MIGUEL ANTONIO BAUTISTA VARGAS

C.C.79236637

ACTIVIDAD SEMANA 4
AUDITORIAS INTERNAS

MIGUEL ATONIO BAUTISTA VARGAS

COD. 1542741

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
14/10/2017

ACTIVIDAD 4
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1. Diseñe y diligencie un informe de auditoría que contenga los siguientes

criterios:

a. Objetivos de la auditoría.

b. Alcance de la auditoría.

c. Identificación del cliente de auditoría.

d. Identificación del equipo auditor.

e. Fechas y lugares donde se realizaron las actividades de auditoría.

f. Criterios de auditoría.

g. Hallazgos de la auditoría y la evidencia relacionada.

h. Conclusiones de la auditoría.

i. Declaración sobre el grado en el cual se han cumplido los criterios de la auditoría.

INFORME DE AUDITORIA

Gerencia de Calidad Fecha: Abril 4-2014

Representante de
Ing. Laura bejarano
Calidad:
Auditor Líder: Sebastian sanchez
Miguel Antonio bautista
Equipo Auditor:
David bautista
SECTOR GESTION DOCUMENTAL

• Determinación del grado de conformidad del sistema de

gestión de calidad con los criterios de establecidos en la
norma ISO 9001:2008.
• Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del
cliente, legales y reglamentarios del servicio.
Objetivo. • Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de calidad
para lograr los objetivos especificados.
• Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
gestión de calidad.
Verificar y evaluar que se están aplicando los procesos
inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de
atención y acción de las transferencias documentales dentro
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del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de los

estándares establecidos como modelo.
• Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad
implementado para cumplir objetivos específicos de calidad.
• Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad implementado en la empresa.

Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Proceso

Alcance: desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.

Identificación del
DIAN _ Gestión Documental
cliente de auditoría.
Auditor Líder: sebastian sanchez
Identificación del
Equipo Auditor: miguel Antonio .
equipo auditor
David bautista
Fechas y lugares
donde se realizaron Fecha: Octubre 10-2017
las actividades de Archivo central
auditoría
Criterio ISO 9001/2008
Se detectaron cuatro (4) no conformidades menores
relacionadas con los numerales:

5.4.2 Planificación del Sistema de gestión de la calidad (1);

6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación (1);

7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio

Hallazgos de la (1);
auditoría y la
8.2.2 Auditoría interna (1);
evidencia relacionada
8.5.2 Acción correctiva (1).

La empresa presentó las acciones correctivas para dar

respuesta a las No conformidades encontradas.

• Verificación del cierre de dos (7) No conformidades

pendientes de la auditoría anterior.
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Declaración sobre el la implementación se esta haciendo de manera moderada en

grado en el cual se las áreas designada por la empresa por eso su grado es
han cumplido los bueno
criterios de la
auditoría.

CONCLUSIONES DE AUDITORIA

• Verificación de la implementación y mantenimiento eficaz del Sistema de

Gestión de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO
9001:2000, siguiendo el plan de auditoría, el día 31 de marzo de 2014 en
las instalaciones de la empresa, en Neiva H.
• Verificación de la capacidad de la organización para cumplir aspectos
reglamentarios
• Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron cuatro (4) no
ACTIVIDADES
conformidades menores relacionadas con los numerales 5.4.2
DESARROLLADAS
Planificación del Sistema de gestión de la calidad (1); 6.2.2 Competencia,
toma de conciencia y formación (1); 7.5.1 Control de la producción y de la
prestación del servicio (1); 8.2.2 Auditoría interna (1); y 8.5.2 Acción
correctiva (1). La empresa presentó las acciones correctivas para dar
respuesta a las No conformidades encontradas.
• Verificación del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la
auditoría anterior.

• El liderazgo del coordinador de Gestión Documental, por interiorizar en

todo el equipo de trabajo el modelo de gestión de calidad bajo parámetros
de la Norma ISO 9001:2008, a través de la coordinación y participación
activa en el desarrollo de los procesos del sistema.
• El liderazgo del coordinador de Gestión Documental, por interiorizar en
todo el equipo de trabajo el modelo de gestión de calidad bajo parámetros
ASPECTOS RELEVANTES
de la Norma ISO 9001:2008, a través de la coordinación y participación
activa en el desarrollo de los procesos del sistema.
• Se destaca el compromiso del personal del área y de los clientes
internos, quienes se unen para desarrollar un proceso alto sentido de
responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de productividad y
eficiencia para el logro de los objetivos propuestos.

• La definición y ubicación explícita de las Acciones de Mejoramiento, del

ciclo PHVA, dentro de la caracterización de los procesos, realizadas a
partir del análisis de los resultados de los indicadores de seguimiento y
medición, con el fin de resaltar la importancia y beneficios del ciclo
ASPECTOS POR completo para alcanzar los resultados planificados y facilitar la gestión
MEJORAR de los procesos por el personal responsable.
• La ampliación del listado de documentos externos, incluyendo las
nuevas publicaciones oficiales del Archivo General de La Nación, con el
propósito de evitar que en el transcurso del tiempo se pueda perder
información valiosa sobre la actualización de los procesos inherentes.
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• La planificación de los cambios que puedan afectar la integridad del
Sistema de Gestión de la Calidad, considerando entre ellos los que surgen
de los cambios en la reglamentación aplicable al objeto del negocio de la
empresa.
• La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones
correctivas y preventivas, mediante definición de plazos y criterios que
RESPONSABILIDAD DE permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto
LA DIRECCION tanto a la prevención de los problemas como a la eliminación de sus
causas. La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las
acciones correctivas y preventivas, mediante definición de plazos y
criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos,
respecto tanto a la prevención de los problemas como a la eliminación de
sus causas.

• La empresa cuenta con personal calificado para la realización de

auditorías internas de calidad. Para cada auditoria se desarrolla un Plan y
un Informe en el que se registran los hallazgos, se analizan las causas de
las No conformidades, y a partir de ellos se establecen las acciones
correctivas pertinentes. Se evidencia un adecuado control y seguimiento
del cumplimiento de las actividades relacionadas con la auditoria por parte
CONFIABILIDAD DE LA del auditor principal.
AUDITORIA INTERNA • En la planificación y realización de las auditorías es importante asegurar
que se cubren todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y
se evalúe con la profundidad requerida, el nivel de cumplimiento de cada
uno de los requisitos de la Norma ISO 9001 asociados a los diferentes
procesos.

• Se verificó el cumplimiento a las acciones propuestas por la empresa

para eliminar las causas de siete No conformidades menores pendientes,
RESULTADO DEL de diez que habían sido detectadas en la auditoría anterior.
SEGUIMIENTO DE LAS • Estas no conformidades hacían referencia a los elementos 4.2.3 (2),
ACCIONES 4.2.4 (1), 6.2 (1), 7.5.5 (1), 7.6 (1) y 8.5.2 (1). Los planes de acción
CORRECTIVAS DE LA implicaron revisión de aspectos específicos en algunos procedimientos
AUDITORÍA ANTERIOR. y capacitación y sensibilización al personal, principalmente del equipo
de funcionarios, para la aplicación de las normas establecidas.

Fecha de ejecución: 10-octubre-2017

Reunión de apertura: Archivo Central Lugar: 8:00 a.m.
Reunión de cierre: Archivo Central Lugar: 3:00 p.m.
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2. Diseñe el procedimiento mandatorio de auditoría interna de calidad,

teniendo en cuenta que este debe dar cumplimiento al siguiente requisito
dispuesto en el numeral

DESCRIPCION PROCESO A AUDITAR:

Atención de transferencias documentales desde Archivo de Gestión hacia

Archivo Central y desde Archivo Central hacia Archivo Inactivo.

De: MANUAL DE ARCHIVO - POLITICAS DE ARCHIVO Gerencia de

Calidad.

7.6 Políticas de Transferencia Documental – Aplicación de TRD.

Los documentos que han cumplido su primera y segunda edad, han sido
seleccionados y por valoración ameriten su conservación permanente,
deberán transferirse al archivo central o inactivo según sea el caso.

El proceso de transferencia documental del Archivo de Gestión al Archivo

Central normalmente se realizara una vez al año, por cronograma y dando
cumplimiento a la metodología establecida para el proceso.

La documentación se transfiere a archivo central y a archivo inactivo

relacionada en el formato único de transferencia, cuyo contenido debe ser
reservado por el área con el mayor celo posible, para controlar y garantizar
la integridad documental a través del flujo, consulta y manipulación de los
documentos y de la información en ellos contenida.
Los criterios de selección de documentación son

· Liberación de espacios.
· Frecuencia de consultas y
· Vigencia documental (Periodo de tiempo durante el cual el documento
tiene valor probatorio).

Cada dependencia generadora de documentación, será responsable del

manejo directo y la conservación de su producción documental, aplicará las
normas de transferencia documental para garantizar la integridad,
autenticidad, fidelidad y confidencialidad de la información transferida.
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DIAGRAMAS DE FLUJO
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CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:

Coordinador de Gestión Documental

Líder de Transferencias Documentales
Líder de Archivo Central
Líder de Archivo Inactivo

MEMORANDO

FECHA: Marzo 15 de 2014

DE: GERENCIA DE CALIDAD
PARA: COORDINACION GESTION DOCUMENTAL
REF: AUDITORIA PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

La Gerencia de Calidad realizará Auditoria Interna de Observación al proceso de

la referencia; con el objeto de verificar y evaluar que se están aplicando los
procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atención y
acción de las transferencias documentales dentro del edificio y con el operador
de archivo inactivo dentro de los estándares establecidos como modelo.
Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para
cumplir objetivos específicos de calidad. Proporcionar al auditado una
oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa.
La visita será realizada por un equipo de tres auditores de calidad y debe ser
atendida por el Coordinador de Gestión Documental, el Líder de Transferencias
Documentales, el Líder de Archivo Central y por el Líder de Archivo Inactivo, el
31 de Marzo del presente año a las 8:00 a.m. con una duración de 6 horas, en las
instalaciones de Archivo Central.
Adjunto Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para
el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la
agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder
antes del 25 de Marzo próximo.

Atentamente,

Gerencia de Calidad.
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REUNION DE APERTURA

Gerencia de Calidad Fecha: Octubre 14-2017

Representante de
Ing. Laura bejarano
Calidad:
Auditor Líder: Sebastian sanchez
Miguel Antonio bautista vargas
Equipo Auditor:
David bautista
SECTOR GESTION DOCUMENTAL

• Determinación del grado de conformidad del sistema de

gestión de calidad con los criterios de establecidos en la
norma ISO 9001:2008.
• Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del
cliente, legales y reglamentarios del servicio.
• Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de calidad
para lograr los objetivos especificados.
• Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
Objetivo. gestión de calidad.
Verificar y evaluar que se están aplicando los procesos
inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de
atención y acción de las transferencias documentales dentro
del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de los
estándares establecidos como modelo.
• Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad
implementado para cumplir objetivos específicos de calidad.
• Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad implementado en la empresa.
Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Proceso
Alcance:
desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.
Criterio ISO 9001/2008
Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC
empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener
Metodología alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a
alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder
antes del 25 de Noviembre próximo.
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FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

Laura bejarano Representante de

Calidad
Sebastian sanchez Auditor Líder
Migue Antonio bautista vargas Equipo Auditor
David bautista Equipo Auditor

b) Revisión documental durante la realización de la auditoría.

TRD. Procedimiento de transferencia documental para

garantizar la integridad, autenticidad, fidelidad y
confidencialidad de la información transferida.

Manual de Calidad)
Procedimientos operativos
Instrucciones de trabajo paso a paso
Formatos y registros
Documentos de Documentación completa
Referencia:
Horario de apertura del servicio.
• Señalización y exhibición del proceso a auditar en
lugar visible.
• Tiempos de atención paso a paso dentro del proceso.
• Registro de cada servicio con observaciones y/o
hallazgos
• Procedimiento de atención de trasferencias
documentales de Archivos de gestión a archivo
central.
• Procedimiento de entrega y transferencia documental
de archivo central hacia archivo inactivo.
• Se comentan los hallazgos encontrados al
Coordinador de Gestión Documental.

LISTA DE CHEQUEO SI NO
Lista de Verificación: X
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Manual de Calidad (Documentación nivel I) X

Procedimientos operativos (Documentación nivel II) X
Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentación nivel III) X
Formatos y registros (Documentación de nivel IV) X
Documentación completa X
X
· Horario de apertura del servicio.
· Señalización y exhibición del proceso a auditar en lugar visible. X

· Tiempos de atención paso a paso dentro del proceso. X

Generación de hallazgos de auditoría.

se detectaron cuatro (4) no conformidades menores relacionadas con los

numerales:

5.4.2 Planificación del Sistema de gestión de la calidad (1);

6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación (1);
7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio (1);
8.2.2 Auditoría interna (1);
8.5.2 Acción correctiva (1).

La empresa presentó las acciones correctivas para dar respuesta a las No

conformidades encontradas.

• Verificación del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la auditoría

anterior.

CONCLUSIONES DE AUDITORIA

• Verificación de la implementación y mantenimiento eficaz del Sistema de

Gestión de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO
9001:2000, siguiendo el plan de auditoría, el día 31 de marzo de 2014 en
las instalaciones de la empresa, en Neiva H.
• Verificación de la capacidad de la organización para cumplir aspectos
reglamentarios
ACTIVIDADES • Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron cuatro (4) no
DESARROLLADAS conformidades menores relacionadas con los numerales 5.4.2
Planificación del Sistema de gestión de la calidad (1); 6.2.2 Competencia,
toma de conciencia y formación (1); 7.5.1 Control de la producción y de la
prestación del servicio (1); 8.2.2 Auditoría interna (1); y 8.5.2 Acción
correctiva (1). La empresa presentó las acciones correctivas para dar
respuesta a las No conformidades encontradas.
• Verificación del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la
auditoría anterior.
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C.C.79236637

• El liderazgo del coordinador de Gestión Documental, por interiorizar en

todo el equipo de trabajo el modelo de gestión de calidad bajo parámetros
de la Norma ISO 9001:2008, a través de la coordinación y participación
activa en el desarrollo de los procesos del sistema.
• El liderazgo del coordinador de Gestión Documental, por interiorizar en
todo el equipo de trabajo el modelo de gestión de calidad bajo parámetros
ASPECTOS RELEVANTES
de la Norma ISO 9001:2008, a través de la coordinación y participación
activa en el desarrollo de los procesos del sistema.
• Se destaca el compromiso del personal del área y de los clientes
internos, quienes se unen para desarrollar un proceso alto sentido de
responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de productividad y
eficiencia para el logro de los objetivos propuestos.

• La definición y ubicación explícita de las Acciones de Mejoramiento, del

ciclo PHVA, dentro de la caracterización de los procesos, realizadas a
partir del análisis de los resultados de los indicadores de seguimiento y
medición, con el fin de resaltar la importancia y beneficios del ciclo
ASPECTOS POR completo para alcanzar los resultados planificados y facilitar la gestión
MEJORAR de los procesos por el personal responsable.
• La ampliación del listado de documentos externos, incluyendo las
nuevas publicaciones oficiales del Archivo General de La Nación, con el
propósito de evitar que en el transcurso del tiempo se pueda perder
información valiosa sobre la actualización de los procesos inherentes.

• La planificación de los cambios que puedan afectar la integridad del

Sistema de Gestión de la Calidad, considerando entre ellos los que surgen
de los cambios en la reglamentación aplicable al objeto del negocio de la
empresa.
• La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones
correctivas y preventivas, mediante definición de plazos y criterios que
RESPONSABILIDAD DE permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto
LA DIRECCION tanto a la prevención de los problemas como a la eliminación de sus
causas. La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las
acciones correctivas y preventivas, mediante definición de plazos y
criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos,
respecto tanto a la prevención de los problemas como a la eliminación de
sus causas.
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• La empresa cuenta con personal calificado para la realización de
auditorías internas de calidad. Para cada auditoria se desarrolla un Plan y
un Informe en el que se registran los hallazgos, se analizan las causas de
las No conformidades, y a partir de ellos se establecen las acciones
correctivas pertinentes. Se evidencia un adecuado control y seguimiento
del cumplimiento de las actividades relacionadas con la auditoria por parte
CONFIABILIDAD DE LA del auditor principal.
AUDITORIA INTERNA • En la planificación y realización de las auditorías es importante asegurar
que se cubren todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y
se evalúe con la profundidad requerida, el nivel de cumplimiento de cada
uno de los requisitos de la Norma ISO 9001 asociados a los diferentes
procesos.

• Se verificó el cumplimiento a las acciones propuestas por la empresa

para eliminar las causas de siete No conformidades menores pendientes,
RESULTADO DEL de diez que habían sido detectadas en la auditoría anterior.
SEGUIMIENTO DE LAS • Estas no conformidades hacían referencia a los elementos 4.2.3 (2),
ACCIONES 4.2.4 (1), 6.2 (1), 7.5.5 (1), 7.6 (1) y 8.5.2 (1). Los planes de acción
CORRECTIVAS DE LA implicaron revisión de aspectos específicos en algunos procedimientos
AUDITORÍA ANTERIOR. y capacitación y sensibilización al personal, principalmente del equipo
de funcionarios, para la aplicación de las normas establecidas.

Fecha de ejecución: 14-octubre2017

Reunión de apertura: Archivo Central Lugar: 8:00 a.m.
Reunión de cierre: Archivo Central Lugar: 3:00 p.m.

REUNION DE CIERRE

Gerencia de Calidad Fecha: octubre 14 -2017

Representante de
Ing. Laura bejarano
Calidad:
Auditor Líder: Sebastian sanchez
Miguel Antonio bautista Vargas
Equipo Auditor:
David bautista
SECTOR GESTION DOCUMENTAL

• Determinación del grado de conformidad del sistema de

gestión de calidad con los criterios de establecidos en la
norma ISO 9001:2008.
• Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del
Objetivo. cliente, legales y reglamentarios del servicio.
• Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de calidad
para lograr los objetivos especificados.
• Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
gestión de calidad.
Verificar y evaluar que se están aplicando los procesos
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inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de

atención y acción de las transferencias documentales dentro
del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de los
estándares establecidos como modelo.
• Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad
implementado para cumplir objetivos específicos de calidad.
• Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad implementado en la empresa.
Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Proceso
Alcance:
desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.
Criterio ISO 9001/2008
Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC
empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener
Metodología alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a
alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder
antes del 25 de noviembre próximo.

FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE CIERRE

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

Laura bejarano Representante de

Calidad
Sebastian sanchez Auditor Líder
Miguel Antonio bautista Equipo Auditor
Vargas
David bautista Equipo Auditor
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3. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

 Auditoría interna es fundamental para encontrar falencias o incumplimientos

en el SGC de una compañía y en cada uno de los procesos que la conforman
(compras, recurso humano, misionales o de mejora continua)

 En el desarrollo de las auditorías es fundamental establecer una excelente

comunicación entre el auditor líder, la alta gerencia y el personal auditado,
manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la
máxima cooperación de ambas partes, sin que con ello se deteriore la
calidad de la misma.

 Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos
internos de la empresa, sino también los requisitos externos y su
interiorización en la organización, tales como normas ambientales,
regulación de empaques, normas fitosanitarias. El no tener estos requisitos
actualizados dentro de la empresa puede llevarla a perder lo ganado o no
tener acceso a nuevos mercados. Por lo tanto una auditoría sería y eficiente
debería ir más allá de lo interno a la organización.

 El mejoramiento continuo ha de ser una filosofía dentro de la organización y

no una imposición de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de
contratación.
Para logarlo, cada organización e individuo debe perder el temor a ser
evaluado, debe ser autocrítico y honesto en sus procedimientos y
mediciones. La auditoria no debería ser mirada como un juez citando
sentencias, sino como un consejero, que indica lo positivo que se ha
realizado y el camino a seguir.

 Con la normalización las empresas Colombianas poco a poco han logrado

introducirse al mercado internacional y a la vez generar una nueva imagen
internacional. También nos ha servido para ir tomando la cultura de
mejoramiento continuo no solo en los procesos empresariales, sino también
en nuestro comportamiento como ciudadanos. Solo así tendremos un mejor
país.

 La auditorías internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC

y para obtener resultados exitosos en la implantación del SGC, se debe tener
un buen procedimiento para la realización de las mismas y contar con una
frecuencia adecuada durante el año para la revisión de todos sus procesos,
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garantizando así la calidad de la labor que desempeña en su campo

económico.