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Conceptos preliminares de la gestión

de proyectos. Gestión de proyectos


con Project. Inicio de Project. Entorno
de Project. Análisis de las vistas y de
los informes. Creación de un nuevo
plan de proyecto. Ajuste del
calendario. Softwares que trabajan en
el entorno de MS-Project: Visio,
Excel, WBS Chart Pro.

Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 1


PROJECT
MANAGEMENT
Es la aplicación de conocimientos,
habilidades, herramientas y técnicas a las
actividades del proyecto para satisfacer sus
requerimientos.
PMI (Project Management Institute) Î Guía
del PMBOK (Project Management Body of
Knowlegde)
Procesos: inicio, planificación, ejecución,
control y cierre.
Trabajo del proyecto:
Demandas contrapuestas: alcance,
tiempo, costo, riesgos, calidad
Interesados con diferentes necesidades
y expectativas
Requerimientos identificados

Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 2


PROYECTO
Un proyecto es un esfuerzo temporal
que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único y
cuya elaboración es gradual. A
diferencia de las operaciones que son
continuas y repetitivas, los proyectos
son temporales y únicos.

Los proyectos son una forma de


organizar actividades que no pueden
ser tratadas dentro de los límites
operativos normales de la organización,
por lo que frecuentemente se usan
como una forma de lograr el plan
estratégico de la organización.

Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 3


TRIPLE RESTRICCIÓN
Los gerentes del proyecto hablan de la “triple restricción” (alcance,
tiempo y costos) cuando se gestionan los requisitos de un proyecto.
La calidad se ve afectada por el equilibrio de estos 3 factores.

3
CALIDAD

ALCANCE
E

E1 E2 E3

E1.1 E1.2 E2.1 E2.2 E2.3 E3.1 E3.2

Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 4


ÁREAS DE EXPERIENCIA EN LA
GERENCIA DE PROYECTOS
Una gerencia de proyectos efectiva requiere que el equipo de dirección
del proyecto entienda y utilice los conocimientos y habilidades de 5
áreas de experiencia:

Fundamentos de la
Dirección de Proyecto
Guía del
PMBOK
Habilidades Conocimientos, normas
interpersonales y regulaciones del área
de aplicación

Conocimientos y Comprensión
habilidades de del entorno del
dirección general proyecto

Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 5


CICLO DE VIDA DEL PROYECTO:
ejemplo: Proyecto inmobiliario
100% Totalmente
Asignación de operativo
los contratos
principales
Instalación
% completado

completa
Decisión de
inicio del
proyecto

Fase I Fase II Fase III Fase IV Fase V


Factibilidad Diseño Comercialización Construcción Implementación
•Formulación •Diseño básico •Promoción •Manufactura •Prueba final
•Estudios de •Costo •Preventas •Entrega •Saneamiento
Factibilidad •cronograma •Ventas •Obra civil •Cierre
•Diseño •Términos •Postventa •Instalación
estratégico y contractuales
aprobación •Planif. detallada
Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 6
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y
PROYECTOS
La estructura organizacional frecuentemente limita la disponibilidad de
recursos, y varía desde una estructura funcional hasta una orientada a
proyectos, con diversas estructuras matriciales en el medio.
Estructura Funcional Matricial Matricial Matricial Orientada
organizacional débil equilibrada fuerte a
Características proyectos
del proyecto
Autoridad del Poca o limitada Baja a Moderada a Alta o casi total
gerente de proyecto ninguna moderada alta

Disponibilidad de Poca o limitada Baja a Moderada a Alta o casi total


recursos ninguna moderada alta
Quién controla el Gerente Gerente combinación Gerente del Gerente del
presupuesto del funcional funcional proyecto proyecto
proyecto

Rol del gerente del Dedicación Dedicación Dedicación Dedicación Dedicación


proyecto parcial parcial completa completa completa
Personal Dedicación Dedicación Dedicación Dedicación Dedicación
administrativo de la parcial parcial parcial completa completa
gerencia de proyectos

Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 7


TIPOS DE PROCESOS DE LA
GERENCIA DE PROYECTOS
Según el PMBOK en su 4ta edición la Gerencia de Proyectos se
compone de 5 grupos de procesos distribuidos en 42 procesos en las 9
áreas de conocimiento. Cada proceso tiene una serie de entradas,
herramientas y técnicas, y salidas.

Procesos de
Seguimiento y Control
Procesos de
Planificación

Procesos de Procesos de
Iniciación Cierre

Procesos de
Ejecución
Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 8
Fuente: Guía del PMBOK 4ta Ed.
Project Management Institute DIRECCIÓN DE PROYECTOS

5. Gestión del Alcance del 6. Gestión del Tiempo del


No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y , a continuación, abra el archiv o de nuev o. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuev o. No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y , a continuación, abra el archiv o de nuev o. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuev o.

4. Gestión de la Integración
No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y , a continuación, abra el archiv o de nuev o. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuev o.

4. Proyecto
Gestión de la Integración 5. Gestión del Alcance del
Proyecto 6. Gestión del Tiempo del
Proyecto
del
del Proyecto Proyecto Proyecto
4.1. Desarrollar el Acta de
No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y , a continuación, abra el archiv o de nuev o. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuev o. 5.1. Planificación
Recopilar requisistos
del alcance
No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y , a continuación, abra el archiv o de nuev o. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuev o.

6.1. Definición de las actividades


No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y , a continuación, abra el archiv o de nuev o. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuev o.

4.1. Desarrollar
Constitución el Acta de
del Proyecto 5.1.
5.2. Planificación
Definición del alcance
del alcance 6.1.
6.2. Definición de las
Establecimiento de actividades
la
Constitución
4.2. Desarrollardel Proyecto
Plan de Gestión
el enunciado del 5.2.
5.3. Definición
Crear EDT del alcance 6.2. Establecimiento
secuencia de la
de las actividades
4.2.
alcance Desarrollar el enunciado
del proyecto (preliminar)del 5.3. Crear EDTdel alcance secuencia
6.3. de las
Estimación actividades
de los recursos de
del proyecto 5.4. Verificación
alcance
4.3. del proyecto
Desarrollar el Plan (preliminar)
de Gestión 5.4. Verificación del alcance las6.3. Estimación de los recursos de
actividades
4.3. Dirigir y gestionar la ejecución 5.5. Control del alcance lasDesarrollo
actividades
del4.3. Desarrollar
proyecto el Plan de Gestión 5.5. Control del alcance 6.4. del cronograma
del
4.4.proyecto
del proyecto
Dirigir y gestionar la ejecución 6.4. Desarrollo del cronograma
6.5. Control del cronograma
4.4. Supervisar
del4.4. y controlar
Dirigir y gestionar
proyecto la el trabajo
ejecución 6.5. Control del cronograma
del proyecto
del proyecto
4.5. Supervisar y controlar el trabajo
4.5.
del
4.5. Supervisar
proyecto
Control y controlar
integrado el trabajo
de cambios
delControl
proyectointegradoo de cambios
4.6. Cerrar proyecto fase
4.6.
4.7. Control
Cerrar integrado de cambios
proyecto
4.7. Cerrar proyecto

7. Gestión de los Costes del 8. Gestión de la Calidad del 9. Gestión de los Recursos
No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y , a continuación, abra el archiv o de nuev o. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuev o. No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y , a continuación, abra el archiv o de nuev o. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuev o. No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y , a continuación, abra el archiv o de nuev o. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuev o.

7. Gestión de los Costes del


Proyecto 8. Gestión de la Calidad del
Proyecto 9. Gestión
Humanos deldeProyecto
los Recursos
Proyecto Proyecto Humanos del Proyecto
7.1. Estimación de los costes
No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y , a continuación, abra el archiv o de nuev o. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuev o.

8.1. Planificación de la calidad


No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y , a continuación, abra el archiv o de nuev o. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuev o.

9.1. Planificación de los Recursos


No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y , a continuación, abra el archiv o de nuev o. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuev o.

7.1.
7.2. Estimacióndel
Preparación de presupuesto
los costes de 8.1.
8.2. Planificación
Realizar de la calidad
aseguramiento de la 9.1. Planificación de los Recursos
Humanos
7.2. Preparación del presupuesto de
costes 8.2. Realizar aseguramiento de la
calidad Humanos
9.2. Adquirir el equipo del proyecto
costes
7.3. Control de costes calidad
8.3. Realizar control de calidad 9.2. Adquirir elelequipo
9.3. Desarrollar equipodel
delproyecto
7.3. Control de costes 8.3. Realizar control de calidad 9.3. Desarrollar el equipo del
Proyecto
Proyecto
9.4. Gestionar el equipo del Proyecto
9.4. Gestionar el equipo del Proyecto

10. Gestión de las 11. Gestión de los Riesgos 12. Gestión de las
No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y , a continuación, abra el archiv o de nuev o. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuev o. No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y , a continuación, abra el archiv o de nuev o. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuev o.
No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y , a continuación, abra el archiv o de nuev o. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuev o.

10. Gestión de las


Comunicaciones del Proyecto 11.Proyecto
del Gestión de los Riesgos 12. Gestión de
Adquisiciones lasProyecto
del
Comunicaciones del Proyecto del Proyecto Adquisiciones del Proyecto
10.1.
10.1.Identificar los interesados
Planificación de las
No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y , a continuación, abra el archiv o de nuev o. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuev o.

11.1. Planificación de la Gestión de


No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y , a continuación, abra el archiv o de nuev o. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuev o.

12.1. Planificar
Planificación
adquisiciones
de las compras y
No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que ésta esté dañada. Reinicie el equipo y , a continuación, abra el archiv o de nuev o. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuev o.

10.1. Planificación de las


comunicaciones 11.1. Planificación de la Gestión de
Riesgos 12.1. Planificación de las compras y
adquisiciones
10.2. Planificación
comunicaciones de las Riesgos 12.2. Efectuar adquisiciones
adquisiciones
10.2. Distribución de la información
Comunicaciones 11.2. Identificación de Riesgos 12.2. Planificar la contratación
10.2. Distribución
10.3. de la información 11.2. Identificación de Riesgos 12.2. Planificar
12.3. Administrar la contratación
adquisiciones
10.3. Informar el rendimiento
Distribución de la información 11.3. Análisis cualitativo de riesgos Solicitar respuestas de
10.3.
10.4. Informar el rendimiento
Gestionarelarendimiento
los interesados 11.3.
11.4. Análisis
Análisis cualitativode
cuantitativo deriesgos
riesgos 12.3. Solicitar
vendedores respuestas de
10.4. Informar 12.4. Cerrar adquisiciones
vendedores
10.4. Gestionar a los interesados 11.4. Análisis cuantitativo de
11.5. Planificación de la respuesta riesgos
a 12.4. Selección de vendedores
10.5. Gestionar a los interesados 12.4. Selección de del
vendedores
11.5. Planificación de la respuesta a
riesgos 12.5. Administración contrato
riesgos
11.6. Seguimiento y control de 12.6. Cierre del contratodel contrato
12.5. Administración
11.6.
riesgos Seguimiento y controlPMP
de 12.6. Cierre del contrato 9
Juancarlosriesgos
Landaure Olavarría,
DOCUMENTOS PRINCIPALES DEL
PROYECTO
La Guía del PMBOK cita 3 principales documentos:
Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter): autoriza
formalmente el inicio del proyecto.
Enunciado del Alcance del Proyecto: define el trabajo y los
entregables que deben realizarse.
Plan de Gestión del Proyecto: incluye las acciones necesarias para
definir, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios en un solo
plan. Consta de los siguientes planes subsidiarios:
Plan de gestión del alcance
Plan de gestión del cronograma
Plan de gestión de costos
Plan de gestión de calidad
Plan de gestión de personal
Plan de gestión de las comunicaciones
Plan de gestión de riesgos
Plan de gestión de las adquisiciones
Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 10
MICROSOFT OFFICE PROJECT 2010
http://www.microsoft.com/project/en/us/default.aspx
Microsoft Office Project 2010 es una de las
herramientas más usadas en la gestión de un
proyecto. Familia de Microsoft Office Project 2010:
1. Project Standard: para gestionar un proyecto.
2. Project Professional: ofrece una forma eficaz y
visualmente mejorada para gestionar una amplia
gama de proyectos y programas. La empresa puede
obtener los resultados del proyecto unificado y la
gestión del portafolio mediante la adición de
Microsoft Project Server 2010.
3. Project Server: unifica la gestión de proyectos y
portafolios para ayudar a las organizaciones a
alinear los recursos y las inversiones con las
prioridades del negocio, control de ganancia en
todos los tipos de trabajo, y visualizar el rendimiento
utilizando cuadros de mando de gran alcance..

Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 11


Ayuda de
Barra de
menús
ENTORNO DEL MS PROJECT 2010 Project

Barras de
herramientas
Escala de
tiempo

Nombre de
vista activa
Ventana de
Plan de
Ventana de Plan Proyecto
de Proyecto (tabla) (gráfico) Barra de
estado

Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 12


FUNCIONES DE PROJECT

Barra de menú principal: permite proporcionar instrucciones a


Project
Barras de herramientas: ofrecen acceso rápido a las tareas más
comunes.
La ventana del plan de proyecto contiene una vista del plan de
proyecto activo.
Los comandos de la barra de herramientas son similares a los de
otras aplicaciones de Office: nuevo, abrir, guardar.

Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 13


AYUDA DE PROJECT

El panel Guía de Proyectos de la


versión 2007 se ha sustituido por el
cuadro “Ayuda de Project”.
El ícono de Ayuda de Project se
encuentra en el extremo superior
derecho.

Se puede seguir paso a paso los ítems


que aparecen en este cuadro.

Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 14


ANÁLISIS DE LAS VISTAS
Las vistas centran su atención en detalles
de las tareas o recursos. Clic en el ícono
“Diagrama de Gantt”.
Diagrama de Gantt es la vista
predeterminada
Hoja de recursos: visualiza detalles de los
recursos en una tabla.
Uso de recursos: agrupa los recursos
mostrando las tareas a las que han sido
asignados.
Uso de tareas: agrupa las tareas
mostrando sus recursos asignados.
Calendario: muestra las tareas en los días
para los que se ha programado su
comienzo.
Diagrama de red: muestra la relación
entre las tareas.
Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 15
ANÁLISIS DE LOS INFORMES

Son formatos predefinidos para la impresión de información de Project.


Hacer click en menú Proyecto / Informes.

Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 16


CREAR UN NUEVO PLAN DE
PROYECTO
Click en el menú Archivo /
Nuevo.
Aparece a la derecha el panel
de Plantillas disponibles.
Se tienen varias opciones:
crear un proyecto en blanco,
uno sobre la base de plantillas
recientes, uno a partir de
proyectos existentes, o uno a
partir de plantillas de office.
En las opciones de plantillas se
pueden seleccionar plantillas de
la PC que vienen por defecto
con el programa o buscarlas en
internet.

Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 17


FECHA DE INICIO DEL PROYECTO

Abrir un proyecto nuevo.


Click en el menú Proyecto
Clic en Mover proyecto.
Por defecto, Project usa la fecha
actual como fecha de inicio del
proyecto.
Seleccionar una fecha en Nueva
fecha de comienzo del proyecto.

Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 18


CALENDARIO DEL PROYECTO
Click en el menú Proyecto /
Cambiar tiempo de trabajo.
En la lista Para calendario,
haga clic en el calendario que
desea cambiar.
Para cambiar la semana
laboral predeterminada para
cualquier calendario clic en la
pestaña Semanas laborales.
En el cuadro de diálogo
Detalles de, seleccione a su
vez los días que desea
cambiar de laborables a no
laborables, o viceversa.
Para agregar feriados, clic en
Excepciones. Para establecer
periodicidad, clic en Detalles.
Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 19
OPCIONES DE PROJECT
Clic en el menú Archivo / Opciones.
La opción Programación es la más usada para cambiar la
programación, los calendarios y los cálculos.

Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 20


SOFTWARES QUE TRABAJAN EN EL
ENTORNO DE PROJECT
Excel: para importar y exportar datos en tablas
además de gráficos. De la familia Office.

Visio: para construir diagramas de muchos


tipos.

WBS Chart Pro: para construir diagramas de


EDT. Pertenece a la empresa Critical Tools, se
puede bajar un demo en
http://www.criticaltools.com/download.htm

@risk for Project: para hacer análisis de


riesgo en proyectos. Pertenece a la empresa
Palisade, se puede bajar un demo en
http://www.palisade.com/riskproject/
Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 21
PROCESOS EN UN SOFTWARE DE
GESTIÓN DE PROYECTOS
LÍNEA BASE

CREAR AJUSTAR CONTROLAR COMUNICAR


PROYECTO PROYECTO PROYECTO PROYECTO

Juancarlos Landaure Olavarría, PMP 22