& & Capitulo Fundamentos Sobre Base de datos En este capitulo trataremos: '@ Los concepios fundamentales asociados al tema de Base de datos relacionales @ Iniciar Access 2010 y las partes fundamentdes de esta litima versién que Microsoft ha lanzado al mercado. @ Eluso de las diferentes partes identificadas en el nuevo programa. Introduccion: Microsoft Access 2010, es el producto abanderada de Microsoft para acercar la potencia de las bases de datos relacionales al gran pdblico. El vasto y complejo universo/de los sistemas de informacion ha sido, normalmente, un terreno Vedado para personas nsdfitas. Access nad6/“eof la intendén de rompér este -ciché, incluyendo herfarieftés que automatizan gran parte” del proceso de defnicién de estructuras de datos, reladén entre las mismas y sistemas para realizar consultas y andlisis sin necesidad de disponer de conocimientos extensos.CI nen Fundamentos sobre base de datos Base de Datos De forma sencilla podemos indicar que una base de datos no es mas que un conjunto de informacién relacionada que se encuentra agrupada o estructurada. E! archivo por si mismo, no constituye una base de datos, sino més bien fb forma en que esta organizada la informacion es la que da origen a la base de datos. Las bases de datos manuales, pueden ser dificiles de gestionar y modificar. Por ejemplo, en una guia de teléfonos no es posible encontrar el nlimero de un individuo si no sabemos su apeliido, aunque conozcamos su domicilio. Del mismo modo, en un archivo de padentes en el que la [LJ=5)°) 6c informacién esté desordenada por el nombre de los mismos, ‘sera una tarea bastante engorrosa encontrar todos los pacientes que viven en una zona determinada. Los problemas expuestos anteriormente se pueden resolver creando una base de datos informatizada. Desde el punto de vista informético, una base de datos es un sistema formiado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulan ese conjunto de datos.Desde el punto de vista mas formal, podriamos definir una base de datos como un conjunto de datos estructurados, fiables y homogéneos, organizados independientemente en maquina, accesibles a tiempo real, compartibles por usuarios concurrentes que tienen necesidades de informacién diferente y no predecibles en el tiempo Base de datos relacionales En una computadora existen diferentes formas de almacenar informacion. Esto da lugar a distintos modelos de organizaciin de la base de datos: jerérquico, red, relacional y orientada a objeto. Los sistemas relacionales son importantes porque ofrecen muchos tipos de procesos de datos, como: simplicidad y generalidad, facilidad de uso para el usuario final, periodos cortos de aprendizaje y las consultas de informacién se especifican de forma sencilla. Las tablas son un medio de representar la informacion de una forma mas compacta y es posble acceder a la informacién contenida en dos 0 mAs tablas. Mas adelante explicaremos que son las tablas. Las bases de datos relacionales estan constituidas por una o més tablas que la Informacién ordenada de una forma organizada. Cumplen las siguientes icas: Generalmente, contendran muchas tablas. Una tabla s6lo contiene un numero fijo de campos. El nombre de los campos de ura tabla es distinto. Cada registro de la tabla es Gnico. El orden de los registros y de los campos no esta determinados. Para cada campo existe un conjunto de valores posible. ooo 000Capitulo |: Fundamentos Sobre Base de datos Administrador de una Base de datos (DBA: Data Base Administrator) Es la persona encargada de definir y controlar las bases de datos de la empresa, ademas proporciona asesoria a los desarrolladores, usuarios y ejecutivos que la requieran. Es la persona 0 equipo de personas profesionales responsables del contro y manejo del sistema de base de datos, generalmenie tiene(n) experiencia en DBMS, disefio de bases de datos, Sistemas operativos, comunicacién de datos, hardware y Programacion. El Administrador de Bases de Datos es responsable primordialmente de: * Administrar la estructura de la Base de Datos. © Administrar la actividad de los datos. * Administrar el Sistema Manejador de Base de Datos (DBMS). * Establecer el Diccionario de Datos. * Asegurar la confiabilidad de la Base de Datos. * Confirmar la seguridad de la Base de Datos. En el subtema: Empezar a utilizar Microsoft Office Access 2007 se mencionaran mas caractetisticas de este importante Manejador de Base de Datos. Empezar a utilizar Microsoft Office Access 2007 Desde el principio, Access 2007 se ha disefiado pensando en la facilidad de uso y la comodidad. Las ceracteristicas y los comands, claramente visibles y presentados funcionalmente, siguen la |égica del trabajo para mejorar la productividad. Cuando inicia Access 2007, ve la nueva Pagina de introduccién. En ella encontrara que esta versién de Access ya ha realizado una cantidad enorme de trabajo por usted. Unas plantilas clasificadas por categories le permitiran iniciar su trabajo en cuanto b desee. Las plantillas son bases de datos predefinidas y pensadas para la realizacion de tareas que puede descargar para ullizarlas inmediatamente. Sdlo tiene que elegir y hacer clic; como vera, es realmente rapido. Mas adelante veremos mas informacion sobre plantilas, pero primero vamos a ver como iniciar Access 2007. \ Iniciar el programa s Area de encuentro de Windewe e A) ec nets > Todos los programas2. Ahora busque el grupo de programas Microsoft Office y luego haga clic sobre el. Wh ricio 1B sueger 1 Mertenirviento 3. Inmediatamente se mostrara el contenido de! grupo de programas. Busque Microsoft Office Access 2007 y haga clic sobre cl. tenet D Mert fen GMa Oe econ 07 F maceon ocetceize7 £@ scree ore rove 0? Mesa Ofer rebin 207 G Mra fee Olt 207 [C saree ee Ouest 207 (G smasot omer Powerit 7 sacs ote Poise 207 6 stent ee War 2 Uh Heronzte dha fee — 4 As 4. Acontinuacién observard la pantalla de inicio, espere mientras caga el programa. 7 £5 Gfice Access 00 Microsoft Access 2007.wr SENATI Capftulo I: Fundamentos Sobre Base de datos ou eve ee ee ee ae ee ad 4. Siya ha utilizado Microsoft Office Access 2007 en su equipo, entonces ‘apareceré en la lista de programas recientemente utilizados, solo tiene que hacer clic en el botén Inicio y luego selecciona de la lista: Microsoft Office Access 2007 ~~ Masia PS Microsoft Office Word 2007 Microsoft Office Access2007 Excel 2007 er de datos y proc informeci6n mediante Nii Microsoft oa eee eee ee ree! 4. Haga clic en el Botén inicio, y ubiquese en iniciar busqueda > Todos los programas 2. Ahora digite MSACCESS y pulse Enter Vee todos les resuitodes JP Buscar en temet Co eet) MISACCESS «|eva PP MicFosoft Office Access SENATI Caracteristicas del nuevo Microsoft Office Access 2007 Microsoft Office Access 2007 incluye un conjunto de eficaces herramientas que ayudan a compartir informacion, realizar su seguimiento y elaborar informes rapidamente. Puede crear atractivas y funcionales aplicadones de seguimiento personalizando una de las diversas plantillas predefinidas, convirtiendo una base de datos existente 0 creando una base de datos nueva y sin tener un gran conocimiento de bases de datos. A continuacién se detallan algunas de las nuevas caracteristicas de este poderoso Gestionador de Base de datos: « Plantilas de base de datos para crear completas aplicaciones + Plantilas de campo y de tabla * Vista Hoja de datos mejorada + Lanueva vista Disefio ayuda a acelerar el disefio de los formularios e informes + Interfaz de usuario orientada a los resultados Deseripcién de la Pantalla de Introduccién Cuando inicle Office Access 2007, la primera pantalla que aparece es la pagina Introduccién a Microsoft Office Access, a menos que inicie Access haciendo dable lic en un archivo de base de datos especifico de Access, en cuyo caso se abre esa base de datos. La pagina Introduccién a Microsoft Office Access es el punto de partida a partir del cual se puede crear una nueva base de datos, abrir una base de datos existente o ver contenido destacado de Microsoft Office Online. Introduccién a Microsoft Office At | =~ —— @ remem mama 2 nme 1 El Botén de Office 2 La Berra de Herramientas de acceso rapido 3 Panel Abrir base de datos reciente.| ak, Capitulo |: Fundamentos Sobre Base ey El Botén de Office Si este meni le recuerda al menii Archivo de versiones anteriores de Aocess, ya sabe lo que tiene que buscar en él. Ae Fs Alumnos Documentos recientes es. 2aAttivos.acedb ) Correa etectrénico DP via > a Cerrar base de datos ® [[B Bpciones ae access | [>< sau ae access 6 Alhacer clic en el Botén de Ofice ("usted puede ver: 11 Un mend de comandos basicos para trabajar con archivos. 2 Unalista de los documentos recientes. 3 Un botén cuya activacién permite ver y seleccionar diversos valores de configuracién del programa. La Barra de Herramientos de acceso rapido Todo el mundo tiene comandos favoritos. Puede colocar los suyos en la barra de herramientas de acceso rapido y siempre los tendra a mano. Sélo tiene que hacer lic con el botén secundario del mouse (ratén) y, a continuacién, hacer clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rapido. Con independencia de la ficha en que se encuentre, estos comandos permanecen a su aleanca. El Panel Abrir base de datos reciente En est panel se puede apreciar los archivos de base de datos usados recientemente, bastard con hacer clic en alguno de ellos para abrir la base de datos correspondiente.va PP MicFosoft Office Access SENATI Elementos de la Base de datos de Access 2007 Tablas Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una tabla contiene informacién sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de campos, como un nombre, una direccién y un numero de teléfono. Los registros se suelen denorinar también filas, y los campos, columnas. Apellidas pedacs [Id =) Organizacién -| Nombre -| 1 organizactin A) [2 organzacion 8 2 Organizacion ¢ 1 Registro o fila 2 Campo o columna Debe planear y désefiar la base de datos con cuidado para asegurarse de que tiene un disefo comecto y evitar asi tener que realizar muchos cambios posteriormente. Consultas Una vez introducida la informacion en la base de datos, goomo se puede extraer de ella? Una base de dalos adquiere valor real cuando utiliza la informacion que contiene como recurso) = para contestar preguntas 0 realizar areas. Greer acer ese leles) Ya se trate de comparar cifras de ventas semanales, —_—realizar seguimientos de paquetes, buscar todos las integrantes de su club que viven en Trujillo, o una multitud de otras situaciones, una consulta puede ayudarle a recuperar los datos ydarles un buen uso. Es importante recalcar que las consutas no almacenan nada, solo toman un subconjunto de los registros y columnas de las tablas que se indiquen. He aqui algunos ejemplos de consultas que le pueden ayudar a pensar en otros: En una base de datos de productos y ventas de una empresa + gCual es el producto de la empresa que mejor se vende en Lima? 4 ¢Cuales serian las ventajas e inconvenientes de suprimir la linea de productos que peores resultados tiene? » eQue producto tiene el costo de fabricacién mas elevado?a ey SENATI. Capitulo I: Fundamentos Sobre Base de datos En una base de datos de una coleccién multimedia personal ~Cuantos DVDs he prestado a mis amigos? ~ Qué CDs contienen mis canciones favoritas de todos los tiempos? En una base de datos de una liga deportiva {Qué equipo obtuve la mayor puntuacién en todos los parlides el afio pasado? \ EQuiénes han pedido camisetas de! equipo este afio y qué tallas necesitan? Formularios Para aumentar el valor y el rendimierto de una base de datos, debe agregar formulatios creados y personalizados para la Introduccion y visualizacién de datos. ‘Access incluye las herramientas neceserias para que se pueda trabajar rapida y fécilmente con los formularios. Los formularios son ventanas a través de les cuales se puede ver y alcanzar la base de datos, estos se adaptan a la funcién. Es decir, su disefio se ajusta a la situaciin en la que las personas desean introducir o ver sus datos. Ht detrersprrtsta [Nombrede campata] Teléfono 1 [Speedy Express: United Package ‘(Speedy Exoress 634 603) 55: Fegietro: 14 |[—___1_» |M |b) doo 4 La estructura de los datos de una tabla... @ ...se refieja en la estructura de un formulario Informes Los informes se emplean para crear una copia impresa de los datos provenientes de las tablas 0 consultas. Microsoft Office Access 2007 proporciona una serie de herramientas que ayudan a crear répidamente informes atrayentes y féciles de leer que presenten bs datos de acuerdo con las necesidades de los usuarios. A continuacion se muestra un informe de una Lista de teléfonos de alumnos.M tor en P Be o ro Be v Macros Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y mejorar la funcionalidad de formularios, informes yy controles. Por ejemplo, si agrega un botén de comando a un formulario, asocia el evento Al hacer Clic del botén a una macro y esta maco contiene los comandos que desea que se ejecuten cada vez que se haga clic enel botén. Las macros se crean usando e! Generador de macros, que se muestra en la ilustraci6n. Crear una Base de datos Por medio de Microsoft Access 2007, puede administrar toda la informacién desde un unico archivo de base de datos cuya extensién es accdb, en este punto es necesario recordarte que en fa version Access 2003 la extension era mdb. {Por qué se ha cambiado el formato de archivo? Para que las bases de datos de Access 2007 sean mas seguras y mas compactas. Para que la recuperacién de datos sea mds confiable si un archivo sufre dafios. Y para agregar algunas caracteristicas que no Lista de teléfonos de alumnaswr SENATI Capftulo I: Fundamentos Sobre Base de datos son féciles de incluir en una imagen, como campos de tabla que almacenan datos adjuntos y campos con varios valores. Crear base de datos utilizando las plantillas locales Microsoft Access cuenta con modelos de bases de datos que podrian servirle en alguna ccasién, para obtener alguna de ellas realice lo siguiente. Rete tenet st ee ee i te 4. En la pagina de introduccion, elija Plantillas locales gare Corpoieeseptraie | 2. En ol drea Plantifes locates, haga cic en |a categoria que desea utilizar. 3. Luego, escriba un nombre para su base de datos y pulse el botén Crear. Educacién Profesores: mire de aireMeehOfeeress SENT Crear base de datos utilizando las plantillas Online Bésicamente el procedimiento es el mismo que lo expuesto anteriommente en este mismo capitulo. Cuando selecciona una plantila, Access 2007 muestra mas informacién sobre ella en e! panel del lado derecho de la Pagina de introduccién. En él puede asignar a la base de datos el nombre que desee, que es lo que vera después de descargarla en su equipo. Este panel también tiene el botén Descargar. Crear Base de datos en blanco En [a pentalla de Introduccién de Access 2007 siga los siguientes pasos para crear AP 8 bese de datos en bience: fee eee eee ted yelija Nuevo ). Escriba un nombre para su base de datos y pulse crear. ‘Base de datos en blancowr SENATI Capftulo I: Fundamentos Sobre Base de datos Abrir una base de datos 1. Inicie Access. 2. Ena pagina Introduccién a Microsoft Office Access, bajo Abrir base de datos reciente, haga clic en la base de datos que desee abrir. sm og erence 1. Inicie Access. 2. Haga dic en el botén de Microsoft Office \, y haga clic en la base de datos que desee abrir, si aparece en el panel derecho del mend EE & 0 bien-Haga clic en el botén de Microsoft Office \ y, a continuacién, haga clic en Abrir.ote Aas we Cerrar un archivo de base de datos Para cerrar la base de datos con la que ha estado trabajando haga lo siguiente: 1. Haga lc en el botén de Microsof Office (= 2. Luego selescione Cerrar base de datos. Descripcién de la Interfaz de usuario A continuacién observaremos las principales partes del entorno de trabajo en Microsoft Access 2007, ser a través de esta ventana de base de datos que podri crear todos los objetos que componen un archivo de base de datos. Piet base stor Q@ re | Py copa mate (Me Moet ie 5 ete emcuesea BD atrnos tate eB Aarne: ames oe Huta ae ames ‘Cuando crea o abre una base de datos de Access 2007, he aqui lo que ve. Dedique un minuto a aprender sus nombres: 4 Lacinta de opciones 2 Labarra de herramientas de acceso rapido 3 ElBotén de Office. 4 El Panel de exploraciénwr SENATI Capftulo I: Fundamentos Sobre Base de datos La Cinta de Opciones Es el elemento més significativo de la nueva interfaz de usuario y properciona una ubicacion nica para los comandos, reemplaza fundamentalmente los ments y barras de herramientas. La cinta de opciones consta de fichas que combinan los comandos de manera significativa. En Office Access 2007, las principales fichas de la cinta de opciones son Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de dates. Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados y estos grupos incluyen algunos de los demés elementos de la nueva interfaz de usuario, como la galeria, que es un nuevo tipo de control que presenta visualmerte las opciones. Una de las principales ventajas de la cinta de opciones es que fusiona en una sola ubicacién las tareas 0 los puntos de entrada que solian requerir la visualzacion de mentis, baras de herramientas, paneles de tareas u otros componentes de la interfaz de usuario. De este modo, sélo hay una ubicacién donde hay que buscar los comandos. cn Lee = SS) SS TS) istiteocniance 3 De ee Bence & Table Manian _Lstis de Diede | Fomuana Formulas Varios Dive dl | Ia SharePoint Se took Ghicids etementor SAMEsFermulatios~ —formulena 2 Grupo Formularios Los comandos de la cinta de opciones tienen en cuenta el objeto actualmente activo. Por ejemplo, si hay una tabla abierta en la vista Hoja de datos y se hace clic en Formulario de la ficha Crear en el grupo Formularios, Office Access 2007 crea el formulario basandose en la tabla activa. Ocultar la cinta de opciones Puede que a veces se requiera un poco més de espacio en el érea de trabajo. Por ese motivo, se puede contraer|la cinta de opciones de modo que quede Uricamente la barra con las fichas de comandos. Para cerrar la cinta de opciones, haga doble clic en la ficha de comandos activa. Para volver a abrirla, vuelva a hacer doble clic enla ficha de comandos activa Ocultar y restaurar la cinta de opciones 1. Haga doble clic en la ficha de comandos activa (la ficha activa es la ficha resaltada). 2. Haga de nuevo doble clic en la ficha de comandos activa para restaurar la cinta de opciones. Barra de herramientas de acceso répido La bara de herramientas de acceso répido es, de forma predeterminada, un area reducida adyacente a la cinta de opciones que permite obtener acceso a losi een comandos con un solo clic. E! conjunto predeterminado de comandos se compone de los comandos que mas se usan, como Guardar, Deshacer y Rehacer. No obstante, cada usuario puede personalzar la barra de herramientas de acceso rapido de modo que incluya los comands que use con més frecuencia. Asimismo, puede modificar la ubicacién de la bara de hermmientas y cambiar el tamafio Pequefio predeterminado a grande. La minibarra de herramientas aparece junto a las fichas de comandos en la cinta de opciones. Cuando se cambia al tamafio grande, la barra de herramiertas aparece debajo y a lo largo de toda b cinta de opciones. Panel de exploraci6n Cuando se abre una base de datos o se crea una nueva, lbs nombres de los objetos de la base de datos aparecen en el pane! de exploracién. Los objetos de la base de datos son las tablas, los formularios, los informes, las paginas, las macros y los médulos. El pane! de exploraciin reemplaza la ventana Base de datos de las versiones anteriores de Access: si | id tisreta e arecciones de utiizaba la ventana Base de datos para llevar a cabo una tarea en una versién anterior, ahora va a realizar esa tarea mediante el panel de exploracién de Office | Ill tibetade drecciones de ‘Access 2007. Por ejemplo, si desea agregar una fila a | lil Ubreta de stones det. una tabla en la vista Hoja de datos, abraesatablaen | i Fracture el panel de exploracién. Biccwaed Para abrir un objeto de base de datos o aplicar un | Ia) yenta de categorias de pr. ‘comands a un objeto de base de datos, haga clic con el botén secundario en el objeto y seleccione un elemento del mend contextial. Los comandos del | lll ventas de proctor por. ‘mend contextual varian segin el tipo de objeto. De forma predeterminada, el panel de exploracin aparece cuando se abre una base de datos en Office Access 2007, indusive las bases de datos ceadas con versiones anteriores de Access. Para impedr que el panel de exploracién aparezca de forma predeterminada, configure una opcién de Programa. En los siguientes pasos, se explica cémo se lleva a cabo cada accion. IW Litreta te tetera dete. Ud ventas de procecto por. Para mostrar u ocultar el pane! de exploracion + Haga clic en el botén situado en la esquina superior derecha del panel de exploracien (EEh,o presione F11. Impedir que el panel de exploracién aparezca de forma predeterminada 1. Haga clic en el Botén Microsoft Office Opciones de Access. ‘Apareceré el cuadro de didlogo Opciones de Access. 2. Enel panel izquierdo, haga clic en Base de datos actu: 3. Bajo Exploracién, desactive la casilla de verficacion Mostrar panel do exploracién y, a continuacién, haga dlic en Aceptar. y, @ continuacién, haga clic enSENATI Capftulo I: Fundamentos Sobre Base de datos sortase: [ao sro tea a Documentos con fichas En Office Access 2007, se pueden mostrar los objetos de la base de datos en ‘documentos con fichas en vez de ventanas superpuestas. hn nt Sh Mostrar u ocultar fichas de documentos jcrosoft Office (= y, a continuacién, haga clic en 4. Haga clic en el Botén Opciones de Access. Aparecerd el cuadro de didlogo Opciones de Access. 2. Enel panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual 3. En la seccién Opciones de aplicacién, bajo Opciones de la ventana de documentos, seleccione Documentos con fichas. 4. Adive 0 desactive la casilla de verificacion Mostrar fichas de documento. Al desactivar la casilla de verificacion, se desactvan las fichas de documento En los siguientes capitulos aprenderemos a trabajar con cada uno de los elementos que corforman Access 2007. \a ton 1. {Qué es una base de datos? 2. {Qué es una base de datos relacional? 3. Mencione 3 caracteristicas de! nuevo Microsoft Office Access 2007 4. Mencione 5 funciones de un DBA. 5. Cudl es la diferencia entre una tabla y una consuta? Mencione 3 ejemplos de c6mo utilizaria una consulta. 6. Qué son los campos y registros? 7. 4Cual es ladiferencia entre un formulario y un informe? 8. Para qué se utiliza una macro? 9. Mencione los elementos que conforman una base de datos de Acoess 2007: 40. gCémo se crea una base datos a partir de una plantilla? Indique los pasos que llevé a cabo: 11. gPara qué sirve el Panel de exploracion? 12. 4C6mo oculta el Panel de exploracion?