Documento de Apoyo 2

Contenido
CONCEPTO DE DOCUMENTO .................................................................................................... 3

DOCUMENTO DE ARCHIVO ......................................................................................................... 6
CARACTERES EXTERNOS .......................................................................................................... 8
CARACTERES INTERNOS .......................................................................................................... 11
CLASIFICACIÓN DE ACUERDO AL TIPO DOCUMENTAL. .................................................. 13
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ..................................................................................... 24
VALORES DE LOS DOCUMENTOS .......................................................................................... 26
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................... 31
OBJETIVOS
Comprender y analizar los conceptos básicos sobre los documentos y los archivos
en las organizaciones.
GESTIÓN DOCUMENTAL Y
DIPLOMADO VIRTUAL EN:
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
UNIDAD DIDÁCTICA 2: EL DOCUMENTO DE ARCHIVO
DOCUMENTO: CONCEPTO DE DOCUMENTO
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CONCEPTO DE DOCUMENTO
Del latín documentum, un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra
acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito que
presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar algo. Por ejemplo:
“Tengo un documento que prueba la malversación de fondos realizada por el
gobernador”, “Esta carta no constituye un documento que avale su inocencia”.
Muchas son las clasificaciones que se realizan de los

documentos, no obstante, una de las más frecuentes
es aquella que tiene como criterio fundamental para
desarrollarse el soporte en el que se encuentran los
mismos. De ahí que básicamente se establezcan dos
grandes grupos: documentales textuales, que son los
que se realizan en papel, y documentos no textuales,
que son aquellos que utilizan cualquier otro tipo de
soporte para guardar una información concreta. Como ejemplos de este último tipo
están los documentos que se hallan en un pen driver, en un disco compacto, en
una grabación sonora, en un vídeo…
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No obstante, también hay que decir que los documentos se pueden clasificar, en
base a la información que contienen. Así, nos toparíamos con los primarios, que
son los que transmiten directamente la opinión de quien los realiza; los
secundarios, que son el resultado de haber tratado a los anteriores documentos; y
los terciarios, que son los que surgen como resultado de tratar a los secundarios.
Es importante resaltar que además existen múltiples tipos de documentos dentro

de lo que sería el ámbito del Derecho. Así, por ejemplo, nos encontramos con el
llamado documento público que podemos definir que es aquel que acredita unos
hechos determinados y que está realizado y certificado por un funcionario de la
Administración Pública.
De la misma forma, está el documento privado que, en contraposición al anterior,

es aquel que prueba algo y que está autorizado por las partes interesadas aunque
no por el funcionario en cuestión.
A estos dos tipos de documentos habría que añadir un tercero que es aquel que
se da en llamar documento auténtico. Como su propio nombre indica, podríamos
definirlo como aquel que está legalizado o bien absolutamente autorizado.
Se conoce como documento de identidad, documento nacional de identidad (DNI)

o cédula de identidad al documento que emite el Estado para posibilitar la
identificación personal de cada ciudadano. Todas las personas deben tener un
documento de identidad que acredite quién es y que le permita acceder a los
servicios estatales o de otro tipo: “El número de mi documento de identidad es
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capicúa”, “Para acceder al crédito, debe presentar su documento de identidad
junto a los últimos tres recibos de sueldo”, “Sólo apto para mayores de edad.
Presentar documento de identidad al ingresar”.
La noción de documento se ha visto alterada con el avance de la informática. Un

documento antes era un papel o algún otro tipo de medio físico. En cambio, para
la informática, un documento es un archivo digital susceptible de ser visualizado o
compartido a través de una computadora. En este sentido, un documento
informático puede ser un texto, una imagen, un sonido, una animación o un video:
“Ayer tuve que formatear el disco rígido y perdí todos mis documentos”, “Necesito
que me envíes por correo electrónico el documento que elaboramos esta mañana
junto al licenciado”, “Acabo de eliminar el documento, ¿quieres que trate de
recuperarlo?”
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DOCUMENTO DE ARCHIVO
El documento de archivo tiene características particulares que lo hacen diferente

de cualquier otro tipo de documento:
El principio fundamental de los archivos es la unicidad del documento. La

información que contiene el documento de archivo es Única, es decir, no existen
documentos de archivo iguales.
Pueden existir documentos con trámites similares, pero siempre diferenciados por
la persona moral o física de quien se trate el asunto o por el tema y fecha de los
mismos.
El documento de archivo tiene un carácter seriado, ya que cada documento Se

produce uno a uno y al paso del tiempo constituyen expedientes.
El documento de archivo es orgánico, es decir, se genera dentro del proceso

natural de uno actividad y surge como producto o reflejo de las tareas de su
productor.
El documento de archivo es estético, lo que le da su carácter definitivo y por lo

tanto, no puede ser cambiado o corregido.
El documento de archivo tiene autoridad, ya que proporciona la evidencia “oficial”

de la actividad que registro por lo cual debe ser confiable. Su confiabilidad está
vinculada a su creación, al generador y a la autoridad que tiene éste paro
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producirlo. También, las firmas, encabezamientos y sellos son indicadores de la
naturaleza oficial del documento de archivo.
El documento de archivo es relacionado. Como principio general, las piezas

aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido, o tienen muy poco, yo que la
razón del documento de archivo se da por su pertenencia a un conjunto y por las
relaciones que entre los documentos se establecen.
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CARACTERES EXTERNOS
Para estudiar cualquier documento escrito es necesario analizar todos los

elementos que pueden aportar información. Se trata de prestar atención a los
caracteres externos y a los internos de los documentos.
A.- Los caracteres externos son los que configuran la apariencia externa de los
documentos, y son los siguientes:
- Materia escriptoria: Los soportes pueden ser duros (piedra, metal, vidrio, marfil,
barro...) o blandos (papiro, pergamino y papel).
Las tintas son el medio a través del cual se fija la información (el texto y su
contenido) sobre el soporte. El instrumento por el cual se fija el texto ha sido la
pluma de ave, pero también el cálamo, una caña cortada de forma adecuada que
permite escribir.
En el mundo occidental se ha utilizado el pergamino (piel de animal tratada de

forma especial) y el papel (inventado en China en el siglo II d.C. y traído a Europa
a través d’al-Andalus y de Italia en el siglo XII).
-Tipos de escritura:La ciencia que estudia la escritura es la Paleografía
Hará falta utilizar todos los medios de esta ciencia para analizar las características
de la escritura de los textos que se trabajan. Se observará la forma (a través del
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ductus, trazado de las letras, peso y módulo de las grafías, enlaces...) pero
también la puntuación, la disposición de la escritura y el pautado del texto.
-Signos especiales:
En los documentos pueden haber unos signos que escapan del puro análisis
paleográfico y que tienen una función administrativa (referencias y números de
registro, anotaciones marginales) o decorativa (orlas, logotipos, membretes...).
Dentro de este grupo destacan las rúbricas que acompañan las firmas y que en
épocas como la Edad Media ha tenido un significado especial (se denominaban
signum)
- Signos de validación:
Aunque se pueden considerar signos especiales, su importancia hace que la

Diplomática los trate a parte. Incluso hay una ciencia que tiene como objeto de
estudio su análisis; es la Sigilografía.
Los sellos sirven para validar y autentificar el contenido de los documentos y

tienen varias formas, materias y maneras de aplicarse sobre el soporte del
documento. Son de cera o de plomo y cuelgan de una cinta de la parte inferior del
pergamino; o son de papel (sello de placa) aplicado sobre el documento mediante
una matriz; y también pueden ser de tinta aplicada directamente sobre el papel
(papel sellado, habitual a partir del siglo XVII).
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Archivo universitario de Salamanca, en Riesco, A., Introducción a la Paleografía y
la Diplomática general, Madrid, 1999
Los documentos reflejan casi siempre actos de tipo administrativo. Éstos quedan
indicados en el soporte mediante la incorporación de unas notas que pueden ser
resúmenes del contenido del documento, o resoluciones, menciones de
documentos anteriores, notas de registro, diligencias, providencias...
Este tipo de notas son muy habituales en los expedientes administrativos que ya
se crean en la época moderna, sufren un cambio importante en la época de los
Borbones y se transforman radicalmente a mediados del siglo XIX, momento en
que cambia el funcionamiento de la Administración del Estado español.
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CARACTERES INTERNOS
Los caracteres internos se refieren al contenido de los documentos, a la lengua en

que están escritos, al estilo y al léxico, y también al procedimiento jurídico-
administrativo de validación que utilizan. Además de éstos se considera
fundamental la estructura cómo se organiza el texto.
-La estructura de los documentos:
Es importante tener en cuenta que, para la redacción de los documentos, siempre

se han seguido unas pautas que muchas veces vienen dadas por unos
formularios. De esta manera las oficinas que han generado los documentos han
tenido una guía para organizar de forma lógica y coherente el contenido de cada
uno de los actos jurídicos o administrativos que han querido reflejar en los
documentos. La estructura de los documentos forma parte de estos formularios y
se compone de tres partes esenciales: Protocolo inicial, parte central y escatocolo
o protocolo final.
A la vez, cada una de estas partes puede tener unos subapartados, pero es
necesario tener en cuenta que no siempre los encontraremos en todos los
documentos, como tampoco siempre aparecerán en el mismo orden.
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Protocolo inicial. Invocación (verbal o simbólica -Crismón-), intitulación (nombre
del autor del documento), dirección (nombre del destinatario del documento),
saludo (fórmula de cortesía).
Parte central. Preámbulo (sólo en documentos muy solemnes), notificación

(advertencia para el destinatario), exposición (motivos por los cuales se hace el
documento), dispositivo (objetivo por el cual se expide un documento; es la acción
jurídica que incluye el documento y que se identifica con un verbo. Este apartado
puede incluir también las características del objeto relacionado con el contrato
jurídico); sanción y corroboración (conjunto de fórmulas y cláusulas que sirven
para garantizar el contenido jurídico del documento; pueden ser cláusulas
preceptivas, derogativas, prohibitivas, reservativas, obligatorias, renunciativas,
penales, corroborativas, de emplazamiento o de cumplimiento).
Escatocolo o Protocolo final. Aprecación (saludo protocolario, muy habitual en las

cartas misivas); fecha (tópica, es decir, del lugar donde se ha redactado el
documento, y cronológica); validación (formalidades que garantizan la autenticidad
del documento; son las firmas de los autores del documento, del escribano y de
los testigos.
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CLASIFICACIÓN DE ACUERDO AL TIPO DOCUMENTAL.
La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar

una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que
desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos. Los
documentos son el resultado de los procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo
en el desempeño de sus funciones y por eso la organización del archivo es producto de
los procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de documentos. Pero
además, debe hacer posible la rápida localización de los documentos: cada expediente o
documento debe tener asignada una ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea
ágil y siempre encuentre la respuesta justa.
El arreglo u organización de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque se hallan
estrechamente relacionadas, conviene distinguir:
La elaboración de un cuadro de clasificación que dé cabida a todos los tipos

documentales y refleje la estructura dada al archivo. Clasificar los fondos consiste en
definir y concretar los grandes grupos que forman el archivo:
a) Las secciones, división que se establece a partir de las principales actividades

desarrolladas por la asesoría (contable, fiscal, laboral, mercantil, auditoría, etc.) y, dentro
de éstas,
b) Las series documentales, conjuntos de documentos producidos como resultado de un

mismo procedimiento administrativo o jurídico.
Así, en una asesoría, la documentación de los clientes se agrupará en primer lugar por
áreas de negocio y después por tipos de servicio.
La ordenación de los documentos dentro cada serie documental empleando el criterio

más adecuado para cada tipo de documento. Esta operación, en tanto complemento de la
clasificación, consiste en poner en orden (cronológico, alfabético, numérico…) las
unidades documentales (documentos o expedientes) dentro de las series constituidas.
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La instalación física de los documentos en el depósito de archivo, mediante cajas
archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localización de los documentos a
través del correspondiente código de archivo o signatura topográfica.
El cuadro de clasificación
Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la asesoría, se

elabora un esquema que los clasifica y los estructura en grupos y que constituye la base
para la organización del archivo. El cuadro de clasificación es el primer instrumento de
descripción de un archivo y ofrece una visión de conjunto de los diferentes tipos de
documentos (series), de los grupos que forman (secciones) y de sus relaciones
jerárquicas. Es la herramienta que va a permitir la planificación sistemática del resto de
las operaciones de tratamiento de los documentos, desde la eliminación de los mismos
(calendario de conservación) hasta la elaboración de los instrumentos de descripción
(inventario).
Las series son los elementos básicos para confeccionar un cuadro de clasificación
mínimamente sólido y coherente. En primer lugar, hay que tener en cuenta la necesidad
de concretar la denominación de los distintos tipos de documentos o series documentales
y determinar la jerarquía que se pueda establecer entre ellos, para más tarde articular una
estructura que sistematice los grupos de documentos o secciones.
Para la elaboración de estos cuadros se aplican normalmente dos criterios: el criterio

orgánico y el criterio funcional. Se admite comúnmente que el criterio orgánico de
clasificación de un archivo, aquél que reproduce la estructura u organigrama de la entidad
productora de los documentos, es muy útil para fondos cerrados, o bien en casos de
escasa evolución organizativa. Con este sistema las series se agrupan de acuerdo con las
diferentes divisiones administrativas y reflejan los departamentos o unidades
administrativas de la entidad. En el caso de las asesorías, en las que no es habitual la
existencia de departamentos y con un funcionamiento frecuentemente no jerarquizado, no
es posible emplear este criterio.
En cambio, el criterio funcional se define a partir de las actividades básicas de una

empresa, es decir, por las áreas de negocio que desarrolla, de manera que permite
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confeccionar un cuadro más sólido y de mayor duración. Los servicios que ofrece la
asesoría a sus clientes son los elementos que se han de tomar en consideración para
clasificar los documentos. Las clases principales o más amplias pueden establecerse a
partir de las áreas de negocio y las más elementales o series documentales deben
corresponder a expedientes y otras agrupaciones de documentos que sean resultado de
un procedimiento o trámite específico. Cada serie posee identidad propia y se relaciona
jerárquicamente con las demás, sin dar lugar a la ambigüedad; es decir, la adscripción de
los documentos por su origen a un grupo, excluye toda posibilidad de pertenencia a otro.
Para establecer un sistema de archivo homogéneo, es preciso utilizar un sistema de

clasificación que refleje las funciones de la asesoría, es decir, los servicios que ofrece a
sus clientes y que son la causa de la creación y la recepción de documentos. El criterio
funcional encaja perfectamente en el marco actual, en el que se produce una cierta
atomización en la toma de decisiones y se trabaja a menudo en equipo.
Siguiendo el sistema funcional, se puede plantear un sistema distribuido en dos grandes

apartados:
Los documentos administrativos de gestión o internos, que hacen referencia a la propia

asesoría.
Los documentos administrativos de explotación u operativos, procedentes de los trámites

que efectúa cada asesoría en el desempeño de sus funciones y que se pueden organizar
lógicamente por clientes.
La confección de un cuadro de clasificación uniforme presenta ventajas indudables, si

bien es cierto que exige una decisión previa. Fundamentalmente, la voluntad del equipo
de dirección de implantar un sistema de gestión documental que va más allá de la estricta
acción archivística, en tanto que precisa la integración de los sistemas informáticos, la
introducción de nuevos procedimientos de organización y métodos de trabajo y la
capacidad del personal para adoptar una nueva cultura administrativa.
Las principales ventajas que reporta a una asesoría un sistema de clasificación uniforme
son las siguientes:
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Constituye la clave para la implantación de un sistema de gestión integral de la
documentación y es la base sobre la que se apoyan los otros elementos del sistema
(calendario de conservación, inventario).
Se utiliza el mismo cuadro de clasificación para toda la documentación del archivo de

oficina.
Facilita un manejo ágil y efectivo de la documentación administrativa de los clientes y de

la propia asesoría.
Agiliza el acceso a los expedientes gestionados por más de una persona y simplifica su
consulta.
Facilita el intercambio de información en el seno de la asesoría, ya que se trata de un

sistema único y uniforme.
No es preciso modificar el cuadro de clasificación cuando se produce un cambio

organizativo o la incorporación de nuevo personal.
Fomenta el uso del mismo lenguaje por parte del personal administrativo y de los
profesionales y colaboradores.
No obstante las ventajas que presenta, la aplicación de un cuadro de clasificación

uniforme ha de superar una serie de limitaciones:
Su implantación es lenta, tanto por la necesidad de llevarla a cabo de forma progresiva

como por el hecho de que comporta un cambio global en los procesos administrativos de
la asesoría.
Implica un trabajo en equipo que involucra a todos los niveles jerárquicos (gerencia,
profesionales y colaboradores, personal administrativo) con el objeto de definir
conjuntamente las respectivas funciones y mantenerlas debidamente actualizadas.
Obliga a todo el personal a un conocimiento más profundo de las tareas y las actividades
que se desarrollan en la asesoría y también del funcionamiento de las diversas áreas de
negocio.
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Precisa una supervisión y actualización constantes, con el objeto de adecuar el sistema
de clasificación a las circunstancias cambiantes y evitar su obsolescencia.
Presupone la necesidad de dotar al personal de la formación adecuada (procedimientos

administrativos, técnicas de archivo, uso de aplicaciones informáticas…).
Tipos de ordenación
Una vez que se ha elaborado el cuadro de clasificación con sus respectivas series o tipos
documentales, es necesario definir el sistema de ordenación más adecuado para cada
serie, a partir de las características que la definen. La ordenación va a indicar qué lugar
exacto ocupa un expediente o documento concreto dentro de la serie a la que pertenece.
Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los
expedientes o documentos serán situados de manera correlativa: según la fecha
(ordenación cronológica), según el nombre (ordenación alfabética), según el código
(ordenación numérica), según la división territorial o geográfica (ordenación topográfica) o
según la temática (ordenación por materias):
La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en prácticamente cualquier

documento, su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día. Comenzando por el
año más remoto, los documentos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada
año por meses y dentro de éstos por días. Los libros de contabilidad o los libros de actas
de una empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar cronológicamente por
períodos anuales.
La ordenación alfabética suele tener como referente principal los apellidos de una persona
o la razón social de una empresa y utiliza las letras del abecedario como criterio de
ordenación. Es el idóneo, por ejemplo, para series de expedientes personales, como es el
caso del personal contratado de una empresa.
La ordenación numérica responde habitualmente a un sistema de códigos que permiten

identificar inequívocamente un documento concreto. Por ejemplo, el número asignado a
una factura o un recibo, el número de un expediente, el número de registro de entrada o
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salida de la correspondencia, etc. Es el sistema más utilizado en las tareas más
vinculadas a la contabilidad y las tareas administrativas comunes.
La ordenación geográfica o topográfica permite la ordenación de elementos en función de

su situación en una zona o territorio; sería el sistema empleado por un agente de la
propiedad inmobiliaria para ordenar los inmuebles de una zona ya que emplearía la
secuencia localidad, barrio o distrito, calle, etc.
La ordenación por materias parte del contenido de los documentos y refleja los asuntos o
temas tratados por ellos. Si existe abundante documentación es preciso elaborar listas
alfabéticas de materias. Es un sistema adecuado para ordenar estudios, informes,
dossieres y memorias técnicas, agrupándolos por áreas temáticas.
Entre estos métodos no es posible establecer a priori cuál de ellos es el mejor. Para cada
tipo de documento hay que decidir el tipo de ordenación más conveniente, eligiendo el
que mejor se adapte al objeto de la ordenación.
La instalación física
La instalación física o archivo de los documentos en el depósito es el paso final de la

organización de un archivo y consiste en su emplazamiento físico en un espacio
determinado. Es una tarea íntimamente relacionada con la organización del fondo y
consiste en la ubicación física de los expedientes y documentos, agrupándolos en cajas
en las estanterías para ofrecer mayor protección a los documentos y resistencia al polvo,
la luz, etc.
Con el fin de proceder a su posterior localización es necesario indicar la ubicación de

cada expediente mediante el código de archivo o signatura topográfica. Por eso, antes de
introducir un expediente en su correspondiente caja, procede identificarlo a fin de saber
que lugar ocupa físicamente en el archivo y para ello se le otorga un código que hace
referencia a la caja que lo contiene y a su orden dentro de ella.
La ubicación de los documentos puede hacerse empleando tres métodos distintos:
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El reflejo exacto del cuadro de clasificación. Consiste en reconstruir la estructura del
cuadro de clasificación en el depósito de archivo, reservando espacio para el ulterior
crecimiento de las series documentales. Las cajas archivadoras ostentan en su lomo una
signatura topográfica para su ubicación y posterior localización que reproduce los códigos
del cuadro de clasificación que corresponden a cada serie documental. Es el sistema
empleado por las bibliotecas, en el que el sistema de clasificación por materias se
reproduce en la disposición de los libros en las estanterías y en el que la signatura que
representa la materia de un libro también indica su ubicación física.
Este sistema presenta algunos inconvenientes de difícil solución. Por un lado, exige
reservar espacio libre en las estanterías para añadir los documentos que se vayan
agregando con el tiempo; en muchas ocasiones, sin embargo, resulta muy difícil prever
con exactitud el crecimiento de los fondos. Por otra parte, entraña múltiples dificultades la
incorporación de nuevas series documentales al cuadro de clasificación por cuanto
implica reordenar el depósito de archivo.
Un sistema de instalación continua. El sistema de numeración continua, el más indicado

para todo archivo en crecimiento, numera las cajas mediante números desde el uno en
adelante. Este sistema establece una clara disociación entre la clasificación de los
documentos y su emplazamiento material. A medida que ingresan en el archivo las cajas
se numeran sucesivamente y se colocan en las estanterías. De esta manera se logra un
ahorro de espacio máximo y además, la localización de la unidades de instalación es
rápida, sencilla y con pocas posibilidades de error. Permite el aprovechamiento del
espacio, pues cuando se procede al expurgo del archivo y se eliminan documentos, la
solución consiste en ocupar los huecos dejados con los nuevos ingresos utilizando las
signaturas topográficas que han quedado desocupadas.
Es un sistema que puede resultar poco eficiente en el caso de una asesoría, pues la
documentación que atañe a un mismo cliente se puede encontrar desperdigada por
numerosas cajas, lo cual puede ser bastante engorroso a la hora de efectuar, por ejemplo
un cierre contable y fiscal o una auditoría de cuentas. Por otra parte, este sistema
requiere mantener un inventario permanentemente actualizado; de lo contrario, las
búsquedas documentales resultan infructuosas.
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Un sistema mixto, que combina el cuadro de clasificación y un sistema de numeración
basado en la lista de los clientes. A cada cliente se le asigna un código correlativo que va
a servir para numerar las cajas en el archivo: los expedientes, dentro de éstas, se van a
clasificar siguiendo el cuadro de clasificación y se van a ordenar empleando el método de
ordenación que se haya definido para cada serie. De este modo, para cada cliente sólo
tendremos las entradas del cuadro correspondientes a los tipos de servicio que se le
prestan.
Este método exige un expurgo continuado que no resulta difícil de realizar. Como la
documentación se efectúa en períodos casi siempre fijos, sobre todo anuales, y la
documentación tiene un valor fiscal y legal preestablecido, al introducir un expediente se
puede eliminar el más antiguo. Por ejemplo, en el caso de la documentación fiscal, al
guardar el expediente del impuesto de sociedades del ejercicio 1999 se puede eliminar,
siempre que no posea valor informativo, el del ejercicio 1995, que ya ha perdido su valor
fiscal.
Además, este sistema de ubicación física en el archivo de los documentos en papel puede
tener su reflejo en el sistema informático, orientado al archivo de los documentos o
ficheros electrónicos.
2. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO
Archivo de los documentos informáticos
Cuando se inicie un expediente para un determinado cliente se creará la carpeta

correspondiente, que contendrá todos los ficheros de trabajo que genere la tramitación del
asunto.
Para ello se seguirán los siguientes pasos:
a) Abrir una carpeta a nombre del cliente en cuestión en el disco duro del servidor: unidad
H:, carpeta “Clientes”
b) Dentro de la carpeta del cliente, abrir una subcarpeta correspondiente al área de

trabajo:
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– Auditoría
– Contable
– Fiscal
– Laboral
– Mercantil y civil
c) Dentro de la carpeta de área de trabajo, abrir otra que se denominará con el código de
expediente. El código de expediente se confecciona del siguiente modo:
(i) El número correlativo del expediente dentro del período anual seguido de las dos
últimas cifras del año en que se inicia el expediente (p. ej. 243/00).
(ii) Código de tipo de servicio (p. ej. AUCA para una auditoría de cuentas anual).
Así, los ficheros de trabajo incluidos en el expediente de auditoría de cuentas anual del
Club de Equitación Alcor, al que corresponde el número de expediente 243/00, estarán
ubicados en la ruta de acceso
H:\Clientes\Club de Equitación Alcor\Auditoría\243-00-AUCA
Este sistema de archivo pretende que los documentos (ficheros de trabajo) estén
clasificados siguiendo unos criterios que nos indiquen:
1. El cliente para el que se está trabajando.
2. El área de trabajo al que pertenece ese expediente.
3. El número de expediente y el tipo de servicio que le corresponde.
Es importante que todos los clientes tengan aquellas carpetas que correspondan a las
áreas de trabajo en las que se les prestan determinados servicios.
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Cada expediente tendrá su correspondiente registro en la base de datos Inventario, en la
cual se vinculará mediante un campo de hiperenlace dicho registro con la ruta de la
carpeta específica que le corresponda en el disco duro.
Los archivos de trabajo (generalmente de tipo .doc –Word– o tipo .xls –Excel–) recibirán
un nombre que represente sin ambigüedad su contenido: a) Dictamen
b) Recurso
c) Liquidación
d) Estudio
e) Informe
Se añadirá, si es preciso, su grado de elaboración:
_notas
_borrador
_definitivo
Los documentos de trabajo que sean susceptibles de servir como modelo de posteriores
documentos se archivarán en la carpeta “Plantillas”, en la subcarpeta correspondiente a
área de trabajo, indicando el tipo de trabajo genérico del que se trata. Es recomendable
convertir los archivos de tipo .doc en plantillas de Word (.dot) y los archivos de tipo xls. en
plantillas de Excel (.xlt).
Descripción de los documentos: el inventario
La descripción de los documentos constituye la operación que culmina el trabajo

archivístico y coincide en su finalidad con la de los propios documentos: suministrar
información. Los archivos existen por la necesidad de obtener información precisa para
distintas finalidades; la función básica del inventario en cuanto instrumento de descripción
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consiste en garantizar un acceso lo más rápido y eficiente posible a los documentos
archivados.
El inventario tiene como propósito describir las unidades documentales, tanto si se trata
de un expediente como de una agrupación de documentos referidos al mismo asunto. Es
decir, identifica los expedientes que componen cada una de las series documentales con
el propósito de acceder a los documentos más relevantes para una consulta específica.
Ante la necesidad de efectuar una búsqueda documental, el inventario ha de permitir
obtener respuestas rápidas y precisas acerca de cuestiones puntuales (“¿qué expedientes
tiene en curso X y Cía.?”, “¿cuántos expedientes se están tramitando en el Registro
Mercantil?”, “¿cuántos expedientes se han iniciado este año en el área laboral?”).
Asimismo ha de reflejar el contenido de cada expediente –el trámite o asunto específico al
que hace referencia– y su localización física en el archivo.
Hoy en día la herramienta más eficaz para elaborar un inventario es una base de datos en
la que cada expediente se halle descrito en los términos imprescindibles para garantizar
una información suficiente. Esto permitirá un acceso selectivo a la información ya que la
base de datos localizará los registros que respondan a una consulta determinada
buscando la información por un solo campo o cruzando la información de diferentes
campos.
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CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción, hasta su disposición final.
Fases del ciclo vital de los documentos:
Producción Documental: Es la generación de documentos de las instituciones en

cumplimiento de sus funciones.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que

una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son
remitidos por una persona natural o Jurídica.
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los

documentos lleguen a su destinatario.
Tramite de documentos: Es el curso del documento desde su producción o

recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
Organización documental: Se define como el conjunto de acciones orientadas a la

clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como
parte integral de los procesos archivísticos.
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Consulta de documentos: Es el acceso a un documento o grupo de documentos
con el fin de conocer la información que contienen.
Conservación de documentos: Es el conjunto de medidas preventivas o

correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo, sin alterar su contenido.
Disposición final: Allí se determinó decisión resultante de la valoración hecha en la

tercera etapa del ciclo vital de los documentos, resultado de la valoración
secundaria determinando su valor permanente, su eliminación, selección por
muestreo así como la implementación para la conservación en una Tecnología de
imagen (microfilmación o digitalización).
En el DECRETO 2609 del 14 de diciembre de 2012, del Ministerio de Cultura en

su Artículo 9°, establece los procesos de Gestión Documental.
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VALORES DE LOS DOCUMENTOS
Es el proceso por medio del cual se determinan los valores primarios y

secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del archivo.
La valoración documental es la fase del tratamiento archivístico que consiste en

analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series
documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o
eliminación parcial o total.
Nunca deberá haber una única regla para la valoración de una serie documental.
Existen instituciones e individuos productores de documentos que realizan
diferentes actividades, por lo cual crean documentos con peculiaridades propias
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en variados formatos: soportes de papel, ópticos, magnéticos y electrónicos. Y
para valorar una serie documental hay que tomar en cuenta todos los detalles
internos y externos del documento. Para llegar a esto hay que proceder al
siguiente paso que se denomina identificación.
La identificación consiste en el conocimiento exhaustivo de la institución que ha

producido la documentación en el ejercicio de sus funciones, su evolución
orgánica, competencias administrativas y tipos documentales. El resultado de esta
fase será la organización del archivo, con el establecimiento del cuadro de
clasificación y la ordenación de sus series documentales.
Valor primario de los documentos
Es el valor que tienen los documentos mientras sirven a la organización que los
produce y al productor, destinatario o beneficiario del documento. Es decir, a los
involucrados en un tema.
El valor primario contempla adicionalmente los siguientes valores:
Administrativo
Legal
Fiscal
Contable
Técnico
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Valor administrativo
Es que valor que posee para la administración que lo originó como soporte de sus
actividades. Es la que se relaciona con el documento producido y recibido que
responde a los procesos administrativos de la entidad (correspondencia general y
expedientes de casos y tareas especializadas). Tendrá valor mientras sea de
consulta; vigente para sustentar el derecho y la obligación de la actividad
administrativa hasta que se produzca un nuevo documento.
Valor legal
Es el valor que tienen los documentos que sirven de testimonio o prueba ante la
ley. Son aquellos documentos que sustentan un derecho para el estado o la
persona.
Valor fiscal
Es aquel documento donde se informa y se justifica el desarrollo de gastos y los

de carácter tributario. Dejan de tener vigencia legal luego de que las declaraciones
tributarias cumplen los términos de firmeza de acuerdo a la ley.
Valor contable
El valor que tienen los documentos que respaldan el conjunto de cuentas,

registros contables de ingresos, egresos, pasivos, activos o patrimonio de la
organización pública o privada.
Pág. 28
Valor técnico
Es aquel que tienen los documentos característicos de cada tipo de institución o

empresa.
Valor secundario de los documentos
Es el valor que adquieren los documentos una vez pierden sus valores primarios y
tienen utilidad cultural, histórica o científica. Porque la información que contienen
es relevante para la sociedad por ser testimonio del origen, desarrollo y evolución
de un acontecimiento y sirve como fuente para futuras investigaciones.
Valor histórico
Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse

permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la
reconstrucción de la memoria de una comunidad.
Valor cultural
Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas,
hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o
desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una
comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.
Valor científico
Pág. 29
Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación
de conocimiento en cualquier área del saber.
Valor técnico
Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de

su aspecto misional.
Pág. 30
BIBLIOGRAFÍA
1) Definición, https://definicion.de/documento/
2) Conocimiento web,
http://www.conocimientosweb.net/dcmt/ficha23262.html
3) Contrataedium,
http://www.ub.edu/contrataedium/taediumcast/ordit/cultura_escrita/iden_
estructures_formals/iframes/caracters.htm
4) Elmundodocumental,
https://elmundodocumental.wordpress.com/2012/12/05/clasificacion-y-
ordenacion-de-los-documentos/
5) Gestión Documental,
https://gestiondocumentaljosequinteroi.wordpress.com/definiciones/ciclo-
de-vida-de-los-documentos/
Pág. 31

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