GUIA RÁPIDO DO

PLANEJAMENTO ESCOLAR
De Fevereiro a Julho

FEV
JAN

MAR

MA I
Sumário

O que é Planejamento escolar 03

Do que eu preciso para colocá-lo em prática 04

Organizando as tarefas por setor 08

Planejamento escolar na prática - De fevereiro a julho 11

O papel do líder durante o processo de planejamento 04

1) O que é planejamento escolar?

O planejamento escolar, ou pensamento escolar estratégico, é a forma de

determinar antecipadamente as atividades acadêmicas pedagógicas e financeiras que
devem ser desempenhadas para que as metas almejadas pela instituição para o ano
letivo sejam alcançadas.

O planejamento anual é o ponto de partida para que o gestor consiga manter a

escola organizada e para que nada saia dos eixos. É um exercício contínuo e
necessário de criação, implementação e avaliação das decisões relevantes para que
a escola possa ensinar com qualidade, inovar com segurança e alcançar o patamar de
ensino que deseja.

Sem esse instrumento, orientar os colaboradores se torna uma tarefa desgastante e

demorada para o gestor: a equipe se dispersa, as atividades atrasam e o retrabalho
faz com que os esforços sejam direcionados para atividades erradas, impactando no
bom funcionamento de todos os setores.

Por isso, se sua instituição deseja aumentar o número de alunos, se tornar referência
em ensino, reduzir as taxas de evasão e inadimplência ou quaisquer outros objetivos
importantes, é preciso colocar a mão na massa o quanto antes, para definir as
atividades, tarefas, recursos e pessoas necessárias para alcançá-los e isso só é
possível através do planejamento escolar.

Neste guia, reunimos alguns passos essenciais para você montar o planejamento da
sua instituição de ensino para o primeiro semestre letivo, listando tarefas e eventos
importantes para a comunidade escolar, gestores, coordenadores, docentes, pais e
alunos e que farão toda a diferença na organização da sua escola!

03
2) Do que eu preciso para colocá-lo em prática?

Os passos fundamentais do planejamento são simples, mas demandam atenção e

cuidado para que as informações levantadas estejam corretas e permitam ao gestor
ter uma visão clara sobre a situação real da sua instituição. Assim, ele poderá tomar as
melhores decisões para que a escola cresça e tenha um ensino de excelência, sem
deixar de lado o bem-estar dos docentes e dos demais colaboradores.

Para colocar o planejamento em funcionamento, os gestores educacionais devem

primeiro entender o cenário da escola e determinar os objetivos que deseja alcançar.
A partir daí, deve definir as estratégias para que consiga alcançá-los juntamente com
sua equipe e criar indicadores para que possa medir e acompanhar os resultados das
ações desenvolvidas.

Veja o que fazer em cada etapa:

a) Entendimento e definição dos objetivos

Antes de montar o planejamento, de fato, é preciso identificar a situação da escola

para entender quais serão os objetivos que ela deverá buscar em curto, médio e
longo prazo e quais estratégias e ações serão utilizadas para executar esses objetivos.

Nessa etapa, o gestor deve olhar para trás e pensar em todos os problemas e fatores
que gostaria de corrigir na sua instituição, identificando os pontos fortes e fracos, a
trajetória da escola no ano anterior, qual sua situação financeira, em qual posição ela
se encontra em comparação com seus concorrentes, etc.

04
Mesmo que de imediato se identifiquem muitos problemas pendentes de solução, é
importante que esta análise traduza a situação real da escola para que as ações de
melhoria possam ser direcionadas corretamente.

Após listar todos os pontos de risco da escola, o gestor deve elencar quais os mais
críticos e definir quais projetos serão priorizados ao longo do ano.

Se as metas da sua escola são ampliar a estrutura física, aumentar o número de

turmas e reduzir a inadimplência, por exemplo. A prioridade para o ano deve ser
resolver o problema da inadimplência, pois, ao estabilizar a área financeira, será
possível investir nos outros objetivos.

b) Determinar as estratégias necessárias para alcançá-los

Terminada a etapa de levantamento e definição de objetivos, é hora de determinar as

estratégias para alcançá-los. É fundamental que nesta etapa o gestor consiga
equilibrar as necessidades de melhoria da escola com a rotina de tarefa dos
colaboradores para que não haja ociosidade nem sobrecarga da equipe.

Por sua atuação estratégica, é difícil para os gestores acompanharem de perto as

tarefas rotineiras da escola, por isso, este também é um ótimo momento para
organizar uma reunião com os colaboradores, ouvir as considerações das equipes
técnica e operacional e fazer os últimos acertos estratégicos.

Fechado todo o planejamento, o próximo passo é apresentar quais

os objetivos da escola para o ano, informar as metas de cada área e quais
as estratégias para atingi-las.

05
Exemplo:
Se o problema principal da escola for o alto índice de alunos em situação financeira
irregular, o objetivo será reduzir esta taxa, e a meta será da equipe financeira com
apoio da gestão da escola, que deverá fornecer as ferramentas necessárias para que
os resultados sejam alcançados.

Desta forma, para resolver problema de inadimplência, a equipe financeira deverá

intensificar o trabalho de controle de cobranças, avaliar os casos recorrentes de
atrasos, enviar notificações imediatas aos pais em situação irregular e dar feedbacks
sobre esses contatos.

Mas, como dar conta de acompanhar tudo isso sem deixar de lado as outras
tarefas financeiras?

Neste caso a escolha mais assertiva é contar com uma ferramenta de apoio à gestão
que facilite a consulta dos dados financeiros da escola, ofereçam relatórios
atualizados em tempo real, garantam a segurança dos dados e que permitam ao
gestor mensurar e readequar o planejamento sempre que é necessário.

c) Adequar as estratégias ao dia a dia escolar.

Para cada área da escola, existe uma série de atividades frequentes que devem ser
consideradas quando os objetivos forem definidos, por isso as tarefas gerais tem de
estar alinhadas ao calendário e ao dia a dia da instituição.

Com o apoio da equipe, o gestor deve levantar e mapear todos os eventos e

atividades importantes para o ano letivo e organizá-las no calendário escolar. Após
esta etapa, deverá se reunir com seus colaboradores e distribuir as ações por período.

06
Por Exemplo: Uma ação de captação de novos alunos deve ser pensada com
antecedência, mas deve ser priorizada e realizada no período de matrículas, enquanto
que uma ação de combate à inadimplência deve ser realizada constantemente e
acompanhada mais de perto.

d) Mensuração dos resultados.

O levantamento e a interpretação de indicadores adequados, são instrumentos

fundamentais para o que o crescimento da instituição e a melhoria da qualidade do
ensino possam ser realmente alcançados.
Mais do que avaliar, utilizar métricas educacionais possibilita que o gestor reveja suas
ações, priorize tarefas e mobilize sua equipe em busca da melhoria do ensino e da
saúde financeira da instituição

Nesta etapa, o gestor deve avaliar se as ações que delegou para as equipes estão
dando resultado e, caso tenha algo fora dos eixos, deve buscar alternativas para
acertar o rumo e evitar esforços que não trarão os retornos esperados.

A mensuração de resultados é uma das etapas mais importantes do processo de

planejamento e o acompanhamento desses indicadores, seja na área financeira,
acadêmica ou pedagógica, deve mobilizar o gestor.

Para saber mais sobre quais métricas controlar na sua escola e como medir cada uma
delas, baixe grátis aqui o Ebook “Métricas de Gestão escolar” e veja como os
indicadores vão tornar sua gestão mais fácil e assertiva.

07
3) Organizando as tarefas por setor

Para definir quem ficará responsável por cada objetivo, o gestor pode montar uma
lista com as atribuições de cada área.

Ao separar as atividades, fica mais fácil saber quais tarefas delegar para cada setor e o
trabalho fica muito mais focado e organizado.

Veja um modelo de matriz de atribuições:

Atividades do Setor Acadêmico:

- Volta às Aulas - Boletins - Férias Escolares
- Semana de Provas - Atividades Extracurriculares - Recuperação
- Simulados (passeio, olimpíadas, etc) - Dependências
- Lançamento de Notas - Eventos - Medidas Disciplinares
(festa junina, formatura etc)

Atividades do Setor Financeiro:

- Matrículas - Análise de Crédito / Perfil - Orçamento Anual

- Provas de Seleção - Pesquisa de Satisfação - Ajuste Orçamento
- Renovação - Plano de Turmas e Mensalidades - Combate Inadimplência
- Não Renovações - Política de Bolsas e Descontos - Combate Evasão

Atividades Setor Pedagógico:

- Planejamento Anual - Montagem do Quadro de
- Semana Pedagógica Horários de Professores
- Metas de Aprendizagem e Resultado - Conselhos de Classe
- Processo Seletivo de Professores - Reunião de Pais e Responsáveis
- Demissões e Promoções - Reuniões do Grêmio Estudantil
08
Após definir as atribuições de cada área, é hora de detalhar as atividades no calendário
escolar. As atividades, eventos e ações devem ser distribuídos mês a mês para que
todos da equipe tenham uma visão clara do que deverá será feito no período e
consigam direcionar seus esforços de acordo com o que foi planejado pelo gestor.

Para que todas essas dicas não pareçam teóricas demais, elaboramos um exemplo
prático de um roteiro semestral de planejamento escolar.

4) Planejamento escolar na prática - De fevereiro a julho

Mês 1 – Fevereiro:

a) Início do ano letivo;

b) Reorganização das fichas escolares;
(novos alunos, atualização da base/ crm do aluno) FEV

c) Programação das atividades de ensino;

e) Elaboração do calendário escolar;
f) Readequação das turmas
g) Reunião pedagógica.
(Baixe Planilha de Reunião Pedagógica)
h) Métricas que serão acompanhadas no ano
i) Definição de metas para o ano
j) Tecnologias de gestão educacionais

Mês 2 – Março:
MAR
a) Recepção dos planos de curso;
b) Reunião de abertura do ano escolar;
c) Reorganização das fichas dos docentes;
d) Elaboração do boletim de coordenação.

09
Mês 3 – Abril:

a) Reuniões individuais com os professores;

b) Visitas a cada uma das salas de aula; ABR

c) Escolha do conselho de classe;

d) Reunião do gestor com coordenadores;
e) Implantação de projetos pedagógicos;
f) Elaboração do boletim de coordenação.

Mês 4 – Maio:

a) Reunião geral com os professores; MAI

b) Visitas programadas às salas de aula;

c) Seminário de treinamento pedagógico;
d) Reunião geral de gestor e coordenadores;
e) Programações e planejamento de datas comemorativas.

Mês 5 – Junho:

a) Calendário de provas semestrais; J UN

b) Reunião do coordenador com a equipe;

c) Programações das Festas Juninas;
d) Programação de recuperações escolares.

Mês 6 – Julho:
a) Avaliação das atividades do semestre;
J UL
b) Avaliação da equipe de professores;
c) Semana de reciclagem pedagógica;
d) Planejamento para o próximo semestre;
e) Fechamento das atividades semestrais.
f) Pesquisa de satisfação da disciplina com os alunos (Baixe aqui pesquisa pronta)
10
Percebeu como o planejamento escolar bem feito sai do nível teórico para se
fundamentar nas atividades diárias?

Adotando esse hábito a escola consegue capacitar mais a equipe, manter o ensino
sempre atualizado e dinâmico, captar mais alunos e manter o cenário financeiro
favorável para oferecer qualidade que os pais e alunos esperam da instituição.

4) O papel do líder durante o processo de planejamento

O papel de líder é muito mais do que um cargo e, para ocupá-lo, o gestor deve
possuir e desenvolver características e habilidades que serão fundamentais
para o sucesso da escola.

Liderar é saber contar com o apoio de pessoas, ferramentas e tecnologias que tornem
o dia a dia mais prático, com proveitosas trocas de experiências e aprendizado.
Somado a isso, um bom gestor deve ter visão de futuro para orientar sua equipe pra
o sucesso, vontade de mudança para motivá-la e dinamicidade para inovar.

Liderar uma escola é também enfrentar desafios, saber lidar com alguns cenários de
incertezas e tomar decisões visando o aprimoramento da metodologia escolar. Essas
situações exigem a busca por novos conhecimentos e caminhos, além do
fortalecimento de experiências que deram certo.

Para ajudar sua equipe a se capacitar e crescer

os gestores educacionais devem:
- Compartilhar com os professores o seu planejamento para ajudá-los a refletir e
amadurecer o deles;

- Facilitar o processo da equipe docente, dando a ela suporte em todas as etapas do

planejamento escolar.

11
- Delegar funções durante todo o processo de criação e de execução, tornando os
professores coparticipantes do planejamento escolar;

- Acolher as ações pertinentes propostas por sua equipe facilitar sua concretização;

- Manter o planejamento vivo, motivando a equipe e mostrando como o trabalho em

conjunto vai mudar a escola para a melhor;

Por esse roteiro, é possível observar que a atividade do planejamento é um dos

fatores essenciais para que tudo transcorra bem no cotidiano escolar.

Podemos perceber também que o gestor é peça chave para a escola e, como líder, deve
analisar dados, traçar um plano claro de funções e metas e contar com uma equipe
comprometida e de confiança a quem possa delegar tarefas e cobrar resultados.

Além de um bom time de apoio, um líder precisa saber contar com as ferramentas
certas para ter o mínimo de esforço e o máximo de resultados possível,
economizando o seu tempo e o da sua equipe, que são preciosos.

Uma boa alternativa para agilizar todos os processos e conseguir acompanhar todos
os indicadores da escola é um sistema de gestão. Através desta plataforma, o gestor
consegue medir e acompanhar os indicadores de sua equipe, se mantendo informado
sobre a situação acadêmica, pedagógica e financeira da sua escola em tempo real
e de qualquer lugar.

Os docentes se mantém focados apenas em ensinar e melhorar o ensino, o pessoal

da secretaria consegue reduzir o retrabalho com tarefas burocráticas e os pais
conseguem se manter informados sobre o desempenho escolar dos filhos., dando o
apoio que seus filhos precisam para aprender mais e melhor.

Viu como planejar e organizar sua escola é mais simples do que se imagina?
Com um bom planejamento que começa no ano, passa pelo mês e termina nas
atividades do dia a dia a escola consegue se tornar mais produtiva e eficiente,
resultando na melhoria da educação. Aumentando a qualidade do ensino, a escola
atrai mais matrículas e consegue aumentar sua receita e, aumentando a receita, os
gestores conseguem reinvestir no ensino o tornando cada vez mais otimizado,
perpetuando esse ciclo que é virtuoso para todos da comunidade escolar.
12
 Problemas com a Gestão
da sua Escola ou Curso?

O Software de Gestão WPensar vai te ajudar! São mais de 1.000

escolas atendidas por todo o Brasil! Somos especialistas em todos
os processos da área de gestão de escolas e cursos livres.

• Ajudamos você a controlar a inadimplência

Gestão Financeira Completa

• Captação, Retenção e Seleção de novos alunos

• Organização dos Processos Administrativos da Secretaria

Sistema Online

Quer saber como o nosso Software de Gestão

pode ajudar a sua escola ou curso?

Conheça o WPensar

Gestão integrada para instituições de ensino

www.wpensar.com.br