FUNDAMENTOS GENERALES DE LA ARCHIVISTICA

PRESENTACIÓN

Para abordar el tema de la Archivística, es necesario precisar, entender y

comprender una serie de conceptos que permitan conocer su alcance y lograr el
manejo de un sólo lenguaje entre la comunidad archivista al referirse a los
aspectos propios de la organización, manejo y servicios de los archivos.

La buena o mala situación de los archivos en las entidades públicas o privadas,

obedece a múltiples factores, pero principalmente a la capacidad de gestión del
talento humano, ya sea por las limitaciones o reducciones de funcionarios, la
carencia de los conocimientos básicos en el área archivística o la falta de
liderazgo para dirigir y ejecutar procesos archivísticos.

Por lo anterior, se busca que los asistentes a este seminario puedan apropiarse de
los conocimientos básicos para el entendimiento y desarrollo de sus labores
relacionadas con la gestión documental.

1. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los

documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o

recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta
realiza.

Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier

otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, como cintas,
discos de computador, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas,
películas, pinturas, dibujos, mapas, etc.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país,

por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo
histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia se podría
comprender a partir del valor que tienen para: la administración, la investigación, la
comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de
la cultura y la consolidación de la identidad nacional.
1.1. Para la Administración

Si partimos del supuesto básico de que los archivos son creados orgánicamente
por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines,
hemos de concluir que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe
recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido, para
determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes,
llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas
de orden legal, administrativo, fiscal o a requerimientos de los ciudadanos.

La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a

medida que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no se tendrán que
invertir mayores recursos ni tiempo en la búsqueda de información que en
situaciones de desorganización sería infructuosa lo que produciría ineficiencia,
atraso, confusión y en general se produciría una deficiente administración.

1.2. Para la investigación

Los archivos tienen la responsabilidad de constituirse en fuentes primarias de

información, ilustración y mejoramiento para todos los sectores de la comunidad,
lo mismo que para todas las ciencias del saber, en tanto que contienen
información en documentos que son texto de primera mano, que pueden y deben
aprovecharse en el trabajo creador, por parte de investigadores y estudiosos los
archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones, a veces
divergentes, sobre los acontecimientos, son útiles para las investigaciones
relativas a la historia, la administración, la economía, la geografía, los procesos
sociales, políticos, la ciencia, la tecnología y otras disciplinas.

1.3. Para la comunidad y el Estado

Al estar debidamente organizados los archivos, tienen la capacidad de

documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del
Estado mismo, y de éste con otros estados.

Toda persona desde su nacimiento inicia una relación con la documentación que
se acrecienta en el transcurso de su vida, esta relación le permite ejercer como
ciudadano. Igual sucede con las entidades y organizaciones al crearse y
emprender sus actividades. Su creación, existencia, desempeño, y desaparición
son siempre demostrables por medio de documentos.

Por otra parte los archivos son fundamentales para el control público y social, lo
cual favorece la participación ciudadana, la lucha contra la corrupción, una mayor
eficacia y una menor vulnerabilidad del Estado. Así mismo, los archivos fortalecen
la implementación de las estrategias que se privilegian en los planes nacionales
de desarrollo, pues como centros y sistemas de información inciden de manera
transversal en todas las estrategias. En consecuencia es un deber del Estado
representado en todo su aparato político-administrativo, hacer los mayores
esfuerzos por posicionar los archivos en estrecha concordancia con los principales
desafíos del orden económico, político, social y cultural a fin de atender las
demandas y expectativas de desarrollo de la comunidad y del país.
En un ámbito más amplio, es esencial que un país mantenga un registro
permanente de sus derechos y obligaciones en relación con otros estados y con la
comunidad internacional en su conjunto. Si no se conservan los tratados,
convenios y demás acuerdos internacionales o no son de fácil acceso, se
presentarán desavenencias con otros estados y controversias y conflictos
internacionales. (Rhoads, p.17).

1.4. Para el desarrollo económico y social

El mejoramiento de las condiciones de vida de la población es un objetivo

constante en todas las políticas, planes y programas de desarrollo económico y
social de los gobiernos. Para llevar a cabo nuevas iniciativas, el conocimiento y la
comprensión de los antecedentes sobre programas, medidas y procedimientos,
logros y fracasos, es de mucho valor.

Al recurrir a los archivos, gobernantes y planificadores tendrán la garantía de

tomar y proyectar decisiones con bases sólidas, pues éstos acopian gran cantidad
de información sobre: población, funcionamiento de los sectores productivos de
servicios, industria, comercio, agricultura, bienestar, asistencia social y educación,
entre otros.

1.5. Para el desarrollo científico y tecnológico

Los errores de planeamiento le cuestan caro a las naciones y a sus gentes,

quienes muchas veces deben pagar incluso con sus vidas tales despropósitos.
Aunque un país como Colombia posee inmensos recursos humanos y naturales,
su caracterización, cuantificación, conservación y desarrollo, ha de ser asumida
por las empresas e institutos especializados del Estado, por el sector privado y por
asociaciones y corporaciones mixtas que reúnan los recursos y esfuerzos
públicos, privados y comunitarios. La investigación es condición para el avance
científico y tecnológico; sus resultados permiten aplicaciones prácticas y la
generación de conocimientos pertinentes para las necesidades de los diferentes
sectores del país.

Gran parte de la contribución de los archivos al desarrollo científico y tecnológico

está dado por su capacidad de proporcionar información sobre insumos y
resultados obtenidos durante los procesos de investigación.

1.6. Para el fomento de la cultura y el desarrollo de la identidad nacional

Los archivos documentan, desde sus orígenes, la vida de las comunidades y de

las naciones a las que pertenecen, su entorno, las relaciones entre sí y con otras
comunidades, pueblos y naciones. De igual manera, conservan los registros de
las distintas expresiones creativas, artísticas, asociadas al desarrollo económico,
político, cultural.

Los archivos están íntimamente ligados al surgimiento del Estado. Con el tiempo
fueron definiéndose como partes esenciales del patrimonio cultural de la Nación:
sustentan su identidad, permiten conocer las raíces, registran la experiencia
colectiva de la comunidad y son esenciales para el reconocimiento de los
derechos de los ciudadanos. En los archivos perdura la memoria del pasado que
se constituye en fundamento del presente y en soporte del futuro. El acervo
histórico preservado y custodiado por la sociedad permite que nos sintamos
miembros solidarios de Colombia, protagonistas y artífices de nuestro propio
desarrollo en armonía con el mundo que nos rodea. 1

2. DOCUMENTO

1
MEJIA, Myriam. Servicios de Archivo. Serie Guías y Manuales No. 1. Acceso y Difusión de la Información.
Archivo General de la Nación, Bogotá, 1994.
2.1. Concepto

En un sentido muy amplio, documento es el testimonio de la actividad del hombre

registrado de forma perdurable en cualquier tipo de soporte físico

Desde el punto de vista archivístico el documento nace como producto natural de

la actividad administrativa de una entidad, se constituye en pieza única que sirve
como testimonio, información y pueden ser utilizado como prueba o fuente de
investigación.

Según el Reglamento General de Archivos, documento es información registrada,

cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

2.2. Clases y características de los documentos

En los documentos se distinguen varios aspectos como: el soporte físico, su

diseño y su contenido.

 Cuando se habla de identificar tipos documentales en atención al soporte

físico, encontramos documentos en soporte papel, tela, pergamino, piel,
acetato, películas, cintas, metal, piedra, etc.
 Los documentos también se pueden clasificar por su diseño, es decir, la forma
como se encuentren elaborados. Así encontramos por ejemplo: documentos
manuscritos, tipografiados, legibles por máquina, etc.
 Desde el punto de vista del contenido o atributo administrativo que dio origen a
los documentos, se distinguen tres categorías documentales:

Documentos dispositivos: aquellos en los que las autoridades expresan una

voluntad que debe ser cumplida, tales como leyes, decretos, sentencias,
ordenanzas, acuerdos, resoluciones, directivas.

Documentos testimoniales: los que se aceptan legalmente como prueba de un

hecho por ejemplo: patentes diplomas, escrituras, actas, expedientes
administrativos, expedientes judiciales.

Documentos informativos: cuando recogen una información determinada

proveniente de cualquier persona o grado administrativo, por ejemplo: cartas,
memorandos, oficios, informes, comunicados, noticias, documentales.

2.3. Documento de Archivo

Documento de Archivo. Registro de información producida o recibida por una
persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal o legal o valor científico, económico, histórico o cultural y
debe ser objeto de conservación.

De igual forma, desde el punto de vista del contenido, los documentos son
elaborados en cumplimiento de unas funciones encomendadas a una persona o
entidad y como tal se clasifican en:

Facilitativos: Son aquellos de carácter administrativo comunes a cualquier

institución y que cumple funciones de apoyo.

Sustantivos: son aquellos documentos producto de la especialidad misma de cada

entidad, por ejemplo una entidad que se dedica a prestar servicios de salud
producirá a gran escala documentos relacionados con historias clínicas y una
entidad dedicada a prestar servicios de educación administrará documentos
relacionados con calificaciones, certificaciones, programas académicos, etc.

3. ARCHIVO
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en
el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos o como fuente primaria de información para la historia.

También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión

administrativa, la información, la investigación y la cultura.

3.1 Clasificación de los Archivos - Ciclo vital de los documentos

Los documentos de archivo tienen su origen en las oficinas productoras en razón

de unas funciones específicas o en cumplimiento de unas actividades. Allí
adquieren en primera instancia, como producto de su trámite, una serie de valores
como administrativo, fiscal, legal, contable o técnico que hacen del documento un
instrumento de información de singular importancia para la toma de decisiones y
para servir como fuente testimonial de la misión propia de la entidad o persona
que los genera. Una vez agotada esta instancia es sometida a un proceso de
valoración eminentemente cultural e histórico.

En la disciplina archivística lo anteriormente enunciado se tiene el nombre de

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO, que el Reglamento General de Archivos define
como "Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su
eliminación o integración a un archivo histórico.

Ley 594 de 2000, Artículos 21, 22 y 23, obliga a las entidades del Estado a
elaborar y aplicar Programas de Gestión Documental, pudiendo contemplar el uso
de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los
principios y procesos archivísticos, lo mismo que, la formación de los archivos
teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos.

Actualmente en nuestro país el ciclo vital del documento se entiende bajo el

concepto de ARCHIVO TOTAL, es decir, el control y seguimiento de todo el
proceso archivístico que comprende las diferentes fases de formación del archivo,
las cuales se describen a continuación.2

3.1.1. Archivos de Gestión

Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y

consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos
iniciados.

3.1.2. Archivos Centrales

2
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Gestión Documental. Bogotá, 1996.
En los que se agrupan documentos que por disposición de la Tabla de Retención
Documental son transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y
es objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

El Archivo Central de la entidad tiene entre otras funciones, el control y

tratamiento de las series documentales desde su fase de producción, así como la
identificación, valoración, selección, transferencia o eliminación. El punto de
partida básico para asumir dichas tareas debe ser el amplio conocimiento de las
funciones y actividades de la entidad, lo que quiere decir que el campo de acción
del Archivo Central va más allá de ser simple custodio de los documentos en su
etapa semiactiva, lo que implica un estrecho acercamiento con los archivos de
oficina involucrándose activamente en el conocimiento y funcionamiento
administrativo para intervenir en técnicas y diseños de documentos, en el control
de número de ejemplares que deben producirse, así como también coordinar la
circulación de los documentos evitando duplicaciones innecesarias.

3.1.3. Archivos Históricos

Son aquellos a los que se transfieren desde el archivo central los documentos de
archivo de conservación permanente, dado que cobran especial valor para la
investigación la ciencia y la cultura.

La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su

expedición, cumplidos éstos, el documento por este sólo hecho no adquiere el
carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad
que esté en su posesión, adquiere la obligación de expedir a quien lo demande
copia o fotocopias de los mismos.

Sin embargo, todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de
archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos
documentos no tengan carácter reservado conforme a la constitución y a la Ley.

Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el

derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y
demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

 ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO
DE GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO

VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS

- ADMINISTRATIVO - CULTURAL
- LEGAL - HISTÓRICO
- FISCAL - CIENTÍFICO
- CONTABLE
- TÉCNICO

4. FONDOS DOCUMENTALES
4.1. Tipo documental.

Hace referencia a la unidad documental simple, que reúne todas las

características necesarias para ser considerada como documento, por ejemplo:
Factura, resolución, acuerdo, circular, póliza, etc.

La identificación tipológica de los documentos es absolutamente necesaria, en

tanto que es el resultado de trámites y actividades administrativas y como tal se
van a agrupando en expedientes los cuales van a distinguir las series
documentales que produce una oficina.

Los documentos o unidades documentales, pueden ser simples o compuestas.

Entre los documentos simples tendremos por ejemplo: una resolución, un acta,
una póliza. Entre tanto, una unidad documental compuesta, está conformada por
varias piezas documentales que se han agrupado en desarrollo de un mismo
asunto, formando un expediente. Por ejemplo: una historia laboral, una historia
clínica, un contrato, un convenio, un expediente administrativo, un proceso judicial,
etc.
4.2. Expediente

Es el conjunto de documentos relacionados con un asunto específico y que

constituyen una unidad archivística. También se conoce como la unidad
documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

4.3 Serie - Subserie

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplo: Historias laborales, actas,
historias clínicas, informes, proyectos, informes.

Cada serie documental, dependiendo de sus características administrativas y

funcionales, se puede dividir en subseries. Ejemplo:

SERIE SUBSERIES
ACTAS  Actas de Junta Directiva
 Actas de Comisión de Personal
 Actas de Comité de Archivo
CONTRATOS  Contratos de Arrendamiento
 Contratos de Consultoría
 Contratos de Compraventa
 Contratos de Prestación de Servicios
PROYECTOS  Proyecto de Saneamiento Básico
 Proyectos de Intercambio Cultural
 Proyectos de Desarrollo Municipal
4.4. Sección - Subsección

La sección está conformada por agrupaciones documentales generales en las

cuales se subdivide un fondo documental, y está integrado por el conjunto de
series documentales proveniente de cada una de las divisiones o subdivisiones
de una estructura orgánica.

La sección documental está identificada como la división administrativa, oficina o

dependencia de primer nivel jerárquico, según la ubicación en el organigrama de
cada entidad. Ejemplo:

SECCIÓN SUBSECCION
DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y  Grupo de Talento Humano
FINANCIERA  Grupo de Tesorería y Pagaduría
 Grupo de Contabilidad
 Grupo de Presupuesto
 Grupo de Servicios Generales
SECRETARÍA DE GOBIERNO  Inspecciones de Policía
 Inspección de Pesas y Medidas
 Inspección de Tránsito y Transportes
 Comisaría de Familia
VICE- FACULTAD DE  Programa de Idiomas
RECTORIA EDUCACIÓN  Programa de Ciencias Sociales
ACADÉMICA  Programa de Educación Física
FACULTAD DE  Ingeniería de Minas
INGENIERÍA  Ingeniería Metalúrgica
 Ingeniería Ambiental
FACULTAD DE  Medicina
CIENCIAS DE LA  Enfermería
SALUD

4.5. Fondo documental

Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o

persona en el desarrollo de sus funciones o actividades. El fondo suele
identificarse con el archivo central o histórico de la entidad cuando la
documentación es conservada por ella misma, sin embargo cuando la
documentación es transferida a otra entidad para su conservación, ésta adquiere
la categoría de un Fondo más de la entidad que lo recibe y lo conserva.

Al organizarse un fondo debe tenerse en cuenta si éste pertenece a una entidad

desaparecida, caso en el cual se denomina “fondo cerrado” o a entidades activas,
denominados “fondos abiertos”.
En el caso en que se suprima una entidad y otra asuma sus funciones se
considera que el fondo no se cierra sino que simplemente cambia de nombre;
constituyéndose de esta manera en un fondo documental mixto. Ejemplo:

ARCHIVO
ARCHIVO UNIVERSIDAD DISTRITAL
ARCHIVO MUNICIPAL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
FONDO
 Archivo Universidad Distrital
 Fondo Alcaldía Municipal
 Fondo Concejo Municipal
 Fondo Instituto de agua Potable
 Fondo Colegio Municipal Integrado...
 Presidencia de la República
 Ministerio de Hacienda
 Ministerio del Trabajo y Seguridad Social
 Ministerio de Educación
 Ministerio de Defensa Nacional
 Ferrocarriles Nacionales

5. PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS

Los principios de la organización archivística de los fondos documentales son el

respeto al origen y al orden natural de los documentos los cuales están dados por
la oficina productora de los mismos.

5.1. Principio de Procedencia

Es aquel según el cual, cada documento debe estar situado en el fondo

documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad
e independencia de cada fondo y en éste la integridad y carácter seriado de las
secciones, series y expedientes.

Este principio es válido tanto para los archivos históricos como para los
administrativos, pues en todos los casos debe conocerse o reconstruirse la
evolución estructural histórica de la institución, identificando en ella las
dependencias y funciones que desarrolla o desarrolló en el pasado, integrado en
torno a cada una los documentos correspondientes agrupados en series.

Para la aplicación del principio de procedencia, debe identificarse la entidad

productora de los documentos, la dependencia productora, las funciones
desarrolladas y los documentos producidos agrupados en series. En otras
palabras debe hacerse una clasificación documental reconstruyendo la estructura
de fondo documental.
5.2. Principio de Orden Natural

Hace referencia al orden que se conservan los documentos dentro de cada

carpeta o expediente ubicándolos de manera consecutiva de acuerdo como se
dieron las actuaciones administrativas que dieron lugar a su producción.

Cuando una serie documental está compuesta por varios expedientes o carpetas,
éstas también deben estar ubicadas de manera consecutiva respetando el orden
natural en el que se fueron conformando.3

6. ORGANIZACION DE ARCHIVOS

Comprende el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad

es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios
orgánicos y funcionales para revelar su contenido. Dichas acciones están
encaminadas a clasificar, ordenar, describir y servir los documentos que
conforman un archivo.

3
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Organización de documentos de archivo. Bogotá, 1995.
6.1. Clasificación

Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que

componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo
con la estructura orgánico-funcional de la entidad. La labor de clasificar
documentos de archivo, está íntimamente ligada con el principio de procedencia.

6.2. Ordenación

Noviembre 18 5 5 5

Octubre 25 4 4 4

Junio 02 3 3 3

Febrero 15 2 2 2

Enero 22 11 1
Bogotá, enero22 de 20

Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE

Carpeta No.__________Caja No.__________

Respetado Doctor
SECRETARIA GENERAL
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
300.24 INFORMES
jhaf0
300.24.02 Informes de Actividades
Fechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12
Folios: 155

Consiste en la ubicación física de las series, expedientes o carpetas y piezas

documentales en el orden previamente establecido. Es decir, en el orden
cronológico en el que se produjeron o recibieron.
6.3. Descripción

Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones,

materializado en representaciones que permitan la identificación, localización y
recuperación de la información para la gestión o la investigación.

LA TECNOLOGÍA EN LOS ARCHIVOS

CINTA MAGNETICA: Unidad de almacenamiento de información, basada en puntos

magnetizados e impulsos hacia la CPU, con capacidad de 180 millones de bytes

DISQUETE: Unidad flexible de almacenamiento de información, es un medio magnético

cuyo uso es recomendable para el transporte de los datos, mas que como medio de
almacenamiento

DISCO DURO: Memoria auxiliar y unidad de almacenamiento principal, ofrece mayor

confiabilidad para el almacenamiento de información

CD-ROM: Disco compacto de solo lectura y archivos únicos de texto

DISCO OPTICO: Soporte de almacenamiento de gran cantidad de información con una

rápida recuperación. En un computador se digitalizan imágenes completas en un scanner,
mediante fuentes de luz, para almacenarlas sobre un disco cuya superficie es perforada por
rayos láser.

MICROFILMACION: Su utilización se remonta a 1938 con el proyecto de microfilmación

del periódico de Harvard University Library. Esta técnica permite fotografiar documentos
y obtener pequeñas imágenes en película.

AUTOMATIZACIÓN: Es la aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de

almacenamiento y recuperación de la información documental

DIGITALIZACIÓN: Sistema mediante el cual se transforma una imagen analógica

o real en una imagen digital, utilizando convertidores análogos digitales.
CHIVO DJUNTO: Conjunto de documentos o archivo recibido por correo
:
CORREO ELECTRÓNICO: Es una forma de intercambio de información en la que
uno o más usuarios reciben o envían mensajes de un computador a otro vía
Internet.

ARCHIVO ADJUNTO: Conjunto de documentos o archivos adheridos a un

mensaje enviado o recibido por correo electrónico

ARCHIVO ELECTRONICO: Es el conjunto de documentos electrónicos,

producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional
del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución
pública o privada, en el transcurso de su gestión.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Es el registro de información

generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que
permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona
o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios
y procesos archivísticos.

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION