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Relatório do Iº ENE3

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Índice

1. INTRODUÇÃO ............................................................................................................................... 2
2. DESCRIÇÃO DO EVENTO ................................................................................................................ 2
A) RESUMO ........................................................................................................................................... 2
B) MISSÃO ............................................................................................................................................ 2
C) PÚBLICO-ALVO ................................................................................................................................... 2
3. PLANEAMENTO DO EVENTO ......................................................................................................... 2
ESTRUTURAÇÃO E MÉTODOS DE TRABALHO ...................................................................................................... 2
A) TABELA TEMPORAL .............................................................................................................................. 4
B) NÚCLEOS E ASSOCIAÇÕES A NÍVEL NACIONAL ........................................................................................... 4
i) Reuniões .................................................................................................................................... 4
ii) Conclusões das Reuniões ........................................................................................................... 5
C) DIVULGAÇÃO DO EVENTO ..................................................................................................................... 5
i) Web site ..................................................................................................................................... 5
ii) Comunicação Social ................................................................................................................... 5
iii) Colaboração dos Núcleos e Associações de Estudantes ............................................................ 6
D) LOGÍSTICA.......................................................................................................................................... 6
E) ORÇAMENTO...................................................................................................................................... 7
G) RECURSOS HUMANOS .......................................................................................................................... 8
i) Coordenadores .......................................................................................................................... 8
ii) Colaboradores ........................................................................................................................... 8
4. O EVENTO : ................................................................................................................................... 8
A) SALÃO DE EXPOSIÇÃO .......................................................................................................................... 8
B) ALOJAMENTO ..................................................................................................................................... 9
C) TRANSPORTES .................................................................................................................................... 9
D) ALIMENTAÇÃO .................................................................................................................................. 10
E) IMPRENSA........................................................................................................................................ 10
F) PALESTRAS....................................................................................................................................... 10
G) ACTIVIDADES LÚDICAS E SOCIAIS .......................................................................................................... 10
i) Tarde Desportiva ..................................................................................................................... 10
ii) Convívios Nocturnos ................................................................................................................ 11
5. ANÁLISE DE RESULTADOS: .......................................................................................................... 11
A) ESTATÍSTICAS.................................................................................................................................... 11
B) BALANÇO FINANCEIRO ....................................................................................................................... 11
C) FEEDBACK ........................................................................................................................................ 11
i. Oradores .................................................................................................................................. 11
ii. Participantes............................................................................................................................ 11
iii. Empresas ................................................................................................................................. 11
6. AUTO-CRITICA............................................................................................................................. 12
A) ANÁLISE .......................................................................................................................................... 12
B) CONSIDERAÇÕES PARA PRÓXIMOS EVENTOS............................................................................................ 14
7. AGRADECIMENTOS ..................................................................................................................... 15
8. CONCLUSÕES .............................................................................................................................. 15
9. NOTAS DA COMISSÃO ................................................................................................................ 17

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1. Introdução
Em Março de 2006 surgiu a vontade por parte de Bruno Pinto e João Morais da
organização de um encontro nacional de estudantes de engenharia electrotécnica. O objectivo
era essencialmente reunir pela primeira vez a comunidade estudantil de engenharia
electrotécnica do país promovendo assim linhas de comunicação e discussão sobre o presente
e o futuro da electrotecnia em Portugal. Foi então formada uma equipa de seis pessoas, Bruno
Pinto, João Morais, Pedro Tainha, Luís Duarte, Heitor Marques e Francisco Nora. Cada uma
destas pessoas foi escolhida tendo em conta as valências de cada um em áreas distintas e o
grau de confiança e amizade entre todos. Ficaria assim criada em Maio de 2006 uma equipa
forte e coesa que deu início ao Primeiro Encontro Nacional de Estudantes de Engenharia
Electrotécnica.

2. Descrição do Evento
a) Resumo
O evento teve lugar de 2 a 5 de Abril de 2006 no Departamento de Engenharia
Electrotécnica e de Computadores no pólo II da Universidade de Coimbra. Contou com a
presença de 160 participantes e 45 oradores. Na parte matinal decorreu a sessão de
abertura e oito sessões Workshops/seminários, na parte da tarde decorreram cinco
palestras perfazendo um total de treze actividades de carácter científico. A tarde do dia 4
foi ocupada com actividades de carácter lúdico e social, tal como os convívios realizados
durante as noites. Em paralelo a todo o programa, esteve ao dispor dos participantes e
toda a comunidade visitante um salão de exposição das empresas patrocinadoras,
Universidades e demonstrações de projectos realizados nas instalações do Departamento
de Eng. Electrotécnica e Computadores. O programa do evento encontra-se como anexo 1.
As palestras foram transmitidas em directo na página do encontro através do serviço de
vídeo-difusão disponibilizado pela FCCN.

b) Missão
“Juntar Alunos, Docentes e Empresas que trabalham e desenvolvem a Engenharia
Electrotécnica em Portugal num evento comum, onde a discussão e a socialização são
palavras-chave em benefício de todos.”

c) Público-alvo
 Alunos de Universidades e Politécnicos cujos cursos sejam das áreas de automação e
robótica, telecomunicações, computadores ou energia.

3. Planeamento do Evento
Estruturação e Métodos de Trabalho

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 Fase Zero:

Reunir pessoas com valências e personalidades para criar a base de


trabalho para o projecto. Conseguir juntar um grupo forte ao nível de trabalho
que fosse polivalente com experiência e capacidade de trabalho.

 Primeira fase (Maio, Junho e Julho):

Em Junho de 2006, quando estruturada a comissão organizadora, foi


delineada a estratégia para levar a bom porto este evento. Num constante
exercício de diálogo e debate de ideias, estipulamos o nosso primeiro plano do
que queríamos que fosse o Iº Encontro Nacional de Estudantes de Engenharia
Electrotécnica. Projectamos a estratégia (tabela temporal de tarefas) Ver tabela.

Método de trabalho: reuniões semanais, discussão de ideias, comissão sem


divisões por áreas, a funcionar por tarefas agendadas.

 Segunda Fase (Agosto, Setembro, Outubro):

Depois de conseguir os apoios iniciais e de sondar a nível nacional a


aceitação deste evento, foram estabelecidos contactos com pessoas e
organizações que nos poderiam dar auxilio dada à sua experiência.
Elaboração de carta de apresentação, plano projecto do evento, sondagem
de empresas e instituições a contactar para patrocinadoras e prestadoras de
serviços.
Forte esforço na imagem e grafismos do encontro.
Utilizar exemplos de outras actividades similares com sucesso para
conseguir trabalhar com uma base.
Convite a moderadores dos painéis, professores do Departamento
Engenharia Electrotécnica da Universidade de Coimbra.

Método de trabalho: reuniões semanais, tarefas atribuídas a grupos de dois


elementos.

 Terceira fase (Novembro, Dezembro, Janeiro):

Pré-Inscrições on-line, medida para uma melhor análise da logística


necessária.
Receber, analisar e decidir locais e actividades a incluir no evento.
Contactar empresas para intervenientes no encontro através de um e-mail
de apresentação, telefone e contactos directos via reunião (elaboração de
modalidades de patrocínio e participação).
Lançamento do primeiro cartaz do evento nas Universidades nacionais
através das associações nacionais, proporcionando um maior contacto com estes,
recolha de novas ideias e delinear uma estratégia de trabalho e divulgação com
estes.
Enorme esforço na angariação de apoios financeiros.
Definir programa cientifico (convite a palestrantes).
Estender o grupo de trabalho, convidar pessoas para tarefas específicas
(base de dados das inscrições, cartaz final).

Método de trabalho: reuniões semanais, tarefas analisadas em reunião e


atribuídas nestas com inclusão de metas e prazos a atingir.

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 Quarta fase (Fevereiro, Março, Abril):

Reunião final com as estruturas nacionais representantes de estudantes da


engenharia electrotécnica.
Analisar toda estrutura ver pontos fracos e fortes do encontro.
Finalizar apoios e patrocínios.
Convidar colaboradores para o encontro, máximo 5 elementos por
coordenador.
Finalizar a estrutura para inscrição via on-line e pelos núcleos, inserção de
novas modalidades de participação.
Lançamento do Cartaz oficial do evento, conferência de imprensa, e press
release.
Elaboração do Regulamento de Participação do encontro.

Método de trabalho: reuniões bissemanais, áreas de trabalho específicas


atribuição de tarefas aos coordenadores =P.A.R. (Planos de Acção e Recursos),
utilização dos P.A.R.´s para núcleos nacionais.

a) Tabela Temporal
Tabela Temporal
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4
Exposição da actividade Carta modelo Calendário final do IºENE3 IIª Reunião Nacional de
ao Presidente do DEEC Núcleos
Tabela temporal Plano Projecto Contactar e definir Análise final de toda a
Patrocínios estrutura
Grafismo Base de dados de Contactar e definir Áreas e grupo de trabalho
empresas Empresas prestadoras de durante o IºENE3
serviços
Situação Contabilística Convidar Moderadores Lançamento do Iº Cartaz Regulamento de
(Núcleo / Associação) dos Painéis e Pré-Inscrições participação
Calendário prévio do Iª Reunião Nacional de Lançamento do cartaz
IºENE3 Núcleos final
Programa científico Inscrições On-line
definido

b) Núcleos e Associações a Nível Nacional


i) Reuniões

O Objectivo de criar uma reunião entre os vários núcleos e associações de


estudantes representativas dos estudantes de Engenharia Electrotécnica do país foi no
intuito de estabelecer uma plataforma de comunicação sobre o evento, de modo a que
todos estivessem ocorrentes deste e também dar o seu aval e contributo para uma
melhoria de qualidade do evento.
Assim foi agendada uma reunião para o dia 27 de Outubro de 2006, não sendo
esta possível devido há inexistência de contacto entre os restantes colegas do país,
apenas a Universidade do Porto e o ISEC estiveram representadas.
Após várias tentativas de contacto conseguimos estabelecer um bom veículo de
comunicação através de e-mail tendo então agendado uma nova reunião para 15 de

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Fevereiro de 2007. Por esta altura já a estrutura do encontro estava delineada e assim
a ordem de trabalhos foi a seguinte:
 Ponto de Situação do Encontro
 Formas de colaboração dos núcleos/associações
 Debate sobre a criação de uma estrutura nacional
Nesta reunião estiveram representadas as Universidades: Universidade de
Aveiro, Universidade Nova de Lisboa, o Instituto Superior Técnico, a Universidade do
Minho, a Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro e o ISEC.

ii) Conclusões das Reuniões

Da reunião em que efectivamente já participaram mais estruturas, sobre os três


pontos acima descritos, conclui-se o seguinte:

 Ponto de Situação do Encontro


A explicação de toda a preparação do encontro e ponto de situação
actual às estruturas, fez com que o evento começasse a ser mais credível junto
destes, fazendo com estes se motivassem e levassem a cargo uma colaboração
contínua até à data do evento, da mesma forma que daqui também conseguimos
reunir mais contactos de outras estruturas ainda não contactadas, e também
estas colaboraram na sua grande maioria após um posterior contacto.

 Formas de colaboração dos núcleos/associações


Daqui verificou-se resumidamente duas formas de colaboração, tendo em
conta também a colaboração que é inerente ao facto de o evento existir, que é a
sua divulgação junto dos participantes:
- Colaboração na aproximação e angariação de contactos/patrocínios
empresariais e oradores já formalizados por estes
- Colaboração nas inscrições dos participantes.

 Debate sobre a criação da estrutura nacional


Este debate foi mais no intuito de motivar e incentivar as estruturas a
pensar na elaboração de uma Associação/Federação Nacional, pensando
também na facilidade e sustentabilidade dos próximos encontros nacionais.
Assim apenas se marcou uma conversa formal entre todos os núcleos durante
o encontro em Abril para acertar a ordem de trabalhos e etapas a seguir para
o desenvolvimento deste processo.

c) Divulgação do evento

A divulgação do evento não depende só da forma de actuar, mas também da forte


imagem que pode ser transmitida através do grafismo do encontro, de tal modo que desde
muito cedo foi feito um esforço no sentido de criar uma imagem que prevalecesse para futuros
eventos, tal como para atrair os participantes para este.

i) Web site
Este foi o primeiro método de divulgação, com o objectivo de
disponibilizar informações sobre o encontro, consoante a evolução deste.

ii) Comunicação Social


Marcamos uma conferência de imprensa para cerca de 30 órgãos de
comunicação dos quais Jornais, rádios, canais de televisão e portais de

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notícias, para o lançamento de um press release sobre o evento, cujo
objectivo era dar a promover o encontro junto da sociedade e expor os nossos
objectivos. Dos órgãos mencionados atrás apenas 3 apareceram, pelo que na
mesma semana fomos convidados a dar entrevistas para rádios nas
instalações destes e também por telefonemas.

a) Gabinete de Comunicação e Identidade da Universidade de


Coimbra

Após a conferência de impressa tivemos conhecimento deste


Gabinete, pelo que recorremos à sua colaboração no sentido de emitir o
comunicado de imprensa sobre este evento de modo através da
Universidade de Coimbra. Sendo que esta tem um enorme peso nos
órgãos de comunicação social, este método foi uma mais valia no que
toca à consistência da divulgação do evento.

iii) Colaboração dos Núcleos e Associações de Estudantes


Desde muito cedo, sabíamos que o número de participantes era um
factor fundamental para o sucesso deste evento e por consequência, a
colaboração dos núcleos e associações era vital para efectuar a ponte com
todos os estudantes de modo a que estes tivessem acesso a toda informação.

d) Logística

Aquando da primeira reunião com o Departamento de Engenharia Electrotécnica a


respeito da intenção de realizar o encontro nacional, foi nos dito que embora o apoio financeiro
fosse impossível toda a logística necessária que estivesse ao alcance do departamento seria
disponibilizada. Sendo assim o departamento de engenharia electrotécnica e de computadores
disponibilizou:

o Gabinete de Trabalho
o Despesas de telefone e correio
o Consumíveis
o Um computador
o Uma impressora
o Alojamento do sítio Web assim como caixas de correio electrónico
o Espaço para o salão de exposição
o Armazém de material

Para os espaços de actuação do encontro no que toca à realização das palestras e


workshops, optou-se por auditórios da Universidade:

o Auditórios do Dep. de Engenharia Electrotécnica e de Computadores


o Auditório da Unidade Pedagógica Central
o Auditório da Reitoria

Em todos os casos o pedido de utilização foi aceite sem quaisquer encargos.


Para o alojamento, os espaços considerados foram o parque de campismo, pavilhões
desportivos e hotéis. Analisando a relação custo/localização/qualidade, a melhor opção foi o
Parque de Campismo.

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Para as inscrições, o método adoptado foi através de uma base de dados facilitando a
confirmação após pagamento quer pelos Núcleos ou Associações de Estudantes, quer através
de Multibanco.

e) Orçamento
i) Previsão Inicial

Não tendo qualquer referência de encontros anteriores a previsão inicial dos


custos totais para trezentos participantes, trinta colaboradores e quarenta
palestrantes era de cerca de quarenta mil euros (40.000€). O que inflacionava muito
este preço eram as actividades radicais cujo aluguer de equipamento rondava os dez
mil euros (10.000€). Outra causa para o elevado montante era o preço do alojamento
quer para participantes, quer para palestrantes que nesta altura ficariam
respectivamente num pavilhão e em hotéis. Por fim cada despesa foi inflacionada
devido ao receio por parte da comissão que houvesse alguma despesa que não
estivesse contemplada no orçamento.
ii) Previsão Real

O segundo orçamento foi feito já com a certeza da utilização do parque de


campismo e o apoio por parte da Região de Turismo do Centro para o albergue dos
palestrantes. Neste orçamento foi também excluída a possibilidade de alugar tanto
material para as actividades radicais. Esta segunda previsão apontou para um total de
despesas de vinte mil euros (20.000€). Os preços dos bilhetes foram calculados
segundo este novo orçamento ficando por trinta e cinco euros (35€) o bilhete geral
sem alojamento, quarenta e cinco euros (45€) o bilhete com alojamento, dezassete
euros (17€) preço para um dia apenas e vinte e nove euros (29€) para dois dias.

f) Patrocínios e Apoios
i) Abordagem Inicial

O contacto com as empresas foi feito primordialmente através de e-mail, no


qual constava uma carta de apresentação e uma estimativa dos custos da actividade.
Esta abordagem revelou-se extremamente ineficiente, tendo sido necessário pedir
ajuda a professores com contactos mais directos de empresas.
Desta maneira foram-nos concedidas algumas reuniões com empresas
interessadas onde foi explicado todo o evento e onde tivemos a oportunidade de
mostrar a nossa ambição.

ii) Patrocinadores
 EFAPEL
 REN
 QIMONDA
 ANACOM
 SCHNEIDER ELECTRIC
 CRITICAL SOFTWARE

iii) Apoios

 ISR
 QUEIMA DAS FITAS
 DELTA CAFES
 IEEE
 RED BULL

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 ELEKTOR
 LIDEL
 UNIVERSIDADE DE COIMBRA
 ORDEM DOS ENGENHEIROS
 DG/AAC 2007
 SASUC
 ON SPOT

g) Recursos Humanos

i) Coordenadores
a. Bruno Pinto e João Morais – Contacto com instituições e orçamento
detalhado;
b. Francisco Nora e Luís Duarte – Alimentação;
c. Pedro Tainha e Heitor Marques – Palestras e actividades nocturnas.
Com o aproximar do Encontro, tornou-se necessário a atribuição de áreas distintas
para cada membro da organização, sendo elas:
 Alimentação e Coffee Break’s – Luís Duarte;
 Alojamento e Tarde Desportiva – Bruno Pinto;
 Credenciação e Showroom – João Morais;
 Logística Geral – Heitor Marques;
 Palestras – Pedro Tainha;
 Transportes – Francisco Nora;

ii) Colaboradores
Todo o design do encontro foi elaborado por Edgar Almeida, criação do
logótipo, cartazes, desdobráveis e credenciais.
A base de dados foi criada por Gonçalo Rato e José Lopes como projecto da
cadeira “Base de Dados”.
Os mapas disponibilizados no site foram cedidos por Nuno Tavares.
Durante a preparação do encontro não foi necessária a colaboração de mais
nenhum elemento, à excepção do fim-de-semana antes do evento e no decorrer deste,
um total de 30 colaboradores.

4. O Evento :

a) Salão de Exposição
A criação de um salão de exposição foi fundamental, não só para que as empresas
patrocinadoras tivessem a oportunidade de mostrar e dar a conhecer os produtos como
para que os participantes e outros visitantes tivessem a oportunidade de conhecer os
produtos que futuramente utilizarão. No entanto, a adesão por parte das empresas foi
muito baixa empobrecendo a área de exposição tendo sido necessário colmatar esse facto
com a inclusão de projectos de alunos de Coimbra dando assim outra dinâmica ao espaço
de exposição.

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b) Alojamento

Na fase de planeamento do evento surgiram várias opções para o alojamento,


analisando os prós e contras e os orçamentos para cada uma das seguintes hipóteses:

Hotel: subia muito o preço da inscrição (mesmo com um acordo prévio com a
entidade), não existe um hotel com vagas suficientes para alojar para cima de 100
pessoas em Coimbra (necessário mais que uma instalação hoteleira), longe do local do
evento e por consequência aumento dos custos de transporte;
Pousada da Juventude: boa relação preço/conforto, mas a lotação máxima de camas a
rondar 30;
As residências Universitárias: hipótese viável ao nível de infra-estruturas e de custo,
mas muito dependente do número de pessoas e de camas disponíveis;
Pavilhão Multiusos: hipótese bastante viável ao nível de infra-estruturas, dispendiosa
para baixo número de alojadas, longe do local do evento (aumento nos custos de
transportes);

Parque de Campismo: Localização próxima do evento, boa relação preço/ nº de


pessoas (preço à cabeça), boas condições de infra-estruturas (parque com 4 estrelas),
menor custo nos transportes, com soluções de recurso para mau tempo.

Nº de Alojados: 32

Descrição: O material de campismo era trazido pelos participantes, a zona de tendas foi
delimitada e reservada com uma área de cerca 250 m2 com balneários exclusivos e uma
sala preparada para guardar bens pessoais, os participantes tinham ainda o direito à
utilização de estruturas do parque (electricidade, piscina, minigolfe, campo de futebol,
campo de beach voley). Apesar de no primeiro dia do evento ter existido períodos de
aguaceiros, os participantes escolheram todos não utilizar a solução de recurso.
No local de alojamento estava escalonado sempre um colaborador.

Solução de Recurso: Existindo a possibilidade de nos dias do encontro as condições


atmosféricas não serem as melhores para acampar, foram equacionadas duas soluções de
recurso:

Sala no edifício central do parque de campismo com cerca de 30 m 2, especialmente


preparada, com balneários integrados, e sistema de climatização ambiente;
Como solução de recurso para um maior número de participantes, existia a utilização
do ginásio do campismo, com balneários integrados. Esta solução levaria a organização
a pagar um custo extra para o alojamento que não era reflectido nos participantes,
este valor foi orçado na mesma caso fosse necessário.

c) Transportes
Visto ter sido previsto um evento com a presença de 300 pessoas, foi organizado um
esquema que permitisse o transportes do local de alojamento (Parque de Campismo) para
o local do evento (Pólo II) e o local das actividades nocturnas (Alta de Coimbra), bem como
o regresso nocturno para o local de alojamento, sendo estes transportes realizados com o
Autocarro da AAC, requisitado através do Núcleo de Estudantes de Engenharia
Electrotécnica e de Computadores (NEEEC). Os palestrantes também tinham transportes
do local de evento para o restaurante (Aviz) e o seu regresso, sendo este efectuado com
um veículo de 9 lugares disponibilizado também pela AAC.

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d) Alimentação
Esta foi dividida em 3 secções: refeições para participante, refeições para
palestrantes e coffee break. As refeições para participante ficaram ao encargo dos SASUC
(Serviços de Acção Social da Universidade de Coimbra, em que foram servidas refeições
sociais (pequeno-almoço, almoço e jantar), o acesso a essas refeições feito através do
visionamento do cartão do evento. As refeições para palestrantes, que neste caso só foram
almoços, foram no restaurante Aviz, cuja coordenação foi da responsabilidade do Pedro
Tainha. Os coffee break foram da responsabilidade da organização, pelo membro Luís
Duarte, na parte da tarde, localizados na sala de convívio da Unidade Pedagógica Central.
De referir que na quarta-feira, dia 4 de Abril, foi feito um jantar convívio, com porco no
espeto, sendo este encomendado a uma empresa de Miranda do Corvo.

e) Imprensa
Os meios de comunicação social, através do Gabinete de Comunicação e Identidade
foram convidados a assistir e a estarem presentes na sessão de abertura.
Durante todo o encontro foram solicitadas entrevistas por parte de meios de
comunicação social, houve um enorme interesse dos meios de comunicação locais e alguns
nacionais. Estando a organização a fazer a recolha de todas as notícias relacionadas com o
evento.

f) Palestras
As palestras decorreram normalmente e sem grandes obstáculos, quer pela logística
envolvida nos anfiteatros, desde papéis de divulgação, material informático para oradores
apresentarem as suas apresentações, centros de mesa, banners com patrocinadores, águas
para os oradores, som entre outros aspectos, quer pela comodidade dos oradores. Neste
último aspecto tivemos em conta apenas uma pessoa, Pedro tainha, para receber todos os
oradores de modo a que se centralizasse todos assuntos inerentes a esta área, tal como a
distribuição das lembranças, gentilmente cedidas pela Câmara Municipal de Coimbra.

g) Actividades Lúdicas e Sociais

i) Tarde Desportiva

Local: Parque de Campismo


Actividades Disponíveis: Slide, Rappel, Minigolfe, Escalada, Tiro com arco, Paintball ao
alvo, Beach Voley, Futebol., workshop de artes marciais e matraquilhos.
Duração: 14h às 20h , dia 4 de Abril
Prémios:
i. 1º Prémio: Mochila de Campismo “Berg”+Livro “Circuitos Eléctricos” de
Vítor Cancela Meireles (oferta Lidel Editora)+devolução do preço de
inscrição (oferta Efapel).
ii. 2ª Prémio: Bola de Futebol “Nike”+ Livro “Circuitos Eléctricos”de Vítor
Cancela Meireles (oferta Lidel Editora).
iii. 3º Prémio: Bola de Râguebi+ Livro “Circuitos Eléctricos” de Vítor
Cancela Meireles (oferta Lidel Editora).
Logística:
-Empresa “Evasões” responsável pelas actividades.
-10 Colaboradores a auxiliar nas actividades.

Descrição: Todos os inscritos no encontro tinham direito a participar na tarde


desportiva, os prémios foram atribuídos a nível individual avaliando a participação e
desempenho dos participantes nas actividades. Utilizado um sistema multi challenger
de run and ride.

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ii) Convívios Nocturnos
Integrado no espírito de união nacional do próprio evento, a organização
estudou também a melhor forma de ter animação não inviabilizando a participação
nas palestras.

 Primeira Noite:
Local: Bar da Associação Académica de Coimbra
Descrição: Preço especial das bebidas para participantes, noite de Karaoke a
cargo do Bar da Associação Académica de Coimbra.
 Segunda Noite
Local: Tapas Bar
Descrição: Entrada privilegiada aos participantes, animação e organização a
cargo da empresa de eventos Globalidades.
 Terceira noite:
Local: Parque de Campismo
Descrição: Entrada privilegiada aos participantes, animação e organização a
cargo da empresa de eventos Globalidades.

Nota: A segunda e terceira noite foi concessionada à empresa de eventos “Globalidades”.

5. Análise de Resultados:
a) Estatísticas
160 Participantes.
47 Oradores

b) Balanço Financeiro
Ainda em fase de finalização. Mas de salientar que as receitas cobrem as despesas.

c) Feedback

i. Oradores
Considerado por alguns, o melhor evento realizado em Portugal neste âmbito,
no que toca à congregação de conteúdos quer eles implicitamente científicos da nossa
área, quer transversais.

ii. Participantes
Os participantes quase por unanimidade descreveram o encontro como um
excelente evento enaltecendo a organização. Os aspectos considerados foram o
programa interessante, um grande role de actividades dentro do evento e o excelente
espírito de grupo. Das palavras dos mesmos ficou a ideia que para o número de
actividades do evento e devido ao cansaço o mesmo poderia ter sido encurtado num
dia.

iii. Empresas
As empresas participantes no evento demonstraram a sua satisfação, aqui fica um
texto para o elucidar.

“Agradeço desta forma a excelente organização e profissionalismo demonstrado no


evento do passado dia 3 de Abril.

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Estão de parabéns todos aqueles que estiveram envolvidos nesse trabalho,
proporcionando à Schneider Electric a hipótese de apresentar junto de vós algumas
soluções técnicas e experiências práticas com que lidamos no nosso dia-a-dia.

Da nossa parte ficámos com a sensação de ter contribuído um pouco para algum
conhecimento e esclarecimento de tecnologias tão actuais como aquelas de que vos
falámos.

Por favor, divulgar este e-mail aos demais organizadores do evento.

Cumprimentos,”

Luís Sykes
T.A.C
Schneider-Electric Portugal

6. Auto-Critica
a) Análise

Planeamento:

Pontos fortes:
 Bom trabalho de equipa
 Excelente empenho e determinação
 Trabalho iniciado com muita antecedência, excelente janela temporal
 Boa polivalência dos membros da organização

Pontos menos fortes:


 Tabela de tarefas estipulada no início da organização não completamente
conseguida nas datas agendadas
 Enorme esforço na área de obtenção de patrocínios levou ao atraso em
muitas tarefas
 Desorientação em certas fases do evento
 Falta de estruturas a nível nacional de comunicação entre estudantes

Patrocínios:

Pontos fortes:
 Balanço financeiro do evento conseguido
 Excelente comunicação com patrocinadores
 Satisfação dos patrocinadores no resultado final

Pontos menos fortes:


 Número reduzido de empresas
 Falta de interesse de algumas empresas resultante do facto de ser um evento
novo
 Não apoio financeiro da Universidade de Coimbra
 Dificuldade em ter reuniões com a maioria das empresas, localização longe de
Coimbra

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Divulgação:

Pontos fortes:
 Boa divulgação em meios de comunicação locais
 Apoio da Universidade de Coimbra na divulgação

Pontos menos fortes:


 Pouca divulgação em meios de comunicação nacionais
 Pouca divulgação antes do evento em meios de comunicação de grandes
audiências

Palestras:

Pontos fortes:
 Oradores de âmbito nacional
 Empresas e Universidades integradas nas palestras
 Programa apelativo e abrangente nos ramos da engenharia electrotécnica

Pontos menos fortes:


 Palestras e palestrantes a ultrapassarem em muito tempo de exposição
programado mesmo já com uma janela de atrasos considerada
 A não colocação inicialmente duma tela visível para o orador na direcção da
plateia

Alimentação:

Pontos fortes:
 Estruturação a funcionar sempre nos horários estipulados
 Excelente apoio dos S.A.S.U.C.

Pontos menos fortes:


 Excessivos meios disponíveis para os participantes em algumas refeições,
levou a desperdícios e trabalho não utilizado

Alojamento:

Pontos fortes:
 Boas instalações
 Localização
 Preço

Pontos menos fortes:


 Dependente das condições climatéricas
 Pouco apelativo para quem não conhece à partida as instalações

Transportes:

Pontos fortes:
 Excelente apoio da DG/AAC

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 Estruturação dos transportes, de forma a permitir que os participantes não
usem veículo próprio
Pontos menos fortes:
 O horário feito inicialmente foi baseado no programa estabelecido
inicialmente, tendo sido alterado
 Os participantes preferiram usar o veículo próprio, tendo sido dispensado a
utilização do autocarro, pois não era viável um autocarro de 32 lugares
transportar 5-6 pessoas

Salão Exposição e Credenciação:

Pontos fortes:
 credenciais impressas e organizadas previamente levou a um eficiente e
rápido desempenho
 salão de exposição ficou devidamente montado e distribuído antes do evento

Pontos menos fortes:


 estrutura de credenciação em dois locais no primeiro dia demasiado confusa
e desnecessária
 reduzido número de empresas em exposição
 excessivo número de colaboradores a partir do segundo dia

b) Considerações para próximos eventos

 Elementos da comissão organizadora com experiência, ritmo de trabalho em equipa e


polivalência;
 Estrutura de 6 a 8 elementos para comissão organizadora, com possibilidade de
colaboradores para tarefas especificas;
 Definição dos cargos Presidente, Tesoureiro e Secretário é aconselhável para estruturar o
trabalho;
 Definir áreas de trabalho, e utilizar os Planos de Acção e Recursos para agendar entrega de
tarefas;
 Definir desde início: tabela temporal até encontro, estrutura base do encontro;
 Contactar numa fase inicial, professores chave para moderadores e para possíveis
contactos ao nível de empresas;
 Fazer uma análise de recursos financeiros e humanos necessários no evento;
 Conseguir apoio iniciais da Universidade anfitriã;
 Reforçar a comunicação entre núcleos e associações nacionais, para um método de
trabalho alargado;
 A obtenção de patrocínios é algo demorado e trabalhoso, torna-se importante ser uma das
primeiras metas a atingir;
 Fazer carta de apresentação sucinta com ideias chave e pontos fortes do evento que
resuma o porquê duma empresa participar neste evento. O contacto telefónico ou mesmo
presencial é fundamental;
 Fazer um programa interessante e actual não demasiadamente técnico, em que se reflicta
as ramificações do curso;
 Fazer um documento de cada área daquilo que pode correr mal e analisar soluções de
recursos para esses problemas (documento vivo em constante actualização);
 Salão de Exposição de empresas deve ser considerado fundamental para haver uma maior
ligação com o mundo empresarial;
 O evento deve ter a duração 3 dias, e nos próximos dois encontros localizar-se junto de
nichos empresariais.

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7. Agradecimentos
 Aos colaboradores, pelo apoio e dedicação;
 Agradecimento a todos os nossos Patrocinadores e Apoiantes;
 AAC, pelo apoio logístico para os transportes do encontro;
 Agradecimento especial ao Professor João Barreto e Humberto Jorge pelo apoio e
ajuda inicial;
 Ao Departamento de Engenharia Electrotécnica e de Computadores pelo apoio desde
o início e aos seus Professores e funcionários;
 Ao Gabinete de Comunicação e Identidade da Universidade de Coimbra;
 SASUC, pelo apoio na alimentação;
 Ao NEEEC/AAC e a todos os núcleos e associações nacionais pela ajuda e apoio
prestado;

E a todos em geral que contribuíram para o sucesso deste evento, a vós um muito
obrigado.

8. Conclusões
O primeiro passo é sempre o mais difícil e apesar da alguma experiência pessoal em eventos, nunca
desafios desta ordem nos tinham sido propostos, MAS AGORA DIZEMOS, foram abertos novos caminhos
numa perspectiva nacional para os estudantes de Engenharia Electrotécnica. Daí esperarmos que este
nosso pequeno contributo possa servir de exemplo para os próximos encontros nacionais ou eventos
deste âmbito, sempre dando mais credibilidade e sustentabilidade a um evento que não se quer que
pare.

As nossas conclusões do primeiro Encontro Nacional de Estudantes de Engenharia Electrotécnica


podem ser facilmente descritas por duas perspectivas, a primeira centrada numa análise organizacional
e a segunda numa abordagem de impacto social do evento.

Numa abordagem organizacional, o evento revelou-se muito benéfico para nós, Comissão
Organizadora, pois adquirimos uma experiência pessoal que achamos de extrema importância para a
nossa formação, quer na interacção com as pessoas, quer no trabalho em equipa, como por exemplo na
correcta distinção\distribuição de tarefas entre cada um de nós, salientamos também a evolução na
capacidade de tomada de decisões no momento solucionando situações inesperadas. Esta é a dinâmica
e responsabilidade que esperemos nos torne melhores pessoas e melhores engenheiros, no nosso
futuro pessoal e profissional.
Lançamos aqui a seguinte mensagem para os próximos organizadores desta aventura: é e será uma
tarefa difícil, pois a quantidade de processos que um evento desta envergadura necessita não é apenas
completo por uma pessoa, ou mesmo por um grupo de pessoas por melhores que elas sejam, a solução
pensamos estar, em um trabalho em comunidade, balizado e liderado por uma equipa organizadora.
Após esta mensagem, reiteramos que todo o nosso trabalho foi passado a todos os núcleos estudantis
do País de forma a criar uma plataforma base de trabalho que inspire a continuação.

Numa perspectiva social, sendo este o primeiro a nível nacional verificámos, uma maior
aproximação, entre os estudantes de várias instituições de ensino, entre estudantes e os

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oradores/professores, e em geral entre o ensino e o tecido empresarial. As empresas mostraram-se
motivadas para colaborar nos próximos eventos, o que evidencia a credibilidade já adquirida neste
primeiro evento. O mesmo se pode dizer com os oradores, que também ficaram entusiasmados com a
importância do evento, demonstrando também uma receptividade neste tipo de colaboração.
Realçamos também a sinergia e discussão de ideias entre participantes, condição que surge
naturalmente na condição humana vivida EM COMUNIDADE, e este foi um dos propósitos principais
deste evento. Por tudo isto, leva-nos a dizer que ficou presente na consciência de todos que este
contacto a larga escala jamais poderá deixar de existir, este sentimento leva-nos a criar um Fórum
Nacional de Estudantes de Engenharia Electrotécnica na melhor plataforma de comunicação existente –
a Internet.

Em súmula, reunindo todos os factores positivos e negativos da organização deste evento, não
podemos deixar de mencionar que foi um sucesso, quer para nós, organizadores e colaboradores, quer
para a esmagadora maioria dos participantes empresas, estudantes, oradores e professores que nos
deram os parabéns.

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9. Notas da Comissão

Bruno Jorge Martins Pinto

Fazendo uma retrospectiva desta excelente experiência que abraçámos, leva-me a dizer que são estes momentos
únicos de satisfação após um sonho realizado, que nos preenchem.
Gostava de enaltecer todo o grupo de pessoas que se juntou e acreditou neste evento, desde professores a colaboradores, a eles
um especial obrigado.
Como nota gostava de salientar que se concretizou um evento que há muito a engenharia electrotécnica estava à espera e espero
que as continuações sejam ainda melhores. Que exista sempre um espaço aberto para a troca de conhecimentos em âmbito
nacional, onde empresas e estudantes universitários interajam.

Com enorme alegria que em conclusão digo “Valeu a pena esta aventura e todo o trabalho nela depositada”.
Colegas conseguimos.

Bruno Pinto

Francisco Maria dos Santos Reis Sampaio e Nora

Após um ano a organizar o encontro nacional de estudantes, é com prazer que me sinto orgulhoso com o resultado final.
O espírito de grupo criado inicialmente pela organização, acrescentado depois pelo núcleos e associações a nível nacional e pelos
participantes, é possível concluir que esta actividade era importante. Neste momento temos um meio de comunicação entre estas
entidades, realçando que no início era muito pouco ou mesmo nulo.
O primeiro passo foi dado por nós, agora é importante que o IºENE3 continue, é importante manter esta ligação entre os
estudantes de engenharia electrotécnica do país.
Nós, os organizadores e colaboradores, superamo-nos a nós próprios, nos momentos menos bons nunca virámos a cara à
luta.
Sabemos que o evento teve falhas, as quais foram logo admitidas. Era perfeitamente normal que acontecessem, no
entanto essas poderão ser resolvidas no futuro.
Da minha parte, apenas tenho de agradecer aos meus colegas que trabalharam comigo na organização, a todos os
colaboradores que trabalharam no evento, e aos professores e aos palestrantes que se disponibilizaram a participar no evento,
proporcionando grandes discussões.

Francisco Nora

Heitor José Valadinha Marques

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Luís Miguel Mendes Duarte

Pedro Miguel Correia Tainha

Não posso deixar de manifestar a minha satisfação, perante o resultado deste encontro, sabendo agora que à partida este
terá a sua longevidade nacional, que fora demonstrado pelo interesse dos nossos colegas participantes. Faz-me de algum modo
sentir-me como um dos pais de uma criança, o ENE3, que nos vai abandonar de casa pela primeira vez, mas em virtude dos
benefícios para esta e para todos, e consequentemente, também me faz sentir que o esforço durante esta época, não foi em vão.
Não posso deixar de agradecer, a todos os oradores e empresas que possibilitaram entre os demais para que este evento
fosse de uma qualidade inesperada, que levará à sua credibilidade posteriormente e consequentemente a sua continuação.
Também aqui quero deixar um especial apreço para os meus companheiros de trabalho, que dignificaram também a
elevada performance de realização deste evento. Aprendemos muito, ajudamo-nos e completamos um trabalho de equipa que
requer por muitas vezes uma aprendizagem contínua.

Saudações Académicas!

João Guilherme Valente Machado Alves Morais

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ANEXO

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