SISTEMA DE GESTIÓN Código: ES_PES_PR01

DE LA CALIDAD Revisión 01
Procedimiento para la Fecha Elab: 15/06/2018
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1. OBJETIVO:

El presente documento tiene como finalidad establecer la metodología para la elaboración y

codificación de los documentos dentro del Sistema de Gestión (SIG) de la empresa Alejandro Tarrillo
Barba S.A.; en adelante ATB S.A.

2. AlCANCE:

Esta guía aplica para todos los documentos del SGC de la empresa Alejandro Tarrillo Barba S.A.

3. DEFINICIONES:

 Diagramas de Flujo:
Es la representación gráfica de un proceso o procedimiento por etapas, respetando la
normativa de la BPM y la notación BPMN.

 Documento:
Según la norma NTC ISO 9000, es información y su medio de soporte.

 Información documentada:
Según la norma ISO 9001:2015, es la información que una organización tiene que controlar
y mantener.

 Manual de Calidad:
Es un documento que específica el SGC de una entidad.

 Norma Institucional:
Documento generado dentro del proceso de normalización de una institución que presenta
la forma de realizar un proceso, procedimiento o actividad y que se obtiene a través del
consenso entre los responsables de este.

 Proceso:
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman
elementos de entradas en resultados.

 Procedimiento:
Forma específica para llevar a cabo un conjunto de actividades o procesos.

 Registro:
Documento que presenta resultados o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

 Revisión:
Es una actividad que consiste en verificar, en este caso, el contenido de un documento de
acuerdo con su objeto de creación.

4. CONDICIONES GENERALES

Esta guía establece los lineamientos que deben acatar los funcionarios de la empresa ATB S.A.

5. CONTENIDO
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5.1. Documento del Sistema Gestión de la Calidad

Documentos Códigos
Manual de Calidad MC
Política PO
Objetivos OB
Caracterización CA
Procedimientos PR
Planes PL
Guías GU
Formatos FO
Instructivos IN
Registros RE
Títulos externos DE

5.2. Contenido de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad

ITEM Descripción
1. Objetivo Describe y esclarece el propósito para el cual fue diseñado
el documento.
2. Alcance Establece los límites de aplicación del documento, se refiere
a las áreas, procesos, procedimientos, etc., que se afecten
con el documento.
3. Definiciones Incluye el vocabulario, los conceptos y términos que se
consideren necesario para entender los procesos, los
procedimientos, etc., a que haga referencia el documento.
4. Condiciones Establece los requerimientos, las políticas y las disposiciones
Generales que deben ser consideradas en cuenta para la ejecución de
las actividades planteadas en el documento.
5. Contenido Se realiza una descripción detallada de las actividades, para
lo cual se utiliza diagrama de flujos y tabla de descripción de
actividades.
6. Documentos de Documentos que pueden ser consultados para el
referencia entendimiento de las actividades establecidas en un
documento dentro del SGC.
7. Control de Describe brevemente los cambios con relación a la versión
Cambios anterior.
8. Anexos En esta sección se incluyen elementos adicionales como
formatos, fotografías, gráficos, tablas, ejemplos específicos
que permiten una mejor comprensión del documento.

5.3. Codificación de los documentos

La codificación de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de ATB S.A., se realizará una
combinación de números arábicos y letras mayúsculas, tomando como referencia los tipos de
procesos y los procesos como se detalla a continuación:
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Se inicia con las dos primeras letras del nombre del tipo de proceso, seguido de las dos primeras
letras del nombre del proceso, luego las dos primeras letras del tipo de documento y por último el
numero consecutivo del documento a dos dígitos.

Ejemplo: OP_DE_PR01

Tipo de proceso: Operativo

Nombre del proceso: Despacho
Tipo de documento: Procedimiento
Consecutivo: 01

5.4. Aspecto de Formato:

Para elaborar los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa ATB S.A. debe
utilizarse el siguiente rotulado:

5.4.1 Encabezado:

Código: 4
2 Revisión: 5
1 Fecha Elab: 6
3 Página 7

En todas las hojas debe aparecer el cuadro ejemplificado arriba, que identifica el documento y
contiene la siguiente información:

1. Logotipo de la empresa
2. Área o Departamento, en letra Century Gothic 11, en negrita y mayúscula sostenida.
3. Título del documento, en letra Century Gothic 11, en negrita y mayúscula inicial
4. Código del documento, en letra Century Gothic 9 y normal
5. Número de revisiones, en letra Century Gothic 9 y normal
6. La fecha de elaboración y último cambio, en letra Century Gothic 9 y normal, en formato día,
mes y año en números.
7. Numero de la página, en letra Century Gothic 9 y normal

5.4.2 Cuerpo del Documento

Para la redacción de los documentos del SGC, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

El texto de los párrafos debe estar justificado a la izquierda y a la derecha, los títulos justificados
hacia la izquierda.

Las notas de pie de página deben escribirse en Century Gothic 8 normal.

Para las fechas se utilizará el formato día, mes y año, con la combinación en números y letras,
ejemplo: 12 de junio del 2018.
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La fuente de texto debe escribirse en letra Century Gothic 10, interlineado 1.0 y doble espacio al
terminar el párrafo.

NIVEL FORMATO TIPO DE LETRA

Nivel 1 1. Título Negrita, mayúscula sostenida Century Gothic 10
Nivel 2 1.1 Titulo 2 Negrita, mayúscula inicial Century Gothic 10
Nivel 3 1.1.1 Titulo 3 Normal, mayúscula inicial Century Gothic 10
Nivel 4 1.1.1.1 Título 4 Normal, mayúscula inicial Century Gothic 10
Nivel 5  Viñeta Normal, mayúscula inicial Century Gothic 10

5.4.3 Cierre del documento

Al final del documento, en la parte inferior de la hoja, la información debe ir en letra Century Gothic
10, cursiva, mayúscula inicial y normal, la fecha en formato DD/MM/AAAA, como lo muestra el
siguiente cuadro:

Versión: Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Firma
Nombre:
Cargo:

Fecha de aprobación: _________________________

5.4.4 Márgenes

La configuración de los márgenes se establece así:

Tipo de Margen:
 Superior: 1.9 cm
 Inferior: 2.0 cm
 Izquierda: 2.5 cm
 Derecha: 2.5 cm
 Encabezado: 3.0 cm
 Pie de página: 1.5 cm

5.5. Diagrama de Flujo General

Para elaboración de los diagramas de flujo se emplearán los siguientes símbolos de la notación
BPMN:

SÍMBOLO DEFINICIÓN

Contenedor (Pool): Es un contenedor de

procesos simples (contiene flujos de secuencia
dentro de las actividades)

Carril (line): es una subpartición del proceso,

se utilizan para diferenciar roles internos,
posiciones, departamentos, etc.

Fase: Es una subpartición dentro del proceso.

Puede indicar diferentes etapas durante el
mismo.
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Tarea: son actividades atómicas utilizadas

cuando el trabajo que se está realizando no se
puede descomponer a un nivel más detallado.

Subproceso: es una actividad compuesta que

se incluye dentro de un proceso y que se
puede desglosar a niveles más bajos.

Eventos de inicio: Indica donde se inicia un

proceso y puede ser simple, mensaje,
temporización o de señal

Eventos intermedios: Indica que algo sucede

en algún lugar entre el inicio y el final de un
proceso.

Eventos de finalización: Indica que el flujo

finaliza.

Flujo de Secuencia: un flujo de secuencia es

utiliza para mostrar el orden en el que las
actividades se ejecutarán dentro del proceso.

Asociación: Se utiliza para asociar

información y artefactos con objetos de flujos.

Flujo de mensaje: se utiliza para mostrar el

flujo de mensajes entre dos entidades que
están preparadas para enviarlos y recibirlos.

Grupo: Es un artefacto que provee un

mecanismo visual para agrupar elementos de
un diagrama de manera informal.

Anotación: son mecanismos para que un

modelador provea información adicional al
lector del diagrama

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O NORMATIVIDAD

 ISO 9001:2015
 Guía para la elaboración y Codificación de documentos ES-MC-GU01 de la Universidad del
Pacífico de Colombia
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7. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción de Cambios

8. ANEXOS

Versión: Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Firma
Nombre: LAVD
Cargo: Analista de Procesos