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Fluxo de Caixa
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Índice
MANUTENÇÃO DO SISTEMA 4
I TEM DE L IQUIDEZ 4
LIMPAR DADOS DE MM E SD 15
PROCESSAR PREVISTO DE MM 16
PROCESSAR PREVISTO DE SD 19
CONCILIAÇÃO BANCÁRIA 35
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MACROPROCESSOS DO FLUXO DE CAIXA
O Fluxo de Caixa no SAP é composto por três macroprocessos:
Planejamento: dados que não constam no SAP, mas que possam de alguma forma
predizer as entradas e saídas de valores futuros no sistema. O Planejamento é feito
com base em dados históricos e previsões de crescimento da empresa a curto, médio
e longo prazo.
Dados Previstos: dados já inseridos no sistema SAP e que representam um
compromisso de desembolso ou expectativa de recebimento em um futuro próximo.
São dados mais reais que os dados planejados, pois já representam faturas de MM e
SD ou títulos provisionados.
Dados Realizados: dados relevantes para a tesouraria que já tiveram sua realização
bancária. Em outras palavras, representam a efetiva entrada ou saída de dinheiro de
qualquer uma das contas bancárias da empresa.
Dividiremos esse manual em seções distintas para operação de cada um dos processos. Todos
eles deverão ser executados pelo usuário para garantir que os dados do Liquidity Planner estejam
corretos, pois, os mesmos serão extraídos para o BW no momento oportuno, para a geração do
Fluxo de Caixa.
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MANUTENÇÃO DO SISTEMA
O Fluxo de Caixa, como todo o sistema, estará sujeito a melhorias e modificações durante a sua
existência. Para dar manutenção no Fluxo de Caixa, sem a necessidade de apoio da Consultoria,
preparamos essa seção, que explicará os princípios básicos e configurações básicas do Liquidity
Planner. Não vamos aqui citar todas as configurações do sistema, mas sim, comentar aquelas que
podem ser feitas pelo usuário no dia a dia, caso ocorra a necessidade de manutenção do
sistema.
Na pasta Configurações Básicas temos como configurações mais importantes a manutenção dos
Itens de Liquidez e a ativação das empresas que fazem parte do Fluxo de Caixa.
I TEM DE LIQUIDEZ
Um item de liquidez representa uma origem real ou uma utilização de um pagamento ou um
recebimento (por exemplo, uma entrada em caixa devido ao faturamento, um desembolso para
salário). Os itens de liquidez formarão toda a base de atribuições do sistema SAP e do
Planejamento quando for montada a hierarquia de planejamento no BW.
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Totalizadores – que servem para agrupar e fazer o somatório de itens de liquidez de níveis
inferiores
Operacionais – itens que recebem os lançamentos do planejamento, do previsto e do
realizado e que estão no nível mais baixo da hierarquia, organizados abaixo de um item
totalizador.
Apesar de permitir a entrada livre de um código alfanumérico, criaremos os itens de liquidez com
códigos numéricos sequenciais, para organizar melhor e de maneira mais intuitiva o relatório do
Fluxo de Caixa.
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Para criar um Item de Liquidez é só clicar no Botão .
Informar o código do Item no campo Item de Liquidez, a Denominação (que irá aparecer no
relatório do Fluxo de Caixa) e a descrição do que é o Item de Liquidez no campo Descrição.
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A TRIBUIÇÃO DE C ONTAS B ANCÁRIAS
Nesta transação deverão ser mantidos todos os “Banco Empresa” de todas as empresas
relevantes para o Fluxo de Caixa.
Isso permite que o extrato bancário seja importado para o tratamento dos dados realizados. Em
caso de abertura de novo Banco Empresa, incluí-lo nesta transação. Todas as entradas novas
deverão ser associadas à sequência de consultas EXTRATOS_01.
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MANUTENÇÃO DO LIQUIDITY PLANNER
A manutenção do Liquidity Planner é feita através da transação FLQMAIN.
Os processos das pastas Atribuição e Transferência serão mais bem detalhados na seção
Processamento dos Dados Realizados.
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A configuração desta transação é bem simples e é utilizada tanto para os dados previstos, como
para os dados realizados.
Para criar uma nova associação de conta contábil com item de liquidez é só clicar no Botão
Deverá ser informado o Plano de Contas PLAN, a Empresa (somente em caso de uma conta
contábil ter diferente significado em empresas distintas). A Conta Contábil (ou o range de contas
de-até) e o Item de Liquidez a ser determinado.
Devemos atentar para utilizar nessa configuração sempre a conta contábil de contrapartida do
lançamento e não a conta da partida onde temos a linha de liquidez (por exemplo, partida do
cliente ou fornecedor).
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No exemplo abaixo vemos mais claramente que a conta a ser configurada na transação
FLQINFACC é conta de contrapartida da receita.
Para pedidos que envolvam materiais, os itens de liquidez são determinados a partir da classe de
avaliação do dado mestre do material. A contabilização de estoque ocorre no lançamento da
entrada de mercadoria (MIGO). Essa contabilização é automática e determinada contas de
estoque configuradas na chave BSX da transação OBYC (clicar 2x sobre o item).
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Para estas contas devemos marcar o FLAG avançar, para que o item de liquidez seja
corretamente determinado.
Os Itens de Liquidez são atribuídos diretamente na consulta. Dentro de uma consulta podemos
informar critérios referentes aos dados de cadastro dos parceiros, campos do cabeçalho e dos
itens dos documentos contábeis. Esses critérios são chamados Condições.
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Ao clicar em temos aberta a tela dinâmica de seleções que pode ser
configurada livremente e tem um grande número de campos para formação dos critérios.
Caso os critérios selecionados sejam confirmados, o item de liquidez é determinado pelo sistema.
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O sistema permite a livre criação de quantas consultas e sequências de consulta sejam
necessárias.
A determinação dos itens de liquidez ocorre na ordem em que for determinada a sequência de
consultas. No caso abaixo serão determinados os itens de adiantamento antes da determinação
dos Itens Buffer.
Os Itens Buffer são dois tipos de itens especiais e essenciais ao funcionamento do Liquidity Planner.
Devemos imaginar que a determinação correta dos itens de liquidez funciona em três etapas:
Para determinação da etapa 2 nós necessitamos desses dois itens buffer, pois eles serão
parâmetros de seleção da última execução do liquidity planner antes de transferir os dados para
o BW (isso será melhor explicado na seção Processar Faturas no processamento de dados
realizados)
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atribuição de contas, se nenhuma destas alternativas for possível, temos que desenvolver uma
codificação para fazer a atribuição correta do item de liquidez.
Essas funções já serão padrão na execução dos programas do LP. E estarão associadas às
variantes de execução diárias, como no exemplo abaixo.
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PROCESSAMENTO DOS DADOS PREVISTOS
O Fluxograma abaixo mostra como executar os processos para obtenção dos dados previstos,
preenchimentos das tabelas do Liquidity Planner.
LIMPAR DADOS DE MM E SD
Assim que a Ordem de Venda ou Pedido de Compra gerar seus faturamentos (MIRO e VF01) o
item de liquidez deixa de ser determinado no processamento do Previsto de MM e no Previsto de
SD. Para evitar duplicidade dos dados, fazemos sempre, antes de qualquer processamento dos
dados previstos essa limpeza. Se as ordens ou pedidos ainda não geraram suas faturas, eles serão
novamente inseridos nas tabelas nos processamentos seguintes.
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Essa transação irá eliminar tudo que estiver relacionado a pedidos de compra, requisições e
ordens de venda.
PROCESSAR PREVISTO DE MM
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Os parâmetros devem ser preenchidos como no exemplo abaixo, com exceção da data de
planejamento, que pode variar com o tempo, conforme a data de execução.
Clicar em para executar a transação. Ao fim do processamento irá mostrar um relatório com
os itens de liquidez determinados, para cada documento de compra.
Com um duplo clique na linha do pedido é possível analisar a determinação do item de liquidez.
A Data de Planejamento (ou data efetiva de pagamento) é determinada com base na data de
remessa do pedido, combinada com a condição de pagamento do cabeçalho do pedido. No
exemplo abaixo vemos que a data de remessa é 22.12.2010. Que irá determinar o dia 27.12.2010,
pois a condição de pagamento escolhida no pedido é de 5 dias.
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Neste processamento devemos ter todos os itens de liquidez determinados. Em caso de não
determinação, o sistema irá definir um item de liquidez padrão, chamado INIT_OUT.
Para determinar o item de liquidez, é necessário utilizar uma das alternativas de configuração.
Para isso consultar a seção Manutenção do Liquidity Planner na página 8.
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PROCESSAR PREVISTO DE SD
Neste processamento estamos determinando os itens de liquidez para todas as Ordens de Venda
que ainda não tiveram seus faturamentos (VF01) gerados.
Os parâmetros devem ser preenchidos como no exemplo abaixo, com exceção da data de
planejamento, que pode variar com o tempo, conforme a data de execução.
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No SAP configurado no Brasil, normalmente, as condições que determinam as Ordens de Venda,
não possuem a conta contábil associada. Por esse motivo, quase toda a determinação dos Itens
de Liquidez, neste processamento é realizada na Função Exit ZFLQ_ASSIGN_SDSO.
A determinação da Exit tem que estar alinhada com a configuração, pois no próximo passo, que
a determinação dos Itens de Liquidez a partir das faturas, o mesmo item que foi determinado pela
Função Exit, deverá ser determinado pela configuração do LP.
Clicar em para executar a transação. Ao fim do processamento irá mostrar um relatório com
os itens de liquidez determinados, para cada Ordem de Venda.
Com um duplo clique na linha da Ordem é possível analisar a determinação do item de liquidez.
A Data de Planejamento (ou data efetiva de pagamento) é determinada com base na data
desejada de remessa, combinada com a condição de pagamento. No exemplo abaixo vemos
que a data desejada de remessa é 17.08.2010. Que irá determinar o dia 14.09.2010, pois a
condição de pagamento escolhida no pedido é de 28 dias.
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Neste processamento devemos ter todos os itens de liquidez determinados. Em caso de não
determinação, o sistema irá definir um item de liquidez padrão, chamado INIT_IN. A determinação
do item INIT_IN indica que falta alguma codificação na Função Exit ZFLQ_ASSIGN_SDSO. Neste
caso, é necessário contatar o suporte para ajuste da função Exit.
Os parâmetros devem ser preenchidos como no exemplo abaixo, com exceção da data de
planejamento, que pode variar com o tempo, conforme a data de execução.
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Clicar em para executar a transação. Ao fim do processamento irá mostrar um relatório com
os itens de liquidez determinados, para cada Fatura (MM e SD).
No campo ID Consulta podemos ver qual foi o critério utilizado para determinar o Item de
Liquidez. Por exemplo, na linha 1 temos o valor abaixo.
Isso significa que o item 311200 foi determinado a partir da configuração da determinação
através da Conta Contábil (transação FLQINFACC).
Pela navegação dos itens, com duplo clique, podemos analisar com mais detalhe o porquê desta
atribuição.
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Aparecerá a lista de determinação do Liquidity Planner.
Vimos que a fatura foi lançada com crédito no fornecedor e débito na conta transitória EM/EF.
Essa conta é ignorada pelo LP, que irá buscar a classificação contábil do pedido de compra.
Para checar o pedido devemos ir para o documento original, através do seguinte Menu.
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Vemos que o item do pedido está associado a um Material, ou seja, a classificação contábil é
determinada pela chave BSX na transação OBYC, conforme a classe de avaliação do Material.
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Neste processamento devemos ter todos os itens de liquidez determinados. Em caso de não
determinação, o sistema irá definir itens de liquidez padrão, INIT_OUT, INIT_IN, INIT_TRANS ou os itens
buffer (BUFFER_FOR e BUFFER_CLI).
A determinação do item alguns dos itens acima indica que falta alguma configuração no LP para
a determinação do Item de Liquidez. Para determinar o item de liquidez, consultar é necessário
utilizar uma das alternativas de configuração. Para isso consultar a seção Manutenção do Liquidity
Planner na página 8.
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PROCESSAMENTO DOS DADOS REALIZADOS
O ponto de partida (como podemos ver no fluxograma abaixo) é a importação dos Extratos. Isso
significa que o setor financeiro deve estabelecer como procedimento obrigatório a entrada dos
extratos no sistema, seja de forma eletrônica pela transação FF.5, seja de forma manual, pela
transação FF67. Depois disso deve-se seguir uma série de passos do Liquidity Planner, até que os
dados possam ser enviados ao BW. A cada passo o usuário será orientado a verificar os dados e
resolver os problemas encontrados, como por exemplo, falta de conciliação bancária.
Para os bancos que não possuem extratos eletrônicos disponibilizados via arquivo, devemos entrar
os extratos de forma manual. Antes de entrar o extrato manual devemos conferir os seguintes pré-
requisitos:
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Para entrar um extrato manual, realizar os seguintes procedimentos:
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2) Entrar os dados da Conta Bancária
3) Verificar o Saldo do Banco a ser entrado o Extrato, esse deve ser o Saldo Inicial da conta.
Se não for, é porque falta fazer alguma conciliação, verificar as pendências de
conciliação antes de iniciar a entrada do Extrato. Neste exemplo utilizaremos o Banco
Fibra, conta contábil 111020044.
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4) Entrar dados do Banco, saldo inicial e saldo final. Todos os campos abaixo são obrigatórios.
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6) O saldo Inicial e final é validado no final da tela
7) Após a entrada dos dados clicar em Salvar . O sistema exibe a mensagem "Extrato
Gravado."
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9) Após o lançamento, o Saldo da Conta pode ser verificado na transação FS10N.
`
A movimentação foi contabilizada com sucesso e agora é possível partir para a
Conciliação Bancária das contas de entrada e saída.
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Importação dos Extratos Eletrônicos
A importação dos Extratos Eletrônicos já é feita atualmente pela Imcopa. Ela é realizada
principalmente para os bancos que possuem maior movimentação nas contas, como, por
exemplo, HSBC e Banco do Brasil.
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3) Selecionar o arquivo eletrônico do extrato a ser processado.
4) Clique em .
7) O sistema irá mostrar alguns relatórios de conferência. Se possível, guarde estes relatórios para
posterior validação.
8) Para conferir a entrada do Extrato pode utilizar a transação FF_6 (ou FF.6)
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Duplo clique na linha abaixo
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CONCILIAÇÃO BANCÁRIA
A Conciliação bancária deverá ser totalmente feita antes de executar as transações do Liquidity
Planner. Em outras palavras, não devemos ter nada “em aberto”, nas contas de “Banco Entrada”
e “Banco Saída”.
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Entrar critério de seleção e clicar em “Processar PA”.
4) Clicar em Salvar
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CAPTURA DOS DADOS DE FI PARA LP
2) Selecionar a opção “Passo 1: Buscar Dados SAP” e clicar em . Essa opção irá executar a
programa do Liquidity Planner que faz a carga inicial de dados do FI para o LP, para posterior
tratamento. Os parâmetros devem ser preenchidos como no exemplo abaixo, com exceção
da data de lançamento, que irá variar com o tempo.
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3) Clicar em para executar a transação. Ao fim do processamento o sistema irá mostrar
uma tela com os documentos que foram transferidos para o cálculo de liquidez.
OBS: Quando esta etapa é executada todos os itens de liquidez são determinados como INIT_IN e
INIT_OUT. São os itens de liquidez padrão para esta execução do processo. Eles não são
visualizados neste momento.
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ATRIBUIÇÃO DOS EXTRATOS PARA LP
A atribuição dos dados dos Extratos para p Liquidity Planner é necessária para mapear as
entradas e saídas dos extratos e permitir a execução do próximo passo. Neste momento também
é possível já determinar alguns itens de liquidez que tenha sua contabilização direta através dos
Extratos.
2) Selecionar a opção “Passo 2: Processar Extratos” e clicar em . Essa opção irá executar a
programa do Liquidity Planner que faz a interpretação dos dados de Extratos. Os parâmetros
devem ser preenchidos como no exemplo abaixo, com exceção da data de lançamento,
que irá variar com o tempo.
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Recomenda-se que a primeira execução seja de teste. Assim é possível analisar possíveis
problemas que possam ocorrer sem inserir nenhum dado indevido nas tabelas do Liquidity
Planner.
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4) O mais importante nesta etapa é ver se todos os itens de liquidez que estavam com INIT_IN e
INIT_OUT foram reclassificados. No exemplo acima INIT_IN e INIT_OUT viraram EXTRATO_IN e
EXTRATO_OUT. Para verificar toda a determinação de Itens clicar na coluna “Item novo” e no
botão de filtro .
Abrir o
Matchcode
(F4) Verificar a lista de
itens de liquidez
determinados
OBS: Nesta etapa é incomum termos algum item sem reclassificação do item de liquidez. Se
ocorrer é necessário solicitar o suporte da consultoria, através de um chamado ou e-mail para
resolução.
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ATRIBUIÇÃO DOS DADOS DE FI PARA LP
2) Selecionar a opção “Passo 3: Processar FI” e clicar em . Essa opção irá executar a
programa do Liquidity Planner que faz o tratamento e a determinação dos dados de FI para o
LP, para posterior tratamento. Os parâmetros devem ser preenchidos como no exemplo
abaixo, com exceção da data de lançamento, que irá variar com o tempo.
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Recomenda-se que a primeira execução seja de teste. Assim é possível analisar possíveis
problemas que possam ocorrer sem inserir nenhum dado indevido nas tabelas do Liquidity
Planner.
3) Nesta transação já podemos começar a tratar os erros de determinação de itens de liquidez.
O exemplo acima nos mostra que o item em que houve a conciliação bancária foi
determinado com sucesso, enquanto que o item em que esta não foi feita, nos mostra uma
mensagem de erro “Cadeia de Documentos incompleta”. Essa mensagem ocorre sempre que
não há conciliação bancária.
Com um duplo clique no documento contábil 5400041402 podemos analisar a cadeia de
documentos e como o item de liquidez foi determinado.
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Esse documento é documento em FI que corresponde ao lançamento da tarifa bancária.
Essa etapa é importante para determinação dos Itens Buffer de clientes e fornecedores,
BUFFER_CLI e BUFFER_FOR, respectivamente.
Esses itens são relativos a faturas e seus itens de liquidez serão determinados no próximo passo
de execução.
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Outro erro comum que ocorre é quando o sistema não encontra um item de liquidez para a
partida.
Na tela acima vemos que existe uma linha sem informação de liquidez, que acusa como
parceiro a conta contábil 4110800050. Essa conta contábil, ainda não foi inserida na
transação FLQINFACC. No momento em que a inserirmos o sistema passará a determinar o
item de liquidez.
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ATRIBUIÇÃO DOS DADOS DE MM E SD PARA LP
2) Selecionar a opção “Passo 4: Processar Faturas” e clicar em . Essa opção irá executar a
programa do Liquidity Planner que faz o tratamento e a determinação dos dados de MM e SD
para o LP, para posterior tratamento. Os parâmetros devem ser preenchidos como no
exemplo abaixo, com exceção da data de lançamento, que irá variar com o tempo.
Recomenda-se que a primeira execução seja de teste. Assim é possível analisar possíveis
problemas que possam ocorrer sem inserir nenhum dado indevido nas tabelas do Liquidity
Planner.
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3) Nesta transação devemos tratar todos os erros de determinação de itens de liquidez, onde os
itens finais serão determinados pelos dados das faturas. Nesta transação temos a
determinação dos itens de liquidez na segunda etapa, ou seja, os itens buffer, BUFFER_CLI e
BUFFER_FORN deverão determinar os itens de liquidez definitivos.
Devemos filtrar os itens e verificar se ainda existem itens BUFFER na listagem, se isto ocorrer
existe alguma falha na determinação, seja através de Conta, Consulta ou Função EXIT.
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A saída no extrato para este documento foi de R$ 1.250.664,18.
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Para entender melhor o processamento vamos analisar a determinação do item de liquidez
320220 – OUTROS MATERIAIS OPERACIONAIS.
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Temos agora lista de pagamentos que determinaram este item de liquidez (320220 – OUTROS
MATERIAIS OPERACIONAIS). Note que eles foram determinados na Segunda Etapa, a partir do
processamento do Item BUFFER_FOR.
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Um duplo clique no documento 5100494334 irá nos levar ao documento de pagamento.
Pedido foi lançado contra material, neste caso a classificação contábil fica na atrelada à
classe de avaliação do material (chave BSX da OBYC). Duplo Clique no material:
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Na visão, Contabilidade 1, temos a classe de avaliação 1200.
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Essa mesma conta é a conta configurada na transação FLQINFACC, para determinação do
item de liquidez 320220 – OUTROS MATERIAIS OPERACIONAIS.
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