15/10/2014 Template gratuito de Plano de Ação: Como usar o 5W2H para acelerar sua produtividade
Template gratuito de Plano de Ação: Como
usar o 5W2H para acelerar sua produtividade
por Thiago Reis[1] em Práticas[2]
Antes de executar, precisamos planejar, definir e medir metas e finalmente definir as
ações que iremos implementar. O objetivo do Plano de Ação é estruturar o que deve ser feito, em quanto tempo e por quem. Para te auxiliar com estas definições, o 5W2H pode ser muito útil e ao mesmo tempo extremamente simples. Criamos este artigo com o objetivo de te ajudar a atingir suas metas e a estruturar um planejamento de maneira simplificada.
5W2 o quê? O 5W2H, não é nenhum bicho de sete cabeças, (mesmo a soma das letras dando sete! rsrs) ele nada mais é que um checklist com perguntas essenciais que devem ser respondidas durante seu planejamento de atividades. Ele simplifica o mapeamento destas tarefas, onde ficará claro o que será feito, quem irá fazer o quê, em quanto tempo, em que área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. O 5W2H é muito útil para criação de plano de ações para empresas de todas as maturidades, uma vez que elimina por completo qualquer dúvida que possa aparecer sobre um processo ou projeto.
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O 5W2H pode ser criado em uma planilha, em quadro na parede (como no PM
Canvas), com um aplicativo (leia este artigo) em um software de gestão de projetos (como o Project Builder). Basicamente o que você precisa fazer é responder as seguintes perguntas:
What – O que será feito (entregas)
Why – Por que será feito (justificativa) Where – Onde será feito (local) When – Quando será feito (tempo) Who – Por quem será feito (responsabilidade) How – Como será feito (método) How much – Quanto custará fazer (custo)
5W2H - No Excel Basta criar uma coluna para cada um destes campos, dividindo a coluna When (quando) em duas, para informar início e fim, e mais outras para acompanhar a data de atualização e seu atual status. É importante que esta planilha seja compartilhada e acessível a todos os envolvidos para que possam acessar e acompanhar a evolução do plano de ação.
5W2H - No PM Canvas Com o PM Canvas APP (Android ou IOS) você estrutura seu projeto usando a lógica do Project Model Canvas, de maneira colaborativa e com pessoas geograficamente
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distribuídas. Explicamos melhor como criar seu Canvas neste e-book[3].
5W2H - No seu software de gestão de projetos
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5W2H - No seu software de gestão de projetos
A grande maioria dos softwares possui campos para cada uma dessas informações, onde você irá estruturar da mesma forma e responder a essas perguntas. No Project Builder você pode estruturar as colunas da sua estrutura de projeto para ficar exatamente desta forma, o resultado final será assim:
O 5w2h é uma maneira fácil e efetiva de se conceber um bom plano de ação e traz grandes benefícios para os gestores e seus projetos. Por isso, não deixe de utilizá-la em seu dia-a-dia. E aí, o que gostou da ferramenta? Se ainda não possui um modelo criamos um template gratuito para te auxiliar. Já trabalha com ela e quer contar suas experiências? Deixe um comentário e compartilhe sua opinião!
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