Área Organizativa y de Racionalización Administrativa

Análisis

Considero que la racionalización administrativa constituye uno de los

procedimientos fundamentales basados en la utilización del criterio lógico y el
pensar lógico, teniendo como objetivo básico la combinación optima de los
recursos disponibles, para lograr el máximo de bienes y servicios a un costo
mínimo.

Además la racionalización administrativa es importante, porque su aplicación

permitirá a los ejecutivos tener una mejor visión sobre la institución, el
cumplimiento de sus funciones y a permanecer al tanto de los movimientos de ella,
así como a ejercer una coordinación y un control más efectivo en la marcha de sus
entidades, controlando el nivel y la frecuencia de errores, lo cual optimizará sus
procesos y/u operaciones.

También podemos decir que la importancia que tiene la racionalización es una

necesidad mayor que en el pasado. Principalmente, debido a la compleja
naturaleza de los proyectos y programas y la cantidad de recursos financieros
controlados por el estado, se incrementa enormemente el riesgo de
inconsistencias entre las acciones tomadas y el uso inadecuado de los recursos
disponibles.

Además la utilización de la racionalización administrativa en las empresas

modernas debe ser realizada por especialistas pues una mala utilización o un mal
trabajo podrían costarle sumamente caro a las empresas, provocando pérdidas
económicas, conflictos laborales, inestabilidad organizacional entre otros males
que más bien dañarían la gestión organizacional.

Caso práctico

La Empresa Se trata de una empresa familiar en tercera generación dedicada a la

fabricación de diversos elementos en madera. La dirección y administración de
todas las áreas de la empresa es controlada por los integrantes de la familia. La
actividad de la empresa se desarrolla en unas naves industriales situadas en un
polígono cercano a la población de residencia familiar y muy bien comunicado. La
crisis actual ha conllevado una disminución significativa de las ventas, un
incremento de la competencia (básicamente en cuanto a precios) y un aumento de
las dificultades de cobro. Los trabajos se diseñan en AutoCAD y la empresa
dispone de un apartado técnico notable y por encima de la media de su sector y
para las empresas con un nivel similar. Existen fuertes tensiones financieras
aunque todavía no se ha producido ningún retraso en el pago de facturas a
proveedores. La empresa está muy bien valorada por sus clientes por la calidad
de los trabajos que realiza.

Problemática existente El descenso de las ventas situó a la empresa

excesivamente cerca de su umbral de rentabilidad y por tanto los últimos ejercicios
se han cerrado sin beneficios o con ligeras pérdidas. Paulatino empeoramiento de
la tesorería y aparición de tensiones cada vez mayores. Habiendo sufrido los
socios retraso en el cobro de sus nóminas para poder hacer frente al pago a sus
acreedores. No se ha realizado ningún ajuste en el personal y en ocasiones se
dispone de una exceso de capacidad de mano de obra en relación a los trabajos
disponibles, teniendo en consecuencia personal sin trabajos a realizar.
Desorganización interna: falta de comunicación, de reuniones, de establecimiento
de objetivos, de reparto de tareas y almacenes muy desordenados,… Existe la
sensación de que se están haciendo ofertas “caras” (en relación a la competencia)
pero se desconoce la rentabilidad de los trabajos realizados. Aunque la carga
financiera de la empresa no es excesiva, existe preocupación sobre si se podrá
cumplir con los pagos de los préstamos y leasings.

Observaciones

 Existí una falta de control efectivo de los trabajos y casi una total falta “ de
comunicación interna entre los diferentes integrantes de la dirección.
 No existe una planificación de los trabajos a presupuestar, fabricar o instalar, lo
que motiva retrasos en la realización de las tareas y cierto descontento de algunos
clientes.
 Las instalaciones y el almacén están en un estado de suciedad y desorden
muy grave, lo que provoca importantes pérdidas de tiempo y compra
innecesaria de material en algunos casos.
 Constantes interrupciones en el trabajo de los diferentes responsables (en
la mayoría de ocasiones entre ellos mismos), provoca un incremento en la
posibilidad de realizar errores y alarga el tiempo necesario para la ejecución
de los diferentes trabajos.
 El área técnica es quizás la más delicada ya que el conocimiento necesario
para realizar los trabajos de esta área sólo los tiene una persona en toda la
empresa.

Conclusiones

 El auditor concluyo que el desconocimiento de los costes permitió a la

empresa pasar de beneficios a perdidas.
 El auditor concluyo que la a información en la empresa se trasmitía por
canales informales y de forma desordenada lo que provocaba que la
información disponible era muchas veces insuficiente.
  El auditor concluyo que la a organización y distribución de las
responsabilidades entre la dirección era inexistente lo que provocaba
trabajos duplicados y otros sin hacer.

Área o Sistema de Trámite Documentario

Análisis

La gran mayoría de empresas a lo largo del ejercicio de su actividad económica,

realizará adquisiciones de bienes y necesitará la prestación de diversos servicios
como parte de la cadena de suministro, es decir, tendrá proveedores. Los
proveedores emiten comprobantes de pago por los bienes entregados o servicios
prestados, y la empresa debe encargarse de verificar que el detalle de cada
documento sea el correcto, para luego proceder a su pago. Las pequeñas
empresas y aquellas que tienen pocos proveedores, pueden manejar la revisión y
aprobación de estos documentos con métodos manuales sin problemas en las
medianas y grandes empresas, en especial si se encuentran organizadas en
diversas áreas, el trámite de documentos de pago a proveedores puede ser
complejo y puede necesitar de una o más revisiones y aprobaciones antes de
llegar a la contabilidad de la empresa. Por este motivo un proceso manual obliga
que el documento físico deba ser enviado sucesivamente a diversas oficinas. Por
otra parte, si la institución cuenta con sistemas para realizar la solicitud de bienes
y solicitud de prestación de servicios, sistema presupuestal y de pago, será
necesario que estos sistemas se encuentren integrados al sistema de trámite de
documentos de pago a sus proveedores. Sin embargo también se pueden
presentar deficiencias.

Casos Práctico.

El caso de aplicación práctica que se presenta es el realizado Autocad del Perú,

con más de 90 años de trayectoria en nuestro país.

Autocad:

• Se encuentra organizada en doscientos setenta y un unidades y sub-unidades

(áreas).

• En el 2008 ha adquirido bienes y servicios de catorce mil proveedores diferentes.

• Recibe cuatrocientos cincuenta documentos de pago diarios en promedio, nueve
mil documentos mensuales en promedio y más de cien mil documentos de pago a
proveedores en el año 2008.
• Sus documentos de pago a proveedores son tramitados a través de un sistema
informático, sin embargo presenta deficiencias debido a nuevos requerimientos
que no son soportados actualmente.

Observaciones:

 Los documentos de pago que no provienen de una solicitud vía sistema

pasan por diversas oficinas, tales como la unidad responsable del
documento, la Dirección de Administración, la Dirección de Servicios
Económicos y en algunos casos Rectorado antes de llegar a la oficina de
contabilidad correspondiente, es decir pasa por diferentes niveles de
aprobación. A este recorrido se le conoce como “Flujo largo”.
 En cada una de esas oficinas existe personal autorizado para el registro de
estos documentos en el sistema existente. Este personal es el encargado
de seleccionar el flujo de aprobación que debe seguir el documento,
dependiendo adicionalmente del punto de registro del documento y del
monto del documento.
 Otras instalaciones externas sólo cuentan con una oficina de contabilidad.
El encargado de la contabilidad cuenta con dos usuarios del sistema:
ingresa al sistema con un usuario para registrar el documento, sale del
sistema e ingresa nuevamente con otro usuario para contabilizarlo.

Conclusiones:

 El auditor concluyo que los sistemas existentes de adquisición de bienes y

servicios se han integrado al sistema de trámite documentario, cada interfaz
brinda distintas facilidades, por lo cual se hace necesario que las interfaces
se estandaricen.
 El auditor concluyo que ante esta situación se decide plantear un nuevo
sistema de trámite de documentos de pago a proveedores, el cual permita
cubrir las deficiencias existentes y que proporcione escalabilidad, lo cual le
permitirá adaptarse a futuros requerimientos.
 El auditor concluyo que no se garantiza la confidencialidad de la
información registrada. Cualquier usuario con acceso al sistema puede
consultar los documentos registrados.