MANUAL DEL USUARIO Y OPERACIONES

DEL

SISTEMA CONTABLE INTEGRADO ORION

VERSION 4.5
 Nuestro Sistema sus Características

 Creación de Múltiples Contabilidades, cada una con sus características especiales

 Selección de numeración de comprobantes en forma mensual o única
 Por defecto viene con comprobantes de INGRESO, EGRESO, DIARIO, posibilitando la
creación de otros tipos adicionales de comprobantes.
 Creación de nuevas gestiones con Balances de Apertura automáticos, obteniendo saldos de
gestiones anteriores.
 Parametrización de todos los datos contables y demás módulos permitiendo independencia
total por el usuario.
 Plan de Cuentas desarrollado de acuerdo a Normas y PCGA, además contempla
disposiciones legales e impositivas que rigen a la Republica de Bolivia.
 Importación de Plan de Cuentas de otros formatos como Microsoft Excel
 Libro de Compras-Ventas- Bsp-Importaciones
 Exportación del Dichos libros al Software del SIN.
 Creación automática de Nuevas gestiones, realizando automáticamente el arrastre de
saldos.
 Actualización Automática de datos manejados en versiones anteriores.
 Creación de Usuarios sin limite con posibilidad de controlar sus accesos y las actividades
realizadas
Índice

Sistema Contable Orión Versión 4.5

1 Características Generales

a. Ingreso al Sistema
b. Creación de Nuevas Empresas
c. Ingreso a Empresas Creadas
d. Datos Empresa

2 Módulos

a. Plan de Cuentas
a1 Adición de Cuentas
a2 Modificación de Cuentas
a3 Eliminación de Cuentas
b. Introducción de Comprobantes
b1 Adición de Comprobantes
b2 Comprobantes de Egreso
b3 Libro de Compras IVA
b4 Comprobantes de Ingreso
c. Nuevas gestiones
d. Configuración
a) Estado De Resultados
b) Utilitarios
c) Cambios
d) Cierre De Cuentas
e) Ajustes
f) Adición De Comprobantes
g) Visualizador
e. Actualización
f. Administrador del Sistema
f1) Listas
f2) Accesos
f3) Datos de la Empresa
f4) Auditoria del Sistema
g. Asignación de Presupuesto
h. Flujo de Caja
i. Costos
j. Orden de Comprobantes
k. Consultas
a. Libro Diario
b. Libro Mayor
c. Estado de Cuentas
d. Balance de Sumas y Saldos
e. Estado de Resultados
f. Balance General
 g. Capital de Trabajo
h. Flujo de Efectivo
i. Modificaciones
j. Consolidar
l. Libros
m. Utilitarios
 SISTEMA CONTABLE ORION VERSION 4.5

1 Características Generales
a. Ingreso al Sistema
b. Creación de Nuevas Empresas
c. Ingreso a empresas creadas
d. Datos Empresa

a. Ingreso al Sistema

Bienvenido, cuando usted ingrese al Sistema por primera vez vera una pantalla parecida a la
siguiente figura:

Entonces usted deberá seleccionar el nombre de usuario de la lista de usuarios (basta con hacer un
simple clic) y posteriormente pulsar la tecla tabulador y luego digitar la palabra de paso para
acceder al sistema.
Ejm:
Usuario ADM
Palabra de Paso r1 3d

Entonces el Sistema le comunicará que usted va ingresar a la empresa que esta configurada por
defecto con su respectiva gestión:
Posteriormente, usted podrá configurar cualquier empresa por defecto. Deberá pulsar aceptar e
ingresara al Sistema donde vera una pantalla que consta de nueve Menús, además de una barra de
iconos de acceso directo.

b) Creación de Nuevas Empresas

Por el contrario si usted no dispone de ninguna empresa creada o configurada por defecto (Una
empresa marcada por defecto es aquella de mayor preferencia, si bien el sistema permite realizar
múltiples contabilidades simultáneamente podemos marcar, la empresa que deseamos utilizar
preferentemente, es decir que cada que ingrese al software lo hará directamente ha dicha empresa,
además figura en la barra de del Sistema), el mensaje titulado como ingreso se vera de la siguiente
manera:

El sistema determinará en forma automática, que es la primera vez que ingresa al sistema, o que
tiene alguna empresa creada pero que no esta configurada por defecto para lo cual se
observará la siguiente pantalla:

En el caso de la figura existe por lo menos una empresa creada donde podrá ingresar a esta
empresa haciendo doble clic en cualquier lugar de la fila que corresponde a la empresa, si no
existe usted podrá crear la nueva empresa haciendo un clic en el botón de nominado Nueva
Empresa que se detalla en el siguiente punto.
Si bien la primera vez que ingresa al sistema aparecerá la pantalla donde se le permite seleccionar
empresas o crear nuevas empresas o contabilidades, usted puede ingresar cualquier momento a esta
opción mediante el Menú <Administración >, < Empresa>, <Nueva>:

Dentro de la opción creación de nuevas empresas usted debe introducir todos los datos que son
solicitados ya que estos datos son los que se mostrarán en el encabezado de los reportes ejm:

Nombre de la Institución : Empresa Prueba

Ruc : 9020730 (Si no se dispone Ruc Basta la letra N)
Dirección : Av. Jorge Ramos Gavilán

Gestión : 2002 (Se puede digitar la gestión o seleccionar

Nombre del
Subdirectorio a crear
haciendo clic en la flecha de dicho control)
: ABCD (El Sistema trabaja bajo el concepto de que
cada empresa es una carpeta diferente, no importa
si es mayúsculas o minúsculas, si es importante no
repetir este directorio, el sistema indica en caso que
ya existiera, además no es necesario una vez creada
la empresa guardarlo o tenerlo en memoria, se pude
utilizar cualquier combinación alfanumérica , no
deberá exceder de cuatro caracteres, no siempre
debe tener relación con la empresa, Ejm:
 1234, abc1, FFFF, PR02,,, etc.
Correlativos por mes Esta opción define si la contabilidad que deseamos
realizar va a realizarse con la numeración de los
comprobantes en forma mensual (en este caso el
control esta marcado) o por el contrario va existir una
contabilización de los comprobantes con un
correlativo en forma única
Ejemplo

Supongamos par el ejemplo que disponemos solo de los comprobantes base, Diario, Ingreso,
Egreso.

Para el correlativo mensual (casilla marcada)

Numeración Mes

Tipo Enero Febrero Marzo Abril Etc……

Diario 1…∞ 1…∞ 1…∞ 1…∞ 1…∞

Ingreso1…∞ 1…∞ 1…∞ 1…∞ 1…∞
Egreso 1…∞ 1…∞ 1…∞ 1…∞ 1…∞

Para el correlativo único (casilla vacía)

Numeración única

Tipo Enero Febrero Marzo Abril Etc……

Diario 1…45 45…156 156…389 389…567 567…∞

Ingreso1…10 10…45 45…67 67…78 78…∞
Egreso 1…56 56…69 69…86 86…102 102…∞

Una vez seleccionada la opción que se desee, y llenado los datos solicitados en la pantalla, podrá
hacer clic al botón aceptar, donde el sistema procesará su pedido y además creará el sub directorio
mostrando la siguiente pantalla:
Donde se confirmará que la empresa o institución ha sido creada y además se esta ingresa a esta
empresa, podemos acceder a cualquier empresa en cualquier momento, pero la instancia que
crea la empresa nueva permite ingresar en ese momento en el siguiente punto se vera como
cambiar o acceder a cualquier empresa de las creadas mediante este proceso.

c) Ingreso a empresas creadas

Menú <Administración>, <Gestión>, <Cambiar empresa o Gestión>:

En esta opción nosotros podemos cambiar de empresa o de gestión, además de configurar

cualquier empresa como por defecto como se comento anteriormente la empresa por defecto es
aquella que el usuario desea configurarla como de inicio, el manejo de esta pantalla es bastante
simple y se explica a continuación:

Empresa : Es necesario seleccionar de la lista de empresas creadas

Gestión : Es necesario seleccionar de la lista de gestiones existentes
Directorio : El Sistema busca automáticamente cual es el directorio
Por defecto : Es la empresa y gestión que se utiliza mayormente
(es la empresa y gestión de preferencia)
La forma de controlar en que empresa y gestión se encuentra el sistema es verificar la barra de
estado.
La barra de estado es la barra de información que se encuentra en la parte inferior del sistema esta
indica al usuario los siguientes datos:
De Izquierda a derecha :
 Directorio donde se encuentra los datos de la empresa, este dato es solamente de
referencia
 Nombre de la empresa en la cual se esta trabajando
 Gestión en la cual se esta trabajando
 Nombre del Usuario que esta trabajando en ese instante
 Hora de referencia (hora del Sistema Operativo)
 Fecha de referencia (fecha del Sistema Operativo)

Una vez que se tiene la empresa creada debemos parametrizar los datos adicionales, como el
porcentaje del Impuesto al valor agregado, el porcentaje del impuesto a las transacciones etc.

d) Datos Empresa

Menú <Administración>, <ADMINISTRADOR DEL SISTEMA>, <Datos Empresa>

En esta ventana el
sistema permite
introducir los datos
para utilizar los
distintos módulos,
además de
modificar los datos de la empresa.

Los datos que se pueden modificar son los correspondientes a el nombre de la empresa, la gestión
la dirección y el número de Ruc, el directorio no se pude modificar ya que es donde se encuentran
los datos de la empresa.

En cualquier instancia se puede ingresar y modificar además los datos adicionales, la pantalla se
divide de la siguiente manera:
1. Datos de la Empresa
2. Cuentas del Modulo Contable
3. Cuentas del Modulo de Inventarios
4. Cuentas del Modulo de Recursos Humanos
5. Porcentajes de Impuestos
6. Nivel de Impresión
7. Salario Mínimo Nacional
 8. Asientos Resumen Automáticos

6,7,8

1 5

2 3

1 Datos de la Empresa.- Los datos de la empresa corresponde a los

introducidos en su creación y pueden ser modificados en esta opción.
2 Las cuentas de Crédito fiscal, Débito fiscal, It Egreso, It x Pagar,
corresponden al código asignado en el plan de cuentas para las cuentas con
esta descripción, se puede acceder al plan de cuentas haciendo doble clic en
la casilla que se desea, y al seleccionar una cuenta haciendo clic en su
descripción el sistema asignará el código de esa cuenta a la casilla.
3 Corresponden a las cuentas de anticipo de clientes, anticipo de proveedores,
descuento en compras, descuento en ventas, recargo en compras, recargo en
ventas. Se puede acceder al plan de cuentas haciendo doble clic en dichas
casillas, y seleccionando la cuenta apropiada.
4 Las cuentas del modulo de recursos humanos tienen un tratamiento idéntico
al punto 2 y 3.
5 Los porcentajes de impuestos deberán ser introducidos en forma cuantitativa
es decir para el IVA por ejemplo 13, para el It 3, no se debe introducir
símbolos como 13 % o 0,13.
6 El nivel corresponde, al nivel de impresión de las cuentas de mayor en
nuestros comprobantes, por ejemplo si el nivel es cero, nuestros
comprobantes no imprimirán las cuentas de mayor, el sistema viene por
defecto con el nivel 3 esto se relaciona con el plan de cuentas que se adjunta
en el sistema.
 7 El salario mínimo nacional se debe introducir para utilizar el módulo de
Recursos Humanos, ya que el sistema calcula automáticamente los Bonos de
Antigüedad y además los mínimos no imponibles en la planilla RC- IVA
8 El sistema permite realizar asientos automáticos cuando se utiliza el sistema
en forma integral este realiza asientos automáticos por las compras, ventas,
costo de ventas, podemos configurar para que nuestro software realice un
asiento resumen por las ventas del día esto es cuando esta opción esta
marcada, por el contrario si esta casilla no se encuentra marcada e sistema
realizará un asiento por cada venta y compra realizada.

2 MODULO DE CONTABILIDAD

El modulo de contabilidad es el núcleo del Sistema donde interactúan los demás módulos y
permite obtener sus estados financieros

a) PLAN DE CUENTAS

Menú <Administración>, <Plan de cuentas>:

En esta opción podremos desarrollar el Plan de Cuentas, donde en una sola pantalla podremos
modificar, adicionar, o borrar las cuentas que deseemos. (El Sistema viene con un plan de cuentas
de acuerdo a disposiciones tributario legales y normas y PCGA que el usuario si gusta puede
utilizarlo, modificando, adicionando o eliminando cuentas)

En la parte superior podremos ver que existe una parte donde nos indica que rubro de cuenta
elegiremos el sistema toma por defecto los siguientes parámetros

ACTIVO 1
 PASIVO 2
PATRIMONIO 3
INGRESO 4
EGRESO 5

Existe la posibilidad de crear cuentas de orden tanto deudoras como acreedoras en los siguientes
dígitos.

 6 Cuentas de Orden
 6.1 Cuentas de Orden deudoras
 6.2 Cuentas de orden Acreedoras

a1) Adición de Cuentas

Se deberá proceder de la siguiente manera:

• Seleccionar un rubro
• Digitar el Código de la cuenta a crear
• Escribir la Descripción
• Asignar las características de la Cuenta
• Presionar (ó hacer clic en el botón adicionar).

Para seleccionar un rubro basta con hacer clic en la flecha orientada hacia abajo en dicha Opción
(RUBRO), una vez elegido el rubro, podremos ver que automáticamente el código de dicho rubro
se traslada a la opción denominada código, donde podremos digitar el código de la cuenta que
deseemos crear, luego basta con pulsar la tecla tabulador o hacer clic con el mouse en la opción
denominada Descripción si existe el código de la cuenta a crear el Sistema mostrara en dicha
opción inmediatamente la descripción o nombre de la cuenta no pudiendo crearla, por el contrario
si no existe usted podrá digitar el nombre de dicha cuenta y luego darle las características.
Características de Cuentas

MONEDA .- Estas se refieren a seleccionar si la cuenta será en dólares ó bolivianos (al

seleccionar una cuenta en dólares la columna ajustable tendrá la letra <S> esto quiere decir
que será sujeta al ajuste por inflación y tenencia de bienes, por el contrario si es en bolivianos
en la columna ajustable tendrá la letra <N> ,esto quiere decir que será sujeta al ajuste por
conversión a efectos de ajustar mediante las dos monedas y obtener sus Estados Financieros
en moneda constante).

Presupuesto.- Usted podrá elegir si la cuenta tendrá asignado un presupuesto si se selecciona esta
opción como presupuestable en la columna Presup. Aparecerá la letra <S> esto significa que
posteriormente se podrá asignar un determinado monto para el control de su ejecución. (Es
importante recordar que si esta opción se encuentra marcada como presupuestable, cuando usted
desee introducir transacciones y no exista un monto para poder realizar la ejecución el sistema no
dejara realizar la transacción emitiendo un mensaje donde señale que no existe presupuesto para
ejecutar entonces deberá proceder a realizar la re asignación de su presupuesto o por el contrario
cambiar la característica de esta cuenta como no presupuestable.

Movimiento.- Si usted selecciona la cuenta como de movimiento entonces se procederá a colocar

la respectiva letra (<S> o <N>), en la columna de movimiento eso significa que dicha cuenta será
sujeta a recibir imputaciones (una manera sencilla de controlar cuales cuentas tendrán movimiento
y cuales no)

Costo.- De igual manera se asignará a la columna la letra correspondiente pero mediante esta
opción usted señalara que dicha cuenta será sujeta a poder realizar un prorrateo creando
departamentos o proyectos, en la opción del menú- Transacciones – Costos –
Departamentos.
Esta opción es bastante útil cuando solo se desea tener una determinada cuenta Como por ejemplo
Sueldos y Salarios y desear que esta se prorratee a distintos deptos. Ademas aparece las
letras F o V para poder ser marcadas, esto es para determinar si la característica de esta
cuenta será de costo Fijo o Variable.

Por otra parte si usted desea introducir una cuenta debajo de otra que esta creada basta con hacer
doble clic en ella en la pantalla tipo hoja de calculo usted vera que automáticamente el código se
introduce en la ventana denominada código basta con modificar el código y luego pulsar la tecla
tabulación y escribir el nombre de la cuenta y luego darle sus características.

a2) Modificación de Cuentas

Para poder modificar una cuenta basta con seleccionar de la tabla central y pulsar la tecla F2
entonces usted podrá modificar la cuenta como la desee y pulsar enter o las flechas hacia arriba o
hacia abajo entonces la cuenta se modificara, además basta con escribir <S> o <N> en la columna
presup. o en Movimiento o Costo y la cuenta modificara sus características, si usted las deja en
blanco el sistema asume que no tiene dichas características.
Además si el sistema le emite un mensaje donde le indica que la cuenta tiene movimiento, se le
preguntará si dicha modificación afectará a todas las transacciones anteriores (esto significa que si
desea cambiar el nombre de una cuenta y esta tiene transacciones realizadas no deberá
cambiar comprobante por comprobante dicho nombre a todas las transacciones) es
recomendable que pulse si, pero en el caso que no desee que realice esta operación deberá pulsar
no, y luego la tecla ESC para desabilitar dicha modificación.

a3) Eliminación de Cuentas

Para borrar una cuenta se deberá seleccionarla dentro la tabla central y hacer un simple clic con el
Mouse en la parte izquierda de la tabla a la altura de la cuenta seleccionada (existe una flecha con
dirección hacia la derecha como se observa en la figura) entonces toda la fila donde se ubica la
cuenta se iluminara con otro color, una vez hecho este proceso solo tendrá que pulsar la tecla
suprimir (Supr o Del) y la cuenta se borrara definitivamente.

(Tenga cuidado en este proceso ya que el sistema elimina la cuenta y no existe proceso de
reversión), pero si la cuenta que se desea borrar tiene movimiento, no podrá borrarla hasta eliminar
definitivamente todos los movimientos, lo mismo ocurre en el caso de las cuentas que tienen sub –
cuentas deberá proceder a eliminar primero las sub – cuentas.

b) Introducción de Comprobantes
En esta pantalla que se encuentra en el menú <Transacciones><Introdución de Comprobantes> es
donde el usuario podrá introducir los comprobantes contables, La primera casilla es aquella donde
aparece la fecha del sistema operativo de su máquina, usted podrá modificarla, luego bastará con
presionar la tecla <tab> y el sistema saltará a la casilla tipo de cambio, el tipo de cambio puede
aparecer automáticamente (refiérase a la opción utilitarios - tipos de cambio), por otra parte si no
existe grabado el tipo de cambio el sistema preguntará si desea almacenar el nuevo tipo de cambio
para esa fecha, en caso que usted haya realizado la creación de su empresa en forma de
correlativos por mes aparecerá automáticamente el mes al cual se incluirá el comprobante, podrá
modificar el tipo de cambio o digitar el que corresponde, luego presionando a tecla <tab> también
se puede ir haciendo clic con el Mouse usted tendrá una casilla de selección donde podrá escoger
que tipo de comprobante desea realizar, es importante que siempre escoja un comprobante si no lo
hace el sistema le anunciará posteriormente que falta tipo de comprobante.

Se puede notar que al escoger un tipo de comprobante el sistema asigna de manera automática un
numero correlativo para dicho comprobante.

Entonces existen los siguientes tipos de comprobantes

Traspaso o Diario
Egreso
Ingreso
b1) Adición de Comprobantes.- Si Usted necesita nuevos tipos de comprobantes puede
crearlos en la siguiente opción:
Ejm : Supongamos que deseamos crear el nuevo tipo de comprobante Traspaso, esto significa que
se creará el nuevo tipo de comprobante con su correspondiente correlativo mensual o anual.

Donde es recomendable que use los tipos de comprobantes de acuerdo a su experiencia contable,
podrá asignar nuevos tipos de comprobantes refiérase a la opción Administración – Utilitarios –
Adición de Comprobantes
Luego saltando a la siguiente opción Moneda deberá seleccionar la moneda en la cual tendrá
origen la transacción.
Luego podrá pasar a la casilla correspondiente a Nº de Cheque si existe, la descripción y el Banco,
luego existe la casilla que indica la referencia Recibido o Cancelado referida
a una descripción sencilla de la persona encargado de la transacción.
Luego presionando <tab>, el sistema se detendrá en la parte denominada GLOSA que es la glosa
general del Comprobante usted es libre de introducir gran cantidad de caracteres (200). ya que si
llega al final de la pantalla estos en forma automática se irán posicionando una fila más abajo, no
deberá preocuparse de la impresión ya que el sistema acomoda en forma más elegante posible sus
filas de impresión. Además que dispone también de glosas individuales.

Luego deberá hacer clic en lo que corresponde a la glosa individual o General,

Ejm: Si yo dispongo de un comprobante bastante largo, y deseo que la glosa General se repita
automáticamente en cada glosa individual, deberá estar marcado la opción que corresponde a glosa
general, por el contrario si deseo se mantenga la opcíon de glosas individuales deberá estar
marcada la opción individual.

La parte más importante es la introducción de las cuentas y montos, para generar la transacción
contable, podrá ver una tabla donde basta con digítar el código y avanzar con la flechas hacia la
derecha en forma automática aparece el nombre de la cuenta:
Por otra parte no es usual que una persona memorice todos los códigos de su plan de cuentas en
ese caso usted puede hacer clic en el botón que se encuentra en la parte superior derecha <plan de
cuentas>.
Botón plan de cuentas .- Podrá visualizar todas las cuentas con sus respectivos códigos siempre y
cuando hayan sido elegidos como de movimiento dentro del plan de cuentas, en la pantalla podrá
observar que existe una selección por código o por descripción como muestra en el dibujo.

Si usted desea hacer una busqueda rápida puede utilizar el comodín asterisco (*) por ejm. Para
realizar una busqueda de todos los códigos que comienzan con el digito 2 en la casilla código
deberá digitar 2*, por el contrario si esta marcada la opción descripción podrá digitar A* esto
significa que tratará de ubicar todas las cuentas que empiecen con la letra “A”, puede jugar con el
asterisco al principio al final o encerrar una palabra o frase entre asterisco ejm: si deseo ubicar
todas las cuentas que tengan como descripción en algún lugar (al principio, medio o final) la
palabra “sueldos” en la casilla descripción deberé digitar *sueldos*.
Una vez ubicada la cuenta bastara con seleccionarla realizando un doble clic, en forma inmediata
aparecerá el código y el nombre de la cuenta, luego podrá posicionarse en la columna debe, o
haber según la naturaleza de la transacción donde digitará el monto y en forma automática el
sistema le mostrara el equivalente en dólares o en las columnas siguientes, también puede ingresar
los montos en

las columnas en dólares donde el sistema hará la conversión a bolivianos también en forma similar
todo dependiendo de la moneda que eligió al inicio del comprobante. Una vez efectuada la revisión
de los montos y cuentas basta con pasar a la siguiente línea presionado la flecha hacia abajo o
colocándose con el Mouse una línea más abajo. Podrá ver que aparece ya el total en la parte
inferior de la pantalla más la diferencia que existe entre la columna debe menos la columna haber.
Un comprobante nunca podrá ser grabado si no igualan las columnas tanto debe como haber, el
botón que controla la grabación de un comprobante es el que se encuentra en la parte inferior
central llamado <grabar.>, este botón permanece apagado (no realiza ninguna acción) mientras los
totales no estén correctamente igualados, una vez igualados y si desea guardar el comprobante
basta con presionar el botón <grabar> (también ALT-G, en realidad puede presionar la
combinación de teclas ALT + la tecla subrayada del botón), el sistema mostrará un comprobante
que indicará que el comprobante ha sido grabado. En ese instante se enciende el botón <imprimir>
<También ALT-I) donde si se desea se podrá imprimir el comprobante recién grabado habrá una
pausa y usted podrá ver después de un parpadeo en la pantalla el reporte en forma
minimizada en la barra de tareas de su entorno Windows
La impresión es bastante sencilla ya que todos los reportes tiene el mismo formato, le será
mostrado en pantalla el comprobante tal cual se imprimirá. En la parte inferior existen algunos
iconos que se pueden presionar sobre el reporte y que producen algunas acciones.

Estos son el botón de la impresora que le permite enviar su reporte directamente a la impresora.,
preguntando si desea imprimir solo una copia o varias, luego el formato del tamaño de la hoja esta
determinado por la configuración de su impresora (no olvide que el sistema adopta todas las
características de su sistema operativo).
También existe el botón que tiene tres recuadros de distintos tamaños esto significa que se puede
hacer un zoom en tres diferentes tamaños para aumentar o disminuir el tamaño en pantalla del
reporte para poder tener una mejor visualización.
El botón con el dibujo del maletín permite enviar nuestro reporte a formato Excel o Word o ASCII,
dependiendo de las necesidades nos pedirá otro nombre para grabar y nuestro reporte será
fácilmente abierto desde otra aplicación.
Los botones de las flecha son para ir a la siguiente o anterior página si existen y las flechas con una
línea son para ir a la última o primera página si estas son muchas.
El botón con el dibujo de el sobre le permite enviar sus reportes directamente a Microsoft
OUTLOOK y poder trabajar con Internet y enviar sus reportes en forma de correo electrónico.
Para cerrar el reporte basta con presionar el botón cerrar una vez que se ha procedido de acuerdo a
los requerimientos.
IMPORTANTE: Lo anterior explicado sobre los reportes se aplica a todos los reportes del
Sistema Contable Orion, es importante tomar debida nota ya que el uso adecuado de uno de
los reportes permite el manejo de cualquier reporte posteriormente emitido.
Si usted se equivoca al digitar una cuenta o un monto podrá modificar la transacción si su
comprobante no esta grabado deberá (si ya esta grabado podrá cambiar la transacción en el menú
consultas modificaciones) colocarse en la fila donde esta el error y cambiando la cuenta o el monto
por el correcto bastará con bajar una fila más bajo o subir una arriba con las flechas y la cuenta o el
monto se modificaran.
En caso de desear eliminar una fila hasta con seleccionarla haciendo clic en la barra de la tabla a la
altura de la fila que desea suprimir una vez que usted pueda ver que la fila ha sido marcada (se
pondrá toda la fila de otro color) usted pulsará la tecla <supr> o <delete> y la fila será
completamente eliminada.

b2)CASO DE COMPROBANTE DE EGRESO

En el supuesto que usted seleccione un comprobante de egreso el sistema abrirá una pantalla donde
se le preguntará si existe factura o por el contrario si es un bsp de compra o una importación. Estos
dos últimos se encuentran en el menú desplegable de esta pantalla en la parte inferior como se ve
en la figura

Si no existe factura usted podrá realizar el comprobante de forma normal como se explico
anteriormente presionando el botón <no> en la pantalla de verificación de facturas

b3) LIBRO DE COMPRAS IVA

Si usted presiona <si> el sistema le abrirá la pantalla titulada LIBRO DE COMPRAS IVA donde
podrá introducir todos los datos referentes a la factura:
Ejm
Sucursal : Central
Nro. de Factura : 1234
NrodeRUC : 1233456
Alfanumérico : WWW1234
Nro de Orden : 1233456
Fecha : 01/01/2002
Proveedor : ORIONSOFTWARE
Total Factura : 1500

Una vez introducido el total de la factura usted deberá digitar en la casilla que se posiciona el
cursor después de presionar <tab>, el código de la cuenta en la que se esta incurriendo en el gasto,
sin no sabe el código puede hacer clic en el botón plan de cuentas y seleccionar la cuenta haciendo
doble clic, entonces automáticamente aparecerá el código en la casilla de cuentas, luego ya esta
listo para adicionar su factura a su libro de compras iva, presione el botón aceptar si todo esta
correcto el sistema le indicará que la factura ha sido adicionada, si ocurre algún error el sistema le
indicará que no ha seleccionado una cuenta para contabilizar, entonces deberá buscar que cuenta se
identifica con el gasto y colocar el código en la casilla.

Por otra parte puede existir errores que indiquen que no coinciden los tipos o que no es
valido el uso de null, esto se debe ha que usted no ha indicado en el administrador del sistema
— datos de la empresa, cuanto va ha ser el porcentaje del crédito fiscal o que cuenta se
utilizará para el crédito fiscal, etc., deberá revisar la parte correspondiente a el
administrador del sistema.

Podrá introducir las facturas que desea siguiendo los anteriores pasos dentro de un mismo
comprobante. una vez terminada la operación de introducción de facturas.
Usted deberá digitar el botón <cancelar> o cerrar dicha ventana de la pantalla titulada libros de
compras iva, regresara a la Pantalla introducción de comprobantes donde podrá ver que los
asientos se han realizado y solo usted tendrá que digitar la glosa, si fue cancelado con cheque,
además de introducir la contracuenta para que dicha transacción pueda ser grabada. Luego podrá
presionar el botón <grabar.> y su transacción será finalizada concluyendo de esta forma la
grabación de la transacción y la introducción de su factura en el libro de compras iva.

b4)CASO COMPROBANTE DE INGRESO

En este caso al igual que en el caso anterior (egreso) se le pedirá que usted introduzca si existe
factura, si presiona que no podrá realizar la transacción en forma normal.

Si por el contrario usted presiona que si el sistema le abrirá le ventana LIBRO DE VENTAS IVA,
donde el tratamiento es parecido al libro de compras iva, solo que el sistema le realizara también el
asiento por el devengamiento del IT
Volviendo a la ventana de introducción de comprobantes usted dispone del botón calculadora
donde fácilmente podrá realizar cálculos y copiar y pegar dichos resultados en los lugares que
desee marcando los importes dentro la calculadora y presionado CTRL-C para copiar y CTRL-V
para pegar.
Botón Ver .- Este botón se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla y es bastante útil
ya que en el caso de que usted este llevando su contabilidad correlativos por mes el sistema
mostrara todos los comprobantes realizados por el mes elegido en la pantalla, o en caso de
correlativos únicos mostrara todos los comprobantes ordenados por numeración
Si usted viendo toda la lista de comprobantes y en esta pantalla decide modificar cualquier
comprobante basta con hacer doble clic con el mouse en el elegido, aperecera todo el comprobante
en otra pantalla denominada modificación de comprobantes y se podrá proceder a su modificación
ver Consultas – Modificaciones, en realidad es una forma sencilla de ubicar un comprobante.

C) OTRA GESTION: Esta Opción se encuentra en el menú

<Administración>,<Gestión><Otra Gestión>, en esta pantalla el sistema creará la apertura de
una nueva gestión, realizando el Asiento de apertura con sus saldos actuales.

Ejm.:
Nueva Gestión 2002
Tipo de Cambio 7.1
Cuenta de resultados Acum. 314
Mes del Comprobante de Apertura ENERO

Hacer clic en botón aceptar

El sistema iniciara el proceso donde trasladara los saldos que usted dispone en la empresa
que esta trabajando y generara un nuevo directorio y otra gestión para esa empresa
realizando automáticamente el balance de apertura con los saldos que se dispone, activos
fijos e inventarios.
Se solicita el mes de apertura, ya que puede darse el caso que no este realizando la
contabilidad de una empresa comercial, y si es el caso de una empresa industrial se deberá
escoger abril, ya que el inicio de estas empresas es en dicho mes.

d) CONFIGURACION

Este Sub Menú dispone de siete utilidades que se las detalla a continuación:

a) ESTADO DE RESULTADOS
b) UTILITARIOS
c) CAMBIOS
d) CIERRE DE CEUNTAS
e) AJUSTES
f) ADICION DE COMPROBANTES
g) VISUALIZADOR

A) Estado de Resultados.- Es importante aclarar que el estado de resultados viene configurado

por defecto para mostrar en el formato INGRESOS – EGRESOS, esta opción sirve para poder

configurar de diferente manera dicho estado financiero por ejemplo: INGRESOS – COSTO DE
VENTA – GASTOS ADMINISTRATIVOS+ OTROS INGRESOS. Se deberá proceder a cargar
los códigos de cuentas en el orden que desee que sean emitidas en el reporte, digitando el código
en la tabla que se tiene en dicha pantalla, se tiene además la ayuda de códigos en la parte derecha.

B) Utilitarios.- Esta opción sirve para trabajar en red y además en caso de cortes de energía
eléctrica.

B1) Verificación de la configuración.- sirve para determinar si su configuración en el redondeo

esta correcta, solo deberá presionar dicho botón y el sistema se encargara de realizar todo el
proceso de revisión.

B2) Corregir base de datos.- Solo se deberá

realizar en caso de cortes de luz y donde el sistema
indica el error, NO SE RECONOCE EL
FORMATO DE BASE DE DATOS, o REGISTRO NO VALIDO.

B3) Seleccionar servidor mapeado.- Esta opción de deberá utilizar en el caso de aquellas
personar que trabajan en red:

Para que el Sistema funcione en red se deberá compartir el disco C de la correspondiente unidad
servidora (Servidor), (basta con hacer clic con el botón derecho del mouse en el disco de la unidad
y seleccionar la opción compartir y elegir total) una vez realizado este proceso en las unidades
terminales se procederá a mapear dicho servidor con una determina letra.

Esta letra será la que determine la conexión con el sistema y es la que debe seleccionar en esta
casilla denominada letra del servidor mapeado, una vez realizado todo el anterior proceso de hará
clic en el botón proceder y se podrá comprobar que el sistema se encontrara concectado en red con
el servidor.

Es importante tener en cuenta que la creación de empresas o gestiones que se deseen compartidas
solo deberán realizarse en le servidor.

C) CAMBIOS.- Esta opción permite enviar todos los movimientos que se hayan imputado a una
cuenta a otra cuenta determinada.
Se deberá elegir el código de la cuenta original y luego el código de la cuenta destino y presionar
el botón cambiar .

Esta opción es bastante útil cuando se decide que se ha realizado la contabilización en varios
comprobantes de una cuenta errónea entonces no necesitara modificar los comprobantes uno a uno

D) Cierre de cuentas..- Permite realizar un asiento por el cierre de la cuenta tanto en dólares como
en bolivianos una opción bastante inusual, ya que existe la elaboración de comprobantes manuales
de ajuste y automáticos también de ajuste

E) AJUSTES.- Mediante esta pantalla se podrá efectuar los comprobantes de ajustes donde solo
afecta a una determinada moneda Dólares o Bolivianos, el formato de la pantalla es parecido al de
introducir comprobantes con la diferencia de que dicho comprobante se efectúa solo en la moneda
elegida ideal para realizar asientos por inflación o por conversión manuales.

F) Adición de Comprobantes.- El sistema viene por defecto con 3 tipos de comprobantes,

Diario, Ingreso, Egreso, cada uno de estos con su correlativo independiente y en elc aso que se
desee adicionar más tipos de comprobantes se deberá digitar la descripción en la casilla
correspondiente.
Ejm:
Supongamos que a partir de los tres tipos de comprobantes con los cuales viene el sistema deseo
adicionar un tipo de comprobante que se denomine TRASPASO
En la casilla denominada tipo de comprobante deberé digitar TRASPASO y presionar el botón
grabar, entonces a partir de ese momento dispondré de un tipo de comprobante más, con su
correspondiente correlativo también independiente ya sea por mes o único

IMPORTANTE Se debe tomar en cuenta que una vez creado el nuevo tipo de comprobante
no se podrá borrar hasta terminar la gestión.

g) Visualizador.- Solo para usuarios avanzados para ver el manejo del visualizador revise el
apéndice sobre el visualizador

e) ACTUALIZACION
(UPGRADE).- Opción
que permite recuperar datos
de empresas y
gestiones realizadas en el Sistema Contable Integrado ORION en cualquier versión anterior a la
versión 4.2.
Se debe analizar y revisar la lógica con la cual se crea nuevas empresas, como se había visto en
esta parte cada que se crea una nueva empresa se origina una nueva carpeta que se puede
encontrar dentro del directorio ORION4, entonces al ingresar a esta pantalla se nos
muestra la estructura del directorio c:\orion4, si usted creo sus empresas con las anteriores
versiones de orion en otro directorio deberá proceder a buscar en los disco duros que
dispone con la barra de elección de discos que se encuentra en la parte superior derecha
de esta pantalla, una vez que tenga localizados los directorios que contiene los datos de
sus empresas deberá hacer clic en la pantalla tipo explorador para que la carpeta que los
contiene se encuentre abierta, una vez realizado este procedimiento podrá presionar o
hacer clic en el botón agregar, podrá ver que en la pantalla derecha, aparece el nombre del
directorio elegido (solo se puede realizar la actualización de empresas de versiones
anteriores una por vez, si desea recuperar información de más de una empresa deberá
volver a repetir todo este procedimiento para cada una)

Si en algún momento usted selecciono mal el directorio y presiono el botón agregar puede anular
este selección haciendo doble clic en el directorio agregado y presionando o haciendo doble clic en
el botón eliminar. Una vez elegido el directorio deberá seleccionar si el correlativo que tenia sus
anteriores empresas era único o por meses, si era único deberá estar desmarcada la opción
correlativos por meses y si era por mes, esta opción deberá estar marcada, es muy importante esta
opción ya que puede ocurrir perdidas si tiene dudas consulte a su proveedor. Luego deberá
presionar el botón grabar, aparecerá un mensaje donde el programa le
reiterara si ha elegido correctamente la casilla de correlativos y si desea continuar, si presiona
<si> todos los datos anteriores contenidos en su directorio se actualizaran A la versión 4.5
de Orion.

f) ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

En esta opción usted podrá configurar todo lo que se relaciona con crear nuevos usuarios para el
ingreso al programa, además de dar los respectivos accesos a cada uno de ellos y poder visualizar
las acciones de estos
 f1) USUARIOS
Compone los siguientes sub menús:

LISTAS: Usted podrá ver las claves de todos los usuario, basta con hacer doble clic en el cuadro
titulado lista de usuarios y seleccionar el usuario deseado, en la pantalla inferior obtendrá el
respectivo nombre del usuario con su correspondiente clave de ingreso,

Adicionar Usuario

Si usted desea adicionar un nuevo usuario deberá ingresar a esta opción de manera que pueda ver
la casilla nombrada usuario y’ palabra de paso completamente vacías, si esto no ocurre, es
aconsejable que presione el botón cancelar y vuelva a ingresar a esta opción para ver las casillas
completamente vacías.

Una vez hecho esto podrá digitar el nuevo usuario que desea crear y luego haciendo clic en la
casilla palabra de paso, podrá digitar la palabra de paso para dicho usuario, si todo esta correcto
podrá presionar o hacer clic con el Mouse en el botón adicionar, recibirá un mensaje donde se le
comunicará que el usuario y su clave están gravados.
Es importante que recuerde lo siguiente:

Tamaño máximo para Nombre de usuario 10 caracteres

Tamaño máximo para clave de usuario 4 caracteres

Borrar Usuario

Si usted por el contrario desea eliminar un usuario que ya no esta presente basta con seleccionarlo
haciendo doble clic en la lista de usuarios y presionar el botón eliminar se le comunicará que dicho
usuario a sido eliminado.

Por efectos de administración del Sistema el usuario ADM no se puede borrar, es recomendable
que modifique dicho usuario para que la clave no sea la misma por un período muy largo de
tiempo.

Modificar usuario

Si se desea modificar un usuario, solo podrá modificar la clave de este ya que, si quiere cambiar el
nombre de este, será prudente realizar la eliminación y crear uno nuevo con el nombre que se
desea.

Para modificar hasta con seleccionar el usuario dentro la lista de usuarios y usted podrá cambiar
¡solo la clave ¡ no el nombre en la casilla que corresponde a la clave del usuario y presionar el
botón modificar, donde recibirá el mensaje que el usuario ha sido modificado

IMPORTANTE
Sea cuidadoso al manejar esta opción, no es recomendable que trate de borrar al usuario
<adm>, ya que este tiene los privilegios para acceder a todo el sistema, si lo desea puede
modificar la palabra de paso de adm, utilizando la opción modificar antes explicada.

f2) ACCESOS

Con esta opción usted puede dar accesos restringidos a las opciones que desee, de acuerdo a sus
usuarios creados. usted podrá ver la pantalla donde se le muestra todas las opciones del sistema
En la parte superior derecha usted tiene la lista de todos los usuarios, basta con seleccionar uno
haciendo doble clic sobre su nombre y la pantalla mostrara que accesos tiene marcando las casillas
con un símbolo (√) , si existe casilla que no tiene marcado este símbolo significa que dicho usuario
no puede acceder a esta opción, es importante recordar que es necesario dar estos accesos ya que
una vez creado el usuario este se crea sin ningún acceso asignado, además que si dispone de varias
empresas deberá configurar las opciones para cada empresa ya que el sistema le permite que usted
pueda tener por ejemplo acceso al plan de cuentas de una empresa Nro. 1 pero no al plan de
cuentas de una empresa Nro. 2, bastara con empezar a trabajar en esa empresa y asignar las
distintas opciones que manejará cada usuario.

Si usted desea asignar nuevas utilidades a un usuario primero deberá hacer doble clic en el nombre
del usuario, en la pantalla de la izquierda se mostrara acceso a que opciones tiene marque las que
desee agregar o quitar luego presione el botón asignar, el sistema le indicara con un mensaje que
las opciones fueron asignadas, desde ese momento cada que el usuario ingrese al sistema digitando
su nombre y clave tendrá mas o menos acceso a las utilidades de acuerdo a como se hayan
marcado sus casillas.

f3) DATOS EMPRESA

En esta opción que se encuentra en el administrador del sistema ingresará a una pantalla donde
usted podrá modificar o corregir los datos que estén erróneos como por ejemplo el ruc de la
empresa, la dirección, además usted pude digitar cuanto será el porcentaje que significará el IVA
Ejm.:
En la casilla del iva deberá digitar 13 esto significa que realizara los asientos automáticos tomando
como relación para el crédito y débito fiscal el 13 %.

El mismo procedimiento se realizara para el It.

En las casilla donde se le pregunta por algunas cuentas usted podrá hacer doble clic. en dicha
casilla aparecerá una ventana que le indicara que cuenta puede ser la relacionada con la casilla
basta con seleccionar dicha cuenta y el código aparecerá directamente en la casilla, es importante
que una vez elaborado el plan de cuentas usted grabe estas cuentas, para que posteriormente no
tenga errores en la generación de asientos contables.

Una vez realizado los ajustes en la pantalla usted presionara el botón <grabar.> donde todos los
cambios realizados en dicha pantalla serán grabados o modificados si es que existían otros con
anterioridad.
f4) AUDITORIA DEL SISTEMA

Opción que permite analizar los movimientos de los distintos usuarios dentro el desenvolvimiento
del sistema cuando se trabaja en red o en una sola terminal.
Al ingresar a esta pantalla podrá observar que existe un rango de fechas y el botón mostrar.

Usted podrá modificar este rango de fechas como vea conveniente y presionar el botón mostrar
aparecerá una tabla donde podrá visualizar en las columnas correspondientes, el usuario (nombre),
acción que realizó, la hora de este evento y la fecha de dicho evento.

En caso que deseará imprimir dicho reporte solo deberá presionar el botón imprimir que se
encuentra en la misma pantalla en la parte inferior izquierda.

g) ASIGNACION PRESUPUESTARIA

En esta opción usted podrá asignar el presupuesto a sus determinadas cuentas que mediante el
administrador del plan de cuentas usted las edito como presupuestables

Además de un reporte de cuales cuentas son presupuestables y por otra parte también ver la
ejecución y el saldo por ejecutar de dicho presupuesto

SELECCION DE CUENTA
Es recomendable digitar el tipo de cambio al cual se asignara el presupuesto antes de realizar la
selección.

Usted deberá presionar el botón que se encuentra en la parte superior derecha llamado <plan de
cuentas>, entonces el sistema le mostrara solo las cuentas que usted eligió como presupuestables
Con hacer doble clic en alguna de ellas el código de esta y la descripción aparecerán en las casillas
del mismo nombre, usted podrá ver un mensaje al lado de la casilla descripción donde se le
indicara si la cuenta tiene o no tiene presupuesto.

ASIGNACION DEL PRESUPUESTO

Para asignar el presupuesto a una cuenta basta con seleccionarla realizando el procedimiento de
selección, luego la casilla donde se asignara dicho presupuesto. posteriormente digitar el monto ya
sea en dólares o bolivianos

MODIFICACION DEL PRESUPUESTO

Basta con seleccionar la cuenta y digitar el cambio en la columna que si viera necesario.

REPORTES DEL PRESUPUESTO

Existen los botones llamados <asignación presupuestaria> donde nos muestra un reporte que nos
indica que cuentas han sido presupuestadas con sus montos además existe el botón llamado
<ejecución presupuestaria> que basta con imprimir en cualquier instante y nos mostrara cual es la
ejecución total hasta ese momento y cual el saldo por ejecutar, es importante recordar que basta
con presupuestar las cuentas al ocurrir todas las transacciones contables se ira ejecutando
internamente.

h) FLUJODE CAJA

Opción ligada a inventarios, clientes, proveedores, libros de compras y ventas iva. Por su
importancia se hace un análisis más extenso al final de este manual

i) COSTOS
Es menú tiene tres sub – menús que se verán en detalle:
i1) Departamentos
i2) Modificar
 i3) Costo de venta
i4) Reportes Auxiliares

i1) Departamentos

En esta pantalla se podrá cargar los departamentos o proyectos que se desee para tener un control y
que se puedan prorratear, dentro las distintas cuentas elegidas como de costo en el administrador
del plan de cuentas, es sencillo realizar la adición o modificación de estos se debe proceder como
si se tratara de una hoja de cálculo, y quedaran grabados dichos cambios en la base de datos.

i2) Modificar .- Permite realizar la modificación de los prorrateos efectuados dentro las distintas
transacciones.
i3) Costo de venta.- Mediante esta pantalla se podrá seleccionar el rango de los reportes para el
costo de venta, una vez digitados los rangos se debe presionar el botón imprimir donde podremos
obtener dicho reporte en la pantalla y posteriormente imprimirlo si se desea.

j) Orden de comprobantes.- Opción que sirve para realizar el análisis y orden de comprobantes
de acuerdo a fecha introducida

Ejemplo
Si se introduce el comprobante de egreso con fecha 15/02/200 y el sistema asigna el correlativo Nº
1 para el mes de febrero,

Luego se introduce el comprobante de egreso con fecha 5/02/200 y el sistema le asigna el

correlativo N º 2 para el mes de febrero, posteriormente se introduce el egreso con fecha
22/02/2000 y el sistema le asigna el correlativo Nº 3 al ingresar a esta pantalla y seleccionar en :

Comprobantes EGRESO
MES Febrero

Presionar el botón ordenar, la numeración de estos comprobantes quedara de esta manera:

Antes Despues
Egreso N º 1 15/02/2000 Egreso N º 1 05/02/2000
Egreso N º 2 05/02/2000 Egreso N º 2 15/02/2000
Egreso N º 3 22/02/2000 Egreso N º 3 22/02/2000
Como se puede analizar en el ejemplo esta opción ordena el orden de los comprobantes por fecha,
obviamente que una vez realizado este proceso se deberá reimprimir todos los comprobantes que
hayan sido afectados, en el caso de correlativos únicos no existe la opción mes y ordena todos los
comprobantes de un determinado tipo.
k) MENU CONSULTAS

a) SUB MENU LIBRO DIARIO

En esta opción el sistema muestra todas las transacciones realizadas dentro de un rango de fechas
en forma de asientos de diario en bolivianos y dólares. Se deberá digitar la fecha inicio (desde) y la
fecha final.

(hasta) que se quiere visualizar, luego presionar el botón aceptar donde se emitirá un reporte en
pantalla donde se podrá ver dichas operaciones contables
b) SUB MENU LIBRO MAYOR

En esta opción nos permite ver los movimientos realizados por una determinada cuenta entre un
rango de fechas.

Existe la opción en bolivianos, dólares, bimonetario.

Se deberá digitar el código de la cuenta que se desea revisar si no se conoce este código hasta con
presionar el botón plan de cuentas y seleccionar la cuenta haciendo doble clic en forma automática
aparecerá el código y descripción de la cuenta luego se deberá digitar el rango de fechas que se
quiere verificar y presionar el botón <aceptar>

El procedimiento es el mismo para los movimientos tanto en dólares como en bolivianos y bi

monetario

c) SUB MENU - ESTADO DE CUENTAS

Esta opción nos permite obtener saldos a nivel de cuenta o a nivel de grupo, rubro, etc, tanto en
dólares como en
bolivianos, en la pantalla se deberá digitar el código, y hasta que fecha se desea el reporte y
presionar el botón ver,.
Ejm:
Codigo 111
Descripción Activo Disponible
Hasta fecha 10/05/2001
Presionar botón ver

En este momento en base al plan de cuentas demo que existe en el sistema estamos suponiendo que
deseamos ver todos los saldos a nivel de activo disponible tanto en dólares como en bolivianos
hasta fecha 10/05/2001.

d) BALANCE DE SUMAS Y SALDOS

Esta opción es la mas importante del sistema ya que si usted desea obtener posteriormente el
Balance General y el estado de resultados. Deberá primero realizar esta operación ya que las
fechas que usted introduzca en esta opción serán las que determinen sus balances.

Ejm .-
Si se desea obtener un estado de resultados y un balance general desde el 01/01/1999 al
31/12/1999, se deberá primero obtener el balance de sumas y saldos con este rango de fechas
no es necesario imprimirlo basta con generarlo.

Por defecto este reporte muestra dicho balance solo en moneda bolivianos para imprimir el balance
de sumas y saldos en dólares deberá recurrir a la opción Impresión Balance de Sumas y Saldos en
dólares.
e) SUB MENU ESTADO DE RESULTADOS

En esta opción usted podrá ver e imprimir el estado de resultados tanto en dólares como en
bolivianos y en forma bi monetaria, existe una casilla donde indica el nivel de cuentas que desea
ver por ejemplo si usted tiene algo parecido en su plan de cuentas
1 Activo Nivel 1
11 Activo Corriente Nivel 2
111 Activo Disponible Nivel 3
11101 Caja Nivel 5
1110101 Caja Moneda Nacional Nivel 7

Usted podrá escoger hasta que nivel quiere ver el estado de resultados y luego presionar el botón
-ver - donde le mostrara dicho estado es importante recordar que dicho estado esta en base al
balance de sumas y saldos obtenido entonces si usted saco un balance de sumas y saldos al
31/10/99 dicho estado de resultados mostrara los movimientos hasta esa fecha.

Además existe una casilla que esta marcada con el formato de ingresos – egresos por defecto si
usted no desea que su estado de resultados se muestre en ese formato deberá desactivar esta casilla
y configurar su estado de resultados en la opción Administración – Utilitarios – Estado de
Resultados.
El tratamiento es el mismo para el reporte tanto en moneda
bolivianos como dólares y bi - monetario.

f) SUB MENU BALANCE GENERAL

El procedimiento para este reporte es idéntico al del estado de resultados tomando en cuenta que se
debe obtener el balance de sumas y saldos con anterioridad a este
Los niveles de cuentas se pueden manejar de igual manera que en el estado de resultados.

g) ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACION FINANCIERA (CAPITAL DE

TRABAJO)
En esta opción se le solicita que digite cual es el grupo de cuenta de activo no corriente y de
pasivo no corriente (solo el grupo) y también el mes de apertura solo en el caso de sea correlativo
por mes

Ejm:
Grupo de cuenta activo no corriente 12
Grupo de cuenta pasivo no corriente 22
Mes de apertura ENERO

Supongamos que se trata de una empresa comercial entonces el mes de apertura deberá ser enero,
esto se debe a que el sistema debe analizar el balance de la anterior gestión y este viene reflejado
como el comprobante de apertura en la nueva gestión.
Luego se podrá presionar el botón <imprimir> donde se podrá ver dicho estado
Es importante tomar en cuenta que para realizar este análisis de estado el sistema toma en cuenta
los saldos de la fecha comparados con los del balance de apertura o inicio de la gestión utilizando
para esto el comprobante de Diario Nro. 1 por defecto del mes respectivo.

El tratamiento es el mismo para le reporte en dólares.

H) FLUJO DE EFECTIVO

Se deberá digitar el grupo de activo disponible y luego hasta que fecha se desea el reporte, luego el
botón visualizar.
El mismo tratamiento del reporte en dólares.

I) SUB MENU MODIFICACIONES

Con esta operación podemos modificar totalmente un comprobante motivo por el cual el sistema
no permite que se puedan eliminar comprobantes ya que se puede hacer el reemplazo de un
comprobante por cualquier otro
Se ingresara a la pantalla titulada modificación de comprobantes, donde la primera casilla es la
titulada tipo de comprobante podremos escoger entre los comprobantes ya mencionados (egreso,
diario, ingreso), una vez realizado esto digitaremos el numero del comprobante y luego
presionaremos el botón <buscar> , si el sistema encuentra el comprobante nos mostrara todas las
características de dicha transacción en las casillas correspondientes donde podremos modificar
cualquier dato a partir de la fecha, tipo de cambio, cheque , banco, descripción , glosa ,cuentas,
monto de la transacción etc.

Una vez realizadas las modificaciones presionaremos el botón grabar y el sistema nos indicara que
el comprobante ha

sido modificado, esta modificación tendrá incidencia directa inmediatamente en todos los balances

Para manejar la tabla donde se realizan las transacciones se deberá proceder de la misma manera
que en la parte de Introducción de Comprobantes, el botón grabar no se encuentra encendido si el
comprobante no esta correctamente igualado.
Anular un comprobante (bóton borrar).- Se deberá Escoger el tipo, luego el número y si el
correlativo es mensual el mes y presionar el botón borrar.

Esta opción permite eliminar un comprobante pero en ningún momento el correlativo recorre, para
adelante o para atrás según la anulación, por el contrario se puede utilizar ese número vació
introduciendo el comprobante por Consultas – Modificaciones.

J) CONSOLIDAR.-
Permite la fusión de varias proyectos o empresas con solo seleccionar estas, se debe tomar en
cuenta que es recomendable, que todas estas tengan el mismo plan de cuentas.

j1) SELECCIONAR DIRECTORIOS

Mediante esta opción se podrá seleccionar las empresas que se desea consolidar, se debe tomar en
cuenta que cada subdirectorio (ver creación de nuevas empresas) representa una empresa, entonces
debo proceder abrir las carpetas y presionar el botón agregar para realizar la consolidación.
Una vez realizado todo este proceso se presionara el botón grabar , el sistema indicara que se
borraran los datos anteriores, ESTO SE REFIERE A QUE BORRARA LOS DATOS
ANTERIORES CONSOLIDADOS, en ningún momento borra la información de cada empresa o
proyecto, para ahorrar espacio físico en disco no mantiene todos los datos consolidados, si no que
reemplaza estos cada que se consolidan.

j2) LIBRO MAYOR CONSOLIDADO.- Esta opción presentara el libro mayor consolidado,
además de expresarlo en dólares, bolivianos y en forma bi monetaria, se puede proceder como en
la explicación de <Consultas>, <Libro Mayor>.

j3) BALANCE DE SUMAS Y SALDOS.- Esta opción presentara el Balance de Sumas y Saldos
Consolidado, además de expresarlo en dólares, bolivianos, se puede proceder como en la
explicación de <Consultas>, <Balance de Sumas y Saldos>.
j4) ESTADO DE RESULTADOS.- Esta opción presentara el Estado de Resultados, además de
expresarlo en dólares, bolivianos y en forma bi - monetaria se puede proceder como en la
explicación de <Consultas>, <Estado de Resultados>.
j5) BALANCE GENERAL.- Esta opción presentara el Balance General, además de expresarlo en
dólares, bolivianos y en forma bi - monetaria se puede proceder como en la explicación de
<Consultas>, <Balance General>.

L) MENU LIBROS

A) COMPRAS IVA

Mediante esta opción se puede borrar facturas que han sido introducidas en los libros, basta con
digitar en la casilla el número de la factura y luego presionar el botón <buscar>.

entonces aparece todos los datos de la factura en sus correspondientes casillas se podrá modificar
los datos y presionar el botón <modificar> o en su defecto presionar el botón <borrar> donde
eliminara la factura.
B) SUB MENU VENTAS
Esta opción es similar a la anterior donde se puede modificar
borrar facturas del libro de ventas iva.

C) SUB MENU BSP

Esta opción es similar libros de compras o ventas donde se puede modificar borrar bsp (boletos de
avión), con la única diferencia que se debe buscar por número de boleto.

D) SUB MENU IMPORTACIONES

Esta opción es similar libros de compras o ventas o bsp donde se puede modificar borrar
Importaciones, con la diferencia que se debe buscar por número de la poliza de importación.

E) SUB MENU IMPRESIÓN COMPRAS IVA

Mediante esta opción el usuario puede imprimir los libros de determinados meses, basta con
seleccionar el mes dentro la casilla con ese nombre y presionar el botón <imprimir>.
F) SUB MENU IMPRESIÓN VENTAS IVA
Esta opción es similar a la de impresión libros ventas iva basta con seleccionar el mes y presionar
el botón <imprimir>.

G) SUB MENU IMPRESIÓN BSP COMPRA

Esta opción es similar a la de impresión libros iva basta con seleccionar el mes y presionar el botón
<imprimir>.

H) SUB MENU IMPRESIÓN IMPORTACIONES

Esta opción es similar a la de impresión libros iva basta con seleccionar el mes y presionar el botón
<imprimir>.

I)SUB MENU SUCURSALES

Como se puede observar en el software de la DGII ya existe la parte que corresponde a sucursales,
entonces al grabar cada factura es necesario identificar si corresponde a la central o una
determinada sucursal, es por eso que se debe asignar un código y su descripción para que el
sistema cada que grabamos una factura nos de a elegir si corresponde a la central o alguna
sucursal.

Solo se digita el código y su correspondiente descripción y se presiona grabar.

J) SUB MENU EXPORTAR

Esta opción permite realizar la exportación al software de la DGII en formato ascii de todas las
compras, ventas, BSP, Importaciones de un determinado período, solo se debe seleccionar este
dentro del programa y presionar exportar:
Ejm.
Deseo exportar todos los datos correspondientes al mes febrero solo debe seleccionar en la casilla
mes el mes correspondiente en este caso febrero y presionar el botón exportar.
SI usted dispone del libro de compras y ventas iva el sistema le indicara que los datos han sido
exportados pero por el contrario si no dispone de este software se producirá un error path file, o
ruta no valida.
M) MENU UTILITARIOS
A) SUB - MENU INFLACION

Mediante esta opción usted podrá realizar el ajuste por

inflación y tenencia de bienes de todas las cuentas que usted

definió en el administrador del plan de cuentas como ajustables (dólares) esta opción podrá
utilizarla por meses o por una determinada gestión solo seleccionando hasta que fecha
recomendable que utilice esta operación a fin de gestión, para que el sistema le genere la
transacción contable solo de una vez.
Existe la casilla donde se le pide el tipo de cambio a ajustar este es el tipo de cambio final al cual
el sistema actualizara las cuentas, hasta que fecha se realizara el ajuste además existe una
recomendación que utilice las cuentas tanto en ingreso como en egreso llamadas ajuste por
inflación y tenencia de bienes donde deberá digitar dicho código tanto en la casilla de ingreso,
como en egreso, el sistema permite también utilizar solo una cuenta en las dos casillas pero para
fines de exposición es conveniente crearlas en los dos rubros (egreso, ingreso) una vez realizado la
selección deberá presionar el botón <aceptar> donde puede ver en la parte inferior existe una barra
donde se le indicara el porcentaje que falta por ejecutar la operación.

IMPORTANTE
Nunca apague su equipo cuando esta opción esta en proceso. es posible que llegue a tardar
bastante tiempo si usted tiene bastantes datos, este seguro de disponer de tiempo antes de
ejecutar esta opción.

B) SUB MENU AJUSTE POR CONVERSION

Opción similar al ajuste por conversión solo que realiza dicho ajuste de aquellas cuentas que tiene
en la columna ajustable la letra N (Bolivianos), donde se debe proceder de la misma manera que el
ajuste por inflación.

Se debe recordar que el ajuste por inflación ajusta las cuentas cuya naturaleza son en dólares y el
asiento lo realiza solo en una moneda (Bolivianos), al contrario de dicho ajuste el ajuste por
conversión actualiza solo las cuentas cuya naturaleza es en bolivianos y realiza el asiento en una
moneda (dólares).

C) SUB MENU PLANILLA DE SUELDOS

C1) Control de Empleados
C2 Impresión y visualización
C3 Impresión RC – IVA
C4 Boletas de Pago
C5 Anticipos

C1 Control de Empleados

Mediante esta opción usted deberá introducir todos los datos de los empleados solo una vez
La primera casilla le solicita el nombre del empleado, luego presionando la tecla <tab->, deberá
digitar la fecha de ingreso del empleado (recuerde que el sistema en forma automática realiza el
cálculo del bono de antigüedad). luego la casilla de itém podrá digitar números y letras, luego el
cargo que desempeña el empleado, el sueldo mensual, el carnet de identidad, el código de
asegurado si existe, si no es recomendable digitar dentro la casilla la letra “N”, cuenta de banco se
refiere a que muchas empresas cancelan mediante cheque esta opción permitirá emitir un reporte
para efectos de control para el banco, la casilla referida a la cuenta Sueldos y Salarios le solicita
digite el código de dicha cuenta, lo mismo para las demás casillas. una vez realizada la
introducción de los anteriores datos se podrá presionar el - botón adicionar, el sistema nos indicara
que dicho empleado ha sido adicionado, la fecha de nacimiento es también importante para efectos
de seleccionar por AFP’s si se desea.
Si deseamos modificar o borrar un empleado. primero se procederá a seleccionarlo donde se
deberá presionar el botón <ver lista de empleados> que se encuentra en la parte inferior de la
ventana. dicho proceso nos mostrara en la casilla -<lista de empleados> todos los empleados que
anteriormente se introdujeron en el sistema. se podrá seleccionar el que desea haciendo doble clic
en dicho empleado, inmediatamente todos los datos correspondientes a este empleado
aparecerán en sus correspondientes casillas, si deseamos borrar presionaremos el botón <borrar>,
el sistema nos consultara si realmente deseamos borrarlo si contestamos que si se eliminara
definitivamente este empleado, si tan solo deseamos modificar deberemos realizar después de
seleccionar al empleado las modificaciones que se vean por convenientes y proceder a presionar el
botón modificar el sistema nos indicara que el empleado ha sido modificado
C2) Impresión y Visualización

Esta opción es la que se ejecuta en forma mensual para la generación de la planilla de sueldos.

La primera casilla esta titulada como mes se selecciona el mes de la planilla, luego se digita el tipo
de cambio con el cual se genera la planilla, luego se presiona el botón <ver lista de empleados> y
se comienza a seleccionar uno por uno los empleados a efectos de individualizar sus ingresos y
gastos.

Al seleccionar cada uno de los empleados el sistema nos mostrara una pantalla, donde podremos
introducir:
• Días Trabajados el sistema tomo 30 días mes completo en caso de introducir 29 el sistema
realizara el descuento por un día enviando dicho monto a la casilla <otros descuentos>
• Casilla ingreso en el mes: si usted activa esta casilla haciendo
clic, estará afirmando que el empleado a ingresado en el mes y por tanto no se le deberá
descontar en caso de que usted por ejemplo digite en días trabajados 15.
• Bono de antigüedad Calcula el sistema en forma automática siendo susceptible a cambio
(forma de cálculo en base a tabla de porcentajes y 21060)

• Subsidio, Horas extras, Bono3: se refieren a que usted puede introducir cualquier tipo de
ingreso adicional que reciba el empleado.

• RC-IVA se refiere a que usted puede digitar directamente el monto a descontar al empleado si
lo tiene a la mano por el contrario usted podrá presionar el botón <RC-IVA>, llenar los datos
en la pantalla titulada RC-IVA y obtener en forma automática dicho cálculo además de tener
acceso a los reportes de la planilla RC-IVA.

• Las demás casillas son a efectos de facilitar más descuentos en caso que existieran.
Una vez realizados los anteriores procesos deberá presionar el botón grabar dentro la ventana
llamada <introducción de datos para cada empleado> el sistema indicara que los datos han sido
grabados, en caso de que existieran datos para ese empleado por ese mes el sistema le comunicará
y le preguntara si desea reemplazarlos

Terminada la carga de datos para cada empleado en la ventana llamada <impresión y

visualización:>, podrá hacer clic o presionar el botón imprimir Afp´s, el sistema le preguntara si va
realizar el asiento contable, si usted responde presionando el botón <si> entonces se le comunicara
que número de comprobante es el que se ha adicionado y posteriormente se mostrara la planilla de
sueldos por pantalla, si responde presionando el botón <no> solo se mostrara la planilla de sueldos
en pantalla y no realizara ninguna transacción contable. Tambien podrá presionar el botón
imprimir planilla para poder visualizar la planilla sin que exista disgregaciones por Afp´s

C3) Impresión RC-IVA

Si usted utilizo el botón RC-IVA para que el sistema le realice este cálculo en la carga de datos
para cada empleado, podrá ver la planilla RC-IVA ingresando a esta opción y seleccionando en la
casilla mes, el correspondiente a visualizar, luego presionar el botón imprimir>. el sistema
mostrara el reporte

C4) Impresión de Boletas

Al ingresar podrá ver una casilla donde podrá escoger General

Individual si usted escoge la primera se imprimirán todas las boletas si escoge individual aparecerá
otra casilla donde podrá seleccionar el nombre del empleado para que pueda imprimir solo esa
boleta, luego seleccionar el mes de la boleta y presionar el botón <imprimir>

C5 ) Anticipos .- Con esta opción usted podrá controlar los anticipos que se puedan emitir en el
transcurso de un determinado mes, no solo realizar el control si no también imprimir una planilla
de anticipos además cuando usted este realizando la planilla de sueldos de ese mes, el sistema
mostrará cuanto se ha dado de anticipo a los distintos empleados.

Se deberá seleccionar el mes de los anticipos, aparecerá la lista de todos los empleados junto a dos
columnas denominadas anticipo y confirma entonces usted deberá ir digitando los
correspondientes montos para cada empleado si es que existieran.

Luego una vez terminado dicho proceso se deberá presionar el botón guardar para almacenar
dichos anticipos, si en algún momento se decide que se debe modificar la parte correspondiente a
la columna de confirmación que es la columna que va a descontar en la planilla por anticipos, solo
se debe ingresar a esta opción y seleccionar el mes, el sistema mostrará todos los datos
anteriormente guardados, si se decide imprimir la planilla de anticipos de igual manera se debe
seleccionar el mes y presionar o hacer simple clic en el botón imprimir.

D) PLANILLA DE EVENTUALES

D1) DATOS EVENTUALES.- El sistema dispone también de planillas para eventuales donde se
debe ingresar primero los datos en la pantalla titulada datos planilla de eventuales.
• primero se deberá digitar la fecha de ingreso
• Luego Nombres y apellidos
• Cargo
• Sueldo
Luego se podrá presionar o hacer un clic en el botón grabar, si se decide eliminar un empleado o
modificarlo, basta con hacer clic en dicho empleado para modificarlo o borrarlo de la
lista de empleados que se presenta cuando hace clic en el botón lista de empleados.

D2 ) IMPRESIÓN DE PLANILLA.- Se ingresara a la pantalla que se utiliza para la elaboración

de planillas mensuales. Se deberá proceder al cargado de datos de la siguiente manera:

• Seleccionar el mes de la planilla de eventuales

• Digitar los días trabajados
• Verificar si el empleado ingreso a trabajar en el mes que la
casilla con el mismo nombre este habilitada (marcada).
• Hacer doble clic en cada empleado y asignar si tiene
descuentos anticipos o multas.
• Presionar el botón adicionar
Una vez realizado el proceso anterior para todos los empleados eventuales usted podrá presionar el
botón imprimir y será visualizada la correspondiente planilla de haberes de eventuales.

D3) Boletas Eventuales.- El procedimiento para la

impresión de dichas boletas es el ya explicado en el de planilla de sueldos.

F) SUB MENU COPIAS DE RESPALDO

Ingresara a una ventana titulada <backup>, donde podra seleccionar en la única casilla existente la
opción:

F1)COPIAR - Se le comunicara que inserte un disquete vació en la unidad a: y podrá presionar el

botón aceptar , es importante que verifique en la barra de estado ya que se realiza una copia de
respaldo de la empresa en la cual esta trabajando, si tiene múltiples empresas deberá realizar un
backup en disquetes diferentes uno para cada empresa, si existe gran cantidad de información se le
pedirá que inserte el segundo disquete.

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F2) RESTAURAR - Se le comunicará que inserte el disquete con la copia de respaldo y luego
podrá presionar el botón aceptar.

En ambos casos aparece una ventana en modo texto donde se puede ver la razón de compresión o
expansión para su copia de respaldo.

Se debe tener cuidado en cuanto a copiar y restaurar ya que ambas se realizan en la empresa que
esta trabajando, sobreponiendo todos los datos anteriores en caso de restauración.
Por otra parte el backup debe realizarse en disquetes limpios y preferiblemente nuevos para
obtener una buena copia.
G) SUB MENU BANCOS

Utilice esta opción para tener una relación de cheques que han ingresado o salido mediante la
opción introducción de comprobantes, es parecido a una libreta bancaria

Se le pedirá que ingrese el código de la cuenta que usted maneja : como bancos, una vez digitado
dicho código en forma inmediata aparece su descripción, luego pude digitar la fecha inicio y la
fecha final, presionar el botón <aceptar> ,se realizara la carga del reporte anteriormente explicado,
el mismo procedimiento es para el menú en dólares

H) SUB MENU CONTROL DE INVENTARIOS

Se dispone del ingreso al módulo correspondiente donde se podrá realizar el control de los
distintos productos y almacenes existen los siguientes utilitarios:

H1) LISTADO DE ITEMS

Se utiliza para introducir todos los items o mercaderia con la cual trabaja nuestra empresa, el
código del item es de hasta 20 caracteres Ejm. Código del ltem : 0001 o 0000000000xygg20

Si solo se va utilizar el item para servicios y no mercadería se debe marcar la casilla <de servicios>
como activa, luego digitar la descripción del Item y también su descripción abreviada y las cuentas
que corresponden a dicho item el botón adicionar

El sistema le comunicara que el ítem ha sido adicionado. Por

otra parte usted decide adicionar un item que no sea de servicios y tenga que controlar las unidades
físicas deberá seguir los mismos pasos:
Digitar el código del ítem Ejm 00101
• Desmarcar la casilla de servicios
• Escribir la descripción
• Escribir la descripción abreviada
• Marcar la casilla <fecha de vencimiento> si su item tiene fécha de vencimiento
• Marcar la casilla según la moneda en la que se trabajara para el ítem
• Digitar un monto el cual se refiere obtener a obtener la utilidad sobre el precio del item. Ejm 2.
significa que si quiere un dos por ciento de utilidad sobre el precio del ítem.
• Cantidad mínima se refiere a que debe digitar cual sera sus mínimos en almacén para mantener
los stocks base, ya que el sistema le generará un reporte donde le mostrara las sugerencias de
compras para los ítem
• Las unidades de medida las podrá seleccionar despues de introducir todas sus medidas en la
opción catálogo de medidas

• Cuenta de activo, puede hace doble clic en la casilla correspondiente y se le mostrara el plan
de cuentas donde basta con seleccionar la cuenta que manejara este ítem, por ejemplo
Inventario de Mercaderías, en forma automática el sistema le mostrara el código de la cuenta
en dicha casilla.

• Cuenta de Ingresos y cuenta de costo tiene el mismo tratamiento que la cuenta de activo, es
recomendable que para un buen funcionamiento del sistema e integración de la parte contable
usted escoja en ingresos la cuentas Ventas, y en cuenta de costo la cuenta Costo de venta.
Una vez realizados los anteriores pasos se podrá presionar el botón adicionar donde el sistema nos
indicara que ha sido adicionado el item
Modificar Items
Para realizar la modificación de los ítems grabados existe una ventana donde se encuentra el botón
llamado <ver descripción>. una vez presionado este botón nos mostrara una lista de todos los items
grabados, se puede seleccionar el que desee haciendo doble clic en su descripción., entonces en la
pantalla se cargaran todos los datos del item pudiendo modificar los datos que desee, una vez
realizado este proceso podrá presionar el botón <modificar> el sistema

emitirá un mensaje indicando que el item ha sido modificado

Eliminación de Items

Para realizar la eliminación de los ítems grabados existe una ventana, donde se encuentra el botón
llamado <ver descripción>, una vez presionado este botón nos mostrara una lista de todos los items
grabados, se puede seleccionar el que desee haciendo doble clic en su descripción, entonces en la
pantalla se cargaran todos los datos del ítem, una vez realizado este proceso podrá presionar el
botón <Eliminar>, el sistema emitirá un mensaje indicando que el ítem ha sido Eliminado.

Impresión.- Si desea imprimir el listado de sus productos solo deberá presionar le botón imprimir,
para obtener este reporte.

H2) ACTUALIZACION DE PRECIOS

El Sistema dispone de siete niveles de precios para cada uno de los ítems. por defecto el nivel «A”,
es aquel que el sistema calcula en forma automática tomando el precio promedio ponderado como
base de cálculo.
Para asignar varios precios a un item basta con seleccionarlo de la tabla <listado de ítems> en la
pantalla, se mostrara en la casilla <ítem> su respectivo código, en la casilla <medida> la medida en
la cual se maneja y por último su moneda, si usted presiona el botón <precio automático PP> le
mostrara en ese instante el precio promedio ponderado de dicho ítem puede digitar los precios que
usted vea conveniente para cada ítem (por mayor, para consumo, etc.), una vez realizado este
proceso puede presionar el botón <grabar> donde se grabara dichos precios para ese ítem. Si usted
desea grabar el precio promedio ponderado para todos los ítems no es necesario seleccionar ningún
ítem y solo presionar el botón <grabar precio PP a todos los ítems>.

H3) CATALOGO DE MEDIDAS

En esta opción usted podrá Asignar todas las medidas mediante las cuales trabajaran sus
inventarios, Ejm Kilos, docenas, cajas, etc.
Se pude asignar un código en la casilla del mismo nombre, o solo introducir en código el mismo
nombre de la medida, luego en la casilla descripción se debe digitar el nombre de la medida Ejm
Código 0001
Descripción Kilos
O también:
CódigoKilos
Descripción Kilos
Luego se presionara el botón adicionar, el sistema emite un mensaje donde se comunica al usuario
que la medida ha sido grabada.

Modificación de medidas.

Para realizar la modificación de cualquier medida (solo la descripción), ya que el código no es

modificable Si usted desea modificar el código es aconsejable que borre dicha

medida y vuelva ha crearla, debe presionar el botón <ver catálogo> luego deberá seleccionar la
medida que desee haciendo doble clic en el ítem, luego podrá realizar la modificación, cambiando
la descripción y presionando el botón <modificar>, si presiona el botón eliminar el ítem será
eliminado en ambos casos el sistema emite un mensaje del suceso efectuado.

H4 ) Sub almacenes.

Mediante esta opción usted puede crear varios sub almacenes. en la casilla de <código> puede
digitar cualquier código asignado. luego en la casilla <descripción.> el nombre del sub - almacén -
y por último la casilla de dirección la dirección correspondiente.

Ejm.
Código 0001
Descripción Almacén Central
Dirección Calle XXXX
Luego de realizado el anterior proceso se podrá presionar el botón <adicionar>, el sistema emitirá
un mensaje donde se indicará que ha sido adicionado el subalmacen -

Modificación -

Para proceder a la modificación de un sub - almacén (solo se puede modificar la descripción y la

dirección) deberá presionar el botón <ver sub - almacenes> donde se emitirá una lista de todos los
sub - almacenes grabados luego seleccionar el sub - almacén que se quiere modificar

haciendo doble clic en dicho sub - almacén, proceder a las modificaciones pertinentes y presionar
el botón <modificar> o eliminar en caso de desear eliminar el sub - almacén, en ambos casos el
sistema emitirá un mensaje indicando que dicho sub - almacén ha sido modificado o borrado.
H5) AJUSTE DE ENTRADA
Mediante esta opción el usuario puede realizar los ajustes de entrada de ítems o salida de ítems así
como también el stock inicial.

El número de correlativo lo genera el sistema en forma automática.

• Se procede a seleccionar la casilla denominada <tipo> donde existen los tipos “ajuste de
entrada”, “ajuste de salida”, “stock inicial”, se puede utilizar ajuste de salida para mermas,
para inventarios de uso de la empresa devoluciones, etc

• La casilla llamada del nos permite seleccionar el Sub - almacén creado

• la casilla fecha nos indica la fecha del sistema donde se la puede modificar.
• El tipo de cambio nos busca de la tabla “tipos de cambio” si no existe se lo puede digitar.
• La moneda se la puede seleccionar haciendo clic en dicha casilla.
• Detalle se refiere a escribir la glosa de esta operación
• Se procede a presionar el botón <ver items>, para seleccionar el ítem se debe hacer doble
clic y cerrar la ventana de lista de ítems, si se sabe el código también se puede digitar.
• En la casilla <ítems> nos mostrara en forma automática su código, en la casilla descripción y
medida lo mismo.
• Se deberá digitar el precio unitario, la cantidad, el importe no mostrara en forma automática
• Si existe fecha de vencimiento para este ítem se deberá escribir la fecha de vencimiento en
dicha casilla.
Este proceso se repetirá para la cantidad de ítems que interviene en la operación.
Una vez cargados todos los ítems Se presionará el botón grabar el sistema emitirá un mensaje
donde se comunicará que ha sido grabada la operación y nos imprimirá un reporte. El sistema una
vez grabada la operación nos pregunta si realiza el asiento contable? , si respondemos que si
entonces nos solicitará una contracuenta para grabar dicho comprobante.

Es conveniente si los saldos de inventarios de mercaderías ya se han introducido en el asiento de

apertura indicar que no realice ningún asiento cuando se trate de un stock inicial,
Esta opción permite facilitar al usuario la introducción de transacciones, recomendando siempre
hacer un buen uso de esta ya que se pude generar asientos duplicados sin no se dispone del debido
conocimiento contable.
H6) TRASPASO A SUBALMACENES

Se procede de la misma forma que en ajustes de entrada. Pudiendo realizar traspaso de nuestros
ítems a los distintos Sub almacenes creados
H7) Modificar Ajustes.- Se puede realizar la modificación de ajustes de acuerdo al tipo estos
son:

Ajuste de entrada
Ajuste de Salida
Stock Inicial
Venta al contado
Venta al crédito
Compra al Contado
Compra al crédito

Una vez seleccionado el tipo se deberá digitar el número en la casilla número, que se desea
modificar debemos recordar que existe un correlativo individual para cada uno de los tipos
anteriores, una vez realizado este proceso se presionara o hará clic en el botón en la parte inferior
izquierda denominado
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<buscar> donde una vez hechas las correcciones se presionará el botón grabar

H8) PRODUCCIÓN

Se dispone de 4 Sub – Menus estos son:

Materia Prima
Mano de Obra
Gastos de Fabricación
 Reportes

H81) Materia prima

Esta opción permite realizar el traspaso de cualquier sub almacén a producción y además de
permitir el control mediante ordenes de producción en forma correlativa.
Se deberá seleccionar en la casilla denominada <del>, el almacén de donde saldrá la mercadería
para producción.

Luego el almacén destino por ejemplo “productos terminados”

La fecha, tipo de cambio y moneda y además el detalle este representa una pequeña glosa para este
traspaso

La casilla de código corresponde al código del producto a producir y además la cantidad que se
desea producir.
Luego se puede proceder como si se tratar de un ajuste de entrada o una compra normal detallando
los productos que intervengan en este proceso.

H82) MANO DE OBRA.- Se procede a asignar el correspondiente proceso de trabajo por mano
de obra directa tomando como parámetro el número de orden de producción antes
desarrollado al introducir la materia prima. Se podrá visualizar la cantidad de empleados
que están grabados en la planilla de Sueldos.

Entonces se procede a digitar el Nº de orden y la siguiente

casilla que corresponde a la cantidad de horas empleadas, luego se debe agregar a los empleados
que intervienen en dicha orden de producción en caso de agregar empleados que no
intervienen en esta orden se podrá presionar el botón remover, luego de confirmar esto se
podrá presionar el botón grabar

H83) Gastos indirectos

De forma parecida a la asignación de mano de obra se procederá a digitar el número de orden de

producción al cual se quiere realizar la asignación de gastos indirectos.
Una vez realizado este proceso se podrá escribir en la casilla detalle el correspondiente al gastos
por ejm. Gastos de energía eléctrica, luego el monto total de dicho gasto sin crédito fiscal y
presionar el botón adicionar, este proceso se podrá repetir para los distintos gastos para la orden de
producción escogida.

H 84) REPORTES

MATERIA PRIMA.- Se podrá obtener el reporte donde detallará el total de materia prima
utilizada, ya sea por orden de producción o en general, cuando se desea por orden se deberá digitar
el número de la orden de producción y luego hacer clic en el botón ver, en caso que desee ver todas
las ordenes de producción solo debe marcar la casilla denominada todas.

MANO DE OBRA.- Se podrá obtener el reporte donde detallará el total de mano de obra
utilizada, ya sea por orden de producción o en general, cuando se desea por orden se deberá digitar
el número de la orden de producción y luego hacer clic en el botón ver, en caso que desee ver todas
las ordenes de producción solo debe marcar la casilla denominada todas.

GASTOS DE FABRICACION.- Se podrá obtener el reporte donde detallará el total de Gastos de

Fabricación utilizados, ya sea por orden de producción o en general, cuando se desea por orden se
deberá digitar el número de la orden de producción y luego hacer clic en el botón ver, en caso que
desee ver todas las ordenes de producción solo debe marcar la casilla denominada todas.

Productos en Proceso y Terminados.- Para ver estos reportes solo se requiere hacer clic en el
correspondiente botón ver.

IMPORTANTE.- Una vez realizado todo el proceso primero de grabado de la materia prima,
mano de obra y gastos indirectos, deberá enviar toda la orden de producción a productos
terminados mediante la opción <productos terminados>, solo se deberá digitar el número de
orden de producción y presionar o hacer clic en el botón traspasar.

H9) KARDEX DE ITEMS

Se refiere a el reporte de todos los ítems en forma de Kardex físico valorado.,

Donde existe un recuadro llamado rango de fechas donde se pude escoger la fecha inicial y la
fecha final para emitir el reporte. Además se puede escoger el kardex por cada sub almacén o en
general.

También se puede activar o desactiva las ventas al contado, o al crédito para filtrar mas aún el
reporte. El mismo tratamiento es para las compras, ajustes además de los traspasos, si alguna e
estas casillas no se encuentran marcadas el reporte no las tomara en cuenta, para habilitarlas basta
hacer clic en cada casilla.

Luego se tiene el cuadro escoger ítem donde se selecciona el que se desea (también se puede
digitar el código) y por último se presiona el botón <imprimir>, el sistema nos mostrara el reporte
en la pantalla para después poderlo imprimir.

H10) CANTIDAD EN STOCK

Esta opción muestra todo los ingresos y egresos de mercadería en toda la gestión, seleccionar la
gestión en la casilla llamada <gestión>, por defecto el sistema nos muestra todos los ítems en las
casillas denominadas <desde>,
<hasta>, el usuario puede modificar dichos códigos para filtrar mucho más sus registros, luego el
sistema viene configurado por defecto con la casilla <general> marcada, que significa que nos
incluirá en el reporte todos los sub - almacenes que dispongamos, si se desea ver la cantidad de
stock solo por un almacén se deberá marcar la casilla por sub - almacén (haciendo clic), en forma
simultanea aparecerá, si dicha opción esta marcada una lista de todos los sub - almacenes,
debiendo el usuario marcar el que desea, y luego presionar el botón <imprimir>, el sistema
procederá a mostrar dicho reporte, también se puede seleccionar la moneda en la cual se desea el
reporte.

H11) SUGERENCIA DE COMPRAS

Mediante esta opción el sistema comunica al usuario que cantidad falta en stock para mantener los
mínimos en el almacén existiendo solo la casilla <gestión>, se deberá digitar la gestión y después
presionar el botón imprimir (RECUERDE que al introducir los ítems en la opción <listado de
ítems.> se solicita la cantidad mínima para el almacén)

H12) PRODUCTOS VENCIDOS

En esta opción podemos ver los productos vencidos a determinada fecha se pude utilizar para ver
que productos se vencerán la próxima semana , mes, etc.

Se selecciona la gestión, luego se digita la fecha a la cual se hace referencia el vencimiento y se

marca la casilla general para el supuesto que se desee ver los productos vencidos en todos los sub -
almacenes, o se marca la casilla por sub - almacén para escoger el sub - almacén.
Luego se deberá presionar el botón <imprimir> donde el sistema mostrara el correspondiente
reporte.

H13 ) LISTA DE PRECIOS

El Sistema emite un reporte con los precios de cada ítem, como se había mencionado con
anterioridad se puede configurar cada ítem con siete niveles de precios, tomando el sistema el
precio A como el promedio ponderado.
Existe dos casillas donde nos solicita desde y hasta que ítem

se quiere mostrar dicho reporte, el sistema muestra por defecto todos los ítems, luego se presiona
el botón <imprimir> y el sistema emite dicho reporte
H14) REIMPRESION.- Sed puede realizar la reimpresión de cualquier ajuste, venta o compra
que haya ingresado al almacén y no se haya impreso deberá escoger que tipo dentro la lista
que despliega la pantalla y el número.

Una vez escogidos los datos anteriores podrá presionar el botón imprimir y se emitirá el reporte
por pantalla para que usted pueda mandar a la cola de impresión si lo desea.

H15) Historiales.- Se refiere a poder visualizar e imprimir reportes entre un rango determinado de
fechas , como los siguientes:

Productos más vendidos

Productos más comprado
Mejor Cliente
Mejor Proveedor

I) SUB MENU ACTIVOS FIJOS

Consta de las siguientes partes:

I1)INTRODUCIR

Mediante esta opción el usuario puede introducir sus activos fijos solo una vez, se procederá de la
siguiente manera:

la primera casilla solicita el código del grupo, esto se refiere al código dentro del plan de cuentas al
que pertenece, se puede visualizar el plan de cuentas haciendo doble clic en la casilla con dicho
nombre y en forma automática al hacer clic en la cuenta deseada se trasladará su código a esta
casilla.

Casilla cuenta depreciación acumulada se procede como en el paso anterior se debe introducir la
cuenta de la depreciación acumulada para el activo fijo.

Casilla cuenta depreciación egreso es similar a las anteriores pero como se podrá imaginar se debe
introducir el código de la cuenta depreciación pero dentro del rubro de egreso

La casilla llamada código del activo fijo permite introducir un código cualquiera asignado al activo
fijo.
Luego el tipo de cambio de la compra se refiere al tipo de cambio del activo fijo si se esta
efectuando la compra durante la gestión con la cual se esta trabajando, por el contrario, si
el activo fijo se compro en gestiones anteriores se deberá introducir el tipo de cambio de
inicio de la gestión.

La casilla donde indica el nombre del activo fijo adicionar usted deberá escribir su nombre: Ejm.,
sillas

La cantidad se deberá ingresar un dato numérico que hace referencia a la cantidad.

Precio Unitario se digita el precio unitario en bolivianos.
Porcentaje a depreciar anual, se hace referencia al método de la línea recta donde nos solicita dicho
porcentaje Ejm. Para 25 % deberá digitar solo 25

Depreciación acumulada anterior se llenara esta casilla en el caso que el activo fijo tenga ya vida
útil, es decir, si se realizo la compra en gestiones anteriores. Sí se esta realizando la compra en la
gestión solo se deberá digitar el número cero o dejar en blanco.

Fecha se refiere a la fecha de compra de! activo fijo solo si se realizo la compra en la gestión, si el
activo fijo ya tiene vida útil y se compro en gestiones anteriores se deberá digitar la fecha de inicio
de gestión.

El botón siguiente lleva por nombre <factura> solo se utilizará en caso de compra del activo fijo en
la gestión. Ya que llama al libro de compras iva

Luego presionar el botón aceptar, El sistema comunicara si deseamos realizar el asiento contable,
como se podrá imaginar si la compra se realizo en la gestión es recomendable responder
afirmativamente esta pregunta pero si la compra se hizo en anteriores gestiones no es
recomendable desde ningún punto de vista que acepte esta operación.

I2) Modificar Activos Fijos.-

En caso de desear modificar los correspondientes activos fijos, introducidos en la anterior opción
se procederá como si se tratara de una hoja electrónica moviéndose con los cursores y realizando
las modificaciones pertinentes, las modificaciones se graban en ese momento si necesidad de
presionar ningún botón

I3) Visualización.- Permite emitir el reporte correspondiente de todos los activos fijos
almacenados.

I4) Depreciación
En esta opción el sistema realiza las depreciaciones de los activos introducidos mediante la opción
I1.

Donde se solicita en una casilla la fecha a depreciar, es recomendable que utilice esta opción para
hacer las depreciaciones a fin de gestión, pero también se pude utilizar en forma mensual.

Luego la casilla donde nos solícita el tipo de cambio para actualizar la depreciación acumulada
deberá digitar el tipo de cambio que corresponde a la fecha a depreciar

Posteriormente se deberá presionar el botón ver el cuadro de depreciación, el sistema emitirá un

mensaje donde se comunicara que se procederá a realizar la transacción contable por la
depreciación si usted responde afirmativamente el sistema realizara dicha transacción, luego el
sistema pregunta si se realizara la actualización de activos fijos y la depreciación acumulada (si
existe), es importante tener mucho cuidado en responder afirmativamente ya que si el sistema
actualiza los activos fijos y la depreciación acumulada se debe verificar que dichas cuentas
no estén configuradas como ajustables dentro del plan de cuentas para evitar realizar
asientos dobles mediante la opción <inflación>.

Luego de realizar los anteriores procesos el sistema emite un reporte donde se detalla la
depreciación y ajustes realizados

J) SUB MENU TIPOS DE CAMBIO

Mediante esta opción el usuario puede configurar los tipos de cambio para que estos sean
incorporados en las diversas pantallas del sistema.

• Se deberá digitar la fecha en la correspondiente casilla.

• Se digitará el tipo de cambio para la fecha.
• Se presionará el botón adicionar.
Es importante introducir los tipos de cambio que solo han variado no es necesario introducir los
tipos de cambio diarios.
Ejm

Fecha 01/01/2000
Tipo de cambio 5.42
Vario el tipo de cambio en fecha 15/01/2000 entonces
Fecha 15/01/2000
Tipo de Cambio 5.45
Para borrar una fecha con su respectivo tipo de cambio se deberá digitar la fecha, y posteriormente
presionar el botón borrar El mismo proceso se realiza para la operación de modificar solo que se
presiona el botón modificar

Si uno no recuerda la fecha que quiere borrar, podrá seleccionar en la pantalla inferior, el mes
donde se encuentra la fecha y presionar el botón ver fechas, el sistema mostrara una lista de todas
las fechas grabadas, si selecciona una haciendo clic se mostrara su respectivo tipo de cambio.

K) CAMBIAR NUMERACION

Esta es una utilidad no muy usada, pero que en algunos casos sirve. Podrá cambiar la numeración
de un comprobante por otro

Ejm. Si desea cambiar la numeración del comprobante Nro. 4 por el Nro 62 (solo se pude cambiar
la numeración no el tipo de comprobante) todo el movimiento del comprobante número 62 se
mostrara en el comprobante Nro 4, el movimiento del comprobante Nro 4 se mostrara en el
comprobante Nro 62.
Solo se debe digitar en la casilla correspondiente:
Nro Original 4
y en la casilla denominada
Numero a cambiar 62

Seleccionar el tipo de comprobante (egreso, ingreso, diario) y presionar el botón <cambiar>

entonces ocurrirá el cambio el sistema informará que dicho suceso se ha realizado.

L) COPIA DE COMPROBANTES.- Esta opción permitirá copiar comprobantes en caso de

correlativos por mes, de un mes a otro o también dentro el mismo mes, y en caso de
correlativos únicos copiar comprobantes al siguiente número correlativo.

En la casilla denominada origen se procederá a seleccionar los datos del comprobante a copiar,
luego el número origen del comprobante y en caso de correlativo mensual el correspondiente mes.
Luego en la casilla destino se procederá a realizar la misma selección pero del comprobante
destino. Luego se podrá presionar o hacer clic en el botón copiar, el Sistema verificara:

Si el comprobante destino existe y preguntara si

deseamos reemplazar.
Si el correlativo que se dio es saltado y si deseamos
que el sistema le asigne el correlativo correspondiente.
 Si el comprobante origen no tiene nada grabado.

M) INDICES

En esta opción se podrá obtener algunos índices previa carga en esta pantalla de las
correspondientes cuentas que se solicitan.
Luego elegir la formula que se desea y presionar el botón <mostrar> entonces se visualizara la
formula y dicho índice.
N) Gráficos.-
Para visualizar los gráficos existentes solo se deberá seleccionar y presionar el botón ver, la
mayoria dew los gráficos se muestran en la última página.

SUB MENU IMPRESION

Podrá realizar las reimpresiones de varios reportes.

a) PLAN DE CUENTAS - Idéntico a menú <consultas>, <plan de cuentas>

b) REIMPRESION LIBRO DIARIO.- idéntico a menú <consultas> <libro diario>

c) REIMPRESION LIBRO MAYOR - Mediante esta opción se puede imprimir todos los
mayores de las cuentas que tiene movimiento.

La casilla denominada desde significa el código de cuenta de inicio para la impresión usted puede
modificar dicho código dependiendo la necesidad de impresión.

La casilla denominada hasta significa el código de cuenta final para la impresión, usted puede
modificar dicho código dependiendo la necesidad de impresión.

El rango entre fechas se pude cambiar de acuerdo a las necesidades.

Luego bastara con presionar el botón <impresión> y el sistema realizara la impresión de todos los
mayores comprendidos entre ese rango de fechas

Se debe tomar en cuenta que este proceso puede tener ocupada su impresora durante un largo
espacio de tiempo, dependiendo de las transacciones que tenga grabadas.

d) REIMPRESION DE COMPROBANTES

Los comprobantes que por alguna razón no han sido impresos podrán ser mostrados y enviados a
la impresora mediante esta opción.
La pantalla se encuentra dividida en dos partes la primera sirve para imprimir y visualizar
comprobantes de uno en uno, la segunda pantalla permite solo imprimir comprobantes en un
número mayor a uno.

Ejm. Pantalla superior

Número de comprobante 23
Tipo de comprobante EGRESO
Presionar el botón <imprimir>

Nos mostrara en pantalla dicho comprobante, existiendo la opción de imprimirlo si se desea.

Ejm. Pantalla inferior

Desde 10
Hasta 24
Tipo de comprobante EGRESO
Presionar el botón <imprimir>

Nos enviara directamente a la impresora 25 comprobantes de

EGRESO tomando como inicio el comprobante número l0 y
finalizando con el comprobante número 24.

F) BALANCE DE SUMAS Y SALDOS.

Bolivianos - Idem a <consultas>, <balance de sumas y saldos>
Dólares- Para realizar la impresión del balance de sumas y saldos en dólares a la fecha que se
desee, primero se deberá generar el Balance de sumas y saldos en bolivianos, y luego proceder a
ingresar en esta opción y presionar el botón <impresión>.
G) ESTADO DE RESULTADOS - idem a <consultas>. <estado de resultados>’,

H) BALANCE GENERAL.- Idem a <consultas>, <Balance General>.

MENU CLIENTES/PROVEEDORES
Consta de
A) CLIENTES

A1) LISTADO DE CLIENTES

Se introduce todos los clientes para después poder tener la
vinculación con las ventas al contado y crédito en la opción
<transacciones>. <flujo de caja> se procede de la siguiente

forma:
• Se digita un código para el cliente Ejm Código 001
• Luego se digita el Nombre del Cliente o la descripción de la empresa
• En la casilla donde indica <Nro. de ruc> se digita lo requerido en caso de no existir se deberá
digitar la letra “N”
• Mismo Procedimiento anterior para casillas de <dirección>, <actividad>, <teléfono>.
• Casilla <limite del crédito> se digitara el monto hasta el cual se desea dar crédito a nuestro
cliente. Ejm
• Limite de Crédito 25000
• Casilla cuenta por cobrar clientes usted puede hacer doble clic y el sistema le mostrara una lista
del plan de cuentas usted podrá seleccionar la cuenta que desea, es

recomendable escoger una cuenta dentro del activo exigible.

• Casilla de cuenta anticipo sobre ventas usted también podrá hacer doble clic en dicha casilla,
para tener acceso al plan de cuentas y seleccionar una cuenta de pasivo.
• La casilla de verificación del nivel de precio la puede seleccionar de los siete niveles de
precios que usted maneja en sus inventarios.
• Es recomendable que marque la siguiente casilla de estado del cliente, si esta casilla se
encuentra desmarcada, no se toman en cuenta al cliente en las ventas al contado y crédito que
usted realice.
• Luego deberá presionar el botón - adicionar - el sistema emitirá un mensaje donde se indicara
que el cliente ha sido grabado

Para modificar o borrar un cliente se debe seleccionarlo. presionando el botón <lista de clientes> y
haciende un clic en el que se desea, en forma automática el sistema muestra todos los datos de
dicho cliente en sus correspondientes casillas, si se presiona el botón <eliminar> el cliente será
borrado . si usted realiza modificaciones en las diferentes casillas y presiona el botón <modificar>,
los datos serán actualizados por los cambios que usted haya realizado.
A2) KARDEX INDIVIDUAL -- Emite un reporte individual de cada uno de los clientes
A3) NOTAS POR COBRAR - Emite un reporte de transacciones pendientes a cobrar de cada uno
de los clientes

B) PROVEEDORES
Se aplica todas las mismas instancias que de clientes.

C) SALDOS INICIALES

INICIAL DE.CLIENTES — INICIAL PROVEEDORES

En esta opción usted deberá grabar los saldos individuales para cliente o proveedor:

• La casilla de fecha es modificable se refiere al saldo de principio de gestión

• La casilla de tipo de cambio se refiere al tipo de cambio de la fecha del saldo inicial.
• Presionar el botón <lista de clientes> el sistema mostrara una lista de los clientes.
• Seleccionar un cliente haciendo doble clic
• Introducir el saldo, si es positivo para el caso de clientes el sistema tomará dicho saldo como
una deuda para con la empresa si es negativo el sistema tomará dicho saldo como un anticipo
para con la empresa.

• Caso de proveedores si el saldo es positivo el sistema tomara como una deuda de la empresa. si
es negativo el sistema deducirá como un anticipo para nuestros clientes.

• Presiona el botón <grabar>, el sistema preguntara si desea realizar el asiento contable, si usted
responde en forma afirmativa el sistema le solicitará una contracuenta para abonar: realiza
dependiendo del saldo los siguientes asientos
Ejm en clientes saldo positivo. 4500

Cuenta de Clientes 4500

Contracuenta solicitada 4500
Ejm en clientes saldo negativo
 Contracuenta solicitada 4500
Anticipo de clientes 4500

Ejm. en Proveedores saldo positivo: 2300

101
Contracuenta solicitada 2300
Cuenta Proveedores 2300

Ejm en proveedores saldo negativo 2300

Anticipo Proveedores 2300
Cuenta solicitada 2300

Si desea que no se realice ninguno de los asientos contables anteriormente detallados deberá
presionar <no> a la pregunta.

FLUJO DE CAJA

Esta opción se refiere a trabajar con ventas y

compras tanto al contado como al crédito, se tiene

vínculos con la parte de clientes. proveedores, mercaderías

VENTAS CONTADO O AL CREDITO

Se deberá escoger el tipo de venta en la casilla (contado o crédito). En forma automática el sistema
emite un numero correlativo para dicha operación ubicado en la parte superior derecha, los
correlativos son independientes tanto para las ventas al crédito como al contado.

La casilla denominada <del> se refiere a, de cual almacén esta saliendo la mercadería para la venta
la fecha es modificable.

El tipo de cambio se mostrara de acuerdo a la fecha dependiendo si usted tiene configurada su

tabla tipos de cambio (menú utilidades - tipos de cambio)
Podrá seleccionar la moneda para la venta. Selecciona el cliente para la venta (se mostrara todos
los

clientes introducidos en el menú <clientes>, <listado de clientes>.

Detalle se refiere a la glosa por las ventas.

Presionar el botón <ver ítems> y seleccionar el ítem para la venta, si existe un saldo físico del ítem
en almacén nos mostrará el ítem, la descripción, la medida, fecha de vencimiento (si es un ítem de
vencimiento) y el precio unitario, también si se conoce el código se podrá digitar este.
Deberá digitar la cantidad a vender, el sistema nos mostrara el importe en forma automática.
Si digitamos una cantidad mayor a la que existe en nuestros Almacenes, se mostrara un mensaje
donde se le solicitara que cambie dicha cantidad, ya que no existe lo suficiente para la venta en los
almacenes.
Una vez realizado el proceso, el ítem será adicionado a la lista, podrá repetir este proceso para la
cantidad de ítem que desee vender, volviendo a presionar el botón <ver ítems> y seleccionado los
que desee o ya sea digitando el código.

Una vez escogidos todos los ítems para la venta deberá presionar el botón <grabar>.

Al presionar el botón grabar aparece otra pantalla donde solicita datos adicionales para la venta.
Se mostrara una casilla donde se detalla la cantidad de ítems que se esta vendiendo y el total del
importe para la venta Se mostrara las casillas <monto de recargo>, y <monto de descuento>, solo
deberá llenar una de estas si existe un recargo en la venta o si existe un descuento en la venta.

Luego se puede ver las casilla <deuda anterior> donde nos muestra el monto que debe el cliente
escogido para la venta (si es que dicho cliente tiene una deuda pendiente).
La casilla <saldo a favor> significa que nuestro cliente nos ha provisto anteriormente de un
anticipo.
La casilla de anticipo se la puede llenar con un determinado monto, siempre que la casilla <saldo a
favor> tenga un saldo, ya que esta casilla significa que se nos esta pagando algo o la totalidad de la
venta con su saldo a favor anterior.

La casilla de pago a cuenta es utilizada en el caso de una venta al crédito, donde el cliente cancela
solo una parte.
El botón ¿ existe factura? , se debe presionar para el caso de ventas efectuadas con su respectiva
factura donde nos mostrara el libro de ventas iva
Casilla cuenta deudora. Se utiliza para las compras al contado o las ventas al crédito donde
existe un pago a cuenta, se debe hacer doble clic en dicha casilla para mostrar el plan de cuentas y
seleccionar la cuenta a debitará.
Luego se presiona el botón grabar, el sistema nos indica que la venta ha sido grabada y que se han
generado los asientos de venta (comprobante ingreso), de costo de venta (comprobante de diario) y
devengamiento del impuesto a las transacciones si existe factura (comprobante de diario).

Existe diferentes transacciones de acuerdo a las casillas llenadas

Ejemplo 1:
Venta al contado por Bs 1000 con factura
Casilla <monto de recargo> 0
Casilla <monto de descuento> 0
Casilla <Anticipo> 0
Casilla <Pago a cuenta> 0
Casilla factura <SI> 0
Casilla <cuenta deudora> 1110101
(Suponiendo que dicho código corresponde a la cuenta caja
Moneda nacional dentro del plan de cuentas)

Al presionar el botón grabar se genera los siguientes asientos. Deberá tener cuidado en revisar que
en el menú <administración> <administrador del Sistema> - <Datos de la empresa>, tenga
configurado todas sus cuentas y este como porcentaje iva 13 e IT 3, o el porcentaje que
corresponda.

Comprobante de ingreso
Caja 1000
Débito fiscal 130
Ventas 870

Comprobante de Diario
Costo de ventas xxx
Inventario de mercaderias xxx

Comprobante de Diario
 106
Impuesto a las transacciones 30
Impuesto a las transacciones x pagar 30
Ejemplo 2

Venta al contado por Bs 1000 con factura con recargo en ventas

Casilla <monto de recargo> 10

Casilla <monto de descuento> 0
Casilla <Anticipo> 0
Casilla <Pago a cuenta> 0
Casilla factura <SI> 0
Casilla <cuenta deudora> 1110101 (Suponiendo que dicho código
corresponde a la cuenta “caja moneda nacional” dentro del plan de cuentas).

Al presionar el botón grabar se genera los siguientes asientos. Suponiendo que en el menú
<administración> <administrador del Sistema> - <Datos de la empresa>, tenga configurado todas
sus cuentas y este como porcentaje iva 13 e IT 3
Comprobante de ingreso

Caja 1010
Recargo en ventas 10
Débito fiscal 130
Ventas 870

Comprobante de Diario
107
Costo de ventas xxx
Inventario de mercaderias xxx
Comprobante de Diario

Impuesto a las transacciones 30

Impuesto a las transacciones x pagar 30
Ejemplo 3

Venta al contado por Bs 1000 con factura con descuento bs. 10

Casilla <monto de recargo> O

Casilla <monto de descuento> 10
Casilla <Anticipo> 0
Casilla <Pago a cuenta> 0
Casilla factura <SI>
Casilla <cuenta deudora 1110101 (Suponiendo que dicho código corresponde
a la cuenta “caja moneda dentro del plan de cuentas).
Al presionar el botón grabar se genera los siguientes asientos
Suponiendo que en el menú <administración> - <administrador del Sistema> - <Datos de la
empresa>, tenga configurado todas sus cuentas y este como porcentaje iva 13 e IT 3
Comprobante de ingreso

Caja 990
Descuento en ventas 10
108
Débito fiscal 130
Ventas 870
Comprobante de Diario

Costo de ventas xxx

Inventario de mercaderías xxx
Comprobante de Diario

Impuesto a las transacciones 30

Impuesto a las transacciones x pagar 30

Ejemplo 3
Venta al contado por Bs1000 con factura con anticipo bs. 20

Casilla -<monto de recargo> 0

Casilla <monto de descuento> 0
Casilla <Anticipo> 20
Casilla <Pago a cuenta> 0
Casilla factura <SI>
Casilla - cuenta deudora> 1110101 (Suponiendo que dicho código
corresponde a la cuenta “caja moneda nacional” dentro del plan de cuentas).

Al presionar el botón grabar se genera los siguientes asientos. Suponiendo que en el menú
<administración> - <administrador del Sistema> - <Datos de la empresa>, tenga configurado todas
sus cuentas y este como porcentaje iva 13 e IT 3 1
Comprobante de ingreso
109
Caja 980
Anticipo de clientes 20
Débito fiscal 130
Ventas 870
Comprobante de Diario
Costo de ventas xxx
 Inventario de mercaderías xxx
Comprobante de Diario
Impuesto a las transacciones 30
Impuesto a las transacciones x pagar 30
Ejemplo 4
Venta al crédito por 1000 con factura

Casilla <monto de recargo” O

Casilla <monto de descuento>- O
Casilla <Anticipo> O
Casilla <Pago a cuenta> O
Casilla factura ---SI>- O
Casilla <cuenta deudora > vacia
Al presionar el botón grabar se genera los siguientes asientos
Suponiendo que en el menú <administración>, <administrador del Sistema>- <Datos de la
empresa>, tenga configurado todas sus cuentas y este como porcentaje iva 13 e IT 3.

Comprobante de ingreso
110
Clientes 1000
Débito fiscal 130
Ventas 870

Comprobante de Diario

Costo de ventas xxx

Inventario de mercaderías xxx

Comprobante de Diario
Impuesto a las transacciones 30
Impuesto a las transacciones x pagar 30
Estos Ejemplos son aplicables también a las ventas al crédito. Recuerde utilizar la casilla <pagos a
cuenta>, solo cuando es una venta al crédito y deja algo a cuenta.

PAGO DE CLIENTES

En esta opción se realiza los pagos de deudas o ventas al crédito de los distintos clientes.

Deberá seleccionar un cliente haciendo clic en la lista que aparece en la pantalla entonces el
sistema mostrara una lista de transacciones que existen con deuda, al seleccionar una deuda
(haciendo doble clic en ella) el sistema le mostrara la fecha, la nota y el tipo de comprobante, y la
deuda en bolivianos y su equivalente en dólares, deberá llenar la fecha superior y el tipo de
cambio con los de la fecha a cancelar, luego introducir el monto a cancelar y el detalle que
significa

la glosa, luego presionar el botón <grabar:>, el sistema le solicitara la contracuenta para debitar. en
este caso deberá digitar el código de la cuenta, por ejemplo 1110101 (caja), 11103O2 (banco), etc.

COMPRAS AL CONTADO Y AL CREDITO

El procedimiento es el mismo que para las ventas incluyendo los saldos iniciales, y pago a
proveedores.

La Paz, Bolivia 2002

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