MANUALES ADMINISTRATIVOS
Documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que permiten
registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática la información de una organización.
Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una
manera fácil de manejar.
Objetivos de los manuales:
De acuerdo con la clasificación y grado de detalle,
los manuales administrativos permiten cumplir con
los siguientes objetivos:
a) Instruir a la persona, acerca de aspectos tales
como: objetivos, funciones, relaciones, políticas,
procedimientos, normas, etc.
Ventajas: Un manual tiene : 1. Logra y mantiene
un sólido plan de organización.
2. Asegura que todos los interesados tengan una
adecuada comprensión del plan general y de sus
propios papeles y relaciones pertinentes.
3. Facilita el estudio de los problemas de
organización.
Desventaja
1. Muchas compañías consideran que son
demasiado pequeñas para necesitar un manual
que describa asuntos que son conocidos por todos
sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro,
limitativo y laborioso preparar un manual y
conservarlo al día.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una
estricta reglamentación y rigidez.
5. El costo de producción y actualización puede
ser alto.
6. Si no se actualiza periódicamente, pierde
efectividad
Clasificación de los Manuales administrativos:
Entre los elementos más eficaces para la toma de
decisiones en la administración, destacan el
relativo a los manuales administrativos, ya que
facilitan el aprendizaje de la organización.
POR SU CONTENIDO
Manual de Historia
Manual de organización
Manual de políticas
Manual de procedimientos
Manual de contenido múltiple
POR SU FUNCION ESPECÍFICA
Manual de producción
Manual de compras
Manual de ventas
Manual de Finanzas
Manual de contabilidad
crédito y cobranzas
Manual de personal
GENERAL
Organización
Procedimientos
Políticas
5.4 ESPECIFICO:
reclutamiento y selección
auditoría interna
políticas de personal FIJACION DE METAS, DETERMINACION DE
procedimientos de tesorería POLITICAS Y ASIGNACION DE RECURSOS
CONTENIDO DE MANUALES Las metas son fundamentales para la motivación y
evaluación de los empleados; las políticas se
7.1 Manual de organización: requieren para limitar, guiar, dirigir, estimular y
1.- Identificación. restringir el comportamiento; la asignación de
2.- Índice recursos proporciona apoyo adecuado a las áreas
3.- Introducción decisivas de énfasis estratégico, una adecuada
3.1.- Objetivo del manual. realización determinará una acertada implantación
3.2.- Ámbito de aplicación. de Gerencia estratégica
3.3.- Autoridad 1.Fijación de metas:son resultados a corto plazo y
3.4.- Como usar el manual. objetivos corresponden a logros a largo plazo.
4.- Directorio. para la ejecución acertada de estrategias.
5.- Antecedentes Históricos. Pautas: La metas deben ser medibles, coherentes,
6.- Base legal (en caso de organismo público). razonables, estimulantes, claras, comunicadas
7.- Organigrama. dentro de la organización y caracterizarse por una
8.- Estructura funcional. apropiada dimensión cronológica.
9.- Objetivos de cada unidad orgánica. Gerencia de conflictos:un conflicto entre dos o
7.2 Manual de procedimientos: más partes sobre uno o más asuntos. los gerentes
1.- Índice. desarrollen la habilidad de dirigir y resolver
2.- Introducción conflictos antes de producir disfuncionalidades
2.1.- Objetivos del manual. que afectan los desempeños organiz.
2.2.- Alcance. 2.Establecimiento de políticas: política se refiere a
2.3.- Como usar el manual. pautas, métodos, procedimientos, reglas, formas y
2.4.- Revisiones y Recomendaciones. practicas administrativas específicas que se
3.- Organigrama. formulan para estimular y apoyar el trabajo hacia
3.1.- Interpretación de la estructura orgánica. las metas fijadas. a empleados como a gerentes lo
4.- Gráficas. que se espera de ellos, aumentando la posibilidad
4.1.- Diagramas de flujo. de que las estrategias se ejecuten.
5.- Estructura procedimental. 3.Asignación de recursos
5.1.- Descripción narrativa de los procedimientos. Tipos: para el logro de las metas deseadas:
6.- Formas. financieros, físicos, humanos y tecnológicos..
6.2.- Empleadas (por lo general planeadas y Financieros: todos los activos líquidos, los pasivos
rediseñadas). y el capital.
El CAP (CUADRO DE ASIGNACION DE Físicos: ts los activos tangibles de una
PERSONAL )es un documento de gestión que organización. Incluyen las plantas, el equipo,
contiene los cargos clasificados en base a la terrenos, inventario, materias primas,
estructura orgánica prevista en su Reglamento de Humanos: compuesto por todo el personal de una
Organización y Funciones (ROF) y a los objetivos organización, gerentes de alto nivel, gerentes de
y metas establecidos en su Plan Estratégico. división y de departamento, , abogados,
responsabilidad del Gerente General. contadores, empleados calificados y no
calificados.
*Podemos decir que los manuales son una Tecnológicos: Está formado por todo el
especie de orientadores porque permite transmitir conocimiento, destrezas, métodos y herramientas
en forma ordenada y sistemática la información de que permiten a una empresa llevar a cabo sus
actividades seleccionada.
una organización.
3.2 Marco para asignación de recursos
*Diremos entonces que los cuadros de asignación El primer paso consiste en determinar los recursos
de personal son documentos de gestión que con que cuenta la empresa, se deben incluir
contiene los cargos clasificados en base a la rubros a los del balance general
estructura orgánica prevista. es el desarrollo de un inventario de recursos para
*objetivos de los manuales serian instruir, precisar cada departamento y división. cada departamento
las funciones ,servir, proporcionar, auxiliar, facilitar y división prepare sus solicitudes de recursos, que
deben ser coherentes con las metas aprobadas. la
al personal en su tarea en el día a día.
comparación de las solicitudes actuales de
*Los manuales son una especie de paradigma recursos con las metas aprobadas y los niveles
porque son guías, modelos que si bien pueden ser existentes de recursos
seguidos por los trabajadores eficazmente deben MODELOS DE LAS ESTRATEGIAS
de ser actualizados para que no pierdan su ESTRATEGIAS GENÉRICAS: Son “tácticas” para
eficacia superar el desempeño de los competidores en un
sector industrial. altos rendimientos, otros solo
aceptables.1.El Liderazgo en costos. 2. La Suele exigir grandes gastos en investigación y
diferenciación. 2. La diferenciación. desarrollo
Liderazgo total en Costos: Generalmente se 7. Agregar productos o servicios nuevos
orienta hacia los costos bajos , curva de la pero relacionados con los presentes.
experiencia. 8. Liquidación. Vender en partes todos los
Alta participación en el mercado..Acceso favorable activos de una empresa a su valor tangible recibe
a las materias primas. el nombre liquidación. Su pone el reconocimiento
*HABILIDADES Y RECURSOS NECESARIOS: del fracaso.
Inversión constante de Capital y Acceso al Capital
Habilidad en la Ingeniería del Proceso.
* REQUISITOS ORGANIZACIONALES
COMUNES: Rígido Control de Costos.Reportes de
Control Frecuentes y Detallados
Diferenciación: Debe percibirse como único. Se
percibe como exclusivo..
HABILIDADES Y RECURSOS NECESARIOS
Fuente habilidad en comercialización
Ingeniería del producto
Instinto creativo
Fuerte capacidad en la investigación básica
Reputación empresarial de Liderazgo Tecnológico
y de Calidad
REQUISITOS ORGANIZACIONALES COMUNES
Fuerte coordinación entre las funciones de I&D,
desarrollo del producto y comercialización
Mediciones e incentivos subjetivos en vez de
medidas cuantitativas
Fuerte motivación para algunos trabajadores
altamente capaces científicos o gente creativa
LAS 4 TIPOS ESTRATEGIAS Y LAS 14
ESTRATEGIAS ALTERNATIVAS
3 ESTRATEGIAS DE INTEGRACION: Integración
hacia adelante,hacia atrás, horizontal
3 ESTRATEGIAS INTENSIVAS: Penetración en el
mercado.Desarrollo del mercado, producto
3 ESTRATEGIAS DE DIVERSIFICACION:
Diversificación relacionada. no relacionada.
5 ESTRATEGIAS DEFENSIVAS: Estrategia de
Recorte de gastos.Desinversión.Liquidación
1. obtener la propiedad de los
distribuidores o vendedores al detalle o un mayor
control sobre los mismos.
2. los fabricantes como los vendedores al
detalle compran los materiales que necesitan a
sus proveedores. La integración hacia atrás es la
estrategia que consiste en buscar apropiarse de
los proveedores de una empresa o aumentar el
control que ésta tiene sobre ellos.
3. Horizontal: busca apropiarse de los
competidores de la empresa o tener un mayor
control sobre ellos. Usando las fusiones,
adquisiciones y absorciones.
4. Busca incrementar la participación de
mercado de los productos o servicios actuales de
la empresa a través de una intensificación de sus
esfuerzos de marketing
5. Dsarrollo de mercado: Supone la
introducción de los productos o servicios actuales
en nuevas áreas geográficas.
6. estrategia que busca aumentar las
ventas a través de la modificación o mejora de los
productos o servicios actuales de la empresa.