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Señor:
Pardo Figueroa Turner Cesar Augusto
Gerente General
EDITORA EL COMERCIO S.A
RUC: 20143229816
Presente:
Ref. : Evaluación del Sistema de Control interno
Auditoría Financiera al ejercicio 2016
Estimado señores:
Con relación a la Auditoria a los Estados Financieros de la empresa Editora el Comercio S.A con cifras a los
años venideros 31 de Diciembre del 2016, hemos evaluado la estructura del control interno de la Empresa,
únicamente hasta el grado que consideremos necesario para tener una base sobre la cual determinar la
naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría que serán aplicados en el
desarrollo de nuestro examen a los Estados Financieros.
Nuestro examen se llevó a cabo con el propósito de rendir una opinión profesional sobre los estados
financieros, por lo tanto, no necesariamente revela todas las deficiencias en el sistema de control interno,
debido a que está basado en pruebas selectivas de los registros contables y de la información que le es
relativa.
Consecutivamente a los antes expuestos, nos permitimos presentar las seis observaciones de carácter
final, que han sido detectadas hasta la fecha y que contienen sugerencias y/o recomendaciones, tanto
correctivas como preventivas, las cuales pueden coadyuvar en el alcance de las metas y objetivos de la
Empresa Editora El Comercio S.A.
Es importante señalar que los comentarios referentes a las observaciones se presentan como sugerencias
constructivas para la consideración de la Empresa Editora el Comercio, como parte del proceso continuo
de modificación y mejoramiento de la estructura de Control Interno existentes y de otras prácticas y
procedimientos financieros.
Nos permitimos recordarles que la responsabilidad por la preparación de los Estados Financieros,
incluyendo las revelaciones suficientes, recae en la administración de la Empresa. Esto incluye el
mantenimiento de registros contables y controles internos adecuados, la selección y aplicación de
políticas de contabilidad y la salvaguarda de los activos de la empresa. Esta carta estará en vigor los años
venideros, a menos que termine, modifique o se sustituya.
Por último, deseamos manifestarle nuestro más sincero agradecimiento por la ayuda y colaboración que
hemos recibido en todo momento del personal de la empresa.
Quedando a su entera disposición para cualquier aclaración al respecto, le saludamos. Atentamente,
AUDITORES SECURITY
E.C.I
I. INTRODUCCION
La auditoría interna ha efectuado el estudio y evaluación del Control Interno en sus ocho
componentes, aplicando a las áreas examinadas el cuestionario de Control Interno para el
periodo 2016, examen realizado de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoria,
la cual dispone efectuar una apropiada evaluación de la estructura de control interno en el área
examinada, a efectos de formarse una opinión sobre la efectividad de controles implementados
y determinar el riesgo de control.
La acción de control abarcó la evaluación selectiva de los documentos alcanzados por los jefes
de las áreas examinadas, así como la información recaudada de un muestreo realizado a los
servidores del ente; estudio que reveló algunas debilidades de control interno en el monitoreo,
control y funciones, las que detallamos a continuación, así como las recomendaciones
tendientes a la superación de las mismas.
CUENTA 10:
DEBILIDAD 01:
DEBILIDAD 02:
SUMILLA: LOS COMPROBANTES DE PAGO QUE SUSTENTAN LOS GASTOS POR FONDO FIJO NO
ESTAN AUTORIZADOS ANTES DE SER REEMBOLSADOS.
Al realizar el control interno observamos que los Comprobantes de Pago que sustentan
los gastos por Fondo Fijo no están debidamente visados y autorizados antes de ser
reembolsados.
Manual de Organización y Funciones. Del Jefe de Área de Caja y Bancos. Norma 9.1
´´Ordena, clasifica y suma todo lo recaudado en el día de los diferentes fondos. Autorizar
los reembolsos para los gastos de fondos fijos.´´
Desatención por parte del personal para desembolsar los comprobantes de fondos fijos
cuando estas no están autorizados.
Pérdida de recursos económicos.
Creaciones de Comprobantes de pago ficticios que reflejen los gastos falsos.
Que la Gerencia General de la orden a dicha área para que realicen gastos autorizados
por el jefe de área y a la vez lo sustenten con el comprobante autorizado que reflejen
esos gastos.
DEBILIDAD 03:
Al realizar el control interno observamos que los depósitos bancarios no cuentan con
un control riguroso adecuado.
Manual de Organización y Funciones. Del Jefe de Área de Caja y Bancos. Norma 6.6
DEBILIDAD 04:
Falta de control y seguimiento por parte del jefe de área caja y bancos para corroborar
si funcionan de manera eficiente los controles implementados.
Pérdida de recursos económicos por las deficiencias de los recursos implementados.
Incumplimiento de las metas trazadas de la entidad.
La gerencia debe mandar aplicar estrictamente una supervisión y un procedimiento
optimo por partes de todas las personas que componen le entidad para poder lograr el
correcto cumplimiento de todos los controles implementados y así lograr con la mejora
de la empresa y el cumplimiento de sus objetivos trazados.
DEBILIDAD 05:
Falta de control por parte del jefe de área para poder verificar el correcto
funcionamiento del software implementado en el área caja y bancos.
Falta de registros de las distintas operaciones realizadas por parte de la entidad
Pagos excesivos a los trabajadores.
La Gerencia General debe implementar un mantenimiento de software ya sea mensual
o en cualquier época del año para su óptima función y su correcto uso.
CUENTA 12:
DEBILIDAD 01:
´´Dejar en claro a los trabajadores de su área responsable los objetivos que se les ha
encomendado´´
Causado por falta de control permanente del jefe de área y con ello poder darse cuenta
por presencia propia que los empleados no saben los objetivos que les asigno a cada
uno.
No ayudar al cumplimiento de metas por parte de la entidad y falta de
desenvolvimiento adecuado en las actividades que se les encomienda.
Que la Gerencia General de la orden al jefe de área que periódicamente de charlas a
los trabajadores donde toque temas de los objetivos que se les asigna a cada uno y lo
cual importante es el cumplimiento de estas para el crecimiento de la empresa.
DEBILIDAD 02:
´´Que todas las cuentas pasado máximo los 90 días se deben declarar como incobrables,
registrándolas como tal ´´
DEBILIDAD 03:
Causado por una falta de seguimiento por parte del jefe de área para cersiorisarse que
estos cobros se den de manera eficaces.
Perdidas de dinero por parte de la empresa que nacen de las cuentas incobrables.
Que la Gerencia General en conjunto con el jefe de área establezca grupos que realicen
los seguimientos de las cuentas por cobrar y haci poder mantenerlos controlados a las
entidades que adeudan a la empresa.
DEBILIDAD 04:
Ocasionado por una desatención del personal u olvido, obviando las reglas que se les
asigna dentro del manual de organización y funciones.
En efecto la entidad tendrá perdida de dinero y pérdida de prestigio por parte de la
entidad.
Que la Gerencia General exija al jefe de área que establezca horarios o fechas para q
estos realicen conciliaciones con los clientes para futuras eventualidades que se les
presente.
DEBILIDAD 05:
Producto de una desatención por parte del encargado realizar los cobros.
En efecto la entidad no podrá realizar registros de las cuentas por cobrar o los malos
cobros se verán reflejados en los estados financieros.
Que la empresa General de la orden al jefe de área para que este de capacitaciones al
personal de área para que tengan un desenvolvimiento optimo en las funciones
encomendadas.
DEBILIDAD 06:
Excesiva confianza por parte del jefe de área y no controlarlos diariamente en cómo se
van desenvolviendo dentro del trabajo.
En efecto no se cumplirá con las funciones encomendadas por la entidad y no se
cumplirá con los objetivos trazados por parte de la entidad auditada.
Se recomienda que la Gerencia General en conjunto con el jefe de área realicen visitas
sorpresa al personal y este verifica si se cumple de forma eficaz y eficiente las
obligaciones encomendadas.
DEBILIDAD 07:
Falta de control por parte del jefe de área para poder verificar el correcto
funcionamiento del software implementado por la empresa.
Registros de cuentas por pagar inexistente, mal detallado, etc., producto de un mal
funcionamiento del software.
Se recomienda que la Gerencia General de la orden al sistema informático de la entidad
para que este efectué el control al software para poder asegurarnos que la información
que brinda sea confiable y oportuna.
CUENTA 33:
DEBILIDAD 01:
DEBILIDAD 02:
Causado por la falta de responsabilidad por parte del personal y un seguimiento por
parte del jefe de área para que puedan cumplir las funciones que se les encomienda.
Distorsión en los estados financieros.
Que la gerencia general exija al jefe de área y que este seguido de la orden a su personal
que registren correctamente los controles de los activos para que no genere
distorsiones en la información financiera.
DEBILIDAD 03:
´´Coordinar con el corporativo la inscripción de cada activo fijo adquirido así como la
asignación de su centro costo, y su código interno.´´
DEBILIDAD 04:
´´Informar al gerente las diferencias que se presenten entre el inventario físico, y los
registros en el libro de activos´´
Falta de control por parte del jefe de área para poder verificar el correcto inventario de
los activos.
Los efectos son distorsiones en los estados financieros.
Que la Gerencia General de la orden al jefe del departamento de activo fijo que haya
una comunicación óptima para mantenerse informado por cada incremento o
disminución de esta cuenta.
DEBILIDAD 05:
DEBILIDAD 06:
CUENTA 41:
DEBILIDAD 01:
DEBILIDAD 02:
DEBILIDAD 03:
SUMILLA: NO SE TOMA LAS MEDIDAS NECESARIAS EN CASO LOS EMPLEADOS VIOLAN LAS
NORMAS ESTABLECIDAS.
Al evaluar el control interno observamos que la compañía Editorial El comercio S.A no
tiene como medidas para aplicar en contra de los empleados
Se Infringe la norma 6.2 del MOF del jefe de área de recursos humanos.
DEBILIDAD 04:
SUMILLA: NO SE TIENE UNA MEDIDA EN CASO LA EMPRESA NO TENGA LIQUIDEZ PARA PAGAR
LAS REMUNERACIONES.
Al evaluar el control interno observamos que la compañía Editorial El comercio S.A no
tiene una medida en caso no se llegara a tener liquidez para el pago de remuneraciones.
Se Infringe la norma 6.3 del MOF de jefe de área de recursos humanos.
La causa de esto es que la empresa no posee una medida de contingencia para poder
prever esa situación futura.
Los efectos de estos seria el no pago de las remuneraciones al personal de la empresa.
Que la gerencia general tenga en una cuenta en cualquier entidad bancaria la cual
guardar un monto de las ganancias que posee la empresa para utilizar en casos como
este o en otros la cual tenga que ver la liquidez de la empresa.
DEBILIDAD 05:
DEBILIDAD 06:
´´ Realizar revisiones para verificar que los cálculos de planillas estén realizados de
manera correcta.´´
La causa de esto es que las personas encargadas de esta área se confíen mucho del
software implementado.
Los efectos de estos serían realizar pagos erróneos a los empleados de la entidad.
Que la gerencia general de la orden al área de recursos humanos que cada vez que
realicen los cálculos correspondientes realicen un recalculo para asegurarse que se
realice de una manera correcta.
DEBILIDAD 07:
La causa de esto es que el personal de esta área encargado de trabajar con este sistema
no realice simulaciones para poder asegurarse como está el funcionamiento del
software.
Los efectos de este serio el error de cálculos de planilla o cualquier tipo de beneficio
social para el trabajador.
Que la gerencia general asigne un encargado o mejor dicho un especialista que realice
verificaciones al software para asegurarse que funcione de manera correcta.
CUENTA COSTOS Y GASTOS:
DEBILIDAD 01:
Que la Gerencia General contrate o asigne a una persona de confianza para que realice
seguimientos minuciosos a cada departamento o área para verificar que vengan
haciendo o cumpliendo sus funciones de una manera correcta y eficiente.
DEBILIDAD 02:
SUMILLA: EL AREA NO CUENTA CON UN SISTEMA DE INFORMACION QUE LES FACILITE SUS
ACTIVIDADES