LOS SOPORTES CONTABLES

Definición:
Los soportes contables, son todos los comprobantes palpables, en los que se deja constancia
de las operaciones comerciales que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los
usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley.
Importancia:
Los soportes contables son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas
las acciones que se realizan en una compañía o empresas y nos ayudan a mantener una
historia de la empresa en términos monetarios.
Para que nos sirven:
La misión que cumplen los soportes contables es de vital importancia, conforme surge de lo
siguiente:
· En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una
determinada operación, es decir, sus derechos y obligaciones.
· Constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio
· Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
· Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobación de los asientos de contabilidad.
Clasificación de los Soportes Contables:
Soportes Contables Internos:
Son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la
misma empresa
 Factura de Venta: la factura de venta es un título valor Negociable, que el vendedor o
prestador del servicio podrá librar y entregar, o remitir al comprador o beneficiario del
servicio, con el objetivo de que dicho documento certifique la operación de consumo
efectuada.
Según el estatuto tributario en su artículo 617, la factura de venta debe cumplir con la
totalidad de los siguientes requisitos:

a) Estar denominada expresamente como factura de venta.

b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto
con la discriminación del IVA pagado.
d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de
facturas de venta.
e) Fecha de su expedición.
f) Descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g) Valor total de la operación.
h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
 i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

 Recibo de Caja o Comprobante de ingreso: Es un soporte de contabilidad en el cual

constan los ingresos en efectivo o en cheque recaudados por la empresa. El recibo de
caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su
contenido o concepto del pago recibido.
 Recibo de Caja Menor: El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en
efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello se
establece un monto denominado caja menor de acuerdo a las necesidades de la
empresa.
 Comprobante de Egreso: El comprobante de egreso es el documento encargado de
mantener el registro de todos los gastos que se realizan en una empresa o negocio. Es
decir, en él se plasma cada pago realizado en la empresa por medio de efectivo.
 Extracto de Cuenta: Informe que resume todos los movimientos de una cuenta, por lo
general Bancaria o de Algún producto Financiero durante un determinado período de
tiempo, mostrando el saldo a la fecha de corte.
 Nota Debito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la
deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el
pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una
cuenta. La nota Debito representa un ingreso para la empresa.
 Nota Crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el
objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto
que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden
ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o
descuentos especiales. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva
cuenta. La Nota Crédito representa un Gasto para la empresa.
 Nota de Contabilidad: La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa,
que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no
tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos
específicos.
 Orden de Compra: La orden de compra es un documento que emite el comprador para
pedir mercaderías al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago,
entre otras cosas. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar
el pedido.
 Cotización: es un documento que no puede ser editable para quien la recibe, que
informa del costo de un servicio o producto además da una imagen de seriedad por
parte de quién la emite que es el vendedor o proveedor, además puede ser una carta
de presentación para el cliente.
 Remisión: Es un documento que normalmente se adjunta a un material que se va a
entregar. Usualmente tiene aspecto de factura, y en él se describe la relación de los
materiales o servicios que se van a entregar o efectuar. Sirve como un comprobante de
la recepción de dichos materiales y servicios.
 Salida de Almacén: Documento para el registro de salida de mercancías del almacén.
  Entrada de Almacén: Se utiliza para registrar los ingresos de la mercancía del almacén.
Soportes Contables Externos:
Son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa
 Factura de Compra: Es una factura de venta emitida por el proveedor, al que estamos
comprando el bien o servicio, y que se nos garantiza el recibo del bien o servicio
adquirido.
 Consignación Bancaria: Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus
cuentas habientes para que lo diligencien al consignar. el original queda en el banco, y
una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la máquina registradora, sirve
de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.
 Cheque: El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero que
debe ser pagado contra presentación del cheque en cajas de Bancos. Este documento
mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en su nombre en forma parcial o
total de los fondos depositados en poder del librado o Banco.
 Pagaré: Un pagaré es un documento contable que contiene la promesa incondicional
de una persona (denominada suscriptora o deudor), de que pagará a una segunda
persona (llamada beneficiario o acreedor), una suma determinada de dinero en un
determinado plazo de tiempo.
 Letra de cambio: La letra de cambio es un documento por el que una persona física o
jurídica (librador) ordena a otra (librado) que pague una cantidad a favor de un tercero
(tenedor o tomador), en una fecha determinada (vencimiento). - El librado es la persona
que emite la letra.
 Libranza: Es un compromiso de pago a través de un contrato, que incorpora una
obligación incondicional e irrevocable de quien la otorga, de pagar una suma de dinero
durante un tiempo específico a otra persona, autorizando el descuento de su sueldo por
nómina.
 Nota Debito Bancaria: Operación que el banco hace en la cuenta del cliente que genera
una disminución de su saldo, generalmente por pagos de cheque, comisiones, IVA y
demás cargos a favor de la entidad bancaria.
 Nota Crédito Bancaria: Es un Documento que expide el banco como constancia de
haber recibido una cantidad determinada de valores o dinero en calidad de depósito,
para ser sumada a la cuenta del titular, algunos ejemplos son: Deposito Cuenta Corriente,
Plazo Fijo, Deposito cuenta de Ahorro.

Los únicos soportes contables NEGOCIABLES son la Factura de Venta, El pagaré, el Cheque, la
Letra de Cambio y la Libranza.
Los demás soportes contables son NO NEGOCIABLES.

“Me lo contaron y lo olvidé; lo vi y lo entendí; lo hice y lo aprendí” - Confucio