Gestión de las Comunicaciones del Proyecto.

Procesos de la
gestión de las comunicaciones. Diagrama de Gantt personalizado.
Vista preliminar. Objetos en un diagrama de Gantt. Formato de texto.
Ordenar datos en una vista. Agrupar detalles del proyecto. Filtros.
Autofiltros. Personalización de campos. Personalización de tablas.
Personalización de vistas. Formato de informes. Informes
personalizados. Configurar página. Imprimir. Indicadores gráficos.
Formato de diagrama de Gantt.

Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 1

 PROCESOS EN UN SOFTWARE DE
GESTIÓN DE PROYECTOS
LÍNEA BASE

CREAR AJUSTAR CONTROLAR COMUNICAR

PROYECTO PROYECTO PROYECTO PROYECTO

Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 2

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

La gestión de las comunicaciones del proyecto incluye los procesos

para asegurar la generación, recogida, distribución, almacenamiento,
recuperación y destino final de la información del proyecto en tiempo
y forma.
Los gerentes de proyecto invierten gran parte de su tiempo
comunicándose con los miembros del equipo de proyecto y en
general con todos los interesados.

mensaje
Codificar Decodificar
ruido
EMISOR medio RECEPTOR
ruido
Decodificar Codificar
Comentarios - mensaje
Modelo básico de comunicación
Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 3
PROCESOS DE LA GESTIÓN DE LAS
COMUNICACIONES
• La gestión de las comunicaciones consta de 5 procesos:

X
IDENTIFICAR A LOS
INTERESADOS

Y Z
PLANIFICACIÓN DE LAS DISTRIBUCIÓN DE LA
COMUNICACIONES INFORMACIÓN

r q
GESTIONAR A LOS INFORMAR EL
INTERESADOS RENDIMIENTO

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DIAGRAMA DE GANTT PERSONALIZADO
Ir al menú Formato / panel Estilos de barra. Se tiene opciones para el
formato de las barras, la línea base y atraso. Los cambios efectuados
para un tipo de barra serán aplicados a todas esas barras.
Clic en Estilos de diagrama de Gantt para seleccionar de un banco de
estilos de barras.
Doble clic en la barra de una tarea determinada: los cambios de
formato no tendrán efectos en las demás barras.

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DIAGRAMA DE GANTT PERSONALIZADO

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DIAGRAMA DE GANTT PERSONALIZADO

Clic en el ícono de Diagrama de

Gantt / Más vistas
En el cuadro de diálogo Más
vistas, clic en Copiar.
Aparecerá el cuadro de diálogo
Definición de una vista.
Colocar un nombre cualquiera,
ejemplo: Diagrama de Gantt
personalizado y clic en Aceptar.
Aparecerá otra vez el cuadro de
diálogo Más vistas con la opción
Diagrama de Gantt personalizado
seleccionado. Clic en Aplicar.

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OBJETOS EN UN DIAGRAMA DE GANTT
Project puede insertar objetos en la parte gráfica del
diagrama de Gantt de dos formas:
Unir objetos a una barra, cuando el objeto
corresponde a la tarea. Dicho objeto se
moverá con la barra si la tarea es
reprogramada.
Unir objetos a una fecha cuando la información
de referencia se encuentra asociada a la
fecha. El objeto permanecerá en la misma
posición en la escala temporal.
Clic en el ícono Dibujo
Seleccionar un dibujo, ej. trazar un cuadro de texto
en la parte gráfica del diagrama de Gantt.
Escribir el texto y clic derecho / Propiedades.
En la ficha Línea y relleno seleccionar las opciones
deseadas y en la ficha Tamaño y posición,
seleccionar la posición para definir si el objeto se
adjuntará a una fecha o a una tarea.
Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 8
OBJETOS EN UN DIAGRAMA DE GANTT

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FORMATO DE TEXTO
Project puede aplicar formato al texto
de las tablas. Existen 2 formas de dar
formato al texto:
Dar formato a todas las
categorías de texto en el menú
Formato / Estilos de texto. Los
cambios realizados en una
categoría se aplicarán a todas las
ocurrencias de dicha categoría en
la vista activa.
Dar formato directamente a textos
individuales; seleccionar una
celda y clic derecho para editar
tamaño, color y tipo de fuente.
Los cambios realizados no
afectarán a otros textos.
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FORMATO DE TEXTO

Ejemplo: ir a la vista Hoja de tareas y seleccionar Tabla: Resumen.

Menú Formato y clic en Estilos de texto.
Seleccionar: tareas resumen, tamaño 10, color azul, subrayado

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ORDENAR DATOS EN UNA VISTA

Seleccionar una vista.

Ir al menú Vista / Ordenar
Aparecen las opciones: por costo, por nombre, por identificador,
ordenar por.
La opción “ordenar por” es la más completa, tiene 3 criterios para
ordenar. Cada criterio tiene 2 alternativas: ascendente y descendente.

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AGRUPAR DETALLES DEL PROYECTO
Seleccionar una vista, por ejemplo, Hoja de recursos.
En el menú Vista ir al recuadro “Sin grupo” y seleccionar “Grupo de
recursos”

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AGRUPAR DETALLES
DEL PROYECTO
Para un agrupamiento más
detallado ir a menú Proyecto /
Agrupar por: Grupo de recursos /
Más grupos.
En el cuadro de diálogo hay varias
opciones con Grupo de recursos
seleccionado. Click en Copiar.
En el cuadro de diálogo Definición
de grupo, poner un nombre (Grupo
de recursos por costo)
Se tienen opciones para agrupar
según el campo especificado, por
ejemplo, grupo y costo
Asimismo, se pueden definir
intervalos de grupo, por ejemplo
costos en intervalos de $1,000.
Click en Definir intervalos de grupo
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AGRUPAR DETALLES DEL PROYECTO

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FILTROS
Todos los campos tienen un
autofiltro en los encabezados.
En el menú Vista, a la izquierda del
ícono de filtro, clic en el recuadro
que dice por defecto “Todas las
tareas”. Seleccionar un criterio, por
ejemplo: “Hitos”.

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PERSONALIZACIÓN DE CAMPOS

Ir a menú Formato /
Personalizar / campos.
Elegir Texto en Tipo y seleccionar
Texto9. Click en Cambiar de
nombre y escribir Block.
Hacer lo mismo con Texto10 y
renombrar como Piso.
Project ha guardado dichos
campos (Block y Piso) para que
sean insertados en cualquier
tabla.

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PERSONALIZACIÓN
DE TABLAS
Ir al menú Vista / Tabla / Más tablas
El cuadro de diálogo muestra todas
las tablas que pueden elegirse. Con
la opción “Tarea” y “Entrada”
seleccionadas, clic en Copiar.
En el cuadro de diálogo Definición
de tabla, nombrar la tabla.

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PERSONALIZACIÓN DE TABLAS

En la columna Nombre de campo se pueden eliminar o insertar los

campos disponibles (ej. insertar los campos Block y Piso).
Ajustar el formato de fecha deseado
La nueva tabla aparecerá en el cuadro de diálogo Más tablas.

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PERSONALIZACIÓN DE VISTAS
Ir a Más vistas.
Clic en Modificar.
Seleccionar Vista única y aceptar
En el cuadro de diálogo Definición
de una vista:
Nombre: nombrar la vista
Pantalla:
Tabla: seleccionar una tabla
Grupo: seleccionar un criterio
para agrupar
Filtro: seleccionar
Marcar Mostrar en el menú.
La nueva vista aparecerá en el
cuadro de diálogo Más vistas.
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FORMATOS DE INFORMES

Los informes son formatos predefinidos destinados a la impresión de

los datos de Project. No permiten la introducción de datos
directamente.
Ir al menú Proyecto /Informes.
Seleccionar Costos
Clic en Flujo de Caja

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INFORMES VISUALES

MS-Project 2010 tiene

informes predeterminados que
traspasan la información a un
archivo tipo Excel o tipo Visio.
Ir a menú Proyecto /
Informes visuales.
Seleccionar un tipo de informe
Clic en Ver.

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CONFIGURAR PÁGINA
Ir al menú Archivo / Imprimir / Configurar página
Personalizar las opciones: Página, Márgenes, Encabezado, Pie de
página, Leyenda, Vista
En la ficha Vista se tienen opciones para la impresión

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 IMPRIMIR

Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 24

IMPRIMIR

Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 25

INDICADORES
GRÁFICOS

Seleccionar una vista y una

tabla. Ej. Hoja de tareas y Costo.
Ir al menú Proyecto /
Personalizar Campos
Seleccionar Número en la lista
desplegable del cuadro Tipo
Seleccionar un ítem, por ejemplo
Número3 y cambiar su nombre
(ej. Sobrepresupuestado)
Clic en el botón Fórmula
Escribir la fórmula deseada.

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 VISTA CON INDICADORES GRÁFICOS
En el ejemplo, se quiere informar de forma gráfica, qué tareas tienen un
costo mayor al costo previsto (o de línea de base). Para esto se definen
3 intervalos que se muestran en la tabla (C = costo, CP = costo previsto)
IIf([Costo]<0.9*[Costo previsto], 1, IIf([Costo]<1.1*[Costo previsto], 2,
IIf([Costo]>=1.1*[Costo previsto], 3, 0)))
Clic en Indicadores gráficos
Colocar en las columnas los
valores definidos en la tabla.
Aceptar.
Finalmente, insertar la columna
Sobrepresupuestado (Número3)

criterio valor símbolo

C < 90% CP 1
0.9 CP < C < 1.1 CP 2
C > 110%CP 3

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VISTA CON INDICADORES GRÁFICOS
Los costos por debajo del 90% de lo previsto se muestran con
Los costos por encima del 90% pero debajo del 110% de lo previsto se
muestran con
Los costos por encima del 110% de lo previsto se muestran con

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FORMATO DEL DIAGRAMA DE GANTT
Ir a Más vistas / Gantt de Seguimiento.
En el cuadro de diálogo, clic en Copiar.
En el nuevo cuadro de diálogo, definir la nueva vista con un nombre
(ejemplo: Gantt de seguimiento provisional). Clic en Aplicar
Project visualizará la nueva vista
Ir a menú Formato / Estilos de barra.
En el cuadro Estilos de barra, insertar una fila para crear un nuevo
estilo de barra, por ejemplo Provisional, en la columna Nombre.
En este ejemplo se ha guardado previamente un plan provisional (un
conjunto de valores reales que guarda las fechas de comienzo y fin de
las tareas en un momento dado) con las fechas Comienzo1 y Fin1.
En las siguientes columnas de esta fila, colocar:
Mostrar para tareas: Normales
Fila: 2
Desde: Comienzo1
Hasta: Fin1
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FORMATO DEL DIAGRAMA DE GANTT
En la ficha Barras de la parte
inferior, seleccionar forma, trama
y color.
En la ficha Texto, seleccionar:
Izquierda: Comienzo1
Derecha: Fin1
Clic en Aceptar.
Ir a menú Formato / Cuadrícula
En el cuadro de diálogo
seleccionar las opciones:
Cambiar la línea
Tipo
Color
A intervalos

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FORMATO DEL DIAGRAMA DE GANTT

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FORMATO DEL DIAGRAMA DE RED

Ir a Diagrama de red.
Ir a menú Formato / Estilos de
cuadro.
Clic en Más plantillas.
En el cuadro de diálogo, estando
seleccionado Estándar, clic en
Copiar.
En el cuadro de diálogo Definición
de plantilla de datos se puede
editar:
Nombre de la plantilla
Diseño de celda: número de
filas y columnas
Tipo de campos a mostrar
Fuente y alineación
Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 32
FORMATO DEL
DIAGRAMA DE RED
En el cuadro de diálogo Estilos
de cuadro, seleccionar todos los
elementos de la lista
Configuración de estilos para.
Elegir la plantilla recién creada

Editar el borde del cuadro

Forma
Color
Ancho
Editar el fondo del cuadro
Color
Trama
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FORMATO DEL DIAGRAMA DE RED

Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 34

FORMATO DEL DIAGRAMA DE RED

Ir a Diagrama de red.
Ir a menú Formato / Diseño.
En el cuadro de diálogo
seleccionar las opciones
deseadas.
Modo de diseño
Diseño de cuadros
Estilo de líneas de vínculo
Color de vínculos
Opciones de diagrama

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FORMATO DE LA VISTA GRÁFICO DE
RECURSOS

Ir a Gráfico de recursos.
Ir a menú Formato / Estilos de
barra.
Seleccionar las opciones
deseadas y aceptar
Project aplicará las opciones de
formato en la vista Gráfico de
recursos.

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