(2 & N° OTS -2016/VIVIENDAVMCSIPNSU/1.0 05 Aco, 2016 Lima, vistos: El Memorando N° 1393-2016/VIVIENDAVMCSIPNSU/1.2 de la Unidad de Infraestructura y Sostenibilidad, el Informe N° 029-2016/VIVIENDA/PNSU/1.2.1/CROLDAN del Equipo de Obras y el Memorando N° 514-2016/VIVIENDA/VMCS/PNSUI3.2 de la Unidad de Planeamiento, Presupuesto y Sistemas de informacién del Programa Nacional de Saneamiento Urbano; CONSIDERANDO: Que, de acuerdo ala Ley N° 30156, Ley de Organizacién y Funciones del Ministerio de Vivienda, Construccién y Saneamiento - en adelante MVCS, en sus articulos 6 y 10 se establece que el MVCS es el drgano rector de las politicas nacionaies y sectoriales dentro de su Ambito de competencia, que son de obligatorio cumplimiento por los tres niveles de gobiemo y en todo el territorio nacional, teniendo entre otras funciones compartidas la de ejecutar proyectos de saneamiento urbano y rural con los gobiernos regionales 0 locales; Que, en el marco de las competencias de! MVCS se emite la Resoluci6n Ministerial N° 086-2015-VIVIENDA, modificada por la Resoluci6n Ministerial N° 042-2016-VIVIENDA, que establece los lineamientos y procedimiento para la eecucién de proyectos de inversién publica de saneamiento de los gobiernos regionales, gobiernos locales y las entidades prestadoras de servicios de saneamiento municipales, que estén previstos en el presupuesto institucional de este Ministerio, cuyo monto de inversién sea mayor a S/ 20 000 000.00 y que resulten priorizados y con evaluacién de calidad favorable para su financiamiento en el marco de la Resolucién Ministerial N° 270-2014-VIVIENDA. El articulo 3 de la Resolucién dispone que para la ejecucion de los proyectos de inversién los gobiernos regionales, gobiernos locales 0 entidades prestadoras de servicios de saneamiento municipales, de acuerdo a la normatividad del Sistemia Nacional de Inversién Publica - SNIP, efectuaran el cambio de unidad ejecutora, de los proyectos denversién publica en saneamiento declarados viables, a favor de los Programas de! MVCS, previo acuerdo de Concejo, o de Junta General de Accionistas, o de Junta de Socios, seguin corresponda y de acuerdo a su competencia; Que, por su parte, el Programa Nacional de Saneamiento Urbano - PNSU, de acuerdo a su Manual de Operaciones, aprobado mediante Resolucion Ministerial N° 231-2012- VIVIENDA, tiene como objetivo general el mejorar la calidad, ampliar la cobertura y promover el uso sostenible de los servicios de saneamiento en el ambito urbano, a fin de mejorar la calidad de vida, al influir en la mejora de la salud y de la nutricién de la poblacién urbana; asimismo una de las lineas de intervencién del PNSU se orientan a la Construccion, rehabilitacién y/o ampliacién de infraestructura de saneamiento;Que, asimismo, al articulo 25 de!-Manual de Operaciones de! PNSU, sefiala que la Unidad de infraestructura y Sostenibilidad es responsable de la ejecucién de proyectos en el Ambito urbano y una de sus funciones es proponer normas y/o directivas técnicas en materia de su competencia; Que, mediante el Memorando N° 1393-2016/VIVIENDAVMCSIPNSU/1.2 de la Unidad de Infraestructura y Sostenibilidad y el Informe N° 029-2076/VIVIENDA/PNSUIt.2.1/ CROLDAN del Equipo de Obras, se propone la aprobacién de la "Guia para la Administracion de Contrato de Obras de Proyectos de Agua Potable y Saneamiento’, como un documento de gestion para dotar a los profesionales del Equipo de Obras encargados de la administracién de contratos de obras, de una herramienta técnica, agil, precisa y amigable que les permita conocer, identificar y aplicar correctamente las nuevas disposiciones de la Ley Contrataciones del Estado, asi como reducir riesgos, fortalecer la gestion de la administrai de los contratos y fortalecer las fases de los contratos de obra que presentan debilidades que estén sujetos a las observaciones planteadas por el drgano de control institucional; Que, mediante el Memorando N° 514-2016/VIVIENDAVMCS/PNSU/3.2, la Unidad de Planeamiento, Presupuesto y Sistemas de Informacién, consideré procedente continuar con el proceso de aprobacion de la Gula para la administracién de contratos de obras de proyectos de agua potable y saneamiento por la Direccién Ejecutiva, esto, al encontrar razonable su contenido que cuenta con la conformidad de la unidad organica involucrada; Que, en ese sentido la propuesta de “Guia para la Administracién de Contrato de Obras de Proyectos de Agua Potable y Saneamiento’, tiene por finalidad contar con una rramienta técnica que permita a los profesionales encargados de la administracién de tratos de obra una mejor gestién en la administracién de los contratos; vs Que, conforme al literal k) del articulo 11 de! Manual de Operaciones de! PNSU, la Direccién Ejecutiva tiene como funcién realizar todos los actos administrativos necesarios para la correcta y adecuada gestién y control del PNSU, mediante la aprobacién y desarrollo de los instrumentos de gestién necesarios para el cumplimiento de las funciones, incluyendo la emisi6n de Resoluciones Directorales; Que, en consecuencia, resulta necesario aprobar la "Guia para la Administracién de Contrato de Obras de Proyectos de Agua Potable y Saneamiento” la misma que cuenta con la opinién favorable de la Unidad de Asesoria Legal; Con la visacién de los Jefes de las Unidades Infraestructura y Sostenibilidad, de to, Presupuesto y Sistemas de Informacién; y de Asesoria Legal; Planear De acuerdo con las facultades conferidas al Director Ejecutivo del Programa Nacional de Saneamiento Urbano en el Manual de Operaciones, aprobado por Resoluci6n Ministerial N° 231-2012-VIVIENDA; ‘SE RESUELVE: Articulo 1°.- Aprobar la “Guia para la Administracién de Contratos de Obras de Proyectos de Agua Potable y Saneamiento’, que en Anexo forma parte integrante de la presente Resolucién, conforme al sustento de la parte considerativa de la presente Resolucién;Articulo 2°.- Remitir copia de la presente Resolucién y Anexo aprobado en el articulo 1, a todas las Unidades Orgénicas del Programa Nacional de Saneamiento Urbano, para conocimiento. Articulo 3°.- La "Guia para la Administracion de Contratos de Obras de Proyectos de Agua Potable y Saneamiento’, entrard en vigencia a partir del dia siguiente de la emision de la presente Resolucién. Articulo 4°.- Disponer la publicacién de la presente Resolucion y Anexo, en la pagina web institucional del PNSU. Registrese y comuniquese, hie ve ibooue faeMINISTERIO DE PNSU VIVIENDA Programa CONSTRUCCION Y acioral oo SANEAMIENTO GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS play XcLUy NM Toy \ Roe Aya e){GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO sz oe ons re Mi. ao sae = tor Spot Vetouer Director Ejecutivo del Programa Nacional de Saneamiento Urbano July Rodriguez Pazze Jefe de la Unidad de nfraestructura y Sostenblidad del Programa Nacional de Saneamiento Urbano Dante Arbildo Arroyo Jefe del Equipo de Obras del Programa Nacional de Saneamiento Urbano Responsable de Elaboractén Ing. CP. Miguel A. Salinas Seminario Primera Edién: Abril 2016INDICEINDICE Pag. A, INTRODUCCION 3 B. GLOSARIO 5 C. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE CONTRATOS 10 D. PROCEDIMIENTOS PARA LAS DIVERSAS ETAPAS EN LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DEOBRA D.1__ ANTES DEL INICIO DE LA EJECUCION DE 1, _ EXPEDIENTE TECNICO = PROCEDIMIENTO DE GESTION DEL 16 LAOBRA 19 EXPEDIENTE TECNICO ANTES DE LA CONVOCATORIA 19 = PROCEDIMIENTO DE GESTION DEL EXPEDIENTE TECNICO DESPUES DE LA GESTION DE LA BUENA PRO a 2. SUSCRIPCION Y VIGENCIA DEL CONTRATO DE OBRA 28 3. INICIO DEL PLAZO DE EJECUCION DE OBRA 28 4, _ ENTREGA DE INFORMACION NECESARIA PARA LA SUPERVISION DE LA OBRA. 35 5. GARANTIAS 36 6. ADELANTO DIRECTO 40 D.2__ DURANTE LA EJECUCION DE LA OBRA 1. ORGANIZACION DE TODA LA DOCUMENTACION TECNICA ~ ADMINISTRATIVA DE OBRA 45, 2. CALENDARIO DE EJECUCION DE OBRA ADECUADO AL INICIO DEL PLAZO CONTRACTUAL 46 3, _ REVISION DEL INFORME DE COMPATIBILIDAD DEL EXPEDIENTE TECNICO 47 4, SUSPENSION DEL PLAZO DE EJECUCION 48 5. ADELANTO DE MATERIALES 82 6. OBLIGACION DEL CONTRATISTA DE EJECUTAR EL CONTRATO CON EL PERSONAL ‘OFERTADO 58 7. FUNCIONES DEL INSPECTOR 0 SUPERVISOR DE OBRA 2 8. AMPLIACION DE PLAZO DE LOS SERVICIOS DE LA SUPERVISION B 9. PRESTACIONES ADICIONALES DE SUPERVISION 8 10, COORDINACIONES PARA COMUNICAR A OPI CUANDO SE PRESENTEN VARIACIONES CONTRACTUALES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA DIRECTIVA DEL SNIP. 24 11. CUADERNO DE OBRA a7 12, CONSULTAS SOBRE OCURRENCIAS EN OBRAS a1 13. VALORIZACIONES 95 14, REAJUSTES 99 15, DISCREPANCIAS RESPECTO A VALORIZACIONES © METRADOS 103, 16. AMPLIACIONES DE PLAZO 106 17. COSTOS DIRECTOS Y GASTOS GENERALES VARIABLES aa 18, INTERVENCION ECONOMICA 120 19. PRESTACIONES ADICIONALES DE OBRA 126 20, RESOLUCION DEL CONTRATO DE OBRAS 137 21, PENALIDADES D.3__DESPUES DEL TERMINO DE LA EJECUCION DE LA OBRA 1. RECEPCION DE LA OBRA Y PLAZOS 2. TRANSFERENCIA FISICA DE LA OBRA 3. LIQUIDACION DEL CONTRATO DE OBRA 4, LIQUIDACION DEL CONTRATO DE SUPER 5. INFORME DE CULMINACION DE CONTRATO DE OBRA Y DE SUPERVISION VISION DE OBRA GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTOA.INTRODUCCION PROGRAMA NACIONAT DE SANEAMIENTO URBANO GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y 3 SANEAMIENTOA. INTRODUCCION Con fecha 09 de Enero del 2016 entraron en vigencia la nueva Ley de Contrataciones del Estado No. 30225 y su Reglamento el D.S. No. 350-2015-EF. De la revisién de las citadas normas se verifica que en el Capitulo VII de OBRAS, las mismas han creado nuevos articulos (Suspension del plazo de ejecucién, Obligacién del contratista de ejecutar el contrato con el personal ofertado), ha eliminado un articulo (Costos de la supervisin e inspeccién) e introducido importantes y radicales modificaciones en otros articulos (diferir el inicio del plazo de ejecucién, ampliaciones de plazo, prestaciones adicionales). En este contexto el Programa Nacional de Saneamiento Urbano (PNSU) del Ministerio de Vivienda, Construccién y Saneamiento ha considerado necesario generar una GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO (GPACO) con la finalidad de dotar a los profesionales del Equipo de Obras de la Unidad de Infraestructura y Sostenibilidad, encargados de la ADMINISTRACION DE LOS CONTRATOS DE ary ‘OBRAS, de una herramienta técnica dgil, precisa y amigable que les permita conocer, identi aplicar correctamente las nuevas disposiciones. Para su elaboracién se ha tomado en cuenta los alcances requerides por los Términos de Referencia del PNSU, informacién de diversas recomendaciones del Organo de Control Interno, Directivas Internas, Lineamientos internos, opiniones de los Administradores de Contrato, asi como las recomendaciones del Coordinador de la Consultoria. La GPACO incluye un Glosario de Términos, las Funciones del Administrador de Contratos y el desarrollo detallado de los Procedimientos referidos a los articulos relacionados con la ejecucion de obras y la supervision de obras. Para efectos de su mejor comprensién y aplicacién, los procedimientos de cada articulo desarrollado tienen la siguiente estructura: 1) Texto completo del articulo considerado en la nueva norma. 2) Una jALERTA! que busca llamar la atencién del Administrador de Contrato a leer el PROCEDIMIENTO que consiste en el desarrollo de sus funciones respecto a cémo gestionar y aplicar cada articulo de obras, considerando, en determinados casos, ejemplos aplicativos. 3) Opiniones del Organismos Supervisor de las Contrataciones Estatales (OSCE) que refuerzan y/o precisan la aplicacién del articulo. En este punto se debe indicar que las diversas Opiniones consideradas tienen una finalidad de reforzar y/o ampliar los criterios aplicativos de! Administrador, sin ser vinculantes. 4) En determinados casos se han incluido varias RECOMENDACIONES producto de acciones de control con la finalidad de que los Administradores eviten reincidir en estas. Finalmente debe precisarse que la GPACO se constituye en un documento técnico normative que debe estar sujeto a una permanente mejora y adecuacién para lo cual los Administradores de Contrato tienen la palabra. Marzo 2016 AN Br TENT GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTOB. GLOSARIO GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE ¥ SANEAMIENTOGLOSARIO ADELANTO DIRECTO (art.155° y 1562 - Reg.): Capital de trabajo otorgado por la Entidad a solicitud de! Contratista, el cual no puede superar el 10% del Monto del Contrato Original (incluido el 16v). ADELANTO PARA MATERIALES E INSUMOS (art.1552 y 1572 - Reg.): Monto otorgado por la Entidad a solicitud del Contratista, segin Calendario de Adquisicién de Materiales, el cual no puede superar el 20% del Monto del Contrato Original (incluido el IGV).. CALENDARIO DE AVANCE DE OBRA VALORIZADO (art.1512 - Reg. consta la programacién valorizada de la ejecucién de la obra, por periodos determinados en las Bases 0 en el contrato. | documento en el que CONSULTORIA DE OBRA (Definiciones Reg.): Servicios profesionales altamente calificados consistentes en la elaboracién del expediente técnico de obras 0 en la supervisin de obras. Traténdose de elaboracién de expediente técnico la persona natural o Juridica encargada de dicha labor debe contar con una experiencia especializada no menor de 1 afio; en el caso de supervisiones de obra la experiencia especializada debe ser no menor de 2 afios. CONTRATO: (Definiciones Reg.)Es el acuerdo para crear, regular, modificar o extinguir una relacién juridica dentro de los alcances de la Ley y de su Reglamento. CONTRATO ORIGINAL (Definiciones Reg.): Es el contrato suscrito como consecuencia del ‘otorgamiento de la buena pro en las condiciones establecidas en las Bases y la oferta ganadora. CONTRATO ACTUALIZADO O VIGENTE (Definiciones Reg.): El contrato original afectado por las variaciones realizadas por los reajustes, prestaciones adicionales, reduccién de prestaciones, 0 por ampliacién o reduccién del plazo, u otras modificaciones del contrato. CONTRATISTA (Definiciones Reg.): El proveedor que celebra un contrato con una Entidad de isposiciones de la Ley y el Reglamento. conformidad con las COSTO DIRECTO: Son aquellos costos de los recursos que se incorporan fisicamente a la obra y estén constituidos por los siguientes rubros: Mano de Obra (de obreros) + Materiales (incluido sus desperdicios, fletes y otros) + Maquinaria de construccién (incluye herramientas) COSTO INDIRECTO: Son aquellos costos de los recursos que participan en el proceso productivo de la obra pero que no se incorporan fisicamente a esta, estando constituido por: los gastos generales fijos + los gastos generales variables. COSTO PROGRAMADO (Definiciones Reg.): Monto estimado de las contrataciones de obras 0 consultorias de obras durante la fase de planificacién. CUADERNO DE OBRA (Art.1632, 1642 y 1652 - Reg.): El documento que, debidamente foliado, se abre al inicio de toda obra y en el que el inspector 0 supervisor y ekeaidayte anotan las ocurrencias, érdenes, consultas y las respuestas a las consultas. BROGRAMIA NACIONAL DE SANEAMIENTO URBANO SSS GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y 6 SANEAMIENTOESPECIFICACIONES TECNICAS (Definiciones Reg.): Descripcién de las caracteristicas técnicas y/o requisitos funcionales del bien a ser contratado. Incluye las cantidades, calidades y las condiciones bajo las que deben ejecutarse las obligaciones. EXPEDIENTE TECNICO DE OBRA (art.202 - Reg.): El conjunto de documentos que comprende: memoria descriptiva, especificaciones técnicas, planos de ejecucién de obra, metrados, presupuesto de obra, fecha de determinacién del presupuesto de obra, andlisis de precios, calendario de avance de obra valorizado, férmulas polinémicas y, sie! caso lo requiere, estudio de suelos, estudio geolégico, de impacto ambiental u otros complementarios. FACTOR DE RELACION (art.1662 - Reg.): El cociente resultante de divi de la obra entre el monto del Valor Referencial. el monto del contrato FICHA TECNICA (Definiciones - Reg.): Documento estindar mediante el cual se uniformiza la identificacién y descripci6n de un bien 0 servicio comin, a fin de facilitar la determinacién de las necesidades de las Entidades para su contratacién y verificacién al momento de la entrega © prestacién a la Entidad. GASTOS GENERALES (Definiciones - Reg.): Son aquellos costos indirectos que el contratista debe efectuar para la ejecucién de la prestacidn a su cargo, derivados de su propia actividad empresarial, por lo que no pueden ser incluidos dentro de las partidas de las obras o de los costos directos del servi GASTOS GENERALES FUOS (Definiciones ~ Reg. el tiempo de ejecucién de la prestacién a cargo del contratista. ‘Son aquellos que no estn relacionados con GASTOS GENERALES VARIABLES (Definiciones — Reg.): Son aquellos que estén directamente relacionados con el tiempo de ejecucién de la obra y por lo tanto pueden incurrirse a lo largo de todo el plazo de ejecucién de la prestacién a cargo del contratista. LIQUIDACION DE CONTRATO (art.1792, 1808 y 1812 - Reg.): Célculo técnico efectuado, bajo las condiciones normativas y contractuales aplicables al contrato, que tiene como finalidad determinar el costo total incurrido en la ejecucién del contrato y su saldo econémico. ‘onjunto de bienes del mismo tipo. MAYOR METRADO (art.175? - Reg.): Es el incremento del metrado previsto en el presupuesto de obra de una determinada partida y que no provenga de una modificacién del expediente ‘técnico. El mayor metrado en contrato de obras a precios unitarios no constituye una modificacién del expediente técnico. METRADO (Definiciones — Reg.): Es la cantidad de una determinada partida del presupuesto de obra, segin la unidad de medida establecida. MORA (art.1322, 1338 y 1342 - Reg,): El retraso parcial o total, continuado y acumulativo en el cumplimiento de prestaciones consistentes en la entrega de bienes, servicios en general, consultorias 0 ejecucién de obras sujetos a cronograma y calendariosfé y/o contratos. ‘np Oana “2 (Father in "ARITENTO URBAT GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y ‘SANEAMIENTOOBRA (Definiciones ~ Reg.): Construccién, reconstruccién, remodelacién, demolicién, renovacién, ampliacién y habilitacién de bienes inmuebles, tales como edificaciones, estructuras, excavaciones, perforaciones, carreteras, puentes, entre otros, que requieren direccién técnica, expediente técnico, mano de obra, materiales y/o equipos. OPERACION ASISTIDA (art.158 - Reg,): Operacién por el contratista de una obra ejecutada bajo la modalidad de llave en mano, que puede incluir, ademés, el mantenimiento, reparacién, capacitacién, entre otros aspectos, en atencién y cumplimiento a los términos de referencia y condiciones establecidas en el contrato. Esta operacién asistida implica la puesta en marcha de la instalacién construida, asi como la transferencia de tecnologias, conocimientos, procesos, entrenamiento del personal, entre otros, hasta que la Entidad toma el control definitivo de las instalaciones. PAQUETE (Del distintos pero vinculados entre si, o de obras de naturaleza similar. iciones — Reg.): Conjunto de bienes, servicios en general o consultorias PARTIDA (Definiciones ~ Reg.): Cada una de las partes o actividades que conforman el presupuesto de una obra. PRESTACION (Definiciones - Reg.): La ejecucién de la obra, la realizacién de la consultorfa, la prestacién del servicio 0 la entrega del bien cuya contratacién se regula en Ia Ley y su Reglamento. PRESTACION ADICIONAL DE OBRA (art. 1752 y 176 - Reg.): Aquella no considerada en el expediente técnico, ni en el contrato original, cuya realizacién resulta indispensable y/o neces: para dar cumplimiento a la meta prevista de la obra principal y que da lugar a un presupuesto adicional. PRESTACION ADICIONAL DE SUPERVISION DE OBRA (art.34.4 - Ley No. 30225): Aquella no considerada en el contrato original, pero que, por razones que provienen del contrato de obra, distintas de la ampliacién de obra, resultan indispensable y/o necesaria para dar cumplimiento al contrato de supervisién; y aquellas provenientes de los trabajos que se produzcan por variaciones en el plazo de obra 0 en el ritmo de trabajo de obra PRESUPUESTO ADICIONAL DE OBRA (art.1752 y 1762 - Reg,): Es la valoracién econémica de la prestacién adicional de una obra. PRESUPUESTO DE OBRA (Definiciones — Reg.): Es el valor econémico de la obra estructurado por partidas con sus respectivos metrados, anélisis de precios unitarios, gastos generales, utilidad e impuestos. PRESUPUESTO DEDUCTIVO DE OBRA (Definiciones ~ Reg.): Valoracién econémica de las partidas de obras que estando inicialmente consideradas en el alcance del Contrato, no se requiere su ejecucién, constituyendo reducciones y/o supresiones en el costo de la obra. PRESUPUESTOS DEDUCTIVOS VINCULADOS (art.175® - Reg.) derivados de las sustituciones de obra directamente relacionadas con las Presupuestos dedu GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y ‘SANEAMIENTOPRESTACION NUEVA DE OBRA (Definiciones Reg.): La no considerada en el expediente técnico, ni en el contrato original, cuya realizacién no es indispensable y/o necesaria para dar cumplimiento a la meta obra principal. Estas prestaciones se ejecutan mediante un nuevo contrato, para lo cual debe aplicarse los procedimientos establecidos en la Ley y su Reglamento. PROYECTISTA (Definiciones ~Reg.): Consultor de obra que ha elaborado el expediente técnico de obra. RUTA CRITICA DEL PROGRAMA DE EJECUCION DE OBRA (art. 169° - Reg.): Es la secuencia programada de las actividades constructivas de una obra cuya variacién afecta el plazo total de ejecucién de la obra. SERVICIO (Definiciones - Reg,): Actividad o labor que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de sus funciones y fines. Los servicios pueden clasificarse en servicios en general, consultorfa en general y consultoria de obra. La mencién a consultorfa se entiende que alude a consultoria en general y consultoria de obras. ‘TERMINOS DE REFERENCIA (Definiciones ~ Reg.): Descripcién de las caracteristicas técnicas y las condiciones en que se ejecuta la contratacién de servicios en general, consultoria en general y consultorfa de obra. En el caso de consultorfa, la descripcién ademas incluye los objetivos, las metas o resultados y la extensién del trabajo que se encomienda (actividades), asi como si la Entidad debe suministrar informacién basica, con el objeto de facilitar a los proveedores de consultorfa la preparacién de sus ofertas. TRAMO (Defi jones — Reg.): Parte de una obra que tiene utilidad por si misma. \VALORIZACION DE UNA OBRA (art.1662 - Reg.): Es la cuantificacién econémica de un avance fisico en la ejecucién de la obra, realizada en un periodo determinado. PROGRAMA NACIONAL DE SANEAMIENTO URBANO GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE ¥ SANEAMIENTOC. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 10 SANEAMIENTOC. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO Como es conocido el Administrador de Contratos tiene diversas funciones a lo largo de la gestién de los Contratos de Obras y de Supervisién de Obra, que involucran actos técnico ~ administrativos, los cuales sin embargo deben enmarcarse en las normas vigentes de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, asi como las exigencias que puedan haber considerado los Términos de Referencia y/o las Bases respectivas. En este contexto estas diversas funciones del Administrador serdn presentadas y/o desarrolladas en el siguiente componente de la presente Gula denominado PROCEDIMIENTOS, siendo ta relacién de funciones mostrada a continuacién un compendio de las mismas, para efectos de su ‘mejor comprensién. Tenemos asi que el Administrador de Contrato se encarga d ‘A. ANTES DEL INICIO DE LA EJECUCION DE LA OBRA. |. ANTES DE LA CONVOCATORIA DEL PROCESO DE SELECCION 1. Verificar que el Expediente Técnico de la Obra, contenga toda la documentacién y/o informacién consignada en la Resolucién aprobatoria y que de acuerdo con la Ley de Contrataciones del Estado — LCE - como minimo debe contener: memoria descriptiva, especificactones técnicas, planos de ejecucién de obra, metrados, presupuestos de Obra, fecha de determinacién del presupuesto de obra, valor referencial, andlisis de precios, calendario de avance de obra valorizado, formulas polinémicas y si en caso lo requiere, estudios de suelos, estudio geolégico, de impacto ambiental u otros complementarios. Verificar que contenga la documentacién sobre licencias, permisos, servidumbres, derecho de via, CIRA 0 documento de no pre existencia de restos arqueol6gicos, asi como verificar que se haya considerado el costo del monitoreo arqueolégico. Verificar la documentacién relacionada con el saneamiento fisico legal del terreno (disponibilidad fisica del terreno) y que se cuente con el Certificado Ambiental de acuerdo al Decreto Legislative No. 1078, que modifica la Ley N* 27446 — Ley del Sistema Nacional de Evaluacién de Impacto Ambiental; asi como que se cuente con la resolucién de aprobacién de los estudios de Aprovechamiento de Recursos Hidricos de la(s) Fuente(s) de Agua para la obtencién de la licencia de uso de agua superficial y/o subterrénea (acreditacién de disponibilidad hidrica) emitido por la Autoridad Nacional de Agua (ANA). 2. Formular los Factores de Calificacién (antes denominados Requisitos Técnicos Minimos) para las licitaciones de las obras y los Términos de Referencia para los concursos de ‘Supervisi6n, en concordancia con los requerimientos técnicos del Expediente Técnico. 3. Proponer que las Bases recomienden que el Postor que se adjudique la Buena Pro presente para la firma de contrato una programacién de obra que guarde coherencia técnica con: a) condiciones climaticas durante el desarrollo de Ia obra, b) fuentes de abastecimiento (por ejemplo agua), c) distancias de transporte, entre otras, de tal manera que sea un a programacién real y técnicamente ejecutable. a GGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPoTABLEY 11 ‘SANEAMIENTOIl, DESPUES DE LA ADJUDICACION DE LA BUENA PRO 1. Verificar si se produjeron 0 no modificaciones en el Expediente Técnico original como resultados de las consultas y/u observaciones; en caso se hayan presentado modificaciones coordinar con la Unidad de Estudios la remisién del Expediente modificado para envidrselo al ganador de la buena pro, en cumplimiento del articulo 152° del RLCE. 2. Revisar que la documentacién y/o informacién Contractual remitida por la Unidad de Administraci6n, tanto del Contrato de Ejecucién de Obra como del Contrato de Supervisién de Obra este completa. Para Obras: Expediente Técnico, Contrato de Obra y sus anexos (oferta técnica, oferta econémica, calendarios de Avance de Obra, programacién de Obra, calendario de Adquisicién de Materiales e Insumos, calendario de Utilizacién de Equipo, Bases Integradas, copia de la carta fianza de Fiel Cumplimiento de Contrato. Para Supervisién: Términos de Referencia, Contrato de Supervision y sus anexos (oferta técnica, oferta econémica y otros presentados), Bases Integradas, copia de la carta flanza de Fiel Cumplimiento de Contrato En ambos casos el Administrador debe advertir a la Unidad de Administraci6n sobre alguna observacién alas mismas. 3. Verificar y gestionar las acciones necesarias para que se cumpla lo establecido en el articulo 152° del RLCE, referido a las 5 condiciones que debe efectuar Ia Entidad dentro de los 15 d.c. siguientes a la firma del Contrato para efectos de determinar la fecha de inicio del plazo de la ejecucién de la obra. 4, Comunicar a la Direccién General de Asuntos Ambientales del MVCS el inicio de la obra. 5. Determinada la fecha de inicio del plazo (art. 152 del Reglamento), por razones técnicas de control y gestién de obra, debe verificar la presentacién de la Programacién de Obra CPM, del Calendario de Avance de Obra Valorizado, el Calendario de Adquisicién de Materiales y el Calendario de Utilizacién de Equipo, actualizados a dicha fecha 6. Enel caso de que el monto Contratado, en particular de Obra, haya sido adjudicado hasta por 10% encima del monto de Valor Referencial, articulo 65° del Reglamento, solicitar copia del documento de certificacién del presupuesto correspondiente y de aprobacién del Titular de la Entidad. 7. Emitir Informe de evaluacuién y/o procedencia sobre la solicitud de los adelantos directos y de materiales e insumos, del Contratista y/o Supervisor, de acuerdo con procedimiento indicado en los PROCEDIMIENTOS de esta Gula. B. DURANTE LA EJECUCION DE LA OBRA 1. Administrar toda la document n que se va generando durante la ejecucién de la Obra debera escanear la documentacion y archivar en una carpeta compartida. 2. Mantener un archivo electrénico de todos los documentos que elabore. GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 12 SANEAMIENTOestas cumplan con los objetivos, plazos y costos contractuales, identificando los problemas y adoptando oportunamente las acciones correctivas del caso, en el caso de obras coordinando con el inspector 0 Supervisor. 4. Velar por el estricto cumplimiento de los términos establecidos en los documentos contractuales, en los que sea de su competencia. 5. Verificar en campo periédicamente las Obras a su cargo, corroborando el cumplimiento de las metas previstas en los contratos de obra y de supervisién. ‘Atender como Entidad, en los plazos del articulo 165° del Reglamento, coordinando oportunamente con la Oficina de Proyectos y/o los Proyectistas, la absolucién de consultas efectuadas por los contratistas y/o inspectores o supervisores. 7. star permanentemente actualizado llevando un control ordenado de la situacién de la obra, bitécora de control, empleando los informes mensuales de la supervisién, anotaciones del cuaderno de obra, avances fisicos ejecutados, avances fisicos programados, avance financiero, Curva S, adelantos otorgados y amortizados, situacién de vigencia de las cartas fianzas, adicionales aprobados y pendientes, ampliaciones otorgadas y en trémite, entre otros, informando periédicamente a su jefatura inmediata, 8. Otorgar la opinién favorable para el trdmite de las valorizaciones mensuales de avances de Obras e informes mensuales y valorizaciones de los servicios de Supervision, adelantos, costos directos y mayores gastos generales variables (por ampliacién de plazo), adicionales y deductivos, liquidacién final, recomendando los pagos. 9. Coordinar con el Consultor contratado y/o Supervisor encargado, la preparacién de los expedientes de las prestaciones adicionales de Obra (PAO), considerando que el expediente esté correctamente presentado y cumpliendo con los plazos establecidos en el articulo 175° del Reglamento, asi como efectuar el segulmiento referente a la certificacién presupuestal, registro de modificacién (cuando no supera el limite 0 umbral establecido en el SNIP), 0 el informe de verificacién de viabilidad (cuando supera el limite © umbral establecido en SNIP), alertando a su jefatura inmediata sobre el cumplimiento de los plazos establecidos en e| Reglamento, en el articulo antes indicado. Enel caso de las Prestaciones Adicionales de Supervision (PAS) debe proceder conforme a lo establecido en el articulo 34.4 de la Ley No. 30225, 10. Evaluar y dar opinién favorable, de ser procedentes, a las solicitudes de ampliaciones de plazo de obra, para el trémite correspondiente, segin lo indicado en la GUIA. 11, Tramitar y hacer seguimiento ante la OPLVIVIENDA coordinando con la Unidad de Estudios del PNSU, cuando se presenten variaciones en el PIP: adicionales y ampliaciones de plaz0. En el caso de variaciones por Adicionales tener en cuenta que mientras no se registre en el Banco de Proyectos del MEF tal variacién, no se podré ejecutar el adicional. 412. Evaluar y dar opinién favorable, por ser vinculante al Contrato de Ejecucién de Obra, alas ampliaciones de piazo de los servicios de Supervisi6n, segtin lo indicado en la GUIA. 413, Coordinar la preparacién de los proyectos de Informes de ser el caso (para diferr el inicio del plazo, para suspender el plazo de ejecucién de obra, otras), Adendas relacionadas a la ejecucién de las obras y servicios de Supervisién, en concordancia con los plazos, normas ¥ disposiciones que sean aplicables. 14 Efectuar e! seguimiento de la vigencia de las Cartas Fianzas y Pélizas de Seguro que, diversos conceptos relacionados al cumplimiento de los contratos, hayan presentado I Contratistas y/o supervisores, coordinando con la Oficina de Administracién que soliciter TONAT ‘ANA GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS OE AGUAPOTABLEY 13 SANEAMIENTO.las renovaciones oportunamente en concordancia con los montos establecidos en las normas vigentes. 15. Participar en las reuniones que se convoquen con los Contratistas y Supervisores y de ser el caso con cualquier otra drea o entidad involucrada que coadyuve, para analizar la problematica de la obra y buscar en conjunto la solucién adecuada. 16. Analizar y proponer a su jefatura inmediata, cuando corresponda a temas de su ‘competencia, las propuestas de soluciones respecto a los eventuales reclamos presentados por los contratistas y supervisores. 17. Apoyar con la informacién que le sea requerida en los procesos de solucién de Controversias a cargo de la Junta de Resolucién de Disputas (solo aplicable a los Contratos. de Obras). 18. Participar, en lo que pueda corresponder, en los procesos de conciliacién y arbitraje de los contratos de obras y supervisién a su cargo, elaborando de ser el caso, los informes técnicos que se requieran o los términos de referencia para la contratacién de servicios espacializados propios que se requieran en los citados procesos. 19, Proporcionar la informacién técnica de los Contratos de las obras y supervisiones a su cargo para Ia elaboracién de los Informes de Gestién, asi como cuando sea pedida por las. Oficinas de Control interno (OC!) 0 de la Contraloria General de la Republica (CGR), o para los procesos administrativos o arbitrales. 20. Evaluar y emitir los informes, en su competencia, relacionados con las solicitudes que presenten determinados autoridades del pais en relacién a las obras a su cargo. 21. Revisar y efectuar el control de los informes mensuales presentados por los Inspectores 0 Supervisores. 22, Elaborar los informes técnicos, respecto a la situacién de incumplimiento de los contratos a su cargo, 23, En caso de la contratacién de consultores expertos, coordinar con estos las acciones que permitan lograr los objetivos de su contratacién, 24. Proponer a su jefatura inmediata, la Intervencién Econémica de las obras 0 la Resolucion de Contrato. C. DESPUES DEL TERMINO DE LA EJECUCION DE LA OBRA 1. Revisar la documentacién referida a la solicitud del Contratista de Recepcién de Obra: asientos del cuaderno de obra, informe del Inspector o Supervisor. 2. Coordinar con los demés integrantes del Comité de Recepcién los actos administrativos (notificacién oportuna al Contratista y Supervisién de la fecha y la hora de recepcién) asi como preparar la documentacién necesaria, para efectos de llevar a cabo la Recepcién de \ la Obra (Expediente Técnico, planos post construccién, archivo de obra). 3. Participar en la recepcién de la Obra como miembro del Comité, suscribiendo el Pliego de Observaciones y/o Acta de Recepcién de Obra, segtin sea el caso. in Final presentada por el Contratista y/o Supervisor y verificar que se cumpla con la documentacién y plazg 4. Revisar y dar opinién favorable, cuando corresponda, a la Liquida: establecidos en las Bases, Contrato y normas vigentes. NA TAN GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPOTABLEY 14 SANEAMIENTOespecificar en dicha acta que se adjunta un juego de planos de replanteo de obra en fisico yen digital y el Manual de Operacién y Mantenimiento. 6. Elaborar el informe de culminacién de contratos de obra y supervision 7. Remitir a archivo general los legajos de obra y de supervision generados durante la administracién de los contratos. 8. En caso de retirarse del cargo durante la ejecucién de la obra, debe entregar a su jefatura inmediata un Informe Situacional de la obra, asi como efectuar la entrega detallada de todo el acervo documentario en fisico y digital a su jefatura (legajo de obra y legajo de supervision). 9. Preparar la documentacién necesaria que serd remi para el cierre contable financiero de la obra. NAL DE SANEAMIT GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 15 SANEAMIENTOD. PROCEDIMIENTOS PARA LAS DIVERSAS ETAPAS EN LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRA. AUDE SAT GGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPOTABLEY 16. SANEAMIENTO.En el presente componente de la Guia del Administrador de Contratos, se desarrolian, en concordancia con los articulos referidos a obras y supervisién, de la Ley de Contrataciones del Estado No. 30225 (La Ley) y su Reglamento D.S. No. 350-2015-EF (EI Reglamento), los aspectos principales que involucran las diferentes actividades y/o funciones de! Administrador, las cuales deben tener presente para la correcta, adecuada y sobre todo oportuna gestién de los referidos Contratos. Para tal efecto se ha considerado conveniente la siguiente estructura funcional: Primero presentar la norma (articulo) tal cual esté contenida en la Ley y su Regiamento, puesto que este es el punto de partida de cualquier anilisis técnico ~ administrativo que quiera aplicar el Administrador del Contrato. 2. Una llamada de {ALERTAI a partir de la cual se desarrolian los principales PROCEDIMIENTOS a tener en cuenta por él Administrador. Este PROCEDIMIENTO son los pasos 0 actividades de gestin a aplicar por el Administrador, la cual contiene los alcances y/o criterios técnicos - administrativos a considerar para cada articulo analizado, complementado en determinados casos con ejemplos aplicativos. 3. Asimismo a efectos de ampliar el criterio aplicativo del Administrador sobre los articulos desarrollados en el punto precedente, en los casos pertinentes, se han incluido diversas Opiniones del Organismo Supervisor de las Contrataciones Estatales (OSCE), cuyos alcances si bien no son vinculantes pueden ser tenidos en cuenta. 4. Finalmente, se han incluido en algunos casos, por informacién del PNSU, al final de cada articulo desarrollado, un item que hemos denominado “Recomendaciones” puesto que su origen proviene de determinadas recomendaciones efectuadas al Programa por lo entes de control a algunos contratos, hallazgos 0 deficiencias que el Administrador de Contrato debe evitar “volver” a incurrir y/o repetir. Cabe sefialar finalmente que el presente componente: PROCEDIMIENTOS, como es evidente y de razonable compresién de cualquier Administrador de Contrato, no puede haber abarcado y/o considerado todos los aspectos complementarios y/o aristas que se pueden desprender de la actividad 0 funcién genérica desarrollada, lo cual, sin duda alguna, es el momento en que corresponde la aplicacidn de toda la experiencia de! Administrador en la gestién de Contratos de Obra y Supervisién. GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROVECTOS DE AGUAPOTABLEY 17 SANEAMIENTOD.1. ANTES DEL INICIO DE LA EJECUCION DE LA OBRA TON mi GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 18 SANEAMIENTO1. EXPEDIENTE TECNICO DEFINICION Expediente Técnico de Obra: El conjunto de documentos que comprende: memoria descriptiva, especificaciones técnicas, planos de ejecucién de obra, metrados, presupuesto de obra, fecha de determinacién del presupuesto de obra, andlisis de precios, calendario de avance de obra volorizado, férmulas polindmicas y, siel caso lo requiere, estudio de suelos, estudio geoldgico, de impacto ambiental u otras complementarios. i! ALERTA j ! luego de recibir el Expediente Técnico, aprobado con su respectiva Resolucién, el Administrador de Contrato debe: PROCEDIMIENTOS DE GESTION DEL EXPEDIENTE TECNICO ANTES DE LA CONVOCATORIA Verificar su contenido, de acuerdo a lo que consignado en la Resolucién aprobatoria, especialmente que se encuentre la documentacién sustentatoria que garantice la libre disponibilidad del terreno donde se ejecutaran las obras: licencias, permisos, servidumbres, autorizaciones del ANA, CIRA, EIA, etc. 2. Verificar que todo el Expediente Técnico este suscrito por los consultores de obra y/o servidores publicos que participaron en su elaboracién, evaluacién y/o aprobacién, segin corresponda, 3, De faltar informacién prepararé un Informe con las observaciones pertinentes dirigido a su Jefatura, para que se solicite a los Proyectistas se complete la misma. 4, Con el Expediente Técnico completo el Administrador deberd elaborar: 4.1,Para la convocatoria de la Obra. ‘a. Los criterios técnicos de los REQUISITOS DE CALIFICACION [articulo 28° del Reglamento}, antes denominados Requisitos Técnicos Minimos, en concordancia con los considerados en las Bases Estandarizadas de! OSCE: 1. Equipo de construccién (obligatorio): dependerd de la magnitud de la obra. 2. Infraestructura (Opcional): dependerd de la magnitud de la obra. 3. Experiencia del plantel profesional (obligatorio): dependerd de la complejidad de la obra. GGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPoTABLEY 19 SANEAMIENTOEl Administrador de Contrato debe tener presente que de acuerdo al citimo parrafo del articulo 123° de! Reglamento al formular los REQUISITOS DE CALIFICACION, tanto para la ejecucién de la Obra como la Consultorfa de Obra (en este caso la Supervisién), la Entidad es responsable de la obtencién de las licencias, autorizaciones, permisos, servidumbre y similares, ya no establecen las, nuevas normas que estas responsabilidad pueda ser trasiada al contratista c. Las penalidades por incumplimientos a considerar en las Bases: 1. Por no dejar anotar en el Cuaderno de Obra al Supervisor: 5/1,000 de! monto de la Valorizacién del Periodo por cada dia. 2. Por la ausencia injustificada del personal de la Propuesta: de 0.5 a 1.0 UIT por cada dia. 3. Otras penalidades que el Administrador pueda considerar necesarias. 4.2. Para la convocatoria de la Supervisién. a. Las caracteristicas técnicas de los TERMINOS DE REFERENCIA, en concordancia con a magnitud y complejidad de la obra: 1, Personal profesional y técnico: dependeré de la magnitud de la obra. 2. Equipamiento: dependerd de la complejidad de fa obra. 3. Infraestructura: dependerd de la magnitud de la obra b. Las penalidades por incumplimientos a considerar en las Bases: 1. Por la ausencia injustificada de! personal de la Propuesta: de 0.5 a 1.0 UIT por cada dia. 2. Por presentar las valorizaciones en forma deficient falta de documentos de sustento, cdlculos equivocades, etc., establecer un costo. 3, Por dar pase a la recepcién de obra en forma indebida, establecer el costo. 4, Otras penalidades que el Administrador pueda considerar necesarias. 5, Precisar que el servicio de la Supervisién incluye la elaboracién de una Liquidacién Final del Contrato de Obra, independientemente de la que formule el Contratista, Liquidacién luego de su revisién por el Administrador, el PNSU asumird como suya. 6. Precisar cudl es la “liltima prestacién” del Supervisor a efectos de establecer la fecha de presentacién de la Liquidacién Final del Servicio de Supervisién: a. Podria ser Ia funcién antes indicada en el punto 5 (Liquidacién) b. Podrfa ser la presentaci6n del Informe Final. ACD m GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPOTABLEY 20 SANEAMIENTOPROCEDIMIENTOS DE GESTION DEL EXPEDIENTE TECNICO DESPUES DE LA ADJUDICACION DE LA BUENA PRO 1. Coordinar con el Area de Administracién para que consentida la buena pro de Obra le informen si durante el Proceso de Seleccién se produjeron consultas y/u observaciones respecto al Expediente Técnico. 2. Recibido el Expediente Técnico verificar: a) Sino tuvo modificaciones, para efectos de establecer el “Inicio del plazo de ejecucion de obra”, ya no es necesario enviar al Contratista otro Expediente Técnico, es suficiente el que se le proporcioné al registrarse como participante. b) Si tuvo modificaciones, para efectos de establecer el “Inicio del plazo de ejecucién de obra”, si es necesario enviar al Contratista este nuevo Expediente Técnico, dentro de pplazo maximo de los 15 dias calendarios siguientes de haberse Firmado el Contrato de Obra. 3. Remitir al Supervisor el Expediente Técnico correspondiente segiin lo antes indicado. 4. Verificar que el Supervisor presente en el plazo de sus Términos de Referencia el Informe de Compatibilidad del Expediente Técnico, principalmente enfocado a detectar: © Que no haya incompatibilidad entre planos '* Que los trabajos considerados en los planos estén concordantes con las Partidas det Presupuesto y viceversa, © Que los Andlisis de P.U. estén concordantes con las Especificaciones Técnicas. © Que las formulas polinémicas cumplan con la normativa del D.S. No. 011-79-VC. 5. La evaluacién anterior es indispensable para poder preveer la existencia o no de eventuales modificaciones de proyecto, prestaciones adicionales, 0 presupuestos deductivos. 6. Asi también el Administrador del Contrato debe tener presente que, segtin las Opiniones del OSCE No. 014 y 080-2015-DTN, las deficiencias del Expediente Técnico que se deriven de la omisién de informacién parcial en alguno de los documentos del mismo no genera Adicional de Obra. Por ejemplo en el Plano de Arquitectura figura dibujado en planta el contorno de una cisterna (4 m x5 m), pero esta cisterna no esta considerada en los pianos de estructura, ni de Instalaciones Sanitarias, ni en el Presupuesto. Entonces ejecutar esta cisterna no es un adicional, es a costo del Contratista. PROGRAMA NACIONAL Dt SANEAMIENTO URBAN GUIA PARA LA ADMINISTRACION OF CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPOTASEY — 21 SANEAMIENTOPara efectos de que ef Administrador de Contrato pueda gestionar con mayor eflcacia los aspectos relacionados al EXPEDIENTE TECNICO es importante que tenga en consideracién las siguientes Opiniones de OSCE sin que estas sean de condicién obligatoria y/o vinculante: Opinién OSCE No. 014-2015-DTN 3.1. Si bien la omisin de informacién en alguno de los documentos que forman parte de! expediente técnico pero detallada en otro se podria considerar una deficiencia del expediente técnico, solo la omisién total de informacién, entiéndase, en todos los documentos que forman parte del expediente técnico, podria generar la aprobacién de una prestacién adicional de obra. Una deficiencia del expediente técnico podria considerarse un vicio oculto cuando, luego de culminado el contrato de consultorfa de obra, se advierten defectos en el expediente ‘técnico que no podian ser apreciados a simple vista o empleando la diligencia ordinaria, y que impiden que la Entidad pueda utilizarlo adecuadamente”. Opinién OSCE No. 080-2015-DTN “3.1. Considerando que la prestacién adicional de obra es aquella no considerada en el expediente técnico, que los documentos que conforman el expediente técnico de obra deben interpretarse en conjunto y que los postores al momento de realizar sus ofertas deben considerar, ademdés de las partidas contenidas en las Bases, las condiciones sefialadas en los planos y especificaciones técnicas, no es posible aprobar una prestacién adicional en una obra bajo el sistema de precios unitarios cuando uno 0 alguno de los documentos que forman parte del expediente técnico omite informacién pero que si esta sefialada en los otros documentos. 3.2. Enatencién a que todas las prestaciones contenidas en el expediente técnico de obra forman parte del contrato y que el contrato es obligatorio para las partes, constituird una obligacién del contratista la ejecucién de la totalidad de las prestaciones sefialadas en el expediente técnico por los precios unitarios ofertados, sea que se hayan detallado en uno 0 alguno de los documentos que lo conforman. El criterio establecido en la Opinién N* 014-2015/DTN de que solo la omisién total de informacién en el expediente técnico podria generar la aprobacién de una prestacién adicional de obra, se aplica independientemente del sistema de contratacién bajo el cual se ejecuta la obra, es decir, sea que se ejecute bajo el sisterna a suma alzada 0 bajo el sistema de precios unitarios”, GGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 22 SANEAMIENTOSe advierte al Administrador de Contrate que también debe tener en cuenta RECOMENDACIONES efectuadas por acciones de control sobre el tema de los EXPEDIENTES TECNICOS. RECOMENDACIONES DE CONTROL 1. Verificar que el Expediente Técnico contenga los Estudios de Impacto Ambiental y la Certificacién Ambiental, Durante la ejecucidn de la obra verificar que se cumplan con lo establecido en el Estudio de Impacto Ambiental a fin de evitar denuncias © quejas por contaminaciones uotros al medio ambiente. 3. Verificar que el Expediente Técnico cuente con las autorizaciones respectivas que permitieron llevar a cabo la convocatoria y ejecucién de la obra. TONA GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROVECTOS DE AGUAPOTABLEY 23 ‘SANEAMIENTO2. SUSCRIPCION Y VIGENCIA DEL CONTRATO DE OBRA En el PNSU luego que se otorga la Buena Pro, la Unidad de Administracién se encarga de ver todo lo relacionado con la suscripcién del Contrato, sin embargo al haber documentacién técnica que formar parte del citado Contrato, es recomendable que el Administrador de Contrato este en conocimiento de la misma. Articulo 151.- Requisitos adicionales para la suscripcién del contrato de obra Para la suscripcién del contrato de ejecucién de obra, adicionalmente a lo previsto en el articulo 117 el postor ganador debe cumplir los siguientes requisitos: 1. Presentar la constancia de Capacidad Libre de Contratacién expedida por el RNP, salvo en los contratos derivados de procedimientos de contrataciones directas por la causal de caracter de secreto, secreto militar 0 por razones de orden interno. 2. Entregar el calendario de avance de obra valorizado sustentado en el Programa de Ejecucién de Obra (CPM). 3, Entregar el calendario de adquisicién de materiales o insumos necesarios para la ejecucién de obra, de acuerdo con el calendario de avance de obra valorizado. Este calendario se actualiza con cada ampliacién de plazo otorgada, en concordancia con el calendario de avance de obra valorizado vigente. 4, Entrega de calendario de ut requiera aci6n de equipo, en caso la naturaleza de la contratacién lo 5. Entregar el desagregado de partidas que da origen a la oferta, en caso de obras sujetas al sistema de suma alzada. iculo 117.- Requisitos para perfeccionar el Contrato Para perfeccionar el contrato, el postor ganador de la buena pro debe presentar, ademas de los documentos previstos en los documentos de! procedimiento de seleccién, los siguientes: 1, Constancia de no estar inhabilitado 0 suspendido para contratar con el Estado, salvo en los contratos derivados de procedimientos de contrataciones directas por la causal de cardcter de secreto, secreto militar o por razones de orden interno y de comparacién de precios, en los que Ja Entidad debe efectuar la verificacién correspondiente en el portal del RNP. Garantias, salvo casos de excepcién. Contrato de consorcio, de ser el caso. Cédigo de cuenta interbancaria (CCI). Documento que acredite que cuenta con facultades para perfeccionar el contrato, cuando corresponda. Estos requisitos no son exigibles cuando el contratista sea otra Entidad, cualquiera sea el procedimiento de seleccién, con excepcién de las Empresas del Estado. 5 GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 24 SANEAMIENTOi! ALERTA Concluido el Proceso de Seleccién, actos que seguin las normas es responsabilidad del Comité de Seleccién, con la Adjudicacién de la Buena Pro del Contrato de Obra o de Supervisién, el Administrador del Contrato debe coordinar con la Unidad de Administracién, respecto a la revisién de los documentos técnicos materia de la suscripcién de los Contratos. PROCEDIMIENTO El Administrador del Contrato debe revisar en la pagina del SEACE (Sistema Electrénico de Adjudicaciones y Contrataciones Estales) la fecha del otorgamiento de la Buena Pro definitiva. En tal caso debe coordinar con la Unidad de Administracién para que le informe sobre los actos de suscripcién del Contrato de Obra o de Supervisién, especificamente le remita, en la misma fecha en que los reciba, la documentacién técnica prevista para tal acto: Calendario de Avance de Obra Valorizado, Programacién CPM, Calendario de Adquisicion de Materiales y Calendario de Utiizacién de Maquinaria (ver plazo en numeral 4 siguiente). Respecto a la documentacién para la Firma del Contrato, la norma establece que, a partir det consentimiento de la Buena pro, hay un plazo maximo de 8 dias habiles para que el ganador de la buena Pro presente la totalidad de estos y la Entidad 3 dias habiles para la suscripcién del Contrato, lo cual implica que dentro de ese plazo debe ser revisada y aprobada, Recibida la documentacién técnica antes mencionada el Administrador debe proceder 2 revisar su consistencia técnica e informar a su Jefatura en el plazo maximo de dos (02) habiles para que corra traslado al Area de Administracién, si hay 0 no observaciones que puedan ameritar correcciones. Respecto a la documentacién técnica mencionada en el punto anterior el Administrador revisaré: a) La consistencia técnica de la Programacién de Obra (CPM, Critical Path Method), en particular la ruta critica. b) La estructura del Calendario de Adquisicién de Materiales (CAM), el cual también puede incluir Insumos (combustibles, explosives, etc.), Equipamiento (grupo electrégeno, bombas de agua, etc.) 0 Mobiliario (carpetas, escritorios, etc.), verificando que estos recursos estén considerados en los monomios respectivos de las férmulas polinémicas del Expediente Técnico, para efectos de un eventual trémite de Adelanto Para Materiales. Recordar que este CAM debe ser actualizado por el Contratista con cad ‘Ampliacién de Plazo aprobada (art. 151°). 7 iK TOE TATE GGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 25 SANEAMIENTOd) _Verificaré que el Calendario de Utilizacién de Equipo (CUE) sea concordante con el Cronograma de Ejecucién de Obra. e) Verificaré que el Contratista adjunte su Constancia del OSCE de no estar Inhabilitado para Contratar con el Estado. f) Tendrd en cuenta que en elcaso de obras a Suma Alzada el Presupuesto Ofertado tiene solo cardcter informativo (Opinién del OSCE No. 055-2014-DTN). 8) Si el Contrato de Obra es menor a S/. 1 ‘800,000.00, el Administrador de Contrato debe verificar si el Contrato fue suscrito con una micro 0 pequefia empresa (MYPES), en cuyo caso es factible que en lugar de presentar la garantia de fie! cumplimiento el diez por ciento (10%) del monto del contrato original la sustituyan con una retencién. Tal beneficio solo procede cuando: 4) El procedimiento de seleccién original del cual derive el contrato a suscribirse sea tuna adjudicacién simplificada (S/. 1'800,000.00); b) El plazo de ejecucién de la obra sea igual o mayor a sesenta (60) dias calendario; y, ) El pago a favor del contratista considere, al menos, dos (2) valorizaciones periédicas, en funcién del avance de obra. EI Administrador debe aplicar estas Retenciones en las valorizaciones mensuales de avance de obra, solo durante la primera mitad del nimero total de valorizaciones a realizarse, y en forma prorrateada, no proporcional, en cada valorizacion. Cuando la Liquidacién Final de Obra quede consentida el Administrador de Contrato debe informar al Area de Administracién para que procedan a la devolucién de! ‘monto retenido durante la ejecucién de la obra. 6. Sicomo resultado de la revisién el Administrador determina que existen observaciones a los documentos presentados, informaré de inmediato a su Jefatura, para que esta comunique al Area de Administracién y solicite al Contratista proceda a la subsanacién, para lo cual la Entidad otorga al contratista un tinico plazo adicional maximo de 5 dias habiles. Corresponde al Administrador del Contrato coordinar con el Area de Administracién a fin de verificar, en cuanto lleguen, la subsanacién de las observaciones técnicas que pudieran haberse formulado, y dar su informe respectivo. La Garantia de Fiel Cumplimiento del Contrato es del 10% del monto del contrato de obra y debe estar vigente hasta el consentimiento de la Liquidacién Final (articulo 126° ). Por ejemplo: Monto del Contrato (incluido el 1GV): S/. 10’000,000.00 Monto de la Garantia de Fiel Cumplimiento de Contrato: S/. 1’000,000.00 ee AI GGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS OF AGUAPOTABLEY 26 SANEAMIENTOPor ser importante (a participacién del Administrador del Contrato, en esta etapa de la suscripcién del Contrato de Obra, para efectos de la evaluacién técnica de los documentos respectivos, en lo que respecta al Presupuesto Ofertado en los Contratos de Suma Alzada, debe tener presente lo siguiente: Opinién OSCE No. 055-2014-DTN Segiin la Opinion del OSCE No. 055-2014-DTN: “ “"G| desagregado de partidas que debe presentar el postor ganador de la Buena Pro {obras a Suma Alzada) para celebrar el contrato con la Entidad es referencial; en tal sentido, cumple una funcién informativa y de transparencia de Ia oferta; por ello, debe contener las actividades que el postor deberd realizar para ejecutar la obra, unidades, precios unitarios y demas informacién que permita conocer la estructura de dicha oferta”. (el agregado subrayado es nuestro). EN GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTAuLEY 27 SANEAMIENTO3. INICIO DEL PLAZO DE EJECUCION DE OBRA Articulo 152.- Inicio del plazo de ejecucién de obra El inicio del plazo de ejecucién de obra comienza a regir desde el dia siguiente de que se cumplan las siguientes condiciones: 1. Que Ia Entidad notifique al contratista quien es el inspector o el supervisor, segiin corresponda; 2. Que la Entidad haya hecho entrega del terreno o lugar donde se ejecuta la obra, 3. Que la Entidad provea el calendario de entrega de los materiales e insumos que, de acuerdo con las Bases, hhubiera asumido como obligacién; 4, Que la Entidad haya hecho entrega del expediente técnico de obra completo, en caso este haya sido ‘modificado con ocasién de la absolucién de consultas y observaciones; 5. Que la Entidad haya otorgado al contratista el adelanto directo, en las condiciones y oportunidad establecidas en el articulo 156. Las condiciones a que se refieren los numerales precedentes, deben ser cumplidas dentro de los quince (15) dias contados a partir del dia siguiente de la suscripcién del contrato. En caso no se haya solicitado la entrega del adelanto directo, el plazo se inicia con el cumplimiento de las demas condiciones. Si la Entidad no cumple con las condiciones sefialadas en los numerales precedentes, el contratista puede Iniciar el procedimiento de resolucién del contrato dentro del plazo de quince (15) dias de vencido el plazo previsto en el pérrafo anterior. Asimismo, en el mismo plazo tiene derecho a solicitar resarcimiento de dafios y perjuicios debidamente acreditados, hasta por un monto equivalente al cinco por diez mil (5/10 000) det monto del contrate por dia y hasta por un tope de setenta y cinco por diez mil (75/10 000). Lan lad debe pronunciarse sabre dicha solicitud en el plazo de diez (10) dias habiles de presentada. Respecto al derecho de resarcimiento, el contratista puede Iniciar un procedimiento de conciliacién y/o arbitraje dentro de los treinta (30) dias hdbiles de vencido el plazo con el que cuenta la Entidad para | pronunciarse sobre la solicitud. La Entidad puede acordar con el contratista diferir la fecha de inicio del plazo de ejecucién de la obra en los. sigulentes supuestos 1. Cuando fa estacionalidad climética no permite el inicio de la ejecucién de la obra, hasta la culminacién de dicho evento, 2. En caso la Entidad se encuentre imposibilitada de cumplir con las condiciones previstas en 1 y 2 del presente articulo, hasta el cumplimiento de las mismas. En ambos supuestos, no resultan aplicables las penalidades indicadas en el parrafo precedente, y se suspende el tramite de la solicitud y entrega del adelanto directo, debiendo reiniciarse quince (15) dias antes dela nueva fecha de inicio del plazo de ejecucién. En los supuestos previstos en el pérrafo anterior, las circunstancias invocadas se sustentan en un informe técnico que forma parte del expediente de contratacién, debiendo suscribir la adenda correspondiente. GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPOTABLEY 28 SANEAMIENTOi! ALERTA i! Suscrito el Contrato de Ejecucién e! Administrador de! Contrato debe implementar los actos técnico-administrativos que establece el articulo antes indicado, para lo cual debe recordar que SOLO hay un plazo de 15 dias calendario. PROCEDIMIENTO El Administrador debe preparar carta al Contratista, que se remitird a través de su Jefatura, a efectos de notificarlo de quien es el Inspector o Supervisor de la Obra. Si el Supervisor es una empresa, es recomendable que en la carta se precise el nombre del Jefe de la Supervision. 2. Verificar que, en cumplimiento de la Ley del Presupuesto para el afio fiscal 2016, siel V.R. de la obra es igual o mayor a S/. 4’300,000.00 es OBLIGATORIO que quien controle la obra sea un Supervisor, caso contrario debe de informar de inmediato a su Jefatura, para que esta disponga lo que corresponda. 3. Verificar que para efectos de la Entrega de Terreno se cuente con la disponibilidad fisica del terreno: licencias, servidumbres, permisos, etc. a fin de evitar atrasos y/o suspensin de dicho Acto. 4. En caso se haya establecido que no hay disponibilidad total del terreno, el Administrador del Contrato, de acuerdo con la Opinién del OSCE No. 045-2015/DTN, puede sugerir 2 su Jefatura que se disponga la entrega del terreno parcialmente, solo de las areas disponibles, pero teniendo presente que dicha decisién de gestién se adopte en el marco de sus fines institucionales y competencias funcionales, 5. Concluido el Acto de Entrega de Terreno el Administrador del Contrato debe verificar que el Inspector 0 Supervisor, el Contratista y/o Residente suscriban el Acta de Entrega de Terreno, !a cual podria ser “Sin observaciones” o “Con observaciones” de ser el caso. 6. Si las Bases lo establecieron, el Administrador del Contrato debe solicitar al Area de Administracién el Calendario de Entrega de los Materiales e Insumos (CEMI), a efectos de ser entregado al Contratista, para lo cual este debe remitirlo a través de su Jefatura, Verificar la entrega al Contratista del Expediente Técnico de obra nuevo, en caso este haya sido modificado con ocasién de la absolucién de consultas y observaciones. i GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPOTABLEY 29 SANEAMIENTO’%, EI Administrador del Contrato debe advertir al Area de Administraci6n que, segtin la Opinién del OSCE No. 063-2013/0TN si dentro de los quince (15) dias siguientes a la suscripcién del contrato una Entidad no cumple con entregar el expediente técnico de obra completo al contratista, o entrega un expediente incompleto o distinto al que formé parte de las Bases integradas, el plazo de ejecucién de la obra no podrd iniciarse, generdndose el derecho en e! contratista al resarcimiento de dafios y perjuicios, e incluso la potestad de iniciar el procedimiento de resolucién del contrato dentro de los quince (25) dias siguientes al vencimiento del plazo antes mencionado. 9. Con respecto al Adelanto Directo el Administrador del Contrato debe tener en cuenta que: A) Segiin la Opinién de! OSCE No. 009-2012/DTN, no procede la solicitud de entrega del adelanto directo cuando esta haya sido presentada luego de transcurrido el plazo de ocho (8) dias. 8) Segiin la Opinién de! OSCE No. 095-2011/DTN en los contratos de ejecucién de obras, una Entidad no podria entregar el adelanto directo al contratista con la sola presentacién de la garantia por adelantos, sin que lo haya solicitado formalmente, dentro del plazo de! Reglamento, y sin presentar el comprobante de pago correspondiente. C) De proceder el otorgamiento del Adelanto Directo, segiin las nuevas normas, este debe ser otorgado en un solo pago, ya no esté establecido el otorgamiento en partes. 10. Si por alguna razén la Entidad no cumple con todos 0 alguno de los actos indicados en el plazo de 15 dias calendario del articulo 1522, el Administrador del Contrato debe estar atento al reciamo del Contratista por dafios y perjuicios (DyP), el cual como maximo debe ser presentado dentro de los 15 dias calendario siguientes, y de darse debe verificar que el monto reclamado este acreditado (recibos de honorarios, planillas, facturas, boletas, etc.) ——————————————————————————— Por ejemplo: Monto del Contrato de Obra: $/. 1'000,000.00 (incluido el 1G) Fecha de Firma del Contrato: 01.10.2015 Fecha de vencimiento de los 15 d.c.: 16.10.2015 Fecha de cumplimiento por la Entidad: 21.10.2015 Dias de atraso en el cumplimiento: 05 dic. DyP=5 dias x S/. 1’000,000x 5 / 10,000 = 5/. 2,500.00 Por estos 5 dias este monto de S/. 2,500.00 es el maximo hasta el cual el Administrador podria reconocer si el Contratista tiene la documentacién sustentati 11.De producirse alguna de las situaciones que establece el articulo 1528: situaciones climticas (temporada de lluvias, de nevadas, etc.) o se imposibilita la entrega de terreno © designacién del Inspector 0 Supervisor (proceso esta impugnado en el Tribunal del OSCE}, el Administrador del Contrato puede sugerir que se difiera Ia fecha del inicio dei ff GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 30 SANEAMIENTO12. Para poder aplicar este procedimiento de diferir el inicio del plazo el Administrador del Contrato debe: a) Formular un informe Técnico que sustente las razones por las cuales se plantea diferir la fecha de inicio del plazo. b) De ser aprobado diferir el inicio del plazo, el Administrador del Contrato debe preparar un proyecto de Acta de Acuerdo, para aprobacién de su Jefatura, Acta a ser suscrita entre el Representante Legal del Contratista y el funcionario de la Entidad que firmo el contrato de Obra. Asimismo, deberé remitir un informe al Area Legal (Unidad de Asuntos Legales) para que el 4rea legal desarrolle la adenda respectiva y sea suscrita por las partes. . EI Administrador del Contrato, cuando la estacionalidad climatica no permita el inicio de la ejecucién de la obra, podria plantear lo siguiente: EE Por ejemplo: Obra en zona de Sierra, temporada Illuvias (01 Diciembre - 31 Marzo) Se Firma Contrato el 05.12.2015 Los 15 dias para cumplimiento de obligaciones: hasta el 20.12.2015 EI 06.012.2015 el Contratista solicita el Adelanto Directo (adjunta Carta Fianza y factura) y se inicia trémite de pago. £1 08.12.2015 notifican al Contratista quien es el Supervisor. EI 10.12.2015 se entrega el Expediente Técnico completo. No hay Calendario de Entrega de Materiales e Insumos. Estaria pendiente: 1) el trémite y pago del Adelanto Directo, 2) la Entrega del Terreno. Pero el Contratista probablemente no pueda iniciar ejecucién de obra, o de iniciar, los avonces serian afectados por las Muvias, determinando que el Contratista trabaje a menor ritmo, por causas ajenas a él, y solicite ampliaciones de plazo. En tal escenario, en base a Informe Técnico Pluviométrico, pueden acordar que la {fecha del inicio del plazo sea al dia siguiente de la Entrega del Terreno, y acuerdan diferir la fecha de Entrega del Terreno para el 01.04.2016. Eneste marco, 15 dias antes del 01.04.2016, el 16.03.2016, se reiniciaria el trdmite de! Adelanto Directo. 14. En los otros dos casos del articulo 1528, el Administrador del Contrato podria estar ante: 1) Demora en la designacién del Inspector 0 Supervisor. Por ejemplo, el proceso de otorgamiento de la Buena Pro del Concurso de Supervisién es observado y se deriva al Tribunal de Licitaciones del OSCE, lo cual no permite a la Entidad contar con la designacién oportuna del Supervisor, y este tiempo que se toma el OSC! supera los 15 dias que establece este articulo para el cumplimiento de las obligaciones. AN, TOE SANEA A GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 34 SANEAMIENTO2) Demora en entregar el terreno Por ejemplo ocurre una invasién del terreno, no hay acceso al terreno (se cayé un puente, huayco destruyo tramo de la carretera, etc.) y no hay un tiempo previsto préximo de solucién. De haber iniciado el trémite de pago del Adelanto Directo y se dispone diferir la fecha del inicio del plazo, el Administrador del Contrato debe coordinar con el Area de Contabilidad para que se suspenda el trdmite de pago, hasta que se defina la nueva fecha de inicio de! plazo. Si 15 dias antes de esta nueva fecha de inicio el Contratista por escrito no solicita el Adelanto Directo, 0 el reinicio del trémite de pago se consideraré que desiste de tal Adelanto, y de ser el caso se le devolveria su garantia. . Determinada la fecha del Inicio del Plazo de Ejecucién de Obra, el Supervisor de la Obra debe solicitar al Contratista, en un plazo méximo de cinco (05) dfas calendario, la actualizacién, a dicha fecha, de: Calendario de Ejecucién de Obra (Cronograma Valorizado) Programacién de Obra (diagrama de barras Gantt) Calendario de Adquisicién de Materiales e insumos Calendario de Utilizacién de Maquinaria, de ser el caso. . Presentados estos documentos por el Contratista, serén revisados por el Supervisor en un plazo maximo de tres (03) dias calendario y de ser conformes suscribirlos y remitirlos al Administrador del Contrato con su informe. ;. EI Administrador de Contrato revisard los Calendarios indicados en un plazo maximo de dos (02) dias calendario y de estar conformes también los suscribiré en sefial de conformidad, y preparard carta para la Supervisién adjuntando ademas copias de los mencionados documentos debidamente suscritos, a través de la Jefatura, indicando que los mismos han sido aprobados. ). La Supervisién a su vez haré de conocimiento del Contratista, a través del Cuaderno de Obra, de la aprobacién de los Calendarios, adjuntando copia de los mismos. ORBAN GGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 32 SANEAMIENTOComo el Administrador de Contrato conoce, es muy importante definir con precisién la fecha del inicio del plazo, para lo cual ademés de aplicar lo establecido en el articulo 152° analizado, debe tener en cuenta, de ser el caso, las siguientes Opiniones. Opinién OSCE No. 045-2015-DTN Segiin la Opinién del OSCE No. 045-2015-DTN: .fesulta necesario que la entidad gestione el cumplimiento de la entrega de la totalidad del terreno como uno de los requisites, para inictar el plazo de ejecucién de la obra, sin peri de lo cual y en forma excepcional, podria entregar el terreno parcialmente,o con éreas no disponibles, siempre y cuando dicha decisién de gestién se adopte en el marco de sus fines institucionales y competencias funcionales. Asimismo, dicha entrega parcial debe contar con el sustento técnico correspondiente, respecto a que las condiciones particulares de la obra asi lo requieran, y siempre que con ello se garantice la oportuna ejecucién de la obra y que las areas de terreno pendientes de entrega 0 no disponibles al momento de iniciar la ejecucién de la obra estén a disposici6n del contratista en el momento que lo requiera, segtin lo establecido en el calendario de avance de obra”. Opinién OSCE No. 063-2013-DTN ‘Segiin la Opinién del OSCE No. 063-2013-DT! “Si dentro de los quince (15) dias siguientes a la suscripcién de! contrato una Entidad no ‘cumple con entregar el expediente técnico de obra completo al contratista, o entrega un expediente incomplete o distinto al que formé parte de las Bases integradas, el plazo de ejecucién de la obra no podrd iniciarse, generdndose el derecho en el contratista al resarcimiento de dafios y perjuicios, e incluso la potestad de iniciar el procedimiento de resolucién del contrato dentro de los quince (15) dias siguientes al vencimiento del plazo antes mencionado”. Opinién OSCE No. 009-2012-DTN Segiin la Opinién del OSCE No. 009-2012-DTN:"No procede la solicitud de entrega del adelanto directo cuando esta haya sido presentada luego de transcurrido el plazo de ocho (8) dias establecido por el articulo 187 del Reglamento; en consecuencia, ante solicitudes presentadas fuera del plazo indicado, la Entidad estaria en la obligacién de declararias improcedentes”. (el subrayado es nuestro: en el 0.5. No. 350-2015-EF es el articulo 1562) BROGRAMA NACIONAL DE SANEAMTENTO URBANO GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 33 SANEAMIENTOOpinién OSCE No. 095-2011-DTN ‘Segtin la Opinién del OSCE No. 095-2011-DTN: “En los contratos que tienen por objeto la ejecucién de obras, una Entidad no podrfa entregar el adelanto directo al contratista con la sola presentacién de la garantia por adelantos, sin que este haya solicitado formaimente la entrega del adelanto, dentro del plazo establecido en el articulo 187 del Reglamento, y sin presentar el comprobante de pago correspondiente”. (el subrayado es nuestro: en el D.S. No. 350-2015-EF es el articulo 1562) GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 34 SANEAMIENTO4. ENTREGA DE LA INFORMACION NECESARIA PARA LA SUPERVISION DE LA OBRA Entrega de informacién necesaria para la Supervisién de la Obra 1. Para efectos de un adecuado inicio y cumplimiento de los servicio de la Supervision, el Administrador del Contrato debe efectuar las siguientes actividades: a) Designado el Supervisor el Administrador debe entregarle de inmediato el Expedi Técnico completo, correspondiente, de ser el caso el que fue modificado por consultas u observaciones durante el proceso de seleccion. b) Suministrarle, con cargo, la documentacién contractual referente al Contratista: = Bases Integradas del proceso de seleccién = Consultas y observaciones y sus respectivas respuestas. = Oferta Técnica, donde se consigne el personal técnico ofertado a cargo de la ejecucién de la obra. - Oferta Econémica, que debe incluir el Presupuesto Ofertado, en obras a Precios Unitarios, asi como el desagregado de gastos generales fijos y variables. = Contrato de Obra, postor tinico 0 consorcio. = Calendario de Ejecucién de Obra (Cronograma de ejecucién Valorizado) = Calendario de Adquisicién de materiales e Insumos ~ Calendario de Utilizacién de Maquinaria, de haber sido solicitado por las Bases. - Programacién CPM (diagrama de barras Gantt) = Copia de la carta fianza de Fiel Cumplimiento ~ Cualquier otro documento pertinente. IK A OAT GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY — 35 SANEAMIENTO5. GARANTIAS Articulo 126.- Garantia de fiel cumplir Como requisito indispensable para perfeccionar el contrato, el postor ganador debe entregar ala Entidad la garantia de fiel cumplimiento del mismo por una suma equivalente al diez por ciento (210%) de! monto del contrato original. Esta debe mantenerse vigente hasta la conformidad de la recepcién de la prestacién a cargo del contratista, en el caso de bienes, servicios en general y consultorias en general, o hasta el consentimiento de {a liquidacién final, en el caso de ejecucién y consultoria de obras. En caso se haya practicado la liquidacién final y se determine un saldo a favor del contratista, la Entidad debe devolverle la garantia de fiel cumplimiento, aun cuando se someta a controversia la cuantia de ese saldo a favor. En los contratos periédicos de suministro de bienes 0 de prestacién de servicios en general, asi ‘como los contratos de ejecucién y consultoria de obras que celebren las Entidades con las micro y pequefias empresas, estas ultimas pueden otorgar como garantia de fiel cumplimiento el diez or ciento (10%) del monto del contrato original, porcentaje que es retenido por la Entidad. En el caso de los contratos para la ejecucién de obras, tal beneficio solo procede cuando: a) El procedimiento de seleccién original del cual derive el contrato a suscribirse sea una adjudicacién simplificada; b) El plazo de ejecucién de la obra sea igual o mayor a sesenta (60) dias calendario; y, ©) El pago a favor del contratista considere, al menos, dos (2) valorizaciones periédicas, en funcién del avance de obra. La retencién se efectiia durante la primera mitad del nimero total de pagos a realizarse, de forma prorrateada en cada pago, con cargo a ser devuelto a la finalizacién del mismo. Articulo 127.- Garantias de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias En las contrataciones de bienes, servicios en general, consultorias 0 de obras que conllevan la ejecucién de prestaciones accesorias, tales como mantenimiento, reparacién o actividades afines, se debe otorgar una garantia adicional por este concepto, la misma que debe ser Fenovada periddicamente hasta el cumplimiento total de las obligaciones garantizadas, no pudiendo eximirse su presentacién en ningdn caso. El OSCE mediante Directiva establece las | disposiciones complementarias para la aplicacién de esta garantia. Articulo 129.- Garantia por adelantos La Entidad solo puede entregar los adelantos directos y por materiales contra la presentacién de una garantia emitida por idéntico monto. La presentacién de esta garantia no puede ser exceptuada en ningtin caso. La garantia debe tener un plazo minimo de vigencia de tres (3) meses, renovable por un plazo {éntico hasta la amortizacién total del adelanto otorgado. Dicha garantia puede reducirse a solicitud del contratista hasta el monto pendiente de amortizar Cuando el plazo de ejecucién contractual sea menor a tres (3) meses, las garantias pueden se! emitidas con una vigencia menor, siempre que cubra la fecha prevista para la amortizacién total del adelanto otorgado. Traténdose de los adelantos de materiales, la garantia se mantiene vigente hasta la utilizacién de los materiales 0 insumos a satisfaccién de la Entidad, pudiendo reducirse de manerg proporcional de acuerdo con el desarrollo respectivo. GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 36 SANEAMIENTODado que las normas establecen Ia obligacién de los Contratistas de presentar la Garantia de Fiel Cumplimiento del Contrato, que garantiza la buena ejecucién de la obra; y de ser el caso, las garantias por el Adelanto Directo y ef Adelanto para Materiales e Insumos, que garantizan dinero que la Entidad entregaré a los Contratistas; es indudable que compete al Administrador del Contratos, mantener un permanente seguimiento de dichas garantlas a fin de cautelar los intereses de la Entidad. i! ALERTA i! veda, PROCEDIMIENTO En primer lugar, el Administrador de Contrato debe verificar, porque la responsabilidad es del Area de Administracién, que la Garantia de Fiel Cumplimiento de Contrato, generalmente Carta Fianza, corresponda al monto del Contrato, incluido el IGV, y que tenga un periodo de vigencia hasta el consentimiento de la Liquidacién Final. Por ejemplo: Por ejemplo: Monto Contratado: $/. 10'000,000.00 (incluido ef 1GV) ‘Monto de la Garantia: 5/. 1’000,000.00 (incluido el IGV) Fecha de Firma de Contrato: 15.01.2015 Plazo contratado: 240 dias (aproximadamente & meses) Plazo de recepcién: 5+7+20+24 = 56 dias Plazo para la Liquidacién = 60 dias Plazo Total de la Garantia de Fiel Cumplimiento = 240 + 56 + 60 = 356 dias (aproximadamente 12 meses) El Administrador debe remitir copia de esta garantia al Inspector o Supervisor, Indicandole por escrito que también debe llevar un control de su vigencia. Asi también, como establece el articulo 1752 y 1762 del Reglamento, el Administrador debe verificar, y hacer seguimiento, que cada vez que se apruebe una Prestacién Adicional de Obra, con la emisién de la respectiva Resolucién, el Contratista presente al Area respectiva, la ampliacién de la Garantia de Fiel Cumplimiento. GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTO DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTOAsimismo, el Administrador debe verificar que las Garantias por el Adelanto Directo y por Materiales e Insumos tenga un periodo minimo de vigencia de 3 meses. SSE Por ejemplo: Monto Adelanto Directo: S/. 1’000,000.00 (incluido el IGV) Monto de la Garantia: S/. 100,000.00 (incluido el IGV) Fecha de solicitud Adelanto Directo: 15.01.2015 Plazo de vigencia: 90 dias (aproximadamente 15.04.2015) ee Para efectos del control de la Supervisién, el Administrador debe remitir a este copias de las garantias, generalmente cartas fianzas, para que: a) Informe sobre la vigencia de las mismas y advertir oportunamente la necesidad de su. renovacién. 'b) Lieve el control del saldo de adelantos por amortizar, para efectos de la modificacién del monto en las nuevas garantias sustituidas. El Administrador debe coordinar con el Area de Administracién para que le remita co de las garantias sustituidas por las renovaciones de los Adelantos. Recibida estés, a su vez debe remitir copias de estas garantias renovadas a la Supervision para el control de las mismas. En caso de Resolucién de Contrato de Obra, el Administrador del Contrato, en aplicacién de la Opinién del OSCE No. 003-2014/DTN, puede recomendar al Area de Administracién, la ejecucién inmediata de las garantias por los adelantos, con la finalidad de recuperar los saldos por amortizar que estas deberian estar cubriendo. Traténdose de los adelantos de materiales, el Administrador de Contrato debe tener presente que la garantia por estos se mantiene vigente hasta la utilizacién de los materiales o insumos a satisfaccién de la Entidad, por lo tanto no debe autorizar su liberacién o devolucién antes de que esto ocurra en obra. ix ‘SANEAWIENTO URBANO GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 38. SANEAMIENTO.Dado que es funcién primordial del Administrador del Contrato, cautelar los intereses de la Entidad respecto a fa buena ejecucién de la obra y el dinero piiblico otorgado al Contratista, debe considerar la recuperacién del mismo en concordancia con lo que ha establecido el OSCE. Opinién OSCE No. 003-2014-DTN Segtin la Opinién del OSCE No. 003-2014-DTN: “Cuando la amortizacién de los adelantos entregados al contratista no pueda cumplirse segin lo programado, como en el caso de resolucién del contrato de obra 0 en caso surjan controversias que determinen Ia paralizacién de la obra, corresponde que la Entidad ejecute las garantias por los adelantos otorgados, a efectos de salvaguardar los fondos piiblicos involucrados. Las cuales deben ser ejecutadas de forma inmediata dentro de los tres (3) dias siguientes de efectuada la solicitud~ al solo requerimiento de Ia Entidad, por el monto total consignado en estas al momento en que se solicita su ejecucién, sin que sea posible oponer excusién alguna”, Se advierte a! Administrador de Contrato que también debe tener en cuenta RECOMENDACIONES efectuadas por acciones de control sobre el tema de las CARTAS FIANZAS. RECOMENDACIONES 4. Verificar que las devoluciones de las cartas fianzas se deben efectuar en la oportunidad establecida en las normas: limiento del Contrato, cuando la liquidacién queda consentida. - Delos Adelanto, cuando estén totalmente amortizados. mM 13 T GGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 39 SANEAMIENTO6. ADELANTO DIRECTO Articulo 155.- Clases de Adelantos Los documentos del procedimiento de seleccién pueden establecer los siguientes adelantos: 1. Directos, los que en ningiin caso exceden en conjunto el diez por ciento (10%) del monto del contrato original. 2, Para materiales o insumos, los que en conjunto no deben superar el veinte por ciento (20%) del monto del contrato original 6.1, ENTREGA DEL ADELANTO DIRECTO Articulo 156.- Entrega del Adelanto Directo “En el caso que en las Bases se haya establecido el otorgamiento de este adelanto, el contratista dentro de los ocho (8) dias siguientes a la suscripcién del contrato, puede solicitar formalmente la entrega del mismo, adjuntando a su solicitud la garantia y el comprobante de pago correspondiente, vencido dicho plazo no procede la solicitud. La Entidad debe entregar el monto solicitado dentro de los siete (7) dias contados a partir del dia siguiente de recibida la mencionada documentacién”. Para efectos de la gestién de los Adelantos para Obras (Directo y para Materiales) y Adelantos para Servicios de Supervisién (Directo) ef Administrador debe empezar verificando si las Bases de estos Contratos consideraban e! otorgamiento de los citados adelantos. De no haber sido considerados no seré aplicable otorgar los mismos. i! ALERTA vena, GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPOTABLEY 40. SANEAMIENTOPROCEDIMIENTO 1. Si las Bases permiten el otorgamiento del Adelanto Directo y este es solicitado por el Contratista, el Administrador del Contrato debe verificar: a) Que el monto de Adelanto Directo solicitado este acorde a lo establecido en las Bases. ee Por ejemplo: ‘Monto del Contrato: $/. 10°000,000.00 (incluido el IGV) ‘Monto maximo del Adelanto Directo (10%): $/. 1’000,000.00 —————_—_—_—_—_———————————————————————— Que la solicitud este dentro del plazo del articulo 1562. Que adjunte la factura por el monto solicitado, Que adjunte la garantia (carta fianza: solidaria, incondicionada, irrevocable y de realizacién automatica) por el monto solicitado, incluido el IGV. Que la garantia (carta fianza) cumpla con lo establecido en el articulo 129°. De estar todo conforme, el Administrador emitiré un informe a su jefatura que se haré de conocimiento del Area de Administracién, para que el pago del Adelanto se deposite en la cuenta CCI del Contratista (si es un Consorcio en la cuenta de quien haya sido designado para los cobros) en el plazo del Reglamento (7 dias calendario siguientes de que se recibié docuientacién completa y este conforme). Se advierte al Administrador que la nueva norma ya no considera que la Entidad pueda otorgar el Adelanto Directo al Contratista en partes. i el Contratista en el plazo del Reglamento solicita solo “una parte” del Adelanto Directo, digamos 7% del 10% maximo, lo cual es verificado y tramitado para pago por el ‘Administrador del Contrato, y posteriormente, digamos en el mes 4 de obra, el Contratista solicita el saldo del Adelanto Directo, digamos el faltante 3%, el Administrador debe denegar tal solicitud por no estar acorde al plazo normado por el presente articulo. ‘ANAM RBAN GGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 41. SANEAMIENTO6.2. AMORTIZACION DE ADELANTOS ‘Articulo 158.- Amortizacién de Adelantos La amortizacion del adelanto directo se realiza mediante descuentos proporcionales en cada una de las valorizaciones de obra. La amortizacién del adelanto para materiales e insumnos se realiza de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto Supremo No 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias. Cualquier diferencia que se produzca respecto de la amortizacién del adelanto se toma en cuenta al momento de efectuar el pago siguiente que le corresponda al contratista y/o en la liquidacién de! contrato. Otorgados los Adelantos, es responsabilidad de! Supervisor de fa Obra, a través de las Valorizaciones de avance, recuperar dichos Adelantos, lo cual es denominado las AMORTIZACIONES. Corresponde al Administrador del Contrato verificar, en el proceso de revisién y conformidad de dichas Valorizaciones, los montos amortizadas estén correctamente calculados, asi como llevar el control de los saldos de los mismos, Cabe recordar que estos montos amortizados son los que determinan la reduccién del monto de la carta fianza y que cada tres (03) meses es posible renovar por los saldos por amortizar. i! ALERTA j! yada Se PROCEDIMIENTO 1. El Administrador del Contrato debe verificar que se empiece a amor Directo otorgado a partir del mismo mes en que se otorgé el Adelanto Directo. Por ejemplo: Monto del Adelanto Directo otorgado: S/. 10'000,000.00 (18.03.2016) Porcentaje del Adelanto Directo otorgado: 103% Valorizacién del Periodo (al 31.03.2016): S/. 100,000.00 Amortizacién (A): 10% x S/. 1’000,000 = $/. 100,000.00 GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPOTABLEY 42 SANEAMIENTOEl Administrador debe estar atento que se cumpla que: Amortizaciones A.D. = Adelanto Directo Otorgado (sin IGV). Si el Contratista, por escrito, solicita al Supervisor, y este consulta al Administrador del Contrato, amortizar el saldo de! Adelanto Directo en una Valorizacién mensual cualquiera, esto es procedente, al estar normado asf en el D.S. No. 006-86-VC. See Por ejemplo: ‘Monto del Adelanto Directo otorgado: S/. 10'000,000.00 ¥ de montos amortizados a la Val. No. 05 = S/. 6'000,000.00 Saldo por amortizar a la Val. No. 06 = S/. 4’000,000.00 Contratista solicita amortizar estos S/. 4’000,000.00 en la Valorizacién No. 06 Sies procedente esta solicitud. El Administrador debe estar prevenido que esta norma (D.S. No. 06-86-VC) no es aplicable para amortizar los saldos de Adelantos para materiales e Insumos. Si durante la ejecucién de la obra la Entidad aprueba Deductivos Vinculantes o Reducciones de Obra, el Administrador del Contrato debe determinar el saldo del Monto Contratado y el saldo de! Adelanto Directo por amortizar, a efectos de que se cumpla lo indicado en el Punto 2 anterior. PAM TBE SANEAMIEN CGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 43 SANEAMIENTOD.2. DURANTE LA EJECUCION DE LA OBRA RANA NACIONAL DE SANEAT GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPOTABLEY 44. SANEAMIENTO1. ORGANIZACION DE TODA LA DOCUMENTACION TECNICA — ADMINISTRATIVA DE OBRA Adi a) Organizacién de toda la documentacién técnica — administrativa de obra Para efectos de un adecuado inicio, y permanente cumplimiento, de sus funciones como istrador del Contrato debe efectuar las siguientes actividades: 3. Cualquier otro documento pertinent; ‘Aperturar el “legajo de la obra”, archivo de obra, el cual debe estar permanentemente actualizado desde que el Administrador es designado como tal hasta el cierre de la obra con la transferencia de la obra al operador a quien se le encargue y el respectivo informe de culminacién de contratos de obra y supervision a la Unidad de Administracién a efectos que realicen la transferencia financiera ~ contable de obra, EI “legajo” entre otros documentos debe contener: Del Contrato de Obra - El Expediente Técnico completo, en caso haya sido modificado et original como resultado de consultas y/u observaciones durante el proceso de seleccién. - Bases Integradas del proceso de seleccién = Consultas y observaciones y sus respectivas respuestas. = Oferta Técnica, donde se consigne el personal técni ejecucién de la obra. = Oferta Econémica, que debe incluir el Presupuesto Ofertado, en obras a Precios Unitarios, asi como el desagregado de gastos generales fijos y variables. = Contrato de Obra, postor tinico o consorcio. = Calendario de Ejecucién de Obra (Cronograma de Ejecucién Valorizado) = Calendario de Adquisicién de materiales e Insumos = Calendario de Utilizacién de Maquinaria, de haber sido solicitado por las Bases. = Programacién CPM (diagrama de barras Gantt) = Copia de la carta fianza de Fiel Cumplimiento = Cualquier otro documento pertinente. Del Contrato de Supervisién = Bases Integradas del proceso de seleccién = Consultas y observaciones y sus respectivas respuestas. - Oferta Técnica, donde se consigne el personal técnico ofertado a cargo de la supervisin de la obra, - Oferta Econdmica, que debe incluir el Presupuesto Ofertado, por tarifas, asi como el desagregado de gastos generales fijos y variables. = Contrato de Supervisién, postor nico 0 consorcio. - Equipamiento e Infraestructura ofertados, de haber sido solicitado por las Bases. - Metodologia del trabajo y Plan de Riesgos ofertados, de haber sido solicitado por las Bases. - Copia de la carta fianza de Fiel Cumplimiento ofertado a cargo de la GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 45 SANEAMIENTO2. CALENDARIO DE EJECUCION DE OBRA ADECUADO AL INICIO DEL PLAZO. CONTRACTUAL a) b) ¢ 4) e) Calendario de Ejecucién de obra adecuado al inicio del plazo contractual Para efectos de un adecuado control técnico — econémico de la obra, establecida la fecha del inicio del plazo de ejecucién de la obra, el Administrador de! Contrato debe efectuar las siguientes actividades: En concordancia con lo establecido en los Términos de Referencia del Servicio de la Supervision, se debe requerir al Supervisor que solicite al Contratista que en el plazo maximo de cinco (05) dias calendario formule la actualizacién de todos los calendarios y programacién de obra contractuales presentados para la firma del Contrato, a la fecha de inicio del plazo de ejecucién de la obra: = Cronograma de Ejecucién de Obra Valorizado = Calendario de Adquisicién de materiales e Insumos - Calendario de Utilizacién de Maquinaria, de haber sido solici Bases. = Programacién CPM (diagrama de barras Gantt) Presentados los citados documentos, el Supervisor en el plazo maximo de tres (03) dias calendario debe revisarlos y de ser conformes suscribirlos y remitirlos al Administrador del Contrato adjuntando su informe. Recepcionados los documentos, el Administrador de Contrato debe revisar los ‘mismos y emitir informe con sus observaciones o aprobacién en el plazo maximo de dos (02) dias calendario, en particular verificar que en la Programacién de la Obra (Diagrama Gant) se haya establecido con toda precisién las actividades de la ruta critica, ya que este es el principal parémetro para analizar las eventuales solicitudes de Ampliacién de Plazo. El resultado de la revisién del Administrador del Contrato puede concluir en: = Documentacién observada, en cuyo caso el Administrador debe requerir por escrito de inmediato a la Supervisién las modificaciones respectivas, las cuales este debe hacer de conocimiento del Contratista. ~ Documentacién aprobada, el Administrador debe suscribir los Calendarios y Programacién en sefial de conformidad, y hacer informe para conocimiento de la Jefatura, para que esta mediante oficio comunique a la Supervisién que han sido aprobados. Estos Calendarios y Programacién finalmente aprobados, serdn para el Administrador el punto de partida para analizar cualquier reprogramacién, de montos valorizados, de ruta critica, etc, que se genere posteriormente por reconocimiento de Ampliaciones de Plazo. ‘ado por las TAMIA NAC GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 46 SANEAMIENTO3, REVISION DEL INFORME DE COMPATIBILIDAD DEL EXPEDIENTE TECNICO Revisién del Informe de Compatibilidad Como el Administrador de Contrato sabe, uno de los principales problemas recurrentes durante la gestién de un Contrato de Obra son las deficiencias u errores u omisiones del Expediente Técnico, los cuales derivan en consultas, adicionales, deductivos vinculantes, reducciones de obra, ampliaciones de plazo, y en situaciones extremas hasta la Resolucién de los Contratos. Para efectos de minimizar estas situaciones, es necesario que los Términos de Referencia de! Supervisor, preparados por el Administrador de Contrato para efectos de la Convocatoria, este haya considerado 0 incluido, como una de las funciones iniciales de! Supervisor, un Informe de Compatibilidad 0 también llamado de revisién del Expediente Técnico, Este Informe debe contener, de ser el caso, las observaciones que haya detectado el Supervisor en el contenido del Expediente Técnico, tanto en cantidad (que se encuentre la documentacién completa, por ejemplo que estén las formulas polinémicas de cada componente del Presupuesto de la Obra) como en calidad (por ejemplo, que formulas polinémicas cumplan las normas) Presentado este Informe de Compatibilidad el Administrador del Contrato debe proceder a su revisién de cantidad, para lo cual tomara en consideracién la relacién (chek list) considerado en el ANEXO adjunto a esta Guta. ‘También es importante que el Administrador haga una verificacién de las observaciones de! Supervisor sobre la calidad del Expediente Técnico. ‘Ambas verificaciones del Administrador tienen el objetivo, de ser el caso, informar a la Jefatura para que dispongan las coordinaciones inmediatas con los Proyectistas, a efectos de subsanar las mencionadas faltas u observaciones oportunamente y minimizar en lo posible su impacto durante la ejecucién de la obra NEAMTENT GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 47 SANEAMIENTO4. SUSPENSION DEL PLAZO DE EJECUCION Articulo 153.- Suspensién del plazo de ejecucién | Cuando se produzcan eventos no atribuibles a las partes que originen la paralizacién de la obra, estas pueden acordar la suspensién del plazo de ejecucién de la misma, hasta la culminacién de dicho evento, sin que ello suponga el reconocimiento de mayores gastos generales y costos, salvo aquellos que resulten necesarios para viabilizar la suspensin. Reiniciado el plazo de ejecucién de la obra corresponde a la Entidad comunicar al contratista la modificacién de las fechas de ejecucién de la obra, respetando los términos en los que se acordé la ssuspensién. Asimismo, el contratista , puede suspender la ejecucién de la prestacién en caso la Entidad no ‘cumpla con el pago de tres (3) valorizaciones; para tal efecto, el contratista debe requerir mediante comunicacién escrita que la Entidad pague por lo menos una (1) de las valorizaciones pendientes en un plazo no mayor de diez (10) dias. Si vencido el plazo el incumplimiento continua el residente debe anotar en el cuaderno de obra la decisién de suspensién, que se produce al dia siguiente de la referida anotacién. La suspensién del plazo da lugar al pago de mayores gastos generales variables, directamente vinculados, debidamente acreditados. Al ser este articulo totalmente nuevo en los procedimientos de gestién de obras publicas, el Administrador del Contrato debe tener mucho cuidada en su aplicacién, a efectos de no confundir estas “causales” de suspensién con las “causales” de ampllacién de plazo. i! ALERTA j! ebay PROCEDIMIENTO ‘Como se advirtié en la parte introductoria de este articulo, el Administrador de! Contrato debe tener mucho cuidado en diferenciar esta “causal de suspensién de plazo” con una “causal de ampliacién de plazo”. Esto implica que la “causal de suspensién” el plazo de ejecucién no sigue “corriendo”. PROGRAMA NACIONAL DE SANEAMIENTO URBANO GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 48 SANEAMIENTO3. Las “causales de suspensién del plazo” que el Administrador debe tener en cuenta son dos (02): a) Causal 1: Eventos no atribuibles a las partes que originen la paralizacién de la obra, por ejemplos lluvias, etc. Ante la ocurrencia de esta Causal 1 en obra, el Administrador del Contrato, previa una evaluacién de “beneficio-costo”, podria proponer a la Jefatura se evalie la alternativa de aplicar este articulo de “suspensién” del plazo de ejecucién. De ser aceptada por ambas partes, Entidad y Contratista, a “suspensién” del plazo, el ‘Administrador del Contrato debe preparar una propuesta de Acta de Acuerdo, que luego de suscrita debe ser remitida al Area Legal para la suscripcién de la respectiva Adenda En esta Acta de Acuerdo se acordard el plazo de “suspensién” por “t” dias calendario (obviamente sera un tiempo estimado el cual, de ser necesario, puede ser prorrogado). Cumplido el plazo “t” y si se dan las condiciones climéticas favorables, el Administrador del Contrato comunicard al Contratista el reinicio de las obras, y por ende se reiniciard el plazo de ejecucién de obra, En este contexto el Administrador del Contrato debe coordinar con el Area Legal se emita una Resolucién modificando la fecha de fin del plazo. Como indica el articulo, de ser el caso, es posible reconocer al Contratista los costos directos (personal obrero, maquinaria y equipo de construccién, etc.) y gastos generales variables (ingenieros, camionetas, etc.) que pudieran ser necesarios mantener durante el tiempo de “suspension”. De ser presentados por el Contratista, estos deben ser revisados y analizados por el ‘Supervisor quien debe emitir un informe al Administrador del Contrato. Recibido el Informe del Supervisor, el Administrador debe realizar una nueva evaluacién detallada de los mismos y emitir un Informe a su Jefatura observandolos y proponiendo su correccién o dando su conformidad. A GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 49 SANEAMIENTOb) Cuando la Entidad no cumpla con el pago de tres (3) valorizaciones. Sobre esta causal de suspensién el Administrador del Contrato puede encontrase ante dos escenarios: Falta de pago de Valorizaciones en periodos intermitentes 0 no continuas Vimpaga_, Vpagada_Vimpaga Vpagada_Vimpaga Falta de pago de Valorizaciones en periodo continuo. Vpagada_Vimpaga__ Vimpaga_, Vimpaga Si el Contratista plantea con carta a la Entidad el requerimiento del pago de una de las tres valorizaciones pendientes, el Supervisor debe informar de inmediato al Administrador de Contrato quien a su vez debe informar al Area de Administraci6n que si en un plazo de diez (10) dias calendario no se realiza el pago requerido, el Contratista estaria facultado a suspender la ejecucién de la obra. i Por ejemplo, si la tercera valorizacién impaga es al 30.06.2016, se hace el requerimiento el dia 01.07.2016 y la Entidad tendria plazo para pagar hasta el 11.07.2016. Sino lo hace desde el dia 12.07.2016 podria suspender el plazo. eee La norma no lo precisa, pero el Administrador del Contrato debe entender que hasta que no ocurra el pago, de por lo menos 1 de las valorizaciones adeudadas, se genera tn periodo de suspensidn del plazo de “t” dias. Al ser esta situacién de falta de pago imputable a la Entidad, el Administrador debe advertir, desde el inicio de la obra, al Area de Administracién que el no pago oportuno de las valorizaciones mensuales implica: 1) reconocimiento de intereses legales, 2) causal de Resolucién de Contrato y 3) causal de suspensién del plazo del plazo de ejecucién, con reconocimiento de gastos generales variables (acreditados). Como se ha mencionado, es posible reconocer al Contratista los gastos generales variables acreditados (gastos de planillas 0 recibos por ingenieros, recibos de alquileres de camionetas, recibos de luz, de agua, de teléfonos, etc.) durante el tiempo de “suspensién”. De ser presentados por el Contratista, estos deben ser revisados y analizados por el Supervisor quien debe emitir un informe al Administrador del Contrato, Recibido el Informe del Supervisor, el Administrador debe realizar una nueva evaluacién detallada de los mismos y emitir un Informe a su Jefatura observandolos y proponiendo su correccién o dando su conformidad. En este segundo caso el Administrador del Contrato debe tener presente que el articulo no sefiala el procedimiento de “restitucién” del tiempo de suspensién “t's embargo se considera que aplica el mismo procedi del caso a). GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 50 SANEAMIENTOEs importante recordar al Administrador de Contrato que la falta de pago de valorizaciones por razones imputables a la Entidad es un incumplimiento esencial de esta, por lo cual debe estar permanentemente coordinando con el Area de Administracién los pagos oportunos, como lo que ha establecido el OSCE. Opinién OSCE No. 027-2014-DTN ‘Segiin la Opinién del OSCE No. 027-2014-DTN: "2.1.3.De conformidad con lo expuesto, se puede inferir que una obligacién esencial es aquella cuyo cumplimiento resulta indispensable para alcanzar la finalidad del contrato y, fen esa medida, satisfacer el interés de la contraparte; estableciéndose como condicién adicional para tal calificacién que se haya contemplado en las Bases o en el contrato. En otras palabras, es aquella cuyo incumplimiento impide alcanzar la finalidad del contrato. Abundando en lo anterior, es importante indicar que el pago de la contraprestacién constituye la principal obligacién esencial que toda Entidad debe cumplir para satisfacer el interés econémico del contratista, pudiendo existir otro tipo de obligaciones esenciales en funcién a la naturaleza u objeto del contrato 0 a las prestaciones involucradas”. (las negritas son nuestras) Ri x GGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPoTABLEY SL SANEAMIENTO5. ADELANTO DE MATERIALES Articulo 155.- Clases de Adelantos Los documentos del procedimiento de seleccién pueden establecer los siguientes adelantos: 1. Directos, los que en ningin caso exceden en conjunto el diez por ciento (10%) del monto del contrato original 2. Para materiales 0 insumos, los que en conjunto no deben superar el veinte por ciento (20%) del monto del contrato original 5.1, ADELANTO PARA MATERIALES E INSUMOS Articulo 157.- Adelanto para materiales e insumos “La Entidad debe establecer en los documentos del procedimiento de seleccién el plazo en el cual el contratista solicita el adelanto, asi como el plazo en el cual se entregue el adelanto, con la finalidad que el contratista pueda disponer de los materiales o insumos en la oportunidad prevista en el calendario de adquisicién de materiales 0 insumos. Las solicitudes de adetantos para materiales o insumos deben realizarse una vez iniciado el plazo de ejecucidn contractual, teniendo en consideracién el calendario de adquisicién de materiales 0 insumos presentado por el contratista y los plazos establecidos en los documentos del procedimiento de seleccién para entregar dichos adelantos. No procede el otorgamiento del adelanto para materiales e insumos en los casos en que las solicitudes correspondientes sean realizadas con posterioridad a las fechas sefialadas en el calendario de adquisicién de materiales e insumos. Para el otorgamiento del adelanto para materiales, insumos equipamiento 0 mobiliarios debe tenerse en cuenta lo dispuesto en el Decreto Supremo N® 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias. Es responsabilidad del inspector o supervisor, segin corresponda, verificar la oportunidad de la solicitud de los adelantos para materiales e insumos, de acuerdo al calendario correspondiente”. Como se indicé para el Adelanto Directo, respecto al Adelanto para Materiales e Insumos, el Administrador debe empezar verificando si las Bases del Contrato consideran el otorgamiento del mismo. De no haber sido considerado no seré aplicable otorgarlo. La norma no prescribe la existencia de Adelanto materiales e Insumos para las Servicios de Supervisién. i! ALERTA j! TACOE SANEAMIENTO URBAl GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 92 SANEAMIENTOPROCEDIMIENTO De acuerdo con el articulo 157° del Reglamento, Ias solicitudes de Adelantos para materiales e Insumos son presentados por el Contratista ante su Inspector o Supervisor. En tal sentido el Administrador del Contrato al haber formulado los Términos de Referencia del Servicio de Supervisor debe haber establecido el plazo (por ejemplo cinco (05) dias calendario) en el cual este debe evaluar y emitir su Informe a la Entidad respecto ala mencionada solicitud. 2. Recibido el Informe del Supervisor el Administrador debe verificar que el monto del ‘Adelanto para Materiales solicitado este acorde a lo establecido y/o permitido por las Bases. a Por ejemplo: ‘Monto del Contrato: $/. 10°000,000.00 (incluido el IGV) Porcentaje méximo establecido en las Bases: 20.00 % ‘Monto méximo del Adelanto Materiales a ser solicitado: S/. 2'000,000.00 (sala como tope) ESS 3. Como ya se indicé para el Adelanto Directo, el Administrador debe verificar que la garantia (carta fianza) por este Adelanto para Materiales e Insumos cumple con lo establecido en el articulo 1299, 4, Segiin el OSCE los Adelantos para Materiales e Insumos pueden considerar los siguientes recurso: a) Materiales: cemento, fierro, ladrillo, tuberias, pintura, cables, etc. b)Insumos: combustible, explosivos, ete. ©) Equipamientos: grupo electrégeno, bombas de agua, etc. d) Mobiliarios: carpetas, escritorios, etc. 5. Para efectos del trimite de la solicitud del Adelanto para Materiales e Insumos, el Administrador del Contrato debe verificar que se cumplan las siguientes condiciones: a) Que el recurso solicitado (material, insumos, equipamiento, mobiliario) esté incluido en el Calendario de Adquisicién de Materiales (CAM) actualizado al momento de la solicitud. b) Que el recurso solicitado tenga coeficiente de incidencia en su férmula polinémica. ¢) Que la solicitud del Adelanto se haya efectuado en la fecha considerada en el CAM. 4d) Que no se debe tramitar la solicitud del Adelanto de Materiales si esta fue en fecha posterior a la considerada en el CAM. 6. El Administrador debe verificar que el monto solicitado por el Contratista por cada recurso, que se entiende ha sido verificado por el Supervisor, no sobrepase el monto maximo (MM) que establece el D.S. No. 011-79-VC, articulo 78, item D. GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS OE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 93. SANEAMIENTO7. De ser encontrada conforme la solicitud segiin lo indicado en los puntos 2, 3, 5 y 6 anteriores, ef Administrador debe emitir un Informe a la Jefatura para que continde el trémite de pago al Area respectiva. El Administrador en fas Recomendaciones de su Informe debe advertir que la demora en el otorgamiento de! Adelanto de Materiales PUEDE generar Ampliacién de Plazo con reconocimiento de costos directos y mayores gastos generales variables (acreditados).. ‘Asi también el Administrador debe tener en consideracién que, de acuerdo con la Opinién del OSCE No. 067-2013-DIN, es posible otorgar Adelantos de Materiales para prestaciones Adicionales de Obra, pero bajo el criterio que: Adelanto materiales obra+ Adelanto materiales obra < 40% (*)Contrato Original contractual adicional (*) D.S. No. 350-2015-EF / Articulo 1552 : 20 % Contrato Original IK NACION? GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 54 SANEAMIENTO.Es muy frecuente que los Contratistas de Obras soliciten uno 0 més Adelantos para materiales € Insumos, por lo cual es indispensable que el Administrador de! Contrato tenga todos los criterios claros para su correcta gestién, entre ellos algunos alcances establecidos en Opiniones de! OSCE. Opinién OSCE No. 067-2013-DTN Seguin la Opinién del OSCE No. 067-2013-DTN: “En los contratos de obra es posible otorgar adelantos para materiales o insumos para la ejecucién de prestaciones adicionales de obra, siempre que el contratista lo solicite en el plazo establecido en las Bases, teniendo en consideracién las fechas previstas en el calendario de adquisicién de materiales o insumos de la prestacién adicional de obra, y que no se supere, en conjunto, el cuarenta por ciento (40%) de! monto del contrato original; ello sin perjuicio det ‘cumplimiento de los demés requisitos para la entrega de adelantos previstos en los articulo 38 de la Ley y 188 del Reglamento”, (el subrayado es nuestro, segiin las nuevas normas debe ser articulo 38 de la Ley y 157 del Reglamento. Opinion OSCE No. 015-2009/DOP Segtin la Opinién del OSCE No. 015-2009/DOP: "3.1 El contratista puede solicitar el adelanto para materiales e insumos para la compra de equipos y/o mobiliario que quedaran incorporados en la obra. De haberse pactado en las Bases la entrega de adelanto para materiales e insumos, ¢ iado el plazo de ejecucién contractual, ante la solicitud del contratista y posterior demora de la Entidad en la entrega de dicho adelanto, se podria solicitar la ampliacién del plazo contractual —por la demora no atribuible al contratista—siempre que este hecho afecte el calendario de avance de obra vigente” BROGRAMA NACIONAL DE SANEAMIENTO URDANO SSCS GUIA PARA UA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 55. SANEAMIENTO5.2. AMORTIZACION DE ADELANTOS Articulo 158.- Amortizacién de Adelantos La amortizacién del adelanto directo se realiza mediante descuentos proporcionales en cada una de las valorizaciones de obra. La amortizacién del adelanto para materiales e insumos se realiza de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto Supremo No 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias. Cualquier diferencia que se produzca respecto de la amortizacién del adelanto se toma en cuenta al momento de efectuar el pago siguiente que le corresponda al contratista y/o en la liquidacion del contrato. Como se indicé para el Adelanto Directo, es responsabilidad del Supervisor de la Obra, a través de las Valorizaciones de avance, recuperar el Adelanto para Materiales e Insumos, lo cual es denominado las AMORTIZACIONES. Corresponde al Administrador del Contrato verificar, en el proceso de revisién y conformidad de dichas Valorizaciones, los montos amortizados estén correctamente calculadas, asi como llevar el control de los saldos de los mismos. Cabe recordar que estos montos amortizados son los que determinan la reduccién de! monto de la carta fianza y que cada tres (03) meses es posible renova por los saldos por amortizar. i! ALERTA i! vhday PROCEDIMIENTO El Administrador del Contrato debe verificar que la amortizacién de! Adelanto de Materiales se efectiie en el mes o Valorizacién donde se utiliz6 el material del adelanto, segiin la férmula establecida en el articulo 32 del D.S. No. 022-80-VC. Amortizacién = (metrado del material utilizado x PU mat.) x ima / Imo El metrado del material utilizado el Administrador la determina en funcién al metrado de las partidas valorizadas en ese mes 0 valorizacién, donde se uso el material del Adelanto para materiales o Insumos. GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 56 SANEAMIENTOPor ejemplo en Ia Valorizacién No. 05 (obra a Precios Unitario: Adelanto otorgado para Cemento Portland tipo | Valorizacién No.05: partida. Concreto de columnas: 10 m3 Andlisis de P.U.= 10 bolsas /m3 Metrado utilizado de bolsas de cemento = 10 m3 x 10 bolsas /m3 = 100 bolsas Los demas pardmetros a aplicar por el Administrador del Contrato son: PU mat : precio unitario de! material considerado en los andlisis de Precios Unitarios del V.R. (obras a Suma Alzada, se debe aplicar el Factor de Relacién) u Oferta (obras Precios Unitarios). Ima: indice Unificado de Precios del material a la fecha de la solicitud del Adelanto. Ime: indice Unificado de Precios del material a la fecha del V.R. Por ejemplo en Ia Valorizacién No. 05 (obra a Precios Unitarios): Amortizacién = (100 bolsas cemento x S/. 20/bolsa) x 330.00 / 300.00 Amortizacién = $/. 2,200.00 (sin IGV) 2. El Administrador debe estar atento a que se debe cumplir que: Amortizaciones A.M. = Adelanto Materiales Otorgado (sin IGV). 3. El Administrador debe recordar que el D.S. No, 06-86-VC no es aplicable para amortizar Jos saldos de Adelantos para Materiales e Insumos, en razén de que segtin articulo No. 12, tratandose de los adelantos de materiales, la garantia se debe mantener vigente hasta la utilizacién (amortizacién) de los materiales o insumos a satisfaccién de la Entidad IRCIONAT DE NT NO GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 57 SANEAMIENTO.6. OBLIGACION DEL CONTRATISTA DE EJECUTAR EL CONTRATO CON EL PERSONAL OFERTADO Articulo 162.- Obligacién del contratista de ejecutar el contrato con el personal ofertado Es responsabilidad del contratista ejecutar su prestacién con el plantel profesional ofertado. Cuando los postores presenten dentro de su oferta como personal permanente a profesionales que se encuentran laborando como residente o supervisor en obras contratadas por la Entidad que no cuentan con recepcién, dicha oferta debe ser descalificada. Excepcionalmente y de manera justificada el contratista puede solicitar a la Entidad le autorice la sustitucién del profesional propuesto, en cuyo caso el reemplazante debe reunir experiencia y calificaciones profesionales iguales 0 superiores a las del profesional reemplazado. La sustitucién del personal propuesto debe solicitarse a la Entidad quince (15) dias antes que se n contractual entre el contratista y el personal a ser sustituido; si dentro de los ntes de presentada la solicitud la Entidad no emite pronunciamiento se considera | aprobada la sustitucion. En caso culmine la relacion contractual entre el contratista y el personal ofertado y la Entidad no haya aprobado la sustitucién del personal por no cumplir con las experiencias y calificaciones del profesional a ser reemplazado, la Entidad le aplica el contratista una penalidad no menor a la mitad de una Unidad Impositiva Tributaria (0.5 UIT) ni mayor a una (1) UIT por cada dia de ausencia del personal en la obra. En caso el contratista considere necesaria la participacién de profesionales adicionales al plantel técnico ofertado, debe anotarse tal ocurrencia en el cuaderno de obra e informarse por escrito a la Entidad el alcance de sus funciones, a efectos que esta pueda supervisar la efectiva participacién de tales profesionales. La inclusién de mayores profesionales por parte del contratista no genera mayores costos ni gastos para la Entidad. El presente articulo también resulta aplicable para los contratos de consultoria, salvo la seleccién de consultores individuales. Al ser este articulo totalmente nuevo en los procedimientos de gestién de obras publicas, el Administrador de! Contrato debe tener mucho culdado en su aplicacién, ya que tiene dos ‘alcances: uno que solo incluye como personal al residente y jefe supervisor y otro que Incluye a todos los profesionales de la oferta. I! ALERTA i! CGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPoTABLEY 5B SANEAMIENTOPROCEDIMIENTO 1. Con respecto al personal en obra, tanto del Contratista ejecutor como del Supervisor, cada vez que el Administrador del Contrato inspeccione esta, debe cautelar: a) Que estén trabajando el niimero de personas ofertadas (cantidad) Que estas personas sean los profesionales ofertados, calidad, que se entiende cumplieron tas Bases de Obra por su experiencia, y las Bases de Consultoria en el caso de la Supervisin (calificaciones). Que se cumplan los tiempos de permanencia ofertados (algunos al 100%, otros al 50%, otros al 33%, etc.) Por ejemplo: Si los Bases de Obra pedian un Residente con 5 afios de experiencia en obras de saneamiento y el Contratista ofertd un Residente con 7 afios de experiencia, el reemplazante debe cumplir con lo ofertado NO con lo que pedian las Bases. Cuando se haya programado un Proceso de Seleccién de Obras o de Supervisién, el ‘Administrador del Contrato debe coordinar con los dems Administradores la preparacién de la relacién de Residentes y de Jefes de Supervisién, obras en ejecucién 0 en obras ain sin recepcién, la cual a través de la Jefatura, debe proporcionar, por escrito, oportunamente al Presidente del Comité de Seleccién de tal manera que este pueda determinar, durante el acto de! proceso de seleccién, si algiin Residente 0 Jefe de Supervisién “ofertados” ain est “comprometidos” en alguna obra de la Entidad. El articulo no da alcances sobre que sucede si estos profesionales estuviesen laborando simulténeamente pero en obras 0 supervisiones de otras entidades. En caso que el Contratista propusiese cambio de profesionales de Ia oferta, deberd adjuntar su Curriculum detallado, correspondiendo al Administrador del Contrato formular la evaluacién del curriculum del reemplazante, informando dentro del plazo del Reglamento (8 dias calendario) a la Jefatura para que se emita el documento aprobando 0 no al reemplazante. El Administrador de Contrato debe dar instrucciones tanto al Residente como al Supervisor para que, de darse el caso, anoten en el Cuaderno de Obra y le informen de inmediato, sobre la ausencia de personal de la oferta, sea del Contratista ejecutor como del Supervisor. Eventualmente, de ser considerado necesario, la ausencia se certificays mediante una constatacién notarial o policial, para sustentar y/o evitar reclanig posteriores de la otra parte. ANA r GUA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 59 SANEAMIENTOjicada la ausencia de personal del Contratista en la obra, en un determinado mes, el ‘Administrador del Contrato dard instrucciones al Supervisor para que aplique la penalidad que corresponda estableciendo la oportunidad en concordancia con lo normado en el Ultimo patrado del articulo 132° del Reglamento. Certificada la ausencia de personal del Supervisor en la obra, en un determinado mes, el Administrador del Contrato aplicaré al Supervisor la penalidad que corresponda estableciendo la oportunidad en concordancia con lo normado en el tiltimo pérrado del articulo 1322 del Reglamento. Con respecto al incremento voluntario de personal profesional, técnico y/o administrativo en la obra, en concordancia con sus Términos de Referencia, el Supervisor debe proceder de la siguiente manera: a) Si quien esta incrementando personal es el Contratista, el Supervisor debe verificar tal incremento y registrar lo que corresponda en Cuaderno de Obra e informar a la brevedad por escrito al Administrador dei Contrato. b) Si quien incrementa personal es la Supervisién, el Jefe de Supervision debe registrarlo en Cuaderno de Obra, e informar al Administrador de! Contrato por escrito a la brevedad. En concordancia con el peniltimo pérrafo del articulo 162° del Reglamento, cualquier pretensién del Contratista del Supervisor de solicitar el pago por este incremento de personal debe ser denegado por el Administrador del Contrato. TBE SANEAMIENT GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 60 SANEAMIENTOSe odvierte al Administrador de Contrato que también debe tener en cuenta RECOMENDACIONES efectuadas por acciones de control sobre el tema de los PROFESIONALES RESPONSABLES DE LA OBRA. RECOMENDACIONES Verificar el cumplimiento de la Norma G.030. “ Derechos y Responsabilidades” de! Reglamento Nacional de Edificaciones , capitulo IV “De las personas responsables de la construccién”, en el sub capitulo Ill, “Del profesional responsable de obra”, segundo parrafo del articulo 29, que en el caso de obras de caracter especializado como; Redes de Saneamiento 0 electrificacién, Instalaciones Industriales y montajes, tdneles, puentes y demds obras de ingenieria pesada, el profesional responsable deberé contar con la especializacién correspondiente. Esta especializacién debe ser exigida durante el Proceso de Seleccién y debe ser considera por el Comité de Seleccién en sus Bases. OR GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAFOTABLEY ©. SANEAMIENTO7. FUNCIONES DEL INSPECTOR O SUPERVISOR EN OBRA Articulo 160.- Funciones del Inspector o Supervisor La Entidad controla los trabajos efectuados por el contratista a través del inspector o supervisor, segin corresponda, quien es el responsable de velar directa y permanentemente por la correcta ejecucién técnica, econdmica y administrativa de la obra y de! cumplimiento del contrato, debiendo absolver las consultas que formule el contratista segiin Io previsto en los articulos siguientes. En una misma obra el supervisor no puede ser ejecutor ni integrante de su plantel técnico. El inspector o el supervisor, segin corresponda, esté facultado para ordenar el retiro de cualquier subcontratista o trabajador por incapacidad o incorrecciones que, a su juicio, perjudiquen la buena marcha de la obra; para rechazar y ordenar el retiro de materiales 0 equipos por mala calidad o por el incumplimiento de las especificaciones técnicas; y para disponer cualquier medida generada por una emergencia No obstante lo sefialado en el parrafo precedente, su actuacién debe ajustarse al contrato, no teniendo autoridad para modificarlo. El contratista debe brindar al inspector 0 supervisor las facilldades necesarias para el cumplimiento de su funcién, las cuales estan estrictamente relacionadas con esta. Dado que las funciones del Supervisor estén contenidas en los Términos de Referencia, Términos que fueron formulados por el Administrador de! Contrato, compete a este hacer un adecuado control y seguimiento del cumplimiento de estas funciones por el Supervisor. i! ALERTA j! PROCEDIMIENTO Como se indicé en las consideraciones generales previas, el Administrador del Contrato al elaborar los Términos de Referencia de! Supervisor debe detallar sus funciones. El Administrador debe cautelar, a través de sus visitas a obra, llamadas telefér etc., que el Supervisor y su personal clave permanezca en ta obra. El Administrador debe cautelar que el Supervisor cumpla sus funciones: a) Antes del inicio de la obra b) Durante la ejecucién de la obra ¢) Después del término de la obra. ROGAN uy CGUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUAPOTABLEY 62 SANEAMIENTOFunciones antes del inicio de la obra. EI Administrador verificara que el Supervisor formule su Informe de Revisi6n Compatibilidad del Expediente Técnico, con sus observaciones y recomendaciones: (© Revisién de los Estudios completos: suelos, topograficos, impacto ambiental, hidrol6gicos, etc. Revisién de los planos completos y verificar su compatibilidad. Revisin de las Especificaciones Técnicas: método de construccién, calidad de materiales, método de medicién, etc. Revisién de los andlisis de precios unitarios, concordantes con sus especificaciones técnicas. Revisién de las planilias de metrados detalladas. Revisién de los Presupuestos (0 Sub Presupuestos) de la Obra. Revisidn de las formulas polinémicas y cumplan los requisitos del D.S. No. 011-79-VC : niimero de monomios, coeficientes de incidencia, sumatoria de los coeficientes de incidencia, etc. © Revisién de los permisos, licencias, servidumbres, etc. Funciones durante la ejecucién de la obra. El Administrador verificara que el Supervisor cumpla con: a. Control técnico b. Control Econémico ¢. Control Contractual 5.1 Control técnico El Control Técnico esta referido a los trabajos en campo que debe efectuar permanentemente el Supervisor: Controles topograficos: excavaciones, reservorios, edificaciones, etc. Control de calidad de suelos: comparando con lo indicado en el Expediente Técnico. Control de la libre disponibilidad de los terrenos: donde se ejecutaran las obras, de zonas de trabajo, de zonas de paso o servidumbre, etc. Control de calidad de materiales a usar en obra (cumplan las Especificaciones Técnicas): cemento, agregados, fierro corrugado, tuberias, valvulas, etc. Control de buena ejecucién de los trabajos (considerando los métodos de construccién de las Especificaciones Técnicas): buena ingenieria. Control de ensayos de calidad de los trabajos ejecutados (concreto, compactacién de fondo de zanja, empalme de tuberias, etc.) en base a los ensayos indicados en las Especificaciones Técnicas: rotura de testigos de concreto, ensayos de compactaci6n, etc. Control de las medidas de seguridad en obra: uso de cascos, guantes, lentes, etc. Control de la maquinaria y equipo de construccién: volquetes, retroexcavadoras, excavadoras, tractores, rodillos, etc; que se cumpla el equipo minimo exigido por las Bases asi como el Calendario de Utilizaci6n de Equipo. En sus viajes de inspeccién a obra el Administrador del Contrato verificara los trabajos en ejecucién asi como revisaré los protocolos de las diversas pruebas 0 ensayo: realizados en el periodo. ‘Asimismo, de ser el caso, daré instrucciones para anticiparse a eypggmatigs problemas, 6 RCTONAT r GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y 63 SANEAMIENTO5.2 Control Econémico Respecto a esta funcién se recomienda que el Administrador de Contrato haga un permanente y cercano seguimiento de la misma, puesto que est referida a las valorizaciones que conllevan el uso de dinero pubblico. Estos controles econémicos basicamente son los siguientes: a) Control de Adelantos 2.1) Adelanto Directo (AD) Sie otorgé el 10% del Monto del Contrato Original ( C) Monto del Contrato onginal= S/- 10'000,000.00 (con |ev) Adelanto Directo (maximo 10%) = S/. 1'000,000.00 (con IGV) a = Verificar que el Supervisor calcule correctamente las amortizaciones (A) y deducciones (D) en las Valorizaciones (V) Amortizacién = AD xV c Deduccién = AD x V(K_ = 1) c ka 4.2) Adelanto para Materiales (AM) ~ Verificar que se cumplieron primero las condiciones contractuales explicadas en esta Guia en el articulo del Adelanto para Materiales ¢ Insumos. - Verificar el calculo del Monto Maximo (MM) por cada recurso y que no se excedié el tope maximo (20%) Por ejempl Obra a Precios Unitarios Material solicitado: cemento tipo | Formula estructuras: Presupuesto = S/. 10'000,000 (sin IGV, Ofertado = Octubre 2015) Mes en que solicita Adelanto para cemento = Febrero 2016 Coef.incidencia cemento en la formula de estructuras: 0.100 Ind.Unificado cemento (21) al mes oferta = 300.00 (Octubre 2015) Ind.Unificado cemento (21) al mes que solicita Adelanto = 330.00 (Febrero 2016) 100 x $/. 10°000,000 x 330.00 / 300. 1100,000.00 (sin 1GV) ~ Verificar que el Supervisor célculo correctamente las amortizaciones (A) y deducciones (D) en las Valorizaciones (V) ‘Amortizacién = (metrado material utilizado x PUmat. ) x Ind.Unif.mat. mes Adelanto Ind.Unif. mat. mes del V.R. Deduccién = coef.incidencia material x V (mr Ima) GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPoTABLEY 64 SANEAMIENTOI de Metrados de avance mensual rador debe verificar que los metrados considerados por el Supervisor en cada Valorizacién cumplan: 1. Con la cantidad de metrado que permite reconocer su Sistema de Contratacién de la Obra. ‘Suma Alzada: hasta el total de los metrados de! Presupuesto de Obra. —————————————————— Por ejemplo: Partida A ‘Metrado del Presupuesto de Obra = 100.00 m2 Metrado realmente ejecutado en obra = 95.00 M2vwu.n..S@ valoriza 100.00 m2 Metrado realmente ejecutado en obra = 105.00 m2.........5e valoriza 100.00 m2 | Precios Unitarios: hasta el total de los metrados realmente ejecutados. —— Por ejemplo: Partida A Metrado del Presupuesto de Obra = 100.00 m3 Metrado realmente ejecutado en obra = 95.00 m3... Metrado realmente ejecutado en obra = 105.00 m3. 100.00 m3 (Valorizacién Obra Principal) 5.00m3 (Valorizacién Mayor Metrado) eee 2. Con la calidad de obra que establecen las Especificaciones Técnicas. Es decir si el Contratista ejecuta en obra 100.00 ml de tuberia de 8”, pero no utilizé fa calidad de tuberia que indica la especificacién Técnico NO se valoriza. El Administrador debe advertir al Supervisor que si bien el Reglamento indica que las, Valorizaciones son pagos a cuenta, no significa pagar de més (proyectar metrados) ni pagar de menos (subvaluar metrados). Debe verificar ademds que el célculo de valorizaciones se corresponda con el Sistema de Contratacién de la Obra: Suma Alzada, con los precios unitarios, gastos generales y utilidad del V.R., ajustados por el Factor de Relacién (FR =C/ VR). Por ejemplo: VAL. No. 03 =[(100.00 m2 x S/. 100/m2) + 10%(S/.10,000.00) + 5% (S/.10,000.00) } x 0.9000 = $/. 10,350.00 7 EAM GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLEY 65 SANEAMIENTO.Precios Unitarios, con los precios ofertados por el Contratista. De ocurtir cualquier discrepancia del Contratista con respecto a los metrados y /o el monto valorizado, el Administrador del Contrato debe proceder conforme al articulo 1682 del Reglamento: monto no controvertido se puede tramitar para pago y lo controvertido se resuelven en la Liquidacién o en Coneillacién o Arbitraje. Control de Reajustes (R= V(K-1)) El Administrador debe verificar que el Supervisor aplique correctamente las formulas polinomicas contratadas, las del Expediente Técnico, asi como el célculo del reajuste, en caso de obras atrasadas y/o adelantadas. 1. Verificar el célculo correcto de los coeficientes de reajuste “k”. El Administrador del Contrato hard un seguimiento durante a ejecucién de la obra de los célculos de los coeficientes de reajuste “k”. mere Por ejemplo: VAL. No. 03 (31.01.2016) = S/. 4,800.00 K de Diciembre 2015 = 1.015 Reajuste a cuenta) = S/. 44,800.00 (1.015 - 1) = S/. 672.00 rr Es conocido por el Administrador que segiin el Reglamento los “reajustes definitivos” son a la fecha en que la Valorizacién debe ser pagada, lo cual segin la norma corresponde al mes siguiente del avance. i Por ejemplo: VAL. No. 03(31.01.2016) = $/. 44,800.00 K de Febrero 2016 = 1.035 Reajuste ( definitive) = §/. 44,800.00 ( 1.035 - 1) = $/. 1,568.00 Como durante a ejecucién de fa obra se pags $/. 672.00 en Ia Liquidacién se reconoce el saldo (5/. 896.00) SSS GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPOTABLEY 66 SANEAMIENTO2. Tener en cuenta el Sistema de Reajustes establecido por el D.S, No, 011-79-VC: EI Administrador de! Contrato debe considerar para el control de los reajustes los procedimientos establecidos en el 0.5. No, 011-79-VC. Obras atrasadas (las que sus avances acumulados reales o ejecutados estén por debajo de los avances acumulados Programado): E Reajuste a reconocer = E Reajuste Programado Obras permanentemente adelantadas (las que sus avances acumulados reales 0 ejecutados estén por encima de los avances acumulados Programado): E Reajuste a reconocer = E Reajuste Ejecutado e) Control de Mayores Metrados y Presupuestos Adicionales Es importante que el Administrador del Contrato instruya al Supervisor que segiin las nuevas normas los Mayores Metrados, en obras a Precios Unitarios, que no provienen de una modificacién del Expediente Técnico, no requieren autorizacién de la Entidad para su ejecucién, es decir el Supervisor los autoriza, pero si se requiere autorizacién de la Entidad para su pago. Por ejemplo: Partida contractual. Excavacién de zanjas = 1000 m3 (de A hasta 8) ALLLEGAR A ESTE PUNTO SE AGOTA 10s 10003 Para efectos de su pago, el Supervisor debe prever, en lo posible, las partidas donde se van a generar estos mayores metrados, e informe de inmediato por escrito al ‘Administrador del Contrato, para que este, a través de su Jefatura, informe al Area de Presupuesto se gestione la disponibilidad presupuestal para el pago de estos Mayores Metrados. Si bien estos Mayores Metrados no son adicionales, para efectos de calcular los porcentajes de incidencia de los Presupuestos Adicionales, el Administrador del Contrato si los debe considerar: % inc. = _% Prestaciones Adicionales + ¥ Mayores Metrados - 5 Presupuesto Ded.Vinc. ‘Monto del Contrato de Obra Original ROCKAN GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DE AGUA POTABLE ¥ SANEAMIENTOMonto del Contrato Original de Obra: S/. 10’000,000.00 Prestaciones Adicionales : Sf. 1/000,000.00 Mayores Metrados : S/. 500,000.00 Deductivos vinculados : S/. 200,000.00 9% incidencia 13,00 % < 15.00% (No va a la CGR) eee Control de la vigencia de las garantias. ‘Al haber sido considerado por el Administrador del Contrato en los Términos de Referencia del Servicio del Supervisor, este debe hacer un seguimiento de la vigencia de las garantias, informando al Administrador mediante los informes Mensuales de! Servicio. Control Contractual En esta etapa el Administrador debe tener un conocimiento detallado del Contrato de Obra a efectos de verificar que al Supervisor cumpla sus obligaciones (procedimientos, plazos, etc.). Estos controles contractuales basicamente son los siguientes: a) Cuaderno de Obra Que este legalizado. Que solo realicen las anotaciones el Residente y el Inspector o Supervisor. Responder las consultas en el plazo del Reglamento, b) Ampliaciones de Plazo Que este anotada la causal en el Cuaderno de Obra Que el Contratista haya firmado la solicitud de Ampliacién de Plazo Que la solicitud haya sido presentada en el plazo del Reglamento. Elevar su informe a la Entidad en el plazo del Reglamento. ©) Valorizaciones e informes de la Supervisién Presentar sus valorizaciones en el plazo establecido en los Términos de Referencia Informes de la Supervisién Presentar sus Informes Mensuales en el plazo establecido en los TTR. 4d) Adicionales de Obra De no haberlo hecho el Residente, el Supervisor debe anotar en el Cuaderno de Obra, la necesidad de elaborar una prestacién adicional de obra. En el plazo maximo de cinco (05) calendario debe comunicar a la Entidad la anotacién realizada, adjuntando un informe técnico que sustente su posicién respecto ala necesidad de ejecutar la prestacién adicional. Cumplir con la elaboracién del Expediente Técnico del Adicional, de haber sido encargado por la Entidad, en el plazo establecido 6. Funciones después de la ejecucién de Ia obra. EI Supervisor debe informar oportunamente al Administrador del Contrato que la obra est por ser concluida, a efectos de que este coordine y/o sugiera con tiempo, a la Jefatura quienes serén, ademés de él, los otros miembros del Comité de Recepcién. En este contexto el Administrador verificaré que el Super PROCIANE NACIONAL DT SANTAMIENTO URBANO v GUIA PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE OBRAS DE PROYECTOS DEAGUAPoTABLEY 68 SANEAMIENTO