ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 7 EVIDENCIA 2: PERFIL DE CLIENTES Y

PROVEEDORES

Para desarrollar la evidencia siga los pasos descritos a continuación:

Inicialmente, debe identificar el perfil de clientes de la empresa, cliente interno, cliente

externo y necesidades a satisfacer de cada uno de los clientes (incluir los tiempos de
respuesta).
Plazo
para Audiencia
Comunica Frecuen confir Aproba /
Objetivo Contenido Formato Medio Responsable
ción cia mar dor Receptor
recepci es
ón
Avances del
proyecto en
el periodo
Ejecución
presupuesta
l
Metas y
objetivos
alcanzados
Grupo de
trabajo
Modificacion
es al Equipo
Evaluar el
Informe de proyecto en Físico/E- Director Proyecto
desarrollo Digital/Imp
avance de el periodo mail/pagina Mensual 3 Días Director de obra de Clientes
del reso
las obras de web proyecto Comercian
proyecto
referencia tes
Compromiso
s para el
periodo
siguiente
Programa
de
actividades
Documentos
que
soportan la
información
descrita
Compras
Mantener
Políticas y
actualizada
procedimien
la
tos de
información
compras
aportada
Transparenc
por los
ia en el
Informe de proveedore Físico/E- Jefe de Director
proceso de Digital/Imp Proveedor
proveedore sy mail/pagina Mensual 3 Días logística/Jefe de de
compras reso es
s contratistas web compras proyecto
Sostenibilid
, de
ad en la
acuerdo con
gestión de
las
compras y
directrices
en la
establecida
relación con
s
proveedores
 Informar a
los Introducción
Clientes
interesados Examen y
Accionista
sobre los análisis de
se
estados los estados
Director inversionis
Informes financieros, financieros Digital/Imp
Físico/E-mail Mensual 3 Días Jefe financiero de tas
financieros junto con el Estados reso
proyecto Entidades
examen y financieros
de
el análisis del periodo
financiació
pertinentes. Análisis de n
resultados

Presentació
Informar a n
los Relacionami
interesados ento
sobre el comunitario
Informes desarrollo Programas Físico/E- Director
Digital/Imp Trimestr Gestor social del Comunida
de gestión de de gestión mail/pagina 3 Días de
reso al proyecto d Afectada
social programas social web proyecto
de gestión Contratació
social y n
contratació Actividades
n de gestión
social
Informar a
los
interesados
sobre el
cumplimien
to de los
programas
de gestión
Biótico
ambiental y
Físico
Informes el avance Físico/E- Gestión Director Entidades
Infraestruct Digital/Imp
de gestión en la mail/pagina Mensual 3 Días ambiental/Coordi de ambiental
ura reso
ambiental implementa web nador SIGC proyecto es
Socio
ción de
Económico
medidas de
control
estipuladas
en el plan
de manejo
ambiental
del
proyecto.
Hechos
Presentar
relevantes
los
Actualizació
resultados
n de
de gestión
requisitos
tanto
legales y
operativa
Presentació contractuale
como Físico/E- Jefe Director
n de s Digital/Imp Trimestr Empleados
financiera, mail/pagina 3 Días financiero/Direct de
resultados Cifras reso al y flia.
así como el web or de obra proyecto
de gestión Operacional
cumplimien
es
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Cifras
requisitos
financieras
legales y
Resultados
contractual
Conclusione
es vigentes
s
 Informar a
los Accionista
Boletines y Hechos
interesados se
Reportes relevantes
sobre los inversionis
de en el Físico/E- Jefe Director
resultados Digital/Imp tas
Resultados periodo mail/pagina Mensual 3 Días financiero/Direct de
financieros reso Entidades
Financieros Análisis de web or de obra proyecto
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y resultados
operativos financiació
Operativos financieros
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proyecto
Gobierno
Nacional
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Neiva
Informe de las acciones técnica Físico/E- Trimestr Jefe Director
Digital/Imp Entidades
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Servicios
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Equipo de
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todos los
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actividades Descripción Todos los
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ejecutadas de la Pagina stakeholde
proyecto en que se Director
por el actividad Digital/Imp web/redes Gestor social del rs
el marco de realice 2 días de
proyecto en realizada y reso sociales/perió proyecto asociados
la una proyecto
el marco de registro dicos locales al
responsabili actividad
la fotográfico proyecto
dad social
responsabili
empresarial
dad social
y ambiental
empresarial
y ambiental

Después, proponga una alternativa de flujo de información que le permita asegurar una
buena comunicación con el cliente, tanto interno como externo.

- Herramientas de comunicación:

DESTINATARIOS Destinatarios
Destinatarios
directos Destinatarios generales
directos internos
externos
OBJETIVOS
Página Web Propia del proyecto
Comunicación Herramientas
sistematizada Web
Informes
 Reuniones
Información
Herramientas de telecomunicación (teléfono, correo electrónico, fax,
fluida
videoconferencia, mensajería).

Página Web Propia del proyecto

Divulgar el
Folletos con Información general del proyecto y divulgando información
proyecto
sobre actividades y publicaciones especificas
Publicaciones
Dar a Seminarios
conocer Mesas de trabajo
resultados Talleres
Reuniones periódicas de Gestión
Página Web Propia del proyecto
Folletos
Comunicación
Comunicados de prensa
transparente
Herramientas de telecomunicación (teléfono, correo electrónico, fax,
sobre el proyecto
videoconferencia, mensajería).
Participación en Redes sociales

Proceso de Escalamiento

- Reuniones: El gerente de proyecto dirigirá las reuniones de acuerdo a las

fechas programadas dentro del cronograma, el cual será entregado al equipo de
proyecto en la reunión de Inicio del Proyecto, se determinara las personas que
deberán participar de la reunión. Se comunicará a los interesados de acuerdo al
calendario de reuniones.
- Polémicas o conflictos: Este proceso será usado para elevar un problema,
conflicto o disputa a un nivel más alto para su resolución, pudiendo llegar en
algunos casos a alcanzar el nivel más alto de la organización, dependiendo de la
magnitud del conflicto durante la ejecución del proyecto.
Diagrama de escalamiento
Diagrama de Flujo de Información

Luego, debe caracterizar el perfil de proveedores, para esto realice lo siguiente:

Elabore un listado de elementos (productos o servicios) que son de vital importancia

para el funcionamiento de la empresa.
Del listado anterior, escoja uno y determine las posibles empresas o personas que
puedan ser proveedores y haga un listado.

SERVICIO PROVEEDORES
FLEXILATINA DE
COLOMBIA
SERVICIOS MECANICOS INDEQ SAS
Y TUBERIAS NURUEÑA SAS
TUVACOL COLOMBIA
CELTA TUBOS Y
 ACCESORIOS
COVAL COMERCIAL SAS
TUBOS COLMENA
SIEMENS

Posteriormente, escoja dos posibles proveedores del listado elaborado y determine la

posibilidad de elegirlos como proveedores. Para esto puede utilizar los formatos
presentados en el material de formación. Recuerde que debe establecer los criterios
adecuados para cada uno de los ítems disponibles en el formato.

Para la selección de proveedores la compañía. podrá utilizar la base de proveedores

inscritos en el RUP de la compañía. Por este medio se encontrarán los datos
actualizados y calificaciones con los siguientes criterios financiero, HSEQ, Calidad y
cumplimiento de cada uno en el sector.

Los proveedores podrán ser elegidos según la actividad sector al que pertenece y
servicios o bien que ofrece.

El Especialista en compras será el encargado de realizar la búsqueda de los

proveedores en el sistema, de acuerdo al alcance del proceso que sacará a Ofertar.
Con base en esta elección se verificará que el proveedor tenga una buena calificación
en el RUP de proveedores debe encontrarse aceptado y sin ningún impedimento para
contratar con el o los proveedores elegidos en el momento de la solicitud de oferta.

El Especialista en compras selecciona los proveedores y solicita las cotizaciones

respectivas; las cuales analizará teniendo en cuenta los siguientes criterios:

 El precio. Este debe ser el más favorable de acuerdo a las condiciones

económicas que ofrece el mercado. (Se incluye costo de fletes en caso que
aplique).
 Especificaciones. Que cumplan con los requisitos solicitados por la empresa
tanto en calidad como salud, seguridad y medio ambiente.
 Tiempo de Entrega. Que disponga del producto en el menor tiempo.
 Tiempo que toma colocar el/los productos in sitio, de acuerdo a la ubicación de
despacho del proveedor.
 Calificación en RUP de proveedores y evaluación interna sean satisfactorias

Bajo estos criterios se selecciona al proveedor que suministrará el producto o servicio

requerido.
 Nota. Se adjudicará la compra al proveedor que cumpla con los requisitos y sea la más conveniente para
la empresa

EVALUACIÓN
NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL
TUVACOL COLOMBIA
PROVEEDOR:

C.C. O NIT: 900871765

LUGAR Y FECHA DE LA EVALUACIÓN: NEIVA, 5 DE JUNIO DE 2018

Verificado el cumplimiento o no de los factores de evaluación establecidos en la siguiente tabla, se calificará al

Proveedor con un Puntaje entre 0.0 a 5.0
puntos, conforme a los siguientes criterios:

CARACTERÍSTICAS PUNTAJE CRITERIOS CALIFICACIÓN

Entre 4,5 y
EXCELENTE.- Entrega antes de lo estipulado.
5,0

Entre 3,9 y
BUENO.- Entrega en la fecha estipulada.
4,4
CUMPLIMIENTO Y
5,0
ENTREGA REGULAR.- Entrega posterior a la fecha
Entre 3,0 y
estipulada, pero no superior al 20% de la fecha
3,8
pactada
Entre 0,0 y NO CUMPLE.- Entrega en fecha posterior a la
2,9 estipulada, superior al 20% de la fecha pactada
EXCELENTE.- El proveedor supera las
Entre 4,5 y expectativas y mejora las especificaciones
5,0 técnicas establecidas para el bien y/o servicio
adquirido.
BUENO.- El proveedor cumplió con los requisitos y
Entre 3,9 y
especificaciones técnicas establecidas para el bien
CALIDAD Y 4,4
y/o servicio adquirido.
CUMPLIMIENTO
REGULAR.- El proveedor faltó a uno o más
DE 4,0
Entre 3,0 y requisitos y/o especificaciones técnicas, que previo
ESPECIFICACIONES
3,8 requerimiento fueron subsanadas sin incurrir en
TÉCNICAS
perjuicios para la empresa
NO CUMPLE.- El proveedor presentó
inconformidades graves en la calidad y
Entre 0,0 y
cumplimiento de especificaciones técnicas
2,9
exigidas, ocasionando incumplimiento del contrato
y dando lugar a la aplicación de garantías.
 EXCELENTE.- El proveedor mantiene actualizado
su documentación en el RUP de la compañía y
constituye las garantías para el perfeccionamiento
Entre 4,5 y del contrato en tiempo oportuno.
5,0
BUENO.- El proveedor presenta su
DOCUMENTACIÓN documentación y/o actualiza su registro antes de
Y Entre 3,9 y la suscripción del contrato y constituye las 4,0
GARANTÍAS 4,4 garantías dentro del término pactado.
REGULAR.- El proveedor no actualiza los
documentos de su inscripción en el RUP y/o
Entre 3,0 y constituye las garantías en fecha posterior al
3,8 término pactado.
NO CUMPLE.- El proveedor no actualiza los
Entre 0,0 y documentos de su inscripción en el RUP y/o se
2,9 rehúsa a constituir la garantías requeridas.
EXCELENTE.- El proveedor lleva control
postventa sobre la calidad y/o correcto
Entre 4,5 y funcionamiento del bien y/o servicio contratado, sin
5,0 petición y/o requerimiento de la compañía
BUENO.- El proveedor atiende las peticiones y/o
requerimientos de la compañía y se preocupa por
Entre 3,9 y garantizar la calidad y/o funcionamiento del bien
SERVICIO 4,4 y/o servicio contratado.
4,0
POSTVENTA REGULAR.- El proveedor atiende en forma
desobligada a las peticiones y/o requerimientos de
Entre 3,0 y la compañía frente a la calidad y correcto
3,8 funcionamiento del bien y/o servicio contratado.
NO CUMPLE.- El proveedor desatiende o atiende
tardíamente las peticiones y/o requerimientos de
Entre 0,0 y la compañía frente a la calidad y correcto
2,9 funcionamiento del bien y/o servicio contratado.
Entre 3.0 y
5,0 EXCELENTE: El precio es competitivo
PRECIO 5,0
Entre 0,0 y
2,9 NO CUMPLE: el precio no es competitivo
EXCELENTE: las instalaciones y tecnología para
Entre 4,5 y atender las solicitudes de la compañía superan
5,0 las expectativas.
Entre 3,9 y BUENO: las instalaciones y tecnología para
CAPACIDAD 4,4 atender las solicitudes es suficiente.
4,5
INSTALADA Entre 3,0 y REGULAR: las instalaciones y tecnología para
3,8 atender las solicitudes no es suficiente.
NO CUMPLE: No tiene las instalaciones y
Entre 0,0 y tecnología para atender las necesidades de la
2,9 Universidad
Entre 4,5 y
5,0 EXCELENTE: La asesoría es oportuna y acertada.
SOPORTE TÉCNICO Entre 3,9 y 4,5
4,4 BUENO: Realizará asesoría cuando se requiere.
Entre 3,0 y
3,8 REGULAR: La asesoría es ocasional.
 Entre 0,0 y NO CUMPLE: No realiza el servicio de asesorías
2,9 pactado en el contrato.
PROMEDIO 4,4

PUNTAJE RESULTADO

Excelente - Proveedor
confiable y
4,5 - 5,0 recomendado.
Bueno - Proveedor
Criterios de Calificación
Definida
3,9 - 4,4 confiable.
Regular - Proveedor
poco confiable.
Condicionado y/o
3,0-3,8 Sancionado
No Confiable -
Proveedor NO
0,0 - 2,9 confiable. Restringido.

OBSERVACIONES:
Según el resultado el proveedor es confiable para contratar

RESPONSABLES:

Juan Perez Diana Palacio

Director Especialista en compras

EVALUACIÓN
NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL
SIEMENS
PROVEEDOR:

C.C. O NIT: 900356789

LUGAR Y FECHA DE LA EVALUACIÓN: NEIVA, 5 DE JUNIO DE 2018

Verificado el cumplimiento o no de los factores de evaluación establecidos en la siguiente tabla, se calificará al

Proveedor con un Puntaje entre 0.0 a 5.0
puntos, conforme a los siguientes criterios:

CARACTERÍSTICAS PUNTAJE CRITERIOS CALIFICACIÓN

 Entre 4,5 y
EXCELENTE.- Entrega antes de lo estipulado.
5,0

Entre 3,9 y
BUENO.- Entrega en la fecha estipulada.
4,4
CUMPLIMIENTO Y
5,0
ENTREGA REGULAR.- Entrega posterior a la fecha
Entre 3,0 y
estipulada, pero no superior al 20% de la fecha
3,8
pactada
Entre 0,0 y NO CUMPLE.- Entrega en fecha posterior a la
2,9 estipulada, superior al 20% de la fecha pactada
EXCELENTE.- El proveedor supera las
Entre 4,5 y expectativas y mejora las especificaciones
5,0 técnicas establecidas para el bien y/o servicio
adquirido.
BUENO.- El proveedor cumplió con los requisitos y
Entre 3,9 y
especificaciones técnicas establecidas para el bien
CALIDAD Y 4,4
y/o servicio adquirido.
CUMPLIMIENTO
REGULAR.- El proveedor faltó a uno o más
DE 5,0
Entre 3,0 y requisitos y/o especificaciones técnicas, que previo
ESPECIFICACIONES
3,8 requerimiento fueron subsanadas sin incurrir en
TÉCNICAS
perjuicios para la empresa
NO CUMPLE.- El proveedor presentó
inconformidades graves en la calidad y
Entre 0,0 y
cumplimiento de especificaciones técnicas
2,9
exigidas, ocasionando incumplimiento del contrato
y dando lugar a la aplicación de garantías.

EXCELENTE.- El proveedor mantiene actualizado

su documentación en el RUP de la compañía y
constituye las garantías para el perfeccionamiento
Entre 4,5 y del contrato en tiempo oportuno.
5,0
BUENO.- El proveedor presenta su
DOCUMENTACIÓN documentación y/o actualiza su registro antes de
Y Entre 3,9 y la suscripción del contrato y constituye las 5,0
GARANTÍAS 4,4 garantías dentro del término pactado.
REGULAR.- El proveedor no actualiza los
documentos de su inscripción en el RUP y/o
Entre 3,0 y constituye las garantías en fecha posterior al
3,8 término pactado.
NO CUMPLE.- El proveedor no actualiza los
Entre 0,0 y documentos de su inscripción en el RUP y/o se
2,9 rehúsa a constituir la garantías requeridas.
EXCELENTE.- El proveedor lleva control
postventa sobre la calidad y/o correcto
Entre 4,5 y funcionamiento del bien y/o servicio contratado, sin
SERVICIO 5,0 petición y/o requerimiento de la compañía
5,0
POSTVENTA BUENO.- El proveedor atiende las peticiones y/o
requerimientos de la compañía y se preocupa por
Entre 3,9 y garantizar la calidad y/o funcionamiento del bien
4,4 y/o servicio contratado.
 REGULAR.- El proveedor atiende en forma
desobligada a las peticiones y/o requerimientos de
Entre 3,0 y la compañía frente a la calidad y correcto
3,8 funcionamiento del bien y/o servicio contratado.
NO CUMPLE.- El proveedor desatiende o atiende
tardíamente las peticiones y/o requerimientos de
Entre 0,0 y la compañía frente a la calidad y correcto
2,9 funcionamiento del bien y/o servicio contratado.
Entre 3.0 y
5,0 EXCELENTE: El precio es competitivo
PRECIO 5,0
Entre 0,0 y
2,9 NO CUMPLE: el precio no es competitivo
EXCELENTE: las instalaciones y tecnología para
Entre 4,5 y atender las solicitudes de la compañía superan
5,0 las expectativas.
Entre 3,9 y BUENO: las instalaciones y tecnología para
CAPACIDAD 4,4 atender las solicitudes es suficiente.
REGULAR: las instalaciones y tecnología para 5,0
INSTALADA Entre 3,0 y
3,8 atender las solicitudes no es suficiente.
NO CUMPLE: No tiene las instalaciones y
Entre 0,0 y tecnología para atender las necesidades de la
2,9 Universidad
Entre 4,5 y
5,0 EXCELENTE: La asesoría es oportuna y acertada.
Entre 3,9 y
4,4 BUENO: Realizará asesoría cuando se requiere.
SOPORTE TÉCNICO 5,0
Entre 3,0 y
3,8 REGULAR: La asesoría es ocasional.
Entre 0,0 y NO CUMPLE: No realiza el servicio de asesorías
2,9 pactado en el contrato.
PROMEDIO 5,0

PUNTAJE RESULTADO

Excelente - Proveedor
confiable y
4,5 - 5,0 recomendado.
Bueno - Proveedor
Criterios de Calificación
Definida
3,9 - 4,4 confiable.
Regular - Proveedor
poco confiable.
Condicionado y/o
3,0-3,8 Sancionado
No Confiable -
Proveedor NO
0,0 - 2,9 confiable. Restringido.

OBSERVACIONES:
 Según el resultado el proveedor es confiable para contratar

RESPONSABLES:

Juan Pérez Diana Palacio

Director Especialista en compras

Una vez cuente con la información solicitada en el punto anterior, determine:

o ¿Cuál de las dos personas y/o empresas es confiable como proveedor teniendo en
cuenta las políticas de la organización?

De acuerdo a la evaluación de los dos proveedores, los dos son confiables para
contratar pues ambos cumples con los requerimientos exigidos por la compañía.

o ¿Qué aspectos considera positivos y negativos de cada uno de los proveedores?

Entre los aspectos positivos encontramos puntualidad en la entrega, precio, soporte

técnico entre otros.

Entre los aspectos negativos podemos encontrar que el proveedor Tuvacol Colombia
tiene calidad y cumplimiento de especificaciones técnicas y un servicio postventa
bueno.

o ¿Cómo se controlarían los aspectos negativos del proveedor para que no se afecten
los procesos al interior de la compañía?

Todos los aspectos negativos de los proveedores se controlan haciendo un

seguimiento estricto de los mismos, así como generando acciones correctivas y
preventivas que permitan subsanar las desviaciones detectadas y evitar que se repitan
en el tiempo.