CLASIFICACIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS, RUP

EDWARD YESID ANGARITA 1118568212

Este trabajo es con la finalidad de conocer la clasificación de bienes y servicios como la guía
para diligenciar el RUP “registro único de proponentes “para así tener conocimiento sobre
estos temas y así manejarlos e implementarlos de una manera adecuada en un futuro próximo

UNSPSC-CLASIFICADOR DE BIENES Y
SERVICIOS
Es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos y servicios
fundamentados en un arreglo jerárquico y en una estructura lógica.
Este sistema permite codificar productos y servicios de forma clara ya que se basa en
estándares acordados por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y
gobierno. La versión implementada en Colombia es la UNSPSC, V.14.080, traducida al
español.
JERARQUÍA
El UNSPC es una clasificación de cinco niveles el ultimo nivel denominado función del
negocio no es muy utilizado

Ilustración 1 JERARQUIA FUENTE : Guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de
productos y servicios de Naciones Unidas, V.14.080
ESTRUCTURA

La estructura lógica organiza los segmentos en las etapas de generación de valor a los
productos. La versión UNSPSC 14.0801 incorporó el segmento 95, denominado “Terrenos,
Edificios, Estructuras y Vías”.

Ilustración 2 ESTRUCTURA FUENTE: Guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de
productos y servicios de Naciones Unidas, V.14.080
¿POR QUÉ SE DEBE ADOPTAR EL SISTEMA DE CODIFICACIÓN?

Referenciados por Colombia Compra Eficiente las organizaciones colombianas deben

adoptar el sistema de codificación UNSPC por:
 Es de fácil adaptación: Es un sistema estándar de codificación de bienes y servicios,
diseñado para fines comerciales de compras y adquisiciones.
 Es generalizado y reconocido: Es un método de codificación de amplia difusión y de
generalizada aceptación, que permite a proveedores y compradores “hablar el mismo
lenguaje” al integrar en un solo número el flujo total del proceso de adquisición.
 Es electrónico: Es la columna vertebral de un catálogo electrónico que posibilita el
descubrimiento y conocimiento de productos o servicios ofrecidos en un sistema de compras
y adquisiciones electrónicas.
 Es coherente y completo: Es un sistema consistente y completo que permite la
representación de todas las categorías relevantes para clasificar y conocer a los proveedores,
así como revelar posibilidades de agregación de demanda.
 Promueve la anticorrupción: La selección de un sistema estándar de codificación como
el UNSPSC tiene implicaciones significativas para una agenda anticorrupción por medio de
la promoción de la competencia y la transparencia.
 Facilita la labor de los compradores: Provee un esquema de directrices y parámetros que
agrupa y desagrupa productos similares. Proporciona una manera fácil para las entidades
compradoras de identificar necesidades de productos y servicios y oportunidades de negocio
a futuros proveedores.
 Todos lo pueden usar: Es de libre implementación para uso de compradores y vendedores,
quienes lo pueden incorporar en sus sistemas electrónicos de compras y suministros. El uso
del UNSPSC incrementa la eficiencia y la efectividad en el manejo de los procesos
contractuales y reduce los costos de crear y mantener un sistema de codificación individual.

PASOS A SEGUIR EN LA CODIFICACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS:

El UNSPSC es un sistema que clasifica bienes y servicios, no procesos. Esto implica que la
entidad compradora debe organizar sus adquisiciones requeridas bajo un esquema de
orientación a la demanda. Adicionalmente, es importante tener en cuenta que el UNSPSC
permite afinar las descripciones en los Planes de Adquisiciones y evitar confusiones entre
actividades y definiciones de uso de bienes y servicios.
Los pasos a seguir en la codificación son los siguientes:
 Haga un listado de los bienes y servicios que la entidad necesita
El objetivo de este paso inicial no es enumerar exactamente los bienes y servicios requeridos
(e.g. no necesita identificar la compra de 200 bolígrafos punta redonda), sino establecer una
lista de mercado basada en las descripciones de las adquisiciones y los objetos contractuales
que se pretenden codificar.
 Verifique su necesidad. ¿Puede usted reconocer si es un bien o un servicio de
manera precisa?
Usted debe identificar de manera precisa si la necesidad de la entidad involucra un bien o un
servicio.
Si no está seguro sobre la naturaleza de la necesidad, tenga en cuenta palabras clave incluidas
en las descripciones de los objetos contractuales, así como en el clasificador UNSPSC. Estas
herramientas le darán una posible ubicación de su adquisición dentro del sistema de
codificación.
 Verifique los bienes y servicios involucrados en un único proceso contractual
Se debe tener en cuenta que un único proceso contractual puede incluir la compra de
múltiples bienes y/o servicios, por lo tanto, debe existir una relación directa en la forma en
que las entidades del Estado definen sus objetos contractuales y aquella en la que adquieren
sus productos. Si es posible incluir diferentes bienes y/o servicios en un mismo proceso de
contratación, se deben incluir todos los códigos en un mismo renglón en el Plan Anual de
Adquisiciones. De otro modo, los bienes y/o servicios deben ser adquiridos en procesos
independientes puesto que las modalidades de adquisición son diferentes.
 Prepárese para codificar
Recuerde que el UNSPSC tiene cuatro niveles: “Segmento”, “Familia”, “Clase”, “Producto”.
En el Plan de Adquisiciones de la entidad estatal, usted debe codificar cada bien y servicio
mínimo a Nivel 3 o de “Clase”, dependiendo de las características del producto y de la
información adicional que le pueda suministrar a los proveedores. Recuerde también que la
codificación está asociada al ciclo de vida del proceso contractual.
 Identifique el nivel “Segmento”
Usted inicialmente debe identificar la existencia del “Segmento” que incluya al bien (e.g.,
Materiales y Productos de Papel, Herramientas y Maquinaria General, etc.), o el servicio
requerido (e.g., Servicios Financieros y de Seguros, etc.). Este nivel contiene el primer y
segundo dígitos del código en el UNSPSC.
 Identifique el nivel “Familia”
Después de haber encontrado el “Segmento” respectivo, debe asociar una “Familia” al
producto. Recuerde que un Segmento está compuesto por una o más Familias. Dados los dos
primeros dígitos, este nivel contiene el tercer y cuarto dígitos del código UNSPSC.
  Identifique el nivel “Clase”
Después de haber encontrado el “Segmento” y la “Familia” respectiva, debe asociar una
“Clase” al producto. Recuerde que una Familia está compuesta por una o más Clases. Dados
los cuatro primeros dígitos, este nivel contiene el quinto y sexto dígitos del código UNSPSC.
La codificación a este nivel será suficiente para algunos productos, particularmente en
aquellas situaciones donde un mayor nivel de detalle no representa información pública
valiosa. Entre las preguntas que la entidad del Estado debe hacerse para codificar a este nivel
se encuentran: ¿Existe algún elemento, por ejemplo, en el caso de papelería o de útiles de
oficina, que se pretende comprar de manera inusual y que representa un alto porcentaje de
dinero en este proceso? ¿Existe algún elemento de papelería y oficina que no es de uso común
y sólo es suministrado por pocos proveedores? En el caso de un servicio, ¿el servicio a este
nivel describe completamente el producto requerido? Si las respuestas a las dos primeras
preguntas son NO y la respuesta a la tercera pregunta es SÍ, entonces es suficiente que la
entidad codifique el o los productos a un nivel de “Clase”.
 Identifique el Nivel “Producto”
Este es el último nivel asociado al proceso de codificación. Dados los seis primeros dígitos,
este nivel contiene el séptimo y octavo dígitos del código UNSPSC.
Codifique a este nivel cuando el detalle y las características del producto representan
información pública valiosa.

EJEMPLO

Ilustración 3 EJEMPLO
 ¿QUÉ ES EL REGISTRO ÚNICO DE
PROPONENTES (RUP)?

Ilustración 4 RUP FUENTE: http://www.aplicaciones-mcit.gov.co/rup/que-es-el-rup.html

Es un registro de creación legal que llevan las cámaras de comercio, en el cual deben
inscribirse las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con
sucursal en Colombia que aspiran a celebrar contratos con las entidades estatales para la
ejecución de obras, suministro de bienes o prestación de servicios, salvo las excepciones
taxativamente señaladas en la ley. En este registro consta la información relacionada con la
experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera, capacidad de organización y
clasificación del proponente.
REGLAMENTO JURÍDICO

Ilustración 5 REGIMEN JURIDICO

FUENTE : http://www.camaramedellin.com.co/site/Portals/0/Documentos/memorias/ABC-Registro-Proponentes.pdf

¿QUÉ ES LA INSCRIPCIÓN?
Es el asentamiento de la información correspondiente a los requisitos habilitantes de
experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera, capacidad organizacional y la
clasificación que realiza el interesado, con el objeto de celebrar contratos con las entidades
estatales. En el caso que el proponente que habiéndose escrito haya dejado cesar los efectos,
deberá volver a inscribirse, cumpliendo los requisitos establecidos en el decreto 1082 de 2015
y la circular única de la superintendencia de industria y comercio.

¿QUIÉN PUEDE TENER ACCESO A LA INFORMACIÓN DEL

REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES, RUP?
Cualquier persona puede consultar de manera gratuita los documentos que reposen en el
Registro único de proponentes, obtener copia textual de la información histórica contenida
en el registro y certificación de la información actual del proponente, previo el pago de los
derechos establecidos, los cuales podrán ser cancelados en cualquiera de las sedes de las
diferentes cámaras de comercio.
VENTAJAS DE RENOVAR
1. Estar habilitados para contratar con el estado.
2. Obtención de certificados actualizados.
3. Mantener vigente los efectos del Registro.

¿QUÉ SUCEDE SI NO SE RENUEVA LA INSCRIPCIÓN?

Si el proponente no renueva la inscripción en el Registro Único de Proponentes, RUP, dentro
del término establecido en el artículo 2.2.1.1.1.5.1 del decreto 1082 de 2015, cesaran sus
efectos hasta tanto se vuelva a inscribir.
¿QUÉ ES LA ACTUALIZACIÓN?
Es el acto mediante el cual el proponente inscrito modifica o suprime la información inscrita
en su registro, la cual se puede realizar en cualquier tiempo, al formulario se deberá adjuntar
la documentación necesaria que soporte los cambios que requiere.

¿QUÉ INFORMACIÓN CONTIENE EL FORMULARIO Y

CERTIFICADO DEL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES?
1. Datos introductorios
2. Datos generales
3. Datos sobre la experiencia del proponente
4. Datos sobre la capacidad jurídica
5. Datos sobre la capacidad financiera del proponente
6. Datos sobre la capacidad organizacional
7. Datos relativos a la información de contratos adjudicados, en ejecución y ejecutados,
multas, sanciones e inhabilidades del proponente, reportados por las entidades
estatales.

¿LA PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS EXTRANJERAS

TAMBIÉN SE INSCRIBEN EN REGISTRO ÚNICO DE
PROPONENTES, RUP?
Si. Las personas naturales con domicilio en Colombia y las personas jurídicas extranjeras
con sucursal en Colombia, interesadas en participar en procesos de contratación estatal deben
estar inscritas previamente en el Registro Único de Proponente, RUP.

¿DÓNDE SE REALIZA LA INSCRIPCIÓN?

La inscripción de personas naturales extranjeras en su domicilio principal y las personas
jurídicas extranjeras en la cámara de comercio donde se encuentre registrada su sucursal.
¿QUÉ DEBEN TENER EN CUENTA LAS PERSONAS JURÍDICAS
EXTRANJERAS?
Para la inscripción en el Registro Único de Proponentes, RUP, las personas jurídicas
extranjeras deben considerar lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.5.1 y siguientes del
decreto 1082 de 2015, mediante el cual se reglamenta el proceso de inscripción y la
documentación necesaria para acreditar la experiencia, capacidad jurídica, capacidad
financiera, capacidad organizacional y clasificaciones.

¿QUÉ SE DEBE TENER EN CUENTA?

 Los documentos soportes de la información en el formulario del Registro Único
Empresarial y Social (RUES).
 Las certificaciones y documentos que soportan los requisitos habilitantes de
experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera, capacidad organizacional y su
clasificación.
 Los datos que se diligencien en el formulario para el Registro Único de proponentes,
RUP, deberán corresponder a los que se indican en cada una de las certificaciones.

CERTIFICACIONES Y/O DOCUMENTOS SOPORTE

DOCUMENTOS GENERALES
1. . Formulario para el Registro Único de Proponentes debidamente diligenciado y
firmado en original.
2. . Copia del RUT expedido por la DIAN.
3. . Declaración del cumplimiento del artículo 50 de la ley 789 de 2002 respecto al pago
de parafiscales, para los tramites de inscripción.
4. . Copia del documento de identificación de la persona natural.
5. . Certificado suscrito por el proponente persona natural o su contador público, relativo
al tamaño de la empresa.
6. . Certificado suscrito por el representante legal y revisor fiscal, relativo al tamaño de
la empresa.
7. . Cuando se trate de persona jurídica no inscrita en el Registro Mercantil ni el de
entidades sin ánimo de lucro o sociedad extranjera, deberá aportar la documentación
que acredite la existencia y representación legal.

SOPORTE DOCUMENTAL DE LA EXPERIENCIA

Certificación expedida por el contratante donde conste los bienes, obras y servicios que
ofrecerá a las entidades estatales. El proponente mediante certificación debe identificar en
cada certificado expedido por el contratante o en cada copia de los contratos, bienes, obras y
servicios a los cuales corresponden.
SOPORTE DOCUMENTAL DE LA INFORMACION FINANCIERA
El proponente persona natural o jurídica deberá presentar estados financieros preparados bajo
normas NIIF con fecha de corte 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
Si el proponente es persona jurídica y no tiene antigüedad se debe inscribir con estados
financieros de corte trimestral.
El proponente persona jurídica debe aportar certificación suscrita por el representante legal
y contador o revisor fiscal según corresponda, con las siguientes cuentas:
Principales cuentas detalladas del balance general (estado de situación financiera),
principales cuentas del estado de pérdidas y ganancias (estado de resultados) y cuentas
contingentes, deudoras y acreedoras.

EMPRESAS QUE FORMAN PARTE DEL GRUPO EMPRESARIAL O

SITUACION DE CONTROL
El proponente debe adjuntar certificación donde informe que no es parte de un grupo
empresarial, que no ejerce control sobre otras sociedades y que no hay situación de control,
en los términos del Código de Comercio.
Tenga en cuenta que la información reportada debe coincidir con lo inscrito en Registro
Mercantil o ESALES.
CLASIFICACIONES

Ilustración 6 CLASIFICACION FUENTE :Guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de
productos y servicios de Naciones Unidas, V.14.080

El Clasificador de Bienes y Servicios en el sistema de codificación de las Naciones Unidas

para estandarizar productos y servicios, conocido por la sigla UNSPSC.
Ilustración 7 FUENTE: Guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y
servicios de Naciones Unidas, V.14.080

Para inscribirse en el Registro Único de Proponentes, RUP, ante las cámaras de comercio, el
proponente debe indicar los códigos correspondientes en el tercer nivel, es decir, la
codificación a certificar consta de 6 dígitos los cuales corresponden al segmento, familia y
clase, los 2 dígitos correspondientes al producto se certifican en ceros.
Segmento: es la descripción general del bien o servicio a ofrecer, el cual constituye los dos
primeros dígitos.
Familia: los segmentos están compuestos por una o más familias, que describen claramente
el bien o servicio a ofrecer, constituye tercer y cuarto digito.
Clase: está compuesta por una o más familias, que conforman un grupo de productos que
comparten características comunes. Constituyen el quinto y sexto digito.
EN LOS SIGUIENTES CASOS NO ES NECESARIO EN RUP

Ilustración 8 FUENTE : https://www.ccb.org.co/Inscripciones-y-renovaciones/Registro-Unico-de-Proponentes

BIBLIOGRAFIA
La información anterior fue tomada de Colombia compra eficiente “Guía para la codificación
de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones
Unidas, V.14.080”, y de la cámara de comercio para tener un concepto mas claro del rup
puede ver el siguiente video https://www.ccb.org.co/Inscripciones-y-renovaciones/Registro-
Unico-de-Proponentes

 https://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificado
r.pdf
 http://www.camaramedellin.com.co/site/Portals/0/Documentos/memorias/ABC-
Registro-Proponentes.pdf
 https://www.medellin.gov.co/irj/go/km/docs/wpccontent/Sites/Subportal%20del%2
0Ciudadano/Atenci%C3%B3n%20Ciudadana/Secciones/Plantillas%20Gen%C3%A
9ricas/Documentos/2010/SextaFeriaTransparencia/Registro%20%C3%9Anico%20d
e%20Proponentes.pdf
 https://www.ccb.org.co/Preguntas-frecuentes/Registros-Publicos/Sobre-nuestros-
registros/Registro-Unico-de-Proponentes/Que-es-el-Registro-Unico-de-
Proponentes-RUP
 http://www.cens.com.co/Portals/2/Documentos/Cadena_Suministro/2014/MEMORI
ASEVENTODEPROVEEDORES-14-03-2014.pdf
 http://cdc.gov.co/files/Capacitaciones/Contratacion22092014/Novedades_Decreto_
1510.pdf
 http://www.cccucuta.org.co/uploads_descarga/desc_ed9ab7ba7c34f91ab22b227ce1
6a1e07.pdf