CODIGO: PCOMST

PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN DEL SG- SST

VERSION 001
SISTEMA DE GESTION – SEGURIDAD SALUD EN EL TRABAJO Fecha Aprobacion
Revisó : Gladys Cantillo Aprobó : Representante legal Enero 2016

ESTRUCTURA

Definir los criterios y parámetros a tener en cuenta para las comunicaciones internas
Objetivo y externas del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo

El procedimiento para la COMUNICACIÓN aplica para todas las personas que laboran
Alcance en e incluye partes interesadas.

Definiciones COMUNICACIÓN: Es un medio de conexión o de unión que tenemos las personas

para trasmitir o intercambiar mensajes con el fin de dar, recibir o intercambiar ideas,
información o algún significado.

COMUNICACIÓN INTERNA: Comunicación escrita, realizada entre los miembros del

consultorio UNIDAD ODONTOLOGICA GLOBAL

COMUNICACIÓN EXTERNA: Comunicación escrita entre el Consultorio UNIDAD

ODONTOLOGICA GLOBAL y sus clientes, proveedores o contratistas; puede ser: correo
electrónico, carta con membrete de la empresa entre otras que se consideren
efectivas para dicha comunicación.

PARTE INTERESADA: Individuo o grupo relacionado o afectado tanto interno como

externo a la empresa y que tienen un interés en el desempeño o éxito de esta. Para
este caso aplica:
- Personal propio
- Personal contratista y subcontratista
- Clientes.
- Proveedores.
CARTELERA: Cartel anunciador cuya finalidad es informar de manera atrayente, sirve
para motivar un buen clima laboral, herramienta para capacitación y para
retroalimentación de los procesos de comunicación de la empresa.

MEMORANDOS: Comunicación escrita de carácter interno de una empresa que se

utiliza para trasmitir información orientaciones y pautas a todas las áreas.

LLAMADOS DE ATENCION: En su sentido más genérico, es una crítica hecha con la

intención de evitar que se repita un comportamiento indeseado.

COMUNICACIÓN MASIVA: Comunicación escrita de carácter masivo (Dirigida a varios

miembros de la organización). Correo electrónico, carta con membrete de la empresa,
entre otras que se consideren efectivas para dicha comunicación.
Normatividad Decreto 1072 de 2015
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PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN DEL SG- SST
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Revisó : Gladys Cantillo Aprobó : Representante legal Enero 2016

PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES RESPONSABLE

CLASES DE COMUNICACIONES Y DIRECTRICES

Las clases de comunicaciones en el consultorio UNIDAD Responsable de Seguridad y Salud en el

ODONTOLOGICA GLOBAL pueden ser: Internas y externas. trabajo

Medios de comunicación CON los empleados:

Responsable del SG-SST.
Comunicaciones Internas y Externas. Gerencia-.
 Información vía e-mail.
 Se ha destinado una cartelera en la cual se publicará
información de interés para las partes interesadas respecto
al SG SST del CONSULTORIO UNIDAD
ODONTOLOGICA GLOBAL.
 Se ha definido un responsable por parte de los empleados
el Vigía, el cual será el vocero ante los demás
colaboradores para comunicar de primera mano
información relevante del SG SST.
 Se define el cronograma de capacitaciones en el cual EL
CONSULTORIO, se compromete a mantener
actualizado a su equipo de trabajo en torno a la actuación
y actualización de su sistema de gestión.

Medios de comunicación PARA los empleados:

Todos los miembros de la organización
EL CONSULTORIO UNIDAD ODONTOLOGICA GLOBAL ha dispuesto
los siguientes canales de comunicación con el objetivo de
recolectar inquietudes, ideas y aportes de los trabajadores en
materia de seguridad y salud en el trabajo para que sean
consideradas y atendidas por la empresa:
1. A través del representante del Vigía.
2. Solicitud realizada al responsable del SG SST.
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Revisó : Gladys Cantillo Aprobó : Representante legal Enero 2016

DESARROLLO: Medios para comunicaciones

MEDIO OBJETIVO PERIODICIDAD DESTINATARIO REGISTRO

Informar rápidamente sobre los Permanente Personal propio
hechos relevantes del sistema. (según
Correo
necesidad) Personal contratista
electrónico,
Compartir información de interés y subcontratista
general Correo electrónico
Registrar de forma escrita los Permanente Personal propio Actas de reunión
asuntos más importantes (según
Actas sucedidos, tratados o acordados necesidad) Personal contratista
en una reunión y subcontratista

Permanente Personal propio Cartelera

Aumentar el impacto de los (según
mensajes informativos al ofrecer necesidad) Personal contratista
un medio efectivo al alcance de y subcontratista
todo el personal.
Carteleras
informativas Apoyar la divulgación de asuntos
de interés que adquieren así una
oportunidad de
complementariedad con otros
medios como los electrónicos.

Expresar documentos o Programado Personal propio Registro de

procedimientos creados en el (Según asistencia
sistema de gestión SST. necesidad) Personal contratista
De forma
Dar a conocer información y subcontratista
verbal
relevante sobre el
funcionamiento del sistema de
gestión.

Control de cambios. Este campo es acumulativo; un archivo debe ser incluido en la tabla para cada versión
administrada por el documento.

Fecha Versión Causas del Cambio

ENERO 2016 001 CREACION DE DOCUMENTO