ABASTECIMIENTO

El abastecimiento o aprovisionamiento es el conjunto de actividades que permite

identificar y adquirir los bienes y servicios que una organización requiere para su
funcionamiento adecuado y eficiente, ya sea de fuentes internas o externas
 FUNCIONES DEL ABASTECIMIENTO:
Las funciones incluidas dentro de este proceso son las siguientes:
a.- Cálculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamiento logístico. Las
necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el
funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período
de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto.
El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisición. Las
necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser
por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades
para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.
b.- Compra o adquisición: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones
de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso
al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente.
Los principales objetivos específicos de esta actividad son:

 Mantener la continuidad del abastecimiento;

 Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;
 Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin
prejuicios para la empresa; Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc.,
buscando calidad adecuada;
 Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y
materiales;
 Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación;
 Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse
por la permanente capacitación del personal; y, mantener informado
al gerente de logística o gerente general acerca de la marcha del
departamento.
c.- Obtención: La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la
continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la
exactitud y calidad de lo que se recibe.
d.- Almacenamiento: Este implica la ubicación o disposición, así como la custodia de
todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales
desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan. Los principales
aspectos de esta actividad son:

 Control de la exactitud de sus existencias.

 Mantenimiento de la seguridad.
 Conservación de los materiales.
 Reposición oportuna.
e.- Despacho o distribución: Consiste en atender los requerimientos del usuario,
encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada.
Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario
contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de
los artículos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en esta función
asegurar el control de la exactitud de los artículos que se despachan, así como la
rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos solicitados.
f.- Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar
una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la
capacidad de instalación.
Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artículos
de abastecimiento.
g.- Utilización de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas más ventajosas
para la empresa.

 IMPORTANCIA DEL ABASTECIMIENTO:

La función de abastecimiento existe a partir del momento en que un objeto
o servicio debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos
tenemos los siguientes:

 Proporcionar un flujo interrumpido de materiales,

suministros, servicios necesarios para el funcionamiento de la organización.
 Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un
nivel mínimo.
 Mantener unas normas de calidad adecuadas.
 Buscar y mantener proveedores competentes.
 Normalizar los elementos que se adquieren.
 Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible.
 Mantener la posición competitiva de la organización.
 Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos
administrativos sean los más bajos posibles.
 CONTROL DE MATERIALES
En una empresa industrial, la inversión en materiales representa una porción
considerable de su activo corriente, lo cual requiere que el costo de los mismos sea
cuidadosamente controlado de manera tal que garantice tanto su uso eficiente como la
veracidad y exactitud de las cifras de costos mostradas en el aspecto tangible, como en
el aspecto contable.
Para llevar un adecuado control de los materiales se necesita cumplir con ciertos
objetivos del control interno, entre los cuales se mencionan:
a.- Autorización: Trata de todos aquellos controles que deben establecerse para
asegurar que se estén cumpliendo políticas adecuadas establecidas por la
administración de la empresa, entre los cuales podemos mencionar:

 Los niveles de inventario a mantener

 Métodos de valuación de inventarios
 Los ajustes de inventarios
b.- Procesamiento y clasificación: Son aquellos controles que aseguran el correcto
reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro en informe de las transacciones
ocurridas, entre estos podemos mencionar:

 Calcular y registrar oportunamente todas las transacciones de compra y uso de

materiales
 Clasificar adecuadamente los materiales en directos o indirectos dependiendo
del caso
c.- Verificación: Señala los controles relativos a la verificación y evaluación periódica
de los saldos que se informan, así como de los sistemas de procesamiento, en este
sentido podemos mencionar:

 El chequeo periódico de los saldos de inventario de materiales requeridos por el

área de producción
d.- Evaluación: Estos hacen referencia a los controles de acceso a los inventarios,
registros, a los formatos y procedimientos, esto se logra permitiendo el acceso a
almacenes a personas únicamente autorizadas, de igual forma el acceso a los registros
de compras y comprobantes.

 DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE MATERIALES:

Para el debido control de los materiales, se debe desarrollar una serie de actividades y
funciones que están encaminadas a planificar, ejecutar y utilizar de una forma lógica,
sistemática y secuencial, la compra, almacenamiento y utilización de los materiales
directos e indirectos en el proceso productivo de las empresas manufactureras.
Estos departamentos son:
a.- Departamento de producción. Algunas de las actividades que realiza el
departamento de Producción son las siguientes:

 Diseñar el producto.
 Especificar los materiales a comprar.
  Estudiar el efecto del uso de materiales sustitutos.
 Preparar la lista de materiales requerido en las diferentes órdenes de producción.
b.- Departamento de compras: El departamento de compras tiene las siguientes
funciones:

 Recibir las solicitudes de compra de todos los materiales.

 Solicitar cotizaciones de los proveedores.
 Elaborar y emitir la orden de compra.
 Garantizar que los artículos pedidos cumplan las exigencias de calidad
establecidas por la empresa y que se adquieran bajo las mejores condiciones.
c.- Almacén de materiales: El encargado del departamento de almacén es responsable
de la recepción e inspección de los materiales y el adecuado almacenamiento,
protección y salida de los materiales bajo su custodia, por lo cual debe cumplir con las
siguientes actividades:

 Recibir el material con la respectiva orden de entrega.

 Cotejar el material recibido con la copia de la Orden de Compra.
 Verificar la cantidad y calidad del material.
 Verificar y aprobar las facturas de los proveedores.
 Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para su
registro.
 Si se presentan irregularidades, no recibir el material.
 Si el material cumple con las especificaciones, preparar el formulario
Informe de Recepción.
 Enviar a producción los materiales solicitados junto con el original del formulario
de solicitud.
 Registrar las entradas y salidas de los materiales en el Kardex de acuerdo al
método de valuación.
 Preparar las Requisiciones de Compras de acuerdo al stock de máximos y
mínimos de materiales establecidos o cualquier otro método de reposición del
inventario.
 Si el material almacenado no cumple con las especificaciones o presenta
defectos, emitir la correspondiente Orden de Devolución de Compras.
 Preparar Resumen de Requisición de Materiales para el departamento de
costos.
d.- Departamento de contabilidad: Como medio de control de los materiales, también
se debe considerar lo referente a la contabilización de las transacciones relacionadas
con la misma. El departamento de contabilidad tiene las siguientes funciones:

 Recibir la factura del proveedor.

 Chequear con la orden de compra.
 Recibir información del almacenista sobre los materiales recibidos.
 Realizar el asiento contable referente a la compra de materiales.
 Recibir copia de la requisición de materiales
 Realizar el asiento contable relacionado con el uso del material en los procesos
de fabricación.
 POLÍTICAS DE COMPRAS
Las políticas de compras son pautas que generan las empresas para determinar cuáles
serán las condiciones, los plazos de pago, y los proveedores que tendrá la empresa,
entre otros criterios, que serán aplicados al momento en que la organización proceda a
la adquisición de productos para sus operaciones habituales.
Es muy importante dentro de la vida organizacional en donde se debe gestionar de la
mejor manera para la obtención del mejor producto o servicio, que la calidad sea la
establecida en la negociación, que el precio sea el correcto, que la entrega sea realizada
en tiempo y forma, entre otras consideraciones. Son las que determinan la correcta
relación que tendrá la empresa con sus proveedores de cara a conseguir los mejores
resultados.
Las pautas que deben seguir las políticas de compras son las siguientes:
 Tener continuidad en el abastecimiento de la empresa
 Evitar la duplicación de pedidos, reducir o eliminar los desperdicios, evitar tener
productos obsoletos para malas gestiones de compras
 Mantener los niveles de calidad de los productos
 Seleccionar adecuadamente a los proveedores de la empresa
 Solicitar el envío de muestras antes de realizar la orden de pedido
 Analizar si se acepta o no una nueva lista de precios
 Realizar visitas periódicas a la competencia
 Negociar descuentos y condiciones de pago
 Visitar de manera frecuente los depósitos de la empresa
 Realizar previsiones en la demanda para parametrizar cuando se compra
 Verificar que se cumplan las órdenes de compra emitidas
 Renegociar los servicios que prestan los proveedores
 Aplicar estrategias que sean de utilidad en la gestión de lo que compra la
empresa
La actividad de comprar está relacionada con el proceso la localización y la selección
de los proveedores, la adquisición de los productos, las negociaciones sobre el precio,
el seguimiento de todo el proceso y las condiciones de pago, entre otros factores.
Se deben llevar a cabo considerando las necesidades de las empresas. Por ello, deben
buscar la adquisición del precio justo y de la cantidad necesaria con la mejor calidad en
los productos, en donde la entrega de los mismos sea realizada en el menor tiempo
posible.
También se deben establecer los proveedores adecuados, estar bien informados sobre
los cambios tecnológicos que se produzcan en la utilización de los materiales que
emplea la empresa, entre otras consideraciones. Son especialmente importantes
porque en ellas también se basan los beneficios de la empresa.
  CLASES DE COMPRAS:
La función adquisitiva ha sido objeto de diversas clasificaciones. La más generalizada
es la siguiente:
a.- Compras regulares: Son las ajustadas a un programa de necesidades prefijado,
que no tiene relación directa con las necesidades inmediatas de la explotación. Se
analizan detenidamente las tendencias de los precios, para hacer pedidos cuando el
mercado está en condiciones más favorables. En algunos casos cabe practicar la
cobertura en relación con estas compras regulares.
b.- Compras especulativas: Se diferencias de las regulares en que se busca un
beneficio, efectuándose cuando los precios son bajos, para revenderlas cuando éstos
suben.
c.- Compras obligadas: Son las de artículos que no se necesitan de continuo y se
adquieren sólo cuando se necesitan. Ejemplo de ello son las máquinas – herramientas
y los suministros especiales para obras.
d.- Compras anticipadas: Tienen por objeto cubrir las necesidades de un período
anterior. Los artículos usados regularmente en cantidades relativamente pequeñas
pueden adquirirse así antes de ser necesarios. El período de tiempo que tales compras
pretenden abastecer no es definido como lo era en el caso de las compras regulares
de acuerdo con un programa fijo, pues un cambio en las condiciones del trabajo puede
aumentar o disminuir el consumo. En este grupo cabe incluir ciertas herramientas,
pertrechos y materiales que no se gastan en grandes cantidades.
e.- Compras según programas: Comprenden el material comprado de manera que las
expediciones se ajusten a un determinado plan. Por ejemplo, un fabricante de
automóviles puede decidir la construcción de un millón de coches de cierto modelo
durante seis meses. Los neumáticos para estos coches pueden comprarse por contrato,
a base de expediciones semanales o quincenales según las necesidades de
fabricación. La existencia de un contrato formal no es condición indispensable de una
compra según programa; cuando se usa este documento, tal compra suele denominarse
compra según contrato.
f.- Compras globales: Cuando se adquieren juntos varios grupos de artículos
pequeños, pueden conseguirse economías. Por ejemplo, pueden encargarse a una
casa diez artículos accesorios para la fábrica que resultaran tan baratos en cuanto a
papeleo y gastos de oficina como uno solo. Los efectos adquiridos en grupo suelen ser
de poco precio y que tienen cierta relación entre sí bajo el aspecto de su consumo
cuantitativo. Este requisito no es indispensable, pues un departamento de compras
puede acumular pequeños pedidos para combinarlos en uno solo. Naturalmente, es de
presumir que se trata de artículos normales o uniformes, cuyo precio varía muy poco
de un proveedor a otro.
 ALMACENES
Los almacenes son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de
mercancía. La formulación de una política de inventario para un departamento
de almacén depende de la información respecto a tiempos de adelantes,
disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y materiales de compras, es
la fuente mejor de esta información
Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados, se deben
establecer resguardo físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño de
uso innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos de
rotación de inventarios defectuosos y a robos. Los registros de deben mantener, lo cual
facilitan la localización inmediata de los artículos.

 FUNCIÓN DE LOS ALMACENES:

 Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

 Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
 Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las
existencias reales de materia prima.
 Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y
salidas)
 Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

 TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO DE MATERIALES:

El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de los
materiales. Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas complicados, que
involucran grandes inversiones y complejas tecnologías. La elección del sistema de
almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores:
Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.

 Tipos de materiales que serán almacenados.

 Tipos de materiales que serán almacenados.
 Número de artículos guardados.
 Velocidad de atención necesaria.
 Tipo de embalaje.

 CODIFICACIÓN DE MATERIALES:

Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas

utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy
grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas,
tamaños,etc.
Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con
base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuados,
operativos operacionalización de la bodega y control eficiente de las existencias.
Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación,
especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales
que componen las existencias de la empresa.

Veamos mejor este concepto de clasificación, definiendo cada una de sus etapas.

a.- Catalogación: Significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir
ninguna. La catalogación permite la presentación conjunta de todo el artículo
proporcionando una idea general de la colección.
b.-Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados
con una misma finalidad, cuando existen dos o más piezas para un mismo fin, se
recomienda la simplificación favorece la normalización.
c.- Especificación: significa la descripción detallada de un artículo, como sus medidas,
formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contará con más
informaciones sobre el artículo y menos dudas con respecto de su composición y
características. La especificación facilita las compras del artículo, pues permite dar al
proveedor una idea precisa del material que se comprara. Facilita la inspección al recibir
el material, el trabajo de ingeniería del producto, etc.
d.- Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus
diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de
los materiales.
e.-Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y
formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos.
La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación,
con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en
existencias.
Así catalogamos, simplificamos, especificamos, normalización y estandarización
constituyen los diferentes pasos rumbo a la clasificación. A partir de la clasificación se
puede codificar los materiales.

 CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN DE LOS MATERIALES:

Así clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso, tipo,
características, utilización etc. La clasificación debe hacerse de tal modo que
cada genero de material ocupe un legar especifico, que facilite su identificación y
localización de la bodega. La codificación es una consecuencia de la clasificación de los
artículos.
Codificar significa representar cada artículo por medio de un código que contiene las
informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras. Los sistemas de
codificación más usadas son: código alfabético, numéricos y alfanumérico.
El sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las
cuales identifica determinadas características y especificación. El sistema alfanumérico
limita el número de artículos y es de difícil memorización, razón por la cual es un sistema
poco utilizado. El sistema alfanumérico es una combinación de letras y números y6
abarca un mayor número de artículos. Las letras representan la clase de material y
su grupo en esta clase, mientras que los números representan el código indicador del
artículo.
 MEDICION DE LA EFICIENCIA
Muchos emprendedores y directores de empresa creen que la eficiencia técnica y la
eficiencia económica son dos términos que remiten a lo mismo. Sin embargo, aun
cuando su relación es estrecha, ambos términos no son sinónimos.
La palabra «eficiencia» suele asociarse casi de inmediato con el aspecto económico de
una empresa, negocio o proceso en general. La idea que predomina es que aquello a
lo que llamamos «eficiente» es también rentable y productivo. O dicho de otro modo,
que promueve beneficios económicos directos.
No obstante, la eficiencia es un término que tiene que ver sobre todo con los recursos
que se despliegan para alcanzar un objetivo. Un proceso es más o menos eficiente si
emplea las mejores herramientas para ello.
Por tanto, la eficiencia económica es un elemento que se relaciona con los costes de
los factores que intervienen en un proceso. Siempre será más eficiente
económicamente el proceso que obtenga los resultados trazados a un menor coste;
cuanto más caro sea, menor será su grado de eficiencia.

 EFICIENCIA TÉCNICA DE UNA EMPRESA:

En cuanto a lo técnico, está claro que nos referimos a las herramientas, aparatos y otros
recursos que se emplean en los procesos productivos. Es un término que suele
estar muy ligado a lo tecnológico y sus avances.
La eficiencia técnica, entonces, es un elemento que se refiere a la capacidad de obtener
mejores resultados en función de una serie de recursos técnicos. Todas las empresas
se apoyan en una serie de recursos; el grado de eficiencia será mayor o menor en
función de cómo se empleen.
Imaginemos, por ejemplo, dos fábricas de textiles que usan la misma tecnología para la
producción de bufandas. Tienen, además, los mismos trabajadores. Sin embargo, una
de ellas produce casi un tercio más de artículos cada fin de mes. Está claro que su nivel
de eficiencia técnica es mayor que el de la otra fábrica.
No obstante, cabe señalar que la eficiencia técnica no es sólo una cualidad de los
aparatos y los recursos tecnológicos. Es, sobre todo, una habilidad de quien los emplea
y sabe sacarles el mayor provecho.

 MÉTODOS PARA MEDIR LA EFICIENCIA TÉCNICA DE UNA EMPRESA:

Existen dos métodos básicos para medir el grado de eficiencia técnica: la
Productividad Parcial (PP) y la Productividad Total de los Factores (PTF):

 Productividad Parcial: este cálculo se obtiene tras relacionar la capacidad

de producción de una empresa con un solo factor. La relación es bastante
sencilla: la eficiencia será mayor si se producen más artículos o productos
con la menor cantidad de insumos.

 Productividad Total de los Factores: en este caso, dos o más elementos

son empleados en el proceso, con lo cual es necesario realizar una suma
del grado de productividad de cada uno de ellos para saber si el proceso es
eficiente o no.
 Lo ideal es que cada insumo o factor (fuerza productiva, número de
trabajadores, maquinaria, etc.) aporte su capacidad productiva media. Otras
empresas son partidarias de los denominados métodos frontera, que son los
que establecen determinado grado de productividad y lo comparan con el de
otras empresas similares. A través del efecto reflejo, se puede saber si un
proceso está siendo más o menos eficiente.

 QUÉ NECESITAMOS MEDIR:

Es evidente que debemos medir lo relacionado con el mercado, los clientes, la
tecnología y la gestión interna; nuestro sistema debe centrarse en los procesos y no en
las funciones; las áreas deben alinearse con el fin de lograr un objetivo común. Así, en
lugar de optimizar indicadores propios, los departamentos trabajarán para mejorar el
desempeño de los procesos en los que intervienen. Consideremos como ejemplo la
entrega de un pedido de cajas.

Puede definirse los siguientes indicadores:

 Indicadores de eficacia: La eficacia es el grado de cumplimiento de una tarea.

Se puede medir, por ejemplo, el porcentaje de cumplimiento del plan de
producción y el grado de satisfacción del cliente con relación a los pedidos.
 Indicadores de eficiencia: La eficiencia tiene que ver con el cumplimiento de la
tarea al mínimo gasto de recursos, ya sea tiempo, mano de obra, materiales o
gastos; por lo tanto, basado en esa consideración, se puede considerar el gasto
real contra el gasto presupuestado.
 Indicador de productividad. Pueden darse los siguientes escenarios:
a) eficaces pero ineficientes, se cumple con los objetivos trazados pero
el gasto de recursos es excesivo;
b) eficaces y eficientes, es el escenario ideal, se cumple con los
objetivos y el gasto de recursos es mínimo, y
c) ineficaces e ineficientes, no se cumplen los objetivos propuestos y
el gasto es excesivo.
 LINKOGRAFIA
 https://www.gestiopolis.com/que-es-abastecimiento/
 http://www.educaconta.com/2011/03/control-y-contabilizacion-de-los.html
 https://www.gestion.org/las-politicas-de-compras/
 http://www.monografias.com/trabajos12/alma/alma.shtml#ixzz5DKp1DDu5
 etos-directivos.eae.es/como-medir-la-eficiencia-tecnica-en-una-empresa/