ÁREA DE BIENES

Comprende las operaciones de adquisición u obtención, almacenamiento y distribución

de los bienes muebles del gobierno. Incluye también la construcción, adquisición y
registro de la propiedad inmueble del Estado, administrados por los organismos
públicos.

Documentos Fuentes:

 Orden de Compra-Guía de Internamiento.- Es un documento que se encarga

de comprar bienes a sus proveedores y va acompañado de su factura.
 Orden de Servicio.- es un documento fuente que ordena el pago de los
servicios.
 Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA).- es un documento que se
encarga de dar salida del almacén.
 Inventario Físico.- Se da el nombre de inventario de mercancía a la
verificación o confirmación de la existencia de los materiales
o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es
una estadística física o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con
la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en
el banco de datos sobre materiales.
 Existencias Valoradas de Almacén.- son tarjetas que sirven para controlar los
ingresos y salidas de mercadería promediando su valor.
 Control Visible de Almacén.- son tarjetas que van a controlar las entradas y
salidas de los bienes, las tarjetas se colocan junto con los bienes.

Documentos Contables:

 Orden de Compra-Guía de Internamiento

 Orden de Servicio
 Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA)
 Nota de Entrada al Almacén
 Otros

FUNCIONES:

 Supervisar e implementar el procedimiento de suministro de bienes, insumos y

servicios requeridos por dichas empresas.

 Solicitar y gestionar todas las acciones necesarias para la adquisición y

contratación de servicios, así como los bienes de uso recurrente a la Dirección
General de Proveeduría.

 Elaborar y actualizar el registro de proveedores de bienes y servicios.

 Administrar, Supervisar, controlar y verificar la recepción de bienes de activo

fijo, así como la salida del almacén de los mismos, con el fin de establecer
mecanismos para identificar los resguardos de dichos bienes, de acuerdo a las
normas que establece la Dirección General del Patrimonio Universitario.

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  Supervisar y controlar los bienes inventariables, los bienes no capitalizables a
través del registro de altas y bajas y transferencias, de acuerdo a las normas y
disposiciones emitidas por la Dirección General del Patrimonio Universitario.

 Elaborar anualmente un plan de trabajo e informe de labores y presentarlos a

la Secretaria Administrativa.

 Colaborar con la Secretaría Administrativa en la realización del anteproyecto de

presupuesto de las entidades.

 Supervisar la aplicación de las políticas y procedimientos generales que

normen el funcionamiento del departamento.

 Realizar todas aquellas funciones afines a las señaladas que sean

encomendadas por la Secretaría Administrativa.

CARACTERÍSTICAS DE LOS BIENES Y SERVICIOS:

 El proceso se inicia con el requerimiento que realiza el Área, definiendo la

cantidad y características de los bienes, servicios ú obras que se van a adquirir,
las que deberán contar obligatoriamente con las especificaciones técnicas
respectivas.

 No se deberá consignar marcas o similares características.

 El Valor Referencial no podrá ser superior a los valores de mercado.

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 AREA DE FONDOS
También se le conoce como Área de Tesorería es el área encargada de planificar,
administrar, registrar y controlar los recursos financieros de las diferentes
fuentes de financiamiento así como de los documentos, se refiere a los ingresos
y egresos de fondos en los diferentes niveles de administración pública.

Documentos Fuente en el Área de Fondos:

Los documentos fuentes que se utiliza en el área de fondos son:

 Comprobantes de Pagos (CP): es el que sustenta los pagos que se realiza a

los proveedores.
 Recibo de Ingresos (RI): es el documento que sustenta la recepción del
dinero que puede ser en efectivo o en cheque y que su dinero final es una
fuente de financiamiento distinta al tesoro Publico, hoy denominado
Recursos Ordinarios
 Planilla de Haberes:
- Planilla de pensiones de los fondos administrados pro ONP
(operaciones).
- Planillas de remuneraciones (división de personal).
- Planilla de viáticos (diversas áreas: jefatura, control interno, legal,
operaciones, etc.)
- Planilla de movilidad-especiales-jefatura.
- Declaraciones telemáticas.
 Notas de Cargo y Abono.
 Valorizaciones de Obras (en obras por contrata)
 Extractos Bancarios.
 Papeletas de Deposito.
 Boleta de Venta
 Resoluciones para devoluciones
 Autorizaciones de giro

Etapas del área de fondo:

a) Programación de Caja

b) Recepción de Ingresos

c) Ubicación y Custodia de los Fondos

d) Distribución y Utilización de Fondos.

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