1020 - P - Cig-02-V6 Procedimiento de Auditorias Internas (

MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1020-P-CIG-02–V6
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PROCESO CONTROL INTERNO Y GESTIÓN
22-05-2017
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PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA controlado
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CONTENIDO
Pág.
1. OBJETIVO 2
2. ALCANCE Y RESPONSABLES 2
3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA APLICABLE 3
4. MARCO NORMATIVO 4
5. RECURSOS 5
6. GENERALIDADES 5
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 12
8. FORMATOS 16
9. CONTROL DE CAMBIOS 17
10. ANEXOS 17
Fecha: 15-05-2017 Fecha: 15-05-2017
ORIGINAL FIRMADO
Javier Castro López

PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Luisa Fernanda Pineda Collazos

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO
Elaborado Aprobado
Laudyz Janeth Sorza Rojas

DIRECTOR DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
REGISTRADO SIG Fecha: 22-05-2017
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la planificación, ejecución y seguimiento de auditorías internas

con el fin de verificar las actividades y resultados relacionados con la implementación,
mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión de la Alcaldía de Villavicencio.
2. ALCANCE Y RESPONSABLES
Inicia con la realización del Programa Anual de Auditorías, la designación del líder y equipo
auditor, elaboración y socialización del plan, desarrollo del plan, cierre, elaboración y socialización
del informe y la evaluación de la auditoría.
Son responsables:
De la planeación:
El Jefe de la Oficina de Control Interno y el Director de Desarrollo Organizacional establecen el

Programa Anual de Auditorías internas.
El Jefe de la Oficina de Control Interno, el Director de Desarrollo Organizacional y el Equipo

auditor seleccionaran los criterios a auditar en cada proceso.
De la ejecución:
 Las Auditorías Internas de Gestión, son competencia de la Oficina de Control Interno.
 Las Auditorías Internas de Calidad, son competencia de la Dirección de Desarrollo

Organizacional.
 Las Auditorías Integradas, se podrán desarrollar con equipos interdisciplinarios conformados

por profesionales de la Oficina de Control Interno, la Dirección de Desarrollo Organizacional y con
el acompañamiento de profesionales o técnicos de la Dirección de Archivo General, la Dirección
de Sistemas de Información y la Dirección de Personal, cuando se considere necesario.
 Para las auditorías integradas, el líder del equipo auditor será un profesional asignado por la
Oficina de Control Interno de acuerdo a la competencia técnica.
 El equipo auditor tiene la responsabilidad de diligenciar los documentos que son parte integral
de la auditoria presentando el reporte de no conformidades a través de la realización del informe
final de auditoria.
 El Jefe de la Oficina de Control Interno es el responsable de comunicar el Programa Anual de

Auditorías Internas, el plan de auditoria y el informe final de auditoria.
De la comunicación de las recomendaciones y acciones de mejoramiento: El Jefe de la

Oficina de Control Interno y/o Director de Desarrollo Organizacional.
De la formulación de las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora: El responsable del

proceso auditado.
Del seguimiento:
El Jefe de la Oficina de Control Interno, es el responsable de liderar el seguimiento al

cumplimiento de los planes de mejoramiento suscritos con los entes de control y de las auditorías
internas de gestión.
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El Director de Desarrollo Organizacional, es el responsable de liderar el seguimiento al

cumplimiento de las acciones correctivas, preventivas y de mejora productos de las auditorías
internas de calidad e integradas.
3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA APLICABLE
Autocontrol: Capacidad que deben desarrollar todos y cada uno de los servidores públicos de la
organización, independientemente de su nivel jerárquico, para evaluar y controlar su trabajo,
detectar desviaciones y efectuar correctivos de manera oportuna para el adecuado cumplimiento
de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de
los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los
principios establecidos en la Constitución Política.
Alcance de la Auditoria: Extensión y límites de una auditoria.
Auditado: Organización o proceso que es auditado.
Auditor en formación: Persona capacitado en los criterios de auditoria y está en proceso de

adquirir la habilidad y la experiencia a través de un proceso de formación.
Auditor: Persona que lleva a cabo una auditoria.
Auditoria Interna de Gestión: Análisis sistemático de los resultados obtenidos como producto de
la ejecución de procesos, procedimientos, planes, programas, proyectos y actividades, verificando
el nivel de eficacia en el cumplimiento de objetivos y metas propuestas, la evaluación económica y
eficiente en la utilización de los recursos, la observancia a la norma jurídica involucrada en cada
caso y la evaluación del efecto de las actividades, del tal forma que la entidad pueda tomar
correctivos oportunamente, generando valor agregado en el proceso auditor.
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la

auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumple los
criterios de la auditoría.
Autogestión: Capacidad de toda organización pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar
de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la
Constitución, la ley y sus reglamentos.
Autorregulación: Capacidad de cada una de las organizaciones para desarrollar y aplicar en su

interior métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y
fortalecimiento continúo del Sistema Integrado de Gestión, en concordancia con la normatividad
vigente.
Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría tras considerar los objetivos de la

auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.
Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia

frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.
Equipo Auditor: uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria con el apoyo, si es
necesario de expertos técnicos.
Evidencias de auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es

pertinente para los criterios de la auditoría.
Experto Técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor.
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Hallazgo: Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los

criterios de auditoría.
Instrumentos de evaluación: Elementos y métodos aplicables para el levantamiento de la

información como matrices, formatos, listas de verificación, etc.
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Observador: Persona que acompaña al equipo auditor pero que no audita.
Plan de Auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.
Programa de auditoría: Detalles acordados para un conjunto de una o más auditorías

planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
P.H.V.A: Corresponde a las siglas del Planear, Hacer, Verificar, Actuar
Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos.
Sistema Integrado de Gestión: El Sistema Integrado de Gestión SIG en la Alcaldía de

Villavicencio se encuentra conformado por: El Sistema de Control Interno (SCI), el Sistema de
Gestión de Calidad (SGC), el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG: SST),
el Sistema de Gestión Documental (SGD) y el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información
(SG_SI).
4. MARCO NORMATIVO
Ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio de Control Interno en las
entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 1712 de 2014: Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso
a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.
Decreto 2145 de 1999: Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno
de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se
dictan otras disposiciones.
Decreto 4484 de 2009: Por medio de la cual se adopta la actualización de la norma técnica de
calidad en la gestión pública.
Decreto 2609 de 2012: Por el cual se reglamenta del título 5 de la ley 594 del 2000 parcialmente
en los articulo 58 y 59 de ley 1437 del 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión
documental para todas las entidades del estado.
Decreto 943 de 2014: Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno MECI.
Decreto 1072 de 2015: Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector
trabajo, Capítulo 6. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Decreto 1081 de 2015: Por medio del cual se expide el decreto reglamentario único del sector
Presidencia de la República. Capítulo 2. Publicación y divulgación de la información Pública.
Decreto 052 de 2017: por medio del cual se modifica el artículo 2.2.4.6.37 del Decreto 1072 del
2015, decreto único reglamentario del sector trabajo sobre la transición para la implementación del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
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NTC-ISO 19011 de 2012: Directrices para la auditoría de los Sistemas de Gestión.
NTC ISO 9001 de 2015: Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos.
Resolución 090 el 22 de junio de 2016: Por la cual se establece el Sistema Integrado de Gestión
de la Alcaldía de Villavicencio.
5. RECURSOS
 Talento Humano: Profesionales con competencias en auditorías a sistemas de gestión de

calidad, sistemas de control y evaluación de la gestión pública, sistemas de información, sistemas
de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, recursos humanos, control interno contable,
formulación y evaluación de planes, programas, proyectos.
 Maquinaria y Tecnología: Equipos de cómputo, banda ancha en Internet, impresoras de alta

capacidad, video-beam.
 Materiales o Logísticos: Papel en tamaño carta y oficio, insumos para la impresora,

mantenimiento del equipo e impresora.
 Metodológicos: Formatos para la presentación y seguimiento oficialmente adoptados,

procedimientos para la elaboración, capacitación adecuada a los equipos de auditoría.
 Medio Ambiente: Oficina con un medio ambiente adecuado de luz y ventilación, espacios
suficientes para trabajar con documentación, sala de juntas para las reuniones del equipo de
auditoría y con los funcionarios responsables de la elaboración del plan de auditoría, condiciones
adecuadas para las presentaciones.
6. GENERALIDADES
La Entidad debe llevar a cabo auditorías internas del SIG, a intervalos planificados para determinar
el cumplimiento de los requisitos de las normas y la legislación reglamentada por la Alcaldía de
Villavicencio.
La auditoría interna surge por la necesidad de mantener un control permanente dentro de la

entidad, sobre el Sistema Integrado de Gestión, es decir verifica el cumplimiento del conjunto de
medidas, políticas y procedimientos establecidos en las entidades para proteger los activos,
minimizar los riesgos de fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la
información administrativa y financiera.
De acuerdo a los tipos de auditoria existentes; de primer nivel, segundo nivel y tercer nivel, se
determina el control documental de los planes de acción y seguimiento de acuerdo a las siguientes
dependencias:
 Primer Nivel: Auditoria Interna; el plan de acción es controlado por la Dirección de Desarrollo
Organizacional (Calidad-Integrada) y la Oficina de Control Interno (Gestión).
 Segundo Nivel: Auditoria Externa (entes de control); el plan de acción es controlado

(documentalmente y seguimiento) por la Oficina de Control Interno.
 Tercer Nivel: Auditoria Externa (ente certificador); el plan de acción es controlado por la
Dirección de Desarrollo Organizacional.
Para la elaboración del Programa Anual de Auditorías, se define de acuerdo a la criticidad de los
procesos, su impacto y propósitos en la entidad, a su vez se tomara como base los resultados de
la última auditoría interna realizada, el número de no conformidades identificadas por proceso, los
cambios normativos, instituciones educativas existentes, permanencia del personal o si hay
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evidencias de no conformidades e informes de auditorías realizadas por los diferentes entes de

control.
El instrumento de Programación Anual de Auditoria comprende: Fecha de aprobación, vigencia,

objetivo, alcance, criterios, recursos, riesgos asociados al programa anual de auditorías internas,
informes de Ley Oficina de Control Interno , proceso, subproceso a auditar, tipo de proceso, líder
auditor, fecha y observaciones. Este programa estará sujeto a la dinámica de los diferentes
procesos, reflejada en los ejercicios de autocontrol por procesos. Cada auditoría interna contará
con un plan de auditoría.
Para la realización del programa y planes de auditorías, se tendrá en cuenta el estado e

importancia de los procesos a auditar.
La planeación y desarrollo debe contemplar los riesgos que pueden impedir una eficaz realización
de la misma, de tal manera que se pueda comunicar al equipo auditor y se tomen las medidas
pertinentes antes que estos entre en acción. Para ello podríamos basarnos en el siguiente
planteamiento ciclo PHVA, de algunos riesgos identificados.
Riesgos Asociados al Programa de Auditorias

PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR
 Error en la definición Para el Auditor: Carece de
del objetivo de la información de Carencia de acciones
auditoria.  Ausencia del auditorías previas, para auditar su
 Carecer de experto auditado. para efectuar eficacia.
técnico  Accidente o seguimiento a los
 Error en la enfermedad procesos o Ausencia de
planificación de profesional. actividades compromiso y fechas
recursos definidos  Incapacidad del auditadas. de cierre de No
para la auditoria auditor. Perdida o hurto de conformidades.
 Carecer información  Calamidad del información
relativa al proceso auditor recopilada en la
 Error en la  Restricción de auditoria.
planificación de los ingresos a los Perdida o hurto de
tiempos de procesos por información
preparación de la carecer de confidencial de la
auditoria elementos de organización o área
 Error en la protección auditada.
planeación de los personal.
tiempos para la  Presencia de
preparación y personal al margen
distribución del de la ley.
Informe de la  Paro de la entidad
auditoria. en sus actividades.
 Carencia de  Negativa a ser
auditores con la auditado.
competencia
apropiada para el Para el Auditado:
desarrollo de la
auditoria. Interrupción del
proceso por la
presencia del auditor.
Accidente de
Trabajo.
Perdida de la
Información
Desconcentración.
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Las Auditorías Internas, buscan determinar mediante la verificación directa, objetiva e

independiente, en cada uno de los procesos, la conformidad de las actividades desarrolladas por
los funcionarios y colaboradores con lo establecido en los procedimientos documentados,
manuales y demás documentos internos y externos pertinentes, así como la conformidad con los
requisitos de la norma técnica aplicable.
La Auditoría Interna puede ser desarrollada por personal propio (funcionarios y/o contratistas) del
Municipio de Villavicencio o por equipos externos contratados para tal fin. En ambos casos se
conservarán los principios de independencia, confidencialidad y respeto por parte de los auditores
internos.
Los auditores internos seleccionados no podrán realizar auditoria a su mismo proceso o en las
áreas en las que hayan pertenecido recientemente (1 año).
Las auditorías internas se ejecutaran de acuerdo al Programa Anual de Auditorías Internas o

cuando el Representante Legal, Representante de la Dirección o el Jefe de Control Interno lo
requieran.
El objetivo principal es ayudar a la alta dirección en el cumplimiento de sus funciones y

responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo
de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas a través de los siguientes objetivos:
a) Verificar la confiabilidad o grado de calidad de la información producida y presentada generada

en los diferentes niveles de la organización.
b) Verificar el cumplimiento y desarrollo del sistema de control interno, sistema de gestión de

calidad y/o sistemas integrados de gestión.
c) Verificar la operatividad de los procesos y la implementación de los procedimientos y demás

documentos del proceso, así como los instrumentos de medición análisis y mejora continua.
Las auditorías internas se clasifican en los siguientes tipos:
a) Auditoría Interna de Gestión

b) Auditoría Interna de Calidad
c) Auditoría Integrada (Sistema de Control Interno, Sistema de Gestión de Calidad, Sistema de
Gestión Documental, Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
6.1 Perfil de los Auditores Internos
Las características de un auditor constituyen uno de los temas de importancia en el proceso de

realizar una auditoría dentro de una entidad, ya que en él recae la responsabilidad de practicarla y
proponer las medidas necesarias corregir las deficiencias que contribuirán a mejorar el
desempeño de la organización.
La calidad y el nivel en la ejecución de la auditoría dependen en gran manera del profesionalismo

y carácter del auditor, así como de su comprensión de las actividades que va a revisar; situaciones
que involucran conocimientos, habilidades, destrezas y experiencia necesarios para realizar su
trabajo con cuidado y competencia.
Para la asignación de los auditores Internos, se asegurara la competencia y perfil que garantice la
objetividad del proceso de auditoría en cuanto a educación, habilidades, formación, experiencia y
algunos otros atributos personales.
Educación: El nivel educativo requerido será profesional, preferiblemente en los campos en que
se requiera desarrollar la auditoría o tener postgrado en áreas afines.
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Formación: Curso de formación como auditor interno aprobado por un ente certificador en;
Sistema de Gestión de Calidad y/o Sistemas Integrados de Gestión.
Experiencia: Se requiere como experiencia haber participado como parte del equipo auditor y/o
auditor en formación en por lo menos una auditoría interna de gestión o de calidad.
Habilidades: El auditor debe contar con las siguientes habilidades:
a. Persistencia: Habilidad para vencer las dificultades y mantener el curso de acción planeada a
pesar de las dificultades propias del proceso.
b. Presentación: Habilidad para expresar claramente juicios, ideas y propuestas tanto oral como
escrita.
c. Técnicas: Habilidad para investigar y determinar el grado de cumplimiento en todas las áreas y
procesos.
d. Percepción: Habilidad para entender el problema rápidamente sin saltar a conclusiones.
e. Punto de vista flexible: Habilidad para ver cosas desde diferentes puntos de vista y adaptarse
a circunstancias cambiantes.
f. Capacidad deductiva: Habilidad para enfocar el problema lógica y sistemáticamente y para

definir los límites de responsabilidad del área de investigación.
g. Habilidades adicionales: La personalidad del auditor debe permitir una buena relación con
sus auditados por medio de generación de confianza o empatía, consiguiendo así su colaboración.
Atributos: Los principales atributos del auditor incluyen:
o Ético
o Integro
o Objetivo
o Confidencialidad
o Buen observador
o Perceptivo
o Brindar apoyo
o Buen Comunicador
o Diplomático
o Tiene mente abierta
o Es Justo
o Es versátil
Evaluación del auditor: Se evaluarán las competencias de cada uno de los auditores internos y
de los resultados de las auditorías periódicamente, según metodología y formatos establecidos.
En el caso que requiera realizar auditorías internas adicionales o especiales con personal externo
especializado en sistemas de gestión con enfoque de formación de auditoria, este deberá contar
con el siguiente perfil:
Formación: Auditores internos, certificado por un organismo acreditado para tal fin y con
experiencia en la realización de los tipos de auditorías que se requiera contratar.
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Educación: El nivel educativo requerido será profesional y/o postgrado preferiblemente en los
campos en que se requiera desarrollar la auditoría.
Experiencia: Deberá demostrar como mínimo 40 horas auditadas en los temas requeridos en los
siguientes enfoques de auditoria dependiendo la necesidad:
o Auditoría Interna de Gestión
o Auditoría Interna de Calidad
o Auditoría Integrada (Sistema de Control Interno, Sistema de Gestión de Calidad, Sistema

de Gestión Documental, Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Habilidades: El auditor debe contar con las siguientes habilidades: Persistencia, Presentación,
Técnicas, Percepción, Punto de vista flexible, Capacidad deductiva y Habilidades adicionales.
Funciones y responsabilidades de un auditor:
o Haber recibido formación en auditoria

o Ser independiente con relación al área audita
o Planificar la auditoria y elaborar documentos de trabajo
o Permanecer dentro del alcance de la auditoria
o Recolectar y analizar evidencia objetiva que sea pertinente y suficiente para obtener una
conclusión
o Verificar que procedimiento este a disposición y sean comprendidos por el personal
apropiado.
o Documentar sus observaciones
o Tratar la información confidencial como discreta
o Resaltar las no conformidades
o Reportar los resultados de la auditoria
o Recomendar mejoras
o Verificar la implementación de acciones correctivas
Funciones y responsabilidades del líder del equipo auditor.
o Definir los objetivos de la auditoria y su alcance profundidad y tipo

o Revisar documentación existente para determinar su suficiencia
o Preparar el plan general de auditoria, dirigir el equipo auditor y asignar deberes a los
auditores.
o Presentar el equipo auditor al auditado
o Reportar cualquier obstáculo importante encontrado al ejecutar la auditoria
o Reportar no conformidades criticas
o Presentar el reporte de la auditoria
o Presentar el informe de auditoría al Jefe de la Oficina de Control Interno y/o al Director de
Desarrollo Organizacional según sea el caso.
Mantenimiento de la competencia: Los Auditores deben mantener su competencia asegurando

la vigencia de sus conocimientos y su experiencia mediante la participación en ciclos de Auditorias
y refuerzos de conocimientos del tema.
6.2 Preparación de la Auditoría

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De acuerdo con el Programa Anual de Auditorías Internas, el Jefe de la Oficina de Control Interno
y/o el Director de Desarrollo Organizacional, designarán el equipo de auditoría respectivo, el cual
deberá contar con un auditor líder, quien consolida el Plan de Auditoría.
La planeación de la auditoría incluye la obtención previa de información acerca del proceso a

auditar (Revisar políticas, caracterización, procedimientos, indicadores y demás documentos
establecidos por el proceso, la información que se debe publicar en las diferentes plataformas de
registro de información y la normatividad aplicable al proceso para el desarrollo de sus
actividades), su estudio y análisis permite definir los aspectos críticos hacia los cuales se enfocará
la auditoría, también incluye el análisis de los resultados de auditorías anteriores de cada proceso;
igualmente, se define la fecha y hora de inicio de la auditoría, los métodos a utilizar y el tiempo
estimado de realización.
Selección del Equipo Auditor:
Se refiere al personal competente para planear y desarrollar una auditoria. Este grupo puede estar
conformado por funcionarios o personal externo contratado para esta labor.
El equipo auditor puede estar conformado por uno o varios auditores.
Se debe seleccionar un auditor líder para cada auditoría, con base en la experiencia como auditor.
Los demás miembros participan en calidad de apoyo y realizan su auditoría de acuerdo a las
tareas asignadas por el auditor líder.
Para la selección de los auditores, se debe tener en cuenta la independencia con el proceso o
actividad que se va a auditar (mínimo un año de haber finalizado su labor) y el cumplimiento del
siguiente perfil establecido en 6.1.
Revisión de Documentos:
Con base en el objetivo de la auditoria, el equipo auditor solicita a los auditados los documentos
que son necesarios conocer antes del inicio a la auditoria. Estos documentos deben ser devueltos
una vez finalice la auditoria.
Se establecerán cada uno de los criterios de las normas a verificar en el Plan de auditoría, en la
lista de verificación de auditorías como documento de apoyo.
Elaboración de Listas de Verificación de Auditorías
La lista de verificación, podrá ser utilizado como documento guía para el desarrollo de la auditoria,
en esta se enuncian los ítems a auditar, los cuales se identifican a partir de la revisión de
documentos aplicables al proceso o actividad a auditar (Teniendo en cuenta el ciclo PHVA (P -
Planear, H - Hacer, V – Verificar, A - Actuar).
En la elaboración de las listas de chequeo el auditor interno debe considerar entre otros, los
siguientes documentos e información:
o Planes, programas, proyectos.

o Herramientas de información.
o Herramientas de planeación.
o Herramientas de gestión.
o Herramientas de seguimiento y monitoreo.
o Los requisitos de las normas técnicas auditadas, según sea el caso.
o Los resultados de los indicadores
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o Resultados de auditorías previas

o Documentación propia de cada proceso auditado
6.3 Ejecución de la Auditoria
Apertura de Auditoría
Toda auditoría debe iniciar con una reunión del equipo auditor y con los responsables del proceso
auditado y sus colaboradores. En esta reunión se podrán tratar los siguientes items:
o Presentar al equipo auditor

o Designar el funcionario de enlace encargado de atender la auditoria
o Informar al auditado que durante el proceso de auditoria puede presentar las evidencias
que en un momento dado haya generado incumplimiento a un requisito.
o Revisar los criterios y alcance de la auditoria
o Revisar el plan de auditoria y aclarar cualquier detalle.
o Acordar cambios del plan de auditoria
o Hasta el cierre de la auditoria el auditado podrá presentar evidencias para desvirtuar las
divergencias que generaron las conclusiones de la auditoria. Posteriormente no se
aceptaran ningún tipo de reclamación respecto a los hallazgos.
o Aclarar el proceso de presentación del informe
o Aclarar cualquier aspecto delicado de confidencial
o Determinar los aspectos o requisitos relacionados con la seguridad
o Organizar una visita guiada para familiarización, si se requiere
6.4 Técnicas para el levantamiento de la información
Durante la auditoría interna se pueden utilizar diferentes métodos como la entrevista, las listas de
verificación, la revisión documental u otras técnicas aplicables, como instrumentos de apoyo.
Adicionalmente, durante la auditoría se podrán realizar reuniones del equipo de auditores con el
auditado a fin de aclarar los aspectos que se consideren necesarios y buscar consensos en los
asuntos pertinentes a la auditoría.
Al finalizar el desarrollo de la auditoria ejecutada por cada auditor, este deberá entregar al Auditor
Líder los registros utilizados para el levantamiento de la información.
6.5 Preparación de las conclusiones de la auditoria
Con base en el análisis de la información recolectada, el equipo auditor identifica y documenta el o

los hallazgos, haciendo una descripción de la situación encontrada, referenciando el criterio de
auditoria que se está incumpliendo y la evidencia que lo soporta al líder auditor.
Como resultado de la retroalimentación del equipo auditor se emite el borrador del informe de la
auditoria, el cual será socializado durante la reunión de cierre.
6.6 Cierre de Auditoría
Al finalizar el proceso de auditoría interna, el equipo auditor y/o el líder auditor, realizarán una
reunión de cierre en la cual se informan las fortalezas encontradas, las oportunidades de mejora,
las no conformidades detectadas, que servirá de base para las acciones que debe tomar el líder
del proceso.
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Cualquier opinión divergente relativa a los hallazgos de la auditoría o las conclusiones entre el
equipo auditor y el auditado deberán discutirse y, si es posible, resolverse. Si no se resuelve, se
deberá registrar todas las opiniones en el formato de cierre de auditoria y hasta ese momento se
aceptaran las réplicas y observaciones por parte del auditado.
6.7 Evaluación de Auditoría Interna
En el cierre de la auditoria se deberá entregar al enlace designado por el responsable del proceso
auditado el instrumento de evaluación de auditoria interna a fin de evaluar el equipo auditor y este
deberá regresarla a la Oficina de Control Interno y/o a la Dirección de Desarrollo Organizacional
según sea el caso, dentro de los diez (10) días calendarios siguientes al cierre de la auditoria.
6.8 Informe Auditoría
El informe de la auditoría interna será suscrito por el líder auditor, el Jefe de la Oficina de Control
Interno y/o el Director de Desarrollo Organizacional, según el tipo de auditoria.
Adicionalmente debe contener el objetivo, alcance, criterios, metodología, cronograma de la

auditoría, las oportunidades de mejora detectadas, las no conformidades, la conclusión general de
la auditoría y las recomendaciones realizadas por la Oficina de Control Interno, además de los
aspectos que el equipo auditor considere relevantes, se enviará al responsable del proceso
auditado dentro de los diez (10) días calendario contados a partir de la fecha de cierre de la
auditoría.
6.9 Acciones correctivas o de mejora y seguimiento
Con base a las No Conformidades y Oportunidades de Mejora detectadas en la auditoría, los

procesos deberán formular un plan de acción con las actividades a desarrollar para subsanar las
No Conformidades e implementar las Acciones de Mejora de acuerdo al procedimiento 1103-P-
GCM-03 Acciones Preventivas y Correctivas y radicarlas en la Dirección de Desarrollo
Organizacional (Calidad - Integradas) y/o en la Oficina de Control Interno (Gestión) dentro de los
diez (10) días calendarios contados a partir de la fecha de recibo del informe final.
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
DESARROLLO EN FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA AUDITORÍA INTERNA
N ACTIVIDAD DETALLE P.C RESPONSABLE
INICIO El Jefe de la Oficina de Control Interno y/o

Jefe Oficina
el Director de Desarrollo Organizacional,
de Control Interno
establecen el Programa Anual de
Establecimiento y/o Director de
1 Auditorías Internas en donde se define en
del Programa de Desarrollo
el Formato 1020-FR-CIG-01 Programa
Auditoria Organizacional
Anual de Auditorías Internas.
El Jefe de la Oficina de Control Interno y

Aprobar el el Director de Desarrollo Organizacional, Comité
Programa Anual de presentan a los miembros del Comité Coordinador de
2 X
Auditorías Internas Coordinador de Control Interno y SIG, Control Interno y
Programa Anual de Auditorías Internas SIG
para la aprobación respectiva.
1
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2
El líder auditor elabora el Plan de
Auditoría en el Formato 1020-F-CIG-02,
correspondiente a los objetivos de la
auditoria, el alcance, los criterios y la
selección del método de auditoria
interacción Humana (realización de
entrevista, revisar los documentos con
Líder de auditoría
participación del auditado, muestrear) ;
Elaboración Jefe Oficina
Sin Interacción Humana ( Revisión de los
Plan de Auditoría de Control Interno
documentos, observación del trabajo
y/o Director de
3 desempeñado, realización de visitas al X
Desarrollo
sitio, muestrear, análisis de datos) de
Organizacional
acuerdo a las metodologías establecidas,
se presenta al Jefe de la Oficina de
Control Interno y/o al Director de
Desarrollo Organizacional según sea el
caso, para su aprobación y posterior
socialización al equipo auditor, como
mínimo diez (10) días calendarios de
antelación a la fecha de apertura de la
auditoria.
El Jefe de la Oficina de Control Interno y/o

Director de Desarrollo Organizacional,
según el caso, hace la revisión del plan,
El Jefe Oficina
garantizando que se hayan incluido los
Revisión y aceptar de Control Interno
puntos requeridos de acuerdo al alcance,
4 el Plan de Auditoria X y/o Director de
la normatividad relacionada.
por parte del Equipo Desarrollo
En caso de encontrar objeciones
auditor Organizacional
previamente justificadas se realizan los
ajustes al plan de auditoria y se alinea con
el método de recolección de información.
Líder Auditor, proyecta nota interna para Líder de auditoría

que el Jefe de la Oficina de Control Jefe Oficina
Comunicación del
Interno y/o el Director de Desarrollo de Control Interno
5 Plan de Auditoría X
Organizacional según tipo de auditoria y/o Director de
comunique al proceso auditado el plan de Desarrollo
auditoría Organizacional
.
El líder de auditoría junto con el Equipo

auditor asignado, preparan la
Aplicación del documentación pertinente para la
método de validación de los requisitos de Líder de auditoría
recolección de X
cumplimiento de acuerdo al alcance de la Equipo auditor
6 información auditoria.
3
Registrado SIG:
22-05-2017
Documento
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4
El líder de auditoría y equipo auditor,
realiza la reunión de apertura de auditoría
Apertura de Líder de auditoría
7 en el Formato 1020-F-CIG-03, X
Auditoría y/o equipo auditor
confirmando la asistencia de todas las
partes.
El líder de auditoría y/o equipo auditor,

durante la auditoria deben recopilar
mediante muestreo la información
pertinente a los objetivos, alcance y
criterios de auditoria, incluyendo la
información relativa entre funciones y
proceso. Solo la información que es
verificable es aceptada como evidencia
de auditoria son.
 Todo documento relacionado en

procedimientos o caracterizaciones del
Sistema Auditado.
Recolección de  Correcto (el contenido conforme a una
la información fuente fiable, tales como normas o
8 reglamentos) X
y/o equipo auditor
 Coherente ( el documento es coherente
consigo mismo y con documentos
relacionados)
 Actuar( el contenido es actualizado)
 Los documentos que están siendo
revisados cubren el alcance de la
auditoria y proporciona información
suficiente para el cumplimiento del
objetivo de la auditoria.
 Uso de la tecnología de la información y
las comunicaciones dependiendo del
método de auditoria. Se necesita un
cuidado específico para la seguridad de
la información debido a los reglamentos
sobre protección de datos.
Ejecutar la auditoria de acuerdo con los

parámetros establecidos en el plan de
auditoria. Se recoge la información de
hallazgos, observaciones y las notas las
Desarrollo de la cuales se podrán consignar en la lista de
Auditoria verificación. Durante la realización de la Líder de auditoría y
9
auditoría el auditor debe informar al equipo auditor
auditado los hallazgos que durante el
ejercicio auditor se van presentado. De
igual manera el grupo auditor debe
avanzar en la elaboración del informe de
5 la auditoría interna.
Registrado SIG:
22-05-2017
Documento
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6
El líder auditor junto con el equipo auditor
Análisis de la analizan la información evidenciada en el
Líder de auditoría y
información proceso de auditoría para determinar los
10 X equipo auditor
hallazgos generando el borrador del
informe de auditoría en el Formato 1020-
F-CIG-06.
Al término de la labor de auditoría y

después de analizar los antecedentes y
datos que respaldan las No
conformidades, hallazgos u
Cierre de observaciones, el equipo auditor, debe
Auditoría reunirse con el proceso auditado. Durante Líder de auditoría
11 X
esta reunión se presentará los resultados y/o equipo auditor
de la auditoria en el Formato 1020-F-CIG-
05, y se analizaran cada una de las No
conformidades con su evidencia
respectiva en caso que se genere una
divergencia.
Líder de equipo auditor, una vez realizado

el cierre hace entrega del Formato
Evaluación de Auditoría Interna 1020-F-
CIG-19, el cual deberá ser diligenciado
12 Evaluación de por el funcionario enlace del subproceso X Líder de auditoría
Auditoría auditado y regresado a la Oficina de
Control Interno dentro de los diez (10)
días calendarios siguientes al cierre de la
auditoria.
El Jefe de la Oficina de Control Interno y/o

Revisión del Jefe de la Oficina
el Director de Desarrollo Organizacional
informe de de Control Interno
13 según sea el caso, hace la revisión de
auditoría y/o Director de
forma al contenido del informe, teniendo
Desarrollo
en cuenta el alcance y el objetivo de la
Organizacional
auditoria.
El equipo auditor hace los últimos ajustes

que sean necesarios al informe final que
son revisados por última vez por el Jefe
de la Oficina de Control Interno y/o el
Director de Desarrollo Organizacional
Jefe Oficina
Entrega del según sea el caso previo a su firma.
de Control Interno
14 informe y solicitud X
y/o Director de
de levantamiento Dentro de los diez (10) días calendarios
Desarrollo
de plan de siguientes al cierre de auditoría, se
Organizacional
mejoramiento deberá remitir mediante nota interna al
responsable del proceso o subproceso
auditado, el informe de auditoría interna
7 con copia al despacho del alcalde en el
Formato 1020-F-CIG-06.
Registrado SIG:
22-05-2017
Documento
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8
Los dueños de proceso con el apoyo de
su equipo de trabajo dispondrán de diez
(10) días calendarios después de recibir el
informe final para formular las acciones
correctivas, preventivas y de mejora del
proceso y se remite a la Dirección de
Desarrollo Organizacional en el Formato
1103-F-GCM-10 en el caso de las
auditorías internas de calidad e integradas
y a la Oficina de Control Interno en el
caso de las auditorías internas de gestión.
Seguimiento y En esta etapa se dará cumplimiento al

Evaluación flujograma establecido en el Líder de auditoría
15 X
procedimiento 1103-P-GCM-03 Acciones
Preventivas y Correctivas.
Se realiza la entrega de los documentos

de la auditoría al archivo, conforme a las
Auxiliar
normas de manejo de archivo en el
Archivar Administrativo
Formato 1020-F-CIG-24 y teniendo en
encargado del
cuenta los siguientes aspectos:
archivo de la
16 X
Oficina de Control
Entregar la carpeta del expediente de la
Interno y/o
auditoria en medio físico y magnético al
Dirección de
archivo dentro de los dos (02) días
Desarrollo
calendarios siguientes a la comunicación
Organizacional
FIN del informe de auditoría.
8. FORMATOS
TIEMPO DE
DISPOSICIÓN
CÓDIGO NOMBRE ARCHIVO RESPONSABLE RETENCIÓN
FINAL
Gestión Central
Programa Programa Auxiliar
Conservación
anual de anual de administrativo -
1020-F-CIG-01 2 años 2 años total-
auditorías auditorías archivo de
microfilmación
internas internas documentos
Informes Auxiliar
Conservación
Plan de de administrativo -
auditoría Auditorías archivo de
microfilmación
Internas documentos
Informes Auxiliar
Conservación
Apertura de de administrativo -
microfilmación
Internas documentos
Informes Auxiliar
Lista de Conservación
de administrativo -
1020-F-CIG-04 verificación 2 años 2 años total-
Auditorías archivo de
de auditorías microfilmación
Internas documentos
Registrado SIG:
22-05-2017
Documento
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Informes Auxiliar
Conservación
Cierre de de administrativo -
microfilmación
Internas documentos
Informes Auxiliar
Informe de Conservación
de administrativo -
1020-F-CIG-06 auditoría 2 años 2 años total-
interna microfilmación
Internas documentos
Informes Auxiliar
Evaluación de Conservación
de administrativo -
1020-F-CIG-19 auditoría 2 años 2 años total-
interna microfilmación
Internas documentos
Evaluación de Informes Auxiliar
Conservación
competencias de administrativo -
de auditores Auditorías archivo de
microfilmación
internos Internas documentos
Lista de
Informes Auxiliar
verificación Conservación
de administrativo -
1020-F-CIG-24 documental 2 años 2 años total-
para auditoría microfilmación
Internas documentos
interna
9. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN N. FECHA DESCRIPCIÓN MODIFICACIONES

Se actualiza de acuerdo a los lineamientos de la Norma Técnica ISO
19011:2012, en las etapas de programación e implementación del
6 22-05-2017 programa de auditoria cumpliendo con los principios y métodos para los
tipos de auditoria desarrollados en la entidad. Dando cumplimiento a la
transición del numeral 9.2. de la Norma Técnica ISO 9001:2015.
Se modifica el objetivo, alcance y responsables, marco normativo,
5 05/08/2016 generalidades, desarrollo del procedimiento y formatos; para integrar las
diferentes tipos de auditorías y se incluyeron más formatos.
diferentes tipos de auditoría.
diferentes tipos de auditoría.
Se modifica el marco normativo y se ajusta el procedimiento conforme a
2 05/05/2014
la guía de auditoría para entidades públicas del DAFP.
Primera versión nueva codificación
1 10/12/2013 Se modificó Marco normativo y desarrollo del procedimiento.
CODIFICACIÓN ANTERIOR PR-1020-02-V2- 07/19/2011
10. ANEXOS
No hay anexos.

1020 - P - Cig-02-V6 Procedimiento de Auditorias Internas (

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MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1020-P-CIG-02–V6

Fecha: 15-05-2017 Fecha: 15-05-2017

Javier Castro López

Luisa Fernanda Pineda Collazos

Laudyz Janeth Sorza Rojas

Establecer los lineamientos para la planificación, ejecución y seguimiento de auditorías internas

El Jefe de la Oficina de Control Interno y el Director de Desarrollo Organizacional establecen el

El Jefe de la Oficina de Control Interno, el Director de Desarrollo Organizacional y el Equipo

 Las Auditorías Internas de Gestión, son competencia de la Oficina de Control Interno.

 Las Auditorías Internas de Calidad, son competencia de la Dirección de Desarrollo

 Las Auditorías Integradas, se podrán desarrollar con equipos interdisciplinarios conformados

 El Jefe de la Oficina de Control Interno es el responsable de comunicar el Programa Anual de

De la comunicación de las recomendaciones y acciones de mejoramiento: El Jefe de la

De la formulación de las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora: El responsable del

El Jefe de la Oficina de Control Interno, es el responsable de liderar el seguimiento al

El Director de Desarrollo Organizacional, es el responsable de liderar el seguimiento al

3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA APLICABLE

Alcance de la Auditoria: Extensión y límites de una auditoria.

Auditado: Organización o proceso que es auditado.

Auditor en formación: Persona capacitado en los criterios de auditoria y está en proceso de

Auditor: Persona que lleva a cabo una auditoria.

Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la

Autorregulación: Capacidad de cada una de las organizaciones para desarrollar y aplicar en su

Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría tras considerar los objetivos de la

Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia

Evidencias de auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es

Hallazgo: Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los

Instrumentos de evaluación: Elementos y métodos aplicables para el levantamiento de la

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Observador: Persona que acompaña al equipo auditor pero que no audita.

Programa de auditoría: Detalles acordados para un conjunto de una o más auditorías

P.H.V.A: Corresponde a las siglas del Planear, Hacer, Verificar, Actuar

Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos.

Sistema Integrado de Gestión: El Sistema Integrado de Gestión SIG en la Alcaldía de

NTC-ISO 19011 de 2012: Directrices para la auditoría de los Sistemas de Gestión.

NTC ISO 9001 de 2015: Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos.

 Talento Humano: Profesionales con competencias en auditorías a sistemas de gestión de

 Maquinaria y Tecnología: Equipos de cómputo, banda ancha en Internet, impresoras de alta

 Materiales o Logísticos: Papel en tamaño carta y oficio, insumos para la impresora,

 Metodológicos: Formatos para la presentación y seguimiento oficialmente adoptados,

La auditoría interna surge por la necesidad de mantener un control permanente dentro de la

 Segundo Nivel: Auditoria Externa (entes de control); el plan de acción es controlado

evidencias de no conformidades e informes de auditorías realizadas por los diferentes entes de

El instrumento de Programación Anual de Auditoria comprende: Fecha de aprobación, vigencia,

Para la realización del programa y planes de auditorías, se tendrá en cuenta el estado e

Riesgos Asociados al Programa de Auditorias

Las Auditorías Internas, buscan determinar mediante la verificación directa, objetiva e

Las auditorías internas se ejecutaran de acuerdo al Programa Anual de Auditorías Internas o

El objetivo principal es ayudar a la alta dirección en el cumplimiento de sus funciones y

a) Verificar la confiabilidad o grado de calidad de la información producida y presentada generada

b) Verificar el cumplimiento y desarrollo del sistema de control interno, sistema de gestión de

c) Verificar la operatividad de los procesos y la implementación de los procedimientos y demás

Las auditorías internas se clasifican en los siguientes tipos:

a) Auditoría Interna de Gestión

6.1 Perfil de los Auditores Internos

Las características de un auditor constituyen uno de los temas de importancia en el proceso de

La calidad y el nivel en la ejecución de la auditoría dependen en gran manera del profesionalismo

Habilidades: El auditor debe contar con las siguientes habilidades:

d. Percepción: Habilidad para entender el problema rápidamente sin saltar a conclusiones.

f. Capacidad deductiva: Habilidad para enfocar el problema lógica y sistemáticamente y para

Atributos: Los principales atributos del auditor incluyen:

o Auditoría Interna de Gestión

o Auditoría Interna de Calidad