ORGANIGRAMA GENERAL

Como parte de equipo que organiza la Fiesta de Graduación, me tocó diseñar el

organigrama en el cual a través de la organización de todo el equipo se asignó a
cada integrante un área. Aunque en el organigrama solo se observan los puestos,
era necesario tener un conocimiento general acerca de las funciones principales
de cada integrante dentro en su área, las cuales se muestran a continuación.

 Coordinación general
Al ser la principal responsable del evento, tenía a su cargo organizar y
coordinar a las demás comisiones, aprobar presupuestos, modificaciones y la
organización de las actividades del evento,
 Comisión de Programa
Esta comisión se encarga de organizar todas las actividades, productos y
servicios que el cliente requiere para el evento.
 Comisión de Contraloría
Se encarga de llevar el control financiero, y realizar las respectivas
cotizaciones y pagos de los productos y servicios que requiera la comisión de
Programa.
 Comisión de Planeación y organización
A su cargo de esta comisión está diseñar y organizar el programa del evento y
todas las actividades del antes, durante y después del evento de acuerdo a lo
establecido por la comisión de Programa.
 Comisión de Memoria
Finalmente esta comisión se encargará de presentar un informe final del
evento, en el cual se evalúe la calidad del evento, comparando lo que se
esperaba y lo que realmente se logró, esto de acuerdo a lo que quería el
cliente, además de integrar las fallas que tuvo todo el equipo de trabajo durante
el evento para poder corregirlo y no volver a cometerlo en eventos posteriores.

Coordinación General

Danya Lavariega

Programa Contraloría Planeación y Memoria

organización

Brenda Milca Yesica Anahí

González
López López López
Yuridia
Hernández
CARACTERIZACIÓN DEL EVENTO

También me tocó hacer la parte de la caracterización del evento, y esto constó de

describir a detalle primeramente la empresa que organiza el evento, ya que es
importante conocer el que tipo de empresa es y a qué tipo de mercado va dirigido,
para ello tuvimos que ponernos de acuerdo como equipo para adaptar la empresa
al evento que queríamos realizar tomando en cuenta a capacidad y el tipo de
clientes, posteriormente describí de manera concreta el evento “fiesta de
graduación” definiendo en que consiste el evento, el lugar y la fecha, número de
asistentes y finalmente las principales actividades con las que debía cumplir la
empresa como organizadora de eventos, adjuntando parte del programa del día
del evento.

Eventos costa

Eventos Costa es una empresa dedicada a la planeación y organización de

eventos sociales como talleres, inauguraciones, festivales, xv años, bodas,
bautizos, fiestas de graduación, etc. Para llevar a cabo los eventos, la empresa
contrata a otros servicios y productos complementarios que hagan posible el
evento al gusto del cliente.

Misión: Llevar a cabo eventos sociales de calidad, contando con los mejores
productos y servicios complementarios necesarios, adoptando nuestros recursos
disponibles a los gustos y necesidades del cliente para que el evento resulte como
él lo desea.

Visión: Posicionarse como la mejor y más competitiva empresa de realización de

eventos sociales a nivel estado, caracterizándose como la empresa que cuenta
con recursos humanos, técnicos y materiales especializados con lo cual nuestros
clientes podrán tener la certeza de que sus eventos serán los mejores.

Nuestro clientes: El mercado que comúnmente contrata nuestros servicios de

realización de eventos, son tanto nacionales como extranjeros que llegan al
destino de Bahías de Huatulco, Oaxaca, a pasar unas bonitos vacaciones, y
debido a su singla belleza del destino, les parece el lugar perfecto para sus
eventos.

Capacidad: Para la realización de los eventos, la empresa contempla una

capacidad máxima para atender a 800 personas, debido a que el personal de
trabajo con el que contamos solo se limita a atender a este número de personas
en un evento, además de que esa es la capacidad de los salones de eventos con
los que tenemos convenio.

Evento “Fiesta de graduación”

Este evento consiste en la organización de una ceremonia de graduación para

egresados de la Licenciatura en Administración Turística de la Universidad del Mar
Campus Huatulco la cual está planeada para atender a 600 personas.

Fecha del evento: sábado 7 de julio de 2018

Lugar en el que se llevará a cabo: Salón de eventos del Hotel Brisas

Para el evento nos encargaremos de contratar servicios de ambientación,

fotógrafos, meseros, grupo musical, dj, chef, banquete, además de reunir
elementos como la decoración, arreglos, diplomas y llevar a cabo la dirección del
programa social.

Orden del evento:

o Recepción de los asistentes

o Entrega de copas y anillos
o Programa social
o Cena de graduación
o Foto de graduación
o Baile de graduación
Funciones del personal para el día del evento

Para realizar esta actividad, tuve que distribuir a las integrantes del equipo en las
actividades que se realizarán el día de la Fiesta de Graduación, esto ya que de
acuerdo al organigrama cada una cumple una función en su respectiva comisión
dentro de la empresa que organiza. Esta distribución de actividades es muy
importantes para que todas de lleven a cabo de manera coordinada, de tal manera
que todo esté listo de acuerdo como lo solicita e cliente, además el asignar áreas
diferentes a cada una servirá para que si se presenta cualquier imprevisto,
podamos solucionarlo de la mejor manera.