Unidad 6.

AUDITORÍA DE LA CALIDAD
Clase 2. AUDITORÍA DE LA CALIDAD II

0
Contenido

AUDITORÍA DE LA CALIDAD II .................................................................................................. 2

Personal requerido para realizar las Auditorías ............................................................................ 2
Auditor. ................................................................................................................................. 3
Auditor Líder. ........................................................................................................................ 4
Auditor Interno. .................................................................................................................... 5
Habilidades y Destrezas del Auditor. .................................................................................... 6
Manejo del Auditor al realizar una Auditoría................................................................................ 8
Plan de Auditoría........................................................................................................................... 9
Informe Final de Auditoría .......................................................................................................... 10

1
 AUDITORÍA DE LA CALIDAD II

Continuando con el tema de las Auditorías, en el anterior documento pudimos

conocer algunas generalidades importantes sobre el concepto, clases, tipos,
etapas de una auditoría, ahora vamos a profundizar en el importante papel del
auditor, las habilidades que este debe tener al momento de aplicar un plan de
auditoría y cuál es la forma correcta de generar un informe final de auditoría
para ser entregado a las directivas de la organización.

Personal requerido para realizar las Auditorías

Dependiendo la clase de auditoría a aplicar si es interna o externa, se escoge el

personal para que realice el proceso de auditoría, en ese orden de ideas pasa lo
siguiente:

 Cuando la auditoría es interna, la “…Dependiendo la clase de

empresa puede conformar su propio auditoría a aplicar si es
interna o externa, se escoge
grupo de auditores con los empleados que el personal para que realice
consideren pueden realizar este proceso, el proceso de auditoría...”

no necesariamente deben tener conocimiento específico, puesto que

pueden ser instruidos y capacitados en la metodología correcta para
hacer una auditoría, lo importante es que conozcan los objetivos,
políticas, procesos y procedimientos de la organización.

 Cuando la auditoría es contratada con un ente externo, por ejemplo en

el proceso de certificación, se buscan profesionales con experiencia y
trayectoria en la aplicación de auditorías, puesto que el objetivo de este
proceso por lo general implica buscar una aprobación a nivel del
mercado y que la organización sea reconocida y acreditada por sus
procesos óptimos, calidad en los productos o servicios que presta.

 Pero las organizaciones también pueden recurrir a auditores externos,

porque no tienen el conocimiento y la experiencia para capacitar a sus
propios auditores, por tanto, necesitan profesionales con experiencia que

2
 les transmitan el conocimiento y de paso les entreguen una evaluación
del estado en que se encuentran sus procesos.

Es muy importante que las organizaciones utilicen la auditoría como alternativa

para hacer seguimiento de sus procesos y buscar la mejora continua.

Recordemos el concepto de Auditor visto en el anterior documento:

Auditor.

El auditor es la persona o profesional que tiene la misión de aplicar el plan de

auditoría de acuerdo al alcance asignado por las directivas, esta persona debe
tener las siguientes condiciones:
“…Cuando se conforma un
 Un amplio conocimiento de los objetivos, equipo de auditores, dentro
del grupo se debe elegir un
políticas, normas, procesos, procedimientos y líder, denominado Auditor
funciones de la organización. Líder...”

 Puede ser una persona interna o externa de la organización.

 Debe tener una preparación o capacitación específica en las funciones de

un auditor y en el manejo de auditorías.

 Debe tener claridad de los documentos y la forma de presentar un

informe de auditoría.

 Debe ser una persona confiable, que sea imparcial y no interfiera con los
resultados de la auditoría.

Existen dos tipos de Auditores:

 Auditor Líder.
 Auditor Interno.

3
Auditor Líder.

Cuando se conforma un equipo de auditores, dentro del grupo se debe elegir

un líder, denominado “Auditor Líder”, dentro de las funciones que debe
desempeñar se encuentran:

 Debe reunirse con las directivas de la organización y establecer el alcance

de la auditoría.

 Debe obtener por parte de la organización toda la documentación

pertinente acerca de los objetivos, políticas, procesos y procedimientos
para tener el conocimiento suficiente para enfocar la auditoría.

 Si ya han existido auditorías previas en la organización, debe solicitar esta

información para conocer los antecedentes y resultados de procesos
anteriores.

 Es responsable de instruir, orientar y “…El auditor interno es

miembro del equipo de
formar a los auditores que hacen parte auditores, tiene
del equipo. conocimiento y experiencia
en la aplicación de
auditorías y sigue las
 Coordinar y hacer seguimiento de las directrices del Auditor
actividades realizadas por los auditores. Líder...”

 Es el encargado de informar de manera formal a las directivas de los

avances de la auditoría.

 Debe realizar reuniones de seguimiento con el equipo de auditores para

establecer planes de trabajo y retroalimentar sobre la función que vienen
desempeñando.

 Debe preparar, consolidar y analizar junto con el equipo de

auditores las evidencias e informes derivados de la aplicación de
auditoría.

 Debe ser mediador entre las áreas auditadas y el equipo de

auditores en caso de presentarse inconformidades y discusiones durante
la aplicación de la auditoría.

4
  Debe estar pendiente que la auditoría sea aplicada de acuerdo a lo
establecido por la organización y por el plan de auditoría.

 Construir y presentar a las directivas de la organización el informe final

de la auditoría.

Auditor Interno.

El auditor interno es miembro del equipo de auditores, tiene conocimiento y

experiencia en la aplicación de auditorías y sigue las directrices del Auditor
Líder, entre las funciones del auditor se encuentran:

 Realizar un plan de trabajo con base en las actividades asignadas por el

auditor líder.

 Realizar eficientemente su trabajo, de acuerdo a los parámetros

asignados.

 Recopilar las evidencias y hallazgos durante la aplicación de la

auditoría, que sean fundamentales para el informe final de la auditoría.

 Diligenciar los documentos o formatos que estén estandarizados

dentro del trabajo de auditoría.

 Realizar sugerencias y adoptar una posición profesional como auditor,

para ser compartida con el equipo auditor.
 Generar informe de auditoría con el
alcance del plan de trabajo asignado
inicialmente por el auditor líder.
 Retroalimentar al auditor líder de
cualquier inconsistencia o dificultad para
aplicar correctamente la auditoría.
“…Para desempeñar el rol
de auditor se debe contar
con una serie de habilidades
y destrezas, puesto que
contar con el conocimiento
suficiente en temas técnicos,
administrativos y
estratégicos, no es la única
condición para garantizar
que la auditoría sea un
éxito...”

Las anteriores son las funciones básicas que deben realizar los auditores, pero a
su vez también deben tener una serie de habilidades y destrezas para poder
desempeñar este cargo, las cuales mencionamos a continuación.

5
Habilidades y Destrezas del Auditor.

Para desempeñar el rol de auditor se debe contar con una serie de habilidades y
destrezas, puesto que contar con el conocimiento suficiente en temas técnicos,
administrativos y estratégicos, no es la única condición para garantizar que la
auditoría sea un éxito, el auditor tendrá que tratar con personas de diferentes
cargos, nivel de conocimiento y cada una será un mundo diferente, por tanto, el
buen trato y el tacto para tratar a las personas de la organización será clave en
este proceso.

A continuación se indicaran algunas características básicas que deben poseer

los auditores:

 El auditor debe ser seguro y espontaneo, puesto que estas características

le permitirán entablar una mejor relación con las personas auditadas.

 Amplia visión y detallista, el auditor debe tener todo bajo control,

incluyendo los detalles del lugar donde vaya aplicar la auditoría, esto es
muy importante puesto que es más efectivo realizar la auditoría en un
lugar agradable y tranquilo.

 Presentación Personal, este punto es clave, puesto que el auditor debe

ser una persona agradable a la vista y formal para que inspire seriedad y
respeto.

 Cordialidad y amabilidad, el auditor debe ser una persona que inspire

energía positiva y confianza a las personas auditadas, no debe tener la
figura de persona estricta e imponente, debe ser más amigable.

 Control de las situaciones, independiente que el auditor se muestre

como una persona amigable, confiable y alegre, no debe permitir que las
personas auditadas se salgan de los parámetros definidos para la
auditoría, este proceso debe tomarse con seriedad y respeto.

 Imparcialidad, el auditor no puede imponer su punto de vista durante la

aplicación de las auditorías, debe ceñirse al plan de trabajo y las
evidencias que encuentre.

6
  Manejo de las emociones, el auditor no puede dejarse llevar por las
situaciones incomodas, ni involucrarse emocionalmente con las personas
auditadas, debe ser imparcial es este aspecto y aprender a ser conciliador
y manejar situaciones de conflicto.

 El auditor debe tener buena comunicación y claridad a la hora de

expresar su criterio y retroalimentar a las personas auditadas, puesto que
este aspecto es clave para evitar interpretaciones ambiguas.

Las anteriores características son sólo algunas habilidades y destrezas básicas

que debe tener el auditor como persona, adicional a esto, existe el perfil
profesional que ya es exigido por la organización dependiendo la actividad
económica y el tipo de auditoría que desea aplicar.

Para el perfil profesional, por lo general tienen en cuenta los siguientes

aspectos:

 Formación Académica (Pregrado y “…El auditor debe tener

buena comunicación y
Especialización) en áreas relacionadas claridad a la hora de
con la actividad de la organización. expresar su criterio y
retroalimentar a las
personas auditadas...”
 Tarjeta Profesional.

 Experiencia Laboral en organizaciones con la misma o similar actividad

económica.

 Experiencia y conocimiento en sistemas de gestión de calidad.

 Formación como auditor.

 Experiencia en la aplicación de auditorías.

 Referencias profesionales.

7
Manejo del Auditor al realizar una Auditoría

El auditor debe ser muy cuidadoso en la forma como ejecuta las auditorías,
debe tener control de todas las situaciones y propiciar un ambiente adecuado
para la comodidad de él y de las personas auditadas, a continuación se
describe la secuencia que normalmente debería seguirse al realizar una
auditoría:

 El auditor debe presentarse formalmente con el área a la que va a

auditar.
“…El auditor debe ser
 Debe generar una reunión inicial en donde muy cuidadoso en la
forma como ejecuta las
explique el plan de auditoría, la auditorías, debe tener
metodología y los documentos o formatos control de todas las
situaciones y propiciar
a diligenciar durante el proceso de
un ambiente adecuado
auditoría. para la comodidad de él y
de las personas
auditadas...”
 Debe romper el hielo para generar
confianza y disminuir la tensión de las personas que van a ser auditadas.

 Debe ser puntual con las fechas y horas de la auditoría.

 Debe ser claro en las preguntas y en la metodología para documentar

evidencia de las falencias detectadas en los procesos.

 El auditor aplica estrictamente el plan de auditoría generado para el

proceso.

 El auditor debe retroalimentar y aclarar las dudas de las personas

auditadas.

 Se deben generar informes de cada sesión de trabajo realizada.

 Cuando finalice la auditoría debe aclarar a las personas auditadas que el

resultado de la auditoría será presentado mediante un informe final
entregado a las directivas, las cuales definirán en que momento les será
presentado a la organización.

8
  El auditor debe agradecer a las personas auditadas por su tiempo,
dedicación, disposición y sugerencias durante todo el proceso de
auditoría.

Plan de Auditoría

El plan de auditoría es el documento base en donde se registra de manera

detallada el plan de trabajo a seguir durante la ejecución de la auditoría, este
plan es generado por el Auditor Líder en compañía del equipo de auditores y es
revisado con las directivas de la organización para su aprobación.

Normalmente un plan de auditoría tiene las siguientes partes:

 Descripción general del perfil de los auditores.

 Objetivos generales y específicos de la auditoría.

 Alcance de la auditoría.

 Lineamiento bajo el cual va aplicarse la “…El plan de auditoría es

auditoría. el documento base en
donde se registra de
manera detallada el plan
 Identificación de las áreas, cargos y personas a de trabajo a seguir
durante la ejecución de la
ser auditadas. auditoría...”

 Identificación de los procesos y actividades que van a ser revisadas

durante la auditoría.

 Criterios de calidad a tener en cuenta durante la ejecución de la

auditoría.

 Documentos y manuales soportes para fundamentar la auditoría.

 Cronograma de actividades de cada sesión de trabajo.

 Identificación de lugares, horas y tiempo de duración de cada sesión de

trabajo.

9
  Cronograma de reuniones de seguimiento con las directivas para
informar los avances de las auditorías.

 Formatos a diligenciar durante la ejecución de la auditoría.

 Alcance del informe final que va a ser entregado como resultado de la

auditoría.

El plan de auditoría debe ser muy claro y estructurado puesto que es la directriz
que van a seguir los auditores durante todas las sesiones de trabajo, de este
documento depende en gran medida el éxito en la ejecución de la auditoría.

Informe Final de Auditoría

El Informe Final de Auditoría es el documento entregado a las directivas de la

organización como resultado de todo el proceso de auditoría, este documento
es fundamental, puesto que en él se registra de forma detallada las evidencias y
hallazgos detectados durante la auditoría, el punto de vista de los auditores y
las sugerencias dadas para mejorar los procesos de la organización.

“…El informe final de

auditoría es fundamental,
puesto que en él se
registra de forma
detallada las evidencias y
hallazgos detectados
durante la auditoría, el
punto de vista de los
auditores y las
sugerencias dadas para
mejorar los procesos de la
organización....”

El informe final de auditoría es personalizado de acuerdo a la clase de auditoría

que se realiza y a la organización auditada, por lo general cuando son auditorías
externas las entidades especializadas tienen estandarizados sus documentos e
informes, pero cuando la auditoría es interna, los documentos pueden ser
creados de acuerdo a la necesidad y conocimiento de la empresa.

10
Las partes que conforman este informe por lo general son las siguientes, sin que
esto sea camisa de fuerza:

 Identificación de la organización auditada.

 Objetivos generales y específicos de la auditoría definidos en el plan

de auditoría.

 Alcance de la auditoría definido en el plan de auditoría.

 Listado de los criterios de calidad, procesos, procedimientos y

funciones definidos como directriz para realizar la auditoría.

 Duración total de la auditoría frente al tiempo estimado en el plan de

auditoría.

 Cumplimiento del cronograma de fechas estipuladas para cada sesión

de trabajo, y la correspondiente explicación en caso que hayan existido
modificaciones de fechas.
“…La ejecución de
 Identificación de los auditores y el alcance auditorías es un proceso
clave en el control y
de sus actividades durante el proceso de seguimiento de los
auditoría. procesos de toda
organización para
mejorar continuamente,
 Identificación de las personas auditadas, los pero debe ser un proceso
cargos y funciones que desempeñan cada planeado, estructurado y
claro, con personal
uno. idóneo para ejecutarlo, si
se quieren obtener buenos
resultados.....”
 Metodología aplicada durante la auditoría.

 Descripción de situaciones, hallazgos, evidencias y novedades

surgidas durante la ejecución de la auditoría.

 Posición de los auditores y conclusiones obtenidas durante la

auditoría.

 Recomendaciones de los auditores hacia la compañía para mejorar los

procesos.

11
  Acuerdo de confidencialidad de los resultados e información de la
organización por parte de los auditores.

 Anexar los documentos, actas y formatos diligenciados durante la

auditoría como soporte del proceso realizado.

 Firmas de aprobación de los auditores y directivas de la organización.

Como se pudo observar a lo largo de esta clase, la ejecución de auditorías es un

proceso clave en el control y seguimiento de los procesos de toda organización
para mejorar continuamente, pero debe ser un proceso planeado, estructurado
y claro, con personal idóneo para ejecutarlo, si se quieren obtener buenos
resultados.

De la metodología aplicada en las auditorías depende el éxito en los resultados

obtenidos, no se trata de que todo salga perfecto, se trata de aplicar
cuestionamientos de manera consciente que permitan identificar las falencias
y oportunidades de mejora en beneficio de todos.

12
13