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Guia Rápido

para Gestão
de Projetos

Aprenda, compreenda, lembre e aplique


conceitos importantes de gestão de
projetos, e de forma simples.

Apoio Realização
Sumário

Introdução.....................................................................................................................................................02

Processos de Gerenciamento de Projetos.................................................................................03

Áreas de Conhecimento.........................................................................................................................04

Gerenciamento da INTEGRAÇÃO.....................................................................................................05

Gerenciamento de ESCOPO..................................................................................................................06

Gerenciamento de TEMPO....................................................................................................................07

Gerenciamento dos CUSTOS................................................................................................................09

Gerenciamento da QUALIDADE..........................................................................................................10

Gerenciamento dos RECURSOS HUMANOS......................................................................................11

Gerenciamento das COMUNICAÇÕES................................................................................................12

Gerenciamento dos RISCOS...................................................................................................................13

Gerenciamento das AQUISIÇÕES.........................................................................................................14

Este material é destinado para fins acadêmicos e não pode ser publicado
nem comercializado sem fazer referências às fontes de origem.

Foi elaborado como parte de um trabalho de MBA da escola BBS, pelos


alunos da matéria de Gestão de Projetos em 2012.

Utilizou-se como fonte de pesquisa e estudo os seguintes livros:

Head First PMP 2ª Edição - Jennifer Greene, PMP e Andrew Stellman, PMP
Preparatório para o exame PMP – Rita Mulcahy, PMP
Talvez você, como muitas pessoas, chame seu
Introdução trabalho de Projeto quando ele não é.

1 O que é um PROJETO?
Ÿ É um empreendimento temporário , com um
Não seria fantástico um início e um fim.
guia rápido para me ajudar Ÿ Cria um produto, serviço ou resultado
sobre Gerenciamento de Projetos exclusivo.
de uma forma mais divertida

O que é Gerenciamento
do que ir ao dentista?
2
de PROJETOS?
O gerenciamento de projetos consiste na
aplicação de conhecimentos, habilidades,
ferramentas e técnicas adequadas às atividades
do projeto, a fim de atender aos seus requisitos.

3 O que é PROGRAMA?
Um programa é um conjunto de projetos que são
geridos em conjunto por causa de um benefício
compartilhado.

4 O que é um PORTFÓLIO?

Portfólio contém ambos Programas e Projetos.


Um portfólio irá acompanhar o desempenho acordado para os programas e projetos, e dizer se o seu
comportamento está bem sucedido.

5 Lidar com as Restrições do projeto


Toda vez que houver mudanças em seu projeto, você vai precisar
saber como esta mudança afetará todas as restrições.

Se você não gerenciar todas as seis restrições ao mesmo tempo,


você corre o risco de gestão a favor de apenas uma restrição.

6 Gerenciar expectativas das partes interessadas


Há uma grande quantidade de pessoas ou organizações envolvidas em fazer a maioria dos projetos
acontecer! Perceba que as partem interessadas incluem mais do que Gerentes de Projeto, o cliente, o
patrocinador e a equipe. São pessoas ou organizações cujos interesses podem sofrer impactos positivos ou
negativos com o projeto. E uma grande parte do trabalho do GP é se comunicar com todos e ter certeza de
que suas necessidades sejam atendidas.

Tudo se encaixa... 02
Processos de O que é feito durante
Gerenciamento cada PROCESSO de
de Projetos gerenciamento de Projetos?

INICIAÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO MONITORAÇÃO ENCERRAMENTO


E CONTROLE
Este grupo inclui É onde você planeja Aqui é onde todo o Mede e monitora Uma vez que o
os processos para como vai gerenciar trabalho é feito. regularmente o trabalho foi feito, você
definir e autorizar todos os aspectos do Todo o material progresso em relação precisa manter o
uma versão Projeto, incluindo que é produzido ao plano do projeto, registro de que o
preliminar do escopo, risco, tempo, neste grupo, é auxiliando na tomada projeto foi realizado.
escopo do projeto. custo, qualidade e acompanhado no de ações corretivas e Certifique-se da
um pouco mais. próximo. ajustes quando liberação de recursos.
necessário.

Desenvolver o Termo Desenvolver o Plano de Orientar e Gerenciar a Monitorar e Controlar o Encerrar o projeto ou a
de Abertura do Projeto Gerenciamento do Projeto Execução do projeto trabalho do projeto fase
(TAP)
Coletar os Requisitos Mobilizar a equipe do Verificar o Escopo Encerrar as Aquisições
Identificar as Partes projeto
Interessadas Definir o Escopo Controlar o Escopo
(Stakeholders) Gerenciar a equipe do
Criar a Estrutura Analítica projeto Controlar o Cronograma
do Projeto (EAP)
Desenvolver a equipe do Controlar os Custos
Planejar o gerenciamento projeto
dos Riscos Realizar o controle de
Conduzir as Aquisições Qualidade
Identificar os Riscos
Realizar a garantia de Reportar o desempenho
Realizar a análise Qualidade
Qualitativa dos Riscos Monitorar e controlar os
Distribuir as informações Riscos
Realizar a análise
Quantitativa dos Riscos Gerenciar as expectativas Administrar as Aquisições
das partes interessadas
Planejar a resposta aos Realizar o controle
Riscos integrado de Mudanças

Definir as atividades

Sequenciar as atividades Acredite, este mapa


irá ajudá-lo a
Estimar os recursos das compreender e organizar
atividades
como fazer as coisas...
Estimar duração das
atividades

Desenvolver o plano de RH

Estimar os Custos

Determinar o Orçamento Forma sintética contendo os


42 processos distribuídos
Planejar as Aquisições
em 5 grupos de processos
Planejar as Comunicações de gerenciamento de um projeto
descritos no PMBOK 4ª Edição.
Planejar a Qualidade

03
Aplicação das Áreas
Áreas de
de Conhecimento em
Conhecimento processos apropriados.

1 Todo o trabalho que você faz em um projeto


é composto de processos.

Uma vez que você conhece como todos os processos


2
se encaixam em seu projeto, é fácil lembrar de tudo!

3 Há um padrão para todo o trabalho que é feito em seu projeto.


Primeiro você planeja, então você começa a trabalhar.
Enquanto você estiver fazendo o trabalho, você está sempre
comparando seu projeto com o plano original.

Quando as coisas começam a ficar fora do plano, é a sua


4 vez de fazer correções e colocar tudo de volta nos trilhos.

Os grupos de processos e as áreas de conhecimento, são a chave


5 para que tudo isso possa acontecer sem problemas

Os GRUPOS DE PROCESSOS ajudam


As ÁREAS DE CONHECIMENTO irão você a organizar os processos de
ajudá-lo a organizar por assunto os gerenciamento de um projeto de forma
principais aspectos envolvidos em um projeto. eficaz por tipo de trabalho a fazer.

Os seguintes nove elementos de como se fazer um Cookie refletem


as 9 Áreas do conhecimento descritas no Guia PMBOK ®.

Integração Escopo
Certifique-se que todos as partes Você poderia ter decorado os cookies?
(ingredientes, ajudantes, utensílios) estejam ou feito um tamanho menor?
disponíveis na ordem correta, e no momento ou mais uma fornada?
certo para todo o projeto Cookie.

Tempo Custo
Preparação e tempo de cozimento. Orçamento para o projeto Cookie.

Qualidade Recursos Humanos


Verificando se a aparência e o Garanta que sua programação esteja clara
gosto estão como esperados e entre as partes interessadas, e que elas
atendendo aos requisitos. estejam disponíveis para saborear o Cookie.

Comunicação Risco
Certifique-se que você esteja Você poderia queimar os Cookies ou
utilizando o sistema internacional a si mesmo ao assá-los? Os ovos são frescos?
de medidas (ml, Kg) Aquisição
Selecionando a loja mais
apropriada parafornecer os
seus ingredientes.

04
Você sempre começa
Gerenciamento
com as necessidades
da Integração do cliente.

Necessidades Início Planejamento Execução Fechamento


SUCESSO!

1 Elabore o Termo 2
Elabore o Plano de 3 Direcionar e 6 Feche o projeto
de Abertura Gestão do Projeto Gerir a Execução

4 Monitorar e
Controlar o
trabalho do projeto
Monitoração
e Controle
5 Implemente o Controle
de mudança integrado

1 Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Caso de negócio
Contrato
Projeto 3 Direcionamento e Gestão da Execução
Avaliação do
Fatores do processo
Requisição de ambiente organizacional
Mudança Plano de da empresa
Declaração de trabalho Aprovada gerenciamento

Fatores do
ambiente da empresa
Avaliação do processo Direcionar & Gerenciar a Execução
organizacional
Sistema da informação
do Gerenciamento do
Projeto

Avaliação do
Especialista
Elabore o TAP

TAP

Dados de Requisição de
Desempenho mudança
Entregas

2 Plano de Gerenciamento do Projeto

Avaliação do processo
organizacional

TAP

Saídas do Processo
de Planejamento

Fatores do
- Plano de Gerenciamento do Escopo
ambiente da empresa - Plano de Gerenciamento de Requisitos
- Plano de Gerenciamento do Cronograma
Elaboração do plano de
gerenciamento do projeto - Plano de Gerenciamento de Custo
- Plano de Gerenciamento da Qualidade
- Plano de Recursos Humanos
- Plano de Gerenciamento de Comunicação
Avaliação do - Plano de Gerenciamento de Riscos
Especialista
- Plano de Gerenciamento de Aquisições

05
Definição
Gerenciamento 1
Escopo pode ser definido como uma garantia de que o
de Escopo projeto contemple somente o trabalho necessário para
atingir os seus objetivos. Mas para isso, necessitamos
descobrir o que está fora do escopo.

2 Problemas de Escopo

Escopo do Escopo do Aumento do


Produto Projeto Escopo
Características e Todo trabalho que Mudanças não
funções do produto precisa ser feito controladas que
que está sendo para criar o oneram a equipe
construído. produto. em horas adicionais
de trabalho.

3 Processo de Gestão de Escopo


Estrutura analítica do
Termo de projeto
abertura do Input
projeto xyz
xyz xyz xyz

Registro dos
Stakeholderes
Output

Documento de
requisitos
4 Controle de Escopo
Apenas uma ferramenta no processo de
controle faz a análise de variância. Onde
Declaração de constantemente podemos comparar a
escopo do projeto informação que está sendo recolhida sob a
forma de como o será encaixada na base de
escopo.

Output

5 Verificação processo de escopo


Atualização plano de
O processo de verificação de escopo Atualização dos
gerencimanto de
Medidas de
consiste na inspeção de onde as partes processos
desempenho projetos
organizacionais
interessadas vão realmente olhar de perto.
Nessa etapa é necessário que seja verificado
que o produto que esta sendo entregue está
correto.

Output

.. Atualização do
documento do
Pedido de projeto
mudança
Aceite dos
resultados
06
Gerenciamento
do Tempo

1 Definição das Atividades


1) Base Escopo
1) Lista de
do Projeto
Atividades
2) Fatores
Ambientais
2) Atributos das
da Empresa
Atividades
3) Ativos de
Processos
3) Lista de Marcos
Organizacionais

2 Sequenciar as Atividades
1) Lista de Atividades Sequenciar
as atividades
2) Atributos das 1) Diagrama de
Atividades Rede do Cronograma
do Projeto
3) Lista de Marcos Estimar os
2) Atualizações
recursos da
4) Declaração do dos Documentos atividade
Escopo do Projeto do Projeto
Estimar a
5) Ativos de Processos duração da
Organizacionais atividade

3 Estimar os Recursos da Atividade


1) Lista de atividades

2) Atributos das 1) Requisitos do


atividades recurso da atividade

3) Calendário de 2) Estrutura analítica


recursos dos recursos

4) Fatores ambientais 3) Atualizações dos


da empresa documentos do
projeto
5) Ativos de processos
organizacionais

Cronograma

07
Gerenciamento
do Tempo

4 Estimar a Duração da Atividade

1) Lista de atividades

2) Atributos das atividades


1) Estimativas da
3) Requisitos do recurso da atividade duração da atividade
4) Calendário de recursos 2) Atualizações
dos documentos
5) Declaração do escopo do projeto do projeto
6) Fatores ambientais da empresa

7) Ativos de processos organizacionais

5 Desenvolver Cronograma
1) Lista de atividades
1) Cronograma
2) Atributos das atividades
do projeto
3) Diagramas da rede do cronograma
2) Linha base
do projeto
do cronograma
4) Requisitos do recurso da atividade
3) Dados do
cronograma
5) Calendário de recursos
4) Atualizações dos
6) Estimativas da duração da atividade
documentos do
projeto
7) Declaração do escopo do projeto

8) Fatores ambientais da empresa

9) Ativos de processos organizacionais

6 Controlar Cronograma

1) Medição do
1) Plano de gerenciamento do projeto desempenho do trabalho

2) Cronograma do projeto 2) Atualizações de


ativos de processos
3) Informações sobre o desempenho organizacionais
do projeto
3) Solicitações de
4) Ativos de processos organizacionais mudanças

4) Atualizações do
plano de gerenciamento
do projeto

5) Atualizações dos
documentos do projeto

08
Gerenciamento de Custo
Gerenciamento 1
Este processo é composto de 3 etapas, sendo uma
dos Custos primeira estimativa do custo do projeto, a confecção
do Budget (orçamento) e o controle dos custos do
projeto e correções no mesmo.

2 Estimar Custo Estimar Determinar Controlar


Custo Orçamento Custos
Abaixo temos os esquemas básicos para uma
estimativa preliminar de custos, no entanto este
processo disponha de algumas ferramentas, tais $
como: Estimativa Bottom-up, Estimativa top-
down ou análoga, etc.

Outputs

$
Plano de Cronograma do Projeto
Recursos
Humanos Estimativa
de Custo

Estimativa Documentos
Básica do Projeto
de Custos Atualizados

Escopo Solicitações
de Mundança

3 Determinar Orçamento
Do processo anterior temos a primeira ferramenta para a confecção do budget a estimativa de custo,
vamos gerar e precisar de outros documentos, tais Custos, Contrato, Recursos, Cronograma, Escopo e
destas informações geraremos o nosso Budget.

$ $ $
$ $ $
Estimativa Orçamento Base
Estimativa Orçamento
de Custo Custo das Básica Outputs Análises
Desempenho
Atividades de Custo
de Custos

4 Controle de Custos
É uma parte importante do controle do projeto e abaixo segue alguns requisitos para este controle ser
bem sucedido.

$
Base
Desempenho
de Custo Fundos do Projeto Plano de Gerenciamento de Custo Informações do Relatórios de Execução
Desempenho do Trabalho

09
Qualidade é a medida pela qual
Gerenciamento um produto preenche aquilo que foi
da Qualidade requerido pelo cliente.
O primeiro passo é definir que tarefas o seu produto
será capaz de fazer para assim poder julgar a sua
qualidade. O seu produto poderá ser considerado de
Quais são as metas que devemos alta qualidade se conseguir preencher os requisitos que
atingir através da qualidade? foram determinados quando o projeto começou.

• Satisfação do cliente (quem paga deve estar Como você sabe se este é
satisfeito ... Cuidado com requerimentos não um produto de alta qualidade?

?
explícitos –e aqui entra o bom senso - mas que
são inerentes ao projeto).
• Adequado às necessidades do cliente: é
absolutamente necessário que atenda estas
necessidades (não adianta ter outras qualidades, Melhor prevenir!
design etc. se não servir a este requisito)
• Conformidade com o que foi solicitado pelo
cliente (o produto será julgado por como foi
construído e por como foi prometido que seria
construído)

3 processos de gerenciamento de qualidade

Planejar a qualidade: Realizar a garantia de Realizar o controle de


identificar os requisitos qualidade: O processo de qualidade: é a atividade de
e os padrões de qualidade auditoria dos requisitos de controle e monitoramento
do projeto e do produto qualidade - é necessário onde é revista cada entrega e
dar um passo atrás e são inspecionados possíveis
• Declaração de Escopo observar se a entrega é defeitos, avaliado o desempenho
• Registro partes interessadas compatível com o nível e recomendadas as
• Linha de base do desempenho de Custos
• Registro dos Riscos
de qualidade e as mudanças se for o caso
• Fatores “ambientais”da empresa normas da sua empresa
• Plano de gerenciamento do projeto
• Auditorias de qualidade • Métricas de qualidade
• Análises de processos • Listas de verificação de qualidade
• Medição de desempenho do trabalho
• Solicitação de mudanças aprovadas

• Plano de gerenciamento • Medição de qualidade


• Medidas de qualidade • Atualização em ativos de processos • Validação de Mudanças
• Lista de verificação organizacionais • Validação de entregas
• Processo de melhoramento • Solicitações de mudanças • Atualização de processos e solicitação de
• Atualizações • Atualização do plano de gerenciamento mudanças
• Atualização dos documentos • Atualização do Plano de gerenciamento
• Atualização de documentos
10
Gerenciamento
de Recursos
Humanos

Plano de
Recursos Humanos
Quem será necessário no seu time,
em que momento, quais serão seus Por trás de todo projeto de
papéis e responsabilidades, quais sucesso existe um ótimo time.
habilidades deverão ter, como
treinará e motivará sua equipe.

Habilidades Relacionadas
Uma vez iniciado
• Habilidades de Líder o projeto, você Plano de
• Gestão de conflitos precisa reunir Gerenciamento
• Reportes da performance do projeto seu time. Isso
do Projeto
• Reportes de problemas
significa que
• Habilidades interpessoais
• Observação e conversas você precisa
negociar alguns
de seus recursos.
Adquirir Equipe
de Projeto

Você precisará
treinar seu time e
mantê-lo motivado
com premiações e
Esse reporte é
recompensas para Desenvolver Equipe
de Projeto gerado a partir
que o projeto seja
do Projeto de
executado da
desenvolvimento
melhor forma.
do time e mostra
como o trabalho
está sendo
Motivar seu time executado.

A melhor maneira de resolver um


conflito é enfrentar o problema: Reportar Status
de Performance
investigue e conclua o que está
por trás e corrija a causa raiz

Gestão de Conflitos
(Confronte o problema)

11
1 Anatomia da Comunicação
Gerenciamento Comunicação entre o gestor e a equipe do projeto.
das Comunicações Pensar Codificar Transmitir Decodificar

?
Se algo acontecer de errado durante a
transmissão, a equipe pode não entender
? Exemplos de falhas comunicação:
Pessoa errada pode pegar a
o a mensagem desejada. mensagem, barulho, barreiras,
problemas com o telefone.

2 Gerenciamento da Comunicação
Processos criados para diminuir as falhas na comunicação, já Comunicação Efetiva -
que 90% do trabalho do gestor de projeto é a comunicação. Inclui a comunicação
verbal, a não verbal,
feedback e paralingual.

Distribuir Informação
Formas de comunicação:
Definir Stakeholders
Formal (escrita e verbal) ou
Plano de Comunicação Informal (escrita ou verbal)

Registro dos Stakeholders ajuda a traçar estratégias direcionadas a cada um

Monitorar e Controlar a Comunicação

Gerenciar a Expectativa dos Stakeholders - Tenha certeza de que


todos pegaram a mensagem certa para serem tomadas as decisões
certas.

Reportar Performance – reports para manter os stakeholders


informados, mostra exatamente como o projeto está indo.

Matriz de responsabilidade – ajuda a verificar as entregas do projeto e


a fazer previsões do que precisará ser feito

3 Reportar Performance
Reports para manter os stakeholders informados, mostra exatamente como o projeto está indo.
Utiliza o output do Executivo e o transforma em previsões e Report
Previsão
Processos orçamentária
2 Organizacionais Performance dos
3
stakeholders
Matriz de Plano de
Responsabilidade Gerenciamento
do Projeto

3
1

4 Canais de Comunicação
Um bom gerente de projeto precisa controlar todas as
formas de comunicação e quantificar todas as suas formas.

# Canais de comunicação = n x (n-1)/ 2


n = stakeholders 12
O que é um RISCO?
Gerenciamento Nem todos os riscos são negativos
dos Riscos Alguns eventos (como encontrar uma maneira fácil
de realizar uma atividade) ou condições (como preços
mais baixos para determinados materiais) podem ajudar
o seu projeto! Quando isso ocorre, chamamos isso de
OPORTUNIDADE...mas ainda assim é tratada como um risco.

Não planeje RISCOS somente no início do Projeto...


Um risco é qualquer Mesmo o melhor planejamento não é possível prever tudo,
evento incerto ou e um RISCO que você não tinha pensado pode surgir.
É por isso que você precisa monitorar constantemente
condição que possa seu projeto através do registro de Riscos. Quando se trata de
afetar seu projeto. Risco, quanto mais cedo você pode reagir, é melhor para todos!

Como lidar com RISCOS?

EVITAR MITIGAR TRANSFERIR ACEITAR

A melhor coisa Se você não Uma maneira Quando você


que você pode puder evitar o eficaz para não pode evitar,
fazer com um risco, você pode lidar com um mitigar ou transferir
risco é evitá-lo mitigá-lo. risco é pagar um risco, então
que ocorra. ou contratar você deve aceitá-lo.
Isto significa alguém para
Isto definitivamente tomar algumas aceitá-lo por Ao analisar as
não vai prejudicar ações que irão você. alternativas,você
o seu projeto. evitar danos ao saberá o que vai
seu projeto, acontecer caso
quando possível. ele ocorra.

Planejando e Gerenciando RISCOS

Identifique e Análise Qualitativa Análise Quantitativa Plano de Respostas


Priorize os RISCOS dos RISCOS dos RISCOS aos RISCOS

Esta análise Você pode ... e descobrir


ajuda você a realmente o que você vai
priorizar descobrir o fazer se os riscos
cada risco e quanto estes acontecerem.
descobrir a sua riscos irão custar
PROBABILIDADE para o seu projeto.
e IMPACTO.

Escopo Input
Projeto

Custo
Projeto
Cronograma
Projeto
Plano de
Gerenciamento
Comunicação
Registro de de RISCOS
Projeto
Output RISCOS

13
Pode ser que sua empresa não tenha experiência ou
Gerenciamento equipamento para fazer determinado trabalho. Quando
isso acontece, você precisará gerenciar aquisições e

das Aquisições encontrar uma empresa que faça o trabalho para você.

Processos de Gerenciamento de Contratos

Planejar compras e aquisições


Planeje o que você vai comprar, e como e quando você vai precisar negociar contratos para o seu projeto.

Planejar contratações
Decida sobre o vendedor (ou vendedores) com quem você vai trabalhar e assine o contrato.

Administrar Contratos
Mantenha o controle sobre o contrato. Certifique-seque sua empresa está recebendo pelo que foi pago.

Encerramento de Contratos
Confirme que o trabalho foi bem feito e que todas as obrigações foram cumpridas de ambos os lados.

Tipos de Contratos

Preço Fixo
Significa que você irá pagar um preço fixo para o contrato, não se importando com
alterações que venham a acontecer. Um contrato de preço fixo só faz sentido em casos
em que o escopo é muito bem conhecido.

Preço Fixo + Taxa de Incentivo


Significa que você vai pagar um preço fixo para o contrato e dar um bônus com base em
algumas metas de desempenho.

Contratos de Custos Reembolsáveis

Custos + Taxa Fixa


Você paga ao vendedor os custos envolvidos na realização da obra,
além de você concordar com um valor que você pagará em cima disso.

Custos + Taxa Prêmio


É semelhante ao contrato de custo mais taxa fixa, exceto que em vez
de pagar uma taxa em cima dos custos, você concorda em pagar uma taxa
baseada na avaliação do comprador sobre o desempenho do vendedor.

Custos + Taxa Incentivo


Significa que você vai reembolsar os custos do projeto e pagar uma
taxa se algumas metas de desempenho forem cumpridas.

14
Guia Rápido
para Gestão
de Projetos

Elaboração

Claudinei Cavalcante
Cleber Lima
Fábio Oliveira
Fernanda Magalhães
Gerson Bispo
Giuseppe Lenti
José Fernandes Bressan
Mônica Roque
Rafael Gasparetti
Raquel Medeiros
Raquel Tedesco
Renan Bassi

Orientação

Prof. Álvaro Antônio


Bueno de Camargo

Apoio Realização