Cómo hallar los costos de cada actividad de un proyecto

Las múltiples actividades que integran a los proyectos tienen características distintas; sin
embargo, deben estar sujetas, al menos, a dos condiciones: tiempos y costos.

El costo de desarrollar un proyecto depende de múltiples variables incluyendo costos de mano

de obra, costos de materiales, administración de riesgo, infraestructura (edificios, máquinas,
entre otros.), equipo y utilidades. Cuando se contrata a un consultor independiente para un
proyecto, el costo típicamente será determinado por la tarifa de la empresa consultora
multiplicada por un estimado del avance del proyecto.

Estimación de tiempos y costos

Existen distintos tipos de métodos que permiten estimar tiempos en la administración de un

proyecto. Es imprescindible considerar: la duración total del proyecto, fecha de inicio y fin de
cada una de las actividades así como el conocimiento que tendrá el atraso o desfase en la
realización de las tareas individuales que forman parte del proyecto. Los atrasos en las
actividades individuales del proyecto tienen incidencias directas en los costos presupuestados.

RELACIÓN TIEMPO Y COSTOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

En la figura se aprecia que el costo total es la suma de los costos directos e indirectos; éstos
últimos continúan durante la vida del proyecto, es decir en la medida en que disminuye la
duración del proyecto también se reducirán los costos indirectos; por otro lado, los costos
directos se incrementan cada vez que se reduce el tiempo de ejecución del proyecto con
respecto a la planeación original.

Relación duración – costo indirecto Los costos indirectos de un proyecto son costos asociados
a actividades de apoyo para la ejecución del proyecto se pueden modelar como una función
lineal, en la cual estos aumentan y disminuyen en proporción directa con la duración del
proyecto.

Relación duración – costo total Al sumar los costos directos e indirectos, se obtiene una curva
desde la que es posible determinar una duración óptima que minimice los costos totales
(coordenada (dopt, cmin). a partir de la suma de los costos de todas las actividades es posible
obtener el costo total del proyecto.

Tipos de costos
Las categorías de costos más comunes que deben ser identificados en los proyectos, son:

• Costos directos. Pueden identificarse fácilmente con el producto, servicio, proceso o

departamento; por ejemplo la mano de obra, los materiales, el equipo, entre otros. Estos son
destinados completamente al desarrollo de cada actividad en específico, por tanto el
proyecto deberá generar flujos de efectivo suficientes para cubrirlos eventualmente.

• Costos indirectos. No pueden identificarse o cuantificarse plenamente con una actividad en

específico. Sin embargo, también constituyen salidas de efectivo; por tanto, la organización o
dueño del proyecto deberá considerarlos.

• Costos indirectos de administración y generales. Son los costos de la organización que no

están asociados directamente con algún proyecto en particular. Están presentes durante toda
la vida del proyecto; por ejemplo los costos de organización para todos los proyectos y
productos, como publicidad, contabilidad y alta administración, los cuales se ubican por
encima del nivel del proyecto.

• Costos semivariables. Son aquellos que tienen un componente fijo y un elemento variable,
sufren alteraciones importantes cuando se presentan determinados cambios en el volumen
de producción o venta.

En cuanto a la estimación de costos, existe una amplia variedad de métodos que permite
. realizar esa actividad. Cada procedimiento posee ciertas ventajas y desventajas con respecto
al resto; algunos poseen un amplio soporte estadístico y matemático, mientras que otros se
orientan en estudios técnicos o de ingeniería.

A continuación se describen algunos métodos para la estimación de costos:

* Método de distribución. Se utiliza cuando los proyectos siguen de cerca proyectos previos
y similares en ciertos aspectos y costos; por tanto es un método útil cuando se trata de
proyectos en serie o muy similares en los que los datos históricos permiten inferir o asumir
comportamientos futuros.
* Método de consenso. Estima las funciones de costos considerando el análisis y opiniones
acerca de los costos y sus causales recopilados en los diferentes departamentos de una
empresa. Por su naturaleza es un método ágil, sin embargo debe tenerse precaución a fin de
no permitir subjetividades en las opiniones que emiten las personas involucradas en cada
área.

* Método de análisis de cuentas. Clasifica las cuentas de costos como variables, fijas o mixtas
con respecto a las actividades identificadas; el método de consenso puede complementar al
método de análisis de cuentas, incrementando la confiabilidad de las estimaciones.

* Método de análisis cuantitativo. Es un método matemático; usualmente se utilizan el

análisis de regresión simple y el método máximo – mínimo. En el primer caso, se debe
identificar las variables, dependiente e independiente, así como establecer el período de
tiempo histórico para la recolección de datos; finalmente se debe graficar y obtener la función
de costos; la función de costos se obtiene a través del método de mínimos cuadrados, el cual
se basa en la ecuación de la línea recta:

(y=a+bx)

Donde
y: representa los costos.
a: es el parte fija.
b: es la parte variable.
x: es el volumen o cantidad de unidades producidas.
Este método es más útil cuando las observaciones, o datos, presentan una variación uniforme
de desviaciones a lo largo de la línea de tendencia o promedio.

1. Si el costo es fijo, el coeficiente de la pendiente b es de cero, si el costo es variable, la

intersección a es igual a cero en la función de costos, y cuando se trata de costos que
incorporaran componentes fijos y variables, los coeficientes (tanto del intercepto como
de la pendiente de la recta) asumen valores positivos.
2. En el segundo caso, se trata de un método simple, dado que utiliza únicamente los
valores observados más altos o más bajos de la causante del costo dentro de un rango
establecido.
 El objetivo principal, en términos financieros, de cualquier proyecto es maximizar los flujos
de efectivo futuros traídos a tiempo presente o, alternativamente, obtener un valor presente
neto lo más elevado posible. Para conseguir esto, los flujos de efectivo que genere el proyecto
deben ser positivos, lo que necesariamente implica mayores entradas que salidas de efectivo;
si las salidas de efectivo están asociadas con los costos entonces el análisis de costos es un
aspecto relevante imprescindible en la planeación, tanto del proyecto en lo general como en
cada una de las tareas o actividades que lo conforman.

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