MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DEL

JEFE DE COMPRAS, FARMACIA Y ALMACÉN

DESCRIPCIÓN DE CARGO

I.- Datos de Identificación del Cargo

Definición del Cargo Perfil de Sistema No. Fecha de Creación
Jefe de Compras, Farmacia y Almacén 0049 15/08/2011

Área Funcional Dependencia Jerárquica Dependencia Funcional

Departamento de Compras, Farmacia
Director Administrativo Director Administrativo
y Almacén

Cargos Subordinados Horario de Trabajo

Operador de Compras, Almacenista I, Almacenista II, Regente de farmacia, 8:00am a 12:00m
Auxiliar de farmacia, Aprendiz de farmacia 2:00pm a 6:00pm

Razón de ser del Cargo

Gestionar y Controlar todo lo referente a Compras, Recepción de mercancía y Despacho a los diferentes
almacenes manteniendo una comunicación cordial y continua con los proveedores, como también con
los departamentos y/o unidades asistenciales de la clínica garantizando su total funcionabilidad por
medio de la atención de sus requerimientos permanentes.

Responsabilidades y Funciones del Cargo

1. Cumplir y hacer cumplir las normas, políticas y procedimientos establecidos para el departamento
de Compras, Farmacia y Almacén, así como las normativas generales de la Institución.
2. Atender a Proveedores.
3. Recibir los pedidos de los rubros de medicamentos y suministros, previa autorización del Regente
de Farmacia, y dar inicio al proceso de cotización.
4. Programar con la Junta de Compra, la adquisición de medicamentos y suministros de acuerdo a las
necesidades del hospital y a la capacidad de almacenamiento.
5. Autorizar el proceso de cotización y compras de activos fijos.
6. Autorizar proceso de pedidos de Papelería.
7. Autorizar proceso de pedidos de Artículos de Limpieza.
8. Autorizar la venta de medicamentos requeridos por los médicos y/o personal de la institución.
9. Realizar cierre de los procesos de cotización de Medicamentos y Suministros, así como la
autorización de las órdenes de compra, bajo la supervisión del Director de Administrativo.
10. Autorizar ordenes de compras de material médico quirúrgico, solicitado para cirugías electivas,
hacer seguimiento a recepción y cargo al paciente. Supervisar las devoluciones al proveedor
respectivo en caso de que el mismo no se utilice en la cirugía.
11. Comprar medicamentos y suministros cuando se da las ofertas y/o oportunidades en el campo de
farmacia.
12. Canalizar órdenes de Compra en solicitudes de Urgencia.
13. Gestionar con proveedores las compras y hacer seguimiento continuo hasta la recepción del
producto solicitado.
14. Revisar y validar facturas recibidas de todos los renglones de medicamentos y suministros,
comparar con precios y cantidades de cotización, de existir alguna inconsistencia, gestiona con
proveedor la emisión de notas de crédito.

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RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DEL
JEFE DE COMPRAS, FARMACIA Y ALMACÉN

15. Coordinar Toma Física de Inventario intermedios y de cierre del ejercicio.

16. Cualquier otra actividad asignada por Director de Administrativo.

Funciones Frecuencia %
1. Atender a Proveedores Diario 20%
2. Recibir de pedidos de los rubros de medicamentos y suministros Diario 10%
3. Realizar cierre de los procesos de cotización de Medicamentos y
Diario 30%
Suministros, así como la autorización de las órdenes de compra
4. Autorizar ordenes de compras de material médico quirúrgico, hacer
Diario 10%
seguimiento a recepción, devolución y/o cargo al paciente
5. Gestionar con proveedores las compras y hacer seguimiento continuo
Diario 15%
hasta la recepción del producto solicitado
6. Revisar y validar facturas recibidas. Diario 10%
7. Coordinar Toma Física de Inventario intermedios y de cierre del ejercicio Trimestral 5%
TOTAL 100%

II.- Especificaciones del Cargo

Perfil del Cargo
Educación formal Lcdo. En Administración y/o Contabilidad.
Experiencia De 3 a 5 años Desempeñando funciones como Jefe de Compras.
Idiomas Castellano.
Conocimientos de Informática Manejo de Microsoft Excel, Word y PowerPoint (básico).
Conocimientos en Cotizaciones, Medicamentos y suministros,
Conocimientos específicos
inventarios.
Proactivo, trabajo en equipo, planificado, organizado, responsable y
Habilidades analítico, manejo de personal, motivación, liderazgo, negociación y
comunicación asertiva.
Autoridad y Autonomía
Se rige por políticas de la organización, como también por el manual de normas y procedimientos
establecido en el departamento. Puede proponer mejoras de los procesos de Compras y Almacén.
Relaciones
Internas. Con todos los departamentos y unidades asistenciales.
Externas. Proveedores.

Oficialización Nivel de Autorización Firma Fecha

Jefe de Compras, Farmacia y Almacén
Revisado por:
Lcda. Belkys Guerrero
Contraloría Interna
Revisado por:
Lcda. Mary Viloria
Gerencia de Administración
Revisado por:
Lcdo. Pedro Zavala
Vicepresidencia
Aprobado por:
Abog. David Morales
Nombre y Apellido del trabajador: __________________________________________
C.I.: __________________________ Fecha de entrega: _______________
Firma de aceptación del trabajador: _____________________

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