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¿Qué es?
Es un texto que describe con detalle actividades y proyectos que se van a
realizar en un futuro, o bien los que ya han sido realizados. En el primer caso,
se describe lo que un profesional o un equipo de profesionales proyectan llevar
a cabo en el desarrollo de su actividad profesional (memoria-proyecto). En el
segundo, se trata de un texto en el que se resumen y detallan las actividades
ya realizadas por parte de una asociación o de un determinado grupo,
normalmente a lo largo de un periodo de tiempo concreto que suele ser de un
año (memoria-informe). Es decir, en un caso se detallan proyectos futuros (por
ejemplo, en las memorias arquitectónicas), y en el otro se detallan proyectos y
actividades llevados a cabo anteriormente, para que quede constancia de ellos
(en este caso, son un ejemplo claro las memorias de las empresas, las
entidades o las instituciones que, como tales, están obligadas a rendir cuentas
de sus actividades anualmente).
Sean de un tipo u otro, las memorias son textos normalmente extensos, en los
que el tipo de lenguaje puede coincidir en parte con el que veíamos en el
informe. Son textos expositivos y descriptivos, detallados y razonados.
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¿Cómo se hace?
a. La memoria como detalle de un proyecto (memoria-proyecto)
La memoria debe recoger todos los aspectos relevantes en cuanto a un
proyecto futuro (una beca, un proyecto de investigación, una construcción,
etc.). Por ello, en su redacción habrá que tener en cuenta lo siguiente:
En una memoria es muy importante dar todos los detalles que vayan a ser
necesarios, con el máximo de ciudado que sea posible, pero al mismo tiempo
ordenados de forma coherente y razonada. Las memorias de proyectos suelen
ser textos básicamente descriptivos y expositivos, pero también podemos
encontrar en ellos características de los textos instructivos, según el ámbito de
especialidad de la memoria (ver ejemplo del bloque de textos en catalán).
No se posible plantear un único esquema para las memorias, puesto que sus
elementos o partes constituyentes dependen mucho del ámbito en el que se
inscriban. En las memorias muy breves no suele haber apartados
independientes, aunque evidentemente se puede observar una estructura
similar a la de las memorias extensas.
REPORTE
Características
En un informe se aprecian las siguientes:
Se describe un problema, las recomendaciones, conclusiones y posibles
soluciones.
Casi siempre se dirige a un superior jerárquico.
Puede ser de diverso tamaño o contenido.
Es de carácter interno.
Puede ir acompañado de anexos: cuadros, fotografías, dibujos, mapas, planos,
etc.
Redacción y Estilo
La redacción de un informe suele ser impersonal, directa y para que éste sea
eficaz ha de dirigirse en el informante un gran esfuerzo de atención, objetividad
y probidad profesional. Deberá ser sobrio, evitar frases largas y gramática
complicada, ser objetivo, mencione el mayor número de datos posibles, y si
éste fuera muy largo, deberá subdividirse.
Presentación
No existe un guión-tipo que sea válido para todos los casos, pero aún así, a
título de ejemplo se sugiere el siguiente esquema:
Cubierta o carátula.
Título del informe. Debe comprender una página relacionada con el trabajo de
que se trate y el nombre del autor.
Presentación del informe, en la que deben exponerse sucintamente sus
objetivos, método empleado, fuentes de información y los aspectos más
relevantes del mismo. Índice o contenido.
Informe propiamente dicho, que a su vez comprende:
Introducción.
Texto, subdividido en epígrafes, si fuera muy extenso.
Conclusiones.
Sugerencias o recomendaciones.
Apéndices.
Bibliografía.
OFICIOS
Tipos de oficios
Oficio múltiple
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a más
de un destinatario, y por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el
número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el
cargo , para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, además, para
agilizar el proceso que dure la documentación.
La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple,
no obstante lo cual es importante recordar que:
El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el
de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y
fuera. Este documento servirá para transcribir informes relevantes e
importantes.
Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía.
Firma y posfirma
Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el
documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.
Iniciales
Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con
letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el
documento.
Anexo
Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos,
revistas, tarjetas, programas, etc.
Un anexo es una página que constituye un tipo de información de soporte
enciclopédico, que aporta información relacionada con artículos, pero que no
es un artículo en sí mismo. Este tipo de páginas utilizan el espacio de nombres
específico Anexo:, y se categorizan en la Categoría:Anexos.
Distribución
Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las
personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.
CIRCULARES
Remisión de catálogos
Invitaciones, etc.
La circular Obligatoria, es aquella que la ley establece que debemos dar los
avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relación comercial
con nuestros clientes, por ejemplo:
Apertura de negocio
Cambio de domicilio
Nombramiento de apoderado
Nombramiento de distribuidores
Traspaso de negocio
Clausura
Entre otros, por lo cual debemos saber cuales son los requisitos para dar a
conocer los avisos necesarios que establece la ley mediante una circular.
Dentro de la empresa o industria los temas que pueden contener las circulares
son de dos tipos: de aviso y de trasmisión de órdenes.
Los elementos de la CIRCULAR son los mismos que la carta comercial, solo le
agregamos el orden numérico que llevamos en nuestro control en la parte
superior derecha y el asunto abreviado que vamos a tratar, así como el
destinatario lo manejamos regularmente con destinos generales (Plurales).
Aunque existen ocasiones en las que personalizamos el mensaje, pero éste
será el mismo para varias personas.