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1.- Objetivo.-
Realizar un tamizaje que cumpla con el perfil del estudiante Lasallano y garantice la población estudiantil
de la institución.
2.- Política.-
ADMISIONES: los aspirantes deben cumplir con:
- Tener un promedio mínimo de 8/10 y comportamental A-B.
- Aprobar los instrumentos de evaluación psicométrica y de asignaturas.
- En el nivel Inicial 2 y Preparatoria cumplir con el requisito de la edad dado por el Ministerio de
Educación: 3años 8 meses y 4 años 8 meses cumplidos respectivamente, a la fecha de inauguración del
año.
MATRÍCULAS:
- La matriculación se realizará de acuerdo a las fechas establecidas para cada año, sólo en el caso de
hermanos se atenderá en conjunto.
- Para la matriculación de estudiantes antiguos, los representantes deberán estar al día en sus
obligaciones económicas del año lectivo anterior.
- Los requisitos legales para matricular a un estudiante nuevo son: copia de la cédula del estudiante y
representantes, certificado de matrícula y promoción desde 2do. de EBG, (la promoción deberá estar
legalizada en el Distrito), original del informe final de aprendizaje del año lectivo anterior. Para
estudiantes que proceden del exterior: reconocimiento de estudios (se tramita en el Distrito).
3.- Alcance.-
Para toda la comunidad educativa
5.- Procedimiento/s:
5.1.- ADMISIONES
PLANIFICACIÓN
El rectorado y el DECE realizan una prospectiva estudiantil para el siguiente año lectivo, en función de la
población actual, infraestructura habilitada o con proyección de construcción para ese año, se lo realiza en el
primer bimestre del año en curso, esta documentación reposa en los dos departamentos y es socializada al
equipo directivo, de animación y del DECE.
Reunión del personal relacionado con el proceso de admisiones (rector, vicerrector/a, colecturía, secretarías,
consejeras, coordinación de servicios generales, consultorio médico y odontológico) a fin de definir detalles y
responsabilidades en la atención al público, requisitos, cronograma y otros elementos que constan en el
prospecto que se elabora para dicho fin.
PROMOCIÓN
- Con la debida antelación a la apertura de inscripciones se realiza la promoción de las mismas, se usa recursos
de comunicación internos y externos: Portal Academium, página web y circular informativa dirigida a
padres de familia. Por lo general se apertura inscripciones en el mes de marzo.
INSCRIPCIÓN
- Los aspirantes interesados adquieren el prospecto institucional en Colecturía.
- En las fechas y horarios señalados en las secretarías y Coordinación del DECE se verifica requisitos y
recepta la documentación personal.
EVALUACIÓN
- Las Coordinaciones pedagógicas entregan los instrumentos de evaluación de acuerdo a las asignaturas que se
han determinado en el prospecto y tienen una cobertura de destrezas del 1er quimestre, de igual forma las
consejeras preparan las baterías psicométricas.
- Se prepara todos los requerimientos de logística y recursos, asignando responsables, información que es
aprobada por el Rectorado y socializado a los participantes, el documento reposa en la Coordinación del DECE.
- En las fechas que señala el prospecto, se aplican las pruebas académicas y baterías psicométricas, las
evaluaciones en el nivel Inicial 2 y Preparatoria son individuales y a partir de 2do de EGB a 3ro BGU son escritas
y en grupo.
- Las evaluaciones pedagógicas son calificadas por los maestros de las asignaturas correspondientes, para ello se
entrega a las Coordinaciones Pedagógicas/Vicerrectorado para que sean entregadas a los docentes designados,
quienes dentro del plazo de 1 semana entreguen las evaluaciones calificadas. Al mismo tiempo las baterías
psicométricas son calificadas por las consejeras.
- La información de resultados es condensada en cuadros y de acuerdo a los parámetros que la institución fije se
analiza y aprueba, se considera condicionantes de familia (si tienen hermanos alumnos nuestros), los
resultados de la batería psicométrica y factores ambientales como por ejemplo que en la institución de
procedencia no han cubierto algunas destrezas de aprendizaje y por tanto la prueba es baja, pero si se puede
ver que el test es adecuado.
Con los resultados académicos y psicométricos se elabora el cuadro resumen de resultados generales por
grado o curso que es presentado a las autoridades, una vez aprobado se procede a la elaboración del
Informe individual de resultados, que se entregará a los padres.
ENTREGA DE RESULTADOS:
En la oficina de información se entrega los resultados individuales a los representantes de los
aspirantes inscritos en sobre cerrado, se detalla:
-Aspirante aprobado
-Aspirante no aprobado, se entrega la documentación personal receptada en la inscripción.
- Se señala fecha para la entrevista
En las nóminas de recepción se registra la firma del padre o familiar que retira los resultados.
ENTREVISTA A ESTUDIANTES APROBADOS:
Se realiza la entrevista al aspirante y sus representantes, se registra la asistencia. La consejera observa
la dinámica familiar, establece acuerdos y compromisos con los padres cuando los resultados requieren
refuerzo o terapias, se firma una carta de compromiso, la documentación de: certificados de alta de
terapia o nivelación que deben presentarlos en matrícula.
Se entrega la documentación de ficha psicológica, ficha médica y la especificación de los exámenes y
requisitos médicos: EMO, biometría hemática, química sanguínea, coproparasitario, oftalmológico,
dental y audiometría, además de la copia del carné de vacunas (debe incluir la vacuna Hepatitis A y
Varicela). Adicionalmente el croquis de transporte.
REUNIÓN DE INDUCCIÓN A LOS PADRES:
Tiene por objeto el presentar la institución a los padres, intervienen las autoridades, se convoca en
horarios flexibles para asistencia (tarde), se registra nóminas de asistencia, se entrega hoja circular con
requisitos e información para la pre-matrícula.
DOCUMENTACIÓN DE SALIDA: NÓMINA DE APROBADOS:
Se actualiza las nóminas incluyen nombres, apellidos y año. Se entrega a Rectorado para aprobar y
posteriormente una copia a colecturía y secretaría para generar información para la pre-matrícula.
5.2.- MATRÍCULAS:
PRE – MATRÍCULA / ALUMNOS NUEVOS: Con la finalidad de asegurar la población estudiantil y simplificar la
atención a los padres de estudiantes nuevos, se realiza un proceso de pre-matrícula en el mes de mayo:
- Se carga datos de los estudiantes en el sistema del banco.
- Se organiza islas de atención para los siguientes módulos: Colecturía, documentos médicos, documentos
psicológicos, ingreso de datos al sistema (datos de estudiantes, representante académico y económico).
- Se prepara y entrega hoja de ruta que es el equivalente a turno, circular informativa de la matrícula,
cada año se reúnen: DECE; Consultorio médico, secretarías, colecturía para revisar y actualizar la circular.
Pasos en la institución: Se atiende en el día asignado figura en la circular que se entrega en prematrícula:
- Entrega de hoja de ruta
- Departamento de Desarrollo Humano: recepción de los documentos: carta de compromiso, contrato de
servicios educativos y certificados de terapias o nivelaciones que se pidió en admisión (sólo en casos
específicos).
- Contabilidad: Pago del valor del seguro estudiantil de accidentes.
- Secretaría: Entrega de documentos legales: expediente académico del estudiante, debe contener la
promoción legalizada por el Distrito Educativo y certificado de matrícula que la institución de
procedencia emite, esto desde 2do EGB a 2do. BGU. En el caso del Nivel Inicial y Preparatoria no hay un
requisito legal, se puede solicitar la libreta final del año lectivo anterior en el caso de que es estudiante
lo cursare.
- Impresión y firma del representante de la matrícula oficial.
Pasos Previos:
- Actualización de datos de los representantes en el sistema Academium
- Descarga desde la página web y el portal Academium de los documentos que son requisitos carta de
compromiso, contrato de servicios educativos.
- Pago de valores económicos en el Banco del Pacífico (se publican en la página a partir de mediados de
agosto).
Pasos en la institución: Se atiende en el día asignado (indicación dada en la última circular del año lectivo
anterior y en la página web)
- Verificación de deudores, si está adeudando debe ponerse al día antes de iniciar el proceso de matrícula.
- Entrega de hoja de ruta - turno.
- Departamento de Desarrollo Humano: recepción de los documentos: carta de compromiso, contrato de
servicios educativos. (la carta de compromiso la archivan y usan los Coordinadores de Desarrollo
Humano y el contrato de servicios educativos lo archiva Colecturía.
- Consultorio médico: Recepción de ficha y documentos médicos solicitados al finalizar el año escolar:
coproparasitario, elemental de orina, biometría hemática, visual, auditivo, dental y copia del carné de
vacunas. (se pide según requerimiento del Ministerio de Salud, sujeto a revisión en cada año). Todos
estos elementos son parte de la historia clínica del estudiante, reposa en el archivo del consultorio
médico.
- Colecturía: Recepción del comprobante de depósito bancario del valor de matrícula – generación y
entrega de factura (posterior).
- Contabilidad: Pago del valor del seguro estudiantil de accidentes y siniestros.
- DECE: Entrega de certificados psicopedagógicos, solo en casos específicos.
- Secretaría: Generación de matrícula. Impresión y firma del representante de la matrícula oficial. Entrega
de la lista de útiles.
- Recepción de la hoja de ruta
- Transporte - opcional: contratación del servicio de transporte.
ASIGNACIÓN DE PARALELOS:
- Las Consejeras estudiantiles realizan la distribución de paralelos, la política es rotar a los estudiantes,
teniendo presente las necesidades académicas y disciplinarias de los mismos, bajo este principio
también se determina la asignación del perfil del tutor.
- Las nóminas se presentan a los docentes y coordinaciones pedagógicas y de disciplina para revisión, de
existir sugerencias se evalúan; esta junta se realiza previo a la publicación.
- En la inauguración del año escolar se publican las nóminas de los paralelos, ante las peticiones de
cambios de padres y estudiantes, las consejeras estudiantiles atienden las novedades y argumentan las
razones técnicas de la ubicación actual, sólo en casos extremos y debidamente argumentados se da
paso.
6.- Anexos:
Circular informativa
Prospecto
Instrumentos de evaluación académicas y psicométricas
Cuadro general de resultados de evaluación de los aspirantes.
Registro de recepción de resultados
Informe individual de resultados/fecha de entrevista/convocatoria a reunión de inducción
Listado definitivo de aspirantes aprobados
Ficha socioeconómica de estudiante.
Registro Acumulativo General del Estudiante
Ficha médica
Inscripción al servicio de transporte
Formato de entrevista a PPFF y estudiantes aprobados.