El planeamiento de ventas y operaciones o Sales and Operation

Planning (S&OP), es una herramienta de gestión que mejora la

comunicación dentro de las empresas. A continuación, descubra
en qué consiste y cuáles son los beneficios que le otorga a una
organización.

El S&OP surgió durante los años 80 cómo respuesta a uno de los principales problemas
dentro de las grandes compañías: la falta de comunicación entre departamentos, lo cual
terminaba afectando los procesos de alineamiento de objetivos, desfasando las
estrategias e incrementando costos operacionales.
Frente a esta problemática, el S&OP funciona como un plan que involucra a todas las
áreas pertinentes de una empresa e integra los planes de marketing dentro del proceso de
administración de la cadena de suministros. Esto, en busca de la consecución de metas
previamente establecidas, las cuales serán monitoreadas de manera periódica.
La planeación de ventas y operaciones compromete a las áreas implicadas de cada
empresa con la finalidad de garantizar una mejor toma de decisiones. La herramienta ha
sido implementada en empresas grandes y medianas con la finalidad de conseguir
beneficios tanto cualitativos como cuantitativos, dentro de los cuales podemos contar:

 Mejora de la comunicación horizontal entre los departamentos de la empresa,

logrando una sincronía especial entre las áreas de venta y logística.
 Reducción de costos operativos al reducir el exceso de inventarios, los retrasos
en la programación de producción y los gastos innecesarios de transporte.
 Mayor control de inventario, reduciendo la suspensión de ventas a causa de
insuficiencia de productos en puntos de venta o almacenes.
 Procesos de gestión más eficientes al generar situaciones hipóteticas que
permiten detectar de manera anticipada posibles situaciones problemáticas.
 Mejor control de desempeño y resultado de nuevos productos y promociones
como parte del desarrollo de una estrategia global.

Si bien el S&OP está enfocado en una mejor gestión de las áreas de una empresa, para
ser efectivo no debe dejar de enfocarse en el valor de los clientes y la manera en que
estos se acercan a los productos.

“Sales & Operation Planning” o Planeación de Ventas y Operaciones es un

concepto que tiene sus inicios hace más de dos décadas, pero que en recientes
años ha cobrado una gran relevancia entre ejecutivos de primer nivel.

“Sales & Operation Planning” o Planeación de Ventas y Operaciones es un

concepto que tiene sus inicios hace más de dos décadas, pero que en recientes
años ha cobrado una gran relevancia entre ejecutivos de primer nivel. Esta
relevancia se debe precisamente a que este proceso promete resolver situaciones
como la anterior a través de alinear la demanda y el suministro.
Sin embargo, conforme el proceso ha evolucionado, se ha entendido que su
alcance es mucho más amplio y que bien ejecutado se convierte en un proceso
central a la gestión integral del negocio.

Para fines de nuestra discusión vamos a definir S&OP como “el proceso integral
de gestión y toma de decisiones de negocio para balancear la demanda y
suministro, alinear los planes comerciales, operativos y financieros con la
estrategia del negocio en un horizonte de tiempo adecuado”.

Veamos a detalle qué es lo que esta definición significa. El concepto clave es

“proceso integral de gestión y toma de decisiones de negocio”, la primera
pregunta que surge es ¿qué es un proceso de gestión? Como todos sabemos (al
menos intuitivamente) un proceso de gestión es:

 El que seguimos para hacer que una empresa asigne sus recursos y
ejecute diariamente acciones que sean consistentes con los planes y
objetivos.
 El que facilita la toma de decisiones que marca el rumbo de dichas
acciones.

Por ejemplo, decidimos qué es más importante entre dos posibilidades para
inversión y, como consecuencia de esa priorización, las acciones que el personal
realiza (qué produzco, qué vendo, qué embarco, a quién embarco, etc.) se
ajustan a dichas prioridades. Un elemento crucial en ese proceso son las
métricas a las que se les da seguimiento, que son las que finalmente rigen el
comportamiento de las personas (de ahí viene el dicho de administración “Dime
qué me mides y te diré cómo me comporto”).

También, decimos que es integral porque el proceso de S&OP no es exclusivo a

la cadena de suministro, sino que incluye a las otras áreas que se relacionan con
la demanda (las ventas) y la satisfacción de dicha demanda, además del área
financiera que participa en la evaluación de los planes.

El siguiente elemento de la definición “balancear la demanda y suministro,

alinear los planes operativos y financieros con la estrategia del negocio” nos dice
que S&OP claramente tiene una fuerte influencia en la Cadena, pero
subordinado al entendimiento de que lo que busca es alinear a participantes
clave de la organización a la estrategia y objetivos definidos.

Finalmente, la última parte de la definición “en un horizonte de tiempo

adecuado”, se entiende a través de una aclaración de qué es “adecuado”;
explicarlo tiene dos elementos:

 Los planes que el S&OP genera son tácticos y no operativos, es decir, nos
sirven para tomar decisiones de mediano plazo (1-12 meses) y no
operativos (1-4 semanas).

 El segundo elemento es relativo a cada empresa, dicho horizonte debe

estar acotado por la utilidad de la información generada. Por ejemplo, en
una industria como la banca de inversión donde las influencias externas a
la compañía son tantas y tan volátiles, es poco práctico un plan a 12
meses; igualmente, tampoco sirve un horizonte de 1-3 meses si mi
producto es fabricado en China y toma 12 semanas en llegar después de
colocar un pedido.

Es así, entonces, que el S&OP se convierte en el vehículo para ejecutar la

estrategia, asegurando en el corto y mediano plazo tener tanto metas
consistentes con los objetivos de la empresa como una toma de decisiones
alineada a las prioridades marcadas por la planeación estratégica y anual.

¿Por qué es relevante tener un proceso de S&OP?

Una vez teniendo claridad de la definición del proceso resulta más sencillo
entender por qué es tan relevante. Es imperativo para una empresa contar con
la información común a todas las áreas y al nivel de detalle adecuado para
soportar la toma de decisiones para las necesidades de negocio que caen en el
horizonte “adecuado”.

Por ejemplo, decisiones como programación de mantenimientos de capacidades

de producción, compras a proveedores que tienen largos tiempos de entrega,
definición del tamaño requerido de cuadrillas, son ejemplos de las decisiones
que el S&OP resuelve.
Los requerimientos que no resuelve son los que están fuera de los límites de
dicho horizonte, por ejemplo, la decisión de si abrir o no una nueva ubicación de
producción o almacenamiento no se soluciona con el S&OP, está más allá del
horizonte; igualmente, la decisión de qué producir en los siguientes días
tampoco se soluciona porque está antes del inicio del horizonte de tiempo.

Una vez que estas decisiones están soportadas con la información adecuada, el
proceso también toma como entrada la guía estratégica y la evaluación
financiera de alternativas de decisión que llevarán a la empresa a lograr sus
objetivos. Sin embargo, el S&OP no sólo obtiene su importancia de la
información que genera, sino que la simple ejecución de sus pasos trae
beneficios importantes.

El más relevante es el flujo de comunicación estándar y abierta entre todos los

participantes relevantes para la consecución de los objetivos de la empresa. Una
investigación de AMR Research sobre S&OP1, concluyó que “compañías que no
tienen fuertes prácticas de S&OP toman de cuatro a seis meses más para
entender cambios en la demanda, ajustar portafolios y responder con
estrategias de inventario adecuadas”. En estos tiempos en que la capacidad de
reacción es vital, este intervalo de tiempo hace la diferencia entre las empresas
exitosas y las que fracasan.
Como se observa, la participación de la alta dirección en el proceso es muy
relevante debido a la toma de decisiones de alto nivel que conlleva y que a su vez
demanda claridad total de las prioridades estratégicas del negocio:
Como en la ejecución de cualquier otro proceso de gestión, los beneficios del
S&OP son más claros en elementos de la coordinación del trabajo colectivo, los
cuales terminan impactando fuertemente en los resultados del negocio. Dichos
beneficios son:

 Mejora en el trabajo en equipo.

 Mejora en la comunicación, creando un canal institucional a través del
responsable de la coordinación del proceso.
 Mejores procesos de toma de decisiones. El proceso de decisión se hace
con mejor información con menos esfuerzo y en menos tiempo.
 Mejor control – Al tener un tablero de indicadores que atraviesa a las
áreas operativas e incluye las mediciones de resultado de negocio.
 Mejor coordinación, el manejo de información única y un canal formal de
comunicación impactan positivamente la coordinación de la empresa.
 Visibilidad hacia el futuro. El propósito del ejercicio de planeación es
proyectar los riesgos y oportunidades del negocio hacia un futuro de
mediano plazo, logrando disparar discusiones relevantes para promover
la proactividad y evitar caer en sólo ser reactivos.

Al final, un proceso bien ejecutado impactará el negocio a través de mejoras en: