Scientific Sessions 2012

18–21 April 2012 | Dubai, United Arab Emirates

 
SHIPPING & FREIGHT FORWARDING GUIDELINES & TARIFFS 
 
 
CONSIGNING OF SHIPMENTS 
 

The Bills of lading (B/L) or Airway bills (AWB) should be consigned as follows: 
 

Airlink International U.A.E. 
c/o World Congress of Cardiology 2012 
PO Box 10466 
Dubai, United Arab Emirates 
 

Attn:    Mr. Michael Cornelius (Manager – Exhibitions Airfreight) 
Tel:     +971 4 3325334 
Fax:    +971 4 3325155 
 
INTERNATIONAL FORWARDING PARTNER 
Airlink  International  will  be  working  along‐side  Fairexx  /  GT  Exhibitions  to  ensure  that  all  of  your 
freight, shipment and on‐site handling needs are taken care of.  
Fairexx / GT Exhibitions are the international freight forwarding partner for the WCC 2012 and will 
be  able  to  provide  you  with  recommended  agents  around  the  world  (see  spate  “Recommended 
Agents List). 
Airlink  International  will  be  specifically  managing  shipments  (door‐to‐door)  from  the  Middle  East 
region as well as the on‐site handling of all of the freight for the congress. 
 
REQUIRED DOCUMENTATION  
 

Original commercial invoices and packing lists are only considered if they are stamped, signed and 
printed on a company letter head.  
 

Please note that hand written documents are not acceptable; the details on all documents MUST 
be in English language and should tally with the actual shipment. 
 

Country of origin should be declared correctly on the certificate of origin which should match the 
declared country of origin on the goods / boxes  
 

ƒ For shipments via Sea freight the following documentation is needed : 
 

o Certificate of origin  
o 2 originals + 5 copies of each: commercial invoice and packing list (originals must be 
attested by the chamber of commerce at origin)   
o Invoice and packing list must show: 
ƒ individual item price 
ƒ total CIF value (Cost, insurance & freight)  
ƒ total number of packages matching the B/L (Bills of Lading)  
ƒ gross weight & volume matching the B/L 
ƒ Harmonized system code (HS code)for all items  
 
 
 
 
 
 

Page 1 of 7 
Scientific Sessions 2012
18–21 April 2012 | Dubai, United Arab Emirates

ƒ For shipments via Air freight the following documentation is needed : 
 

o 2 originals + 5 copies of each: commercial invoice and packing list (originals must be 
attested by the chamber of commerce at origin)   
o Invoice and packing list should show: 
ƒ individual item price 
ƒ total CIF value (Cost, insurance & freight)  
ƒ total number of packages matching Airway bill (AWB) or the House airway 
bill (HAWB) 
ƒ gross weight & volume matching the AWB or HAWB 
ƒ Harmonized system code (HS code)for all items  
 
IMPORTANT: For  any cargo containing  foods items,  medicine, ammunition,  guns,  or  any  irregular 
cargo, please contact us before sending these goods to avoid customs delay or rejection. 
 
Bill of lading / Airway bills:  
Must be consigned as per details mentioned above in the name of “Airlink International UAE” only; 
failing of which Airlink will not be able to process customs clearance. 
 
Separate house airway bills (HAWB) or Forwarders bill of ladings (FBL):  
Must be issued for individual Exhibitors per consignment stating the correct weights and measures.  
 
Certificate of origin:  
This document must be sent as original and attested by the Chamber of Commerce at origin.  
 
Commercial invoice/Packing list:  
This  document  must  be  duly  typed  in  English  and  printed  only  on  one‐sided  paper  with  an  original 
company  letter  head  with  an  original  company  stamp  and  along  with  an  authorized  signature. 
Computer print outs of invoices or freight forwarders invoices are not acceptable. 
 

Separate invoices for temporary and permanent goods are also required for goods under permanent 
import  such  us  giveaways/brochures,  consumables,  gift  items,  etc.  which  must  be  mentioned 
separately  on  a  separate  invoice  detailing  their  respective  correct  gross  and  net  weight.  The  same 
should also be packed separately as a different package. This is a must in order to ensure accurate 
calculation of customs duty during re‐exportation. 
 
PLEASE  NOTE  that  failing  to  provide  us  with  original  documents  fulfilling  the  above 
requirements in detail may cause customs fines, excess duty assessment and delays with 
and refusal of customs clearance. Any customs fines and excess duty assessments caused 
due  to  incorrect,  improper  or  missing  documents  will  be  billed  to  the  respective  freight 
agent/client. 
 

Page 2 of 7 
Scientific Sessions 2012
18–21 April 2012 | Dubai, United Arab Emirates

 
ADDRESSING OF INVOICES  
 

Please use the below format or include all of the below details for the addressing of invoices.  
 

To: Airlink International U.A.E. 
C/O World Congress of Cardiology  
P.O. Box 10466 
Dubai, United Arab Emirates 
 

Name of Exhibitor 
Stand no. 
World Congress of Cardiology 18‐21 April 2012 
Dubai International Convention and Exhibition Centre 
Dubai, United Arab Emirates 
 
MARKING OF PACKAGES  
 

Please  use  the  shipping  labels  available  in  the  WCC  2012  services  manual  –  be  sure  to  use  the 
appropriate label depending on whether your shipment is for: 
 

Exhibition stand materials  
Future events booth 
Congress bag inserts (see congress bag insert section) 
 
SHIPPING DEADLINES 

Freight  Deadline  Date 

Sea freight should arrive  at least 10 days before the show   no later than 8 April 2012 

Air freight should arrive  at least 8 days before the show  no later than 10 April 2012 

DVD’s or videos sent by  at least 20 days before the show  no later than 28 March 2012 

courier should arrive  (as the UAE Ministry of Information may ask to 
do a censorship before the release of the freight) 
 
CUSTOM DUTY 
 

The Port and Custom Authorities of Dubai levy a 5% duty on goods, which are sold, giveaways and 
any of non‐return items such as leaflets, brochures, and catalogues etc, based on cost, insurance, and 
freight value declared (CIF). Therefore, please issue detailed invoices showing all CIF values. 
 

All shipments are normally cleared on a temporary import basis against payment of 5% CIF VALUE as 
assessed by the UAE customs. UAE customs can and often do re‐evaluate the value of invoices, duty 
is  paid  based  on  UAE  customs  valuation  of  a  shipment,  Airlink  International  UAE  will  not  be  held 
responsible for an invoice value being increased by the authorities. 
 

It is essential, that the information mentioned on the documents matches with those mentioned on 
the AWB, B/L, packing list and invoice. 
 

For all brochures, give‐aways, leaflets, samples which are not returning, all exhibitors should provide 
a  separate  detailed  invoice  showing  the  number  of  boxes,  weight,  dimensions,  individual  price  per 
item, and total CIF price, however, the above items are dutiable anyway  
 

Page 3 of 7 
Scientific Sessions 2012
18–21 April 2012 | Dubai, United Arab Emirates

INSURANCE 
 

Insurance of the cargo not included in our scope of work / tariff and same to be arranged by the 
Exhibitor  and  /  or  Exhibitor  company  with  an  express  and  unconditional  waiver  of  subrogation 
towards Airlink, partners & our sub‐contractors. 
 

The show site yard is not a covered site, therefore all freight and empties moving in and out of the 
halls or stored on site during the show are exposed to climatic conditions. Our tariff is computed on 
the basis of volume and weight and has no correlation with the value of exhibits, it follows that the 
cost of insurance cover is not included in our charges. 
 
For shipments arriving in apparent damaged condition, the airport and sea port will not assist with 
surveys  and  provide  any  damage  reports.  The  goods  will  need  to  be  surveyed  onsite  by  the 
exhibitor’s survey company to process any claims. 
 
UAE – LOCAL SITE OPERATIONS CONTACT  
 
Airlink International, UAE 
Dubai World Trade Centre  
Office Unit No. 23B & 23C 
Hall 2  
P. O. Box 10466 Dubai  
United Arab Emirates  
 

Tel:  (+971 4) 3325 334 | Fax: (+971 4) 3325 155   
 

Contact person:  
Mr. Michael Cornelius (michael@airlink.ae) 
Mr. William Lobo (william@airlink.ae) 
 
 
 
HANDLING TARIFFS 

1) SEA FREIGHT – FCL (Full Container Load) 
 

ƒ 20 FT GP Container       ‐ MINIMUM CHARGE 20 CBM 
ƒ 20 FT OPEN TOP Container     ‐ MINIMUM CHARGE 25 CBM 
ƒ 40 FT GP Container      ‐ MINIMUM CHARGE 40 CBM 
ƒ 40 FT HIGH CUBE Container   ‐   ‐ MINIMUM CHARGE 45 CBM 
ƒ 40 FT OPEN TOP Container     ‐ MINIMUM CHARGE 45 CBM 
 

INBOUND – FROM ARRIVAL VESSEL AT DUBAI PORT TO STAND DELIVERY ON‐SITE 
US$ 95.00   per cubic meter or 1000 Kilos 
US$ 80.00   U.A.E. Customs inspection fee per exhibitor / Import entry   
 

The above rates Include: ‐  
ƒ U.A.E. Customs clearance for temporary importation 
ƒ Dubai Port handling and delivery to exhibition site 
ƒ Unloading and/or de‐Stuffing of containers  
ƒ Delivery to stand – First Time spotting 
ƒ Removal and storage of empty cases during exhibition on site only. 
 

Page 4 of 7 
Scientific Sessions 2012
18–21 April 2012 | Dubai, United Arab Emirates

 
OUTBOUND – FROM COLLECTED EXHIBITION STAND TO F.O.B. (Free On Board) VESSEL DUBAI PORT 
US$ 95.00   per cubic meter or 1000 Kilos 
US$ 80.00   U.A.E. Customs inspection fee per exhibitor / Import entry   
US$ 85.00   bills of lading fees 
 

The above rates include: ‐  
ƒ Return of empty cases from onsite storage. 
ƒ U.A.E. Customs clearance for re‐exportation to Dubai Port 
ƒ Collection from exhibition stand 
ƒ Loading to container and transport to Dubai Port 
ƒ Dubai Port handling 
 

For additional related charges for Customs, craneage, etc., please see section 6  
 
2) SEA FREIGHT – LCL (Less Container Load) & ROAD FREIGHT 
 
INBOUND – FROM ARRIVAL VESSEL AT DUBAI PORT TO STAND DELIVERY ON‐SITE 
US$ 95.00   per cubic meter or 1000 Kilos (Min. charge per shipment US$ 350.00) 
US$ 80.00 ‐   U.A.E. Customs inspection fee per exhibitor / Import entry   
 

The above rates include:  
ƒ U.A.E. Customs clearance for temporary importation 
ƒ Dubai Port handling and delivery to exhibition site 
ƒ Unloading and/or de‐Stuffing of Trailers  
ƒ Delivery to stand – First Time spotting 
ƒ Removal and Storage of empty cases during exhibition on site 
 
OUTBOUND – FROM COLLECTED EXHIBITION STAND TO F.O.B. VESSEL DUBAI PORT 
US$ 95.00   per cubic meter or 1000 Kilos (Min. charge per shipment US$ 350.00) 
US$ 80.00   U.A.E. Customs inspection fee per exhibitor / Import entry  
US$ 85.00   bills of lading fees  
 

The above rates include:  
ƒ Return of empty cases from onsite 
ƒ U.A.E. Customs clearance for re‐exportation to Dubai Port 
ƒ Collection from exhibition stand 
ƒ Loading to container and transport to Dubai Port and Dubai Port handling 
 

For additional related charges for Customs, craneage, etc., please see section 6  
 
3) AIR FREIGHT 
 
INBOUND – FROM ARRIVAL AIRCRAFT DUBAI TO STAND DELIVERY ON‐SITE 
US$ 0.95/kg   Minimum charge of US$ 250.00/HAWB (House Air Way Bill) /Exhibitor  
(1 cubic meter volume = 167 kilograms volume) 
US$ 80.00   U.A.E. Customs inspection fee per exhibitor / Import entry   
 

The above rates Include:  
ƒ Dubai airport handling 
ƒ U.A.E. Customs clearance for temporary importation 
ƒ Delivery to exhibition site 
ƒ Unloading and delivery to stand 
ƒ Removal of empty cases and storage during exhibition 

Page 5 of 7 
 Scientific Sessions 2012
18–21 April 2012 | Dubai, United Arab Emirates

 
OUTBOUND – FROM COLLECTED EXHIBITION STAND TO F.O.B. AIRCRAFT DUBAI 
US$ 0.95/kg   Minimum charge of US$ 250.00/HAWB/Exhibitor 
(1 cubic meter volume = 167 kilograms volume) 
US$ 80.00   U.A.E. Customs inspection fee per exhibitor / Import entry  
US$ 35.00  per AWB/HAWB/exhibitor  
 

The above rates include:  
ƒ Return of empty cases 
ƒ Collection from stand 
ƒ Loading to vehicle and delivery to Dubai Airport and Airport handling 
 

For additional related charges for Customs, craneage, etc., please see section 6  
 
4) DVD’S FOR CENSORSHIP 
 
FROM ARRIVAL AT DUBAI AIRPORT TO STAND DELIVERY ON‐SITE: 
ƒ Minimum per shipment   US$ 50.00 (1 DVD ONLY) 
ƒ Each additional DVD     US$ 15.00 
 

The above rates include:  
ƒ U.A.E Customs clearance  
ƒ U.A.E Government censorship  
ƒ Delivery to stand 
 
5) COURIER SHIPMENTS 
 
Handling charges from arrival exhibition show site to delivered stand:  
US$ 50.00 or 0.65/kg – Plus U.A.E Customs duties / taxes if applicable 
 

Handling charges from arrival airport: 
Please refer to the Airfreight tariff section 3 for handling charges – Plus U.A.E Customs duties / taxes 
if applicable 
 
6) ADDITIONAL CHARGES 
 
Presently  the  DWTC  does  not  impose  a  charge  of  storage  on  site  during  the  tenancy  period  of  the 
show.  This  may  change  in  the  near  future.  If  it  does,  additional  charges  will  apply  for  storage  of 
empties.  
 
Temporary Import Bond Fee (TIB FEE) 2% of Duty Deposit or MIN USD 50.00 
If the duty is US$ 100.00 or less, duty will be paid automatically and TIB Fee will not be applicable. 
All  exhibition  shipments  are  Customs  cleared  on  a  temporary  import  basis  and  have  to  be  re‐
exported  within  90  days  from  the  date  of  arrival  into  the  UAE.  Otherwise,  customs  duty  will  be 
applicable  on  a  final  basis.  Please  note  that  if  shipments  are  re‐exported  to  any  GCC  country  then 
customs  duty  has  to  be  paid  in  the  UAE  (first  port  of  entry)  prior  to  re‐export,  which  will  take  a 
minimum of 2‐6 weeks. 
 
ƒ UAE Customs will implement the ATA Carnet import system within 2011, more details will be sent 
out once it is declared and implemented. 
 
 

Page 6 of 7 
Scientific Sessions 2012
18–21 April 2012 | Dubai, United Arab Emirates

 
Any  charges  relating  to  Airport  and  Port  storage,  container  detention  /  demurrage,  exchange  B/L 
fees, will be charged as per outlay. Dubai Ports offer 10 days free time and the shipping lines offer 7 
days free time for the containers to be unloaded and returned to the port. 
 
Any  container  remains  out  of  the  port  for  more  than  17  days,  a  Port  Receiving  charges  (PRC)  will 
apply in addition to the above@ US$ 265.00/20ft and US$ 390.00/40ft. 
For  any  LCL  shipment  with  volume  more  than  10  CBM,  a  port  handling  fee  will  apply  @  US$ 
50.00/shipment. 
 
Heavy‐lift surcharge for over 2,000 kilograms per unit or for units in excess of 2.0x2.0x2.0 meters is 
charged at tariff plus 50%. 
 
Failure to produce full set of original invoices and / or certificate of origin  
- Customs penalty   US$ 275.00  
- Service fee   US$ 50.00 per document 
 
If we receive the full set of original documents and C/O within 30 days from the date of arrival into 
the  UAE  and  subject  to  the  same  being  accepted  by  the  Customs  authorities,  then  the  penalty 
charges can be refunded. 
 
Failure  to  declare  true  and  accurate  values  on  the  shipping  invoice  including  misdeclaration  of  the 
Country of Origin against the physical cargo, the – Customs re‐evaluation penalty US$ 150.00 
 
U.A.E. Government duties and taxes, which are currently charged at 5% of CIF value or as assessed by 
customs. 
 
CRANEAGE FOR GROUNDING CONTAINER AT SITE 
- US$ 200.00 per container ‐ Inbound  
- US$ 200.00 per container ‐ Outbound  
 
In case of any container shifting, same charges will apply: 
ƒ Labor US$ 15.00 per hour/man (minimum 1 hour) 
ƒ 3 ton Forklift for assisting with erection work US$ 50.00 per hour (min.1 hour) 
ƒ 25 ton Crane hire for assisting with erection work US$ 135.00 per hour (min.8 hours) 
ƒ Storage charges per shipment (HAWB or HB/L) for exports delayed by air or sea more than 15 
days a min US$ 75.00 or US$ 25.00/CBM/month or part thereof from day of closing of the 
show is charged.  
 
LATE ARRIVAL SURCHARGE 
Goods arriving 4 days before the show dates will be subject to a surcharge as below: 
ƒ Sea Freight shipments  25% from applicable tariff 
ƒ Air Freight shipments  25% from applicable tariff 

Page 7 of 7