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6)
(Progiciel de Gestion Intégré libre distribué sous licence GPL)
L’application présentée ici, au travers d'un processus de vente (de la demande d'un client à l'enregistrement du
règlement de la facture), abordera quelques possibilités d’utilisation de tout PGI, et d’OpenERP en particulier.
Sommaire
Création de la base de données........................... page 1
Création des produits............................................ page 7
Création des partenaires....................................... page 10
Un processus commande..................................... page 12
Listes de prix ........................................................ page 16
Utilisateurs, groupes et rôles................................. page 19
Utilisateurs et processus commande.................... page 21
Nouveaux modules............................................... page 25
L’APPLICATION LICARE
Le contexte
L’hôtel Licare est un hôtel de caractère 3 étoiles situé au cœur de Dijon. L’hôtel possède 84 chambres et 5 salles
de réunion pouvant accueillir jusqu’à 110 personnes pour organiser des réunions professionnelles.
Le directeur de l’hôtel souhaite utiliser un progiciel de gestion intégrée pour gérer les réunions.
Son choix s’est porté vers une solution libre : OpenERP.
Après avoir cliqué sur Valider, une fenêtre vous demande de patienter un certain temps pendant la création de la
base de données.
Remarque : un point
d’interrogation précède
parfois certaines rubriques :
placez la souris dessus pour
visualiser un commentaire.
Le menu s'affiche.
A gauche se trouvent les modules installés.
Pour qu’un nouveau produit soit enregistré dans la base de données, toutes les zones en bleu doivent être
obligatoirement remplies (certaines le sont déjà avec une valeur par défaut). Il en sera de même pour tous les
formulaires. Ces zones peuvent se trouver dans plusieurs onglets, c’est le cas ici (onglet Information et onglet
Prix & fournisseurs).
Remarque : par souci de simplification, la TVA sur les encaissements ne sera pas prise en compte dans l’application.
Validez pour revenir au formulaire Produits, le champ Catégorie du formulaire Produits est rempli
automatiquement avec la catégorie Forfaits.
Onglet Comptabilité
Taxes à la vente : 19,6% (la choisir avec le
bouton Ajouter)
Remarque : si le clic sur le bouton Enregistrer est sans effet, c’est peut être parce qu’un champ obligatoire n’a pas été
renseigné, ou l’a mal été. Il apparaît alors en rouge. N’oubliez pas de vérifier dans tous les onglets.
Vous pourriez créer les autres produits de la même manière, mais OpenERP offre la possibilité d’importer (et
d’exporter) des données au format texte.
Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 8/27
Création (importation) de produits avec un fichier texte
Les données à importer doivent être au format CSV.
Les caractéristiques des nouveaux produits à créer se trouvent dans le fichier ImportProduitsClientGTK.csv (joint
à ce document).
L'importation de produits ne peut se faire que si la fiche d'un produit est affichée à l'écran (ce qui doit être le cas si
vous ne l'avez pas fermée lors de la création précédente). Elle peut se faire aussi si c'est la liste des produits qui
est affichée, comme dans l'impression écran ci-dessous (double-cliquez sur le menu Produits du module
Produit) :
Après avoir fermé le message précédent, pour que les nouveaux produits s’affichent dans la liste il faut la
recharger (l'actualiser) : dans le menu, cliquez sur Formulaire, puis sur Recharger/Annuler.
Pour afficher la fiche détaillée des produits, utilisez le bouton Formulaire, et les boutons Précédent et Suivant
pour afficher les autres produits :
Sous OpenERP un partenaire est toute personne qui est en relation avec la société (y compris la société elle-
même). Les clients, les fournisseurs, les employés sont donc des partenaires au sens d’OpenERP.
Un partenaire peut appartenir à plusieurs catégories de partenaires (par exemple un client peut être aussi
fournisseur) et peut posséder un ou plusieurs contacts (par exemple pour un partenaire société).
Comme pour la création des catégories de produits, les catégories de partenaires peuvent être créées avant, ou
pendant, la création des partenaires.
Création des catégories de partenaires
Des sous-catégories de catégories peuvent être créées. Ainsi les clients prospects, les clients réguliers et les
clients importants sont des sous-catégories de la catégorie Clients.
Important : Le champ Catégorie Parent doit obligatoirement être rempli avec une valeur recherchée et
sélectionnée avec le bouton de recherche. Ne pas saisir le nom (ici Clients), cette valeur ne serait pas prise en
compte.
De la même manière, créez les catégories Clients Réguliers et Clients
Importants.
Entrez le nom exact des catégories sinon l'importation à faire plus loin ne fonctionnera
pas. Respectez aussi la casse, OpenERP fait la distinction entre minuscules et
majuscules
Enregistrez le formulaire
Demande d'un client → Nouveau devis proposé au client (Gestion des ventes) → Si confirmation de sa
commande, création du bon de commande (Gestion des ventes) → Création de la facture brouillon, facture non
encore comptabilisée (Gestion des ventes) → Création (confirmation) de la facture et enregistrement dans le
journal des ventes (Comptabilité) → Enregistrement du paiement de la facture (Comptabilité)
Au préalable, vous allez créer le journal de banque (durant la phase de configuration, seuls trois journaux ont été
créés : le journal des ventes, le journal des achats et un journal des stocks).
Double-cliquez sur le compte 512 pour le modifier (actuellement ce compte est affiché en bleu).
Dans l’ongle Informations générales, modifiez le Type interne : de Vues il doit passer à Autres (un compte Vue
ne peut pas être imputé).
Modifiez le nom du compte : retirez le s.
Enregistrez ce journal.
Revenez dans l’onglet Commande client. Créez une 1ère ligne de commande en cliquant sur le bouton de
création d’un nouvel enregistrement :
Un nouveau formulaire s’ouvre (Lignes de la commande). Dans la partie Déclaration automatique, cliquez sur
le bouton de recherche d’une ressource à droite du champ Produit.
Double-cliquez sur Séminaire résidentiel single, les zones descriptives du produit sont remplies automatiquement.
Modifiez la Quantité, mettez 5.
Validez l’enregistrement.
Le formulaire Lignes de la commande reste à l’écran. Un nouveau produit peut être choisi. Sélectionnez
Séminaire résidentiel double avec une quantité de 6. Validez.
Fermer le formulaire Lignes de la commande (remarquez que les calculs du bas du devis ne sont pas encore faits).
Enregistrez le devis (les calculs sont effectués lors de l'enregistrement).
Vous pouvez vérifier que la facture a bien été créée en revenant au Menu, en déroulant le menu Factures dans
le module Finance & Comptabilité; en cliquant sur Factures Clients et en double-cliquant sur Factures client
brouillon.
Etat de la facture
Ouvrez la facture :
- soit en double-cliquant sur n'importe lequel de ses éléments en bleu,
- soit en sélectionnant la ligne de la facture : , et en
cliquant sur l’icône Formulaire :
Le formulaire étant ouvert, cliquez sur Créer pour enregistrer la commande dans le journal des ventes (son état
doit passer à Ouvrir)
Règlement de la facture
Double-cliquez sur Factures client en attente de règlement et ensuite sur la facture à régler :
Vérifiez que le paiement a été enregistré dans le Journal de banque dans les journaux du menu Reporting :
Vérifiez aussi que la facture a bien été clôturée (double-cliquez sur Factures Clients dans le menu Factures) :
Exemple : Une remise de 15 % sur le séminaire résidentiel single sera désormais accordée aux clients de l'hôtel
Licare qui en réserveront plus de 10. Cette remise sera de 10 % pour un nombre compris entre 5 et 10. Aucune
remise ne sera accordée pour moins de 5 séminaires.
Deux règles de calcul du prix doivent être ajoutées à la version de liste de prix actuelle (par défaut).
A partir du module Produits > Listes
de prix, ouvrez le formulaire de
recherche des Versions de la liste
de prix :
Cette version de la liste de prix ne contient qu'une règle, nommée Default Public Pricelist Line (remarquez son
numéro de séquence : 5 ; la connaissance de ce numéro sera utile plus loin).
Cette règle ne sera pas modifiée.
Pour ajouter une règle, cliquez sur le bouton de création d'un nouvel enregistrement :
Remplissez le formulaire de saisie d'une règle de calcul du prix avec les valeurs suivantes :
(rappel : placer la souris sur le point d'interrogation qui précède le libellé de certains champs affiche un commentaire)
Produit : choisissez le produit avec le bouton de recherche (ici Séminaire résidentiel single)
Nom de la règle : changez le nom de la règle qui s'affiche par défaut, tapez : remise plus de 10 SEMRESS
Quantité min. : 11
Séquence : 3 (le choix de cette valeur sera justifié plus bas)
Basé sur : dans la liste déroulante choisissez Prix public
Choix de la séquence
Les trois règles doivent être affichées obligatoirement dans l'ordre croissant (d'où le choix des numéros de
séquences 3 et 4).
Le numéro indique une priorité dans l'exécution des règles. Si par exemple, la règle Default Public Pricelist Line
se trouvait en première position, les deux règles qui la suivent ne seraient jamais appliquées puisque la quantité
saisie serait toujours supérieure à la quantité minimale de cette règle (0). C'est donc cette première règle qui
servirait pour le calcul du prix, la remise ne serait alors jamais accordée.
Jusqu’à maintenant vous étiez connecté en tant qu’administrateur, c'est-à-dire avec tous les droits, toutes les
autorisations et tous les accès.
Vous allez maintenant définir des utilisateurs et limiter leur accès aux objets (principalement modules et menus)
de l’application.
Les accès ne sont pas donnés directement aux utilisateurs, mais à des groupes. Les utilisateurs seront intégrés
dans un groupe et hériteront des droits du groupe (un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes).
Mais si l’appartenance d’un utilisateur à un groupe donne des droits sur des objets et des données (par exemple
le droit d'accéder ou non au module Finance & Comptabilité), l’appartenance d’un utilisateur à un rôle donne des
droits sur les processus (par exemple la confirmation d’une commande, la création d’une facture, …).
Les utilisateurs appartiendront donc à un ou plusieurs groupes et seront pourvus d’un ou plusieurs rôles.
Il est possible de créer des groupes et des rôles, mais dans cette version d’OpenERP certains groupes et rôles
sont prédéfinis par défaut. Vous utiliserez certains de ces groupes.
Evolution du contexte
En plus de l'administrateur, l'application va être utilisée par trois personnes : les deux commerciaux, Justine
LASHEF et Gwenaël VENDEAUX, et la comptable, Nelly CONTAT.
Par défaut, tous les utilisateurs d'OpenERP doivent être dans le groupe Employé. Ils y ont été intégrés lors de
leur création.
Demande de
devis
Devis
Elaboration du devis
Toujours
Proposition
Devis accepté
Confirmation
Création du bon de
commande
Toujours
Bon
de
commande
Facture brouillon
Création de la facture brouillon
Toujours
Facture brouillon
Facture
Création de la facture
Enregistrement de la facture
Toujours
Facture
Paiement
Et
Traitement du paiement
Enregistrement du paiement
du client
Toujours
Paiement
enregistré
Vous allez effectuer deux commandes, une pour chaque vendeur, et suivre le déroulement du processus.
Préalable important : Un bug dans cette version d'OpenERP empêche les commerciaux de choisir un produit
lors de la création d'un devis, il faut donc modifier certains droits.
Dans le module Administration, déroulez le menu
Sécurité/Contrôle des accès et double-cliquez sur
Grille des Contrôles d'Accès.
Nouvelle commande
Vous allez jouer le rôle d'un vendeur, vous êtes Gwenaël VENDEAUX. Connectez-vous sous son nom (les noms
des utilisateurs et les mots de passe sont dans le tableau des caractéristiques des utilisateurs présent plus haut dans ce
document).
Dans un nouveau devis, saisissez les valeurs suivantes :
Client : Laboratoire BARY
Produit : Séminaire résidentiel single
Quantité : 8
Découverte d'OpenERP Client GTK - version 5.0.6 22/27
Produit : Séminaire résidentiel double
Quantité : 4
Remarquez que le prix unitaire du séminaire résidentiel single tient bien compte de la remise de 10 % (171,00 €
au lieu de 190,00€).
Vous allez donc maintenant jouer le rôle de la comptable. Vous êtes Nelly CONTAT. Connectez vous sous son
nom.
Ouvrez la commande en cours de G. VENDEAUX. Créez la facture.
Si la facture brouillon est fermée, ouvrez-la en double-cliquant n'importe où sur la ligne de la facture.
En bas de la facture brouillon, cliquez sur Créer pour créer la facture et l'enregistrer dans la comptabilité,
Il existe actuellement plus de 300 modules qui répondent à des besoins spécifiques ou qui sont adaptés à des
secteurs bien déterminés ou à des usages spécifiques (hôtellerie, bâtiment, agro-alimentaire, huissiers de justice,
gestion de parc informatique,…)
Vous allez installer deux nouveaux modules.
Le premier, appelé report_sale, affichera en temps réel, et sous forme graphique, différents rapports sur les
ventes réalisées.
La liste classée par ordre alphabétique des modules non installés est affichée.
Cherchez le module report_sale, et double-cliquez sur la ligne de ce module :
La fenêtre d’installation du
module qui s’ouvre possède
deux onglets :
Le 1er (Module) donne des
informations sur ce module et
sert à l’installation.
Si vous êtes connecté à Internet, cliquez sur le nouveau bouton , la localisation de ce partenaire est
immédiate :