PROCEDIMIENTO Código: P-2

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1. OBJETIVO

Establecer los controles para la identificación, la recopilación, el acceso, el archivo, el almacenamiento,

la protección, la recuperación, determinación del tiempo de retención y la disposición de los registros del
Sistema Integrado de Gestión de SERCONSULT S.A.

2. ALCANCE

Todos los registros del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y
Ambiental de SERCONSULT S.A.

3. DEFINICIONES

3.1 Formato: Documento que dará lugar a un registro cuando se ha llenado o utilizado para anotar
resultados

3.2 Registro: Documento que contiene evidencias objetivas de las actividades efectuadas o de los
resultados obtenidos.

3.3 SIG.: Sistema Integrado de Gestión. En SERCONSULT se refiere a la Gestión de Calidad, Seguridad y
Salud en el Trabajo y Ambiental.

3.4 Listado Maestro de Registros: Documento donde se encuentran identificados todos los formatos de
los procesos involucrados en el SIG, según su codificación, área, etc.

3.5 RD: Representante de la Alta Dirección.

4. DOCUMENTOS A CONSULTAR

 Norma ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad. Requisitos. 4.2.4.

 Norma ISO 14001:2004.Sistemas de Gestión Ambiental. Requisitos.4.5.4.
 Norma OHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestión de Seguridad y salud Ocupacional. Requisitos
4.5.4.
 P-1 Control de Documentos
 I-1 Seguridad de la Información

5. RESPONSABILIDADES

 Los Responsables de Área:

- Asegurar el cumplimiento de este procedimiento en las áreas de su responsabilidad.
- De acuerdo a las necesidades identificar los registros necesarios, incluyendo los que no tienen
un formato definido, así como los que se encuentran en medios de soporte electrónico con el
propósito de incluirlos en el Listado Maestro de Registros del SIG.

Elaborado Fecha Revisado y Aprobado Fecha

RD Gerente General
Firma Firma

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- Verificar periódicamente los formatos del SIG referidos a su área de responsabilidad

asegurándose su aplicabilidad y eficacia.
- Mantener actualizados los Listados Maestros de Registros del SIG.

 Representante de la Alta Dirección

- Capacitar al personal de SERCONSULT en los lineamientos establecidos en este
procedimiento.
- Brindar soporte a las áreas para la implementación de este procedimiento.

6. CONDICIONES GENERALES

6.1. El área de sistemas debe garantizar la protección de los Documentos, generando copias de
respaldo o back-up de forma que la información almacenada en medio electrónico sea recuperable
fácilmente, de acuerdo al Instructivo I-1 Seguridad de la Información.

6.2. El área de Sistemas debe administrar los accesos a los registros electrónicos a las áreas
respectivas. El RD tendrá acceso a todos los registros del SIG.

6.3. En el caso de los documentos manejados en el Centro de Documentación, los documentos son
entregados a través del P-2-F-2 Orden de entrega de documentos y/o material bibliográfico y el P-2-F-
3 Control de préstamo de material bibliográfico y documental.

6.4. Tienen libre acceso a los registros los auditores externos e internos durante la realización de las
auditorías.

7. DESARROLLO

Documento
Descripción Responsable
asociado
7.1. Identificación de registros
7.1.1 Identificar los registros del SIG derivados de los
formatos (Listado Maestro de Registros del SIG). Listado Maestro de
Responsable de
7.1.2 Detallar en el Listado Maestro de Registros del SIG Registros del SIG
Área
los siguientes campos: código, nombre, P-2-F-1
responsable, etc.
7.2. Generación de registros
7.2.1 Usar el formato vigente de cada área, según el
Listado Maestro de Registros del SIG.
7.2.2 Llenar los campos de cada formato de forma
legible en caso de formatos físicos y/o
Generador del Listado Maestro de
adecuadamente si es de formato electrónico.
registro Registros del SIG
7.2.3 Firmar (si corresponde) y fechar la actividad o
P-2-F-1
datos que se están registrando. Si el registro es
soportado electrónicamente asegurarse de
proteger el archivo contra escritura y/o acceso por
personal no autorizado según corresponda.
7.3. Recopilación de registros
7.3.1 Agrupar periódicamente los registros generados
con una frecuencia semanal que impida su
extravío. Responsable de
7.3.2 Clasificar los registros para su recopilación de Área
acuerdo al criterio definido como por ejemplo:
fechas de llenado, números correlativos, cliente,
proyecto, etc.

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Documento
Descripción Responsable
asociado
7.4. Acceso
7.4.1. Los registros son de libre acceso para consulta por
parte del personal del área que los genera y del
personal responsable de su archivo.
Responsable de
7.4.2. El acceso a los registros por parte del personal de
Área
otras áreas o de personal externo (cliente u otro)
se realiza previa autorización de la persona
responsable de su archivo.
7.5. Archivo y Almacenamiento de registros
7.5.1 Asegurar almacenamiento de los registros
electrónicos en discos duros o servidores donde Responsable de
se garantice la generación de copias de respaldo o Sistemas
Backup por el Área de Sistemas de acuerdo a la I-1 Seguridad de la
Instrucción Seguridad de la Información I-1. información
7.5.2 Almacenar los registros físicos en archivadores y Responsable del
mantener en el espacio o lugar asignado para tal área
fin en el área respectiva.
7.6. Protección de registros
7.6.1 Proteger los registros en medio electrónicos a
través de copias de respaldo o backup y con
software antivirus. Responsable de I-1 Seguridad de la
7.6.2 Proteger los registros en medio electrónicos contra Sistemas información
escritura y/o acceso por personal no autorizado
utilizando contraseñas.
7.6.3 Proteger los registros físicos contra daño, deterioro
o pérdida a través de su almacenamiento en
archivadores y estantes, evitando el Responsable de
almacenamiento a la intemperie o en zonas Área
expuestas a la humedad o altas temperaturas.
7.7. Recuperación
7.7.1 Autorizar el acceso a los registros generados en su
área mediante las rutas o ubicaciones señaladas Responsable de
en las listas maestras para la recuperación de los Área
registros.
7.7.2 Recuperar los registros electrónicos que se
requieran de acuerdo a la Instrucción Seguridad de Responsable de
la información I-1. Sistemas
7.8. Retención
7.8.1 Determinar el tiempo de retención de los registros,
teniendo en cuenta las áreas que utilizan esos Responsable de
registros como fuente de información. Área
7.8.2 Retener los registros de carácter legal durante el
período de vigencia que establezca el dispositivo
legal.
7.9. Disposición
7.9.1 Hacer la disposición final de los registros al término Responsable de
del tiempo de conservación establecido. Área
7.9.2 Disponer mediante destrucción, reciclaje, reuso,
etc.

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8. REGISTROS Y ANEXOS

Código Nombre Responsable del Control

P-2-F-1 Listado Maestro de Registros del SIG Responsables de Áreas

Orden de entrega de documentos y/o material
P-2-F-2 Responsables de Áreas
bibliográfico
Control de préstamo de material bibliográfico y
P-2-F-3 Responsables de Áreas
documental

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