GESTÃO DE ESTOQUES

Volume 5

INVENTÁRIO

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 GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS

Antonio Augusto Junho Anastasia

Governador do Estado de Minas Gerais

Renata Maria Paes de Vilhena

Secretária de Estado de Planejamento e Gestão

Paulo Sérgio Martins Alves

Secretário Adjunto

André Abreu Reis

Subsecretário de Planejamento, Orçamento e Qualidade do Gasto

Ana Luiza Camargo Hirle

Diretora da Superintendência Central de Recursos Logísticos e Patrimônio

Marcos Eduardo Silva Soares

Diretor da Diretoria Central de Administração Logística

Coordenação
Virgínia Bracarense Lopes

Elaboração
Cleidiane Figueiredo da Silva
Michele Mie Rocha Kinoshita

26 de Agosto de 2011

Versão 1

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 ÍNDICE

 O QUE É INVENTÁRIO? ........................................................... 4

 QUAL A IMPORTÂNCIA E O OBJETIVO DO INVENTÁRIO? .................. 4

 O QUE É ACURÁCIA? .............................................................. 5

 QUAIS SÃO AS MODALIDADES DE INVENTÁRIO, DE ACORDO COM O

DECRETO Nº 45.242, DE 11 DE DEZEMBRO DE 2009? ............................. 6

 INVENTÁRIO ANUAL .............................................................. 7

 O QUE É INVENTÁRIO CÍCLICO? ............................................... 10

 SEPLAG RECOMENDA... ........................................................... 14

 FIQUE ATENTO! ................................................................... 14

 SIGA O CAMINHO CERTO! ....................................................... 15

 Você sabe o que é inventário?

 Você sabe qual a importância e o

objetivo do inventário?

 Você sabe o que é o inventário cíclico e

sua importância para o controle dos

estoques?

 Você sabe como realizar o inventário

cíclico?

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Esta cartilha tem como objetivo apresentar o que é o inventário, qual a sua
importância, além de evidenciar os procedimentos e critérios a serem utilizados
em sua realização pelas unidades de almoxarifado.

 O que é inventário?

O inventário consiste em um conjunto de ações pré-definidas de controle dos

materiais de consumo em almoxarifado e dos ativos permanentes em uso ou

estocados.

Para o trabalho da equipe do almoxarifado, não será abordado nesta cartilha o

controle dos ativos permanentes em uso no órgão/entidade, uma vez que esse é

realizado com o inventário anual a ser executado por uma comissão designada

pelo dirigente máximo.

 Qual a importância e o objetivo do inventário?

A realização do inventário tem como objetivo verificar, quantitativa e

qualitativamente, os materiais pertencentes ao ativo permanente, em uso ou

estocados, e os materiais de consumo em almoxarifado.

O controle quantitativo busca confrontar os valores constantes no almoxarifado,

verificados por meio de contagem, com os dados registrados nos sistemas

utilizados no Estado.

Já o controle qualitativo visa averiguar a condição dos itens estocados, como por

exemplo, se estão dentro do prazo de validade, para que medidas sejam tomadas

caso o prazo esteja próximo do vencimento. Tais medidas serão abordadas na

cartilha 6 (Análise de Obsolescência).

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Além disso, essa conferência dos estoques armazenados no almoxarifado permite

uma gestão mais eficiente dos recursos, uma vez que é possível planejar, de

forma mais adequada, as compras a serem realizadas para reposição dos itens;

controlar o nível dos estoques para atendimento das solicitações das unidades

administrativas; definir periodicidade para reposição de acordo com as saídas

dos materiais; dentre outros, com base nos dados obtidos no inventário.

 O que é acurácia?

A acurácia de estoques consiste em averiguar a diferença entre os valores

físicos obtidos com a contagem in loco dos itens e os dos registros do sistema, no

caso o Sistema Integrado de Administração de Materiais e Serviços (SIAD). Ela

pode ser calculada com a seguinte fórmula, gerando um índice:

ACURÁCIA = Registros Corretos x 100

, onde:
Registros Contados

– “Registros Corretos” consiste no número de itens cujo estoque real

contado foi igual ao número de itens registrados no SIAD; e,

– “Registros Contados” consiste no número de itens registrados no SIAD.

O índice de acurácia de 100% representa o ideal.

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 Quais são as modalidades de inventário, de acordo com o
Decreto nº 45.242, de 11 de dezembro de 2009?

O Decreto nº. 45.242/09 regulamenta a gestão de material, no âmbito da

Administração Pública Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo. Essa

norma apresenta, no artigo 51, §1º, as seguintes modalidades de inventário:

 Inventário Anual: realizado no encerramento do exercício, visa

comprovar a quantidade e o valor dos materiais do acervo do

órgão/entidade;

 Inventário Inicial: realizado quando é criada uma unidade gestora de

material no SIAD;

 Inventário de Transferência de Responsabilidade: realizado quando o

responsável pela guarda e pela conservação dos materiais é substituído;

 Inventário de Extinção ou Transformação: realizado quando a unidade

gestora de material é extinta ou transformada;

 Inventário eventual: realizado a qualquer tempo, por iniciativa da

autoridade competente. Também denominado inventário cíclico.

Serão destacados, a seguir, os inventários anual e eventual. O primeiro trata-se

de um processo comum e obrigatório a todos os órgãos/entidades, enquanto o

segundo trata-se de uma recomendação da Secretaria de Estado de

Planejamento e Gestão (SEPLAG), para que as equipes dos almoxarifados adotem

o inventário cíclico com o objetivo de aumentar a acuracidade dos estoques com

revisões constantes e com maior controle das distorções verificadas.

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 Inventário Anual

Esse inventário tem como objetivo realizar o levantamento completo dos

materiais, de consumo e permanente, em almoxarifado ou em outras unidades

similares, bem como dos bens patrimoniais em uso, cedidos e/ou recebidos em

cessão.

Esse levantamento é efetuado por comissão

designada pelos dirigentes máximos dos órgãos e

entidades em período determinado em ATENÇÃO!

A comissão de inventário
regulamento específico para a realização do designada para inventariar os
encerramento do exercício, com vistas a almoxarifados deve ser
composta por servidores
comprovar a quantidade e o valor dos materiais diferentes daqueles que
trabalham no almoxarifado.
do acervo do órgão/entidade.

O Decreto de encerramento do exercício financeiro do ano corrente estabelece,

ainda, os prazos e critérios para constituição das comissões, para apresentação

de relatórios pela comissão e para apresentação do relatório conclusivo com

saldos finais em 31 de dezembro do ano corrente, bem como para os ajustes

necessários mediante autorização.

Sendo assim, o inventário anual irá confrontar os dados reais obtidos no

levantamento com as informações constantes nos sistemas institucionais que

controlam as movimentações dos materiais.

Como realizar o inventário anual, conforme Decreto nº

45.242/09?

As etapas para realização do inventário anual pela comissão na unidade de

almoxarifado são:

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 1. Extração de relatório do sistema corporativo (SIAD), contendo a listagem

dos materiais e suas quantidades;

2. Levantamento e contagem dos materiais de consumo e permanente em

estoque;

3. Registro das características e das quantidades obtidas na etapa anterior;

4. Comparação entre o estoque real e o relatório extraído do sistema;

5. Recontagem de itens que apresentarem divergências entre a contagem do

estoque real e a informação do sistema;

6. No caso de material permanente, verificação com o responsável a respeito

da localização do bem;

7. Consolidação das informações;

8. Transcrição do valor contábil dos materiais registrados, quando couber; e,

9. Emissão, quando necessário, de nova carga patrimonial, colhendo assinatura

do responsável pela unidade de patrimônio. É nesse momento que, havendo

necessidade, ocorrem os ajustes.

As comissões, após seguirem as etapas determinadas acima, deverão apresentar

os relatórios com a apuração prévia dos saldos na data-base definida no Decreto

de encerramento do exercício e com as seguintes informações:

1. Procedimento utilizado;

2. Relação dos materiais inventariados, agrupados de acordo com as

categorias patrimoniais constantes no Plano de Contas Único do Estado,

detalhada em nível de elemento e item de despesa conforme

Classificador Orçamentário;

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 3. Ocorrências e divergências verificadas na realização do inventário,

devidamente registradas e detalhadas; e,

4. Providências adotadas para sanar as pendências encontradas e

resultados efetivados.

Inventário Anual e o Coletor de dados

A SEPLAG desenvolveu um projeto para implantação do processo

de inventário de material permanente no SIAD por meio do

coletor de dados com leitor de código de barras.

Trata-se de um processo de automação do inventário de material permanente, no

qual o servidor ou a comissão inventariante passa a dispor de um coletor de dados

capaz de conferir o número de patrimônio através do seu código de barras,

impresso na plaqueta patrimonial.

Com isso, a principal mudança no processo de inventário é a desnecessidade de

impressão da lista de material permanente a ser conferida manualmente e,

consequentemente, a eliminação da difícil busca visual para cada número de

patrimônio, tornando o processo de inventário mais ágil e preciso.

ATENÇÃO!
A Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (SEPLAG) divulgará em seu
sítio eletrônico a relação de unidades dos órgãos/ entidades que
obrigatoriamente deverão ser inventariadas por meio do coletor de dados para
fins de apuração da nota no Acordo de Resultados 2011.
Esse indicador não será avaliado para órgãos e entidades cujo somatório do
material permanente que compõe o seu patrimônio seja igual ou inferior a
1.000 (mil) unidades.

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 O que é inventário cíclico?

O inventário cíclico é um tipo de inventário eventual que a SEPLAG recomenda

ser adotado pelas equipes dos almoxarifados do Estado para aumentar a

acuracidade dos estoques por meio de revisões periódicas.

Alguns critérios devem ser levados em consideração para efetuar esse tipo de

inventário, sendo eles:

1. Classificação dos itens, de acordo com a ferramenta curva ABC

A classificação dos itens segundo a curva ABC visa definir quais materiais são

mais importantes segundo a ótica do valor e da quantidade para o

órgão/entidade.

Dessa forma, determinam-se quais itens devem ter atenção e controle

redobrados pela equipe do almoxarifado, uma vez que essa classificação

determina o grau de prioridade dos materiais.

ATENÇÃO!

- Classe A: principais itens em estoque, tendo prioridade alta de controle, em

que 20% da quantidade de itens correspondem a 80% do valor total do
estoque;

- Classe B: itens considerados de prioridade média de controle e

economicamente importantes, em que 30% da quantidade de itens
correspondem a 15% do valor total do estoque;

- Classe C: itens classificados como de prioridade baixa de controle, em que

50% da quantidade de itens correspondem a 5% do valor total do estoque.

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2. Frequência de contagem de cada item

Uma vez definida a classificação ABC, recomenda-se a seguinte freqüência de

contagem:

– Itens A: devem ser contados 12 (doze) vezes ao ano;

– Itens B: devem ser contados 06 (seis) vezes ao ano; e,

– Itens C: devem ser contados 02 (duas) vezes ao ano.

A figura 1 exemplifica uma forma de se planejar e de controlar os itens

contados.

3. Seleção dos itens a serem contados

A seleção dos itens a serem contados deve ser feita aleatoriamente, cabendo à

equipe do almoxarifado, atentar-se para que não seja feita contagem do item

selecionado mais vezes do que o recomendado.

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 Figura 1: exemplo de controle de itens a serem contados durante o ano

A freqüência de contagem deve ser diária para que se consiga acompanhar

adequadamente a movimentação do estoque. No entanto, cabe destacar que, caso

não haja disponibilidade pela equipe do almoxarifado, a freqüência das contagens

pode ser reduzida para se adequar as recomendações às limitações do

almoxarifado.

Como realizar o inventário cíclico?

O inventário cíclico deve ser realizado conforme os seguintes passos:

1. Selecionar itens a serem contados, conforme classificação da curva ABC;

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 2. Separar os itens que serão contados;

3. Realizar a contagem “cega” dos itens separados;

4. Anotar o resultado da contagem “cega” em formulário (sugestão abaixo);

FORMULÁRIO DE DOCUMENTAÇÃO DO INVENTÁRIO CÍCLICO

Data Código do Item Classificação ABC Periodicidade da contagem Quantidade contagem "cega"

Figura 2: exemplo de formulário de documentação do inventário cíclico

5. Após conferir todos os itens definidos para o dia, confrontar os

resultados com os dados constantes no SIAD em formulário próprio

(sugestão abaixo);

Figura 3: Exemplo de formulário de documentação do inventário mensal

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 6. Caso os valores encontrados não estejam de acordo com os saldos do

SIAD, outro funcionário ou outra equipe deverá fazer nova contagem para

avaliar as divergências;

7. Se as divergências persistirem, devem-se registrar as causas, quando

forem identificadas;

8. Efetuar os ajustes no SIAD, quando for o caso.

Com o inventário cíclico, as contagens são efetuadas com maior freqüência. Com

esse controle constante da movimentação e da estocagem dos materiais, é

possível analisar as causas dos ajustes efetuados no SIAD e garantir a qualidade

dos dados gerados com esse monitoramento.

 SEPLAG recomenda...

... que os órgãos/entidades passem a utilizar o coletor de dados para efetuar o

inventário dos seus materiais permanentes.

A adoção dessa tecnologia facilitará os procedimentos atualmente utilizados,

uma vez que se reduzirá o tempo gasto pela comissão e economizará recursos por

não haver necessidade de imprimir lista de todos os materiais.

 Fique Atento!

A realização de inventários tanto anuais quanto eventuais pode

garantir uma boa análise da obsolescência (informação sobre o

nível de utilização dos itens) dos materiais com o acompanhamento

de movimentação e de prazo de validade dos itens.

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As recomendações da SEPLAG sobre a análise de obsolescência estão presentes

na cartilha 6.

Adote as sugestões e contribua para geração de informações mais consistentes e

melhor aplicação dos recursos!

Todas as cartilhas, elaboradas pela equipe da SEPLAG, estão disponíveis no site

da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão

(www.planejamento.mg.gov.br), no caminho: GOVERNO > GESTÃO LOGÍSTICA >

GESTÃO DE ESTOQUES.

 Siga o caminho certo!

As cartilhas elaboradas pela equipe da SEPLAG possuem orientações e

recomendações de como realizar os procedimentos de (1) agendamento de

recebimento e de expedições, (2) de recebimento, (3) de armazenagem, (4) de

carregamento/expedição, (5) de inventário e (6) de análise de obsolescência

pelas equipes dos almoxarifados do Estado.

Contribua com o desenvolvimento de boas práticas

de gestão dos estoques do Governo de Minas e
com a aplicação eficiente dos recursos públicos!
Aprimore as atividades da equipe do seu
almoxarifado adotando as orientações das
cartilhas!

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