Module : Contrôle interne et maîtrise des risques

Panorama des risques et des activités de contrôle

Processus : Achats / Décaissements

Activité 1 : Expression des besoins

Principaux risques Contrôles clés Intervenant Fréquence

Demande d’achat ne correspondant pas Validation de la demande d’achat par le Responsable Responsable hiérarchique A l’occasion de chaque
aux besoins du service (quantité, Hiérarchique demande d’achat
qualité…)
Contrôle budgétaire Contrôle de gestion

Activité 2 : Choix du fournisseur

Principaux risques Contrôles clés Intervenant Fréquence

Choix du fournisseur n’offrant pas le Exigence de 3 devis contradictoires avant la sélection du Acheteur A l’occasion de chaque
meilleur rapport qualité prix fournisseur demande d’achat

Procédure de référencement des fournisseurs Acheteur Trimestriellement

Validation du tableau comparatif des prix par le Responsable ou Directeur Trimestriellement ou à

Responsable ou Directeur Achats Achats l’occasion de chaque
demande d’achat
Activité 3 : Préparation et envoi du bon de commande

Principaux risques Contrôles clés Intervenant Fréquence

Erreur dans les termes du bon de Rapprochement du bon de commande avec la demande Acheteur A l’occasion de la
commande d’achat avant envoi au fournisseur préparation de chaque
bon de commande
Validation du bon de commande par le responsable ou
Directeur Achat

Commande non autorisée (Signature du Procédure de préparation des bons de commande Directeur Général A l’occasion de chaque
bon de commande par une personne stipulant l’obligation de signature du bon de commande Responsable ou Directeur commande
non habilitée…) par le Directeur Général ou autre personne habilitée par des Achats
lui suite à une délégation formelle par la Direction
Générale ;

Préparation obligatoire du bon de commande sur Acheteur A l’occasion de chaque

système informatique (Interdiction de préparation du commande
bon de commande manuel)

Activité 4 : Réception des articles

Principaux risques Contrôles clés Intervenant Fréquence

Risque de réception non conforme en Accès du magasinier au système informatique pour Acheteur A l’occasion de chaque
quantité consultation des bons de commande ou envoi Magasinier commande
systématique d’une copie du bon de commande au A l’occasion de chaque
magasinier pour rapprochement entre les quantités réception
commandées et les quantités réceptionnées
Risque de réception non conforme en Pour les articles standards, contrôle systématique de la Magasinier A l’occasion de chaque
qualité conformité qualitative par le magasinier Service demandeur réception
Pour les articles spécifiques, contrôle de la conformité
qualitative par le service demandeur

Activité 4 : Réception des articles (suite)

Principaux risques Contrôles clés Intervenant Fréquence

Réception fictive Elaboration du bon de réception sur système Magasinier A l’occasion de chaque
(signature du bon de livraison du informatique ; réception
fournisseur par le magasinier sans
réception effective des articles) Apposition de la signature et du cachet du magasinier sur Magasinier A l’occasion de chaque
le bon de réception réception

Revue mensuelle des bons de commande en instances Contrôleur de Gestion / Mensuel

DAF-RAF

Inventaire mensuel des stocks Contrôleur de Gestion / Mensuel

DAF - RAF

Activité 5 : Comptabilisation de l’achat

Principaux risques Contrôles clés Intervenant Fréquence
Erreur dans les termes de la facture - Rapprochement systématique entre les termes (quantité, Comptable – Fournisseurs
fournisseur (quantité, prix, désignation prix, libellé articles) entre le bon de commande, le bon de
des articles,…) réception et la facture) A l’occasion de la
comptabilisation de
Vérification de la signature du bon de commande par la Comptable – Fournisseurs chaque facture
personne habilitée selon la procédure fournisseur

Vérification de la signature du bon de réception par le Comptable - Fournisseurs

magasinier
Activité 5 : Comptabilisation de l’achat (suite)

Principaux risques Contrôles clés Intervenant Fréquence

Facture ne respectant les conditions de Vérification de la conformité sur le plan fiscal de la Comptable - Fournisseurs A l’occasion de la
forme pour la déductibilité fiscale facture comptabilisation de
chaque facture
fournisseur
Erreur de saisie comptable (imputation, Validation du brouillard de saisie Comptable fournisseurs En fin de journée
montants…) et Chef comptable

Analyse mensuelle des comptes fournisseurs Comptable fournisseurs Mensuel

Comptabilisation répétitive de la Apposition systématique de la mention « comptabilisé » Comptable fournisseurs Après comptabilisation
facture fournisseur (double sur toute facture comptabilisée de chaque facture
comptabilisation…)

Activité 6 : Règlement du fournisseur

Principaux risques Contrôles clés Intervenant Fréquence

Règlement injustifié Procédure de règlement stipulant la justification de tout Trésorier A l’occasion de chaque
règlement de documents originaux comprenant facture, règlement
bon de réception et bon de commande.

Validation du dossier de règlement par le RAF – DAF RAF/DAF A l’occasion de chaque

avant signature règlement

Mandataires A l’occasion de chaque

Exigence de la double signature bancaire règlement

Comptable Fournisseurs Trimestriel

Demande trimestrielle des relevés des comptes
 fournisseurs pour rapprochement avec relevés de la
société

Activité 6 : Règlement du fournisseur (suite)

Principaux risques Contrôles clés Intervenant Fréquence

Règlement répétitif de la même facture Apposition systématique de la mention « facture réglée Trésorier A l’occasion de chaque
par ….. » sur toute facture réglée règlement

Apposition systématique de la mention « facture Bureau d’ordre A l’occasion de chaque

originale » sur un exemplaire de la facture et la mention réception de factures
« duplicata » sur les autres exemplaires en cas d’envoi
par le fournisseur de plusieurs exemplaires.

Activité 7 : Comptabilisation du règlement :

Principaux risques Contrôles clés Intervenant Fréquence

Erreur de saisie comptable (imputation, Validation du brouillard de saisie Comptable Trésorerie et En fin de journée
montants…) Chef comptable

Analyse mensuelle des comptes fournisseurs Comptable fournisseurs Mensuel

Comptabilisation répétitive du Apposition systématique de la mention « comptabilisé » Comptable trésorerie Après comptabilisation de
règlement (double comptabilisation…) sur tout justificatif de règlement (copie du chèque, copie chaque facture
de l’effet ou ordre de virement ou demande de
paiement…)

Etats de rapprochement bancaire Comptable trésorerie Mensuel