INSTRUMENTOS Y HERRAMIENTAS DEL CONTROL ADMINITRATIVO

INSTRUMENTOS

El soporte o instrumento físico que se utilizará como vehículo de la información

para el control puede adoptar diversas formas o maneras, que admiten las
siguientes clasificaciones:

Una primer distinción que cabe adoptar es la de separar entre medios

sistemáticos de control, a los cuales se denominará Instrumentos, y medios
accidentales de información, como las comunicaciones verbales no rutinarias,
memorándums, etc. que por su carácter asistemático no adquieren el status de
instrumentos de uso cotidiano.

Luego, dentro de los Instrumentos, se pueden efectuar otras dos grandes

divisiones: los de control de progreso o temporales, y los instrumentos
informativos de control propiamente dichos.

Los de control de progreso: tienen como objetivo alertar sobre el momento en

que es necesaria una decisión. No contienen información sobre la actividad en
sí, sino con su desarrollo temporal. Son instrumentos de este tipo:

a) La Agenda: es el más simple, sirve para ubicar en el tiempo a cada acto de

toma de datos.

b) Los Archivos: de comprobantes o carpetas ordenadas para poner de

manifiesto los papeles faltantes o las fechas o situaciones sobre las cuales hay
que pedir información.

c) Las planillas de asuntos en trámite: sirven para reunir información sobre un

proceso complejo, a efectos de poder seguir su progreso o trámite.

d) Los gráficos de control de progreso: (Gráficas de Gantt), En un eje de

coordenadas se señalan sobre el eje horizontal el tiempo y sobre el vertical los
asuntos a controlar.
Los instrumentos informativos de control propiamente dichos: a diferencia
de los anteriores que se refieren a cuándo se cumple el proceso, estos atienden
a cómo se desarrolla el mismo, incluyendo datos necesarios sobre la medida en
que se cumplen los procesos bajo control. Son instrumentos de este tipo:

a) Los reportes diarios o informes de actividad diaria: reúne datos referidos

a una actividad determinada para poder seguirla durante un corto período de
tiempo. Por ejemplo: Saldos de Caja, de Recaudación, Pagos, etc.

b) Las planillas o formularios informativos: contienen una serie de datos

homogéneos sobre un aspecto sujeto a control, que pueden ser de períodos
sucesivos o de una sola vez. Por Ejemplo: planillas de control presupuestario.

c) Los gráficos: que permiten una rápida visualización de las series bajo control.
Dentro del nombre Gráficos se incluyen a: Los gráficos cartesianos, los gráficos
de barras, los gráficos circulares

d) Los informes de auditoría operativa: que posibilitan mantener bajo control

las operaciones de varios sectores de la organización, habitualmente se utilizan
planillas o gráficos, pero se hace hincapié en la rutina de recepción de informes
estructurados según un patrón o modelo a través de los cuales se conocen los
hechos anormales, los procesos o cosas revisadas, su intensidad y
recomendaciones de cambio

HERRAMIENTAS DE CONTROL.

Existen dos tipos de herramientas que sirven para mantener el control de las
empresas:

 Unas que sirven para conocer el estado económico, y se llaman

informativas.

 Otras que sirven para conocer el grado de cumplimiento de las políticas

empresariales, y se llaman correctivas

Entre las herramientas informativas tenemos

A) La Contabilidad: ciencia auxiliar que refleja en forma exacta la situación
económica de la empresa en un momento dado.

B) La Estadística: que es un conjunto de métodos que ayudan en la toma de

decisiones en situaciones de incertidumbre.

Ejemplo1, progreso en las ventas.

Disminución de la producción.

Entre las herramientas correctivas tenemos

a) Control Presupuestario: esta herramienta nos sirve para detectar diferencias

con respecto al presupuesto utilizado.

b) Auditoria: verifica la exactitud de las cifras contables y además controla que

se respeten los principios contables generalmente aceptados.

Ejemplo: Valor de los inventarios.

c) Control de Calidad: se inspecciona la calidad de las unidades producidas por

la empresa, y se puede realizar en cada etapa del proceso de producción o
mediante inspección del producto terminado o sea, al final del proceso.

Además de las herramientas ya anotadas recordemos que en las

cooperativas existen organismos de control, elegidos en Asamblea General por
los socios, como son la Junta de Vigilancia y el Auditor, además todos los
afiliados tienen derecho a solicitar se les permita revisar los libros y estados
financieros de la empresa.