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Campus Huatulco
Servicios complementarios
Fiesta de Graduación
PROFESOR: JORGE RAMIREZ LUNA
ESTUDIANTES:
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Contenido
Empresa “Eventos costa”...................................................................................................................4
Misión............................................................................................................................................4
Visión.............................................................................................................................................5
Valores...........................................................................................................................................5
Nuestros clientes...........................................................................................................................5
Capacidad......................................................................................................................................6
Organigrama..................................................................................................................................6
Matriz de responsabilidades.........................................................................................................7
Caracterización del evento................................................................................................................8
Evento “Fiesta de graduación”......................................................................................................8
Fecha del evento............................................................................................................................8
Lugar en el que se llevará a cabo...................................................................................................8
Orden del evento...........................................................................................................................8
Público objetivo.............................................................................................................................8
Temática del evento “Fiesta de graduación”.................................................................................9
Bajo el mar.................................................................................................................................9
Montaje tipo banquete.................................................................................................................9
Montaje de mesa...........................................................................................................................9
Invitación.....................................................................................................................................11
Cronograma.....................................................................................................................................12
Logística del evento.........................................................................................................................13
Minuto a minuto..........................................................................................................................13
Check list del día del evento........................................................................................................14
Costos..............................................................................................................................................15
Recursos.......................................................................................................................................15
Estimación de costo y determinación del precio de venta..........................................................17
FODA................................................................................................................................................19
Estrategias de comercialización.......................................................................................................20
Lista de proveedores (Bahías de Huatulco).....................................................................................21
Referencias......................................................................................................................................23
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Justificación
Hoy en día existe una gran demanda en la realización de eventos sociales ya sean
bodas, quince años, baby showers, bautizos, cumpleaños, ceremonias de
graduación, etc. estos eventos ofrecen la posibilidad de compartir con distintas
personas momentos especiales y estos deben ser únicos e irrepetibles para cada
tipo de cliente que lo solicite.
Misión
Llevar a cabo eventos sociales de calidad, contando con los mejores
productos y servicios complementarios necesarios, adoptando nuestros
recursos disponibles a los gustos y necesidades del cliente para que el
evento resulte como él lo desea.
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Visión
Posicionarse como la mejor y más competitiva empresa de realización de
eventos sociales en Bahías de Huatulco, con la cual nuestros clientes
tengan la certeza de que sus eventos serán los mejores en nuestras manos.
Valores
Resolución: Dar respuesta a todas las necesidades de nuestros clientes de
manera rápida y efectiva.
Innovación: Anticiparnos al cambio y estar al día de las tendencias de
nuestro sector para implementarlas en los servicios que ofrecemos
Superación: Mejorar día a día en el desarrollo de nuestro trabajo y nuestros
servicios.
Confianza: Establecer relaciones de confianza con nuestros clientes
basadas en un servicio comprometido y transparente, siempre cumpliremos
con los compromisos que acordamos.
Puntualidad: Garantizar a nuestros clientes que recibirán un servicio puntual
y de calidad.
Respeto: Siempre tratar con propiedad a nuestros clientes y compañeros
cumpliendo los acuerdos.
Lealtad: Ser fieles con nuestro trabajo, compañeros, proveedores y clientes.
Trabajo en equipo: Conformar un grupo de trabajo con un objetivo en
común.
Nuestros clientes
El mercado que comúnmente contrata nuestros servicios de realización de
eventos, son tanto nacionales como extranjeros que llegan al destino de
Bahías de Huatulco, Oaxaca, a pasar unas bonitos vacaciones, y debido a
su singla belleza del destino, les parece el lugar perfecto para sus eventos.
Capacidad
Para la realización de los eventos, la empresa contempla una capacidad
máxima para atender a 800 personas.
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Organigrama
Coordinación General
Danya Lavariega
Matriz de responsabilidades
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Caracterización del evento
Evento “Fiesta de graduación”
Este evento consiste en la organización de una ceremonia de graduación para
egresados de la Licenciatura en Administración Turística de la Universidad del Mar
Campus Huatulco la cual está planeada para atender a 600 pax.
Público objetivo
El mercado objetivo del evento “Fiesta de graduación” estará dirigido a los
estudiantes de preparatoria y universidad del estado de Oaxaca que han
culminado exitosamente con sus estudios, los cuales desean tener una
experiencia inolvidable en el día de su graduación. Los clientes tendrán un servicio
de calidad y confiable, teniendo diversas alternativas para su evento conforme al
presupuesto que manejen, brindándoles sugerencias de eventos anteriores, así
como de una atención personalizada y una rapidez en las solicitudes requeridas.
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Bachilleres del Estado de Oaxaca (COBAO) y Centros de Estudios Tecnológico del
Mar (CETMAR). También, se cuenta con estudiantes de nivel superior como la
Universidad el Mar (UMAR), Universidad del Golfo de México (UGM) y la Red de
Escuelas Universitarias del Sureste (REU). El evento “Fiesta de graduación”
estará enfocado a los universitarios de la UMAR que han finalizado su carrera
profesional.
Temática del evento “Fiesta de graduación”
Bajo el mar
Esta temática estará ambientada en el fondo marino. Las tonalidades azules serán
predominantes en la fiesta de graduación. Animales como peces, caracoles,
delfines, tortugas, cangrejos, medusas, entre otros, formarán parte de la
decoración en el lugar. Cabe destacar que la temática se eligió porque la empresa
se encuentra ubicada en Bahías de Huatulco en la costa oaxaqueña, y por su
aproximación al mar se pretende realzar la belleza del ecosistema marino.
Montaje de mesa
Todas las mesas estarán cubiertas con un mantel vino y un sobre mantel
blanco
Las sillas estarán con cubiertas color blanco y un listón color vino con moño
en la parte de atrás.
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Montaje de mesa por alumno
Grupo musical
Pista de baile
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Invitación
12
Cronograma
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Logística del evento
Minuto a minuto
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Hora Descripción Participantes Requerimientos
Hacer la revisión
Recepción de instalaciones del salón de Danya
1 12:00 am general de los servicios
Hotel Brisas Lavariega
del salón
Verificar que en el salón todo funcione
correctamente (servicio de agua, luces,
Danya
2 11:30 a. m. ventiladores o aire acondicionado) y que las Revisión general
Lavariega
instalaciones estén limpias (sanitarios,
pasillos, escalones)
Recepción del grupo, Dj, audio e Yuridia Verificar que cumplan
3 03:00 p. m.
iluminación Hernández con lo contratado
Ubicar al grupo su espacio e intervenciones Yuridia Ubicar respecto al
4 03:30 p. m.
durante el evento Hernández croquis
Ubicar al Dj su espacio e intervenciones Yuridia Ubicar respecto al
5 03:30 p. m.
durante el evento Hernández croquis
Recepción de los licores plaqué y cristalería
Verificar que cumplan
6 04:00 p. m. para el banquete y los cocteles de Yesica López
con lo contratado
bienvenida
Recepción de captan de meseros, meseros Brenda Ubicar respecto al
7 04:00 p. m.
y chef González croquis
Verificar que el banquete se presente de Brenda Verificar que cumplan
8 04:30 p. m.
acuerdo a lo establecido González con lo contratado
Asignar y distribuir las el número de mesa Distribuir de acuerdo al
9 04:30 p. m. Yesica López
por cada mesero croquis
Indicar al chef y meseros la hora en que se Brenda
10 05:00 p. m. Basarse en el programa
sirve la cena González
Recepción de arreglos florales y centros de Verificar que cumplan
11 01:00 p. m. Anahí López
mesa con lo contratado
Verificar que cumplan
12 01:30 p. m. Verificar la temática de evento Anahí López
con lo contratado
Checar que se cumpla la decoración de las Verificar que cumplan
13 02:00 p. m. Anahí López
mesas, el interior del salón y la recepción con lo contratado
Indicar lo tiempos de intervención del
14 05:00 p. m. Milca López Basarse en el programa
fotógrafo
Entregarle el programa del evento al Especificarle los
15 05:00 p. m. maestro de ceremonia y dar ultimas Yesica López tiempos e
indicaciones intervenciones
Coordinar al personal de Staff para verificar
que todo esté listo y en óptimo Verificar que todo esté
16 05:30 p. m. Milca López
funcionamiento (pruebas, montaje del en orden
salón, decoración)
Coordinar al personal de staff para en el Verificar que no falte
17 02:00 a. m. Milca López
desmontaje de las mesas y sillas nada
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Costos
Para planificar y ejecutar la organización de un evento de forma efectiva es
necesario disponer de recursos suficientes tanto financieros, humanos, técnicos y
materiales. Ya que sin ellos no sería posible llevar a cabo un evento. El principal
propósito de los recursos financieros es la estimación de los ingresos y egresos
que tendría nuestra empresa por cada evento, además que auxilia para determinar
la cantidad de capital de trabajo necesario para las diversas actividades que se
tienen que realizar como cotizaciones sobre la música, los arreglos, el mobiliario.
Recursos
Recurso Humano Numero Precio unitario Precio total
Meseros 30 400.00 12,000.00
Staff 10 400.00 4,000.00
Coordinadores 5 800.00 4,000.00
Total 45 $20,000.00
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Recursos técnicos Costo de servicio
(por evento)
Grupo musical $ 20, 000.00
DJ $ 12, 000.00
Especialista en audio $ 8, 000.00
Fotógrafo $ 10, 000.00
Especialista en iluminación $ 8, 000.00
Chef y comida $ 60, 000.00
Decorador de eventos $ 10, 000.00
Maestro de ceremonia $ 2, 500.00
Total $ 145,500.00
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Coordinadores 5 $ 800.00 $ 4,000.00 $ 6.67
Pago de la renta de las
1 $ 15,000.00 $ 15,000.00 $ 25.00
instalaciones
Especialista en
1 $ 8,000.00 $ 8,000.00 $ 13.33
iluminación
Chef y comida 600 $ 100.00 $ 60,000.00 $ 100.00
Maestro de ceremonia 1 $ 2,500.00 $ 2,500.00 $ 4.17
Sillas 600 $ 25.00 $ 15,000.00 $ 25.00
Mesas 60 $ 50.00 $ 3,000.00 $ 5.00
Vajilla y cubiertos 600 $ 15.00 $ 9,000.00 $ 15.00
Mantelería 60 $ 30.00 $ 1,800.00 $ 3.00
Forro para sillas 600 $ 15.00 $ 9,000.00 $ 15.00
Adornos (floreros) 600 $ 30.00 $ 18,000.00 $ 30.00
Cristalería 600 $ 5.00 $ 3,000.00 $ 5.00
Total $ 273.83
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Con este evento obtendríamos una ganancia de $94,991.40. Sin embargo, este
tipo de celebraciones se realizan cada año, es por ello que también nos
dedicamos a realizar otros eventos. Como empresa tenemos la capacidad de
llevar a cabo la organización de dos eventos por mes, lo que resultan 24 eventos
al año.
EVENTOS EN EL DESTINO
NUESTRA EMPRESA OTROS
4.80%
95.20%
FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
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Estar situada en el mismo
destino de realización del
Somos una empresa nueva y
evento
poco reconocida
Experiencia en realización de
Capacidad de atención de sólo
eventos
800 personas.
Somos creativos y nos
No contamos con equipo e
adaptamos a las necesidades
infraestructura propia.
del cliente
Precios accesibles
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Estrategias de comercialización
Eventos Huatulco es una empresa que busca innovar en los productos ofrecidos,
pues en el destino ya se encuentran empresas dedicadas a la organización de
eventos. Por lo cual, buscamos diferenciarnos de la competencia atrayendo a un
público que desee sus fiestas con ciertas temáticas y enfocándonos a grupos tanto
sociales como escolares.
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primera será la relación directa empresa-cliente, es decir, a través de páginas web,
Vía telefónica, visitas personales a escuelas, redes sociales (Facebook, Twitter,
Instagram, YouTube) los cuales serán nuestras principales plataformas para llegar
a nuestro mercado meta. Con esta estrategia se logrará que la información sea
brindada de forma adecuada, con datos verídicos, confiables y además se podrá
brindar un servicio personalizado.
Contar con un registro o una base de datos sobre los proveedores de la zona,
facilita en gran medida la planeación y organización de un evento, pues cuando
necesitamos de un servicio complementario tendremos la certeza que lo
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conseguiremos en tiempo y forma. Otra de las ventajas es que se pueden
establecer convenios con estas empresas de servicios, logrando reducir los
costos. Es importante contar con más de dos opciones por la disponibilidad de
productos que en algunas ocasiones pueda ocurrir, ya sea que se agoten los
productos, no sean suficientes o no estén a tiempo.
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Foto Conejo Foto Video Conejo es una empresa que cuenta con Facebook: Estudio Foto
más de 25 años de experiencia en el área Conejo
audiovisual. Su amplio recorrido y su experiencia
son sus principales bases y por ello ofrece a sus
clientes servicios de excelente calidad, con el fin
de cumplir las necesidades y expectativas de sus
clientes
Fuente: Elaboración propia
Referencias
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