres informes cada viernes por la mafiana. En vez de desplazarse por una larga lista de objetos de base de datos pera buscar los informes, podra crear una categoria persondizada en el panel de exploracién y colocar un grupo de accesos directos a los informes en esa categoria. + Se puede crear un maximo de 10 categorias personalizadas, que se pueden cambiar oeliminar en todo momento. Crear categorias y grupos personalizados (paneles de control) Cuando se crea una categoria personalizada, se crea para la base de datos que esti abierta y la categoria esta ligada a esa base de datos. No se pueden transferir categorias y grupos personalizados a otras bases de datos. Para crear y administrar categorias y grupos personalizados, se utiliza ol cuadro de diélogo Opciones de exploracién. Estos son los pasos generales del proceso: + Primero, se crea una categoria personalizada. Access proporciona la categorla: Personalizado. Puede cambiar el nombre de esa categoria y, a Continuacién, agregar o quitar grupos segin sus necesidades, bien, puede crear una nueva categoria en cualquier momento. «Tras la creacién de una categoria, se crea uno o varios grupos para la nueva categoria + Cierre el cuadro de didlogo Opciones de exploracién y, en el panel de ‘exploradén, arrastre 0 copie y pegue los objetos de la base de datos que dese asignar al grupo personalizado. Los objetos se arrastrano se copian2... wh desde un grupo especial denominado Objetos no asignades, que Access crea cuando se crea una categoria personalizada. Cuando se agrega un objeto de base de datos desde el grupo Objetos no asignados a tun grupo personaiizado, Access crea un acceso directo a ese objeto: no se mueve ni se copia el propio objeto. Si se cambia de nombre o se elimina un acceso directo en lun grupo personalizado, esos cambios no afectan al propio objeto, solo al acceso directo a dicho objeto. Tras rellenar los grupos personalizados, puede ocultar el grupo Objetos no asignados y todos los demas grupos que no desee mostrar. Para crear Categorias en la barra de exploracin haga lo siguiente: 1. Haga clic con el botén secundario del mouse en el ment de la parte superior del panel de exploracién y, a continuacéin, haga clic en Opciones de exploracién. Sategara > Qrclenar pot » Mista par > ™ 2. En el cuadio de didlogo Opciones de exploracién, bao la lista Categorias, haga clic en Agregar elemento. Aparecerd una nueva categoria en la lista. Esta figura lustra una nueva categoria personalizada: Caton ‘bias y vistas veledonades Tpe ce chjer | Earegoriapersenalzada t ae a] 3. Escriba un nombre para la nueva categoria y, a continuacién, presione ENTRAR. Procure usar un nombre que tenga sentido para los usuarios de la base de datos. Tras crear el nombre, observe que el titulo de la lista a la derecha cambia para reflejar ese nombre. Por ejemplo, si asigna el nombre Mi panel de control a la nueva categoria, el titulo de la lista a la derecha seré Grupos de "Mi panel de control”. Asimismo, observe que Ia lista contiene un grupo denominado Objetos no asignados, que Access crea de forma Predeterminada. Este grupo contiene todos los objetos de la base de datos, y son dichos objetos los que se utilizan para rellenar el grupo personalizado. Tras crearse la categoria personalizada, se crea uno 0 varios gupos para dicha categoria. Se pueden crear tantos grupos como sean necesarios.Capitulo XI: Macros y Opdones de inicio abierto el cuadro de didlogo Opciones de exploracién y siga los Procedimientos que se detallan a continuacion Crear un grupo personalizado 1. Bajo la lista Grupos de "nombre de grupo", haga dic en Agregar grupo y, @ continuacién, escriba un nombre para el grupo. Puede repetir este Proceso tantas veces como crea necesario. Por ejemplo, Mi panel de control puede contener tres grupos: Formularios de entrada de datos, Informes y Consultas. Los grupos que agregue en esta fase del proceso dependen de las necesidades de los usuarios 0 de sus propias Preferencias. 2. Mantenga activada la casilla de verificacién situada junto a Objetos no asignados y haga dic en Aceptar. Access cierra el cuadro de diélogo Opciones de exploracién y agrega el nuevo grupo personalizado al panel de exploracién, pero ain no podra ver el nuevo grupo. 3. Siga los procedimientos descritos a continuacién para poder ver el nuevo grupo y agregar objetos al grupo. Agregar objetos a un grupo personalizado 4. Haga cic en el meni situado en la parte superior del panel de exploracién y, en la seccién superior del mend, haga clic en la nueva categoria. Los grupos creados para la categoria aparecen en la secci6n inferior del mend, junto con el grupo Objetos no asignados. 2 Enel grupo Objetos no asignados, sekccione los elementos que desee usar en el grupo personalizado y, a continuacién, muévalos a ese grupo. ‘Access permite mover los elementos seleccionados de varias formas. Puede: * Arastrar los elementos individualmente. + Mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic en varios elementos y, a continuacién, arrastrar los elementos hasta el grupo personalizado. Hacer clic con el botén secundario del mouse (ratén) en uno de los elementos seleccionados, elegir Agregar al grupo y, a continuacién, hacer clic en e! nombre del grupo personalizado. ‘Quando finalice, podré dejar visible el grupo Objetos no asignados en el panel de exploracién u ocultarlo. Cambiar entre categorias Haga clic en el meni de la parte superior de! panel de exploracién y, a continuacién, seleccione la categoria que usted desee, las categorias pueden ser: Personalizado Tipo de Objeto Tablas y Vistas relacionadas Fecha de creacion Fecha de modificacion& “~~ Desplazaicea & categoria Personstzod E a! Tabla y vst lacie ena de seacion Eecna de modiiacion Todos os objetos de Bccess Ordenar categorias Haga dic con el botén derecho en el meni de la parte superior del panel de ‘exploracion y, a continuacién, seleccione Ordenar por, para luego seleccionar el tipo ‘ordenadién correspondiente. a objetas de Acc{ Categoria » ET AaiercleVideos Tots Gidenatpor st £1) oven azencecte EL suquierae dees ral stopor SD Atguterde videos dontartodenoe up #1 Actualizar Empleados dj ES 29°! Dpe 7 | By. opaones ae porn Ferma ae geacsn FS vases: (PD Berra de bisqueds Fechs de modificacisin FB Pane deconal ‘uit ordenasonesatomdticas Vistas Haga dic con el botén derecho en el meni de la parte superior del panel de ‘exploracion y, a continuaci6n, seleccione Vistar por, para luego seleccionar el tipo de vista comespondiente. ED Atguuer ae viceos EI Atauiter de videos Bl Aaviter de videos of Adualizar Empleag (Bl) oronaci os apne, ‘PB bairade busqueas TH viseosPy SENATI Capitulo XI: Macros y Opdones de inicio Opciones de la base de datos Formulario o pégina inicial Cuando usted abre una base de datos se le muestra de forma predeterminada la ventana que le permite administrar objetos en ella. En ocasiones cuando se entrega una base de datos a un usuario final se desea que ellos accedan directamente a los formularios en un orden predefinido, precisamente nosotros hemos disefiado ol formulario panel de control en este capitulo con este propésito. Usted puede configurar el comportamiento de Access al abrirse una base de datos de la siguiente manera: 4. Haga clic en el boton dffice y a continuacién ellja Opciones de Access. Drier done e ges [> 2. Enel cuadro de didlogo Opciones de Access ellja Base de datos actual, bajo Opciones de aplicacién haga clic en el cuadro combinado Mostrar formulario y seleccione el formulario Bienvenido. ‘epvones ce aptacén Thue dels opin: de Vides SarCenio LWoerartrmtns Benes ere ey cai . A Naga Nett canal Pulse Acapher para borin: 4. Cierre la base de datos y vwelva a abrirla para ver el efecto de su configuracion.