vy & Informes Capitulo En este capitulo trataremos: @ Crear un Informe @ Disefiar un Informe @ Realizar operaciones con campos calculados en un informe '@ Revisar la presentacién preliminarde un informe. Microsoft Office Access 2007 proporciona una serie de herramientas que ayudan a crear rapidamente informes atrayentes y fadles de leer que presenten los datos de acuerdo con las necesidades de los usuarios. Puede utilizar los comandos de la ficha Crear para crear un informe sencilo con un solo clic. Puede utilizar el Asistente para informes para crear un informe mas complicado, o bien, puede crear un informe agrgando usted mismo todos los datos y elementos de formato. Sea cual sea el método elegido, es probable que realice al menos algunos cambios en el disefio del informe para que los datos se muestren de la manera deseada.ts . ~~ SENATI As tente para informes Puede utilizar el Asistente para informes para ser més selectivo acerca de los campos que van a aparecer en el informe. También puede especificar cémo se agrupan y se ordenan los datos, y puede utilizar los campos de mas de una tabla o consulta, siempre que haya especificado de antemano las relaciones entre las tablas y consulta. 1. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga cic en Asistente para informes. al Exquetas 8 Ltworme en bianco Be Informe Disefo 6 If asstente para intormes “informe Informes 2. Seleccione la tabla 0 consulta de donde se obtendrén los datos, Si desea \cluir en el informe campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ri en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera pagina del Asistente para informes. Al contrario, repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los campos que desee incluir en e| informe hasta haber seleccionado todos los campos necesarios. A continuacion, haga clic en Siguiente o en Final para continuar. ‘stent par informes i iar matcer cof vo] me fool 11. Asimismo puede seleccionar Totales, mostrandolos en el Encabezado o Pie de grupo como se muestra en la imagen Totales £ Two linauresctos [i i ( Hos i eo — 12. Al terminar el paso anterior se afiadié la seccian Encabezado y Pie de distrito en esta Ultima se afiadié la formula =Cuenta( 1 € Encadezado de paving € bie del informeSENATI Capitulo Vil Informes 13. En la secci6n Pie Distrito, agregue una etiqueta con el texto Total Registros justo al lado i € 51 Distt Ftaftepfes econ | € Fie de pavine 44. Muestre la Lista de campos (puede pusar ALT + F8)y arrastre el campo Distrito a la seccién Encabezado Distrito, modfique la etiqueta que acompafia a este cuadro de texto ‘a muestre el texto Clientes de. eee de: cd | # etalle 15. Si quisiéramos crear bastaria con hacer clic en Agregar grupo, segtin muestra la imagen. ‘Agrupacion orden y total [F Aguparen Distrito ¥ cond enlapertesupeion ¥ és | avecar in exden 16. Para eliminar un agrupamiento hacer clic en el botén Eliminar a la derecha del panel Agrupacién, orden ytotal ae “O 47. Debe confirmar la eliminacién de! grupo contestando a la pregunta que formu Access. Una vez creado un informe ya sea por el asistente o manualmente, en la vista disefio se pueden hacer multiples modificaciones a través de sus propiedades, por ejemplo puede cambiar las propiedades del encabezado de grupo seleccionando Encabezado de Grupo en la Hoja de propiedades, algunas propiedades importantes son: Forzar nueva pagina. Se puede utilizar para especificar si las secciones del formulerio (detalle, pie de pSgina) o las secciones del informe (encabezado, detalie, pie de pagina) se imprimen en una pagina aparte en lugar de imprimirse en la pagina actual. Mantener juntos. Puede usar esta propiedad para imprimir una seccién entera de un formulario o informe en una pagina. Por ejemplo, puede haber un grupo de formacién relacionada que no desea que se imprima en dos paginas. Repetir secci6n. Repite la seccién en la parte superior de cada pagina.pean ere lenge EI Imprimir un informe Cambiar la configuracién de pagina 1. Abra el informe en Vista presentacién 2. Ena ficha Disefio de pagina, enel grupo Pagina, haga clic en una opcién. + Tamafio la/permite seleccionar entre varios tamafios de papel o escribir un tamafio de papel personalizado. + Vertical 4 orienta la pagina en sentido vertical. + Horizontal “ orienta la pagina en sentido horizontal. + Mérgenes permite seleccionar entre varios anchos de margen predefinidos, o bien, puede hacer cic en Avanzadas para especificar anchos de margen personalizados mediante el cuadro de didlogo Configurar pagina. + Mostrar mérgenes activa o desactiva la presentacién de los mérgenes, (sdlo en la vista Presentacién). * Columnas muestra el cuadro de didlogo Configurar pagina. Especifique el namero de columnas y el tamafio de columna deseados y, a continuacién, haga clic en Aceptar. + Imprimir sélo los datos anula la impresion de las etiquetas que haya en d informe. Sélo se imprimiran los controles enlazados con los datos de la tabla o consulta subyacente. Esta caracteristica puede resultar Util para los informes que se imprimen ocasionalmente en formularios preimpresos. En estos casos, se puede anubr la impresién de las etiquetas y volver a activarlas cuando se vaya a imprimir él informe en pape en blanco. Si desea usar una configuracion més detallada de la pagina, haga clic en el botén Configurar pagina situado en la esquina inferior derechaCapftulo Vit Informes del gupo Disefio de pagina para que se muestee el cuadto de diélogo Configurar pagina. Puede utilize Configurar pagina para ajuster todos los valores de configuracién disponibles en la ficha Disefio de pagina, asi como para seleccionar una impresora especifica para el informe. Enviar un informe a una impresora eaee 1. Abra el informe en cualquier vista 0 seleccione el informe en el panel de exploradén. 2 Hoga cic en el Botén Microsoft Offi (Sy, a continuacién, haga clic en imprimir. 3. En el cuadro de délogo Imprimir, especifique las opciones deseadas, como laimpresora, el intervalo de impresion o el nimero de copias. 4. Haga clic en Aceptar. ee Ee J fi Qué funciones pueden ser utilizadas para calcular subiotales por grupos mediante el asistente para informes? Alcrear un informe con el asistente, :1as distribuciones permitidas cuando se indica que se van agrupar datos son las mismas que cuando no se agrupan? {Qué opciones de agrupamiento hay para los campos de tipo texto? LQué opciones de agrupamiento hay para los campos de tipo nimero? {Qué opciones de agrupamiento hay para los campos de tipo fecha y hora? Para la base de datos Club de Videos StarCentro, eree los siguientes informes: ‘eez= Micrsoft Office Access 2107