Funciones de un departamento de

compras
Como la base de cualquier negocio, el departamento de compras se encarga de todo lo
referente a ordenar los materiales y tratar con los proveedores. Un buen
departamento de compras minimizará los costos en los bienes adquiridos, buscará
vendedores de productos de calidad y hará un seguimiento de los pedidos desde que se
ordenaron hasta su recepción. La calidad del departamento de compras puede tener un
impacto significativo en los márgenes de beneficio de una empresa.

Funciones.

Entre las principales funciones de este departamento, se encuentran:

 Estudiar las tendencias del mercado.
 Analizar los envíos de los proveedores.
 Buscar alternativas para optimizar los costos de la empresa y realizar una labor
conjunta con las demás áreas de la compañía.
 Mantener relaciones eficientes con todos los proveedores y escoger los más
competitivos.
 Adquirir materia prima con la calidad idónea para los procesos en los cuales va a
ser empleada.
 Mantener al mínimo los inventarios.

Prevenir la escasez.

El departamento de compras es responsable de adquirir los materiales necesarios para la

fabricación y el funcionamiento de tu negocio. Para garantizar que la escasez de
materiales no afecte la productividad, los departamentos de compras utilizan técnicas
tales como tener múltiples medios de abastecimiento. Esto significa que cuentan con
varios proveedores que proporcionan los mismos productos. De esta manera, si hay un
problema con un proveedor, se pueden aumentar las órdenes hechas a otro para
compensar.

Minimizar gastos.

El departamento de compras tiene un papel importante en maximizar las ganancias de tu

negocio. Este se encarga de comparar precios y negociar con los proveedores para
conseguir el mejor precio posible en los bienes necesarios para tu empresa.

Pre-aprobar a los vendedores

La pre-aprobación puede acelerar el proceso de adquisición de las cosas que tu negocio

necesita con frecuencia. El departamento de compras evalúa a los proveedores en
términos de precio, calidad, opiniones de clientes y el tiempo para cumplir con los
pedidos, y crea una lista de los proveedores aprobados.

Hacer seguimiento de los pedidos

Los pedidos se documentan a través de formularios de órdenes de compra, los que

especifican información importante acerca de la identificación de los materiales
ordenados, así como la cantidad pedida. Estos formularios se utilizan para garantizar que
se reciban los bienes solicitados y para realizar un seguimiento del tiempo empleado para
entregar las órdenes.

Revisar facturas
El departamento de compras verifica que las facturas que reciben sean exactas antes de
pasarlas a contabilidad. Se encarga de comparar las facturas con las órdenes de compra
y los bienes que efectivamente se recibieron. Además, examina los cargos adicionales.
Esto asegura que la empresa sólo pague por los bienes que efectivamente recibió.

Importancia

Respecto a las empresas pequeñas, es común que su propietario sea el encargado de

adquirir todos los materiales necesarios, pero a medida que la compañía crece se hace
necesaria la vinculación de un profesional especializado en esta labor, denominado
director, coordinador o jefe de compras.

Esta persona, estará a cargo de organizar, coordinar y controlar todas las labores que se
refieren al manejo del servicio que está bajo su responsabilidad, entre las que se
encuentran:

 Establecer metas a alcanzar para cada periodo y diseñar el presupuesto.

 Planear todas las actividades que va a realizar su departamento.
 Controlar e informar.
 Transferir la documentación respectiva al departamento de administración.
 Recibir las solicitudes de material de empaque, repuestos y demás suministros
que se requieren para el normal desenvolvimiento de la empresa;
 Buscar los proveedores que más se adapten a los requerimientos de la compañía
y analizar las ofertas de estos para poder seleccionar el más indicado.
 En el Gráfico No. 1 podemos ver las etapas que hacen parte del proceso de
compras: